Beranda its edisi 30 2013

Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Edisi 30/Juli 2013

Media Diseminasi Kebijakan dan Prestasi

Siapkan Pengelola Arsip Aktif ITS Sosialisasikan Jabatan Fungsional Pranata Komputer Pelaporan Proker ITS Lebih Terintegrasi PRESTASI ITS Eco Office: SHITSUKE – RAJIN

Siapkan Pengelola Arsip Aktif

Foto dari UPT Tata Usaha (TU) dan Kearsipan.

ITS semakin serius dalam melakukan penertiban pengelolaan arsip di lingkungannya. Untuk mendukung peningkatan pengelolaan arsip aktif pada setiap unit kerja, maka ITS merasa perlu melakukan pengangkatan pengelola arsip aktif pada unit kerja di lingkungan ITS di tahun 2013 ini.

Kebijakan untuk mengangkat pengelola arsip aktif pada unit kerja di lingkungan ITS tersebut ditetapkan melalui Surat Keputusan (S K) Rektor Nomor: 701/SK/R/2013 tertanggal 15 Juli 2013.

Penetapan SK tersebut salah satunya mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Nantinya, petugas pengelola arsip aktif yang diangkat mengembang beberapa tugas, antara lain melakukan proses penciptaan arsip aktif pada masing-masing unit kerja melalui penggunaan e-surat ITS

dan memantau proses distribusi informasinya, melakukan pengklasifikasian materi arsip pada masing-masing unit kerja berdasarkan sistem penomoran (kode klasifikasi) yang telah ditentukan.

Selain itu juga mengagendakan jadwal retensi arsip pada masing-masing unit kerja berdasarkan pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif serta JRA Kepegawaian dan Keuangan, melakukan penataan arsip pada tempat atau rak yang telah disusun sesuai kode klasifikasi sehingga arsip dapat ditemukan kembali secara mudah, melakukan preservasi dan konservasi arsip pada masing-masing unit kerja, dan melakukan pelayanan temu kembali arsip kepada pengguna pada masing-masing unit kerja. (*)

ITS Sosialisasikan Jabatan Fungsional Pranata Komputer

Mulai awal tahun 2014, seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS) harus sudah memiliki jabatan fungsional di unitnya masingmasing. Tak terkecuali bagi P N S di lingkungan ITS. Untuk itu, sebanyak 700 P N S di lingkungan I T S harus segera diklasifikasikan dan diberi tugas berdasarkan keahlian dan pengalamannya.

Salah satu jabatan fungsional yang harus dimiliki berdasarkan keahlian tersebut adalah Pranata Komputer. Hal ini pun telah disosialisasikan kepada para staf PNS yang selama ini dipercaya memiliki keahlian di bidang komputer oleh masing-masing unkit di lingkungan ITS. Secara keseluruhan, PNS di lingkungan ITS akan diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis jabatan fungsional.

Antara lain Pustakawan, Pranata Komputer, Pegawai Laboratorium Pendidikan (PLP) dan Arsiparis.

Saat ini, jabatan fungsional yang telah dijalankan baru pada PNS pemustaka atau pustakawan. Untuk jabatan sebagai PLP belum berjalan sempurna karena baru dirintis belum lama ini. Tetapi, tidak kurang dari 70 orang PNS di lingkungan ITS telah mulai menjalankan fungsinya sebagai PLP di seluruh laboratorium di ITS. Sedang untuk pranata komputer masih dalam tahap

sosialisasi, dan petugas arsiparis masih dalam perencanaan.

Pejabat pranata komputer nantinya bertugas menyediakan bantuan teknologi informasi untuk mendukung kinerja unit kerja. Rencananya, jabatan ini akan menyerap sebanyak 40 orang PNS dari seluruh unit. Pemangku jabatan ini tidak dibatasi pada lulusan jurusan komputer saja, melainkan juga dari jurusan-jurusan lain yang bisa diajukan sebagai pranata komputer.

Istimewanya, seorang pranata komputer nantinya bisa mendapat kenaikan pangkat setiap dua tahun. Hal ini berbeda dengan PNS jabatan umum yang baru mendapat kenaikan pangkat setelah empat tahun bekerja. Tapi untuk bisa naik pangkat, s e o ra n g p ra n a t a ko m p u t e r h a r u s mengumpulkan sejumlah kredit yang dihitung dari capaian dan prestasi selama bekerja.

Keistimewaan lain yang akan diperoleh seorang pranata komputer adalah tunjangan yang akan diterima tiap bulan.

Tunjangan yang akan diberikan nantinya diperkirakan sekitar Rp 1,2 juta tiap bulan. (*)

Pelaporan Proker ITS Lebih Terintegrasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya terus melakukan pembenahan manajemen mulai dari tingkat unit hingga pusat.

Salah satunya melalui penataan pelaporan program kerja (proker) yang dibuat secara terintegrasi berbasis teknologi informasi (TI).

Sehingga diharapkan bisa makin mengintegrasikan semua jenis pelaporan yang ada di ITS. Sebelumnya, sistem pelaporan proker masih dilakukan terpisah-pisah, belum terintegrasi sama sekali, dan masih secara manual. Selanjutnya telah dibuatkan sebuah sistem pelaporan kinerja yang telah terintegrasi, tapi masih menggunakan sistem manual. Untuk lebih memudahkan pengintegrasian dan mengefektifkan penganalisaan kinerja tiap unit oleh pimpinan pusat, maka dibuatlah sistem manajemen pelaporan proker yang berbasis TI saat ini.

Sistem manajemen pelaporan yang baru ini bisa mengintegrasikan sejumlah jenis laporan yang ada di lingkungan ITS dengan lebih mudah dan cepat.

Antara lain Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Kinerja Rektor, Laporan Audit Badan Pengawas, dan Pemutakhiran Website ITS Terintegrasi yang kesemuanya telah mengacu pada Penganggaran Berbasis Kinerja (Kemdikbud 2013).

Dalam sistem pelaporan yang baru ini mengintegrasikan atau memadukan dua jenis penyelarasan. Yakni penyelarasan secara vertikal dan horisontal. Penyelarasan secara vertikal adalah penyelarasan yang dilakukan oleh unit-unit yang ada di bawah ITS untuk mendukung pencapaian tujuan strategis I TS. Sedangkan penyelarasan secara horisontal adalah penyelarasan antar unit-unit yang ada, untuk mencegah overlapping dan mengidentifikasi peluang sinergi antar unit.

Pengintegrasian dua jenis penyelarasan ini untuk lebih menyelaraskan program-program kerja dari unit-unit agar mendukung juga atau sejalan dengan programprogram kerja rektor baik dari visi, misi maupun tujuannya. Sebelumnya, sejumlah program kerja dari masing-masing unit ada yang belum bisa dikatakan sejalan dengan visi, misi dan tujuan dari keseluruhan program kerja rektor.

Monitoring kinerja dari tiap unit nantinya dilaporkan secara berkala tiga bula sekali atau per kuartal. Dengan mekanisme, pelaporan dari masing-masing dekan, kepala badan, kepala biro, kepala UPT, dan kepala satuan kerja diserahkan ke tim reviewer. Selanjutnya hasil akhir analisa tim reviewer ini diserahkan kepada rektor. Monitoring pelaporan dilakukan setiap tanggal 15 pada bulan April, Juli, Oktober, dan Desember.

Selanjutnya menjadi laporan kinerja terintegrasi tahunan. (*)

PRESTASI ITS -

ITS Repository kembali mengukirkan prestasi membanggakan. Untuk periode Januari 2013, ITS Repository tercatat masih yang terbaik di Indonesia, meskipun di tingkat internasional bergeser dari urutan ke-14 menjadi urutan ke-19. Hal ini tidak lepas dari adanya dukungan pimpinan ITS dan sivitas akdemika ITS, khususnya dalam hal penambahan konten digilib.its.ac.id baik dari mahasiswa maupun staf pengajar.

-

Tim Paduan Suara Mahasiswa ITS (ITS Student Choir) juga berhasil menorehkan kembali prestasi gemilang untuk ITS dan bangsa Indonesia. Sebagai satu-satunya wakil Indonesia, PSM ITS ini telah berhasil memenangkan 3rd Prize Institucio Pulg-Porret @Competition no. 4 Folk Music dalam 31 Festival International de Musica de Cantoniros di Madrid, Spanyol. Suatu tradisi prestasi internasional PSM setelah keberhasilan pada festival paduan suara sebelumnya di Korea dan Italia. (*)

-

DOKTOR BARU Muhammad Faisal ST MT, Jurusan Teknik Elektro, Judul Disertasi: Deteksi Otomatis Penderita Diabetic Retinophaty.

SHITSUKE – RAJIN

Sebelum

Sesudah

Untuk bisa menjadi Rajin harus: - Mematuhi segala peraturan yang telah dibuat.

- Disiplin dapat diupayakan melalui pembiasaan melakukan hal yang benar.

- Upaya tersebut harus didukung oleh partisipasi penuh dari setiap orang.

Rajin berarti : 1. Terbiasa menstandarkan Ringkas, Rapi dan Resik 2. Terbiasa melaksanakan standar kerja 3. Mengembangkan kebiasaan positif 4. Keteladanan pimpinan (Ing ngarso sung tulodo) 5. Bekerja secara kreatif (Ing Madyo Mbangun Karso) 6. Mendukung (Tut Wuri Handayani) Tindakan yang bisa dikatakan Rajin antara lain: - Selalu memakai atribut kerja - Selalu tepat waktu - Selalu tepat janji - Bersikap ramah - Mematuhi sistem dan prosedur - Penetapan target bersama - Sikap keteladanan - Kesempatan belajar - dan lain-lain Tiga BIASA dalam Shitsuke atau Rajin: 1. Biasakan berpakaian bersih/rapi.

2. Biasakan bekerja sesuai prosedur.

3. Biasakan menerima kritik/saran.

Manfaat melaksanakan Rajin: - Membangun kehidupan sosial karyawan - Membangun komunikasi antar karyawan - Membangun sikap mental positif - Memperbaiki pola pikir - Membangun sikap disiplin pribadi - Meningkatkan produktivitas & efektivitas hasil kerja - Daya tahan perusahaan

P r o s e s p e n d a f t a ra n u l a n g c a l o n mahasiswa baru ITS dari jalur Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) di Plaza dr Angka ITS.

ITS diwakili PR IV Prof Dr Darminto dan Chulalongkorn University, Thailand diwakili Prof Dr Supot Hanongbua menandatangani Memorandum of Agreement (MoA) sebagai partner kerja dalam hal penelitian, pertukaran mahasiswa hingga kerja praktik.

Prof Dr Ismet Basuki dari Universitas Negeri Surabaya, memberikan penjelasan dalam acara bertajuk Pengisian Instrument Pemetaan Mutu pada Kegiatan Supervisi dan Bimtek PT (Non LPTK).

ITS lakukan sosialisasi Jabatan Fungsional Pranata Komputer. Ke depan PNS di lingkungan ITS akan diklasifikasikan ke dalam sejumlah jabatan fungsional, salah satunya pranata komputer.