kennismanagement
Van juridische bibliotheek naar bedrijfsbibliotheek
18
de automatisering van het ICJ Het InformatieCentrum
mee bezighoudt. Dat kun-
Justitie (ICJ) onder-
nen heel uiteenlopende
steunt de informatie-
onderwerpen zijn, variërend
voorziening van het
van kansspelen tot terror-
ministerie van Justitie.
isme. Daarnaast is het Be-
De primaire taak van
stuursdepartement een gro-
het ICJ is het onder-
te organisatie waar ook
steunen van het Be-
specialisten werken in di-
stuursdepartement en
verse ondersteunende ta-
daarnaast het gehele
ken. Denk hierbij aan P&O,
ministerie. Van ouds-
facilitaire zaken en ICT. En
her – en de geschiedenis van het ICJ gaat ruim
uiteraard neemt de vraag naar digitale infor-
150 jaar terug – is het een juridische biblio-
matie toe. Om aan al deze eisen te voldoen is er
theek; sinds enige jaren is de focus verbreed
in de afgelopen drie jaar hard gewerkt om de
naar alle onderwerpen waar het ministerie zich
dienstverlening naar een hoger plan te tillen.
Marc Bogman en Ronald Snijder
I
n 2004 verscheen het rapport Op weg naar de BIDOCfunctie van de toekomst: realisatie Informatie Centrum Justitie. Hierin werden een aantal uitgangspunten gedefinieerd: • De primaire processen van Justitie centraal. • Dichter bij de beleidsmedewerker door het aanbieden van informatie. • Proactief opereren van de informatieprofessionals. • Een professionele interne bedrijfsvoering. • Digitaal als mogelijk. In dit artikel beschrijven we hoe we deze laatste punten hebben uitgewerkt in ons bibliotheeksysteem, BIBIS VKS van Square IS. Sinds 2004 hebben we de dienstverlening stap voor stap uitgebreid.
De basis – een nieuwe OPC Het zal niet verrassen: BIBIS werkt met een catalogusmodule
– voor het onderhoud van de gegevens – en een zoekschil, de OPC. Drie jaar geleden werkten we nog met een op maat gemaakte zoekschil, ontwikkeld aan het eind van de jaren ‘90. Bij de ontwikkeling van de zoekschil werd sterk geleund op de wensen van de documentalisten, wat een goede maar complexe OPC opleverde. Voor ‘gewone’ gebruikers was het niet onmiddellijk duidelijk hoe het gebruikt moest worden. De maatwerk-oplossing maakte gebruik van tabbladen die toegang gaven tot twee collecties: de collectie van het ICJ en de gezamenlijke collectie van het Wetenschappelijk Onderzoeksen Documentatiecentrum (WODC) en de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Het WODC is een onderzoeksinstelling dat onderdeel uitmaakt van het ministerie van Justitie, DJI is een ‘agentschap’ dat verantwoordelijk is voor de gevangenissen, jeugdinrichtingen etc. Hoewel de organisaties verschillen, werken de bibliotheken samen. De samenwerking is zo goed dat de collecties zullen worden samengevoegd tot één ‘virtuele bibliotheek’, waarover later meer. Een belangrijk
IK, zesde jaargang, nummer 6, 2007
kamerstukken EU Raadsdocumenten Documentcollectie WODC
juli-dec 2006
jan-mei 2007
kennismanagement
Documentcollectie ICJ
19
0
5000
10.000
15.000
ICJ-gebruik digitale documenten 2006 en 2007.
nadeel van de maatwerk-oplossing was dat het niet mogelijk was om beide collecties tegelijk te doorzoeken. Inmiddels werd door Square een standaard-OPC ontwikkeld, die beter aansloot bij de huidige eisen: meer intuïtief en met functies als een winkelwagen om resultaten in op te slaan, diverse sorteermogelijkheden etc. En hier was het wél mogelijk om door meerdere collecties tegelijk te zoeken: federated search. Dit is een belangrijk voordeel: het is in één oogopslag duidelijk of een document beschikbaar is. Daarnaast was de OPC niet toegankelijk voor alle medewerkers van het Bestuursdepartement. De eerste stap die we namen was dan ook het aanbieden van de nieuwe OPC en deze een prominente plek geven op het intranet. Vanaf nu waren de collecties voor iedereen doorzoekbaar. Dit is niet de enige manier waarop wij onze informatie ter beschikking stellen: het ICJ verzorgt ook geautomatiseerde attenderingen op nieuwe documenten. In 2004 draaiden ongeveer 500 attenderingsprofielen. Dankzij de inspanningen van onze collega’s is dat aantal inmiddels uitgebreid naar bijna 800. Daarnaast publiceren we wekelijks aanwinstenlijsten op het intranet, waarbij we er zorg voor dragen dat alle publicaties via een link direct zijn aan te vragen of geopend kunnen worden.
Uitbreiding – toevoegen van bronnen De volgende stap was uitbreiding: direct toegang geven tot andere bronnen dan de catalogus. Zoals gezegd werkt het ICJ ook voor de ondersteunende diensten binnen het Bestuursdepartement. Echter, expertise op het gebied van management en organisatie hebben we niet in huis. Daarom hebben we ervoor gekozen om niet zelf een collectie op te bouwen, maar deze in te kopen. Hiervoor maakt het ICJ gebruik van het bestand de Vraagbaak. De Vraagbaak wordt samengesteld door informatiespecialisten van De Baak (het opleidingscentrum van VNO-NCW) in samenwerking met diverse partners. Deze databank bevat tijdschriftartikelen op de vakgebieden management, personeel en organisatie. Hiermee was dit gebied in één keer afgedekt.
De technisch meest eenvoudige oplossing is om een link naar de databank te plaatsen op het intranet. Dat heeft wel een belangrijk nadeel: elke bron moet afzonderlijk geopend worden en als het aantal bronnen toeneemt wordt het al snel onoverzichtelijk. Daarom hebben we besloten om de Vraagbaak aan te bieden binnen de OPC. De OPC ging daarmee niet alleen fungeren als een zoekschil op de catalogus, maar kreeg de functie van een portaal. Het is niet bij één externe bron gebleven. Al sinds mensenheugenis – rond 1912 – stelt het ICJ zogenaamde wettenfolio’s samen. Hiermee wordt in één band de complete ontstaansgeschiedenis van een door het ministerie van Justitie ondertekende wet vastgelegd. Bij het totstandkomen van een wet – of een wetswijziging – doorloopt het diverse stappen die allemaal zijn vastgelegd in Kamerstukken. Bundel deze stukken in chronologische volgorde, en de wetsgeschiedenis is vastgelegd. Voor de wetgevingsjuristen van het ministerie zijn dit onmisbare instrumenten, en de folio’s worden dan ook veel gebruikt. Het samenstellen van een wettenfolio is een lastig karwei. De behandeling van een wet kan soms jaren duren, zeker bij ingewikkelde onderwerpen als de Vreemdelingenwet. We zochten dan ook naar manieren om dit minder arbeidsintensief te maken. Daarnaast lag het voor de hand om de informatie ook digitaal toegankelijk te maken. In eerste instantie zochten we de oplossing in het handmatig downloaden van de relevante documenten. De Kamerstukken werden opgeslagen in een directorystructuur die aansloot bij de folio’s: per folio een aparte map. Als alle stukken waren verzameld, konden deze in één keer worden afgedrukt en ingebonden. Via de Contentbrowser van BIBIS was dit toegankelijk: hiermee kon gebladerd en gezocht worden in de verzamelde documenten. Helaas werkte het niet in onze situatie. Het aantal mappen groeide uit tot meer dan 800, gevuld met documenten met – voor buitenstaanders – cryptische namen. Het belang van
IK, zesde jaargang, nummer 6, 2007
kennismanagement
7.0006.000Collectie ICJ/ACVZ
5.000-
EU Raadsdocumenten
4.000-
ICJ tijdschr. art. 3.000-
Collectie WODC/DJI
2.000-
Kamerstukken
1.000-
aug-07
jul-07
jun-07
me-07
apr-07
ma-07
feb-07
jan-07
dec-06
nov-06
okt-06
sep-06
aug-06
20
jul-06
0-
ICJ-gebruik digitale documenten totaal.
metagegevens werd weer eens aangetoond: wat betekenen die mappen, wat zit er in, hoe haal ik eruit wat voor mij van belang is? Daarnaast was het verzamelen van de Kamerstukken nog steeds niet makkelijk. Een andere oplossing was dus nodig. Die hebben we gevonden door het automatisch binnenhalen – spideren – van alle nieuwe Kamerstukken van de site van de Tweede Kamer. De documenten en de metagegevens worden niet toegevoegd aan de catalogus, maar als een aparte collectie opgeslagen. Ook hier geldt weer dat het doorzoekbaar is via de OPC. Dezelfde oplossing werd ook toegepast bij de EU Raadsdocumenten. Binnen het ministerie houden diverse mensen zich bezig met internationale onderwerpen. Voor hen is het extranet van de Europese Commissie een belangrijke bron. Op dit extranet worden stukken gepubliceerd over alle mogelijke onderwerpen, variërend van asiel tot milieu. Er wordt ook veel gepubliceerd, gemiddeld enige tientallen documenten per dag, in verschillende talen. In de oude situatie werden de documenten eerst handmatig gedownload van het EU extranet en daarna aan de hand van onderwerpslijsten naar de betrokken ambtenaren verstuurd. Sinds enige tijd spideren we het EU extranet, waardoor het downloaden is geautomatiseerd. Momenteel zijn we bezig om het handmatig rondsturen van documenten om te zetten naar verzending via attenderingsprofielen. Als laatste bron kan Picarta genoemd worden. Binnen de OPC is een voorziening gemaakt die de zoekvraag rechtstreeks doorstuurt naar Picarta. De gebruiker klikt op de knop en logt daarmee direct in op Picarta en stelt de vraag. Er is een koppeling om een zoekvraag in de OPC in te voeren en deze direct aan Picarta te richten, of eerst te kijken naar het resultaat uit de interne collecties en dan alsnog de zoekvraag te versturen.
Betere diensten, efficiënter werken We hebben ook geprobeerd stappen te zetten in onze dienstverlening en manier van werken. Zo heeft het ICJ – samen met de bibliotheken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Tweede Kamer – een contract afgesloten met de stichting PRO. Dit maakt het mogelijk om artikelen uit vaktijdschriften te digitaliseren en op te nemen in de catalogus.
Dit is een groot succes: in het afgelopen jaar is er ongeveer 45.000 keer een digitaal document geraadpleegd, waarvan 15.000 keer een tijdschriftartikel. Het aanbieden van attenderingen – waarin direct doorgeklikt kan worden naar het document – werkt in onze omgeving erg goed: het is de belangrijkste aanjager van deze cijfers. Om het documenteren van tijdschriftartikelen eenvoudiger te maken, maken we sinds kort gebruik van Attendering.nl. Hiermee importeren we de gegevens van een aantal artikelen uit 60 juridische tijdschriften. Dat betekent dat we dit zelf niet meer hoeven in te voeren en op termijn kunnen we dit gebruiken om een Table of Contents attendering op te zetten. Verder hebben we de mogelijkheid om vanuit Bibis rechtstreeks boeken te bestellen bij Jongbloed Juridische Boekhandel.
De rol van de leverancier Sinds 1999 maakt het ministerie van Justitie gebruik van de bibliotheeksoftware BIBIS VKS. In eerste instantie om de dagelijkse, administratieve, taken uit te voeren en als OPC voor medewerkers. Square IS, de leverancier van BIBIS VKS, heeft de laatste jaren echter een aantal producten ontwikkeld die heel goed aansluiten bij de toekomstplannen van het ministerie. Deze producten zijn hoofdzakelijk bedoeld om informatie uit verschillende, pluriforme bronnen toegankelijk te maken met de OPC. De verschillende bronnen zijn afzonderlijk of federated doorzoekbaar met de OPC. De plannen van ICJ om de collectie mede op te bouwen met externe bronnen kon met deze producten – ook qua techniek – opgelost worden. Vraagbaak van De Baak De informatie van De Baak wordt periodiek (via e-mail) ontvangen als ZIP files die XML data bevatten. Deze ZIP files worden door BIBIS uitgelezen en de XML data wordt toegevoegd aan een afzonderlijke collectie met informatie afkomstig van De Baak Attendering.nl van Recht.nl Het ministerie van Justitie heeft een abonnement op Attendering.nl en ontvangt zo de inhoudsopgaven van vrijwel alle Nederlandse juridische vaktijdschriften. Met de
IK, zesde jaargang, nummer 6, 2007
Vraagbaak
Kamerstukken
EU
kennismanagement
Jongbloed ICJ/ACVZ/RSJ OPC Attendering.nl PiCarta Ministerie van Justitie
WODC/DJI
ICJ-koppelingen BIBIS.
Webindexer van Square wordt de catalogus van Attendering.nl gespiderd. Alle relevante informatie wordt na spidering als XML file geïmporteerd in BIBIS.
titelbeschrijving van het te bestellen materiaal in BIBIS VKS geïmporteerd en klaargezet om definitief besteld te worden.
Omkijken en vooruit plannen EU-Raadsdocumenten De Webindexer zoekt binnen dit databestand met behulp van web robots naar de gewenste informatie. De relevante documenten worden door de Webindexer geoogst en verwerkt in een afzonderlijke collectie. Struikelblok bij deze externe bron was dat de site waar de EU-Raadsdocumenten door de Webindexer gespiderd worden, een paar keer gewijzigd is. Hier-
Feiten en cijfers (juli 2007) • Aantal documenten collectie ICJ/AZVZ/RSJ: 174.000 • Aantal documenten collectie WODC/DJI: 86.000 • Aantal documenten collectie Vraagbaak: 21.000 • Aantal documenten collectie Kamerstukken: 37.000 • Aantal documenten collectie EU Raadsdocumenten: 57.000 • Aantal attenderingsprofielen: 800 • Aantal uitleningen (boeken, folio’s): • Aantal downloads (per collectie)
door hebben we Square IS moeten vragen de software te wijzigen zodat wij weer in staat waren de gewenste informatie te verwerken. Parlementaire publicaties Deze publicaties worden eveneens met de Webindexer van Square IS (in combinatie met web robots) gespiderd en verwerkt in een OPC collectie. Jongbloed koppeling Naast de hulp bij het opsporen van relevante informatie, biedt Square’s LiSCOS koppeling met Jongbloed Juridische Boekhandel, de mogelijkheid de bestellingen bij deze leverancier sneller te verwerken. Na het inloggen op de site van Jongbloed Juridische Boekhandel worden wij herkend als BIBIS VKS gebruiker. Bij de te bestellen titels kunnen we op een BIBIS-button klikken. Hierdoor wordt automatisch een
Binnen het Bestuursdepartement is BIBIS niet alleen uitgegroeid tot een informatieportaal, maar vooral ook tot een platform waarin we samenwerken. Zo maakt het Adviescollege Vreemdelingenzaken (ACVZ) nu ook gebruik van de catalogus; ook de Raad voor de Strafrechtstoepassing en de Jeugdbescherming (RSJ) zal binnenkort meedoen. Daarnaast zijn we gestart met een project om de twee databestanden samen te voegen tot één geheel. Dat is niet eenvoudig: niet alleen de collecties moeten in elkaar geschoven worden, maar van twee afzonderlijke thesauri wordt één nieuwe Justitie-brede thesaurus gemaakt. Naar verwachting is dit voor het eind van het jaar afgerond. Als laatste ontwikkeling kan de samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) niet onvermeld blijven. Er wordt gezocht naar pragmatische oplossingen om ook hier tot één catalogus te komen. En wat verder in de tijd zal de samenwerking alleen maar toenemen. Omkijkend naar de afgelopen drie jaar is er veel bereikt. Het is mogelijk om direct door diverse bronnen te zoeken, het aantal attenderingen is gestegen en we merken dat de beschikbare informatie veel wordt geraadpleegd. Het opbouwen van het portaal ging niet altijd probleemloos, met name het doorzoeken van externe bronnen gaf aanloopproblemen. De standaard software van Square’s ‘Webindexer’ moest aangepast aan de verschillende technieken die de externe bronnen gebruiken. Daarnaast zijn de externe bronnen nogal eens onderhevig aan wijzigingen in de gebruikte technieken. Maar het is zeker de moeite waard geweest. We hebben nu de beschikking over een systeem waarmee wij onze klanten goed kunnen ondersteunen en waar we in de komende jaren meer mee kunnen bereiken. Marc Bogman is sinds 2004 werkzaam bij Square IS als consultant en accountmanager, Ronald Snijder was sinds 2004 tot september 2007 werkzaam bij het ministerie van Justitie als coördinator ICJ. Inmiddels werkt hij voor Amsterdam University Press als projectmanager digitale uitgaven.
IK, zesde jaargang, nummer 6, 2007
21