2013
Manual de Excel Profe: Garcia Zamora Saul [Escriba aquí una descripción breve del documento. Una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento. Escriba aquí una descripción breve del documento. Una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento.]
Jiménez Tellez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana Beltan Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet 22/05/2013
Manual de Excel
¿Qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
¿Tipos de datos que se utilizan en una hoja de cálculo? CONSTANTES: Tipo de dato Texto, Tipo de datos Numéricos, Tipos de datos Fecha/Hora y FORMULAS
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Manual de Excel
¿Qué es Microsoft Excel 2010? Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.
¿Como ejecutar Microsoft Excel 2010? Primera forma: Oprimir el botón de inicio en la barra de tareas, seleccione la opción todos los programas y en Microsoft office seleccione la opción Microsoft office Excel
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Manual de Excel
Segunda forma: Oprima la combinación de teclas win + R y en el cuadro de dialogo “ejecutar” digite la palabra Excel.
Tercera forma: Da clic directo en el icono de acceso de directo a Microsoft Excel que se encuentra en el
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Manual de Excel escritorio.
Concepto de: Columna, Fila, Celda, Rango, Libro, Etiqueta de hoja. Columna: Es la línea vertical. En excel se nombra por las letras (comenzando por la "A"). (Son las que van de izquierda a derecha)
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Manual de Excel Fila: Es la línea horizontal. En excel se nombran por números (comenzando por el "1"). (son las que van de arriba hacia abajo).
Celda: es la intersección de una columna y una fila (es donde se introducen los datos).
Rango: Es el conjunto de celdas con el que estamos trabajando. Ejemplo: A7:D7.
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Manual de Excel Libro: Es un documento completo de Excel el cual está conformado inicialmente por tres hojas de cálculo.
Etiqueta de Hoja: En la pantalla principal de excel, se le nombra etiquetas a las marcas que estan en la parte de abajo, con el nombre de las hojas de cálculo, siempre aparecen como HOJA 1, HOJA2 Y HOJA3
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Manual de Excel Elementos o componentes de la ventana de Excel 2010
¿Como modificar el ancho de columna en Microsoft Excel. Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.
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Manual de Excel ¿Cómo introducir datos? Primera forma: Selecciono una celda y digito en la celda.
Segunda forma: Selecciono la celda, ubique el cursor en la barra de formulas y digite la información.
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Manual de Excel
Crear un libro de trabajo. Haga clic sobre el botón Microsoft office y seleccione la opción nuevo.
Asignar un nombre a la hoja de trabajo. Sitúate en la hoja que deseas cambiar el nombre, selecciona el menú formato, el nombre de las etiquetas aparecerá remarcada esperando a que escribas otro nombre, escribe un nuevo nombre y pulsa intro.
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Manual de Excel
Ocultar una hoja de trabajo. Primera forma: Seleccione la hoja de trabajo que desea ocultar, en la ficha inicio del grupo celdas, haga clic en la opción formato, en visibilidad haga clic en ocultar y mostrar y seleccione la opción ocultar hoja.
Segunda forma: Seleccione la hoja, de clic en botón derecho del mouse, en menú emergente seleccione la Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 11
Manual de Excel opción ocultar.
Insertar y eliminar hojas de trabajo. Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.
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Autorrelleno de celdas El objetivo es claro, que se autor rellenen exclusivamente las celdas vacías o en blanco con el valor deseado. Para ello deberemos seleccionar, en primer lugar, todo el rango de datos (vacíos o con valor). En segundo lugar activaremos la herramienta Ir a, presionando la tecla de función F5, bien Ctrl+i o bien navegando desde la Ficha Inicio, Grupo Modificar, Buscar y seleccionar Ir a (o Ir a Especial)
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Manual de Excel
Si partimos de nuestro rango de datos:
Tras 'Aceptar' veremos como de nuestro rango de celdas sólo se encuentran seleccionadas aquellas sin datos; sin seleccionar nada más, iremos a la Barra de fórmulas e introduciremos la siguiente fórmula: =FILA ()-1 y la ejecutaremos matricialmente, esto es, presionando al tiempo Ctrl + Enter:
Esta fórmula es válida para nuestro caso, en el que necesitamos que se genere un auto numérico, que para el ejemplo planteado corresponderá al número de fila a rellenar Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 14
Manual de Excel menos uno. El resultado obtenido:
Búsqueda y sustitución de datos
Copiar y mover datos El primer método consiste en utilizar el menú contextual, Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual. Seleccionar la opción Mover o copiar
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Manual de Excel
Aparece el mismo cuadro de diálogo que para mover una hoja (explicado en el apartado anterior). En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción).En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada. Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo que haremos será mover la hoja en vez de copiarla. Hacer clic sobre el botón Aceptar. El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo. -Situarse en la hoja a copiar. -Pulsar la tecla CTRL del teclado. -Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.
Inserción de celdas, filas y columnas. El botón Opciones de inserción que estén disponible al insertar celdas, filas y columnas en la hoja de cálculo. El botón aparece en la interfaz de usuario cuando uno o más de las siguientes condiciones son verdaderos: La fila o en cualquier celda en la fila encima o por debajo de la fila insertada tiene un formato distinto al predeterminado. La columna o en cualquier celda de la columna a la izquierda o derecha de la columna insertada tiene un formato distinto al predeterminado. Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 16
Manual de Excel Cualquiera de las celdas por encima, debajo, a la derecha o a la izquierda de la celda insertada o celdas tiene un formato distinto al predeterminado. Nota: el botón no aparece al insertar celdas copiadas. El botón aparece justo debajo y a la derecha de la selección insertada. Al insertar filas y columnas, también puede aparecer el botón debajo y a la derecha del encabezado de columna o fila. Al hacer clic en el botón, se presentan con una lista de opciones que se pueden aplicar a la selección insertada.
Borrar celdas, filas y columnas. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
Deshacer y rehacer acciones. Deshacer: Haga clic en Deshacer
en la barra de herramientas de acceso rápido
Rehacer: En Excel, el comando Repetir no está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido de manera predeterminada. Si desea repetir la última acción, primero tendrá que agregar el comando Repetir a la barra de herramientas de acceso rápido. Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 17
Manual de Excel Para agregar el comando Repetir a la barra de herramientas de acceso rápido, siga el procedimiento siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
2. Haga clic en Personalizar. 3. En Comandos disponibles en, haga clic en Comandos más utilizados. 4. En la lista de comandos, haga clic en Repetir y, a continuación, en Agregar. 5. Haga clic en Aceptar.
Formato de texto. Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 18
Manual de Excel Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Formato
Formato de números. Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).
Alineación de datos en la celda. Para realizar la alineación y orientación de datos en Excel, has de usar el grupo de trabajo denominado Alineación, dentro de la ficha Inicio del botón de Office. Desde allí podrás realizar todas las opciones para lograr centrar, rotar, orientar, colocar los datos de tu hoja electrónica de forma vistosa y a la vez lograr presentaciones más
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Manual de Excel efectivas.
Bordes y tramas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
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Protección de celdas.
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Manual de Excel Altura de una fila. Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.
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Estructura de las Fórmulas.
La función SUMA.
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Manual de Excel Suma todos los números de uno o varios rangos de celdas.
Prioridad de los operadores en las fórmulas. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha
OPERADOR
DESCRIPCIÓN
: (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma)
Operadores de referencia
–
Negación (como en –1)
%
Porcentaje
^
Exponenciación
*y/
Multiplicación y división
+y-
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= <> <= >= <>
Comparación
Uso de nombres en los rangos. Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango. Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 24
Manual de Excel Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en al columna A desde la fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80. Pero tal rango también los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que contiene. Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre de “Empleados” a ese rango. Para ello en Excel 2010 seleccionamos el rango de datos, vamos a Formulas -> Asignar nombre y tenemos el siguiente cuadro:
Cómo copiar Fórmulas. 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para pegar la fórmula y el formato, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
Para pegar solo la fórmula, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar y, a continuación, en Fórmulas
Referencias absolutas y relativas. Cómo auditar datos. Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 25
Manual de Excel Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas : Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
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Que es una función. Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
Para qué sirve una función. Las funciones de hoja en Excel permiten realizar cálculos u operaciones que serian imposible de realizar de otra manera. Excel proporciona una gran cantidad de funciones integradas (Suma(); Promedio(); Buscarv(); Indirecto(); Valor(); Si(); Y(); Direccion(), etc)
La función SI Las La función SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es obligatorio: Manuel de Excel: Jiménez Téllez Andre Isamar, Navarro Reyes Mariana, Beltrán Flores Ana Elidai, Albarran Cruz Yuliet Página 27
Manual de Excel y prueba_lógica: La comparación a realizar. valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es verdadera. valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es falsa. Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la función no sería de mucha utilidad. El grande beneficio de la función SI radica en poder indicar a Excel el valor que deseamos obtener en caso de que la prueba lógica sea verdadera o sea falsa.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la función SI hace una comparación para saber si B1 es mayor que B2. Si el resultado es verdadero, la función devolverá la cadena de texto “mayor que” en la celda B4:
MAX Las funciones MIN y MAX o
Función MIN MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:
Función MAX
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MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:
En Práctica Pará comprender mejor esta función tenemos el siguiente ejemplo: En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor máximo del artículo, esto sería muy pesado hacerlo de forma manual y más aun si son numerosos valores y a través de la función MAX podemos facilitar en gran manera esta tarea, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:
Funciones de tiempo.
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Manual de Excel Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:
La función HORA en Excel Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas. La función MINUTO en Excel Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:
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Manual de Excel La función SEGUNDO en Excel Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:
¿Qué es un gráfico? Un grafico es la representacio de datos, generlmente numéricos , mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretación.
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Manual de Excel
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Manual de Excel Elementos de un Gráfico.
Creación de un gráfico. Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:
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Manual de Excel Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:
El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupoGráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:
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Manual de Excel Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:
Tipos de Gráficos. Gráficos de columna.
Gráficos de línea
Gráficos circulares
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Manual de Excel Gráficos de Barra.
Gráficos de Área.
Gráficos XY (Dispersión)
Impresión de un gráfico. si quieres imprimir solamente el gráfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces primero debes hacer clic sobre el gráfico que vas a imprimir y una vez que está seleccionado puedes ir a la opción Imprimir en la vista Backstage que se encuentra en la ficha archivo. Observa como ahora la opción de Configuración indica Imprimir el gráfico seleccionado. Si envías a imprimir con esta opción obtendrás una impresión que
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Manual de Excel contendrá solamente el gráfico seleccionado.
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