Departamento de Informática
Power Point 2007 Prof. Marcela Pesce
3º Año
Descripción general
La cinta de opciones El área de cambio más notable se encuentra en la parte superior de la ventana de PowerPoint. En lugar de los menús y las barras de herramientas que solía ver, hay una gran banda que cruza la pantalla con numerosos comandos muy útiles y organizados en grupos. Esta banda se llama cinta de opciones y ahora es su centro de control para la creación de una presentación. Los usuarios que utilizan PowerPoint muestran una preferencia por determinados comandos, y los utilizan una y otra vez. Para reflejar y apoyar esto, hemos hecho que estos comandos sean los más destacados, los primeros que ve. El objetivo es que sean visibles de modo que no tenga que buscarlos en menús o barras de herramientas que no están en pantalla. Este conjunto de comandos más utilizados se extiende por el primer nivel, o ficha, de la cinta de opciones, llamada ficha Página principal. Mostrados en forma de botones, estos comandos sirven para tareas frecuentes, incluidos copiar y pegar, agregar diapositivas, cambiar el diseño de diapositivas, dar formato y colocar texto, y buscar y reemplazar texto. Hay otras fichas en la cinta de opciones. Cada ficha está dedicada a un tipo de trabajo que realiza al crear una presentación. Los botones de cada ficha están organizados en grupos lógicos. Los botones más populares de cada grupo son los más grandes. Incluso los comandos nuevos que han solicitado los clientes pero que no se habían descubierto en versiones anteriores están ahora mucho más visibles. La cinta de opciones está constituida por varias fichas. Además de la ficha Página principal, existen las siguientes fichas:
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Ficha Insertar Aquí están todos los elementos que puede colocar en una diapositiva, desde tablas, imágenes, diagramas, gráficos y cuadros de texto hasta sonidos, hipervínculos, encabezados y pies de página. Ficha Diseño Elija una vista completa para las diapositivas que incluya diseño de fondo, fuentes y combinaciones de colores. A continuación, personalice esta apariencia. Ficha Animaciones Aquí están todos los efectos de animación. Las animaciones básicas para listas o gráficos son las más fáciles de agregar. Ficha Presentación con diapositivas Seleccione un color de pluma o determinada diapositiva para comenzar. Grabe la narración, desplácese por la presentación y efectúe otras acciones preparatorias. Ficha Revisar Busque aquí el corrector ortográfico y el servicio Referencia. Solicite a su equipo que use anotaciones para revisar la presentación y revise luego estos comentarios. Ficha Vista Cambie rápidamente a la vista Página de notas, active las líneas de cuadrícula u organice todas las presentaciones abiertas en la ventana. Observará fichas con colores exclusivos que aparecen y desaparecen de la cinta de opciones mientras está trabajando. Son fichas contextuales que contienen herramientas de formato especiales como imágenes y gráficos. Posteriormente, obtendrá más información sobre esto.
Mostrar las galerías
Algunos tipos de efectos de transición aparecen en la cinta de opciones. Para ver más efectos, haga clic en el botón Más.
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Aparece la galería completa de efectos de transición. Elija cualquier efecto para verlo en la vista previa y haga clic para aplicarlo. Cuando PowerPoint presenta varias opciones para hacer algo, como estilos para una forma, o tipos de WordArt o efectos de animación, algunas opciones aparecen en la cinta de opciones. Para ver la galería completa de opciones, haga clic en la flecha Más, tal como se muestra en la imagen. Elegir una vista previa Al dejar el puntero del mouse (ratón) en una miniatura de galería (desplazarse por ella), verá qué aspecto tendrá la forma o el efecto de animación cuando se aplique. Si no le gusta, no habrá nada que deshacer. Sólo deberá desplazarse por otras miniaturas y hacer clic en la que desee aplicar.
Usar opciones avanzadas
Cuando no vea la opción que desea en un grupo, como el grupo Fuente que se muestra aquí, haga clic en la flecha de la esquina. Se abre un cuadro de diálogo con más opciones para elegir. Evidentemente, hay más comandos y opciones que los que caben en un grupo. Sólo se muestran los comandos más utilizados. Si desea uno que se utiliza con menor frecuencia, haga clic en la flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior de un grupo. Aparecen más opciones. Por ejemplo, en el grupo Fuente de la ficha Página principal, encontrará los botones de formato habituales para el tipo y el tamaño de fuente, negrita, cursiva, color, etc. Si desea otro tipo de formato, como superíndice, haga clic en la flecha de este grupo para ver el cuadro de diálogo Fuente. La flecha aparece en el grupo cuando realiza un trabajo en la diapositiva que pueda requerir comandos en dicho grupo. Por ejemplo, al hacer clic en un marcador de
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posición de texto en la diapositiva, la flecha aparece en cada grupo de la ficha Página principal que tiene comandos relativos al trabajo con texto. Sugerencia: reducir el tamaño de la cinta de opciones Si desea más espacio en la ventana, puede obtenerlo ocultando temporalmente los comandos de la cinta de opciones. La barra de herramientas de acceso rápido
Cuando trabaja en una presentación, realiza algunas acciones que son generales o repetitivas, y que no tienen que ver con una fase en particular del proceso, como guardar el archivo o deshacer algo que no deseaba hacer. Para esto, use la Barra de herramientas de acceso rápido. Es el pequeño grupo de botones de la izquierda, encima de la cinta de opciones. Contiene los comandos Guardar, Deshacer y Repetir o Rehacer. Cambiar de vista
Los botones de vista siguen siendo los mismos que antes. Únicamente han cambiado de posición en la ventana. Arrastre el control deslizante del zoom para ampliar o reducir la vista de la diapositiva. Haciendo clic en los botones menos (-) y más (+) se obtiene el mismo resultado. Haga clic en este botón para reajustar la diapositiva a la ventana después de aplicar un zoom. Cuando deba cambiar de vista a menudo en PowerPoint, siempre lo ha hecho fácilmente mediante el uso de botones. Esto no ha cambiado. Los botones para las vistas Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación con diapositivas siguen aquí, sólo que se han desplazado de la parte inferior izquierda de la ventana a la parte inferior derecha.
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Forman parte de una nueva barra de herramientas que incluye un control deslizante del zoom y un botón que reajusta la diapositiva a la ventana después de efectuar un zoom para ampliar o reducir. Recuerde También hay una ficha Vista y tiene toda la colección de vistas: vista Página de notas, vista Patrón, una lista de otras presentaciones abiertas, etc.
Iniciar una nueva presentación
Para iniciar una nueva presentación: Haga clic en el botón de Microsoft Office. Haga clic en Nuevo en el menú que se abre. Elija una opción en la ventana Nueva presentación (aquí sólo se muestra un fragmento de ella). Para iniciar una nueva presentación, haga clic en el botón Microsoft Office en Nuevo.
y luego
En la ventana Nueva presentación, empiece con una diapositiva en blanco, o base la presentación en una plantilla o una presentación existente. Nuevo formato de archivo PowerPoint 2007 guarda los archivos nuevos en un nuevo formato. Puede abrir sin problemas antiguas presentaciones y guardarlas en el nuevo formato. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de la presentación entre PowerPoint 2007 y versiones anteriores de PowerPoint.
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Elegir un tema Para que pueda ver cómo va a aparecer todo el contenido, elija un tema para la presentación desde el principio. De este modo verá qué apariencia tendrán los colores del tema en algunos elementos que agregue, como gráficos o tablas. Un tema proporciona la apariencia y el funcionamiento, en términos de diseño de diapositivas, de la presentación. Aplica el diseño de fondo, el diseño de marcadores de posición, los colores y estilos de fuentes a diapositivas y elementos de diapositivas. La ficha Diseño es el lugar indicado para los temas. Una galería como la de las plantillas de diseño que puede haber utilizado en versiones anteriores de PowerPoint aparece aquí en Temas. Cada tema tiene un nombre, que se muestra en la información en pantalla. Cuando deja el puntero en la miniatura de un tema, el tema aparece en una vista previa temporal en la diapositiva actual. Puede ver el efecto del tema antes de aplicarlo, lo que le ahorra el paso de deshacerlo si no le gusta. Al desplazar el puntero fuera de la miniatura, termina la vista previa. Haga clic en la flecha de la derecha del grupo Temas para obtener más opciones e información, como los temas (ya que puede utilizar más de uno) que se usan en la presentación, y vínculos a otros temas en Office Online, por ejemplo. Adaptar el tema
Use las galerías Colores, Fuentes y Efectos, que se encuentran en la ficha Diseño. Vea otros Estilos de fondo. Las opciones utilizan colores del tema. Elija una miniatura para obtener una vista previa de otro fondo. Para aplicar su propio fondo, como una fotografía, haga clic en Formato del fondo. El tema que elige es un diseño completo. La ficha Diseño tiene otras galerías en caso de que desee modificar el tema.
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Cada una proporciona una vista previa en la diapositiva al dejar el puntero del mouse (ratón) sobre las opciones de la galería.
Colores Hay un conjunto de colores para cada tema disponible; puede seleccionar los colores de su tema y modificar cualquiera de ellos. Fuentes Haga clic en cualquier ejemplo de la galería Fuentes para aplicarlo a las diapositivas. Cada una incluye una fuente para el texto del título y otra para el texto del cuerpo. Efectos Existe una serie de efectos visuales para formas, como resplandores, bordes suaves o una apariencia tridimensional (3D). Estilos de fondo Cambie ligeramente el fondo del tema a la vez que conserva el mismo conjunto de colores del tema. En la imagen se muestran unos ejemplos.
Agregar diapositivas y elegir diseños
Elija un diseño cuando agrega una nueva diapositiva. En la ficha Inicio, haga clic en Agregar diapositiva, debajo del icono de diapositiva. Haga clic en un diseño para insertar una diapositiva con ese diseño. Se puede elegir un diseño antes de insertar una diapositiva. Para ello, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de diapositiva en la ficha Inicio. Se muestran las opciones de diseño. Los diseños de PowerPoint 2007 son más robustos que antes. Varios de ellos incluyen marcadores de posición de "contenido", que puede utilizar para el texto o para los
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gráficos. Un ejemplo es el diseño Título y objetos. En el medio de su único marcador de posición, incluye este conjunto de iconos:
Haga clic en cualquiera de los iconos para insertar el tipo de contenido: una tabla, un gráfico, un gráfico SmartArt, una imagen de un archivo, una imagen prediseñada o un archivo de vídeo. También puede omitir los iconos y escribir texto, ya que este diseño también lo admite.
Insertar una imagen
Para insertar una de sus propias imágenes, haga clic en el icono Insertar imagen del archivo. Para insertar una imagen prediseñada, haga clic en el icono Imagen prediseñada. La imagen se colocará dentro del borde del marcador de posición. Una vez insertada la imagen, ¿cómo cambiarla de tamaño o aplicarle un efecto especial? En primer lugar, seleccione la imagen en la diapositiva. Las Herramientas de imagen aparecen en la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Formato y utilice los botones y opciones disponibles para trabajar con la imagen. Puede asignar bordes cuadrados o redondos, aplicar una sombra o un resplandor, agregar un borde de color, cortar la imagen, cambiarla de tamaño, etc. Es práctico insertar una imagen desde la propia dispositiva. Es un método especialmente adecuado si tiene más de un marcador de posición en la diapositiva
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porque, al insertarla mediante los iconos de diapositivas, la imagen se incluye en el mismo marcador de posición. (Si desea insertar una imagen con los iconos de diapositivas pero no dispone del tipo correcto de marcador de posición, es fácil cambiar el diseño). No se olvide de la ficha Insertar Puede utilizar también la ficha Insertar para insertar una imagen, así como muchos otros elementos de las diapositivas. La única diferencia en el uso de este método es que a veces PowerPoint debe adivinar en qué marcador de posición desea incluir la imagen. Insertar un organigrama
Trabajar con un nuevo organigrama. El organigrama adopta los colores del tema aplicado. Aparece un panel de texto junto al gráfico, donde puede escribir el texto. El texto que escriba en el panel de texto se asigna a las formas de gráficos y aparece en el gráfico al escribirlo. Tal como se ha explicado anteriormente, puede insertar una imagen y otros gráficos mediante iconos en el diseño Título y objetos. Entre éstos se incluye un icono para gráficos SmartArt, que ofrecen diseños de organigramas así como otros diseños para diagramas en PowerPoint 2007. Al hacer clic en el icono Gráfico SmartArt:
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verá una galería completa de diseños gráficos disponibles. Los organigramas y otros gráficos tienen ahora un panel de texto en el que puede escribir el texto del gráfico y trabajar con él fuera de las formas del gráfico. Este panel le resultará muy práctico si prefiere no escribir directamente en el gráfico. Asimismo, ya puede trabajar en sentido inverso: convertir una lista con viñetas existente de una diapositiva en un gráfico mediante el botón Convertir a SmartArt de la ficha
Inicio.
Busque SmartArt en la ficha Insertar, en caso de que prefiera insertar un diagrama de esta manera.
También puede insertar tablas y gráficos desde esta ficha. Aplicar una animación sencilla
Para aplicar una animación simple al organigrama, vaya a la ficha Animaciones. Con el gráfico seleccionado, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Animar para obtener la lista de efectos, que incluye Desvanecer, Barrido y Desplazar hacia arriba. Seleccione una opción para la presentación de los elementos del organigrama en la diapositiva. Pueden desvanecerse uno por uno, rama por rama, nivel por nivel o forma por forma.
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Cuando elija una opción, PowerPoint muestra una vista previa del efecto de animación en la diapositiva. La imagen incluida a continuación contiene una forma que se está desvaneciendo. Si desea definir animaciones más complejas o cambiar la velocidad de la animación que acaba de aplicar, haga clic en Animación personalizada. Aquí encontrará también los efectos de transición para las diapositivas. Algunos ejemplos de estos efectos son un modelo de cuadros bicolores o un barrido que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente.
Un nuevo formato de archivo
PowerPoint tiene un nuevo formato de archivo. Descubra cómo este nuevo formato afecta al uso compartido de presentaciones. Uno de los grandes cambios en PowerPoint 2007 es su nuevo formato de archivo. ¿Qué supone esto para usted? En primer lugar, el nuevo formato presenta varias ventajas, incluido un tamaño de archivo reducido y mayor seguridad de información para las presentaciones. No tendrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint 2007. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de presentaciones entre PowerPoint 2007 y las versiones anteriores.
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Sepa cómo pueden abrir una presentación de PowerPoint 2007 las personas que no disponen de PowerPoint 2007 y trabajar de la forma habitual. ¿Qué sucede con la conversión de antiguas presentaciones al nuevo formato? A continuación, aparecen los detalles fundamentales.
Ventajas del nuevo formato
El formato constituye uno de los nuevos formatos XML abiertos de Office. Se basa en el lenguaje de programación XML (Lenguaje de marcado extensible). No es necesario que entienda el lenguaje XML, que se desarrolla en segundo plano. Sepa sólo que el nuevo formato proporciona mejoras a PowerPoint. Éstas son sus principales ventajas: Presentaciones más seguras Las presentaciones que contienen código no deseado, macros o controles son más fáciles de identificar y bloquear. Menor tamaño de archivo
Las presentaciones se comprimen automáticamente.
Seguridad de información mejorada confidencial.
Es más fácil eliminar información empresarial
Recuperación mejorada de archivos dañados aunque parte de él esté dañado. Integración más fácil otros programas.
Se puede abrir un archivo incluso
Se puede compartir el contenido de la presentación y abrirlo en
Cuál es el aspecto del nuevo formato de archivo Colegio Macnab Bernal
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PowerPoint guardará automáticamente una nueva presentación en el nuevo formato. Puede ver en qué formato se va a guardar un archivo examinando el cuadro de diálogo Guardar como. (Haga clic en el botón de Microsoft Office en Guardar como).
y, en el menú, haga clic
En el cuadro de diálogo Guardar como, examine el cuadro Guardar como tipo: el nuevo formato de archivo aparece ahí de forma predeterminada. Se denomina Presentación de PowerPoint. (En versiones anteriores, se llamaba Presentación). Nota Si tiene configurado Microsoft Windows para que muestre las extensiones de nombres de archivo (las letras del nombre de archivo detrás del punto), verá igualmente la extensión del nombre de archivo para el tipo de archivo, de esta forma: Presentación de PowerPoint (*.pptx). La "x" final indica que es un archivo de PowerPoint 2007. El nombre de la presentación guardada en el nuevo formato, incluida la extensión de archivo, sería algo similar a Informe anual.pptx.
Abrir una presentación de PowerPoint 2007 en una versión anterior de PowerPoint
En este mensaje se solicita que descargue un convertidor que le permita abrir un archivo de PowerPoint 2007 en versiones anteriores de PowerPoint. Acaba de guardar una presentación en el nuevo formato. No obstante, su compañera, que necesita trabajar con él, utiliza una versión anterior de PowerPoint. ¿Podrá abrir ella el archivo de PowerPoint 2007? Sí. Supongamos que su compañera trabaja con PowerPoint 2000. Cuando hace clic en la presentación para abrirla, si su instalación de Office 2000 incluye los últimos Service
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Packs y actualizaciones, se le preguntará si desea descargar un convertidor que le permita abrir la presentación.
La presentación que ella ve puede no aparecer exactamente como la que usted ha creado si contiene características de PowerPoint 2007 que su compañera no tiene. Pero podrá abrirla, editarla y guardarla en el formato de PowerPoint 2007.
Abrir y guardar presentaciones existentes
En el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad se indican las características que resultarán afectadas si guarda en un formato antiguo. Haga clic en los vínculos de Ayuda para obtener definiciones de los mensajes Resumen. ¿Qué pasa con todas las presentaciones creadas en versiones anteriores de PowerPoint que tiene? No habrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint 2007. Lo que necesita decidir es saber si va a mantener la presentación en el formato original o la va a guardar en el nuevo formato.
PowerPoint 2007 le ayuda a tomar una decisión de la manera siguiente. Comprobar la compatibilidad
PowerPoint 2007 reconoce el antiguo formato de la presentación al abrirla. En segundo plano, toma nota de todo lo que agrega al archivo, como un nuevo y brillante diagrama, que es posible que no funcione exactamente igual que en el antiguo formato. A continuación, al hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad. El comprobador detalla lo que sucede con los Colegio Macnab Bernal
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elementos de PowerPoint 2007 si guarda el archivo en su formato original, Presentación de PowerPoint 97-2003 (.ppt). (La imagen muestra esto.) Puede cancelar el comprobador y seleccionar el nuevo formato en el cuadro de diálogo Guardar como. También puede elegir continuar y guardar en el antiguo formato. Veremos más detalles sobre esta elección en la sección siguiente.
Guardar en el formato antiguo
Gráfico SmartArt en PowerPoint 2007: una capacidad de edición completa significa que puede seleccionar formas individuales para modificarlas y utilizar todas las herramientas de SmartArt. Gráfico SmartArt guardado en una versión anterior: sólo puede seleccionarlo en su totalidad y realizar acciones como agregar un color de relleno o reajustarlo. También se pueden perder algunos de los efectos, como el resplandor o el biselado. Ha guardado en el antiguo formato por si alguien necesitaba trabajar en el archivo y no disponía de PowerPoint 2007 ni del Paquete de compatibilidad para abrir los archivos de PowerPoint 2007. El Comprobador de compatibilidad, en el ejemplo anterior, indica que un nuevo gráfico se convierte en un objeto, como una imagen, y no es por lo tanto modificable, si la presentación se guarda en el antiguo formato. La persona que abra este archivo en PowerPoint 2003 verá el gráfico de PowerPoint 2007 con la mayor fidelidad visual posible. No podrá editar formas individuales en el gráfico. Podrá agregar un color de relleno detrás del gráfico o aplicar otros comandos
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de tipo imagen y ajustarlo. No obstante, no podrá trabajar en ninguna de sus partes para cambiar el diseño, el texto, el estilo de la forma, etc. "Ida y vuelta" Si la persona que trabaja en una versión anterior de PowerPoint no modifica fundamentalmente el gráfico, éste conservará sus propiedades de PowerPoint 2007. De forma que cuando se abra de nuevo en PowerPoint 2007, será totalmente modificable. Si se han realizado algunos cambios en el gráfico en la versión anterior, como una decoloración de imagen, entonces se convierte en un objeto y no será modificable cuando se vuelva a abrir en PowerPoint 2007.
Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones
Logotipo de WordArt creado en PowerPoint 2003. El mismo logotipo abierto en PowerPoint 2007: aparece realzado. Es posible que experimente lo siguiente: abre una antigua presentación en PowerPoint 2007, no agrega funciones de PowerPoint 2007 y, cuando intenta guardarla, aparece el Comprobador de compatibilidad. Le indica que no se podrá modificar una función de PowerPoint 2007 si guarda en el antiguo formato. Esto sucede porque algunos tipos de formato y elementos se actualizan automáticamente mediante PowerPoint 2007 de forma que parecen tan buenos como los pueda hacer PowerPoint. Un ejemplo es WordArt. Si la antigua presentación tiene WordArt, éste se actualiza de modo que utiliza los últimos efectos, nuevos en PowerPoint 2007. Lo mismo se aplica a los efectos 3D y las sombras.
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Si guarda un archivo que se haya actualizado de esta forma en el antiguo formato, ya no será modificable como objeto WordArt sino que se convertirá en una imagen. Al igual que el gráfico del ejemplo anterior, no obstante, si no se modifica WordArt en la versión anterior de PowerPoint, se podrá editar totalmente cuando se vuelva a abrir el archivo en PowerPoint 2007
Comando Convertir para una conversión rápida
Con la presentación abierta, haga clic en Convertir para guardarla en el nuevo formato de archivo. Aparece un mensaje en el que se indica lo que va a hacer el comando Convertir. Haga clic en Aceptar para ejecutar el comando. Un modo de guardar una antigua presentación en el nuevo formato es aplicar el comando Convertir en PowerPoint 2007. El efecto es que PowerPoint hace una sustitución "in situ" del antiguo archivo de presentación, convirtiéndolo al nuevo formato. El archivo ya no existirá en el antiguo formato. Para usar el comando, abra la presentación, haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Convertir.
Fuente www.microsoft.com/argentina
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