Colegio MacNab Bernal
Access 2007 Prof. Marcela Pesce
5º Año
Ventajas de utilizar una base de datos Una base de datos es algo más que una mera lista o tabla. Le permite controlar de verdad los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir a que la entrada de datos sea más eficaz y precisa.
En lugar de un conjunto de listas Imagine que un socio del club, que aparece en varias listas, cambia de dirección de correo electrónico por segunda vez este año. Al tener un conjunto de listas, tendría que cambiar esa información en todos los lugares que aparezca. Con una base de datos bien estructurada, sólo sería necesario cambiarla una vez, ya que la base de datos se ocuparía del resto. Si trabaja sólo con 10 elementos, seguramente desee crear una lista sencilla, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, o una lista con viñetas o una tabla de Microsoft Word. Si los datos son más complejos o cambian con frecuencia, sacaría más provecho con una base de datos de Access.
Familiarizarse con las relaciones
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Access crea bases de datos relacionales , es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de las maneras que se especifique. Aunque la base de datos de un club almacene por separado la información de contacto de sus socios y sus listas de voluntarios, sus datos de planes de vacaciones, se puede extraer y unir toda esta información siempre que se desee. Por tanto, se podría imprimir rápidamente una lista con los voluntarios que se han ofrecido a reciclar periódicos este sábado junto con sus direcciones y números de teléfono actualizados. Los dos conjuntos de datos son relacionales, por lo que la información que se encuentra en un conjunto de datos, como el nombre Nancy Davolio en la lista de reciclaje, está asociada a la información correspondiente del otro conjunto de datos, o la reconoce, como los datos de contacto de Nancy Davolio. Para sacar el mayor partido de una base de datos, puede configurar las tablas de datos de manera que reflejen los asuntos y las tareas asociados a los mismos. Al diseñar la base de datos, tenga en cuenta las situaciones en las que la gente va a especificar datos, buscar datos o generar informes de datos. Un poco de previsión puede valer de mucho.
Cómo se estructura una base de datos
Las bases de datos de Access están formadas por objetos:
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Las tablas almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una o mĂĄs tablas. Las consultas recuperan y procesan los datos. Pueden combinar datos de distintas tablas, actualizar los datos y realizar cĂĄlculos con ĂŠstos. Los formularios controlan la entrada de datos y las vistas de datos. Proporcionan indicaciones visuales que simplifican el trabajo con los datos. Los informes resumen e imprimen los datos. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.
Uso de tablas para los datos
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Ilustración 1 La fila que contiene información acerca de United Package es un registro. Ilustración 2 La columna que contiene números de teléfono es un campo. Las tablas almacenan datos, por lo que son los pilares esenciales de cualquier base de datos. Una base de datos debería tener una tabla distinta para cada asunto principal, como registros de empleados, pedidos de clientes, métodos de entrega o proveedores. No deben duplicarse los datos en varias tablas. Esto es un error común fácil de evitar si se estructuran bien las tablas. Cada tabla contiene filas, denominadas registros y columnas, denominadas campos. Un registro es un conjunto de hechos acerca de una persona, evento o CD concreto, u otro elemento de interés. Por ejemplo, Nancy Davolio y los detalles de su puesto de trabajo constituyen un registro en una tabla Empleados. Speedy Express y su información de contacto son un registro en la base de datos Transportistas. Un campo es una sola clase de hecho que se puede aplicar a cada persona, evento o registro. Por ejemplo, Código postal puede ser un campo de una tabla Empleados. Teléfono puede ser un campo de una tabla Transportistas.
Campos de datos
Puede cambiar el nombre de un campo si no es lo suficientemente descriptivo. El tipo de datos de un campo limita y describe la clase de información que se puede especificar en él, como Número o Moneda.
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Para cada registro de la tabla se utiliza un identificador único, denominado clave principal. Las propiedades de campo son un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre los datos. Los campos de la base de datos tienen valores que determinan el tipo de datos que pueden almacenar, cómo se muestran los datos y qué se puede hacer con ellos. Por ejemplo, puede utilizar los valores de campo para asegurarse de que todos los usuarios especifican las fechas de entrega con dos números para el mes, dos números para el día, cuatro números para el año, separados por barras diagonales: 03/09/2008. También puede hacer que la fecha de entrega sea al menos dos días posterior a la fecha de entrada. Un valor importante para los campos es el tipo de datos, que incluye número, texto, moneda (dinero) y fecha/hora (que se muestran como un solo tipo en Access). El tipo de datos limita y describe la clase de información del campo. También determina las acciones que se pueden realizar en el campo y cuánta memoria utilizan los datos. Los campos también tienen propiedades que controlan los detalles de la información que contienen, incluida la longitud de caracteres, un valor predeterminado y una regla de validación que comprueba que los datos satisfacen ciertos criterios. Las propiedades simplifican la entrada y administración de los datos.
Cada registro es único
Posiblemente haya oído alguna vez que no hay dos cosas idénticas. Esta característica es aplicable también a los registros de una base de datos bien estructurada. Cada uno de los registros de cada tabla debe ser único, es decir, no puede haber dos registros idénticos acerca de Nancy Davolio en la misma base de datos. ¿Pero qué sucede si hay dos empleados cuyo nombre es Nancy Davolio?
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Para distinguir un registro de otro, las tablas pueden incluir un campo de clave principal . La clave principal es un identificador, como un número de pieza, un código de producto o el id. de un empleado, que es único para cada registro. La clave principal debe ser una información que no cambie con frecuencia. Si lo desea, Access puede asignar una clave principal numérica que aumente en 1 cada vez que se agregue un registro a una tabla. Este número seguirá estando asociado al registro aunque se agreguen o eliminen los registros anteriores en la base de datos. Si la clave principal es un número la base de datos puede asociar cada clave principal a un nombre descriptivo, como un nombre de empleado. De esta forma, se puede trabajar con información con la que el usuario está familiarizado aunque la tabla subyacente almacene un número.
El id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal... ...y como clave externa. Una clave principal separa información similar y hace que cada registro sea único, pero también asocia información. Para relacionar dos tablas se utiliza una clave principal. De esta forma las tablas comparten datos sin que se repita la información en ambas. Las claves principales permiten explotar la eficacia de una base de datos relacional en lugar de trabajar con numerosas listas repetitivas que son difíciles de mantener y no se relacionan entre sí. Cuando las tablas están relacionadas, la clave principal de una tabla pasa a ser una clave externa de la otra tabla. Supongamos, por ejemplo, que tiene una tabla Empleados y una tabla Pedidos. El número del id. de empleado es la clave principal de la tabla Empleados y es una clave externa para la tabla Pedidos. La tabla Pedidos tiene su propia clave principal, el número del id. de pedido.
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Cuando Nancy Davolio toma un pedido, su id. de empleado se introduce en la tabla Pedidos. Este número de id. hace referencia a los detalles de Nancy de la tabla Empleados, por lo que no es necesario repetir los datos de Nancy (como la extensión del número de teléfono) en la tabla Pedidos.
Analizar y ver datos, y generar informes sobre éstos Si bien las tablas son excelentes para almacenar datos, para aprovechar plenamente los beneficios de Access, es preciso comprender otros objetos de las bases de datos de Access.
Consultas
Esta consulta extrae los nombres de los empleados que viven en el Reino Unido de una tabla Empleados de mayor tamaño. ¿Cuáles de sus empleados viven en el Reino Unido? ¿En cuántas regiones las ventas superaron los $250.000 el último mes? 8
¿Qué escuelas tuvieron la mayor tasa de ausentismo? Con las consultas se puede responder a estas preguntas mediante la asociación de los datos almacenados en la base de datos o mediante la realización de cálculos con los datos para proporcionar más información. Para responder a las preguntas, las consultas recuperan, filtran, ordenan y asocian los datos a petición. Otra característica importante de las consultas es que pueden combinar los datos de varias tablas en una sola vista. Cuando una consulta encuentra datos y se los muestra, también puede procesarlos según sus instrucciones. Una consulta puede realizar cálculos con los datos: ¿cuál es el resultado de restar el total de ventas menos los gastos de transporte? Una consulta también puede quitar datos: eliminar los nombres de los socios que no han pagado su deuda durante 24 meses. Debe tomar precauciones a la hora de ejecutar consultas que cambien datos, y considere la posibilidad de realizar una copia de seguridad de los mismos primero.
Formularios
Los elementos gráficos, como las líneas y los rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario. Los datos proceden de los campos de la tabla o consulta subyacente. Un cálculo procede de una expresión, que se almacena en el diseño del formulario. El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario. Los formularios permiten introducir o ver datos en la base de datos fácilmente. Los formularios se pueden considerar ventanas a través de las cuales las personas pueden trabajar con los datos. Los formularios controlan y simplifican la entrada de datos. Cuando se introducen datos en un formulario, éstos se guardan en una tabla subyacente. 9
Los formularios hacen que los datos de una tabla o consulta sean más fáciles de comprender, ya que se presentan en diseños visualmente llamativos. Los formularios también pueden proporcionar una pantalla de inicio con métodos sencillos para ejecutar las tareas de la base de datos. Los formularios proporcionan listas desplegables, instrucciones, controles de desplazamiento y gráficos que ayudan a los usuarios a trabajar con los datos. De un modo u otro, los formularios hacen que esta tarea sea más agradable.
Informes impresos
Los informes convierten los datos en documentos, pueden tener distintas formas y tamaños, pero todos ellos están diseñados para presentar los datos de forma impresa. Los informes proporcionan los medios para dar el mejor formato posible para un fin dado a la apariencia de los datos impresos. Por medio de los informes se pueden agrupar los datos, realizar cálculos con ellos, y agregar titulares y otros elementos de formato para hacer que tengan más significado y sean más fáciles de leer.
Fuente www.microsoft.com
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