ACHTERGROND
Dertien tips voor succesvol virtueel vergaderen
Bespaar tijd en geld doordat medewerkers niet hoeven te reizen Vergaderen doen we steeds vaker op afstand via videoverbinding. Bedrijven besparen geld en tijd met het organiseren van een virtuele vergadering. Maar hoe organiseer je een vergadering op afstand? WINMAG Pro presenteert 13 tips om van elke videovergadering een succes te maken. TEKST MARC BOERSMA
eel bedrijven hebben de voordelen van videovergaderen al ontdekt. Het is met name handig als jouw bedrijf over meerdere (inter)nationale vestigingen beschikt. Personeel dat via een videoverbinding vergadert, hoeft niet naar een andere locatie te reizen. Een bedrijf kan hiermee op jaarbasis veel tijd en geld besparen. Doordat medewerkers niet meer hoeven te reizen, bewijs je het milieu ook een goede dienst, want het zorgt voor een verlaging van uitstoot van CO2. Om een videovergadering te starten, heb je tegenwoordig alleen een videocamera, een microfoon en een internetverbinding nodig. Veel bedrijven bieden diensten aan op het gebied van videoconferencing, zoals 3CX. Vanwege de grote beschikbaarheid van breedbandinternet in Nederland is het mogelijk in een hoge kwaliteit met elkaar te videovergaderen.
goede camera’s. In elke vergaderruimte van een vestiging staat een goede camera, zodat alle deelnemers elkaar kunnen zien. Personen kunnen ook vanaf verschillende plekken als individu aan de vergadering deelnemen. Elke deelnemer heeft dan de beschikking over een eigen camera. Alle laptops beschikken over een eigen webcam met ingebouwde microfoon. Dat geldt ook voor smartphones en tablets. Voor een desktopcomputer kun je een aparte webcam gebruiken. Deze webcams zijn tegenwoordig heel betaalbaar en bieden een uitstekende geluidskwaliteit.
‘Het is aan te bevelen om een gesprekspartner aan te wijzen die de virtuele vergadering in goede banen kan leiden’
Vergaderen met behulp van camera’s kan op verschillende manieren. Gaat het om een vergadering tussen twee vestigingen, dan kan het bedrijf volstaan met twee
74
WWW.WINMAGPRO.NL
Door de beschikbaarheid van breedband in Nederland en HDcamera’s kun je in een uitstekende beeld- en geluidskwaliteit met elkaar communiceren. Gezichtsuitdrukkingen zijn goed zichtbaar en deelnemers kun je prima verstaan. Dat komt de communicatie alleen maar ten goede. Het kan voorkomen dat de kwaliteit in bepaalde gevallen tegenvalt. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat een deelnemer een camera van mindere kwaliteit gebruikt of te kampen heeft met een trage en onbetrouwbare internetverbinding. Ook de kracht van een gebruikte computer kan een
rol spelen. Een trage computer en dito internetverbinding kunnen ervoor zorgen dat beeld en geluid tijdens het videovergaderen niet synchroon lopen. Critici beweren dat videoconferencing nooit een echte vergadering, waar mensen van vlees en bloed bij elkaar in een ruimte zitten, kan vervangen. Natuurlijk hebben ze daarin gelijk. Maar wie de onderstaande dertien tips opvolgt, zal ontdekken dat virtueel vergaderen dicht in de buurt komt van een situatie waarbij alle personen in levende lijve aanwezig zijn. 1
Kies een goed tijdstip
Het tijdstip van een videovergadering is ontzettend belangrijk. Plan een videovergadering bij voorkeur in de ochtend, want dan zijn de deelnemers nog fris en energiek. Aan het einde van de dag zijn de meeste medewerkers moe en nemen ze weinig informatie op. Ook vrijdag is geen goede dag om een virtuele vergadering te plannen, omdat veel medewerkers deze dag een vrije dag opnemen. 2
Stuur een reminder
Gebruik een centraal agendasysteem om deelnemers van de videovergadering uit te nodigen. Medewerkers hebben soms de neiging om een vergadering te vergeten. Stuur daarom een dag voor de videovergadering een reminder. Ook is het slim om een uur of kwartier voor aanvang nog een reminder te sturen. Deelnemers kunnen dan nog even naar het toilet en hebben zo alle tijd om zich gereed te maken voor de videovergadering.