Ofimatica by Marcelo Sebastian Fuel

LA OFIMATICA

INTRODUCCION

na de las características que definen nuestra sociedad y su evolución en las últimas décadas es la que se refiere a los cambios vertiginosos y constantes que han acontecido en sus ámbitos económicos, políticos, socioculturales, científicos y técnicos; y cómo ello ha incidido en la vida de las personas, los grupos y las organizaciones. Algunas de estas mudanzas vienen determinadas por el gran avance tecnológico y, particularmente por el espectacular desarrollo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación que se han hecho imprescindibles en nuestras vidas, vitales en nuestro desempeño profesional e, incluso, primordiales para nuestras relaciones personales y laborales. La incorporación de las TIC al mundo educativo y, en especial, a los procesos de formación se puede analizar, al menos, desde un doble sentido, como herramientas que facilitarán y mejorarán los propios sistemas de formación (es decir, como recursos para la formación) y como objeto o contenido a aprender). En el ámbito de la educación superior, ambas situaciones son extraordinariamente relevantes tanto para los docentes que han de saber usarlas para optimizar sus procesos de enseñanza como para contribuir a que sus estudiantes las conozcan y aprendan cómo utilizarlas en su rol de alumno y más adelante en su futura actividad profesional. En definitiva las TIC están afectando al qué y cómo se aprende, pero también a lo que se necesita aprender, y para algunos autores incluso podrían propiciar una transformación de las universidades y una redefinición del papel de los docentes y los estudiantes, si a través de su integración estratégica se consigue renovar y mejorar los procesos de enseñanza y aprendizaje.

CONTENIDO 

LA OFIMATICA

1) HISTORIA 1.1) SUITES 2) DEFINICION – OFIMATICA 3) HERRAMIENTAS DE LA OFIMATICA 4) TIPOS DE PROGRAMAS OFIMATICOS 4.1) PROCESADOR DE TEXTO 4.2) HOJA DE CÁLCULO 4.3) BASES DE DATOS 4.4) GESTORES DE CORREO ELECTRONICO 4.5) NAVEGADORES WEB 5) HERRAMIENTAS OFIMATICAS 5.1) WORD 5.2) EXCEL 5.3) ACCESS 5.4) POWER POINT 5.5) OUTLOOK 6) TICS

HISTORIA

a ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran mecánicas. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral. La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

SUITES

na suite ofimática o suite de oficina es una recopilación de aplicaciones, las cuales son utilizadas en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro. Los fabricantes de este tipo de software suelen tener diferentes tipos de herramientas ofimáticas: Procesadores de texto, hojas de cálculo, diseño de presentaciones. Cada fabricante ofrece todos estos productos formando un paquete, denominado ‘Suite’. Adquirir una ‘suite’ ofimática, en vez de productos individuales de diferentes fabricantes, tiene las siguientes ventajas: • Compatibilidad e Integración garantizada: Las herramientas de una ‘suite’ están diseñadas para trabajar juntas y poder utilizar los productos obtenidos por una herramienta en las otras. La compatibilidad entre productos de diferentes fabricantes no está garantizada, al no haber estándares abiertos ampliamente usados. • Reducción del coste de formación: Las herramientas de una suite tienen interfaces de usuario similares en diseño y forma de uso. De esta forma, el conocimiento sobre el uso de una herramienta, ayuda a utilizar las otras. • Menor coste de adquisición: El coste de adquirir la licencia de uso de una suite, es menor que el coste de las licencias de las herramientas de forma individual.

OFIMATICA DEFINICION DE OFIMATICA:

a ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado. Herramientas y procedimientos ofimáticos: * Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto. * Hoja de cálculo * Herramientas de presentación multimedia. * Base de datos. * Utilidades: agendas, calculadoras, etc. * Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. * Herramientas de reconocimiento de voz. * Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, Open Office, etc.

OFIMATICA HERRAMIENTAS DE LA OFIMATICA:

s una recopilaciรณn de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilaciรณn), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es mรกs complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, mรกs caro. Generalmente las suites ofimรกticas, (de oficina).De estas suites, al incluir los programas en estas, no hay un estรกndar sobre los programas a incluir; pero la gran mayorรญa incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cรกlculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa de presentaciรณn, un sistema de gestiรณn de base de datos, herramientas menores de grรกficos y comunicaciones, un gestor de informaciรณn personal (agenda y cliente de correo electrรณnico) y un navegador web.

HERRAMIENTAS DE LA OFIMATICA:

Las herramientas ofimáticas actuales tienen las siguientes características:  Utilizan interfaces de usuario gráficas que proporcionan facilidad de uso gracias al uso de listas desplegables, menús contextuales.  Capacidad de personalización, permiten modificar la interface para adaptarla a las necesidades del usuario. Se puede añadir nueva funcionalidad a través de ‘macros’. Una ‘macro’ es una forma sencilla de programar la herramienta. Puede ser a través de grabar las pulsaciones de unas teclas con comandos, para luego repetirlas, o usar pseudolenguajes de programación fáciles de usar.

 Proporciona mucha ayuda: Las herramientas tienen tantas funcionalidades que se vuelven muy complejas. Para facilitar su aprendizaje y uso disponen de manuales y tutoriales on-line y software de asistencia a usuarios para resolver dudas y problemas.  Son fáciles de usar. El funcionamiento básico de cualquiera de estas herramientas es accesible a casi todos los empleados de una oficina. Desde el inicio de la ofimática, existen una serie de programas ofimáticos básicos (Procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos...). Uno de los principales cambios producidos en las oficinas es la llegada de Internet, esto ha provocado que se hayan añadido dos nuevos tipos de programas de uso frecuente en una oficina: Los navegadores web y los clientes de correo electrónico.

TIPOS DE PROGRAMAS OFIMATICOS:  LOS PROCESADORES DE TEXTO:

on las principales aplicaciones ofimáticas utilizadas. Son aplicaciones que permiten generar documentos de texto de forma fácil, rápida y cómoda. Los procesadores de texto, a diferencia de los simples editores de texto, como el notepad, permiten generar documentos con gran riqueza de formatos y contenidos. Sus principales funcionalidades son, entre otras muchas:

espaciado entre líneas, tabuladores...)

 HOJAS DE CÁLCULO:

as hojas de cálculo son aplicaciones para almacenar y organizar datos y realizar cálculos y análisis sobre estos datos. La información en una hoja de cálculo se organiza en filas y columnas, formando una cuadrícula compuesta de celdas. En cada celda se almacena un dato, que puede ser un texto, un número, una fecha.

Los datos pueden ordenarse, clasificarse y calcular nuevos datos a partir de otros. El cálculo se hace aplicando fórmulas. Al modificar los datos que actúan de operandos, los resultados se actualizan de forma automática.

Las herramientas proporcionan un gran número de fórmulas matemáticas, estadísticas, de tratamiento de texto, etc. predefinidas, y permiten crear nuevas fórmulas. Además permiten representar visualmente los datos almacenados generando gráficos.

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BASES DE DATOS:

as suites ofimáticas suelen contener una herramienta para almacenar y gestionar datos organizados dentro de una base de datos. Estas bases de datos son de prestaciones reducidas, orientadas a entornos domésticos y PYMES. Por ejemplo, Microsoft en la suite Office proporciona la base de datos Access, luego para entornos corporativos ofrece otra base de datos, el SQL Server. Además de almacenar datos, estas herramientas permiten crear aplicaciones simples para gestionarlas. Se crean pantallas utilizando formularios y permiten generar informes con los datos. Otras herramientas ofimáticas clásicas son las herramientas de generación de presentaciones, de maquetación. Con la aparición y popularización de Internet, han aparecido dos nuevas herramientas:

 GESTORES DE CORREO ELECTRONICO:

on programas que permiten editar, enviar y recibir correos electrónicos y gestionar el correo electrónico: ordenarlo, filtrar el no deseado. Los gestores de correo electrónico actúan como clientes de un servidor de correo. Se comunican con el servidor utilizando los protocolos estándares como SMTP, para enviar correos y POP3 o IMAP2 para solicitar el correo recibido. A los gestores de correo se les ha añadido otras funcionalidades, como agenda personal y el planificador de tareas, pues el correo electrónico es uno de los principales medios de contacto y colaboración dentro de una oficina. Actualmente, la tendencia es que los gestores de correo se implementan como aplicaciones web dentro de la Intranet corporativa de la organización y no como una aplicación ofimática. El motivo es que así se reduce el esfuerzo de mantenimiento y administración por parte del departamento de informática.

 NAVEGADORES WEB:

l servicio de WWW (World Wide Web) se ha convertido en uno de los principales medios de acceso a información y servicios de una oficina. Muchos usuarios tienen que acceder a páginas web para su trabajo diario, por ejemplo, consultar los precios de proveedores. El servicio WWW se basa en mostrar páginas de hipertexto, escritas en lenguaje html (xhtml actualmente). El hipertexto es un documento que contiene información multimedia: textos, imágenes, vídeos... y permite tener enlaces hacia otras páginas de hipertexto. A las páginas html, se le han añadido otros lenguajes, para dotar a las web de mayor funcionalidad.Dado el éxito del servicio WWW, las organizaciones han adoptado el servicio www como medio de comunicación con sus empleados y como medio de acceso a la información y servicios que necesitan en su trabajo. Han aparecido tecnologías que permiten proporcionar aplicaciones utilizar el navegador web como interficie de usuario de aplicaciones de gestión. Se conocen como “aplicaciones web”. El éxito del navegador web es tal, que los sistemas operativos incorporan por defecto uno como mínimo. El principal navegador es el explorer de Microsoft, 70% del mercado, seguido de los navegadores basados en el motor Mozilla (Firefox, Netscape...). El principal inconveniente de los navegadores es que ninguno cumple al 100% los estándares webs, por lo que pueden surgir incompatibilidades. Especialmente en el uso de JavaScript, capas en html.

HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: 

WORD

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EXCEL

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ACCESS

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POWER POINT

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OUTLOOK

WORD:

ord es software que permite crear documentos en un equipo. Puede usar Word para crear textos con una buena apariencia mediante fotografías o ilustraciones multicolores como imágenes o como fondo, y agregar figuras como mapas y tablas. Además, Word proporciona diversas características de ayuda para la creación de texto, de modo que pueda completar documentos profesionales, como artículos o informes, con facilidad. También puede imprimir direcciones de tarjetas postales o sobres. Word forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para la administración de correo electrónico.

Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Si lo que usted desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario; ésta es su aplicación soñada. También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.

EXCEL:

xcel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples. Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.

Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades... también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc… y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

ACCESS:

icrosoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: • Evitan la redundancia. • Evitan la inconsistencia. • Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos. • Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. • Se mantiene la integridad entre los datos

Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.

POWER POINT:

owerPoint es software que le permite crear materiales que se pueden utilizar en un proyector. El uso de este material para anunciar un informe o una propuesta se denomina presentación.

Al usar PowerPoint, puede crear pantallas que incorporan efectivamente texto y fotos, ilustraciones, dibujos, tablas, gráficos y películas, y pasar de una diapositiva a otra como en una presentación con diapositivas. Puede animar texto e ilustraciones en la pantalla usando la característica de animación, así como agregar una narración y efectos de sonido. También, puede imprimir materiales y distribuirlos mientras realiza la presentación.

PowerPoint es una parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculos, presentaciones y administrar correo electrónico.

Utilidad ideal para realizar PRESENTACIONES, una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono.

OUTLOOK:

utlook es un software que no solo le permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos, como amigos y socios empresariales. Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet. Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más. Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte. Ventajas competitivas, inversión inteligente, estrategias de mercado, marketing, gestión de clientes, controles de stock, eficiencia de procesos, evalúo de productividad, administración, contabilidad… la lista es interminable. Todas preocupaciones de empresarios y funcionarios.

TICS

as tecnologías de la información y la comunicación agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones, principalmente de informática, internet y telecomunicaciones. Por extensión, designan el sector de actividad económica. "Las tecnologías de la información y la comunicación no son ninguna panacea ni fórmula mágica, pero pueden mejorar la vida de todos los habitantes del planeta. Se disponen de herramientas para llegar a los Objetivos de Desarrollo del Milenio, de instrumentos que harán avanzar la causa de la libertad y la democracia, y de los medios necesarios para propagar los conocimientos y facilitar la comprensión mutua. El uso de las tecnologías de información y comunicación entre los habitantes de una población, ayuda a disminuir en un momento determinado la brecha digital existente en dicha localidad, ya que aumentaría el conglomerado de usuarios que utilizan las TIC como medio tecnológico para el desarrollo de sus actividades y por eso se reduce el conjunto de personas que no las utilizan.

Las TIC nos ofrecen la posibilidad de realizar unas funciones que facilitan nuestros trabajos tales: - Fácil acceso a todo tipo de información, sobre cualquier tema y en cualquier formato (textual, icónico, sonoro), especialmente a través de la televisión e Internet pero también mediante el acceso a las numerosas colecciones de discos en soporte CD-ROM y DVD. La información es la materia prima que necesitamos para crear conocimientos con los que afrontar las problemáticas que se nos van presentando cada día en el trabajo, en el ámbito doméstico, al reflexionar. - Instrumentos para todo tipo de proceso de datos. Los sistemas informáticos, integrados por ordenadores, periféricos y programas, nos permiten realizar cualquier tipo de proceso de datos de manera rápida y fiable: escritura y copia de textos, cálculos, creación de bases de datos, tratamiento de imágenes... Para ello disponemos de programas especializados. - Canales de comunicación inmediata, sincrónica y asíncrona, para difundir información y contactar con cualquier persona o institución del mundo mediante la edición y difusión de información en formato web, el correo electrónico, los servicios de mensajería inmediata, los fórums telemáticos, las videoconferencias, los blogs y las wiki... Almacenamiento de grandes cantidades de información en pequeños soportes de fácil transporte (pendrives, discos duros portátiles, tarjetas de memoria...) - Automatización de tareas, mediante la programación de las actividades que

queremos que realicen los ordenadores, que constituyen el cerebro y el corazón de todas las TIC. Ésta es una de las características esenciales de los ordenadores, que en definitiva son "máquinas que procesan automáticamente la información siguiendo las instrucciones de unos programas". - Interactividad. - Homogeneización de los códigos empleados para el registro de la información mediante la digitalización de todo tipo de información - Instrumento cognitivo que potencia nuestras capacidades mentales y permite el desarrollo de nuevas maneras de pensar. De todos los elementos que integran las TIC, sin duda el más poderoso y revolucionario es Internet, que nos abre las puertas de una nueva era, la Era Internet, en la que se ubica la actual Sociedad de la Información. Internet nos proporciona un tercer mundo en el que podemos hacer casi todo lo que hacemos en el mundo real y además nos permite desarrollar nuevas actividades.