Lectura Tema 9

TEMA 9: CONTROL

Prop贸sito de aprendizaje: Identifica concepto, importancia, y tipos de control para la elaboraci贸n de una empresa ficticia (proyecto final).

INTRODUCCIÓN El control ayuda a los administradores a monitorear la eficacia de la planificación, la organización y la dirección, a tomar medidas correctivas conforme se van necesitando, aunque el control es el último eslabón en la cadena de administración ello no implica que sea menos importante ya que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades existentes y actividades proyectadas.

De hecho, el control esta mucho más generalizado que la planificación, el control como sistema genera información, y si es equivocada puede dar como resultado que el administrador no tome medidas cuando debe, o que responda a un problema que no existe. Un sistema de control exacto es confiable y produce datos válidos, los parámetros de control deben ser razonables y alcanzables.

Un sistema de control efectivo no solo indica cuando se ha presentado un distanciamiento importante del estándar, si no también sugiere qué medidas tomar para corregir dicha desviación. Es decir, se debe señalar el problema y especificar la solución.

9.1Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Concepto de control El control es el examen de los resultados, controlar es tener la seguridad de que todas las operaciones en cualquier momento se están llevando a cabo de acuerdo con el plan establecido, con las órdenes que se han dado y con los principios que se han sustentado. El control compara discute y critica. Tiende a estimular la planeación, a simplificar y a fortalecer la organización, a incrementar la eficiencia del mando y a facilitar la coordinación.

Elementos del concepto Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, de esta forma la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

De los objetivos: El control es un fin para el logro de los objetivos, ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos preestablecidos y si a través de él no se evalúa el logro de los mismos.

De la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación, un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

Principios del control Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, de esta forma la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte De los objetivos. El control es un fin para el logro de los objetivos ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos preestablecidos, y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación, un control cuando no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

De excepción. El control debe aplicarse en las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitándose adecuadamente a las funciones estratégicas que requieran de control.

De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Etapas del control Establecimiento de Estándares.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho no son más que los objetivos definidos de la organización. Existen 3 métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementa.

1.-Estándares estadísticos: Llamado también histórico s e e l a b o r a n c o n b a s e e n e l análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado; por tanto al establecerse, la información estadística debe ser complementada con el criterio.

2.- Estándares fijados por apreciación: Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es d e g r a n i m p o r t a n c i a . S e r e f i e r e n a c i e r t a s a c t i vi d a d e s c u yo c a r á c t e r e s i n t a n g i b l e o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital, su fijación, como ya se dijo, es subjetiva a juicio de los ejecutivos.

3.- Estándares técnicamente elaborados: S o n a q u e l l o s q u e s e f u n d a m e n t a n e n u n estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en r e l a c i ó n a l a p r o d u c t i vi d a d d e l a m a q u i n a r i a , d e l e q u i p o y d e l o s t r a b a j a d o r e s ; s o n llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Medición de Resultados Consiste en medir los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que deberá ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta),válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas máquina utilizadas, etc.

Corrección El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo, no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o causa. Un ejemplo de esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y control.

Retroalimentación Es básica en el proceso de control, ya que a través de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Por último es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 1.- Contar con objetivos y estándares que sean estables.

2.- Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

3 . - Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación a los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

4.- Evaluar la efectividad de los controles. Eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos, o combinándolos para perfeccionarlos.

9.2 Factores que comprenden el control  Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último como su nombre lo indica, es de carácter cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa

Control

Establecimiento de estándares

Medición de Resultados

Retroalimentación

Corrección

9.3 Importancia del control •

Crear mejor Calidad.

•

Enfrentar el Cambio.

•

Producir ciclos más rápidos.

•

Agregar Valor.

•

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

9.4 Enfoques del Control Existen

tres

enfoques

distintos

para

diseñar

sistemas

de

control

Las actividades más importantes que realiza el control son:

•

Comparar los resultados con los planes generales.

•

Evaluar los resultados con los estándares de desempeño.

•

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

•

Comunicar cuales son los medios de medición.

• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

•

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

•

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

•

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

9.5 Condiciones para el Control

Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:

9.6 Instrumentos para Efectuar el Control

Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar el control son: •

Informes.

•

Auditorias.

•

Estudios de tiempo y movimiento.

9.7 Tipos de Control Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

Según Melinkoff

CONCLUSIONES La administración convierte sus planes de negocios en acciones de resultados a través del control, esto comprende la coordinación de los esfuerzos de muchas personas así como la eliminación de los obstáculos que pueden oponerse al buen desarrollo del plan, la clave para que el control tenga éxito descansa en la mayor o menor habilidad de la administración para comunicarse y delegar sus responsabilidades de control a empleados de supervisión y a través de estos, a los empleados u obreros.

Cualquiera que se la naturaleza de un negocio o su estructura las funciones de control son las mismas.

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