ArquiSystem – a nossa solução para o Mundo da Digitalização Informação O ArquiSystem é uma solução universal de gestão do arquivo empresarial. Pode ser adaptada a diferentes áreas – isto é, em cima da soluções serão adicionadas características próprias da área em questão. Por exemplo quando adapatada à área jurídica, transforma-se no Juris_ArquiSystem. O ArquiSystem permite que os utilizadores possam, de forma transparente, efectuar os passos associados a um processo de digitalização e pesquisa da informação: SCAN + OCR + ARQUIVO + PROCESSAMENTO + PUBLICAÇÃO + PESQUISA Por ser uma solução para Arquivo Digital, incorpora as seguintes propriedades:
Fidedignidade
Integridade
Conformidade
Inteligibilidade
Sistematização
ArquiSystem / é uma solução power by IBM & in collaboration with Samsung. desenvolvida por
DEVELOPING
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Descrição do Processo A solução está desenhada e pensada para ser utilizadas em diversas situações: 1. Arquivo Digital de documentos cujos processos já se encontram encerrados; 2. Arquivo Digital de documentos cujos processos estão ainda em utilização; 3. Arquivo Digital de documentos enviados por email e ou guardados localmente. Vai ser possivel definir uma série de workflow associados a diferentes situações, que depois podem ser accionadas a partir de qualquer equipamento multifunções Samsung (a solução está testada com equipamentos Samsung), de modo que a solução ArquiSystem – devidamente configurada – vai buscar os documentos digitalizados, processa-os e publica-os na aplicação, ficando assim disponíveis para que possam ser arquivados de forma criteriosa e consultados de forma eficaz. Consoante os privilégios que forem atribuidos, assim os utilizadores poderão, ou não, efectuar determinadas tarefas dentro da solução: uns poderão digitalizar, outros inserir dados adicionais ao registo onde fica os documentos digitalizados, outros só poderão pesquisar e ver a informação, etc.. Qualquer destas parametrizações obriga, necessariamente, a efectuar um levantamento em conjunto com o cliente, para que tudo fique exactamente de acordo com o pretendido. De salientar que a solução tem já pré-definido com vários tipos de multifunções e de écrans, sendo que é importante referir que o ArquiSystem já vem preparado para ser utilizado em écrans com tecnologia TouchScreen.
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Principais Características e Outras Funcionalidades Segurança
Controlo de acesso permite definir quem cria, edita e consulta a informação ;
Confidencialidade controlada através de definição de grupos de utilizadores;
Uitlização de "roles" para refinar os acessos;
Dados entre postos de trabalho e servidor podem ser codificados;
Acesso seguro através de browser*.
Alertas
Movimentação requerida;
Dados incompletos;
Manutenção periódica.
Capacidade do sistema
Permite armazenar cerca de 750.000 processos totalmente pesquisáveis;
9 pontos de entrada de digitalização;
1 ponto de entrada de emails;
1 ponto de entrada local;
1 ponto de recepção de documentos em formato PDF (oriundos de tribunais).
Expansão
Aquisição de licenças adicionais;
Aumento da capacidade de arquivo com aquisição de unidades de discos.
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Flexibilidade de introdução - Permite a inserção de informação de várias fontes:
Arquivo existente;
Documentos e processos em curso;
Novos processos;
Imagens, vídeos ou ficheiros de audio para inserir em processos;
Documentos manuscritos;
Possibilidade de importação de informação das tabelas.
Facilidade de manuseamento e de pesquisa
Criação de registo de arquivo despoletada por simples pressão de tecla de digitalização dos scanners;
Ferramenta de pesquisa intuitiva e avançada;
Pesquisa de metadados e de qualquer conteúdo de ficheiros PDF**.
Solução standard
Diversos sistemas operativos suportados: Microsoft Windows, Unix, iSeries, Linux, zSeries;
Consulta e pesquisa possível através de browser* ou de cliente Notes;
Utilização de hardware standard (servidor e postos de trabalho).
Suporte para écran TouchScreen e TFT normais de várias dimensões.
Notas: *Assim que a versão para browser estiver disponível **Desde que seja pesquisável
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Principais Benefícios da implementação do ArquiSystem Melhorar o seu desempenho e a qualidade de serviço por aceder mais depressa e mais eficazmente à informação crítica de negócio; Reduzir o espaço dedicado ao arquivo documental (redução de custos do papel em si mesmo); Poupar nos custos de cópia e impressão de documentos e sua distribuição física; Tornar os Colaboradores mais produtivos, reduzindo / optimizando as tarefas rotineiras; Centralizar a informação, evitando a proliferação de arquivos individuais; Receber (tratando) diversos tipos de documentos, através de diferentes canais - emails ou digitalização de documentos em papel (com ou sem OCR); Utilizar critérios de catalogação e de pesquisa abertos e diversificados;
O ArquiSystem é, um produto. Mas, tal como referido anteriormente, inclui a particularidade de ser a base de uma solução à medida das necessidades. A solução recorre a equipamento e software de duas das maiores empresas mundiais de tecnologia: Samsung e IBM, respectivamente, ambas reconhecidas pela robustez, performance e segurança. Independentemente da solução em si estar testada para funcionar com os equipamentos Samsung, a mesma pode trabalhar com outros digitalizadores e software de digitalização e OCR, desde que o mesmo também permita a gravação dos pdf´s em directórios de rede. Se assim não fôr, poderemos ter de efectuar ajustes aplicionais.
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