ACHTERGROND
Unified Communications
Grip houden op alle communicatie binnen jouw organisatie Steeds meer bedrijven kiezen voor Unified Communications (UC) en dat betekent een nieuwe manier van werken en communiceren. Waarom kiezen bedrijven voor zo’n oplossing en wat zijn de verwachte voordelen van een UC-oplossing? TEKST MARC BOERSMA
eel bedrijven werken nog met traditionele telefooncentrales die een beperkte functionaliteit hebben. Op het moment dat deze aan vervanging toe is, gaan bedrijven nadenken over een nieuwe oplossing. Vanwege de vele mogelijkheden nemen veel bedrijven dan UC in overweging. Met ingang van 1 september 2019 stopt KPN met het aanbieden van ISDN. Het gaat om de enkelvoudige ISDN1 plus enkelvoudige en meervoudige ISDN2 lijnen Het ISDNnetwerk is verouderd en er zijn inmiddels betere en goedkopere alternatieven beschikbaar. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze noodgedwongen hun oude ISDN-
‘Een goede UCoplossing biedt vanzelfsprekend ook alle functies van een traditionele telefooncentrale' telefooncentrale moeten vervangen door een modernere variant die werkt met de nieuwste technieken. De verwachting is dat met het opheffen van ISDN veel bedrijven zullen overstappen naar een UC-oplossing. Een goede oplossing biedt vanzelfsprekend ook alle functies van een traditionele telefooncentrale, zoals keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelen
46
WWW.WINMAGPRO.NL
en wachtmuziek. Daarnaast biedt UC nog meer features op het gebied van communicatie en integratie.
Wat is Unified Communications?
Van oudsher gebruiken bedrijven meerdere tools en systemen om met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. Dat betekent dat medewerkers meerdere tools moeten beheersen en vaak dezelfde gegevens meerdere keren moeten invoeren. Kies je voor UC, dan hoef je bepaalde applicaties niet meer te gebruiken, want dezelfde functies zijn in de UC-oplossing geïntegreerd. Het betekent dat medewerkers vanuit een centrale omgeving overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit te voeren. Bedrijven die de medewerkers een UComgeving bieden, boeken goede resultaten: een hogere productiviteit, een betere binding met het personeel en een betere relatie met klanten en leveranciers.
Mobiliteit van medewerkers
Medewerkers zijn vandaag de dag veel mobieler. Ze zijn veel onderweg en werken veel vanuit huis. Ook onderweg moeten ze kunnen beschikken over alle tools die ze ook op kantoor hebben. We hebben tegenwoordig de beschikbaarheid over 4G om spraak en data via mobiele netwerken te versturen. Medewerkers beschikken met hun smartphone over een compleet apparaat om te communiceren met het bedrijf, klanten en leveranciers. Een vast toestel is niet meer nodig. Unified Communications betekent dat medewerkers overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit
OPLOSSING HOSTED OF ON-PREMISE? Bedrijven die kiezen voor UC oplossing staan voor de keuze om de benodigde technische infrastructuur op eigen locatie te stationeren of in de cloud te hosten. In de praktijk blijken de meeste bedrijven te kiezen voor de cloudoplossing van de leverancier van de UCoplossing. Het voordeel is dat ze geen investeringen in hardware te hoeven doen. Hardware vereist onderhoud en is na enige tijd weer aan vervanging toe. Door te kiezen voor een cloudoplossing, heb je deze zorgen niet. Daarnaast is alle hardware veilig en vaak redundant in een of meer datacenters geplaatst. Deze datacenters beschikken over goede faciliteiten, zoals noodstroomvoorzieningen en een streng toegangsbeleid, waardoor niet iedereen toegang tot de hardware heeft. Natuurlijk kun je ervoor kiezen om een UC-oplossing in het eigen bedrijf onder te brengen. Het bedrijf heeft dan maximale controle over alle hardware. Natuurlijk moet je wel iemand aanstellen die verantwoordelijk is voor het beheer. Is deze persoon ziek of met vakantie, dan kunnen problemen met de bereikbaarheid van het bedrijf ontstaan als de UC-oplossing storingen krijgt. Hardware veroudert snel en dat betekent dat het bedrijf weer nieuwe investeringen moet doen.