Manual Primavera ERP 9 - Inventários by MAEIL

MANUAL DE UTILIZADOR Primavera ERP 9 Inventários

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Indíce Introdução ......................................................................................................................................................... 3 Criação de Artigos.............................................................................................................................................. 4 Documentos de Stock ........................................................................................................................................ 6 Preparação de Inventário .................................................................................................................................. 9 Contagem Física ............................................................................................................................................... 10 Extrato de Artigo ............................................................................................................................................. 12 Listagem de movimentação de stock .............................................................................................................. 13 Anomalias, erros e recálculo de stocks ........................................................................................................... 15 Comunicação de Inventário à AT ..................................................................................................................... 17

Primavera 9 – Inventários 2015 © MAEIL

Introdução Breve apresentação do Módulo de Inventários no Primavera 9 ERP O Módulo de Inventários dispõe de um conjunto de funcionalidades que lhe permitem gerir de forma eficaz o seu inventário. Na figura à esquerda pode ser visualizado toda a barra de menu para este módulo a partir do Navegador do Primavera 9. O menu está organizado por grupos funcionais. Na parte superior encontramos as opções referentes à criação e gestão de tabelas base da aplicação: Artigos, Documentos de Stock e / ou Documentos Internos. Também será utilizado um outro Documento “Guia de Transporte” que está definido a partir de um outro módulo, o de Vendas. Pode ser acedido em Tabelas  Vendas  Documento de Vendas Relativamente ao procedimento de contagem física de inventário, existem duas funcionalidades distintas no menu apresentado, a Preparação de Inventário e a Contagem Física. Estas funcionalidades são apresentadas em mais pormenor mais à frente. Uma terceira secção incluí uma série de opções de exploração de informação relativa aos inventários e stocks. Finalmente, um grupo de utilitários de onde se destaca a funcionalidade de Comunicação de Inventários à Autoridade Tributária.

Primavera 9 – Inventários 2015 © MAEIL

Criação de Artigos Para criação de um novo artigo (produto) deverá selecionar Inventário  Artigos a partir do Navegador  Abra a tabela de artigos e através da tabulação Novo aceda ao registo de um artigo  Preencha os dados solicitados pelos vários separadores ativos.  Destaca-se pela sua importância o separador Geral: Tipo de Artigo, Taxa de Iva, PVP do artigo, código de barras se aplicável, Família e/ou Subfamília. Se não pretende gerir o stock de determinado artigo deve desativar a opção Movimenta Stock.

 No separador Stocks indicar quantidade Mínima, Máxima e valores de reposição de stocks a partir dos quais são ativados alertas para o utilizador. Também deve ser indicado qual o armazém sugerido por defeito para cada produto ou artigo. Neste separador é também apresentada a quantidade em stock para o artigo em questão.

Primavera 9 – Inventários 2015 © MAEIL

 A quantidade em stock para o artigo em questão detalhado por armazéns, caso exista mais que um, é apresentada no separador Armazém, como mostra a figura abaixo.

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Documentos de Stock A criação de documentos de stock é essencialmente gerada pelas Faturas de fornecedores, Guias de Transporte, Faturas emitidas a clientes, transferências entre armazéns, acertos positivos ou negativos de inventário. Podemos aceder aos diversos documentos criados pela opção Inventário  Documentos Stock a partir do Navegador.

O Documento Guia de Transporte é criado no Módulo de Vendas em Vendas  Vendas/Encomendas, ao invés de ser criado no próprio módulo de Inventários como para os restantes documentos. Ao entrar no editor de vendas, conforme exemplo mostrado abaixo, deve selecionar o documento “GT – Guia de transporte” e selecionar uma série de documentos. Especifique a data do documento, entidade destinatária desta guia de transporte e por fim introduzir o(s) artigo(s) pretendidos, com introdução do código e quantidade enviada. Refira-se que este documento “Guia de Transporte” poderá posteriormente ser convertida em Fatura caso se trate de um cliente externo como entidade destinatária. Também importa salientar que poderá ser alterado o preço unitário do artigo para zero caso se trate de uma transferência interna entre armazéns distintos da mesma organização.

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Outro tipo de documento alternativo a este para a última situação referida, é o documento “Transferência Armazém”. Deve o utilizador selecionar Novo, e seguidamente escolher o documento mencionado no campo correspondente: Documento.  Uma série de numeração deve ser indicada, bem como terá que introduzir uma data para o documento que se está a emitir.  É também necessário indicar o armazém de saída e a lista de artigos a transferir. Para tal selecionar para cada artigo (por código)), qual o armazém de destino, quantidades e valor. Este último pode ser zero, caso se opte por não valorizar este tipo de documento.

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Resta referir por último que poderão existir entradas em stock que não são geradas automaticamente por qualquer dos documentos já referidos, como por exemplo faturas de fornecedores ou entradas geradas por acertos de inventário positivos após contagem física, ou mesmo por uma transferência entre armazéns. Para tais situações está também configurado o documento tipo Entrada de Stocks que pode ser visualizado em baixo a correspondente janela de edição em tudo similar à anterior.

Deve selecionar Novo, e seguidamente escolher o documento mencionado no campo correspondente: Documento.  Terá de indicar uma série de numeração, bem como terá que introduzir uma data para o documento que se está a emitir.  É também necessário introduzir o armazém de saída e a lista de artigos. Para tal selecionar para cada artigo (por código)), qual o armazém de destino, quantidades e valor.

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Preparação de Inventário A preparação de inventário é o procedimento prévio a uma contagem física de stocks. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Inventário  Preparação Inventário a partir do Navegador. Consiste na elaboração de uma listagem dos artigos a serem incluídos numa contagem física de existências. A partir da janela aberta deve-se selecionar o Armazém correspondente no campo Armazém, introduzindo o código ou clicando em F4 para obter uma janela auxiliar com todos os armazéns disponíveis. Adicionalmente esta listagem ficará com uma data e hora de referência, bem como uma pessoa responsável pela contagem (a indicar no campo Responsável). Pode-se utilizar vários critérios de seleção dos artigos a incluir ou excluir na listagem. Para tal devem ser especificados os critérios pretendidos, nas respetivas opções de Tipos de Artigo, Outros Campos, Outros Critérios, e especialmente em Restrições. Esta última opção, especialmente útil, caso se pretenda selecionar por exemplo, famílias ou subfamílias de artigos específicos, excluindo os restantes.

Após a seleção dos artigos a inventariar, clicar em Actualizar, para gerar a listagem., mostrando assim a lista de artigos, com código, descrição, quantidade atual e armazém onde se encontra localizado.

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Contagem Física Após a realização do inventário deve-se registar as quantidades efetivamente existentes em armazém, realizando os necessários acertos. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Inventário  Contagem Fisica a partir do Navegador. Clicando no icon correspondente à lupa, pode-se selecionar a listagem pretendida cujo estado é “Em contagem”.

Após carregar a lista, visualiza-se os artigos selecionados para inventariação e suas quantidades atuais. No mesmo quadro é apresentada também a coluna “Contagem Fisica” e “Acerto”. Nessa coluna de contagem física deve ser introduzida manualmente a quantidade contada, artigo a artigo, sendo que a coluna “Acerto”, calculará automaticamente os ajustes a realizar através do(s) documento(s) já anteriormente referidos de Acertos de Inventário Negativos e/ou Positivos. Para finalizar a introdução dos dados, clicar em “Gravar”. Por fim selecionar Outras Operações  Encerrar Inventário para terminar o processo de Inventário Físico e automaticamente gerar os movimentos de ajuste ou acerto que se revelarem necessários.

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Também a qualquer momento pode ser consultada qualquer listagem de contagem de inventário, mesmo que já encerrado. Anexa-se abaixo um exemplo de uma dessas listagens.

Extrato de Artigo Ao nível da exploração e consulta de informação, uma das funcionalidades essenciais é a consulta da informação relativamente ao artigo. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Exploração  Extrato de Artigos a partir do Navegador.

Após selecionar o artigo pretendido, clique em Atualizar para que seja mostrada toda a movimentação referente a esse artigo no período especificado. Deve assim também indicar as datas respetivas; Inicial e Final. Adicionalmente pode filtrar esses movimentos por um armazém específico. Clique em (…) para aceder à lista de armazéns disponíveis e escolhas um ou mais armazéns. A informação mostrada referente ao artigo selecionado inclui data do movimento, qual o armazém onde esse movimento ocorreu, preços unitário e médio, quantidade e stock atual, entre outras.

Listagem de movimentação de stock Ainda referente à exploração e consulta de informação, outras funcionalidades permitem a produção de listagem com a movimentação em determinado(s) armazéns. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Exploração  Entradas / Saídas a partir do Navegador.

 Deve selecionar o tipo de análise a efetuar: Entradas ou Saídas em Stocks.  Pode também restringir essa análise a um grupo específico de artigos, selecionando para o efeito os critérios que quiser, no que diz respeito a artigo, tipo de artigo, família, marca ou armazém. Utilize os icons com (…) para aceder às listas de valores disponíveis.  Especificações adicionais podem ser acrescentadas a esta análise, como por exemplo, que tipos de documentos devem ser considerados, qual a periodicidade do período em análise (mensal, trimestral, semestral), entre outros.  Clique em Imprimir para produzir a listagem. Neste ponto importa referir que pode sempre prévisualizar a listagem em ecrã, devendo para tal selecionar a opção pré-visualizar. De seguida, incluise um exemplo de listagem produzida por esta opção.

Anomalias, erros e recálculo de stocks Este tópico merece uma nota prévia. Deve ser salientado que em condições normais, o cálculo da quantidade existente em stock a qualquer momento é efetuado de forma automática considerando os vários tipos de documentos de movimentação já indicados anteriormente. Dessa forma, para qualquer artigo em qualquer armazém os valores indicados tanto ao nível das quantidades como ao nível dos preços, estará sempre correta e atualizada. Poderá no entanto ocorrer situações anómalas que conduzam a quantidades erradas, quantidades negativas, entre outras situações, em que haja uma discrepância entre a quantidade ou preço indicada para um artigo e o seu valor real. Quando tal acontecer, deverá o utilizador efetuar o procedimento de recálculo de stocks. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Inventário  Utilitários  Recálculo de Stocks a partir do Navegador. Entre várias possibilidades de filtragem, poderá o utilizador recalcular stocks apenas para um ou vários artigos específicos. Pode também optar por produzir um relatório com os erros detetados. Clique em Processar para dar início ao procedimento de recálculo de stocks.

Um aviso é mostrado, confirmando quais as operações que serão efetuadas. Clique em Confirmar para executar o procedimento. No final caso tenha optado por mostrar o relatório, será produzido um ficheiro texto com o resultado deste procedimento. Pode ver em baixo um exemplo de relatório emitido.

Comunicação de Inventário à AT A comunicação de inventário à AT (Autoridade Tributária) é uma obrigatoriedade legal para todas as empresas com volume de negócios superior a 100,000 euros. O Primavera ERP automatiza este processo gerando o ficheiro a ser submetido através do portal da Autoridade Tributária. Podemos aceder a esta funcionalidade pela opção Inventário  Comunicação de Inventário a partir do Navegador.  Deve selecionar o exercício bem como a data do Inventário a reportar.  Selecione também o(s) armazém(s) que pretende reportar, podendo alternativamente deixar em branco para reportar a totalidade dos armazéns. Caso queira especificar alguma restrição clique no icon com (…).  Clique em Processar para construir a lista de inventário que servirá de base ao ficheiro. Pode também validar a exatidão do ficheiro selecionando a opção Validar Dados.  Finalmente, clicando em Exportar, a aplicação cria o ficheiro em questão, que deve ser submetido através do portal da AT, devendo seguir as instruções no referido portal.

Podemos também visualizar quais as listagens guardadas, clicando para tal no icon com a lupa, e quais as que já se encontram exportadas para reporte, assinaladas na coluna “exportado” como se pode ver abaixo.