Beranda its edisi 02 2014

Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Media Diseminasi Kebijakan dan Prestasi

Edisi 02/Januari 2014

ITS Akhirnya Lantik Pejabat Sesuai OTK Baru Tahun 2013, ITS Raup Kerjasama Senilai Rp 75,8 Miliar Terbitkan SOP untuk Tertibkan Administrasi Surat di ITS

ITS Akhirnya Lantik Pejabat Sesuai OTK Baru ITS akhirnya menerapkan Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Nomor 86 Tahun 2013 yang telah disetujui oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia sejak Agustus tahun lalu. Hal ini ditandai dengan melakukan pelantikan para pejabat baik yang lama maupun yang baru sesuai dengan OTK baru tersebut pada Rabu (8/1) dan Jumat (10/1).

Berdasarkan keputusan Rektor ITS tanggal 6 Januari 2014, ditetapkan pemberhentian secara hormat para pejabat ITS di beberapa struktur lama.

Kemudian dilakukan pengangkatan kembali untuk para pejabat yang menjalankan tugas sesuai dengan struktur OTK yang baru. Pelantikan dilaksanakan dalam dua tahap.

Tahap pertama pada Rabu (8/1), pelantikan untuk pejabat Sekretaris Jurusan, Ketua dan Sekretaris Lembaga, Kepala dan Wakil Kepala Badan, Kepala Pusat dan Sekretaris Pusat, serta Ketua Unit Layanan Pengadaan ITS. Sedangkan tahap kedua, Jumat (10/1), dilaksanakan pelantikan pejabat ITS dalam jajaran Kepala Bagian, Kepala Subbagian, dan Kepala Unit Pelaksana Teknis.

Ada perampingan jumlah Kepala Bagian (Kabag) berdasarkan peraturan OTK ITS yang baru ini. Yang

mulanya berjumlah 15 Kabag, sekarang hanya ada 12 Kabag di ITS. Dalam struktur baru ini pun terdapat beberapa perubahan susunan. Seperti tidak adanya lagi Kabag di tingkat fakultas, karena seluruhnya berada di pusat.

Pelantikan kembali ini memang harus dilakukan mengingat sudah diresmikannya OTK baru tersebut sejak tahun 2013 lalu. Sebenarnya, ITS telah menerapkan beberapa struktur baru tersebut setelah disetujuinya OT K baru ini. Seperti pergantian nama Pembantu Rektor menjadi Wakil Rektor, Pembantu Dekan yang awalnya berjumlah 34 di setiap fakultasnya menjadi hanya satu dengan nama jabatan Wakil Dekan. Namun menurut beberapa ahli hukum harus dilakukan pelantikan kembali sebagai tanda resminya penerapan OTK baru tersebut.

Sebelumnya, ITS menerapkan OTK Nomor 95 Tahun 2001. Di dalamnya terdapat dua lembaga, yakni Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Masyarakat. Namun, dua lembaga tersebut dinilai kurang efisien. Oleh karenanya, dibentuklah satu lembaga yang meng-cover keduanya yakni Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM).

Sedangkan dalam OTK Nomor 86 Tahun 2013 ini ITS

memiliki tiga lembaga tambahan. Di antaranya adalah Lembaga Pengembangan Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Hubungan Alumni (LP2KHA) yang diketuai Dr Ir Bmbang Sampurno MT; Lembaga Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (LPTSI) diketuai Dr Ir Achmad Affandi DEA; dan Lembaga Penjamin Mutu, Pengelolaan, dan Perlindungan Kekayaan Intelektual (LPMP2KI) yang diketuai Prof Dr Ir Suprapto DEA. Dalam OTK baru ini pun, ITS yang sebelumnya sempat memiliki beberapa badan, kini hanya memiliki satu badan, yakni Badan Inovasi dan Bisnis Ventura (BIBV) yang diketuai oleh Raja Oloan Saut Gurning ST MSc

PhD. Badan ini nantinya diharapkan mampu memfasilitasi pencarian dana untuk mendukung kegiatan akademik di ITS. Nantinya akan dilakukan pengawasan terhadap struktur baru selama enam bulan ke depan terhitung sejak pelantikan ini dilaksanakan. Setelah itu akan diadakan evaluasi kinerja dari masing-masing pejabat yang telah dilantik tersebut. Jika perlu dilakukan penyesuaian maka akan dilakukan untuk perbaikan yang akan datang. (*)

Tahun 2013, ITS Raup Kerjasama Senilai Rp 75,8 Miliar Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) terus berupaya mengembangkan sayapnya melalui kerjasama yang semakin ditingkatkan dengan berbagai pihak. Terutama kerjasama yang banyak memberikan keuntungan bagi pengembangan pendidikan maupun infrastruktur di lingkungan ITS. Berdasarkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kerjasama di Badan Kerjasama, Inovasi dan Bisnis Ventura (BKIBV) yang sekarang ini telah berubah menjadi Badan Inovasi dan Bisnis Ventura (BIBV), perolehan nilai kerjasama ITS periode awal Januari - 31 Desember 2013 yang lalu telah mencapai angka sekitar Rp 75,8 miliar. Dengan jumlah kontrak sekitar 387 perjanjian kerjasama (PKS).

Perolehan nilai tersebut lebih besar sekitar 16 persen dibanding perolehan dari tahun 2012 pada level sekitar Rp 65,5 miliar, walau dengan jumlah kontrak yang sedikit lebih banyak dibanding tahun ini yaitu 397 PKS. Bila dibandingkan perolehan dua tahun belakangan di tahun 2011 sekitar Rp 30 miliar, bisa dinyatakan adanya indikasi apresiasi yang lebih baik untuk memanfaatkan pintu ITS melalui “bendera� LPPM-ITS dalam berbagai kegiatan profesional para dosen, karyawan dan mahasiswa ITS. Keberhasilan pencapaian nilai kerjasama ini tidak

terlepas dari bantuan seluruh sivitas akademika ITS termasuk para pimpinan ITS baik rektor, para wakil rektor, dekan dan wakil dekan, ketua jurusan direktur pascasarjana/MMT serta kepala unit dan badan di lingkungan ITS yang telah mendukung pencapaian ini.

Di tahun 2014 ini, tetap diharapkan adanya dukungan serta partisipasi dari semua sivitas akademika ITS, sehingga perolehan pendapatan ITS ke depannya d a p at teta p te r u s m e n i n g kat d e n ga n teta p menerapkan pola administrasi dan tingkat kinerja yang baik sesuai aturan yang ada.

Hanya saja kadang masih ada kendala berupa lamanya pencairan dana dari rekening ITS ke tim proyektan.

Lamanya proses pencairan dana yang secara rata-rata tahun lalu masih berkisar antara 6 - 7 hari. Walaupun ada sejumlah kasus yang dapat mencapai 10 hari hingga 14 hari. Di tahun ini, diharapkan lamanya pencairan setiap transfer dana kegiatan setidaknya dapat berkisar di bawah tujuh hari.

Di samping itu, di tahun 2014 ini diharapkan juga BIBV dapat menyediakan pedoman pelaksanaan kerjasama ITS, tetap meningkatkan tingkat pendapatan dari kegiatan pengabdian masyarakat, perluasan potensi kerjasama, event promosi dan inkubasi produk inovasi seluruh sivitas akademika ITS, serta meningkatkan pemanfaatan aset-aset ITS. (*)

Terbitkan SOP untuk Tertibkan

Administrasi Surat di ITS Sistem administrasi persuratan di lingkungan ITS terus dibenahi dari waktu ke waktu, agar menjadi lebih tertib dan mudah dilaksanakan oleh semua unit kerja yang ada. Untuk itu, ITS telah membuat Standar Operasi Prosedur (SOP) untuk mendukung tertib administrasi persuratan tersebut.

SOP persuratan ini ditujukan untuk pengaturan surat dinas yang diterima melalui Bagian Tata Usaha ITS. Dengan rincian prosedur semua surat yang berasal baik dari instansi luar atau unit dalam ITS diterima oleh Tata Usaha ITS. Selanjutnya dibaca atau ditelaah surat dinas atau surat permohonan SK Rektor. Lalu surat diarahkan kepada rektor untuk surat yang membutuhkan pertimbangan/kebijakan rektor, kepada wakil rektor (sesuai bidangnya) untuk surat rektor yang bersifat rutin, dan kepada dekan/kepala lembaga/kepala badan/kepala biro (sesuai yang dituju).

Rektor menerima dan membaca surat dinas dari dalam maupun instansi luar ITS, dan mendisposisikan surat kepada wakil rektor terkait. Wakil rektor menerima dan membaca disposisi surat dinas dari rektor, menerima surat dinas rutin dari unit kerja ITS yang ditujukan kepada rektor/wakil rektor, mendisposisikan kepada kepala biro atau kepala UPT terkait untuk surat yang diproses, dan mendisposisikan kepada dekan/kepala lembaga/kepala badan untuk surat yang diproses dan surat yang memerlukan pertimbangan.

Sedangkan dekan/kepala lembaga/kepala badan/kepala jurusan menerima dan membaca disposisi surat dari wakil rektor terkait, dan menerima surat dinas dari unit kerja ITS maupun dari instansi luar ITS. Kepala biro menerima dan mendisposisikan surat dari wakil rektor terkait, menerima surat dinas dari unit kerja ITS maupun dari instansi luar ITS, dan mendisposisikan kepada kabag terkait.

Sementara untuk kabag menerima dan membaca disposisi dari kepala biro, sedang kepala UPT terkait menerima dan membaca disposisi dari wakil rektor.

Kabag/kepala UPT memproses surat dinas (SK Rektor atau SP Rektor), memintakan persetujuan (paraf) atasan langsungnya, dan memintakan persetujuan (paraf) wakil rektor terkait.

Setelah itu, rektor menandatangani surat dinas dan/atau S K Rektor. Selanjutnya staf bagian/U P T terkait mengambil surat dinas yang telah ditandatangani rektor, memproses penggandaan, dan akhirnya mengirimkan sesuai tembusan.

Surat edaran terkait SOP dan diagram alir untuk tertib administrasi surat ini telah disebarkan kepada para kepala lembaga dan kepala badan. Untuk itu, diharapkan agar hal ini juga didiinformasikan ke masing-masing pusat yang b e ra d a d i b awa h l e m a b a ga ata u b a d a n ya n g bersangkutan. (*)

GALERI ITS P E L A N T I K A N P E J A B AT BARU DI LINGKUNGAN ITS

ITS melantik para pejabat baru sesuai dengan OTK ITS tahun 2013 yang telah disahkan oleh pemerintah.

Pelantikan sendiri dilaksanakan bertahap sesuai dengan tingkatan jabatan dalam lingkungan kerja masing-masing bagian atau unit.

Menampakkan hasil. Tanaman hasil sumbangan dari mitra ITS pada kegiatan Gugur Gunung 6.0 lalu mulai terlihat tumbuh subur di beberapa titik lokasi penanaman di lingkungan sekitar ITS.

Puskominfo BKPKP ITS, Humas : Indah Tri Sukmawati, HP. 081231157772, PIN. 2A3E4F2C Office : 031-5927012, Email : humas@its.ac.id, itshumas@gmail.com