Beranda its edisi 29 2013

Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Edisi 29/Juli 2013

Media Diseminasi Kebijakan dan Prestasi

Penyimpanan Terpusat Permudah Penelusuran Arsip Sistem Baru Orientasi Maba ITS Akhirnya Disepakati Beri Kesejahteraan Pegawai Melalui TPK Eco Office: SEIKETSU – RAWAT

Penyimpanan Terpusat Permudah Penelusuran Arsip

Foto dari UPT Tata Usaha (TU)

I T S ke m b a l i m e l a k u ka n p e n e r t i b a n penyimpanan arsip dari tiap unit di lingkungan ITS secara terpusat. Hal ini juga terkait dengan persiapan adanya audit dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) tahun 2013 di ITS. Selain itu, juga dalam rangka m e m p e r m u d a h p ro s e s p e n e l u s u ra n informasi arsip keuangan secara terpusat.

Untuk itu, ITS melalui Surat Keputusan (SK) Pembantu Rektor II Nomor: 23638/I T2.I I/T U.00/2013 mengimbau kepada setiap pimpinan unit agar bisa menugaskan staf dalam rangka menitipkan arsip Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Keuangan tahun 2012 ke Depo Arsip Keuangan yang berada di lantai 2 Gedung eks BAUK ITS. Adapun jadwal, prosedur dan hal lain-lain yang harus diperhatikan dalam proses penitipan arsip SPJ Keuangan dari tiap-tiap unit telah dijelaskan dalam website kearsipan dengan alamat www.arsip.its.ac.id. Jadwal penitipan arsip SPJ Keuangan tahun 2012 ke Depo Arsip Keuangan ini berlangsung mulai 15 – 26 Juli 2013.

Dalam Berita Acara penitipannya, unit pemilik arsip sebagai Pihak Kesatu hanya

dapat menitipkan arsip SPJ Keuangan kepada UPT TU dan Kearsipan ITS sebagai Pihak Kedua setelah arsip keuangan tersebut diperiksa oleh Badan Pengawas ITS dan selanjutnya telah ditindaklanjuti oleh unit kerja pemilik arsip terkait dengan hasil temuan yang ada.

Pihak Kedua hanya dapat menerima titipan arsip dari unit kerja, setelah Badan Pengawas d a n t i m p e n i t i p a n a rs i p m e l a k u ka n pemeriksaan terhadap kelengkapan antara daftar arsip yang dititipkan dengan bentuk fisik arsip yang dititipkan. Jika proses pemeriksaan oleh tim penitipan arsip menemukan adanya ketidaksesuaian antara daftar arsip dengan fisik arsip dan/atau penitipan arsip tidak dilengkapi dengan daftar arsip, maka Pihak Kedua berhak untuk menolak proses penitipan arsip.

Sejak Berita Acara ditandatangani maka tanggung jawab pengamanan dan penataan arsip pertang gungjawaban keuangan tersebut beralih dari Pihak Kesatu kepada Pihak Kedua. Sedangkan tanggungjawab isi substansi dan kelengkapan pertanggungjawaban keuangan tetap berada pada Pihak Kesatu. (*)

Sistem Baru Orientasi Maba ITS Akhirnya Disepakati yang mendasari perbaikan ini. Yakni mencakup durasi, materi, dan juga sikap.

Untuk durasi, diputuskan bahwa pelaksanaan masa orientasi tidak boleh lebih dari satu minggu, dilaksanakan pada awal tahun ajaran baru tepatnya seminggu sebelum perkuliahan.

vikachew09.blogspot.com

Untuk memberikan pengenalan kampus kepada para mahasiswa baru (maba) secara lebih baik dan efektif, ITS melalui para kepala jurusan (kajur) kembali merumuskan sistem baru masa orientasi maba. Setelah disosialisasikan kepada setiap ketua organisasi mahasiswa (ormawa), sistem baru tersebut akhirnya disepakati bersama.

Salah satu poin dari sistem orientasi yang baru tersebut adalah pengaderan yang biasanya dilaksanakan selama satu semester atau bahkan lebih itu harus lebih dimampatkan. Ada perbedaan antara orientasi dan kaderisasi. Orientasi merupakan masa pengenalan kampus, sedangkan kaderisasi adalah pembentukan karakter.

Orientasi yang terlaksana selama ini dipandang justru mengarah kepada kaderisasi berkepanjangan. Yang mana kaderisasi tersebut tidak jelas output dan indikator pelaksanaannya. Dampak psikis yang dialami mahasiswa juga menjadi pertimbangan khusus. Sebab, akhirnya selalu ada maba yang sedang dalam masa pengaderan merasa tertekan bahkan trauma. Tak jarang para dosen mendapat keluhan dari orang tua mahasiswa atas apa yang terjadi pada anaknya.

Pada sistem yang baru ini, para kajur turut bertanggung jawab pada masa orientasi kali ini. Ada tiga hal fundamental

Harapannya, kegiatan orientasi tidak mengganggu perkuliahan meski kalender akademik harus mundur selama seminggu.

Setelah seminggu itu tidak diperbolehkan a d a ke g i ata n o r i e nta s i . U nt u k i t u , diharapkan mahasiswa ITS lebih konsisten terhadap aturan yang diberlakukan.

Yang kedua adalah materi. Materi yang disampaikan pada saat orientasi sifatnya tidak boleh menekan, justru harus bersifat motivasional sesuai dengan tujuan orientasi. Melalui materi tersebut, maba harus diarahkan ke tiga hal yang menjadi passion mereka. Yakni minat bakat, keilmiahan, dan juga keorganisasian.

Untuk nilai-nilai yang harus disampaikan haruslah terkait pengembangan softskill, pengenalan laboratorium, cara berkomunikasi dengan stakeholder di kampus, ajakan untuk aktif dalam kegiatan kampus, dan terkait do and don't di kehidupan kampus.

Materi yang disampaikan sebaiknya ada upaya tindak lanjutnya. Misalkan, untuk minat bakat, Himpunan Mahasiswa Jurusan ( H M J ) d i h a ra p ka n d a p a t m e m b e r i rekomendasi ke Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) terkait nama-nama maba yang memiliki kemampuan dalam bidang yang dituju. (*)

Beri Kesejahteraan Pegawai Melalui TPK Kesejahteraan pegawai tetap menjadi perhatian utama di ITS, termasuk menjelang perayaan Hari Raya Idul Fitri yang sudah menjadi tradisi di ITS beberapa tahun terakhir ini. Namun, tahun ini terjadi sedikit perbedaan dengan tahun-tahun sebelumnya. Bila sebelumnya, pemberian kesejahteraan tersebut dikenal dengan Tunjangan Kesejahteraan atau gaji ke-14, mulai tahun ini disebut dengan Tunjangan Peningkatan Kinerja (TPK) periode I. Perbedaan lain yang cukup signifikan adalah sistem pemberian tunjangan tersebut. Bila sebelumnya tunjangan langsung diberikan setara dengan satu kali gaji, untuk pemberian TPK ini didasarkan pada hasil penilaian kinerja dari masing-masing pegawai.

Untuk TPK periode I ini didasarkan pada penilaian kinerja mulai awal tahun hingga pertengahan tahun.

Sedangkan penilaian dari pertengahan tahun hingga akhir tahun rencananya dijadikan dasar untuk pemberian TPK periode II atau yang dulu dikenal dengan gaji ke-15.

Penilaian kinerja pegawai tahun 2013 ini dilakukan oleh Bidang III yang dikoordinasi oleh Pembantu Rektor III. Hasil dari perhitungan indeks kinerja pegawai ini, baik untuk tenaga kependidikan (tendik) maupun tenaga pendidikan (dosen),

selanjutnya diserahkan kepada Bidang II untuk ditentukan besaran tunjangan yang diberikan.

Indikator penilaian indeks kinerja untuk tendik antara lain pada tingkat kehadiran, perilaku pegawai, dan prestasi kerja atau penyelesaian tugas pokok dan tambahan. Sedangkan indikator untuk indeks kinerja dosen adalah ketepatan Indeks Prestasi Dosen (IPD), nilai tepat waktu, monitoring dosen, kehadiran dosen di kampus ITS, serta Beban Kerja Dosen (BKD).

Ada alasan tersendiri dengan dilakukannya perubahan istilah maupun sistem pemberian tunjangan kali ini. Hal ini dikarenakan Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan RI tidak memperbolehkan adanya istilah gaji ke-14 atau ke15 ataupun istilah tunjangan kesejahteraan.

Pemberian tunjangan itu pun harus didasarkan pada penilaian tertentu dari masing-masing pegawai tersebut.

Dengan diserahkannya hasil penilaian indeks kinerja masing-masing pegawai dalam minggu ini kepada Bidang II, maka diharapkan TPK periode I ini sudah bisa diterima oleh para pegawai di lingkungan ITS pada minggu depan. (*)

SEIKETSU – RAWAT

Sebelum

Sesudah

Penerapan 5R yang keempat adalah Seiketsu atau Rawat.

Rawat berarti: - Bekerja sesuai standart tempat kerja - Mempertahankan kondisi optimum - Mewujudkan tempat kerja yang bebas kesalahan Hal-hal yang perlu dijaga dalam melaksanakan Rawat: 1. Mempertahankan Ringkas - Tidak ada barang/peralatan yang tidak diperlukan 2. Menjaga agar tetap Rapi - Tidak ada ketidakteraturan 3. Memelihara untuk tetap Resik - Tidak ada kotoran di tempat kerja - Tidak ada abnormality mesin, peralatan/sarana kerja Untuk itu, perlu membuat standarisasi (SOP) untuk memelihara dan menjaga hasil yang sudah dicapai selama ini.

Tiga “TIDAK� dalam pelaksaan Seiketsu/Rawat: 1. Tidak ada barang yang tidak diperlukan.

2. Tidak ada ketidakteraturan.

3. Tidak ada kotoran di tempat kerja.

Menuju ITS Eco Campus ITS Eco Urban Farming. ITS memunculkan gerakan pertanian (eco urban farming) di kampus dengan memanfaatkan setiap lahan tidur yang ada di sekitar kampus agar bermanfaat bagi warga sekitar baik di dalam maupun di lingkungan ITS.

PENGURUKAN. ITS Eco Urban Farming memulai tahap awal pembangunan ITS Eco Urban Farming yang terletak di depan gedung Jurusan Teknik Material di Jalan Teknik Kimia ITS.

PENYEMAIAN. Persiapan untuk segera mendapatkan bibit-bibit tanaman yang akan ditanam di area Urban Farming ITS.

Tim Sapu Angin ITS memberikan penjelasan kepada pers terkait keberhasilan meraih juara Shell Helix Tribology Award di ajang Shell Eco Marathon (SEM) Asia 2013. Tim ITS merupakan satu-satunya wakil Indonesia yang berhasil meraih juara.

Tim Paduan Suara Mahasiswa (PSM) ITS siap mengukir prestasi dalam ajang kompetisi tingkat internasional di Spanyol.