APRENDEROFFICE2010 by Marcombo

Aprender

Office 2010

con 100 ejercicios prรกcticos

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Office 2010

con 100 ejercicios prรกcticos

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1754-2

D.L.: Printed in Spain

Presentación Aprender OFFICE 2010 con 100 ejercicios prácticos 100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Office 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura las funciones comunes de la suite, tanto en el ámbito profesional como en el particular. LA FORMA DE APRENDER Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios. Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Office 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones. LOS ARCHIVOS NECESARIOS En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Office 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice. Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Office. office 2010 Office 2010 es la nueva versión de la famosísima suite de ofimática del mismo nombre. Entre las distintas aplicaciones que ofrece, hay cuatro que son, por su utilización, más conocidas y tratadas: Word, Excel, PowerPoint y Access. Word es un procesador de textos, Excel es un programa que crea y gestiona hojas de cálculo, PowerPoint es una aplicación que permite la creación y desarrollo de presentaciones multimediales y Access permite crear y gestionar bases de datos. Las cuatro aplicaciones son utilizadas tanto por usuarios particulares como por empresas por su fácil manejo, su efectividad y el amplio repertorio de útiles de que dispone. Estas aplicaciones mantienen la interfaz, común al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. Si las novedades parecen pocas, las mejoras que ofrece la presente versión son innumerables. Entre ellas destaca la vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el nuevo menú Archivo. En un mismo espacio agrupa, además de una lista de propiedades del objeto seleccionado, y de una vista previa, los comandos de abrir, guardar, gestionar los archivos. Este es, entre otros, uno de los aspectos destacables de esta versión.

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Cómo funcionan los libros “Aprender...” El título de cada ejercicio expresa sin lugar a dudas en qué consiste éste. De esta forma, si le interesa, puede acceder directamente a la acción que desea aprender o refrescar.

Los ejercicios se han escrito sistemáticamente paso a paso, para que nunca se pierda durante su realización.

El número a la derecha de la página le indica claramente en qué ejercicio se encuentra en todo momento.

Los recuadros Importante incluyen acciones que deben hacerse para asegurarse de que realiza el ejercicio correctamente y también contienen información que es interesante que aprenda porque le facilitarán su trabajo con el programa.

En la parte inferior de todas las páginas puede seguir el ejercicio de forma gráfica y paso a paso. Los números de los pies de foto le remiten a entradas en el cuerpo de texto.

Índice 1 Conocer la interfaz de Office 2010.......................................... 14 2 Barra de herramientas de acceso rápido.................................. 16 3 Conocer y modificar la Cinta de opciones.............................. 18 4 Comprender y usar la nueva vista Backstage.......................... 20 5 Trabajar con la Barra de estado................................................ 22 6 Crear documentos nuevos....................................................... 24 7 Abrir y cerrar documentos....................................................... 26 8 Almacenar documentos........................................................... 28 9 Almacenar en versiones anteriores.......................................... 30 10 Imprimir documentos.......................................................... 32 11 Crear documentos en PDF/XPS............................................ 34 12 Seleccionar elementos.......................................................... 36 13 Usar la Barra de herramientas mini...................................... 38 14 Cortar, copiar y pegar........................................................... 40 15 Utilizar el Portapapeles......................................................... 42 16 Usar el comando Buscar y reemplazar................................. 44 17 Usar los comandos Deshacer y Rehacer............................... 46 18 Corregir la ortografía de un documento.............................. 48 19 Inspeccionar documentos.................................................... 50 20 Usar la función Compatibilidad........................................... 52 21 Proteger documentos con contraseña.................................. 54 22 Definir un documento marcándolo como final.................. 56 23 Administrar distintas versiones............................................ 58 24 Microsoft Word: Insertar texto ............................................ 60 25 Aplicar atributos al texto...................................................... 62 10

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26 Modificar la alineación y el interlineado............................. 64 27 Usar sangrías......................................................................... 66 28 Utilizar estilos y formatos..................................................... 68 29 Emplear efectos visuales....................................................... 70 30 Crear tabulaciones................................................................ 72 31 Crear viñetas y listas............................................................. 74 32 Insertar una portada............................................................. 76 33 Añadir una imagen............................................................... 78 34 Usar WordArt........................................................................ 80 35 Insertar letras capitulares...................................................... 82 36 Insertar números de página.................................................. 84 37 Crear y añadir columnas...................................................... 86 38 Añadir un título.................................................................... 88 39 Añadir capturas de pantalla................................................. 90 40 Insertar símbolos.................................................................. 92 41 Añadir un comentario.......................................................... 94 42 Insertar un cuadro de texto.................................................. 96 43 Crear y formatear tablas....................................................... 98 44 Añadir encabezados y pies de página................................. 100 45 Microsoft Excel: Conocer las hojas de un libro................. 102 46 Insertar, editar y eliminar datos......................................... 104 47 Comprender Excel: columnas y filas.................................. 106 48 Añadir y eliminar hojas, columnas y celdas...................... 108 49 Ocultar hojas, filas y columnas.......................................... 110 50 Reconocer los tipos de datos.............................................. 112 11

Entrar en Excel y abrir Índice un documento 51 Insertar y editar fórmulas..................................................114 52 Utilizar las opciones de autorrelleno.................................116 53 Aplicar la función de Autosuma........................................118 54 Crear y utilizar las listas.....................................................120 55 Ordenar datos....................................................................122 56 Usar autofiltros..................................................................124 57 Validar datos......................................................................126 58 Orientar y alinear el contenido de una celda...................128 59 Crear y aplicar estilos de celda..........................................130 60 Aplicar el formato condicional.........................................132 61 Crear y editar un gráfico....................................................134 62 Formatear un gráfico.........................................................136 63 Crear y personalizar minigráficos.....................................138 64 Crear y editar tablas dinámicas.........................................140 65 Crear gráficos dinámicos...................................................142 66 PowerPoint: Insertar y duplicar diapositivas.....................144 67 Mover y eliminar diapositivas...........................................146 68 Añadir texto y aplicar formato en diapositivas.................148 69 Utilizar y formatear cuadros de texto................................150 70 Definir interlineado y alinear texto..................................152 71 Modificar el fondo de las diapositivas..............................154 72 Aplicar texturas, imágenes y degradados..........................156 73 Crear y almacenar diseños personalizados........................158 74 Añadir el número de diapositiva.......................................160 75 Añadir objetos...................................................................162 12

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76 Dibujar formas.................................................................... 164 77 Trazar líneas y flechas........................................................ 166 78 Insertar una imagen........................................................... 168 79 Insertar y editar vídeos....................................................... 170 80 Añadir botones de acción e hipervínculos......................... 172 81 Añadir sonidos a la presentación....................................... 174 82 Añadir transiciones entre diapositivas............................... 176 83 Realizar pruebas de temporización..................................... 178 84 Crear presentaciones personalizadas.................................. 180 85 Access: Crear una base de datos en blanco........................ 182 86 Conocer los objetos de una base de datos......................... 184 87 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos..................... 186 88 Definir campos desde la vista Diseño................................ 188 89 Insertar campos numéricos y de tipo Sí/No....................... 190 90 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos.................... 192 91 Definir una tabla ............................................................... 194 92 Designar un campo como clave principal......................... 196 93 Introducir datos en una tabla............................................. 198 94 Ordenar la información de un campo............................... 200 95 Filtrar los registros de una tabla......................................... 202 96 Utilizar filtros por formulario............................................. 204 97 Crear una consulta con el asistente................................... 206 98 Utilizar autoformularios..................................................... 208 99 Crear un formulario con el asistente.................................. 210 100 Crear un informe con el asistente................................... 212

Conocer la interfaz de Office 2010 IMPORTANTE Como novedad de la suite de Microsoft Office 2010 encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la presente versión, aparece una ventana desde la que es posible tanto minimizar directamente la ventana del programa como detener el proceso de apertura.

La interfaz de Office 2010 fue presentada como novedad en la versión precedente, de 2007, y está diseñada para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. A lo largo de estos primeros ejercicios nos familiarizaremos con todos los elementos. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas de la suite de Microsoft Office 2010 se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice. 1. Desde el escritorio, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, en la Barra de tareas, haga clic sobre el botón de Inicio. 1 2. El proceso de apertura del programa es el mismo para cualquiera de las distintas aplicaciones de Microsoft Office 2010. Así pues, realizaremos este ejercicio sobre el procesador de textos de la suite Word. Haga clic sobre la opción Todos los programas, pulse sobre el comando Microsoft Office 2 y seleccione el programa Microsoft Office Word 2010.

3. Una vez abierto el programa, ubicaremos los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. 3 3

Puede personalizar la Cinta de opciones desde el cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar la Cinta.

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Más adelante mostraremos cómo personalizarla. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Modificaremos el tamaño de la ventana de la aplicación. Pulse sobre este icono, que muestra una W de color azul, en el menú que se despliega, haga clic sobre el comando Restaurar. 4 4. La ventana reduce sus dimensiones. En el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones que se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Maximizar o Restaurar y cerrar la ventana del programa. Haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla. 5 5. Una vez restaurada la ventana, entraremos en la Vista Backstage. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

IMPORTANTE En la parte superior izquierda se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se muestra un icono con la inicial del programa y su correspondiente color que sirve para Restaurar, Minimizar, Cerrar la aplicación.

6. Más adelante nos ocuparemos de esta vista. Regresemos al área de trabajo, ocultemos los comandos de la Cinta de opciones y restablezcámoslos. Haga clic sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho 6 y vuelva a pulsar dicho botón de punta de flecha para restablecer los comandos y herramientas. 7. Terminaremos este ejercicio cerrando la aplicación Word. Pulse sobre el botón de aspa de su Barra de título. 4 5

Barra de herramientas de acceso rápido IMPORTANTE Todos los programas de Office 2010 permiten separar grupos de comandos relacionados en la Barra de herramientas de acceso rápido utilizando los “separadores”, ubicados dentro del cuadro de comandos con el nombre <Separador>.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO representó una novedad en la interfaz de Office 2007. En la versión de 2010 se ha mantenido ligeramente mejorada. La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta predeterminadamente por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. La Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a los comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, este elemento es personalizable en cuanto a los comandos mostrados. 1. En este ejercicio nos familiarizaremos con la Barra de herramientas de acceso rápido. Para empezar, abra de nuevo la aplicación de Office Word 2010 desde el menú de inicio de Windows. 1 2. Una vez cargada la aplicación, despliegue la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la barra. 2

3. Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. 3 En la primera sección se muestra una lista de los comandos de uso más frecuente y, por tanto, susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los comandos 3 2

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enmarcados con un signo de verificación son los que ya forman parte de la barra. El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, con el que seleccionamos cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones. Pulse sobre este último para comprobar su utilidad. 4

IMPORTANTE

4. La Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa por debajo de la Cinta de opciones. Desde esta nueva posición personalizaremos el contenido de la barra. Haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones, desactive el comando Deshacer. 5

Puede restablecer el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido siempre que quiera. Despliegue el botón Restablecer del cuadro de opciones del programa, y aplique el comando Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido.

5. Así se ocultan los comandos de la barra. Despliegue el menú de opciones, pulse sobre la opción Más comandos y seleccione con doble clic el comando Deshacer para restablecerlo. 6. De este modo tan sencillo añadimos comandos a la Barra de acceso rápido. Repita la operación (desplegar la barra, entrar en la opción Más comandos y pulsar doble clic para seleccionarlo) y seleccione el comando Copiar formato. 7. Con el comando Copiar formato todavía seleccionado, aprenderemos a quitarlo de la barra desde este cuadro. Pulse sobre el botón Quitar y a continuación salga del cuadro Opciones de Word pulsando el botón Aceptar. 6 8. Para finalizar, reinserte la Barra de herramientas de acceso rápido en su lugar. Despliéguela pulsando sobre la punta de flecha y seleccione el comando Mostrar encima de la cinta de opciones. 7 4

Entrar Conocer en yExcel modificar y abrirla un Cinta documento de opciones IMPORTANTE Todos los programas de la suite de Microsoft Office 2010 permiten modificar la Cinta de opciones, añadiéndole, por ejemplo, más pestañas y más comandos. Para ello, utilice los botones Nuevo grupo y Nueva pestaña de la categoría Personalizar Cinta del cuadro de opciones pertinente.

LA CINTA DE OPCIONES FUE UNA NOVEDAD de la versión 2007 que sustituía las barras y menús, disponiendo los comandos y opciones dentro de pestañas y fichas, y dentro de éstos en grupos de herramientas. En la nueva versión de office se han mejorado algunos aspectos. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario. 1. La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para desplazarse de una pestaña a otra, sólo tiene que pulsar sobre ellas. Compruébelo. Haga clic sobre la pestaña Insertar y fíjese en las demás pestañas de esta cinta. 1 2. Abra la aplicación de Microsoft Office 2010 denominada PowerPoint desde el menú Inicio 2 y compare las pestañas de la barra de herramientas de una y otra aplicación para constatar sus diferencias. 3 3. Fíjese en que hay pestañas comunes y pestañas distintas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Revisar y Vista, a las no comunes: Transiciones, Animaciones, Presentación de diapositivas. Pulse sobre la pestaña Transiciones, observe los comandos y herramientas disponibles y despliegue la pestaña

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Animaciones pulsando sobre ella. 4. Si en algún momento quiere, puede ocultar la Cinta de opciones (no las pestañas) para tener más espacio disponible para trabajar. Tiene dos opciones para hacerlo: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. Haga doble clic sobre la pestaña Animaciones. 4

IMPORTANTE Puede ocultar la Cinta de opciones eligiendo la opción Minimizar la Cinta del menú contextual de cualquiera de las pestañas. Para que aparezca el menú contextual basta con hacer un clic con el botón derecho encima de las pestañas.

5. Para restablecer la Cinta de opciones, sólo tiene que pulsar sobre una pestaña y esta desplegará (visiblemente) sus comandos y herramientas. Aunque aparezca, en el momento que trabajemos sobre el documento, volverán a desaparecer. Compruébelo. Cambie a la pestaña Revisar para que aparezca la Cinta de opciones, 5 y haga clic en el área de trabajo para que desaparezca. 6. Regrese la Cinta de opciones. Haga clic sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo. 6 7. Como ha sucedido con la Barra de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones agregándole botones, comandos, acciones. Para ello, pulse con el botón derecho sobre el icono de punta de flecha y seleccione la opción Personalizar la cinta de opciones. 7 8. Se abre un cuadro Opciones donde podemos agregar o quitar pestañas, insertar o elidir comandos. Esto es útil cuando las necesidades de trabajo son específicas. Como en el ejercicio de la Barra de herramientas de acceso rápido, sólo tendríamos que seleccionar un comando del cuadro izquierdo y añadirlo a la Cinta de opciones. Salga del cuadro apretando al botón Cancelar. 4

Comprender Entrar en Excel y usar y abrir la un documento nueva vista Backstage IMPORTANTE Una opción para guardar los cambios sin tener que usar ningún comando relacionado es pulsar sobre el botón Salir. Si hemos modificado alguna cosa, el programa le preguntará si quiere conservar las modificaciones. En caso contrario, saldrá de la aplicación.

La Vista Backstage de Microsoft Office no sólo es la gran novedad de esta versión, sustituyendo el menú de archivos y reinventando el Botón de Office de la versión precedente, es el centro de operaciones de las aplicaciones de la suite. Desde la preparación, la gestión y hasta la finalización de los documentos resulta sencilla e intuitiva con esta nueva vista. En este sencillo ejercicio, en el que seguiremos con la aplicación PowerPoint, aprenderemos a habituarnos a esta vista. 1. La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. En Word es azul, en Excel, verde y en Access, fucsia. Haga clic sobre la pestaña Archivo. 1 2. Los cuatro primeros comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. Haga clic sobre el comando Reciente, deba2 jo del comando Información.

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3. El comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado. Esta lista se actualiza a medida que el usuario use distintos archivos. 3 Si desea que un documento permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente para “clavarlo” en el panel. 4 3

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4. La opción situada en la parte inferior del panel, que por defecto está desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtener acceso rápidamente a este número de documentos recientes. 5. Desde el comando Nuevo 5 es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Pulse sobre el comando Imprimir. 6 6. Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. Pulse ahora sobre el comando Guardar y enviar. 7. Encontramos todas las opciones de envío y almacenamiento especial de los documentos. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. En el comando Ayuda hallará todo lo necesario para solventar sus problemas, ya sea desde la ayuda del programa o conectándose a Internet. En ese mismo comando hallará toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para concluir, haga clic sobre el comando Salir. 7

IMPORTANTE El programa ofrece la posibilidad de visualizar cuatro documentos recientes de forma predeterminada en su vista Backstage. Podemos modificar el valor de este número utilizando la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

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Trabajar Entrar encon Excel la yBarra abrir un estado de documento IMPORTANTE El campo Porcentaje refleja el valor actual de zoom de visualización del documento. Puede modificar este valor utilizando el teclado (insertando los valores) o con el ratón.

La barra de estado se halla ubicada en la parte inferior del área de trabajo y desempeña dos funciones principales: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo, mediante las distintas vistas y el zoom. En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Para ello, tendremos la aplicación Word de la suite abierta en primer plano. 1. La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, comunes en todas las aplicaciones. Disminuya el nivel de zoom de 100 1 a 90 arrastrando el control deslizante hacia el signo -. 2 2. Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual

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de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar el menú contex3 tual. 3. El menú contextual Personalizar barra de estado muestra la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las activadas, aunque esto no significa que todas sean visibles a la vez. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. Seleccione la opción Control deslizante del zoom 4 y desmárquela pulsando sobre este comando.

IMPORTANTE En el caso de las firmas, sólo aparecerán cuando usted decida firmar sus documentos.

4. A continuación nos desharemos del menú contextual. Para ello, pulse con el ratón sobre el área de trabajo. 5. El control deslizante del zoom ha desaparecido de la Barra de estado. Así es como se puede personalizar este elemento de la interfaz de los programas de la suite. El proceso para recuperar el comando oculto es el mismo que acabamos de ver. Veamos. Haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la Barra de estado y, en el menú contextual que se despliega, active de nuevo la opción de verificación Control deslizante 5 del zoom. 3 4

Entrar Crear documentos en Excel y abrir un nuevos documento IMPORTANTE La opción Presentación en blanco del comando Nuevo es, en realidad, una plantilla simple y genérica. Es la plantilla más sencilla para empezar a trabajar con el programa. Debido a su sencillez, se puede adaptar a cualquier tipo de documento.

Con las mejoras aplicadas a la suite de Microsoft Office, crear documentos es muy sencillo. Podemos crear documentos nuevos desde el menú contextual desplegado dentro de, por ejemplo, una carpeta. Podemos crear documentos nuevos desde el comando Nuevo, desde la vista Backstage de Microsoft Office. El catálogo de plantillas ha sido renovado en esta versión de la suite. En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos. Llevaremos a cabo este ejercicio desde la aplicación PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a todos los programas de Office. 1. Crearemos un nuevo documento en blanco. Haga clic sobre la pestaña Archivo, dentro de la vista Backstage de Microsoft Office sitúese en el comando Nuevo y sin modificar la opción Documento en blanco que aparecerá seleccionada por defecto, 1 pulse el botón Crear. 2. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene el nombre y se le añade un 2. 2 3. A continuación utilizaremos un documento existente como base para un documento nuevo. Le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Helio.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo y en el panel Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. 3 4. Se abre un cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. Localice el archivo Helio.pptx, 4 selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. 5. Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Helio.pptx). Haga clic sobre la ficha Vista, pulse sobre el comando Cambiar ventanas para ver qué ventanas hay abiertas y haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano.

006 001 IMPORTANTE Cuando hablamos de libros, nos referimos a los archivos que trata Excel, cuando hablamos de documentos, nos referimos a los archivos de Word, cuando hablamos de Access, bases de datos, y cuando hablamos de PowerPoint, de presentaciones.

6. Por último, creemos un documento a partir de una plantilla. Entre en la vista Backstage ubicándose en el comando Nuevo, en la sección Plantillas y temas disponibles, seleccione la opción Plantillas de ejemplo. 7. Para crear una nueva presentación basada en una de estas plantillas, seleccione en el panel de la vista Backstage la plantilla Álbum de fotos moderno 5 y pulse el botón Crear para obtener el documento Presentación4. 4 3

Abrir yen Entrar cerrar Excel y abrir un documento documentos IMPORTANTE Todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que permite abrir el cuadro de diálogo Abrir. Esta combinación de teclas es Ctrl + A.

Microsoft Office 2010 ofrece muchas vías de apertura y cierre de documentos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage, el comando Abrir, las listas de archivos recientes ubicados en la vista. Por otra parte, podemos cerrar los documentos usando el comando Cerrar desde la vista Backstage. Alguna de las aplicaciones permite cerrar el programa con el botón con forma de aspa, otras aplicaciones sólo cierran del documento. 1. En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Helio.pptx. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office y pulse sobre el comando Abrir. 1 2. Se abre el cuadro de diálogo Abrir, común en todas las aplicaciones de la suite. Este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la que deberá localizar el archivo que desea abrir. Seleccione el archivo He2 lio.pptx con un clic y pulse el botón Abrir.

3. Observe la Barra de título para cerciorarse de que el documento abierto es el correcto. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa. Otra opción es dirigirse a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. 4. Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas 3 pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano. 5. Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. 4 6. Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente.

007 001 IMPORTANTE Junto a la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes, situada en la parte inferior del panel de archivos recientes, contará con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.

7. Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación 5 Helio.pptx, haga clic sobre él. 8. El archivo vuelve a abrirse sin problemas. Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar. 3 5

Entrar en Excel y abrir un documento Almacenar documentos Para registrar los avances realizados es necesario guardar o almacenar el archivo tratado. Si bien los procesos para salvar los cambios son idénticos en todas las aplicaciones de la suite, ello no quiere decir que la extensión de los programas sea la misma. Siendo programas de ofimática diferentes, Word muestra la extensión .docx, Excel el formato .xlsx, Access tiene como extensión archivos .accdb y PowerPoint con formato .pptx. En este ejercicio le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010. 1. Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, basado en una de las plantillas de ejemplo tratada en un ejercicio anterior. Como todavía no la hemos almacenado, haga clic sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, 1 pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio. 2 2. Si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos moderno, seleccione el nombre del archivo del cuadro de diálogo, escriba el término Fotos modernas y pulse sobre el botón Guardar. 1

3. Entre en la vista Backstage, pulse sobre el comando Guardar como 3 para abrir el cuadro Guardar como, 4 y en el campo 3

2 Además del botón de acceso rápido, y de los pertinentes comandos de la vista Backstage, puede almacenar sus datos usando la combinación de teclas CTRL + G.

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos Nombre de archivo modifique el término escribiendo Fotos modernas222. 5 4. A continuación debe almacenar este documento basado en otro. Pulse el botón Guardar, verá que el documento nuevo, Fotos modernas222.pptx, reemplaza al archivo origianl. 6 5. Borraremos la diapositiva número seis. Seleccione en el panel de diapositivas la número seis y pulse la tecla Suprimir. 6. Registre el cambio usando la tecla Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccione la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. 7. De este modo veremos qué hemos hecho y qué ha ocurrido. A continuación, muestre la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes, haga clic sobre la presentación denominada Fotos modernas222.pptx.

008 001 IMPORTANTE Observe que, por defecto, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones creados en la versión 2010 se almacenan con formato XML. Es por eso que las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas se agregase una X. Ejemplo: docx, pptx, xlsx.

8. Entre de nuevo en vista Backstage, seleccione el comando Compartir y de entre las opciones comunes Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS, seleccione la opción Presentación 7 de la opción Cambiar el tipo de archivo. 9. Los tipos de archivo presentados se adaptan al formato generado por la aplicación trabajada. Una vez mostrado cómo almacenar los avances, cerraremos la aplicación. Haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint. 5

7 Gracias a la nueva versión de Office, la 2010, podemos crear archivos en esta versión y convertirlos en versiones anteriores. También podemos compatibilizar versiones anteriores con la presente, podemos, asimismo, convertir archivos en otros programas, o abrir, modificar y almacenar documentos de otras aplicaciones de la suite en el que estemos usando en ese momento.

Entrar Almacenar en Excel en versiones y abrir un anteriores documento IMPORTANTE LSi trabaja con Acces deberá utilizar la opción en el comando Compartir denominada Guardar base de datos como. Si el programa que utiliza es Project, la opción a utilizar será Guardar proyecto como archivo.

Hay otra posibilidad de guardado de archivos común a toda la suite de Office 2010. Este es el almacenamiento en versiones anteriores. Desde la versión de 2007 de la suite el usuario puede guardar sus archivos en versiones anteriores (la denominada 972003, por ejemplo), cuya extensión es .doc. Esto es importante para que los equipos con versiones anteriores de la suite puedan abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010. En esta lección aprenderemos a guardar un archivo creado con Office 2010 en una versión anterior a 2007. 1. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Empezaremos accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Datos de series.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo 1 y haga clic sobre el comando Abrir. 2. Accedemos así al cuadro de diálogo Abrir, 2 en el que debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener.

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En este caso, localice y seleccione el libro Datos de series.xlsx, pulse sobre el botón Abrir. 4 3. Con el libro abierto en el área de trabajo ya estamos preparados para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior. Haga clic sobre la pestaña Archivo. 4. Haga clic sobre el comando Guardar y enviar, en el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. 5 5. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere, ya sea libro, documento o presentación. Pulse sobre la correspondiente opción en Excel 6 y manteniendo todas las opciones, pulse sobre el botón Guardar. 6. Aparece un cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite. Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.

IMPORTANTE Aunque Microsoft Office 2010 permite guardar los archivos en distintas versiones, no podrá nunca almacenar, desde esta versión, archivos en la versión de Office 1995 por las diferencias entre funciones y características que las hace extremadamente incompatibles.

7. Compruebe que, en la vista Backstage se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y visualice los cambios en la barra de título. 8. Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual mediante el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. 3

Entrar en Excel y abrir un documento Imprimir documentos IMPORTANTE Dentro del comando Imprimir de la vista Backstage, en el apartado Impresora, hay un vínculo denominado Propiedades de impresora. Este vínculo abre un cuadro de diálogo homónimo, desde el que puede consultar y modificar.

Una de las novedades más interesantes de esta versión de Office 2010 es la vista Backstage. Es desde esta vista que ahora se gestiona la impresión y tratado final de los documentos. Desde la impresión rápida hasta la vista preliminar para ultimar los retoques finales del documento pasan por la nueva vista. En este ejercicio conocerá las ventajas de la vista Backstage con respecto a la preparación de un documento para su impresión. 1. Trabajaremos con un documento de Word denominado Arcoylira.docx que puede descargar de nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir. 1 2. Este comando está formado por dos paneles: el de la vista previa y el de preparación e impresión. Como observará, la vista previa muestra una sola página a un nivel de zoom determinado para adaptarse al contenido de la página. Puede modificar el zoom mediante los botones - y + de la barra deslizante. Los comandos asignados a Configuración sirven para manejar el documento y definirlo antes de su impresión. Así pues, haga clic sobre el comando Imprimir todas las páginas, fíjese en las distintas opciones que ofrece y marque la opción Imprimir todas las páginas. 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 3. De este modo se imprimirá todo el documento. Fíjese en que más abajo hay un apartado donde podemos escribir el número de páginas que queremos imprimir. Del mismo modo, haga clic sobre el comando Imprimir a una cara y seleccione la opción Imprimir manualmente a doble cara. 3 4. Observe que el comando ha cambiado. Ahora, de imprimir nuestro documento, podríamos tener, en un mismo folio, las dos caras escritas. Prosigamos nuestra preparación del documento para su impresión desplegando el comando Orientación vertical y seleccione la opción Orientación horizontal. 5. En el apartado de vista preliminar vemos qué ha ocurrido. La distribución del texto y la hoja han cambiado. Ahora vemos la hoja horizontal. Despliegue el comando Márgenes personalizados y pulse sobre la opción Normal. 4 6. Todo ello puede ser tratado desde la opción Configurar página. En el momento que se aprieta sobre esta opción se abre el cuadro de diálogo Configurar página en el que hay tres pestañas (Márgenes, Papel, Diseño) que hacen las funciones de los comandos antedichos. Despliegue la opción Configurar página, 5 en el cuadro de diálogo que aparece observe las distintas opciones de las distintas pestañas y cierre este cuadro pulsando el botón de aspa.

010 001 IMPORTANTE El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Es decir, puede imprimir una selección de páginas, o ciertas páginas, sin por ello tener que seguir un orden consecutivo. Un ejemplo: podemos imprimir las páginas consecutivas (del 1 al 20) o bien no consecutivas: 1, 3, 8, etc.

7. Para concluir con el ejercicio pulsaremos sobre el comando Imprimir para que se impriman las páginas tratadas del modo deseado. Recuerde que si no tiene debidamente instalada una impresora, no ocurrirá nada. 3

5 4

Crear documentos en PDF/XPS IMPORTANTE En la anterior versión de la aplicación de Office, la 2007, la opción PDF o XPS sólo estaba disponible si anteriormente instalaba un complemento de Microsoft para programas de la suite.

PDF y XPS son archivos ajenos a la suite de Microsoft Office 2010 que, sin embargo, pueden ser destino de documentos de la suite de Office. Una de las ventajas de convertir documentos en PDF o XPS es que no pueden ser modificados si no es desde programas especiales; otra de las ventajas es que los documentos se convierten sin modificar un ápice sus características (tipo de letra, fuente, formato) y se puede visualizar sin contar con la suite instalada. En este ejercicio aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. 1. En este caso, trabajamos con el documento de Excel Datos de series.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). 1 Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office, en la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Guardar y enviar, 2 haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS. 3

2. El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS. 3. Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. 4 Despliegue el campo Tipo de este cuadro y pulse sobre la opción PDF. 5 4. Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. Pulse sobre el botón Opciones, pulse el botón Aceptar 6 para no modificar nada y haga clic sobre el botón Publicar. 5. Ahora ya sabe cómo crear un PDF a partir de un documento de Office 2010. 7 Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título y teniendo delante el documento Datos de series.xlsx entre en la vista Backstage y pulse sobre el comando Guardar y enviar.

001 011 IMPORTANTE Aunque no tenga instalado el programa Adobe Reader para visualizar documentos en PDF o XPS, la versión de Windows 7 o su versión anterior (Windows Vista) dispondrá de un Visor de XPS con el que podrá visualizar los documentos creados en formato XPS.

6. Como ahora queremos publicar un archivo XPS seleccione el comando Crear documento PDF/XPS, haga clic en Crear documento PDF/XPS y seleccione el tipo de documento XPS. 7. Para concluir este ejercicio, pulse sobre el botón Publicar y una vez haya observado el resultado, 8 cierre el documento XPS con el botón de aspa. 8. Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos. 4

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Seleccionar elementos IMPORTANTE Puede deshacer cualquier selección usando un clic en cualquier zona libre del documento.

El paso previo a cualquier función de edición que se desee realizar en un documento de Office 2010 es, evidentemente, la selección. Podemos usar el ratón o el teclado, o una combinación de ambos. Si el elemento a seleccionar es un objeto, una imagen, una forma, un cuadro de texto, una etiqueta, una tabla, etc., la forma más sencilla de hacerlo es utilizando el ratón. En este ejercicio dedicado a la edición de elementos nos dedicaremos a la selección de los mismos. 1. Empezaremos el ejercicio sobre un fragmento de texto del documento Word Arcoylira.docx. 1 Para ello, es preciso que lo tenga abierto en el área de trabajo. Una vez abierto el documento en el área de trabajo, haga doble clic sobre el nombre propio Octavio 2 para seleccionarlo por completo y a continuación pulse sobre cualquier parte del área de trabajo. 3 2. De este modo tan sencillo podemos seleccionar una palabra entera y deseleccionarla. Para seleccionar, por ejemplo, una línea entera de un documento, sólo tiene que marcarlo con el ratón. Por ejemplo: Haga clic sobre la primera letra del primer párrafo de texto y sin soltar el clic, seleccione toda la línea. 4

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 3. Otro método para seleccionar texto, pero esta vez no consecutivo es mantener la pulsación de la tecla Ctrl combinada con el uso del ratón sobre términos concretos (por ejemplo), de tal modo que podemos conseguir seleccionar texto no consecutivo. Haga la prueba. Seleccione con el botón Ctrl y el ratón las palabras Octavio, arco, lira y poe del título. 5 4. Para seleccionar elementos es imprescindible aprender a desplazarse por el documento. Sepa que además de la barra de desplazamiento vertical puede utilizar combinaciones de teclas, como son la tecla Fin para ir al final de la línea, o la combinación Ctrl + Fin para aparecer en el final del documento, o Ctrl + Inicio para regresar al principio. Haga la comprobación repitiendo estas tres combinaciones de teclas. 5. En la pestaña Inicio hay un apartado denominado Edición en el que hallamos un comando denominado Seleccionar. 6

001 012 IMPORTANTE Puede seleccionar un párrafo entero con la aplicación de Word haciendo doble clic a la izquierda del párrafo, sobre el margen izquierdo del documento. Si efectúa un triple clic seleccionará todo el documento.

6. Haga clic sobre la palabra Octavio, despliegue el comando Seleccionar y aplique la opción Seleccionar texto con formato similar. 7 7. Este es un modo de seleccionar partes de un documento que tengan el mismo formato/estilo. Observe que se ha seleccionado el nombre del autor y los signos de paréntesis. Hay otras opciones de selección de texto, que también pueden ser atajados con combinación de teclas. Podemos seleccionar todo el texto con la pulsación reiterada del botón F8, pero también podemos hacerlo desplegando el comando Seleccionar. Despliéguelo y para concluir el ejercicio, pulse la opción Seleccionar todo. 8 6

Usar la Barra de herramientas mini IMPORTANTE La vista en directo, o vista previa en directo, es posible comprobar las modificaciones del formato antes de aplicarlos definitivamente. Ésta es una evolución lógica presentada en esta versión de la vista previa activa, presentada como novedad en la versión de 2007.

Al seleccionar cualquier tipo de texto en cualquier documento, el programa muestra una barra de herramientas en forma de panel semitransparente. Se trata de la barra de herramientas mini. Ha sido diseñada para facilitar la aplicación de formato al texto seleccionado. Las características de formato que se pueden aplicar o modificar desde esta barra son el tipo, el estilo, el tamaño y el color de la fuente, la alineación, los niveles de sangría y las viñetas. La Barra de herramientas mini es un elemento de interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010. En este ejercicio le mostraremos las ventajas que presenta el uso de la barra de herramientas mini para aplicar o cambiar el formato de un texto seleccionado. 1. Con el documento Arcoylira.docx abierto en el área de trabajo nos dedicaremos, como se ha dicho, a investigar y tratar el uso de la Barra de herramientas mini. Así pues, empecemos. Seleccione la primera palabra del cuarto párrafo, esto es: Objeto y sitúese con el ratón sobre la barra de herramientas mini semitransparente. 1

2. Observe que ésta aparece. 2 Fíjese en los comandos que ofrece. Para empezar, subraye la palabra con el comando Subrayado (comando con forma de S subrayada), 3 despliegue la 2

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pestaña Color de fuente representado por una A subrayada en rojo. 4 3. De este modo tan sencillo podemos no solo seleccionar palabras y modificar su apariencia, sino que además podemos cambiar el color temático de las mismas. Una vez hecho el paso anterior observamos que se despliega una paleta de colores. Seleccione el color rojo oscuro.

IMPORTANTE La Barra de herramientas mini aparece siempre por encima del texto seleccionado, mostrando los comandos básicos que también encontrará en el grupo de herramientas Fuente y Párrafo de la aplicación.

4. La paleta desaparece y el color queda modificado. La barra de herramientas mini no sólo trabaja con palabras, puede ocuparse de párrafos enteros e, incluso, de todo el documento. No obstante lo mencionado, seleccione la primera línea del tercer párrafo, sitúese sobre la Barra de herramientas mini 5 y pulse sobre el comando Agrandar fuente. 6 5. Así como es posible modificar el tamaño de la fuente mediante el despliegue el control numérico, también podemos subir o bajar el tamaño, de número en número, de uno en uno, con los comandos Agrandar fuente y Encoger fuente. Aplique esta última opción, despliegue la pestaña Fuentes del tema y seleccione la opción Bodoni MT. 7 6. Para terminar, restableceremos el tipo de letra y le mostraremos cómo desactivar (o activar) la Barra de herramientas mini. Primero pulse sobre la fuente Arial, entre en la vista Backstage y seleccione el comando Opciones. 7. En el cuadro Opciones de Word desplegado puede quitar la Barra de herramientas mini quitando el signo de verificación pertinente. Hágalo, pulse Aceptar y pruebe a seleccionar una palabra para comprobar que ya no aparece la dicha barra. 4

Entrar en Excel y abrir un documento Cortar, copiar y pegar IMPORTANTE Puede aplicar los comandos Cortar, copiar y pegar con una combinación de teclas exclusiva para cada una de las funciones. Por ejemplo, para el comando Cortar, aplicaremos la combinación Ctrl + X, para el comando Copiar, la combinación Ctrl + C y para el comando Pegar usaremos la combinación Ctrl + V.

Estos tres comandos: Cortar, Copiar y Pegar, están presentes en todas las aplicaciones de la suite desde sus inicios, y sirven para la edición de documentos. En la versión de 2010 de la suite, Cortar, Copiar y Pegar son comandos que se encuentran en el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. No obstante esto, podemos aplicarlas mediante combinaciones de teclas. En este ejercicio manejaremos las funciones de corte, copia y pegado y las opciones de pegado. 1. En este sencillo ejercicio retomaremos el archivo antes tratado, es decir, el denominado Arcoylira.docx. Una vez que lo tengamos abierto y restablecida su Barra de herramientas mini, podemos empezar. Seleccione el título El arco y la lira sosteniendo un clic con el ratón de izquierda a derecha, y en la pestaña Inicio, seleccione la opción Copiar. 1 2. Repare en que el comando Portapapeles se activa. 2 Esto quiere decir que lo anteriormente copiado queda almacenado en esta ubicación para posteriormente ser usado. De sus múltiples funciones hablaremos en un ejercicio específico posterior. A continuación pegaremos el título. Sitúese después el punto final del segundo párrafo, pulse una vez la tecla Retorno para habilitar espacio 3 y pulse sobre el comando Pegar. 2

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3. Observe que se ha trasladado aquello copiado, pero con el mismo tamaño de fuente y tipo de letra que el texto escrito. Asimismo, aparece un cuadro Ctrl que permite desplegar las Opciones de pegado. Sitúese encima para que aparezcan los comandos (novedad de Office 2010), fíjese en ellos y salga de esta ventana pulsando la tecla Escape.

IMPORTANTE

4. Seleccione la segunda copia pegada con el ratón, se encenderá el comando Cortar del grupo de herramientas Portapapeles, pulse sobre dicho comando y observe que desaparecerá lo seleccionado.

Puede cortar, copiar y pegar cualquier elemento insertado en un documento de la aplicación Office. Sólo debe tenerse en cuenta el modo de seleccionar cada elemento y las correspondientes opciones de pegado.

5. A continuación, pegaremos lo cortado en un nuevo documento. Para ello, entre en la vista Backstage, pulse el comando Nuevo y seleccione la opción Crear. 4 6. Una vez creado y abierto el nuevo documento en blanco, nos ocuparemos en rellenarlo. Pulse la combinación de teclas correspondiente a pegar, es decir, Ctrl + V y compruebe el resultado. 5 7. Por último, le mostraremos cómo copiar otros elementos, de otros programas de la suite de Office 2010, y registrarlos en el documento recién creado. Para ello, partiendo de que no hemos cerrado todavía el archivo de Excel Datos de series.xlsx, o de que lo tenemos abierto en segundo plano, recupérelo, seleccione la primera línea del documento y pulse el comando de teclas Ctrl +C. 8. Regrese al Documento1.docx donde hemos pegado el título del otro documento y habilitando espacio con la tecla Retorno, pulse sobre el icono Pegar para insertar lo guardado y finalizar el ejercicio. 6 4

Entrar en Excel y abrir un documento Utilizar el Portapapeles IMPORTANTE Puede almacenar el objeto del comando Cortar, temporalmente, en el Portapapeles de Office. Una vez cerrado el documento, aquello cortado desaparecerá del Portapapeles.

Con el Portapapeles de Microsoft Office 2010 puede copiar texto desde un mensaje de correo electrónico, datos de un libro, una hoja de cálculo, un gráfico de una presentación y pegarlos en un documento de Word. El Portapapeles de Microsoft Office permite, pues, copiar elementos de un documento de Office a otros programas, o pegarlos a otro documento de Office, sea cual sea la aplicación con la que se haya creado. En este ejercicio trabajaremos con el Portapapeles de Office. 1. En este ejercicio necesitaremos tener abiertos dos documentos. Primero de todo abra el documento con diapositivas denominado Helio.pptx 1 en primer plano y abra el documento Arcoylira.docx en segundo plano. 2. El portapapeles, como habrá observado, se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel. Haga clic en la primera diapositiva, seleccione la imagen del globo y seleccione el comando Copiar del Portapapeles.

3. Para visualizar el Portapapeles, tenemos que extraerlo de su lugar. 2 Para ello, pulse sobre la punta de flecha y verá que se establece una ventana en la izquierda denominada Portapapeles. 3 3 2

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4. En la ventana abierta vemos que hay una réplica de la imagen copiada. A continuación recuperaremos el documento de Word Arcoylira.docx. Para hacerlo, pulse el comando de teclas Alt + Tab y pulse el botón con punta de flecha del Portapapeles para que aparezca. 5. Si no ha cerrado el portapapeles de Office, éste se mantiene abierto también en Word mostrando los elementos copiados hasta el momento, hecho que demuestra, entre otras cosas, que los programas de la suite están interconectados. Seleccione el primer párrafo del documento de Word con el ratón, pulse el comando Cortar y observe que la acción se registra en el Portapapeles. 4 6. El texto copiado aparece en la parte superior del Portapapeles, precedido por el icono de Word, así como la imagen registrada tiene el icono de PowerPoint. 5 Cree un nuevo documento de Word entrando en la vista Backstage, pulsando sobre el comando Nuevo y, por último, haciendo clic sobre el comando Crear. 7. Observe que sigue abierto el Portapapeles en este documento en blanco. Pues bien, pulse el comando Pegar todo para insertar la imagen y el texto. 6

IMPORTANTE Cuando abre el Portapapeles, el sistema ubica, por defecto, el icono en el área de notificación, en la parte derecha de la Barra de tareas. La aparición de este icono puede desactivarse desde el menú de opciones del Portapapeles.

8. El párrafo se inserta con su formato original, lo mismo que la imagen. Una vez mostradas las ventajas del Portapapeles, terminaremos el ejercicio restableciendo los cambios. Borre todo lo que conserva el Portapapeles pulsando sobre el comando Borrar todo. 7 9. Para concluir con este ejercicio, cierre sin guardar los cambios con el botón en forma de aspa y cierre del documento Arcoylira.docx sin guardar los cambios para que se restablezca el párrafo recortado. 4

Entrar Usar elen comando Excel y abrir un Buscar documento y reemplazar IMPORTANTE El Panel de navegación es una novedad en la versión 2010 de la aplicación de Office. Desde este Panel de navegación de los comandos Buscar y Reemplazar, puede obtener una perspectiva general en forma de esquema del punto del documento en que se encuentran los elementos buscados y orientarse en los documentos largos.

Otros comandos importantes y comunes de Office son los denominados Buscar y Reemplazar. Ambos son complementarios uno de otro, pues, como su nombre indican, uno sirve para localizar palabras, signos, elementos en un documento y el otro sirve para reemplazarlas por otras. Es una herramienta de edición cuya denominación puede variar un poco entre los distintos programas de la suite. En Word se denomina Buscar, en Excel Buscar y seleccionar y en PowerPoint Buscar y Reemplazar. En este ejercicio le mostraremos cómo funcionan los tradicionales comandos Buscar y Reemplazar de Office. 1. Como se ha dicho en la introducción, el uso de este comando es prácticamente igual en todas las aplicaciones de la suite. Partiremos, pues, del documento de Word denominado Arcoylira.docx. Pulse sobre el comando Reemplazar, ubicado en el grupo de herramientas Edición, en la pestaña Inicio. 1 2. De este modo se abre el cuadro Buscar y reemplazar. Repare en que tiene tres pestañas. En la primera, denominada Buscar, hay un espacio habilitado para que inserte el término que quiere encontrar, en la pestaña Reemplazar (la activada con el paso anterior), además de añadir espacio para Buscar, aparece un espacio Reemplazar con. Aquí podemos reemplazar aquello buscado por otro término, otro símbolo, etc. Cerciórese de lo dicho pulsando sobre la pestaña Buscar. 2 2

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3. Dentro de esta pestaña, como se ha dicho, hay habilitado un espacio para escribir. Escriba el término flujo, 3 pulse la tecla Retorno y una vez hallado el término, pulse el botón Buscar siguiente. 4 4. Observe que la siguiente palabra encontrada es reflujo. Esto quiere decir que el programa, por defecto, busca el término exacto, independientemente del sentido. Si lo que nos interesa es una palabra en concreto, con sus mayúsculas y minúsculas, por ejemplo, o el término exacto, sin nada más, despliegue el comando Más.

IMPORTANTE No se preocupe por el punto en que comenzó a rastrear el documento. Una vez finalizado el documento, la aplicación lanza un cuadro de diálogo que nos informa de ello y nos advierte de que podemos continuar con la búsqueda desde el inicio.

5. Se despliegan múltiples opciones de búsqueda. 5 Seleccione la opción Sólo palabras completas, pulse sobre el comando Buscar siguiente y acepte el cuadro emergente. 6. Ahora sólo encontrará las palabras que estén escritas así, es decir, del mismo modo y que no formen parte de otras palabras. Pues bien, pulse siguiente para localizar la palabra flujo, pulse sobre la pestaña Reemplazar y escriba en el apartado Reemplazar con el término Flujo con mayúscula inicial. 6 7. De este modo, cuando le demos a Reemplazar, el programa cambiará una palabra por la otra. Si hubiera más palabras idénticas a reemplazar, sólo tendría que aplicar el comando Reemplazar todos para, de un plumazo, remplazar la palabra todas las veces. Pulse el comando Reemplazar, acepte el cuadro emergente que indica que ya no quedan más palabras por modificar y cierre el cuadro Buscar y reemplazar pulsando sobre el botón con forma de aspa. 3

Usar los Entrar encomandos Excel y abrir un documento Deshacer y Rehacer IMPORTANTE Puede utilizar como atajos para aplicar el comando Deshacer y Rehacer la combinación de teclas Ctrl + Z (para Deshacer), y Ctrl + Y (para el comando Rehacer).

Otras funciones comunes en todas las aplicaciones de Office, y que suponen una de las grandes y más atractivas ventajas de trabajar con textos en ofimática son las funciones Deshacer y Rehacer. Casi cualquier acción realizada sobre un documento es reversible, y ello es positivo a la hora de reparar o no estropear el material tratado. Ubicados en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos se activarán cuando llevemos a cabo alguna acción sobre el documento. En este ejercicio trataremos las ventajas de utilizar los comandos Deshacer y Rehacer en Office 2010. 1. En este ejercicio trabajaremos con varios documentos ya tratados. Para empezar, comenzaremos con el documento de Word Arcoylira.docx. Supongamos que viene del ejercicio anterior, no ha guardado ni cerrado el documento, es decir, la palabra flujo sigue estando en mayúscula. Observe entonces que en la Barra de herramientas de acceso rápido se ha activado el comando Deshacer Reemplazar. 1 Sólo se activa cuando ha habido una modificación (empezamos a tratar el documento, lo modificamos, etc). Pulse sobre este comando. 2

2. Observe que la palabra flujo ha vuelto a estar escrita en minúsculas. Permanece seleccionada y, de pronto, se ha activado el comando Rehacer 3 en la Barra de herramientas de ac3 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos ceso rápido. Para comprobar que este comando restablecerá el efecto del comando Deshacer, pulse sobre dicho comando. 3. Una vez usado ese comando, como no hay otra acción que recuperar, el icono se torna gris. Restablezca el cambio usando el comando Deshacer y traiga a primer plano el archivo de Excel denominado Datos de series.xlsx. 4

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4. Nuestro objetivo es mostrarle que podemos modificar otros aspectos del documento y deshacer ciertas acciones. Para ello, seleccione el primer registro del campo título y pulse sobre el comando Negrita representado por una N mayúscula. 5 5. Para enmendar el cambio, sólo tiene que fijarse en la Barra de herramientas de acceso rápido. El programa permite multitud de retrocesos, importante herramienta cuando estamos trabajando y, por descuido, eliminamos ciertos elementos importantes. Pulse sobre el comando Deshacer para devolver el tipo de letra normal al primer registro. 6 6. Utilice la Barra de desplazamiento vertical para situarse en el último registro, seleccione todos los campos de este último registro y pulse la tecla Suprimir. 7. Como ve, han desaparecido todos los registros. Como hemos ido viendo, puede recuperar la información eliminada de un archivo Excel siempre y cuando no cierre la aplicación ni registre los cambios. Pues bien, para terminar esta lección solamente tenemos que recuperar la información eliminada y restablecer los cambios. Para ello desplace el ratón hacia el botón Deshacer, activado, en la Barra de herramientas de acceso rápido, y pulse sobre este comando. 4

Corregir Entrar enlaExcel ortografía y abrir un un de documento documento IMPORTANTE En la versión 2010 de la aplicación, el atajo en el teclado que sirve para activar la corrección ortográfica, es la tecla F7.

Como su nombre indica, en este ejercicio trataremos los procesos que podemos utilizar para la corrección ortográfica y gramatical de nuestros documentos. Office 2010 incorpora aplicaciones con la función Ortografía, incluida en el grupo de herramientas Revisión de la pestaña Revisar. Los programas de la suite utilizan un diccionario predeterminado basado en el idioma en el que se instalan, pero el programa dispone de otros diccionarios que pueden adaptarse a la lengua en que se trabaje. En este ejercicio aprenderemos a usar las funciones comunes de edición de Office 2010 dedicadas a la corrección ortográfica de documentos. 1. Llevaremos a cabo esta práctica sobre un documento de Word 2010 nuevo, denominado Para corregir.docx, y que puede descargar desde nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Revisar de la Cinta de opciones. 1 2. En las tres aplicaciones más utilizadas de Office, es decir, en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint es común que dentro de esta pestaña, en la primera sección haya un apartado dedicado a la revisión. Empecemos el ejercicio de corrección. Pulse el icono Ortografía y gramática. 2

3. Inmediatamente después se abrirá un cuadro de diálogo Ortografía y gramática: Español. 3 Esto puede variar dependien2

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do del idioma en que haya instalado el programa, y el diccionario que esté usando. En este cuadro el programa se ocupa de revisar los errores gramaticales y ortográficos. La primera errata detectada es una palabra sin tilde. Observe que aparece en rojo el error, en la ventana superior, y en la inferior, bajo el término sugerencias, las posibles correcciones. En este caso, pulse sobre el botón Cambiar para otorgarle tilde a últimos. 4. El programa se ocupa de corregir el error y sigue adelante en su búsqueda. Lo siguiente que encontramos es un apellido ruso. La sugerencia no tiene nada que ver. Podemos hacer dos cosas, o bien es un nombre anecdótico y no vamos a tratarlo nunca más, y por tanto podemos no corregirlo y usar la opción Omitir (si sólo aparece una vez) u Omitir todas (si aparece muchas veces), pero en este caso seleccione la opción Agregar al diccionario. 4 5. La siguiente alerta vuelve a ser rusa, y no tiene sugerencias. En este caso puede decidir que el revisor no detecte esta palabra como error, omitiéndola. Pulse dos veces el botón Omitir todas. 5 6. Esto último lo hemos hecho porque la siguiente palabra era también rusa. Lo siguiente que aparece mal es un error de concordancia. El autor ha escrito en plural cuando debería haber escrito el determinante en singular. Si no sabe qué quiere decir, pulse el botón Explicar… 6

IMPORTANTE Por defecto, la opción Revisar gramática se encuentra activada en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática. La revisión del documento se llevará a cabo tanto ortográfica como gramaticalmente. Para omitir esta revisión gramatical, sólo tiene que desactivar esta opción.

7. Emerge una ventana que da cuenta del error, explicando qué falla. 7 Cierre la ventana con el botón de aspa, aplique la opción Cambiar y para terminar este ejercicio cierre el cuadro. 4

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Entrar Inspeccionar en Excel y abrir un documentos documento IMPORTANTE Si encuentra contenido oculto después de la inspección, y lo elimina, es posible que no pueda recuperarlo de ningún modo. Por eso es importante trabajar sobre copias de los documentos originales.

Inspeccionar un documento quiere decir eliminar cierta información personal incluida en, por ejemplo, las propiedades de los archivos, información que no se desea compartir con otras personas. Este proceso, incluido en la versión anterior como novedad, se ha mantenido en la versión actual, la de Office 2010. En este ejercicio aprenderemos a inspeccionar nuestros documentos y a suprimir cierta información que podría considerarse confidencial. 1. Este ejercicio será abordado desde un documento ya usado de Excel, denominado Datos de series.xls. Una vez abierto en el área de trabajo, entraremos en la vista Backstage para empezar con este ejercicio. 1 Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y dentro de la vista localice el comando Guardar como y pulse sobre dicho comando. 2. Aparecerá un cuadro Guardar como. Inserte un 2 al final del nombre, pulse el botón Guardar para almacenar el archivo y una vez hecho esto, entre en la vista Backstage. 2

3. Situados por defecto en la pestaña Información, procederemos a trabajar desde aquí. Lo primero que haremos es entrar dentro de la opción Comprobar si hay problemas para, como dice la información adscrita, poder mejorar el envío y recepción de documentos, sin que tengan problemas. Pulse sobre la punta 2

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de flecha de esta opción para visualizar su contenido y haga clic sobre la opción Inspeccionar documento. 3 4. Se abre una ventana Inspector de documento en la que hay ciertas opciones verificadas (en este caso todas) y que no difiere mucho de la ventana Inspector de documento que veríamos si trabajamos con Word, por ejemplo, salvo por pequeñas variaciones como el campo verificado Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas, etc. Realizaremos la inspección del documento de todas las opciones presentadas, aunque tenga en cuenta que, si lo prefiere, puede eliminar la selección de estas opciones para que el inspector pase por alto algunos datos. Recuerde que para ello sólo tiene que desmarcar las pestañas verificadas. Pulse sobre el botón Inspeccionar. 4

IMPORTANTE Fíjese que en la parte inferior del documento se muestra a modo de advertencia un texto informativo en el que se indica que no podrán recuperarse todos los datos eliminados con el comando Deshacer.

5. Acto seguido el programa ejecuta la orden y, como en el caso ilustrado, aparece una serie de opciones, molestas, detectadas. En concreto una que refiere lo siguiente: Propiedades del documento e información personal. Se encontró la siguiente información del documento. El nombre del autor y las propiedades del documento. El programa ofrece la posibilidad de eliminar esta información. Pulse el botón Quitar todo. 5

6. Los datos señalados desaparecen al instante. Fíjese en el signo de verificación que ha sustituido el signo de exclamación anterior. Si lo precisa, vuelva a repita el proceso de inspección con el comando Volver a inspeccionar. Hágalo. 6 7. Una vez comprobado que todo está bien inspeccionado y la información personal ha desaparecido, pulse sobre el botón Cerrar del cuadro de diálogo Inspector de documento. 3

Usar laen Entrar función Excel y abrir un documento Compatibilidad IMPORTANTE En el momento de abrir un documento creado en una versión anterior de Office 2010, puede optar por trabajar con ella en modo compatibilidad, o bien convirtiendo el documento como si hubiera sido creado en la presente versión del programa.

Office 2010 cuenta con una función común en todas las aplicaciones de la suite, que permite comprobar la compatibilidad de cualquier documento creado en una versión anterior a la más reciente. La ventaja que ofrece conocer esta función es que el programa convierte el documento anterior a la versión más actual para que pueda trabajar sin problemas, garantizando que ni las novedades ni las funciones mejoradas de la versión actual se encuentren disponibles. En este ejercicio le mostremos qué ocurre al abrir un documento creado en una versión anterior a la de 2010, este versión. 1. Para poder seguir los pasos de este ejercicio es preciso que tenga abierto en el área de trabajo el documento Datos de series.xls. Este es un archivo que hemos creado y convertido, y que al abrirlo con la aplicación de Office 2010, muestra entre corchetes el término Modo de compatibilidad. Esto significa que se trata de un documento creado en una versión anterior a la actual. Empecemos. Pulse sobre la pestaña Archivo y en la vista Backstage seleccione el comando Información. 1 2. Fíjese que en la primera opción ofrecida en es la de Modo de compatibilidad, Convertir, cosa que ocurre porque trabajamos con una versión anterior. 2 En este caso comprobaremos primero si existen características no compatibles con

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versiones anteriores. Pulse sobre la opción Comprobar si hay problemas y elija la opción Comprobar compatibilidad. 3 3. Una vez comprobado, el programa muestra una ventana Microsoft Excel Comprobador de compatibilidad en el que se nos informará de si es o no compatible el archivo para actualizarlo. Pues bien, fíjese que en este caso es, efectivamente, compatible. Haga clic sobre el botón Aceptar. 4

IMPORTANTE Cuando abre un documento creado en una versión anterior a la de 2010, el programa activa la aplicación Modo de compatibilidad e indica de qué versión procede, reflejándose en la Barra de título del programa con el que esté trabajando.

4. Regrese ahora a la vista Backstage, cerciórese de que está dentro del comando Información y compruebe si hay distintas versiones del archivo pulsando sobre el comando Administrar versiones y haciendo clic sobre la opción Recupera libros no guardados. 5 5. La ventana emergente que se abrirá muestra los archivos no guardados compatibles con la versión tratada. Cierre la ventana emergente pulsando el botón Cancelar, entre en la vista Backstage y pulse el comando Información. 6. A continuación, una vez cerciorados de que este documento es compatible con la versión actual de Office, vamos a convertirlo. Para ello, es necesario que pulse sobre el comando Convertir, y en la ventana emergente, escriba a continuación del nombre el término compatibles, para que quede el nombre del texto así: Datos de series compatibles. 6

7. Acepte ahora la ventana Microsoft Excel en que se explica que puede cerrar y volver a abrir el libro y una vez hecho esto, observe que el nombre del documento ha cambiado, y ha desaparecido, por fin, el término [Modo de compatibilidad]. 3 4

Proteger documentos con contraseña IMPORTANTE La opción Proteger libro tiene el mismo efecto que la opción Proteger presentación o Proteger documento. Son los distintos nombres que puede recibir esta herramienta dependiendo de la aplicación que utilice para ello.

Office 2010 permite al usuario proteger sus documentos con contraseña. De este modo, el usuario puede trabajar con tranquilidad, es decir, sin temor a que otros usuarios puedan manipular el contenido de sus documentos, o simplemente, no puedan visualizarlos. Esto se consigue, como se verá, con la opción Proteger del comando Información, ubicado en la vista Backstage. En este ejercicio le mostraremos cómo proteger un documento de Office 2010 con contraseña. 1. Para efectuar este ejercicio recuperaremos el archivo utilizado en el ejercicio anterior, denominado Datos de series compatibles.xlsx, y con éste como modelo aprenderemos la base para proteger nuestros documentos. El procedimiento no es distinto entre las distintas aplicaciones. Empecemos. Teniendo abierto en primer plano el documento Datos de series compatibles.xlsx, 1 entre en la vista Backstage utilizando la pestaña Archivo. 2 2. Observe que por defecto se abre el comando Información (de no ser así, pulse sobre él para activarlo), y que la primera opción es, en este caso, Proteger libro. Si tratásemos con un PowerPoint, pondría Proteger presentación. Pues bien, pulse sobre dicho comando para desplegar las distintas opciones, y seleccione la denominada Cifrar con contraseña. 3 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 3. Aparece un cuadro de diálogo Cifrar documento, en el que debe insertar la contraseña que usted desee. Como indica la advertencia, la contraseña no podrá ser recuperada si, por casualidad, la olvida, por tanto, es importante que la recuerde. En este caso escriba la serie de dígitos: 1234, y pulse el botón Aceptar. 4 4. Deberá repetir la acción anterior para que la contraseña quede fijada. Es importante que repita la combinación numérica sin alterar el orden, y sin añadirle o quitarle nada para que pueda establecerse la contraseña. Repita el paso anterior. 5. En la ficha Información del documento cifrado se indica ahora que la presentación abierta en primer plano se encuentra protegida y que se precisa la introducción de una contraseña para acceder a ella. 5 Cierre el documento pulsando sobre el comando Cerrar y en el cuadro de diálogo que indica si queremos guardar los cambios, pulse sobre Guardar.

001 021 IMPORTANTE Puede eliminar la contraseña siempre que quiera si, primero, sabe la contraseña, segundo, si regresa al comando Información de la vista Backstage y selecciona de nuevo el comando Cifrar con contraseña.

6. De este modo tan sencillo se cierra el documento con el cambio ya asignado. Ahora sólo nos queda reabrir el documento de Excel para comprobar que los cambios han sido satisfactorios. Entre en la vista Backstage y en la pestaña Reciente, seleccione el documento Datos de series compatibles con un doble clic. 7. Por último, aparece un cuadro de diálogo Contraseña 6 en el que debe introducir la combinación 1234 y aceptar el cuadro. De este modo podrá ver el contenido del documento. Escriba la combinación y pulse el botón Aceptar. 4 5

Definir un documento marcándolo como final IMPORTANTE Si es usted el autor del documento y desea deshabilitar la propiedad Final, sólo tiene que seleccionar la opción Proteger... del comando Información, y pulsar sobre la opción Marcar como final para desmarcarla.

Podemos definir un documento como final para que los lectores o revisores que compartan nuestro documento sepan que es su versión final y, como tal, no puede ser ni modificada ni editada. Office 2010 dispone de una opción Marcar como final cuya función es convertir la propiedad del archivo marcado como Sólo lectura. Esto no quiere decir que el documento quede protegido, al contrario, cualquiera que trabaje con el documento puede desmarcar esta función. Sin embargo, aplicarla es un método preventivo. En este ejercicio trataremos el proceso para marcar un documento como final. 1. Recuperaremos para este ejercicio el documento Datos de series compatibles.xlsx que hemos usado anteriormente. Como el proceso de marcado de un documento como final es idéntico para las distintas aplicaciones de la suite de Microsoft, nos servirá este documento. Así pues, teniéndolo abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Archivo y dentro de la vista Backstage seleccione el comando Información. 1 2. Proseguiremos de un modo simple: haga clic sobre la opción Proteger libro 2 para desplegar las distintas opciones que incluye, y de la lista seleccione la denominada Marcar como final. 3

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3. Antes de seguir, debemos advertir que si bien los pasos a seguir son los mismos en las distintas aplicaciones tratadas a lo largo de estas páginas, los nombres pueden varias. Si tratásemos un documento Word para su marcado como final, en vez de Proteger libro pondría Proteger documento. Acepte el cuadro emergente y repita la acción con el siguiente cuadro emergente. 4

IMPORTANTE

4. Observe que además de aparecer marcado como final en la Barra de estado (fíjese en el término Sólo lectura escrito entre corchetes), en esta misma pestaña Información, en el apartado dedicado a Permisos (escrito ahora en un tono rojizo) hay una leyenda donde se indica que el libro está marcado como final para evitar modificaciones. 5

Recuerde que los documentos marcados como finales se abrirán en la versión 2010 de la aplicación como Sólo lectura. No presentan esta propiedad si accede a ellos desde una versión anterior de la suite.

5. Esto no quiere decir que no podamos trabajar con él, al contrario. Lo que indica es que el autor del texto, antes de transmitirlo, ha decidido que no quiere modificarlo, y es una manera de indicarlo. Así pues, podemos trabajar con él de todos modos. Los siguientes pasos son para demostrarlo. Pulse sobre la pestaña Inicio y compruebe que se han bloqueado los botones de la Cinta de opciones. 6 6. Efectivamente, aparece una barra amarilla con un icono indicando que el documento está Marcado como final. Para modificarlo solo tiene que pulsar sobre el comando Editar de todos modos. Recuperemos la capacidad de trabajar sobre el documento. Pulse sobre el comando Editar de todos modos y observe que se ha restablecido la Cinta de opciones. 7 4

Administrar distintas versiones Es posible que en alguna ocasión se borre el trabajo que estamos haciendo, ya sea por un error interno del programa o un fallo del sistema, por ejemplo. Hasta la fecha, si no íbamos guardando los documentos, o no establecíamos el sistema de autoguardado, no podíamos recuperar nuestro trabajo. Ahora, como novedad en esta versión de la suite, podemos recuperar todas y cada una de las versiones guardadas automáticamente por la aplicación. En este ejercicio aprenderemos a administrar las versiones de un documento guardadas automáticamente por cada aplicación.

IMPORTANTE Puede deshabilitar la recuperación de archivos sólo para el documento con el que esté trabajando. Sólo es preciso marcar la opción Deshabilitar Autorrecuperación únicamente para este libro, y compruebe que el nombre del documento que aparece a la derecha de la opción corresponde con el que nos interesa.

1. En esta ocasión utilizaremos un documento Word que ya hemos utilizado anteriormente para poder aprender a administrar las distintas versiones. Aunque puede utilizar el archivo o documento que usted prefiera, le recomendamos que abra en el área de trabajo el documento Para corregir.docx que es el que vamos a usar nosotros. Empecemos. Abierto el documento en el área de trabajo, entre en la vista Backstage pulsando la pestaña Archivo 1 y seleccione el comando Opciones. 2 2. De esta forma se abre el cuadro de opciones de Word mostrando el contenido de la categoría General. 3 De entre todas las opciones, seleccione la opción denominada Guardar para investigar en las opciones que contiene. 4

3 2 4

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 3. La sección se denomina Personalice el modo en que se guardan los documentos. El primer apartado es el que nos importa ahora mismo. Haga doble clic sobre el número 10 que aparece por defecto para seleccionarlo y modifíquelo, por ejemplo, por el número 2. 5 4. Para que esta opción (encargada de autoguardar el documento trabajado cada cierto tiempo) tenga efecto, deberíamos Aceptar el cuadro Opciones de Word. Resulta de gran utilidad mantener marcada la opción Conservar el último archivo autorrecuperado cuando se cierra sin guardar. Pulse el botón Aceptar. 5. Ahora que tenemos personalizado el proceso de autoguardado de documentos, le mostraremos cómo recuperar estos archivos. Puede ocurrir que se cierra el sistema, que se va la luz, etc. Para recuperar las versiones autoguardadas entre en la vista Backstage y sitúese en el comando Información.

001 023 IMPORTANTE Cuando el programa realiza el proceso de autoguardado tras el intervalo de tiempo indicado en el cuadro de opciones, se mostrará el estado oportuno en la Barra de estado del programa con el que esté trabajando.

6. En el tercer comando puede observar si tiene versiones guardadas o no. 6 Pulse sobre el tercer comando, seleccione la única opción disponible 7 y seleccione en el cuadro Abrir el documento que usted quiera, de tener alguno. 7. Ahora sólo queda recuperar el archivo para administrar versiones y concluir el ejercicio. Pulse el botón Abrir y observará que aparece en la Barra de título la información necesaria para reconocer que es un archivo no guardado, en qué momento se trató por última vez, el título y, en una barra amarilla, aparece la opción de guardar el documento. Cierre este documento pulsando el botón con forma de aspa. 7 5

Microsoft Entrar en Excel Word:y abrir un documento Insertar texto IMPORTANTE Puede eliminar un carácter, un fragmento o un espacio sobrante utilizando la tecla Suprimir. Para eliminar un carácter o un espacio situado a la izquierda del cursor utilice la tecla Retroceso.

En el momento de ejecutar Word por primera vez se abre un abanico de posibilidades. Siendo uno de los procesadores de texto más extendidos y usados en el proceso de creación y edición de textos, el usuario se encuentra ante el área de trabajo en blanco y sin más guía que la intuición (o la ayuda de los comandos específicos). El primer paso es rellenar la hoja en blanco, escribiendo un texto o pegando otro previamente copiado. En este ejercicio nos ocuparemos de la primera aproximación a la inserción de textos. 1. Abriremos un documento Word 2010 en blanco. Pulse sobre el botón Iniciar de la Barra de tareas, seleccione la opción Todos los programas y dentro de la carpeta Microsoft Office, escoja el programa Word 2010. 2. De este modo abrimos un documento Word en blanco. 1 Es un documento cuyas características se asemejan a un dina4. A este espacio se le denomina área de trabajo. Sin tocar nada, escriba con su teclado En un lugar de la mancha. 2

3. Redactar en Word es fácil. Aprendamos a modificar lo insertado. Supongamos que tenemos la palabra mancha escrita en minúscula y queremos arreglarlo, insertando la letra mayúscula. Sitúe el cursor detrás de la letra m, pulse la tecla Suprimir para eliminar la letra, y escriba la M mayúscula, 3 para sustituirla. 3 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Del mismo modo en que ha corregido este error, puede agrandar el texto insertándole más palabras o frases. Coloque el cursor al final de la frase, añádale una coma (,) al texto y escriba de cuyo nombre no quiero acordarme. 4 5. Ocurrirá que habrá palabras que el diccionario de Office no reconocerá. Ello podremos constatarlo porque a la palabra le saldrá un subrayado rojo. Como ha visto en un ejercicio anterior, o bien utiliza el diccionario, o bien modifica el nombre, o bien lo deja como está. Supongamos que ya hemos terminado con esta línea, es decir, que después de lo escrito, ya no queremos poner nada más, o queremos saltar esta línea como si fuera un salto de párrafo. Pulse la tecla Retorno, escriba Miguel Cervantes Savedra. 5

024 001 IMPORTANTE Puede insertar texto copiándolo de otros documentos. Utilice la combinación de teclas Ctrl + C para copiar lo que necesite y pulse la combinación de teclas Ctrl +V para insertarlo en el documento.

6. Observe que el apellido sale en rojo. Eso es porque le falta una letra. Si antes hemos modificado una letra, ahora le mostraremos cómo insertar más letras a una palabra. Pulse con el cursor después de la primera a de Savedra, y añádale con el teclado una a. 6 7. Puede desplazarse por las líneas, sin desplazar el contenido, usando las teclas de dirección del teclado, y las teclas de dirección lateral para desplazarse en una misma fila sin modificar nada. Antes hemos insertado texto sin modificar lo escrito. Concluyamos este sencillo ejercicio registrando los cambios. Pulse la combinación de teclas Ctrl + G y almacene el documento con el nombre que desee. 4

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Aplicaren Entrar atributos Excel y abrir untexto al documento IMPORTANTE Puede aplicar atributos al texto usando atajos. Puede aplicar la Cursiva utilizando la combinación de teclas Ctrl + K, la Negrita, Ctrl + B y Subrayar, Ctrl + U.

Microsoft Word 2010 es un procesador de textos moderno y completo que incluye múltiples herramientas para mejorar el aspecto y la presentación de sus composiciones, de modo que el texto adquiera un mayor atractivo. Como definición de atributos al texto debemos referir que son, esencialmente, aquellos aspectos que modifican aspectualmente un texto. Ya sea modificando la fuente, el color, o el tamaño de la misma. En este ejercicio aprenderemos a utilizar las herramientas y comandos ofrecidos por el programa para generar documentos mejor presentados. 1. Le recomendamos que para este ejercicio descargue y almacene de nuestra página web el archivo Kitchen.docx. Es un documento de texto que cuenta con un resumen de una novela en la primera página y parte del primer capítulo de la novela en las siguientes páginas. Este documento lo usaremos en esta y las siguientes lecciones para trabajar en él todos los aspectos de la edición. Una vez abierto en el área de trabajo, utilice las barras de desplazamiento verticales para visualizar y familiarizarse con el documento, regrese a la primera página. 1 2. Para poder modificar un texto o aplicarle un atributo es necesario que éste esté seleccionado. Seleccionemos el título. Haga clic antes de la letra R, sin soltar el ratón arrástrelo 2 hasta el final de la palabra y suéltelo después de la letra N, y sin dejar

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de seleccionar la palabra, pulse sobre el botón de punta de flecha al lado de Times New Roman. 3. Si bien es cierto que Calibri es el nombre de la fuente que Word aplica por defecto a sus textos, Times New Roman es, posiblemente, una de las más utilizadas por los usuarios. En el momento que se elige una de estas fuentes desplegadas, el cuerpo del texto cambia. Seleccione una fuente distinta, como por ejemplo Baskerville Old Face, pulsando sobre ella. 3

IMPORTANTE Puede modificar el tamaño de la fuente y la fuente misma desde el cuadro de diálogo Fuente. Aparece este cuadro de diálogo pulsando en el iniciador de cuadro de diálogo, del grupo de herramientas Fuente.

4. Cambiaremos ahora su tamaño. Pulse sobre el botón con punta de flecha que hay al lado del número 12 y en la lista que se despliega, manteniendo el texto seleccionado, pase el ratón por encima de algunos números para ver qué sucede con el texto. 4 5. Word ofrece lo que denominaremos una vista previa en directo, es decir, podremos ver la apariencia que tendría una determinada acción antes de seleccionarla. Seleccione el número 16 haciendo clic sobre él y a continuación pulse sobre el comando Agrandar fuente, situado justo al lado del número y pulse el comando Encoger fuente para retornarla a como la había puesto manualmente. 5 6. Pulse sobre el comando que tiene una A mayúscula y otra minúscula, de la lista de opciones desplegadas seleccione la de Mayúsculas 6 y seleccione el color rojo del comando Color de fuente.

7. Ahora que ya sabe cómo aplicar atributos al texto, seleccione el texto del primer capítulo y cambie el tipo de fuente a Baskerville Old Face y el tamaño de fuente a 14, guardando después el documento con el comando Guardar de la pestaña Archivo. 5

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Entrar Modificar en Excel la alineación y abrir un y eldocumento interlineado IMPORTANTE No es necesario que seleccione el párrafo para poder modificar su interlineado. Sólo tiene que situar el cursor sobre cualquier punto del párrafo para conseguirlo.

Dos de las características más importantes del formato de párrafo de un texto son, sin duda, la alineación y el interlineado. ¿Qué entendemos por alineación? Es la colocación del texto respecto a los márgenes del documento. Se divide en cuatro tipos: justificada, centrada, izquierda y derecha. Por defecto, los párrafos se alinearán a la izquierda. ¿Qué es el interlineado? Es el espacio en blanco entre las líneas de un párrafo. Por regla general, el interlineado de Word es múltiple, esto es, de 1,15. Opciones de interlineado son, de menor a mayor: sencillo, 1,5 líneas, doble, máximo, etc. 1. Seguiremos con el documento Kitchen.docx tratado en el ejercicio anterior. Como ya sabrá, Office permite seleccionar elementos no contiguos usando la tecla Ctrl. Seleccione la palabra Resumen, 1 pulse la tecla Ctrl y sin liberarla, seleccione el título Primer Capítulo. 2 2. De este modo seleccionamos elementos alejados por el espacio. Las herramientas de alineación están dentro del grupo herramientas de párrafo de la ficha Inicio. Son cuatro botones, uno para cada tipo de alineación, que definen su función de una forma visual. Para ver lo que ocurre, pulse el botón Alinear a la derecha y después el botón Centrar. 3

3. Ahora pasaremos a alinear el texto de la primera página. Seleccione desde Resumen hasta la última palabra del modo ya 2

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indicado y pulse sobre Alinear a la derecha, pulse ahora el botón Centrar para ver qué ocurre y haga clic fuera de la selección para ver el resultado concreto. 4. Seleccionemos el texto del primer capítulo. Haga clic sobre la primera palabra del capítulo, pulse la tecla Mayúsculas y sin soltarla, baje la barra de desplazamiento hasta el final del documento y haga clic después de la última palabra. 5. Pulse el botón Justificar 4 y haga clic sobre cualquier punto del documento para desactivar la selección y observemos los cambios realizados. 6. Por defecto, Word establece el interlineado entre líneas de un mismo párrafo como Múltiple en 1,15 y un espacio de 10 puntos entre la última línea de un párrafo y la primera de otro. Seleccione otra vez el texto y abra el iniciador del cuadro de diálogo del grupo de herramientas Párrafo. 5 7. De este modo se abre la ficha Sangría y espaciado. En la categoría Espaciado están definidos los valores que Word determina por defecto. El Espacio Posterior hace referencia al espacio que hay entre dos párrafos, y el interlineado al que hay entre dos líneas. En esta ocasión dejaremos el espaciado como está y modificaremos el interlineado. Despliegue el botón de punta de flecha de Interlineado y seleccione la opción 1,5 líneas. 6

IMPORTANTE Desde el apartado Párrafo de la ficha Inicio, de la Cinta de opciones puede hacer las mismas funciones de alineación, por ejemplo, que si utilizase el cuadro de diálogo Párrafo.

8. Cerraremos el cuadro vista previa. Pulse sobre el botón Aceptar del cuadro, 7 observe el resultado obtenido en el párrafo y almacene el documento pulsando la combinación de teclas Ctrl + G. 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Usar sangrías Denominamos sangría a la distancia establecida entre el texto y los márgenes derechos e izquierdos del documento. Esto quiere decir que un texto sin sangría ocupará todo el ancho de página, de lateral a lateral, sin vacío entre caracteres y margen. Por defecto, Microsoft Word aplica una sangría de 3 centímetros por lado de página. Eso, como verá a lo largo de este ejercicio, puede modificarse. En este ejercicio, pues, aprenderemos a utilizar las sangrías. 1. Seguimos trabajando con el documento Kitchen.docx. Observe los márgenes de este texto, que al estar justificado es incluso más sencillo percibir que a cada lado, tanto en el lado derecho como en el izquierdo, hay un espacio de 3 centímetros entre texto y margen de página. Seleccione el cuerpo del apartado Resumen, haga clic en el iniciador de cuadro del grupo de herramientas párrafo. 1 2. De este modo se abre el cuadro de diálogo Párrafo con la ficha Sangría, 2 que hemos tratado anteriormente, activada. Observe que en la categoría que nos interesa, Sangría, los campos Izquierda y Derecho están a 0. Esto significa que el espacio entre margen y texto se define como 0, predefinido por Word. Teniendo en cuenta que el margen predefinido (tenido 1

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como 0) equivale a 3 centímetros, comprobemos qué ocurre si eliminamos los espacios. En el campo Derecho haga clic al número hasta dejarlo en -3, 3 repita la operación con el campo Izquierda y pulse el botón Aceptar. 4 3. Como ve, el primer párrafo es un texto sin ninguna sangría lateral. Además de no ser demasiado estético dificulta la lectura. Pulse sobre el botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. 5 4. El párrafo sexto del primer capítulo es, a su vez, un salto de párrafo que podemos definir de algún modo además de con el doble espaciado ya ofrecido. Para ello, aplicaremos una sangría diferente a los otros párrafos. Pulse con el ratón antes de la primera letra del párrafo sexto y con el botón derecho active el cuadro Párrafo. 6 5. Despliegue la pestaña Especial y, de todas las opciones ofrecidas, pulse sobre la segunda opción, denominada Primera línea, y asegúrese de que en el botón siguiente se mantenga en 1,25 cm. 6. Las distintas opciones que podíamos elegir anteriormente eran, por este orden: no hacer sangrías, aplicar sangría a la primera línea, o aplicar sangría a todas las líneas a excepción de la primera (Sangría francesa). Repita la acción ejecutada en el paso anterior con el primer párrafo de las tres secciones de este capítulo y almacene los cambios con el correspondiente botón de acceso directo.

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Entrar en Excel y abrir un documento Utilizar estilos y formatos IMPORTANTE Mantenga unos segundos el puntero del ratón sobre el nombre de alguno de los estilos para que aparezca una etiqueta emergente con las características del estilo del Panel estilo.

Al conjunto de atributos de fuente, tamaño, color de fuente, alineación, sangría y formato almacenado con un nombre se le denomina estilo. Aplicarle un estilo concreto a un texto equivale a modificar todas sus características integradas en el estilo. Como podrá comprobar, Word ofrece muchos estilos predeterminados que pueden ahorrar tiempo al usuario. Como viene siendo habitual, el usuario puede crear, modificar y almacenar sus propios estilos, según sus gustos y necesidades. Es, en resumen, la unificación de los procesos descritos en ejercicios anteriores, para agilizar el proceso. 1. Seguiremos utilizando el documento Kitchen.docx. Empezaremos seleccionando un fragmento del texto del primer capítulo, por ejemplo, el tercer párrafo, haga clic sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se despliega, escoja la opción Copiar. 1 2. Entre en la vista Backstage, seleccione la opción Nuevo y de las opciones disponibles seleccione la denominada Documento en blanco pulsando doble clic. 3. Procederemos a pegar el contenido copiado. Pulse sobre el botón derecho sobre el área de trabajo, seleccione la primera de las Opciones de pegado: Mantener formato de origen. 2 4. Como realmente no hemos podido modificar nuestro texto original, lo haremos en este. Haga clic en el margen izquierdo

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de la primera línea del documento para seleccionarla y en el momento que se ilumine en azul, pulse sobre el iniciador de panel situado justo al título del grupo de herramientas Estilos, mostrando el panel Estilos. 5. Aplique a la sección primera línea, uno de los estilos que aparecen en la lista. Da lo mismo el que sea. Haga clic, por ejemplo, en el estilo Cita destacada, 3 y desactive la selección para observar el resultado. 6. El aspecto de esta línea ha cambiado. Observe los atributos que ha modificado este estilo. Ubique el ratón sobre la opción Cita destacada, y cuando el botón de punta de flecha aparezca, pulse sobre él y seleccione la opción Modificar.

IMPORTANTE Los estilos y formatos pueden modificarse y aplicarse siempre que se precise utilizando el cuadro estilos, o desde el grupo de herramientas estilos.

7. En el cuadro Modificar estilo están definidas todas las características del estilo y pueden ser modificadas. 4 Haga clic sobre el icono N de negrita para desactivar el atributo y active la S de subrayado, y desplegada la lista de color de la fuente, seleccione un color rojizo y cierre este cuadro sin guardar los cambios. 8. Crearemos un estilo personal en el documento Kitchen.docx. No lo aplicaremos, pero quedará almacenado para ejercicios posteriores. Es importante que mantenga el cursor fuera del texto para no aplicar el estilo. Abra el cuadro estilos, haga clic sobre el icono Nuevo estilo y en el cuadro Crear nuevo estilo a partir del formato, 5 escriba su nombre.

9. Modifique la fuente, los atributos como a usted le apetezca (añadiendo negritas, tamaño de fuente, etc), cuando haya acabado pulse el botón Aceptar para almacenarlo y guarde los cambios pulsando el correspondiente botón de acceso rápido. 3

Entrar Emplear enefectos Excel y abrir un visuales documento IMPORTANTE Word 2010, además de permitir la aplicación de espectaculares efectos visuales sobre el texto de un documento, permite aplicar formato al texto para que se fusione a la perfección con las imágenes incluidas.

Una de las muchas novedades de la versión de Microsoft Word 2010 es la herramienta de efectos visuales. ¿Qué son? Mediante un comando desplegable Efectos de texto, podemos aplicar a los textos los efectos visuales propios de las imágenes, las sombras, biseles, la iluminación o los reflejos. Esta nueva herramienta se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo de herramientas fuentes. De esto y de cómo aplicar los efectos visuales trata este ejercicio. 1. Seguiremos con el documento Kitchen.docx, concretamente con el texto Resumen. Seleccione el título Resumen y haga clic en el botón Efectos de texto del grupo de herramientas Fuente de la ficha Inicio. 1 2. En el panel con varios estilos de efectos predefinidos que se despliega, puede pasear su ratón para ver qué opciones y cómo se van aplicando al texto sin necesidad de hacer clic sobre ellas. Sitúe el ratón encima de la opción Esquema, pase el ratón por varios de los colores disponibles en el panel de colores de Esquema, y observe que el efecto esquema añade un borde de color al texto. 2

3. Añadámosle ahora un efecto de iluminación. Un difuminado color claro y brillante alrededor del texto para que parezca iluminado. Haga clic de nuevo en el icono Efectos de texto, 2

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escoja la opción Iluminado y sobre la paleta de colores que se despliega la opción Más colores de iluminado, sitúe el ratón sobre un color oscuro. 3 4. El texto, ahora, es poco adecuado. Escoja una de las opciones predeterminadas de Iluminado que esté en las filas superiores por su iluminado más discreto, pulse al lado del título Resumen para desactivar la selección y comprobar los resultados. 5. Eliminemos los cambios realizados. Seleccione la palabra Resumen, pulse sobre el icono Efectos de texto y elija la opción Borrar efectos de texto. 6. Haga clic ahora en el iniciador de cuadro del grupo de herramientas Fuente, seleccione el botón Efectos de Textos en la parte inferior de cuadro Fuente y en el cuadro Formato de efectos de texto, haga clic en el icono de Color del campo Color de relleno. 7. Elija un color, active la categoría Sombra haciendo clic sobre su nombre en la columna izquierda del texto, en la categoría sombra haga clic sobre el botón Preestablecidas, y del panel desplegado seleccione una opción.

IMPORTANTE Puede acceder a todos los efectos de texto que ofrece Microsoft Word 2010 desde el comando Efectos de texto del grupo de herramientas Fuente.

8. Configure la sombra reduciendo unos 25 grados el ángulo y aumentando 4 o 5 puntos la distancia y reduzca la transparencia. 4 9. Por último, en el cuadro Formato, sobre el botón Efectos de texto, 5 para que se vuelva a abrir el cuadro, aplíquele un efecto al texto, active la categoría Formato 3D, seleccione una opción que le parezca adecuada y guarde los progresos. 3

Entrar en Excel y abrir un documento Crear tabulaciones IMPORTANTE Las tabulaciones pueden modificarse manualmente desde la regla horizontal o desde el cuadro de diálogo Tabulaciones, al que se accede desde el cuadro Párrafo.

Definimos tabulaciones como las posiciones en la regla horizontal que se usan para alinear y ubicar el texto en una posición determinada de la página. Las tabulaciones se dividen en cuatro tipos según su alineación: izquierda, derecha, centrada y decimal. Su utilidad estriba en la capacidad de alinear en la misma posición elementos de filas distintas. En este ejercicio usaremos las tabulaciones para dar formato a una lista de referencias cronológicas. 1. Le recomendamos que descargue para este ejercicio el documento Ernest.docx de nuestra web, la guarde en su equipo y ábralo en Word. 1 2. Para mejorar el aspecto de nuestro documento le aplicaremos tabulaciones y sangrías. La tabulación hará que podamos separar el año del texto y alinear todos los textos a una misma distancia. Primero estableceremos las características de la tabulación. Inicie el cuadro del grupo de herramientas Párrafo, donde deberá pulsar el botón Tabulaciones, que da paso al cuadro Tabulaciones. 3. Word establece por defecto las tabulaciones. En el campo Posición introduzca la cifra 2 y pulse el botón Fijar. 2 4. De este modo hemos fijado el campo posición. Ahora tratemos la alineación. Para que quede mejor, es conveniente que

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en este caso sea a la izquierda. Seleccione la opción 2 y pulse el botón Aceptar. 3 5. Establecidos los parámetros de tabulación, veamos cómo se aplican. Sitúe el cursor antes del texto de la primera línea de la cronología, asegurándose de que el espacio que hay entre el año y el texto se encuentra antes del cursor y no después. 6. Insertaremos las tabulaciones usando la tecla Tab. Púlsela una vez y viendo que el texto se ha desplazado 2 centímetros, alineándose a la izquierda, colóquese en la misma posición y observe que el texto se ha rellenado de una línea de puntos. 4 7. Repita el proceso situándose en el siguiente libro con la tecla Tab, seleccione todo el texto de la cronología haciendo clic en la primera fila y arrastrando hasta la última, y con el texto seleccionado vuelva a abrir el cuadro párrafo pulse la tecla Tabulación.

IMPORTANTE La tecla Tabulador mueve, por defecto, el cursor 1,25 cm a lo largo del ancho de la página. Puede modificar esta regla desde el cuadro de diálogo Tabulaciones.

8. Fije la Posición en 2 centímetros, la Alineación en Izquierda y el Relleno en Ninguno, haga clic en el botón Fijar y pulse sobre el botón Aceptar. 9. Ahora sí que se han introducido los cambios insertados. Debe insertar una tabulación entre cada cifra de año y su texto correspondiente de la misma forma que hemos hecho antes. Aplique la tabulación sólo en la primera, asegúrese de haber aplicado la tabulación después de todas las cifras de año y compruebe que su texto tiene el mismo aspecto que el de la imagen. 5

10. Terminemos. Seleccione todo el texto, abra el cuadro Párrafo; en la categoría Sangría, seleccione el campo Especial y elija la opción Sangría francesa. 6 4

Crear viñetas y listas IMPORTANTE La utilización de viñetas y listas forma parte de un modo de estructuración que permite separar los distintos pasos a seguir en un procedimiento, o las distintas partes de un elemento que Microsoft Office ofrece en la mayoría de sus aplicaciones.

Entendemos por viñetas los símbolos que se insertan delante de cada entrada. La utilidad de la aplicación de viñetas y numeración a las listas estriba en la presentación y configuración de listas de información en los documentos. Las viñetas se aplican cuando los elementos de la lista no siguen un orden establecido, así como los números de listas, como su propio nombre indican, enumeran los distintos elementos de una lista y se usan en listas ordenadas. En este ejercicio trabajaremos con las listas, la numeración de las mismas y la aplicación de viñetas. 1. Seguimos con el documento anterior que, como recordará, no almacenamos sus cambios. Pues bien, cerraremos el documento sin guardar los cambios, y lo reabriremos. Entre en la vista Backstage, pulse el comando Cerrar y dentro de la opción Reciente, seleccione el documento Ernest.docx. 1 2. Seleccione todo el contenido de la lista y con el texto marcado en azul, despliegue el botón Viñetas del menú contextual y seleccione la primera opción. 2

3. Prosigamos. Deseleccione la lista para observar el resultado (al inicio de cada elemento de la lista se ha insertado una viñeta que hace de cada título algo más definido e identificable), 3 seleccione otra vez la lista para pulsar la flecha del botón Viñetas. 2

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4. Se despliega un panel con una selección de viñetas predefinidas por Word. Haga clic sobre la opción Definir nueva viñeta y en el cuadro Definir nueva viñeta, seleccione la opción Imagen. 4 5. En el cuadro viñeta de imagen hay una lista con todas las imágenes disponibles, una muestra de cada una de las mismas. Existe la posibilidad de insertar imágenes desde otros archivos, o descargadas y almacenadas en su disco duro. Pulse sobre la imagen que desee, pulse el botón Aceptar y en la vista previa del cuadro Definir nueva viñeta haga clic en el botón Símbolo. 5 6. Abierto el cuadro símbolo, podemos elegir entre símbolos con fuentes distintas. Seleccione el símbolo que prefiera haciendo clic sobre él y pulsando el botón Aceptar 6 para insertarlo y poder activar el botón Fuente que deberá pulsar. 7. Cerrado el cuadro símbolo y activado el botón Fuente, puede modificar el tamaño y otros atributos. Aumente el tamaño fuente a 16, modifique su color con el que prefiera de la paleta desplegable y pulse Aceptar para salir del cuadro. 8. Regresamos al cuadro Definir nueva viñeta. Aquí puede ver la viñeta configurada. Eliminaremos el símbolo y crearemos listas numéricas. El proceso es idéntico al de la creación de viñetas. Desactive el botón Viñetas pulsando sobre éste, y con el texto seleccionado, pulse el botón Numeración para insertar los números a la lista. 7 9. Los números tienen el color y el formato de las viñetas definidas antes. Pulse la opción Definir nuevo formato de número, seleccione el botón Fuente, reduzca el tamaño a 11 y cierre los dos cuadros pulsando dos veces el botón Aceptar.

IMPORTANTE La vista previa en directo permite al usuario establecer contacto visual con las posibles modificaciones de viñetas y numeración de listas sin la necesidad de aplicarlas. Sitúe el ratón sobre las distintas opciones para observar cómo se aplicarían en el documento de ser, finalmente, seleccionadas.

4 5

Insertar una portada IMPORTANTE La aplicación de Office Word 2010 ofrece la ayuda para el rellenado de los distintos campos de una portada indicando en todo momento qué debe escribir en cada sitio. Ello no quiere decir, no obstante, que lo aplicado sea susceptible de aparecer en la versión impresa. Es sólo una guía para el usuario. Sírvase de ella para completar y perfeccionar las portadas insertadas en sus documentos.

Entendemos por portada a la primera plana de los libros, sean impresos o no, en que figuran el título del libro, el nombre del autor, el lugar, el año de presentación, etc. Microsoft Word 2010 ofrece una herramienta denominada Portada que permite insertar una portada, creándose como si se tratase de una nueva página, adoptando el diseño seleccionado en la Galería de portadas. De todo ello tratará este sencillo ejercicio. 1. Almacenados los cambios del ejercicio anterior, le recomendamos que abra el documento Kitchen.docx para este ejercicio. Una vez abierto en el área de trabajo empezaremos a insertar una portada. Active la ficha Insertar pulsando en la pestaña homónima de la Cinta de opciones y en el grupo Páginas, pulse sobre el botón Portada. 1 2. Con esta acción desplegamos un panel con opciones de diseño de portada en Word. Seleccionaremos una portada sin imagen porque en el siguiente ejercicio le insertaremos una imagen a nuestra portada. Pulse la opción Rayas, 2 ubicada en la última fila de las opciones de portada, y en la portada insertada, haga clic en el espacio Escribir título del documento y escriba Literatura Japonesa contemporánea.

3. Habilite el campo. Escriba subtítulo del documento, e introduzca como subtítulo Kitchen. 3 2

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4. En el campo Seleccionar fecha aparece un botón de punta de flecha. Pulse sobre él, seleccione la fecha deseada del calendario desplegado y pulse sobre el cuadro compañía. 5. Una vez seleccionado este cuadro, como no nos interesa, lo eliminaremos (de este modo aprenderá a eliminar estos elementos). Despliegue un menú contextual con el botón derecho, y seleccione la opción Eliminar control de contenido. 4 6. Es posible que en el campo Autor Word haya introducido, automáticamente, el nombre del equipo. Si ése es el nombre que quiere, no lo modifique, en caso contrario, pulse encima y escriba el nombre que quiera. 7. Personalizaremos el diseño de la portada modificando algunos colores. Haga doble clic en la barra superior de la portada, observe que en la Cinta de opciones se ha habilitado la pestaña Herramientas de dibujo, seleccione la opción Más del grupo Estilo de forma (el tercero de los botones de flecha). 5 8. Se despliega un panel con una galería de estilos. Seleccione el estilo que desee, pulse el botón Más del grupo Insertar formas y dentro del panel que se despliega, seleccione una forma, por ejemplo la estrella de cuatro puntas, pulsando sobre ella.

IMPORTANTE Al trabajar con distintas versiones de la aplicación de Word, es decir, si trabaja con un documento creado en versiones anteriores, pueden existir algunas diferencias en la inserción de una portada. Una de ellas, quizás la más destacables, es que el calendario que emerge para determinar la fecha no aparece. .

9. El puntero se modifica en forma de cruz. Pulse con el ratón sobre el área de trabajo y sin soltarlo, arrástrelo para aumentar o reducir su tamaño, y suelte el botón cuando crea que ya está bien creada. 6 10. Use las herramientas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para modificar el objeto, arrástrela con el ratón para situarla donde quiera y guarde los cambios. 7 4

Añadir una imagen Microsoft Word 2010 ofrece la posibilidad de insertar, adaptar y editar imágenes mediante algunas herramientas y aplicaciones. Si bien es cierto que el programa tratado en este ejercicio es un procesador de textos y, como tal, su utilidad y recursos se fundamenta en la creación, edición y formateo de textos, ello no excluye que podamos mejorar nuestros documentos mediante la inserción o tratamiento de elementos ajenos (pero complementarios) al texto. En este ejercicio le mostraremos cómo insertar imágenes prediseñadas y almacenadas en su equipo.

IMPORTANTE Recuerde que cuando aplicamos la opción Vista previa, o las propiedades del menú contextual de una imagen, lo que aparece es la vista previa de la imagen y un resumen de sus propiedades: desde la extensión, el tamaño, hasta la orientación, las palabras claves (de haberlas), etc.

1. Recuperaremos para este ejercicio el documento Ernest.docx. Una vez abierto en el área de trabajo, ubíquese al final de la página, accione la ficha Insertar de la Cinta de opciones y, del grupo de herramientas Ilustraciones, escoja la herramienta Imágenes prediseñadas. 1 2. De este modo se abre el panel Imágenes prediseñadas. 2 Estas son las imágenes que incluye la galería Microsoft Office. Seleccione cualquiera de las imágenes (nosotros escogemos la de la vaca), y sin dejar de mantener apretado el clic, arrástrela hacia la parte baja del documento. 3 3. Es posible que la imagen acabe no insertándose en el lugar donde habíamos decidido hacerlo. 4 Pudiera ser que el ta-

1 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos maño de la imagen sea demasiado grande para el espacio disponible, y se ha saltado a la página siguiente. De ser así, sólo tendría que reducir el tamaño pulsando con el ratón sobre uno de los vértices de la imagen. Cuando aparezca el puntero en forma de dos flechas opuestas al cursor, haga clic, y sin soltar arrastre el vértice para cambiar la dimensión de la imagen. 4. Ahora sabe cómo insertar y ajustar una imagen prediseñada. Pasemos a insertar una imagen desde un archivo. Puede utilizar una imagen que ya tenga o bien descargar y almacenar desde nuestra página web el archivo Portada.JPG. Recupere el documento Kitchen.docx, cierre el panel de imágenes prediseñadas y, de la ficha Insertar, del grupo de herramientas Ilustraciones, pulse el botón Insertar. 5. Aparecerá de este modo el cuadro Insertar imagen, con la carpeta Biblioteca de imágenes abierta. 5 Puede seleccionar la imagen deseada si está en esta carpeta, de no ser así, búsquela en el directorio pertinente, selecciónela y pulse el botón Aceptar.

001 033 IMPORTANTE Office 2010 ofrece un amplio abanico de imágenes prediseñadas, lo cual no quiere decir que no podamos utilizar la inserción de las imágenes desde archivos propios. Las imágenes prediseñadas no pueden ser modificadas por el usuario mientras que las de archivo, como son propias, pueden ser gestionadas de un modo más libre.

6. Al igual que con la imagen prediseñada, la imagen se inserta y es muy posible que, ocupando lo que ocupa, haya saltado a la siguiente página, haciendo que el contenido se desplace, a su vez. Coloque el ratón sobre la imagen, haga clic y, sin soltar el botón del ratón, arrastre la imagen hasta la página de portada. 6 7. La imagen se colocará centrada y alineada con el texto. Teniendo la portada completa e insertada, guarde los cambios con la combinación de teclas Ctrl + G. 5

Entrar en Excel y abrir un documento Usar WordArt IMPORTANTE La utilización de la vista previa en directo le permitirá ver cómo evoluciona la inserción de los distintos estilos de WordArt que puede insertar. Su uso no compromete la evolución final del documento, sólo nos muestra qué ocurriría si, finalmente, aplicamos este tipo de cambios.

WordArt es una herramienta o comando destinado a insertar, con objeto de mejorar el aspecto de sus documentos, texto decorativo. Esta sencilla y práctica herramienta sirve para crear títulos llamativos y originales. Su utilidad, manejo y tratado es sencillo, intuitivo y muy interesante. En este ejercicio le mostraremos los pasos a seguir para insertar un título con la herramienta de diseño WordArt. 1. Ubíquese en la portada del documento, seleccione el título y subtítulo haciendo un clic en el primero, pulse la tecla Mayúsculas, y sin soltarlo, haga clic sobre el segundo. 2. Pulse la tecla Suprimir para eliminar los elementos seleccionados y dejará un espacio vacío que aprovecharemos; 1 pulse sobre el botón WordArt, ubicado dentro del grupo de herramientas Texto, de la pestaña Insertar. 3. Se despliega el panel con distintos diseños de WordArt. Seleccione uno haciendo clic sobre él. 3

4. Se insertará un cuadro de texto en el documento. De no haberse insertado en donde quería, sitúe el ratón en uno de los bordes del cuadro y cuando el puntero tome forma de cuatro flechas opuestas, pulse sobre él y sin soltar la pulsación, arrástrelo hacia la posición deseada.

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5. Una novedad de esta versión es que al insertar el espacio para el nuevo texto, se carga en la Cinta de opciones la ficha Herramientas de dibujo. Es posible establecer en esta ficha las propiedades del texto WordArt. Pulse en el cuadro de texto, elimine el contenido y escriba el título para el documento: Literatura japonesa contemporánea. 4 6. Observe que el título se ha insertado con el formato seleccionado. Para mejorar el aspecto estético del título, selecciónelo, active la ficha Inicio y en el espacio de Tamaño de fuente, modifique el valor a su antojo, pulsando a continuación la tecla Retorno. 7. A continuación, le mostraremos cómo modificar la forma del objeto. Active la ficha Formato, y en el grupo de herramientas Estilos de WordArt, despliegue el comando Efectos de texto, representada por un icono con una A de borde resplandeciente. 5 8. Desplegamos un panel con varias herramientas. Seleccione la opción Transformar, seleccione la opción que prefiera, utilice la vista previa en directo para cerciorarse de la opción más interesante y seleccione el comando Relleno de texto, identificado por una A sobre una línea de color negro.

IMPORTANTE Como casi todos los cambios que puede aplicar en Word 2010, el estilo de WordArt que determine para su utilización no le compromete a, llegado el momento, modificarlo por otro sin perder ningún dato. Compruebe tantas veces como sea necesario si realmente es éste el estilo WordArt que quiere utilizar.

9. Elija uno de los colores de la paleta mostrada, utilice a continuación el comando Contorno de texto, seleccione la opción Grosos y elija el valor que más le apetezca para confirmar una opción estética. 10. Puede seguir modificando a su antojo los aspectos del texto WordArt usando los demás comandos (Sombra, Reflexión o Iluminado), 6 termine el ejercicio guardando los cambios. 4

Insertarenletras Entrar Excel y abrir un documento capitulares IMPORTANTE Las letras capitulares pueden ser modificadas, tanto en su tamaño como en su fuente desde las herramientas ubicadas dentro del grupo Fuente de la pestaña Inicio. Para hacerlo, sólo tiene que seleccionar la letra Capital, modificarle la fuente y el tamaño como si se de un texto normal se tratase.

La letra capital es la mayúscula de gran tamaño, que se sitúa al inicio de un párrafo para marcar que ese es, justamente, el principio y la primera letra. Este concepto indica que cumple la función de crear y dar formato a la primera letra de cualquier párrafo. Sirve para dar un destacado principio a un documento, capítulo, etc. En este sencillo ejercicio aprenderemos a crear y editar una letra capital. 1. Insertaremos la letra capital en el primer párrafo del capítulo primero de nuestro documento Kitchen.docx. 1 Una vez abierto en el área de trabajo, procederemos. Sitúe el cursor al principio del párrafo en el que aplicaremos la letra capital, el párrafo que comienza con la palabra Creo. 2. Active la ficha Insertar, pulse sobre el botón Letra capital 2 y de las tres opciones de inserción de Letra capital que se desplegarán, cada una ilustrada con una imagen explicativa, pasee el ratón por cada una para ver el resultado en la vista previa en directo seleccionando, finalmente, la opción En texto. 3

3. Observe que la primera letra del párrafo en que se encontraba el cursor aumenta de tamaño, y, siguiendo incorporada en el 3 2

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texto, está seleccionada como un objeto independiente. En el margen de la letra haga clic con el botón derecho del ratón y pulse la opción Letra capital. 4. El cuadro Letra capital desplegado permite modificar la posición de la letra capital respecto al texto, permite modificar el estilo, la fuente, las líneas. Despliegue el campo Fuente y seleccione la fuente Old English Text MT. 4 5. El campo Líneas que ocupa define las líneas de texto que debe ocupar la letra capital en altura, y cuántas más letras ocupe, mayor será el tamaño. Deje establecido el valor 3, y en el campo Distancia desde el texto, que explica el espacio entre texto y letra capital, introduzca el valor 0,2cm, pulsando a continuación el botón Aceptar. 5 6. Con la acción anterior, concluimos el cuadro Letra capital. El párrafo ha cambiado según los criterios establecidos. Podemos aplicar, no obstante, los efectos de la herramienta Efectos de texto a la letra capital. Active la ficha Inicio, despliegue los efectos de texto, y a continuación aplíquele los efectos de Sombra, reflexión, esquema o iluminado que desee.

IMPORTANTE La sangría que se aplica automáticamente en la letra capital puede ser eliminada desde el grupo de herramientas Párrafo de la ficha Inicio. Hágalo si considera que esta sangría, aplicada automáticamente, no le hace ningún servicio, o no le gusta su inserción en el documento tratado.

7. Apliquémosle un borde que decore la letra. En el borde de la letra capital pulse con el botón derecho y en el menú contextual desplegado seleccione la opción Bordes y sombreado. 6 8. En el apartado valor del cuadro Bordes y sombreado, seleccione la opción Cuadro, y en ésta seleccione el color que prefiera habilitando la flecha del campo Color.

9. Terminemos. Una vez elegido el color, pulse el botón Aceptar para cerrar el cuadro y ver los cambios; seguidamente, guarde los cambios realizados con la combinación de teclas Ctrl+G. 4 5

Entrar Insertarennúmeros Excel y abrir un de página documento IMPORTANTE Para modificar la información ubicada o reconocida como Encabezado y Pie de página es independiente del cuerpo del documento. Ello quiere decir que para trabajar con él, antes tiene que hacer doble pulsación sobre estos elementos para que aparezca la pestaña de herramienta contextual pertinente.

Como su nombre indica, insertar el número de página consiste en identificar y distinguir cada una de las páginas de un documento, en este caso un Word, con un número. La ordenación de estos números será siempre en orden y eso hará que sea fácil localizar una página concreta, servirá para la creación de índices que se correspondan y sean sencillos de encontrar el contenido concreto. La inserción de los números de página es variable, y en este ejercicio enumeraremos los modos de insertar los números de página. 1. Seguimos con el documento Kitchen.docx. Active la ficha Insertar de la Cinta de opciones pulsando sobre su pestaña, pulse el botón Número de página del grupo de herramientas Encabezado y pie de página, y observe las distintas opciones disponibles. 1 2. Las distintas opciones incorporan maneras diferentes de colocar los números de página. Tienen que ver con la posición en que se colocan los números, si es la parte superior, inferior, en los márgenes de la página. Seleccione la opción Final de página. 2 3. Repare que, dentro de esta opción Final de página, hay distintas modalidades y estilos de diseño de numeración inferior también distintos. Use la barra de desplazamiento vertical del panel para visualizar las opciones ofrecidas, y seleccione la primera opción de la categoría Con formas. 3 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Acto seguido se inserta el número en cada página del documento, empezando por la primera página después de la portada. 4 En ésta no queda aplicada la numeración. Junto al número de pie de página se han activado la ficha contextual Herramientas para encabezado y pie de página, y, además, los espacios de página correspondientes al encabezamiento y pie de la página. Vaya a la página 1, pulse sobre la cinta que se encuentra el número y active la pestaña Formato. 5 5. Procederemos a cambiar el estilo del cuadro de texto, aplicándole algún efecto. Pulse sobre el botón Más de la galería de estilos de texto y en el panel de estilos predefinidos que se desplegará elija el que usted prefiera pulsando sobre él. 6 6. Apliquémosle un formato distinto al número de página. Haga clic en la pestaña Diseño del grupo Herramientas para encabezado y pie de página, 7 seleccione la opción Número de página y dentro del menú contextual, la opción Formato del número de página. 8

036 001 IMPORTANTE Hay muchas maneras distintas de insertar el número de página. Puede hacerlo en la parte inferior, en los márgenes o en la parte superior de una página. Para hacerlo, active los espacios Encabezado y Pie de página.

7. Observe el cuadro Formato de los números de página. Despliegue la pestaña Formato de número, seleccione la quinta opción y pulse sobre el botón Aceptar. 8. De este modo tan sencillo hemos insertado un número de página, hemos modificado su formato y ahora podemos observarlo. Terminemos este ejercicio. Pulse el botón Cerrar encabezado y pie de página y almacene los cambios realizados. 4

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IMPORTANTE Microsoft Word 2010 le permite crear hasta once columnas. Partiendo de esta base, puede aplicarlas manualmente o de forma predeterminada como a usted más le plazca. Sólo debe tener en cuenta, si lo hace de forma manual, que en el cuadro de diálogo Columnas deberá definir el tamaño de Ancho.

Crear yen Entrar añadir Excel y abrir un documento columnas Las columnas son un tipo de formato que se aplica a documentos de tipo periodístico, a libros, a folletos, a boletines, etc. Por defecto, el procesador de textos Word 2010 cuenta con una sola columna, pero ello no implica que no podamos modificar la cuantía de las mismas. En esta lección le mostraremos el proceso a seguir para usar el comando Columnas. 1. En este ejercicio nos centraremos en la página de resumen del documento Kitchen.docx. Seleccione el texto, active la ficha Diseño de página y pulse sobre el comando Columnas. 1 2. De este modo se despliega un panel con las distintas opciones de columnas. Aplíquele el formato de dos columnas pulsando la opción Dos, compruebe que, efectivamente, el texto se ha dividido en dos columnas y despliegue nuevamente el comando columnas. 3. Nuestro propósito es modificar los valores para adaptarlos a nuestras necesidades. Seleccione la opción Más columnas 2 y en las opciones que podrá configurar, seleccione la opción 2, 3 y en cuanto al ancho de columna, será definido por Word; pulse el cuadro de texto de la categoría Ancho, elimine el contenido. 2 3

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4. Cuando cambiamos el ancho de columna, se modifica el valor del espacio. El espacio es el hueco vertical que hay entre las dos columnas y el ancho de las columnas se determina a partir de esta premisa. Así pues, introduzca el valor 7 cm, compruebe qué ha ocurrido, y active la casilla de verificación de Línea entre columnas. 4 5. En la vista previa directa, como ya sabe, podrá ir visualizando el aspecto que tendrán las columnas. Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios, seleccione de nuevo el texto y abra el cuadro columnas desde la opción Más columnas del comando Columnas. 5 6. Dividiremos el texto en tres columnas, haciendo que cada columna tenga una anchura distinta. Pulse la opción Tres de la categoría Preestablecidas, desactive la casilla de verificación de Columnas de igual de ancho para modificar el valor de las distintas columnas, e introduzca el valor 3,9 cm. 7. Observará que, modificados los valores de ancho de columna, las otras columnas se modificarán automáticamente. Reduzca el tamaño de la tercera columna a 3,8 cm, desactive la casilla de verificación de la opción Línea entre columnas y Haga clic en el botón Aceptar. 6

IMPORTANTE Como en todas las opciones aplicables a un documento de Word 2010, la aplicación ofrece varias configuraciones de columnas predeterminadas, con la cantidad de columnas y el tamaño de las mismas ya definido. Utilícelo si no tiene ninguna idea o quiere evitarse la configuración manual.

8. Compruebe los resultados desactivando la selección. El texto, como ve, está dividido en tres columnas. Pulse el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido para regresar las dos columnas, y termine guardando los cambios. 4 5

Entrar en Excel y abrir un documento Añadir un título IMPORTANTE Partiendo de la base de que podemos insertar todo aquello que nos plazca para crear o configurar un buen título, es importante recordar que hay dos modos eficaces de deshacer entuertos como un título o una modificación que no nos gusten. La primera, muy simple, utilizando la tecla Suprimir. Otra, usando el comando Deshacer (Ctrl + Z).

1. Microsoft Word ofrece la posibilidad de añadir un título de forma automática cada vez que insertemos un nuevo objeto. Pero ello ocurre sólo cuando especificamos al programa que debe insertarse el título y cómo debe ser. Active la ficha Referencias, pulse sobre el botón Insertar título del grupo de herramientas Títulos. 1 2. Emerge un cuadro de diálogo Título en el que especificaremos las características que tendrán los títulos insertados manualmente, definiremos qué elementos recibirán de manera automática. Dentro del cuadro Títulos, seleccione la botón Autotítulo, 2 y en la lista de elementos que se pueden seleccionar del cuadro Autotítulo, marque la casilla de verificación de la opción Diapositiva de Microsoft Office PowerPoint97-2003. 3

En esta lección aprenderemos a insertar títulos desde el grupo de herramientas Títulos, ubicado en la ficha Referencias. Estos comandos permiten agregar títulos a una imagen, a una tabla o a una ecuación. Como ya sabrá, un título es un breve texto que aparece debajo o encima de un elemento. Hay varias formas de agregar títulos: de forma automática o de forma manual. De cómo abordar este tema, y cómo aplicar los títulos tratará este ejercicio.

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3. Al insertar una diapositiva de PowerPoint a modo de objeto ésta recibirá automáticamente el título que le corresponde. Pulse sobre el botón de punta de flecha del campo Usar el rótulo para ver los títulos que Word ofrece predeterminadamente. 4. Observe que las opciones son Ecuación, Ilustración y Tabla. Para crear un título, pulse sobre el botón Nuevo rótulo, y en el cuadro de diálogo Nuevo rótulo, puede escribir el título que quiera. Escriba el título Literatura, 4 pulse el botón Aceptar y compruebe que queda guardado en los títulos predefinidos. 5. Seleccione el botón de punta de flecha del campo posición y seleccione la opción Encima del elemento, y pulse el botón Aceptar. 5

IMPORTANTE Almacene los progresos siempre que pueda para no perder la información. Para ello, puede usar la tecla F12 para desplegar el cuadro Guardar como.

6. Compruebe qué ocurre cuando insertamos una nueva diapositiva de PowerPoint en nuestro documento Word. Sitúese en la última página, active la ficha Insertar, pulse el botón Página en blanco para que se inserte una nueva página al final del documento. 7. Haga clic sobre la flecha del botón Insertar Objeto, en el grupo de herramientas Texto, seleccione la opción Objeto y en el cuadro objeto, haga clic sobre la opción Diapositiva de Microsoft PowerPoint 97-2003. 6

8. Repare en que la opción Mostrar como icono está desactivada, pulse el botón Aceptar y compruebe que se ha insertado la diapositiva de PowerPoint en blanco con el título Literatura 1 encima de la misma. 9. La diapositiva está en blanco. En lecciones posteriores trataremos cómo crear y mejorar las diapositivas. Ahora, con la diapositiva seleccionada, pulse la tecla Suprimir, y a continuación borre el título. 4

Entrar Añadiren capturas Excel y abrir un de pantalla documento IMPORTANTE Para que Word capture una pantalla es necesario que se asegure de que la ventana en cuestión esté maximizada. De otro modo, la aplicación no contemplará ninguna de las ventanas minimizadas.

Así como el procesador de textos Microsoft Word 2010 es capaz de insertar, modificar y editar imágenes, también tiene la capacidad de insertar capturas de pantalla. ¿Qué es una captura de pantalla? Es una instantánea que se puede guardar con formato de imagen. Y como se ha dicho, puede ser insertada en un documento Word. En este ejercicio aprenderemos a hacer capturas de pantalla y a insertarlas en el documento trabajado. 1. El comando Captura de pantalla permite realizar capturas de dos maneras distintas. En una, aprovechamos la ventana que tenga abierta en su equipo para que Word la defina y la guarde como imagen; la segunda consiste en recortar manualmente una parte del pantallazo que queramos. Abra alguna imagen que tenga almacenada en su equipo con el Visualizador de fotos de Windows o con el visor de imágenes de que disponga, y una vez hecho, active Microsoft Word, sitúese en la última página del documento en el que hemos insertado el Autotítulo. 1 2. Active la pestaña Insertar, pulse sobre el comando Captura de pantalla del grupo de herramientas Ilustraciones y de las dos opciones principales, seleccione la ventana que le interese haciendo clic sobre ella. 2 2

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3. Observará que la ventana que hemos seleccionado acaba de insertarse en forma de imagen en la página del documento de texto. Podemos editar y modificar esa imagen como si se tratase de una imagen que hemos insertado desde un archivo. Observe que junto con la inserción de la captura se activa la ficha contextual Herramientas de imagen. Investigue las herramientas disponibles. 4. Pulse sobre la imagen, pulse la tecla Suprimir y vuelva a pulsar el comando Captura de pantalla del grupo de herramientas Ilustraciones de la ficha Insertar. 5. Seleccionaremos la opción Recorte de pantalla. La ventana de Word se minimiza y la ventana que estaba en segundo plano pasa en primero. Pulse la opción Recorte de pantalla, 3 haga clic sobre uno de los vértices de la imagen que desea capturar y arrastre el ratón hasta el punto que quiera para trazar un rectángulo. 6. Al soltar el ratón volverá a situarse en primer plano el documento de Word en el que trabajaba, y con el recorte de pantalla que ha capturado insertado como imagen. La captura insertada podrá manipularse con los comandos de edición del programa. Despliegue el comando Efectos artísticos del grupo de herramientas Ajustar, 4 seleccione el efecto que desee aplicar y guarde los cambios realizados haciendo clic sobre la correspondiente opción. 5

IMPORTANTE Otra opción para insertar una captura de pantalla es usando la tecla ImpPant que, automáticamente tras su pulsación, captura todo lo que haya en la pantalla en ese momento.

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Entrar en Excel y abrir un documento Insertar símbolos IMPORTANTE Al crear nuevos objetos para una misma base de datos, el panel de navegación se va actualizando para mostrar las distintas categorías.

Un símbolo es ese elemento que podemos insertar y que no aparece en nuestro teclado. Así pues, un símbolo puede ser el uso de letras del alfabeto griego, árabe, cirílico, hebreo, símbolos de puntuación como las comillas latinas, las comillas simples, símbolos matemáticos, etc. Este repertorio se encuentra guardado dentro del cuadro de diálogo Símbolo o las teclas de método abreviado correspondientes. Otra opción es utilizar Autocorrección para reemplazar de manera automática un texto por símbolos. De todas estas cuestiones tratará este ejercicio. 1. Sitúese después de la captura de pantalla que hemos insertado, pulse sobre la ficha Insertar y en el grupo de herramientas Símbolos, haga clic sobre el panel símbolos. 1 2. Se despliega de este modo el panel de símbolos en el que aparecerán veinticinco símbolos que suelen ser los últimos utilizados. Haga clic en la opción Más símbolos para acceder al cuadro donde podremos encontrar todos los símbolos disponibles. 2

3. Los tipos de símbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes disponibles. Elija la fuente haciendo clic sobre la punta de flecha del campo Fuente y seleccione la fuente Arial. 3 3 2

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4. Despliegue entonces las opciones de la categoría Subconjunto pulsando sobre el botón de punta de flecha, seleccione la opción Símbolos variados y en el panel de ejemplo de símbolos del centro del cuadro quedará seleccionado el primer cuadro. Inserte el símbolo con forma de nota musical haciendo doble clic sobre él. 5. Inserte dos símbolos más, para comprobar cómo se hace y que lo hace bien, y cierre el cuadro pulsando sobre el botón Cerrar. 4 6. De este modo puede ver que los símbolos se han insertado en su hoja. Seleccione los símbolos, despliegue la pestaña Tamaño de fuente de la pestaña Inicio, aumente su valor.

IMPORTANTE Para ubicarse rápidamente en el cuadro Símbolo debe saber que todos los símbolos que ofrece Microsoft Word se organizan por fuentes y subconjuntos .

7. Podemos editar los símbolos igual que los textos. Procedamos a comprobarlo. Haga clic sobre el icono de Efectos de texto y seleccione uno de los efectos predeterminados. 5 8. Puede definir las teclas que insertarán el símbolo. Imagine que es necesario porque es un símbolo que usará. Pues bien, para hacerlo, abra el cuadro Símbolo, pulse la opción Más símbolos y seleccionando el símbolo que usted quiera. 9. Una vez seleccionado el símbolo, pulse el botón Autocorrección, y en el campo Con, inserte en este campo la combinación 666!, pulse el botón Agregar. 6

10. Compruebe que el símbolo se ha añadido a la lista de autocorrección cerrando el cuadro, y ahora, para demostrar que ha podido insertar bien este atajo de autocorrección, pulse la combinación 666!. 11. Observe que esta combinación de teclas, automáticamente, se convertirá en el símbolo creado. Así pues, repita el procedimiento explicado las veces que quiera. 4

Añadir un comentario IMPORTANTE Puede ocultar los comentarios del documento cuando a usted le plazca. Para ello, sólo tiene que desplegar el comando Mostrar marcas y desactivar la opción Comentarios, del grupo de herramientas Seguimiento.

Un comentario es una nota que un autor, corrector o revisor añade a un documento para advertir de algún error, matizar alguna cosa, en fin, comentar algo, sin modificar el texto al que se inserta. No ocupa espacio y es una herramienta muy utilizada por los usuarios en los documentos de uso compartido, así como una de las funciones de Word más aclamadas. En este ejercicio aprenderemos a insertar y usar este comentario necesario. 1. Para llevar a buen puerto este ejercicio, seleccione el sexto párrafo del primer capítulo del documento Kitchen.docx, el que estábamos utilizando, active la ficha Revisar pulsando sobre la pestaña homónima y haga clic sobre el botón Nuevo comentario. 1 2. Observe que todo el texto seleccionado queda enmarcado en color rosa, y, además, se abre un globo de comentario situado en el Área de revisiones, en el margen derecho de la página. Puede escribir ahora lo que quiera, que quedará registrado como comentario. Escriba ¡Maravilloso! 2

3. De este modo tan sencillo se inserta el comentario. Podemos insertar comentarios de dos tipos distintos. Uno sobre otra parte del texto –por lo que debería seleccionar ese texto y repetir los pasos anteriores-, o bien insertar comentarios que respondan a los comentarios ya aplicados. Supongamos que el texto será revisado por varias personas, o por la misma, pero 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos en tiempos distintos. Esta aplicación es importante. Para responder al comentario, seleccione el comentario insertado anteriormente, haga clic sobre el botón Nuevo comentario. 3 4. Así de simple es insertar un comentario nuevo dentro del comentario anterior. Observe que los nombres identifican los comentarios. El primero se denomina siempre N1, el segundo N2, y así. Escriba la palabra Mentira. 4 5. Una vez hecho el paso anterior, diremos que al comentario que responde a otro comentario Nx se le añade el denominado Rx, que define a qué comentario responde. Eliminemos ahora el primer comentario que introducimos. Seleccione el primer comentario, haga clic sobre el botón de punta de flecha del comando Eliminar del grupo de herramientas Comentarios y escoja la opción Eliminar pulsando sobre ella. 5 6. Accedamos al Panel de revisiones. En él, Word nos informa de los cambios y comentarios que se han introducido en el documento. Vayamos al control de cambios. Pulse sobre el botón con punta de flecha del Panel de revisiones del grupo de herramientas Seguimiento, y escoja la opción Panel de revisiones horizontal.

001 041 IMPORTANTE Para que Word refiera exactamente al punto en que quiere insertar el comentario, o al punto en que se refiere el comentario, es necesario que primeramente lo seleccione. Si no selecciona el fragmento de texto sobre el que quiere hacer un comentario, el programa interpreta que la inserción del mismo se ubica donde se ubique el cursor en ese momento.

7. El Panel de revisiones se abre en la parte inferior del área de trabajo. Cuando manejamos documentos largos, y hemos insertado muchos comentarios y queremos localizar alguno de ellos. Cierre el panel pulsando sobre el botón de aspa y registre los cambios. 3

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Insertar un cuadro de texto IMPORTANTE La inserción de los cuadros de texto se produce mediante la aplicación del comando Cuadro de texto. Pueden dibujarse, editarse manualmente, o bien pueden insertarse desde uno de los diseños predeterminados de Word 2010.

Entendemos por cuadro de texto al contenedor móvil, de tamaño variable, que admite texto o gráficos. Asimismo, se utilizan para organizar, o simplemente como algo favorecedor estéticamente ya que permiten diferenciar distintos bloques de texto que figuren en una página. En este ejercicio aprenderemos a insertar un cuadro de texto en un documento de Word 2010. 1. Seguiremos trabajando con el documento Kitchen.docx. Con la barra de desplazamiento vertical sitúese en la última página, habilite espacio para trabajar y active la ficha Insertar. 1 2. Los cuadros pueden insertarse de dos modos: manualmente y en una extensa galería que nos ofrece Word 2010. Dentro de la ficha Insertar seleccione la opción Cuadro de texto, y de las opciones posibles seleccione Cita moderna. 2

3. Automáticamente, el cuadro de texto se insertará en la ubicación en la que se encontraba el cursor. El tamaño del cuadro de texto es demasiado grande. Disminuya el tamaño del cuadro utilizando la técnica ya vista en ejercicios anteriores: seleccione un vértice y cuando el puntero cambie de forma en dos flechas opuestas haga un arrastre para que el tamaño sea conveniente. 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Insertemos un texto dentro del cuadro de texto. Escriba una cita e introduzca el siguiente texto: Aquel a quien los dioses aman, muere joven. 3 5. Introducido el texto, modifiquemos su formato. Pudiera ocurrir que el cuadro fuera demasiado pequeño. Engrandézcalo como necesite. Haga clic sobre el texto, use el ratón para seleccionarlo todo y pulse el comando Encoger fuente para apreciar la disminución del tamaño. 4 6. Por defecto, el estilo de cuadro de texto seleccionado está introducido en cursiva. Pulse sobre el icono de Cursiva para desactivarlo, pulse en cualquier sitio para deseleccionar el texto y a continuación pulse la subficha Formato para activarla. 7. Como ya sabe, puede aplicar los estilos predeterminados de dentro del panel que se despliega al hacer clic sobre el botón más de los estilos directos del grupo de herramientas Estilos de formas. Con el cuadro seleccionado, pulse el comando Relleno de forma, seleccione el color que usted quiera.

001 042 IMPORTANTE Podemos modificar el tamaño de los cuadros de texto antes de insertarles texto y después de insertarles una imagen. No hay restricciones al respecto. Sólo las restricciones que el usuario se permita o desee.

8. Procedamos a insertar un cuadro de texto manual. Despliegue el comando Cuadro de texto y escoja la opción Dibujo de forma y una vez habilitado el cuadro, escriba dentro del cuadro lo que le apetezca, por ejemplo hola hola hola. 5 9. Haga clic en uno de los laterales del cuadro para seleccionarlo entero, pulse la tecla Suprimir para eliminarlo y almacene los progresos con su correspondiente comando. 5

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Crear y formatear tablas IMPORTANTE Recuerde que con los estilos que se hallan en la galería de Estilos de tabla puede modificar el formato de una tabla con un solo clic.

Con el procesador de textos Word 2010 podemos insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo, o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. Podemos insertar una tabla en un documento, o insertar una tabla dentro de otra tabla más compleja. La utilización de estos elementos, más propios de las aplicaciones de la suite Excel y Access, se justifica por la obtención de una mejor presentación de los documentos. Es un modo de organizar el documento visualmente. En este ejercicio aprenderemos las maneras de insertar tablas en un documento. 1. Empezaremos este ejercicio en el mismo documento del ejercicio anterior. Pulse la combinación de teclas Ctrl + fin para situar el cursor al final del documento, pulse la tecla Retorno las veces necesarias para situarlo en la siguiente página. 2. Insertaremos una de las tablas predeterminadas. En la pestaña Insertar de la Cinta de opciones, del grupo de herramientas Tablas, despliegue el comando Tabla. Y pulse la opción Tablas rápidas. 1 3. De este modo aparece la galería de tablas rápidas. En la parte inferior de la galería, seleccione la denominada Lista tabular, y observe que donde se situaba el cursor de edición se inserta la tabla con formato preestablecido.

4. Creemos otra tabla. Haga clic debajo de la tabla para deseleccionarla, apriete la tecla Retorno 2 para insertar una línea en blanco al documento, sitúese en la ficha Insertar. 2

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 5. Vuelva a apretar el comando Tabla del grupo de herramientas Tablas, pulse sobre la opción Insertar tabla, inserte el valor 3 del campo Número de columnas y Número de filas del cuadro Insertar tabla. 6. Una vez aceptado el paso anterior, haga clic en la pestaña Presentación de la ficha Herramientas de tabla, despliegue el comando Eliminar del grupo Filas y columnas. 7. De las opciones mostradas, seleccione Eliminar tabla, active la ficha Insertar de la Cinta de opciones y despliegue el comando Tabla. 8. Haga clic en la tercera casilla de la tercera fila para crear una tabla de tres filas y tres columnas. 3 9. Puede modificar el aspecto de las dos tablas creadas utilizando la pestaña Diseño de la ficha Herramientas de tabla. A continuación le mostramos una aproximación. Seleccione el botón Más de la galería estilos de tabla, pulse sobre el tercer estilo de la cuarta fila y en el cuadro.

001 043 IMPORTANTE Puede insertar tablas de forma manual o de forma automática. La forma automática refiere, en la mayoría de los casos, la forma predeterminada. Éstas se encuentran dentro de la opción Tablas rápidas del comando Tablas.

10. Haga clic en la pestaña Presentación de la ficha de Herramientas de tabla, en el grupo de herramientas Datos, pulse el comando Ordenar y en el cuadro de diálogo Ordenar, mantenga la configuración pulsando el botón Aceptar. 11. Puede modificar el texto de las celdas, insertándole o eliminándolo, y puede centrar su texto. Puede aplicarle color y bordes usando el comando Bordes y sombreado. Modifique el formato como quiera. 4 12. Eliminemos las tablas, filas y columnas. En la subficha Presentación de la ficha de Herramientas de tabla, seleccione el comando Eliminar 5 del grupo Filas y columnas, pulse la opción Eliminar filas. 3

Añadir en Entrar encabezados Excel y abrir yunpies documento de página IMPORTANTE La modificación de los estilos predeterminados de Encabezados y pies de página corre a cargo del propio usuario. Word ofrecerá unos estilos predeterminados que, en cualquier momento, pueden ser modificados a partir del momento en que se seleccionan y aparecen las herramientas de tratado y edición de los mismos.

Uno de los aspectos que puede mejorar sensiblemente el aspecto de un documento es la inserción de un encabezado y un pie de página. Su uso está vinculado a la inserción del nombre del autor, la fecha de creación del documento, el título, etc. Entendemos por pie de página al área ubicada en el margen inferior del documento, utilizado con la misma finalidad que el encabezado. En este ejercicio aprenderemos a añadir, editar y eliminar encabezados y pies de página. 1. Recuperaremos para este ejercicio el documento denominado Para corregir.docx. Una vez lo tenga abierto en el área de trabajo, pulse la ficha Inicio haciendo clic sobre la pestaña del mismo nombre y pulse sobre el comando Bordes y sombreados. 1 2. De este modo tan sencillo abrimos el cuadro Bordes y sombreados con la ficha Bordes activa. Pulse sobre la pestaña Borde de página, en la categoría Arte elija la opción Ninguna y pulse el botón Aceptar. 2 3. Una vez hecho lo anterior, se cierra el cuadro y se aplican los cambios. Observe que aparecer un texto Inserte encabezados y pies de página. Sitúese en la página 2, active la ficha Insertar y despliegue el comando Encabezado.

4. Aparecerá una galería de diseños de encabezados, seleccione el cuarto, denominado Anual. 2

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5. El diseño se muestra o influye en los apartados para introducir el título del documento. Inserte como encabezado el lema Propuesta literaria, en la sección año 2011. 3 6. Modifiquemos el aspecto del encabezado. En la ficha contextual Herramientas para encabezado y pie de página pulse dentro del primer campo del grupo de herramientas Posición, inserte el valor 2 y fije el cambio aplicando la tecla Retorno. 7. Como viene siendo habitual, podemos modificar cualquier elemento de Word. También sucede con el encabezado. Seleccione el título entero, despliegue la herramienta Color de fuente de la Barra de herramientas mini y escoja el color que desee.

IMPORTANTE En el momento posterior a la pulsación sobre el comando Encabezado se desplegará un panel desde el que puede seleccionar los distintos estilos de encabezado que Word 2010 ofrece como predeterminados.

8. Pulse el botón Cerrar encabezado y pie de página de la ficha Diseño, compruebe que en las páginas se ha insertado el mismo encabezado y haga doble clic sobre el encabezado. 4 9. De este modo tan sencillo puede acceder al encabezado para editarlo. Para salir, pulse dos veces fuera del encabezado, en la ficha Insertar de la Cinta de opciones, pulse en la herramienta Encabezado y pulse la opción Quitar encabezado. 10. Insertar un pie de página es sencillo. Pulse el botón Pie de página, seleccione Anual, observe que hay un espacio habilitado, escriba Propuesta literaria. 5

11. Para terminar, cerrar y desactivar el modo de edición de página, haga doble pulsación en algún punto del texto de la página y pulse el botón Cerrar encabezado y pie de página de la Cinta de opciones. 3

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Microsoft Entrar en Excel: Excel yConocer abrir un hojas las documento de un libro IMPORTANTE Puede modificar, borrar o insertar el nombre de la etiqueta de cada hoja desde la opción Cambiar nombre del menú contextual desplegado de cada etiqueta.

Excel es una de las aplicaciones de la suite de Office con mayor recorrido. Su función es el tratamiento de las hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una cuadrícula rectangular formada por celdas organizadas en columnas. Excel permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, permite realizar con ellos las más diversas operaciones matemáticas, desde sumas, restas y divisiones, hasta funciones trigonométricas. A los documentos que procesa y crea este programa se les denomina libros. En este ejercicio nos aproximaremos al programa, y al desplazamiento por el mismo. 1. Para empezar, seleccione la opción Todos los programas del menú Inicio y dentro de la carpeta Microsoft Office, seleccione el programa Microsoft Excel 2010. 2. Observará que de este modo abrimos un documento Excel en blanco en el área de trabajo. 1 Como puede ver, la hoja de cálculo está compuesta por celdas. Compruebe que el nombre de esa celda se muestra en el cuadro de nombres, es decir, que la letra refiere la ubicación de la columna, y el número el lugar respecto a la cabeza de la columna, para ello, pulse sobre distintos cuadros. 2

3. Familiarícese con las barras de desplazamiento, verticales y horizontales, lo mismo que puede familiarizarse con el uso de 2

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las teclas de desplazamiento del teclado y con los botones de avance y retroceso. 4. Pulse sobre la celda C3 3 y una vez cerciorado de estar en ella, haga clic sobre el botón Avance página una sola vez, compruebe que se ubica en la celda C30, 4 repita el proceso y compruebe que ahora se ubica en la celda C57 y regrese a la celda C3 con la tecla Retrocede página. 5. Para desplazarse a la última celda de este libro de Excel 2010 haga clic con el ratón en la celda C1 y aplique la combinación de teclas Ctrl + tecla de desplazamiento hacia abajo para llegar a la celda número 1048576. 5 6. Regrese a la celda C1 con la combinación de teclas Ctrl + tecla de desplazamiento hacia arriba. 7. Puede modificar el nombre de las hojas de dos modos sencillos. O bien selecciona el nombre Hoja1 con un doble clic y escribe aquello que quiera poner, o bien del siguiente modo: con el botón derecho, pulse sobre el término Hoja1 y del menú contextual que se despliega, escoja la opción Cambiar nombre. 6 8. El nombre pasa a estar en modo edición y usted puede escribir el nombre que desee. Escriba el nombre Prueba, haga clic sobre una de las celdas para habilitar el acceso a guardar los cambios, y guarde los cambios con el nombre Prueba Excel. 3 5 4

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Insertar, Entrar eneditar Excel yy abrir un documento eliminar datos IMPORTANTE Puede modificar editando el contenido de una celda siempre que esté en modo Modificar. De no ser así, el contenido se sustituirá si escribe algo en la celda.

La introducción de datos se efectúa dentro de las celdas que componen la cuadrícula. En el momento que habilitamos espacio haciendo clic sobre una celda, ésta queda seleccionada y permite la inclusión de datos. Así pues, los datos insertados quedarán escritos en esa celda, y nunca pasarán a otra a no ser que cambiemos de celda manualmente. Si lo escrito es más largo que la celda, tendrá que optar por manipular la misma, acortar lo redactado o eliminarlo. En este sencillo ejercicio le mostraremos cómo introducir, editar y eliminar datos en las celdas. 1. Observe que en la cabecera de la columna y de la fila se marcan de amarillo cuando seleccionamos una celda. Haga clic con el ratón sobre la celda B9 para seleccionarla, compruebe que se iluminan las respectivas cabeceras y escriba el valor 17. 1

2. Pulse la tecla Retorno para efectuar la introducción, repare que ahora está ubicado en la celda B10 y que en la barra de fórmulas no aparece el contenido insertado en la celda anterior, e inserte el valor 28,28. 2

3. Entre la barra de fórmulas y el cuadro de nombres hay tres iconos distintos. Por orden de izquierda a derecha, se denominan Cancelar, 3 Introducir e Insertar función. Pulse sobre 2 3

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la opción Introducir para confirmar la introducción de lo insertado. 4 4. Puede insertar, si lo prefiere, tanto datos numéricos como de tipo texto. Ubíquese en la celda A2, escriba el texto Literatura y pulse la tecla Retorno. 5. Como sucede con la inserción de números, una vez aplicada la tecla Retorno, la aplicación salta a la celda ubicada inmediatamente debajo de la celda trabajada. Supongamos ahora que queremos regresar al texto anteriormente escrito y matizarlo. Haga clic sobre la celda A2, sitúese sobre la barra de fórmulas y una vez observe que el puntero del ratón parpadea, puede escribir a continuación de Literatura, el término Japonesa, y pulsar la tecla Retorno. 5

IMPORTANTE Observe que en la Barra de fórmulas sólo aparece el contenido de la celda seleccionada. Nunca el contenido de todas las celdas.

6. De este modo tan sencillo e intuitivo puede insertar datos y editarlos en un libro de Excel 2010. Recuerde que denominamos libro al documento que utiliza Excel para trabajar, documento al documento que usa la aplicación Word, presentación a la aplicación PowerPoint. Así como podemos insertar un texto o modificarlo, podemos usar el comando Deshacer para enmendar un error. Pulse sobre el comando Deshacer de su Barra de herramientas de acceso rápido. 6 7. Por último, puede sobreescribir en un texto, borrando el que yacía primero. Seleccione la celda A2, escriba Historia 7 y observe que el texto anterior queda eliminado automáticamente. 4

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Comprender Entrar en Excel Excel: y abrir un documento columnas y filas IMPORTANTE Para seleccionar un grupo de celdas sólo tiene que utilizar la técnica del arrastre con el ratón, o bien utilizar la tecla Mayúsculas. Para desactivar cualquier selección sólo tiene que pulsar sobre cualquier celda de la hoja de cálculo.

La estructura de las hojas de cálculo es muy sencilla. La hoja de cálculo se organiza en filas y columnas. Las columnas se identifican por una letra, o combinación de letras, situada en la cabecera, y las filas se identifican por un número ubicado a su izquierda. En esta lección nos centraremos en el estudio de los aspectos primitivos de las columnas y filas: su selección, la modificación de su tamaño, etc. 1. Para empezar a entrar en materia en la funcionalidad de la aplicación Excel 2010 le recomendamos que descargue de nuestra página web el libro Libros.xlsx y lo abra en primer plano. Una vez abierto para su visualización en pantalla, le mostraremos cómo seleccionar una columna entera. Pulse sobre la cabecera de la columna B para seleccionar todas las celdas regidas. 1 2. Observe que todas las celdas quedan enmarcadas en color azul y contienen un borde negra más grueso que el habitual. Para deseleccionar estas celdas, haga clic en cualquiera de las celdas de la hoja de cálculo. 2

3. Sucede de igual forma con las filas. En el momento que seleccionamos la cabecera de una fila, todas las celdas que contiene quedan seleccionadas. Hagamos la prueba. Pulse sobre la cabecera de fila número 7. 3 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. No obstante esto, podemos seleccionar varias filas de un modo sencillo. Si las filas son consecutivas, sólo tendrá que utilizar la técnica del arrastre. Si, por el contrario, las filas no son consecutivas, para seleccionarlas tendrá que pulsar sobre la cabecera de las filas, pulsar la tecla Ctrl y pulsar otra cabecera de fila. Seleccione la fila número 7, pulse la tecla Ctrl y sin soltarla pulse sobre la cabecera de fila 10 y el número 13. 5. Al mismo tiempo, y sin soltar la tecla Ctrl, puede seleccionar las columnas que desee. Para ello, manteniendo apretada la tecla Ctrl, pulse sobre la letra B y sobre la letra D. 6. Deseleccione la selección haciendo clic sobre cualquier punto de la hoja de datos. 7. Observemos qué ancho de columna tiene la columna A. Sitúe el ratón sobre la letra A y pulse con el ratón para observar la etiqueta que, en este caso, nos indica que ocupa 67 píxeles, despliegue la opción Ancho de columna del menú contextual del botón derecho del ratón. 4

047 001 IMPORTANTE Puede modificar el tamaño de una columna. Para ello, puede hacerlo de forma manual o usando la opción Autoajustar ancho de columna. Con esta última opción lo que conseguirá es que el ancho de columna quede ceñido al contenido insertado.

8. Nos indica que de ancho de columna, la columna A ocupa 8,86. 5 Esto servirá para aprender a modificar la anchura de las columnas. Una vez apretado sobre la columna en cuestión, puede desplazarla si usa la técnica del arrastre. 6 Cierre el cuadro Ancho de columna, coloque el ratón entre la A y la B y desplace la columna hacia la derecha. 4

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Añadir en Entrar y eliminar Excel y abrir hojas, un documento columnas y celdas IMPORTANTE Como novedad general de la versión 2010 de Office encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la suite, aparece una ventana desde la cual es posible tanto detener este proceso como minimizar directamente la ventana del programa.

Pudiera ocurrir que, en algún momento, por descuido o por necesidad, necesite insertar o eliminar columnas o celdas. Excel le ofrece la opción de añadir y eliminar celdas y columnas en cualquier situación, en cualquier lugar de la hoja de cálculo. En esta lección aprenderemos a utilizar el comando Insertar del grupo de herramientas Celdas, el menú contextual de estos elementos. 1. Con los siguientes pasos aprenderemos a aderezar un poco nuestra hoja de datos, para que se nos muestre mejor presentada. Observe que en las listas de asignaturas y libros no hay espacios. Después de la línea 12, de la línea 21 debería existir un espacio para poder distinguir entre el nombre de las asignaturas y los correspondientes libros. Ubíquese en la línea 13. 2. Pulse sobre el botón Insertar del grupo de herramientas celdas, 1 desplegando una lista de opciones, y selecciona la herramienta Insertar filas de hoja. 2

3. Comprobará cómo se desplazan todas las filas a partir de la 13 para abajo. 3 Se inserta una fila encima de la celda seleccionada. Insertemos ahora una columna. Por defecto, las columnas se insertan a la izquierda de la columna seleccionada. Sabiendo esto, crearemos una nueva columna entre la B y la C. Sitúese sobre la fila C para que la inserción ocurra felizmente, pulse 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos sobre el botón Insertar del grupo de herramientas Celdas, y despliegue las distintas herramientas aplicables. 4 4. Seleccione la opción Insertar columnas de hoja 5 y compruebe cómo se inserta una nueva columna entre la B y la C, que desplazará a la derecha la lista de precios. 5. De este modo tan sencillo podemos insertar columnas y filas en nuestro libro. Repita el proceso de inserción de filas con la fila 23. Pulse sobre la fila 23, haga clic sobre el comando Insertar del grupo de herramientas Celdas y observe que las celdas se desplazarán una celda hacia abajo. 6 6. Otro modo de insertar filas y columnas es utilizando el cuadro de diálogo Insertar celdas. Pulse sobre la celda 5, despliegue el menú contextual con el botón derecho y seleccione la opción Insertar.

048 001 IMPORTANTE Para insertar filas y columnas puede utilizar dos métodos. Puede usar la herramienta Insertar del grupo Celdas, o bien puede aplicar la opción Insertar del menú contextual de la fila o la columna.

7. Hay cuatro opciones. Podemos insertar filas, columnas, o simplemente desplazarlas. En este caso verifique la opción Insertar toda una fila, 7 pulse el botón Aceptar y compruebe qué ocurre. 8. Repita el proceso en la filas que no contienen precio, para separarlas y a continuación guarde los cambios pulsando la combinación de teclas Ctrl + G. 4

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Ocultarenhojas, Entrar Excelfilas y abrir yuncolumnas documento IMPORTANTE Que oculte un elemento de la hoja de cálculo no quiere decir que lo hemos eliminado de nuestra hoja de cálculo. Sólo lo hemos ocultado temporalmente. Para hacer desaparecer permanentemente un elemento como una fila, una hoja o una columna sólo tiene que utilizar los conocimientos aprendidos en el ejercicio anterior.

Es posible que se encuentre en la disyuntiva de tener que divisar o mostrar su hoja de cálculos, o tan solo de comprobar algunos datos y repara en que la hoja de cálculos es demasiado extensa, las tablas son muy grandes o necesitamos discriminar alguna tabla. Excel ofrece la posibilidad de ocultar temporalmente las filas y columnas que no vayamos a usar para no confundirnos. Ocultar el contenido no quiere decir eliminarlo. En este caso, aquello que ocultemos podrá ser retomado en el momento que lo precisemos. En este ejercicio nos versaremos en las lides de ocultar los elementos de las columnas y las filas. 1. Supongamos que, debido a la extensión de nuestra hoja de datos, debemos ocultar una de las columnas para así poder trabajar mejor. Como ya se ha advertido, ocultar no quiere decir, en ningún caso, eliminar. Así pues, supongamos que queremos ocultar una columna. Pulse sobre la cabecera de la columna C para seleccionar toda la columna. 1 2. Haga clic sobre el botón Formato, 2 seleccione la opción Ocultar y mostrar, y seleccione el comando Ocultar columnas. 3

3. La columna C, como puede comprobar a simple vista, ha desaparecido de la hoja de cálculo. 4 Sin embargo, observe que en el cuadro de nombres sigue seleccionada la columna C10. 2

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Para regresar la columna seleccione con el ratón la cabecera de la columna B y, teniendo la tecla Mayúsculas presionada, desplace el ratón hacia la derecha para mostrar la columna C. 5 4. Otro procedimiento hubiera sido desplegar las opciones del comando Formato y utilizar la opción Mostrar columnas. 6 5. Seleccione la fila 15 pulsando sobre la cabecera con el número 15, y una vez seleccionada (se seleccionará en azul toda la fila), pulse sobre el comando Formato. 6. Desplegamos de este modo las opciones utilizables que entraña el comando Formato. Localice la denominada Ocultar y seleccione posteriormente la opción Ocultar filas. 7 7. Automáticamente, la fila 15 desaparece. Otra vez, sin embargo, podemos demostrar que aún existe la fila 15 porque en el Cuadro de nombres sale la A15. En esta ocasión recuperaremos la fila usando el mismo procedimiento que para ocultarla. Despliegue el comando Formato, y dentro de la herramienta Ocultar y mostrar, seleccione la opción Mostrar filas. 8 8. Seleccione la etiqueta de la Hoja2 para aprender a ocultar las hojas de nuestro libro, despliegue la ficha contextual de la herramienta Formato, y en el grupo Ocultar y mostrar seleccione la opción Ocultar hoja. 9

9. La Hoja2 se ha ocultado, pero como venimos indicando, no ha desaparecido para siempre. Para recuperarla, haga clic con el botón derecho al lado de la Hoja3, en el menú contextual desplegado seleccione la opción Mostrar 10 y dentro del cuadro Mostrar, pulse el botón Aceptar para recuperar la Hoja2. 5

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Entrar Reconocer en Excel los tipos y abrir un de datos documento IMPORTANTE Para determinar el formato de los datos que incluirán las columnas puede utilizar el desplegable Formato de Número, que se ubica en el grupo de herramientas Número de la pestaña Inicio.

En una celda de Excel pueden introducirse datos del tipo fijo y fórmulas. Los valores de tipo fijo se dividen en tipo texto, tipo numérico, de fecha, hora, moneda, etc. Por defecto, los valores de texto se alinearán siempre en la izquierda y los numéricos en la derecha. Como curiosidad, sepa que cualquier valor al que vaya precedido un apóstrofo será considerado como un texto por más que pueda ser un número o una fórmula matemática. En este ejercicio trataremos los distintos datos que se pueden introducir en las celdas de Excel. 1. Una vez situado en la Hoja1 de nuestra hoja de datos Libros. xlsx pulse sobre la celda B26 y observe que en el grupo de herramientas Número, de la pestaña Inicio, pone General, refiriéndose a la celda seleccionada, despliegue las opciones disponibles. 1 2. Para esta celda debe seleccionar el formato Texto por la obviedad de que ambos (título y escritura) están en formato texto. Pulse sobre el formato Texto, 2 repare en que no ha sufrido ningún cambio aparente. 3. Seleccione un valor numérico como puede ser el de la celda D28, despliegue la flecha de Formato de número y seleccione la opción Número. 3

4. Como con el paso anterior, parece que no ha ocurrido nada. Sin embargo, debajo del desplegable Formato de Número hay 2

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varios iconos que tienen una etiqueta emergente que le informará de la función de cada herramienta, se trata de una herramienta para disminuir los valores numéricos. Haga clic una vez sobre el comando Disminuir decimales. 4 5. Observe que se han disminuido los decimales de nuestro registro. En vez de tener dos decimales ahora sólo cuenta con uno. La cantidad de decimales puede ser aumentada o reducida. Manteniendo la celda seleccionada, seleccione la opción Texto en el desplegable Formato de Número. 5 6. Observe que el contenido de la celda se ha alineado a la izquierda. De este modo, los registros que contienen números o Formato de número se alinean a la derecha. Los textos a la izquierda. Es por eso que importa establecer un formato a las celdas. Compruebe la inutilidad del comando Aumentar decimales ahora que este registro no consta como número. 6

IMPORTANTE A los datos con formato numérico se les puede aumentar o reducir los decimales si están en una celda con formato de Número. Si, por el contrario, o por error, están en celdas de formato Texto, no podrá controlar los decimales desde la herramienta Número.

7. Ya sabemos aplicar formatos, qué son y cómo se aplican. Ahora completemos la tabla asignando los distintos formatos correspondientes. Pulse sobre la letra D de la columna y una vez seleccionados todos los registros, despliegue el Formato de número y seleccione la opción Número. 8. A continuación, seleccione el campo B pulsando sobre el botón B, despliegue el Formato de número y seleccione la opción Texto. 9. Hay otros métodos para establecer el formato, como podría ser desplegar el cuadro Formato de celdas, pero para el caso surte el mismo efecto. Pulse sobre el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 4

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IMPORTANTE Asegúrese de que las celdas en las que introduce las fórmulas tienen formato numérico. De este modo facilitará enormemente cualquier tarea matemática que tenga pensado realizar posteriormente.

Insertareny Excel Entrar editary abrir un documento fórmulas Entendemos por fórmula la operación con constantes o que hace referencia a otras celdas. Las fórmulas son elementos esenciales que en esta versión de Excel, la 2010, ha sufrido una mejora en su escritura, ya que ahora es más sencilla que en versiones anteriores. La adhesión de la Barra de fórmulas redimensionable que cambia de tamaño automáticamente para contener fórmulas largas y complejas y la función Autocompletar. Con la introducción de las fórmulas podemos convertir la hoja de datos en una calculadora que va actualizando los resultados a medida que modificamos las variables. 1. Mantenga el archivo Libros.xlsx abierto en el área de trabajo y, para comenzar, seleccione una celda vacía, como por ejemplo la E37 e introduzca la siguiente fórmula: =6+7 1 y pulse la tecla Retorno. 2 2. La suma es la fórmula aplicable más sencilla. El programa funciona como una calculadora, mostrando el resultado de la operación en la celda. Fíjese que en la barra de fórmulas está escrita la fórmula correspondiente a la suma. 3

3. Podemos introducir una fórmula en la que uno de los sumados sea una referencia a otra celda. Es decir, sumarle una cantidad a una celda que ya tiene una cantidad concreta. Selec3

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos cione sobre la celda E37 para seleccionarla e inserte la fórmula siguiente: =90+E38. 4 4. Insertaremos ahora una fórmula más que conste de dos referencias. Pulse sobre la celda E39 e inserte el símbolo =. 5. Una vez introducido, seleccione una celda con el ratón y Excel tomará la celda seleccionada como referencia para la fórmula. Pulse sobre la celda D35 y cuando observe que el nombre de ésta se introduce en la fórmula y queda enmarcada en azul, es momento de elegir un símbolo matemático tal como el asterisco (*), aplíquelo. 6. A continuación seleccione otra celda, en este caso la D34 e introduzca el símbolo = 5 y pulse la tecla Retorno para confirmar la multiplicación en este caso. 7. Una vez introducida la fórmula sencilla, podemos editarlas. Las fórmulas se editan de igual modo que el texto: activando el modo de edición de la celda haciendo una doble pulsación y escribiéndolas directamente o desde la barra de fórmulas. Haga clic sobre la celda E39 y cambie el 5 por el 2 y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio.

051 001 IMPORTANTE Siempre que seleccione una celda como referencia de una fórmula, ésta se seleccionará con un borde de color. Si modifica el contenido de una celda que funciona como referencia de una fórmula, el resultado de la fórmula, evidentemente, cambiará.

8. Observe que mientras estaba editando la fórmula, o justo antes de pulsar la tecla Retorno, la aplicación ya ha seleccionado las dos celdas concretas para poder trabajar con ellas. Una vez pulsada la tecla Retorno, se han insertado los cambios, modificando el resultado numérico. Hay infinidad de fórmulas aplicables pero este ejercicio pretendía ser una muestra de su inserción, editado y uso. Guarde los cambios pulsando sobre el botón Guardar. 4

Puede expresar la fórmula de multiplicación utilizando el asterisco (*), así como también puede usar la fórmula de división aplicando una barra inclinada (/). Éstas son dos de las fórmulas más usadas.

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Utilizaren Entrar lasExcel opciones y abrir un autorrelleno de documento IMPORTANTE La función de Autorrelleno sirve para copiar celdas con referencias. Excel, entonces, las identifica y en cada celda ubicará las referencias correspondientes a su columna o fila.

Cuando rellenamos una lista automáticamente aparece la etiqueta de Opciones de autorrelleno. Éstas están incluidas dentro del botón Opciones de autorrelleno. Si escribe una fecha en una celda y arrastra la celda hacia abajo para rellenar las celdas situadas debajo de la misma, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno. Las opciones que incluye son: Copiar celdas, Rellenar serie, Rellenar formato sólo y rellenar sin formato. 1. Las opciones de autorrelleno son utilísimas para completar nuestra tabla. Antes tendremos que practicar con las opciones fuera de la tabla. En una celda vacía como puede ser la C42 inserte el número 4, pulse la tecla Retorno y en la siguiente celda introduzca el número 5. 1 2. Pulse la tecla Retorno, seleccione la celda C42, mantenga la tecla Mayúscula pulsada y haga clic sobre la celda C43 para seleccionar el rango. 3. Haga clic sobre la herramienta Centrar del grupo de herramientas Alineación para que el contenido de las celdas se centre, y para rellenar la serie automáticamente, arrastre con el ratón desde la parte derecha inferior hasta la celda C48. 2

4. En el momento que suelta el ratón, el resto de celdas seleccionadas queda rellenado autonuméricamente. Observe que aparece una etiqueta inteligente. Esta es la etiqueta inteligen2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos te Opciones de autorrelleno. 3 Haga clic sobre la etiqueta Opciones de autorrelleno, seleccione la opción Rellenar sin formato. 4 5. Observe que las celdas rellenadas no son una copia de los originales, lo que se muestra ahora es una serie de números con la alineación predeterminada por Excel. Seleccione desde las celdas C43 hasta la C48, pulse la tecla Suprimir. 6. Puede utilizar las opciones de autorrelleno sin necesidad de tener más de una celda llena. Seleccione el punto inferior derecho de la celda C42 y arrástrelo hasta C48. 5 7. Cuando suelte el ratón verá que se han rellenado con el mismo número. Podemos dejarlo así o bien utilizar el cuadro Opciones de autorrelleno. Despliéguelo, seleccione la opción Serie de relleno. 6

052 001 IMPORTANTE La aplicación Excel 2010 identifica los números consecutivos de forma directa, como una lista, al copiarlos. Si lo único que desea es copiarlos sin completar la lista, seleccione la opción Copiar celdas de las Opciones de autorrelleno.

8. ¿Qué ha ocurrido? La aplicación Excel reconoce como una lista esta como numeración. Ha copiado la alineación de todas las celdas, y la lista por orden descendente. 7 Sin deseleccionar estos registros, pulse la tecla Suprimir para eliminar las celdas y guarde los cambios pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso directo. 3

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Entrar Aplicaren la Excel función y abrir un de Autosuma documento IMPORTANTE Si pulsa sobre el comando Autosuma, el programa aplicará, por defecto, la suma. Si, en cambio, despliega el comando Autosuma, podrá seleccionar distintas funciones que la aplicación de la suite de Office 2010 ofrece.

La función Autosuma es, principalmente, la de agilizar la introducción de las funciones habituales. Esta función es, probablemente, la más usada en una hoja de cálculo. Al ejecutar esta herramienta, el programa opta por la función Suma, estableciendo el rango de celdas sobre el que debe aplicarse. 1. Imagine que una vez rellenados los datos, quiere calcular los precios insertados. Excel es capaz de hacerlo con la función Autosuma. Esta función es el cálculo de una simple suma. Sitúese en la pestaña D41 pulsando sobre ella. 2. Haga clic sobre la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones, pulse sobre el botón Autosuma, ubicado en el grupo de herramientas Biblioteca de funciones. 1 3. Observe que podemos seleccionar cuántas celdas queremos sumar exactamente. Supongamos que queremos sumar el total del precio de los libros de Lengua inglesa y Lengua catalana. Para ello, pulse sobre uno de los extremos superiores con el ratón y sin soltarlo, arrastre el cuadro azul hasta que abarquen los libros de Lengua catalana y Lengua inglesa, es decir, hasta que se amplíe el rango de celdas correspondientes a esos dos títulos. 2

4. Pulse la tecla Retorno para confirmar la fórmula y obtener el resultado, y una vez que el rango seleccionado nos muestre 2

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el precio total, recuerde que es el precio total, y sitúese en la celda E41 pulsando sobre ella. 5. A continuación imagine que quiere saber el precio de los libros de cuarto de ESO. Pulse sobre el botón Autosuma. 6. Observe que la aplicación considera que debemos sumar las dos celdas contiguas, pero no es así. Pulse la tecla Mayúsculas y sin soltarla haga clic en la celda D35, suelte la tecla Mayúsculas y usando la tecla Ctrl, seleccione las celdas D34, D24, D23, D13, D12. 7. Pulse al tecla Retorno para confirmar la fórmula y obtener el resultado, 120,41. 3 8. La Suma es la principal operación de la herramienta Autosuma, pero no es la única. Entre sus funciones encontramos Más y Min que calculan valores máximos o mínimos de un rango de celdas, también hallamos Promedio, que calcula el promedio de valores, etc. Utilicemos esta última herramienta para calcular el precio medio de los libros de texto, sitúese en la celda E42. 9. Despliegue la pestaña Autosuma, de las opciones disponibles seleccione la herramienta Promedio. 4

IMPORTANTE Excel 2010 selecciona de manera automática el rango de celdas que considera que deseamos usar para la suma. Si éste no es el rango deseado, el usuario puede modificarlo cuando lo necesite.

10. Excel selecciona las celdas que considera que debe utilizar para su trabajo. Desplace con el ratón el rango de celdas a D35 y manteniendo pulsada la tecla Ctrl seleccione el precio de todos los libros y pulse la tecla Retorno para obtener el promedio. 5 3 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Crear y utilizar las listas IMPORTANTE Podemos utilizar la función Autorrelleno para completar, de forma automática, una lista que hayamos creado previamente. Invertir un tiempo en crear listas personalizadas le evitará, a largo plazo, un considerable esfuerzo.

Excel es capaz de reconocer palabras o frases que antes hemos rellenado. Excel es capaz de reconocer dichas palabras como parte de una lista, y es capaz de continuar rellenándolas. Una lista es una serie de palabras o cifras relacionadas entre sí, con orden establecido entre ellas. La aplicación Excel 2010 ofrece una serie de listas predeterminadas, que se vinculan con los días de la semana, los años del mes, etc. Usted puede crear sus propias listas cuando le apetezca. En este ejercicio aprenderemos a agregar una lista personalizada a las ya existentes. 1. Entretenerse un momento en crear una lista personalizada puede ahorrarle mucho tiempo. Imaginemos que los precios de los libros de texto varían cada año. Puede necesitar formalizar una tabla como esta para hacerlo. Entre en la vista Backstage, seleccione el comando Opciones 1 y en el cuadro Opciones de Excel que se abrirá, seleccione el comando Avanzadas. 2

1 2

2. Sírvase de la Barra de desplazamiento vertical para llegar a la sección General, pulse sobre el botón Modificar listas personalizadas y en el cuadro Listas personalizadas que muestran las listas contenidas, importe una pulsando dentro del área de escritura de Importar listas desde las celdas. 3 3

120

Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 3. Seleccione sobre la tabla de Excel el rango de celdas que necesite (observe que el rango de celdas se introduce en el cuadro Listas personalizadas), 4 haga clic en el botón Importar y pulse sobre el botón Aceptar para salir del cuadro Listas personalizadas.

054 001

4. A continuación saldremos de los cuadros abiertos. Cierre el cuadro Importar y cierre el cuadro Opciones de Excel.

IMPORTANTE

5. Compruebe que nuestra lista se ha almacenado correctamente. Sitúese en la celda vacía F4 y escriba Lengua castellana, 5 pulse la tecla Retorno. 6

El cuadro Listas personalizadas, que se encuentra dentro del cuadro de Opciones de Excel, le mostrará las listas de las que dispone Excel. Puede crearlas o modificarlas según sus propias listas.

6. Como hemos hecho en el ejercicio de Autorrelleno, pulse sobre el cuadrado situado en el extremo inferior derecho de la celda F4, arrástrelo hasta la F35 y observe que la etiqueta va informando del contenido que con que se rellena la celda. 7. La opción Listas personalizadas rellena las celdas por usted, y así, si en otra ocasión tiene que volver a hacer el mismo procedimiento de inserción de celdas con el mismo nombre y orden, podrá utilizar esta lista, o bien ya habrá aprendido a crear sus propias listas. Con el contenido todavía seleccionado, pulse la tecla Suprimir para eliminar todas las celdas recientemente insertadas. 4 6

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Entrar en Excel y abrir un documento Ordenar datos IMPORTANTE Las opciones disponibles dentro de la herramienta Ordenar y filtrar, del grupo Modificar, permiten organizar los datos alfabéticamente. Tanto ascendentemente como descendentemente. Puede, asimismo, establecer criterios de orden personalizados.

Una de las soluciones al desbarajuste de datos que puede tener una tabla es la función Ordenar. Con esta función, podemos establecer un criterio de ordenación numérico o alfabético, dependiendo de la columna seleccionada. Como se verá a lo largo de este ejercicio, además de poder ordenar los datos alfabéticamente y numéricamente, podremos ordenarlos de manera descendente y ascendente. 1. Para realizar este ejercicio le recomendamos que se descargue de nuestra página web el archivo Clientes.xslx. Una vez abierto con Excel en el área de trabajo, observe que la tabla está compuesta por dos columnas. En una hay la lista de los meses del año, y en la otra la lista de clientes. En este ejercicio le mostraremos cómo ordenar alfabéticamente y organizaremos los números según los criterios deseados. Ordenemos los meses. Pulse sobre la celda A2 para seleccionar la celda Enero. 1 2. Haga clic en el botón Ordenar y filtrar del grupo de herramientas Modificar de la ficha Inicio, despliegue las distintas opciones y seleccione la opción Orden de A a Z. 2 3. Observe que el orden de los meses del año se ha modificado. Pues bien, repita el proceso desplegando el comando Ordenar y filtrar y seleccione la opción Ordenar de Z a A. 3

4. Si hubiéramos aplicado los dos pasos anteriores, en vez de alfabéticamente, se hubieran organizado numéricamente 4 (de 4

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos menor a mayor y de mayor a menor). Despliegue el comando Ordenar y filtrar y seleccione la opción Orden personalizado… 5 5. En el cuadro Ordenar puede resolver todos sus problemas de ordenación. Supongamos que queremos ordenar nuestra tabla por el mayor número de clientes por mes. Pues bien, despliegue la pestaña Ordenar por del apartado Columna y seleccione la opción Clientes. 6 6. Despliegue la pestaña Ordenar según y observe los distintos requisitos que puede manejar, sin modificar ninguno, pulse sobre el botón Opciones de ordenación. 7

7. En el cuadro Opciones de ordenación puede decidir la orientación del orden y verificar la importancia de las mayúsculas o las minúsculas en las celdas. Pulse sobre el botón con punta de flecha.

055 001 IMPORTANTE Usando el botón Agregar nivel, del cuadro Ordenar, puede añadir hasta 64 niveles de ordenación. Fíjese que en el cuadro Opciones de ordenación se permite distinguir entre mayúsculas y minúsculas, del mismo modo que se permite cambiar la orientación del orden.

8. En el apartado Criterio de ordenación, si lo despliega, encontraremos que puede ordenar ascendentemente, descendentemente, o usando una lista personalizada. Si hubiera establecido algún tipo de criterio de selección, y lo hubiera añadido a sus listas como se ha indicado en el ejercicio anterior, podría establecer criterios, pero por el momento sólo nos interesa la opción De mayor a menor. Púlsela y haga clic sobre el botón Aceptar 8 y observe cómo se ordenará automáticamente. 5

6 8

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Entrar en Excel y abrir un documento Usar autofiltros IMPORTANTE Puede personalizar los criterios de filtrado que desee aplicar. Para ello, abra el cuadro Autofiltro personalizado.

Podemos discriminar registros que cumplan criterios y ocultar las filas que no desea ver mediante el uso de autofiltros. Es una función utilizada y muy útil para visualizar partes concretas de una tabla desbrozada mediante algún criterio. De este modo aparecen los datos que nos interesan, exclusivamente. En una tabla con una lista de canciones y cantantes, pudiera interesarnos ver solamente las canciones de un determinado cantante, o de un año concreto, o de un estilo. Con el uso de los filtros lograríamos que los otros registros no se vieran temporalmente. 1. Recuperaremos para este ejercicio y el siguiente el archivo Datos de series.xslx. Una vez lo tenga abierto en el área de trabajo, despliegue el comando Ordenar y filtrar y pulse sobre el comando Filtro. 1 2. Las columnas de la fila 1 son los títulos, y a ellos se les han añadido unas pestañas que servirán para poder filtrar con mayor velocidad los datos y registros de las celdas de nuestra tabla. Pulse sobre el campo Título, despliegue la pestaña pulsando sobre la pestaña que tiene junto al nombre. 2

3. Observe que aparecen distintas secciones. Podemos organizar nuestros datos, podemos utilizar los Filtros de texto, el apartado de Búsqueda y las pestañas de verificación. Empecemos utilizando los Filtros de texto. Pulse sobre esta opción y de todas las herramientas que proporciona el menú contextual seleccione, por ejemplo, la opción Comienza por. 3 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Aparece un cuadro Autofiltro personalizado en el que hay varios campos para utilizar. En el primero, si lo desplegamos podremos observar que estamos a tiempo de buscar distintos criterios de búsqueda: no es igual a, es mayo que, es mayor o igual a… etc. Su pestaña contigua ofrece la posibilidad de ver todos los nombres del registro, por si no supiéramos la palabra. Escriba C? y pulse la tecla Retorno. 4 5. De este modo hemos hecho una criba de los distintos datos que contenían una C al principio de su título, pero de cuyo nombre no podíamos acordarnos (de ahí el signo de interrogación). 5 Observe que junto al campo Título hay una marca de filtro. Si pasea el ratón por encima comprobará qué ha filtrado la aplicación. Quite el filtro. Pulse sobre el comando Ordenar y filtrar, despliegue las opciones y aplique la denominada Borrar. 6

056 001 IMPORTANTE Cuando utilice un filtro en una tabla, las columnas que no cumplan el criterio establecido desaparecerán, ocultándose. En el botón de punta de flecha de la cabecera de la columna se le añadirá el icono de filtro.

6. Volvemos a tener el documento entero. Supongamos que buscamos la serie Weeds. Escriba en el campo Buscar el nombre Weeds, compruebe las distintas opciones que ofrece el programa y pulse la tecla Retorno para filtrar. 7. El programa reconoce entre sus filas el nombre Weeds y la criba de las demás entradas, presentándonos sólo ésta. Despliegue el menú contextual del campo Título, seleccione la opción Filtrar y pulse sobre el comando Borrar filtro de “Título”. 8. Por último, despliegue la pestaña Título, deseleccione las pestañas verificadas desde Aída hasta House y pulse Aceptar. 9. Estos son los modos típicos de usar los filtros. Para terminar, pulse sobre el comando Deshacer. 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Validar datos IMPORTANTE No puede insertar un dato no válido en una celda con validación de datos aplicada. De hacerlo, Excel muestra un mensaje de advertencia que puede definirse en tres niveles distintos. Estos son: Información, Advertencia y/o Grave.

Definimos validación como el proceso por el que se establecen unos límites a los datos que puede contener una celda, fila o columna. Esto quiere decir que podemos impedir que los usuarios escriban datos no válidos, o que se les advierta de que no pueden hacerlo (ya sea con mensajes o instrucciones que ayuden a los usuarios a corregir los errores) en los lugares no correspondientes. Ésta es una herramienta de gran utilidad cuando trabajamos con un libro de Excel que compartimos con otros usuarios. Es un modo de homogeneizar la inserción y tratamiento de datos. 1. Para este ejercicio seguiremos trabajando con el documento Datos de series.xslx. Sitúese sobre la celda vacía B25, active la pestaña Datos y despliegue, del grupo de herramientas Datos, el comando Validación de datos. 1 2. De las opciones disponibles seleccione con un clic Validación de datos, y en el cuadro que aparecerá denominado Validación de datos, despliegue la lista Permitir y seleccione la opción Lista. 2

3. Esta opción corresponde con la activación del campo Origen. Seleccione las celdas con el contenido que quiera validar. En esta ocasión los títulos de las películas. Así pues, seleccione todas las celdas B que contengan los datos de las películas, pulse la tecla Seleccionar. 3 2

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4. El cuadro Validación de datos se cerrará. Puede comprobar que en la celda B25 se ha insertado un botón de punta de flecha que le permitirá abrir la lista de datos permitidos. Púlsela, escriba manualmente el dato Compañeros y pulse la tecla Retorno. 4 5. Comprobará que no puede insertar el valor porque no pertenece a la lista de valores validados. Así pues cierre el cuadro Advertencia, vuelva a la celda B25, seleccione el comando Validación de datos y configure el mensaje de error pulsando sobre la pestaña Mensaje de error. 5 6. Seleccione la opción de Estilo Detener y en el campo Título escriba: Te estás equivocando, amigo. 7. En el campo Mensaje de error escriba lo siguiente: Los datos que has introducido no se corresponden con la realidad de esta tabla. Por favor, revisa el dato introducido; pulse el botón Aceptar para confirmar los cambios y cerrar el cuadro. 6

IMPORTANTE Para abrir el cuadro de diálogo Validación de datos debe aplicar el botón Validación de datos del grupo Herramientas de datos. En él puede indicar los datos y valores que se permitirán en las celdas seleccionadas 8

8. Escriba a continuación otra vez el dato Compañeros, pulse la tecla Retorno y compruebe que el mensaje de advertencia es el que acabamos de diseñar. 7 9. Podemos eliminar de muchas maneras esta fila. Una de ellas sería la siguiente: pulse sobre la celda B25 con el botón derecho, en el menú contextual seleccione la opción Eliminar, y dentro de estas opciones escoja Toda la fila, confirmándola. 4

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Orientar Entrar enyExcel alinear y abrir el un documento contenido de una celda IMPORTANTE Utilice las herramientas del grupo Alineación para modificar y controlar la alineación y orientación del contenido de las celdas.

La alineación de los registros de una tabla se alinean, por defecto, de dos maneras: los números a la derecha y el texto a la izquierda. Esto, que ya se ha advertido en ejercicios anteriores, toma en el presente ejercicio un nuevo grado de importancia. En este ejercicio aprenderemos a modificar esta alineación predeterminada de las dos maneras posibles que hay: o bien manualmente, o bien utilizando la opción Formato de número. 1. Para el presente ejercicio necesitaremos utilizar el documento Clientes. Cuando lo tenga abierto en el área de trabajo empezaremos a trabajar la orientación y alineación del contenido de las celdas. Primero lo haremos individualmente, después aprenderemos a modificarlas en su totalidad. Seleccione la celda B1. 1 2. En el grupo de herramientas Alineación de la ficha Inicio hay una única herramienta activada, la denominada Alinear en la parte inferior. Haga clic sobre el botón Centrar y compruebe qué ocurre. 2 3. El texto de la celda se ha centrado. Compruebe cómo actúa la herramienta Alinear texto a la izquierda haciendo clic sobre el comando en cuestión. 3

4. Una vez tratadas las herramientas de alineación, entraremos a conocer las herramientas de Orientación. Haga clic sobre la 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos herramienta Orientación representada por las letras ab puestas en diagonal. 4 5. Se despliega un menú con distintas opciones. Desde la aplicación de distintos ángulos hasta la opción de girar el texto a un lado y a otro. Pulse sobre la opción Ángulo descendente. 5 6. El texto se ha alineado diagonalmente de forma descendente, haciendo que el tamaño de la cela aumente para abarcar el espacio del texto. Despliegue las opciones del icono Orientación y pulse sobre el comando Vertical. 7. Otro modo de tratar la orientación y la alineación es desde el cuadro Formato de celdas. Despliegue el cuadro de diálogo del grupo de herramientas Alineación, y para devolverle la orientación Horizontal al texto seleccione la palabra Texto y pulse la opción 0 Grados. 6

058 001 IMPORTANTE Modifique la orientación del cuadro oriental o verticalmente. Controle la alineación de contenido de las celdas. Para ello, active el cuadro Formato de celdas de la ficha Alineación.

8. De este modo, cuando acepte el cuadro, el texto volverá a estar como antes. Pulse sobre la tecla Aceptar. 9. Puede introducir el número de grados que se le antoje para poder inclinar el texto como le apetezca. A continuación le mostraremos cómo alinear u orientar muchos registros. Por ejemplo, seleccione las celdas desde la B2 hasta la B3, despliegue el comando Orientación y seleccione la opción Ascendente. 10. Seleccione ahora las celdas de la A2 a la A3, pulse sobre el comando Alinear en la parte superior y, por último, seleccione del cuadro desplegable Orientación, la opción Descendente. 6 4

5 7

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Crear yen Entrar aplicar Excel estilos y abrir un celda de documento IMPORTANTE En el caso de crear un nuevo Estilo de celda, deberá definir el aspecto que tendrá cada uno de los elementos que componen la celda, ya sea el borde, la alineación, la fuente, el relleno, etc.

Los estilos de celdas son las directrices características y relacionadas con formato, fuentes, bordes, rellenos de celdas, etc. Al aplicar un estilo, estamos determinando todas estas cosas para mejorar aspectualmente nuestro libro de Excel. Se pueden crear estilos de celda personalizados y/o modificar los predeterminados. En este ejercicio le mostraremos las distintas opciones y métodos para conseguirlo. 1. Abra en el área de trabajo la base de datos Datos de series. xslx. Cuando la tenga abierta en el área de trabajo, pulse la celda B3, despliegue el botón Estilos de celda del grupo de herramientas Estilos y en el panel de estilos predeterminados de Excel, compruebe los distintos estilos paseando el ratón. 1 2. Pulse sobre la opción Nuevo estilo de celda 2 y en el cuadro de diálogo Estilo, escriba en el campo Nombre de estilo el nombre que desee, por ejemplo, Manolete. 3

3. Es recomendable poner un nombre como éste para recordar más tarde bajo qué denominación se identifica el estilo creado. El estilo ha tomado características de la celda base. Como este estilo lo aplicaremos tanto a los campos numéricos como de texto, desactive las opciones Alineación, Número y Bordes, y pulse el botón Aplicar formato. 3

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4. Observe que aparece un cuadro Formato de celdas. Active la ficha Relleno, compruebe que el formato que aparece es el de la celda seleccionada y modifíquelo a su gusto. 4 5. En este cuadro puede modificar las características del formato de celda y del texto, puede modificar la fuente, el tamaño, el color de la letra, el fondo, la trama. No modificaremos nada más por ahora. Pulse sobre el botón Aceptar, y en el cuadro Estilo vuelva a pulsar el botón Aceptar. 5

IMPORTANTE La Cinta de opciones cuenta, además de con las fichas predeterminadas, con una serie de fichas contextuales, las cuales sólo aparecen al seleccionar ciertos elementos de una hoja de datos.

6. Seleccione un rango de celdas, el que a usted le apetezca, y con el rango seleccionado pulse el botón estilos de celda del grupo de herramientas Estilos. 7. Comprobará que las opciones de estilos de celda que había antes se les ha añadido una categoría nueva, denominada Personalizados, en la que se halla el estilo creado por nosotros. Seleccione ese estilo, desactive la selección del rango de celdas pulsando sobre otra celda y observe el resultado. 8. Revoque la última decisión pulsando el botón Deshacer, pulse el botón Estilos de Celdas y elija la opción Nuevo estilo de celda. 6 9. Emergerá nuevamente el cuadro Estilo. Desactive la opción Bordes, identifique el estilo con un nombre, por ejemplo Manolete2 y pulse el botón Aplicar formato. 10. De este modo reabrimos el cuadro Formato de celdas. Active la ficha Alineación, y en el campo Horizontal, seleccione la opción Centrar; active la ficha Fuente y en el campo Estilo active la opción Negrita. 11. Puede seguir insertando modificaciones de estilo de manera intuitiva, siguiendo las pestañas y comandos pertinentes a partir de las explicaciones antedichas. Una vez tenga el libro a su gusto, cierre los cuadros y almacene los cambios. 4

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Entrar Aplicaren el Excel formato y abrir un condicional documento IMPORTANTE Los formatos condicionales responden a reglas y condiciones. Hacen que las celdas que cumplan o no esta condición queden marcadas de una forma que permita distinguirlas fácil y visualmente.

Para analizar visualmente los datos de una hoja, Excel 2010 ofrece una herramienta denominada Formato condicional. Esta herramienta se incluye en la ficha Inicio, dentro del grupo Estilo, y permite marcar fácilmente tendencias o excepciones en los datos con barras de datos, degradados de color y conjuntos de iconos que marquen una regla determinada. En este ejercicio le mostraremos cómo aplicar formatos condicionales enriquecidos a las celdas de una tabla. 1. Para este ejercicio le recomendamos que recupere el archivo Libros. Una vez abierto en el área de trabajo procederemos a la aplicación del formato condicional. Supongamos que queremos resaltar los libros que cuestan más de 22 euros. Para ello, procedamos. Seleccione el rango de celdas que contienen los datos de precios, y con las celdas seleccionadas pulse sobre el botón Formato condicional, del grupo de herramientas Estilos. 1

2. Repare en que una vez pulsando el botón se despliega una lista de opciones relacionadas con los formatos condicionales. Podemos resaltar reglas de celdas, reglas superiores e inferiores, utilizar barras de datos, escalas de color, etc. Podemos, asimismo, crear nuevas reglas. Pulse sobre la opción Resaltar reglas de celdas. 2 2

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3. Una vez hecho el paso anterior, se presentan varias opciones. A partir de ellas podemos resaltar las celdas con un precio superior a 22 euros. Aplique la opción Es mayor que. 3 4. En el cuadro Es mayor que debemos especificar el valor que se tomará como base para la regla y el formato que muestran las celdas que cumplan el requisito. En el campo Aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE, inserte el valor 22. 4 5. Como observará, a medida que introduce el dato, la tabla va señalando las celdas que cumplen la regla con el formato seleccionado por defecto (Relleno rojo con texto oscuro). Modifiquemos el formato. Pulse sobre el botón de punta de flecha del campo Con, seleccione la opción que prefiera. 6. En el momento que ya tenga seleccionada la combinación de colores, pulse sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro, haga clic sobre el botón Formato condicional, seleccione la opción Barra de datos y entre las opciones de Relleno degradado escoja la que prefiera. 5 7. Con esta representación gráfica podrá visualizar de manera rápida y eficaz aquellas celdas con un valor mayor de 22. Las barras de datos nos muestran gráficamente la dimensión de los valores, y los valores superiores de 22 siguen marcados del color seleccionado.

8. Terminemos este ejercicio. Borraremos los formatos condicionales aplicados. Con el rango de celdas seleccionado, haga clic en el botón Formato condicional, seleccione la opción Borrar reglas y, del submenú desplegado, seleccione la opción Borrar reglas de las celdas seleccionadas. 6 3

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IMPORTANTE Siempre que seleccione uno de los elementos de un gráfico, el nombre se mostrará en el área Elemento del gráfico del grupo de herramientas Selección actual. Seleccionando los elementos por separado podemos editarlos y modificarlos insertándole colores, formatos y efectos distintos.

Crear yen Entrar editar Excel y abrir un gráfico documento Excel 2010 posee nuevas herramientas gráficas con las que podemos realizar gráficos profesionales de un modo más sencillo, rápido e intuitivo que en las versiones precedentes. En la ficha Insertar de la Cinta de opciones nos encontramos el grupo de herramientas Gráficos, donde aparece una vista previa de los distintos gráficos disponibles. Este ejercicio inaugural dedicado a los gráficos trataremos la creación de uno nuevo basándonos en una tabla de datos. 1. Cuantos más datos incluyamos en un gráfico, más grande y condensado será, y más complejo será trabajar con él. Para este primer gráfico utilizaremos las celdas de los libros de castellano. Seleccione las celdas correspondientes a los registros de los libros de castellano, active la pestaña Insertar y compruebe el funcionamiento de los botones correspondientes a la creación e inserción de gráficos. 1 2. Veamos los distintos estilos de gráficos. Abra el cuadro Insertar gráfico, y en el cuadro de diálogo Insertar gráficos, haga clic sobre la categoría Columna. 2

3. Los estilos se corresponden, en mayor medida, al tipo de datos que queramos representar. En este caso, escoja uno de los estilos que muestran la columna en grupos de dos, con una columna delante y otra detrás. Con este estilo podremos mostrar dos precios por cada libro, de tenerlo. Seleccione la última opción de la primera fila de los estilos de Columnas, pulse el botón Aceptar. 2

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4. Se inserta el gráfico en el centro de la hoja. Los datos reflejados en el gráfico se encuentran rodeados de un marco azul en la tabla original. Observe que ha aparecido la ficha contextual Herramientas de gráficos. Modifique el tamaño de las celdas si lo desea, para poder trabajar mejor. Active la pestaña Diseño de la ficha contextual Herramientas de gráfico, pulse el botón Más, y en la galería de estilos de gráficos que hemos hecho aparecer, seleccione uno de los estilos que más le guste (o necesite) pulsando sobre él. 3

IMPORTANTE Con la vista previa en directo podrá comprobar el efecto de cada variación inmediatamente. Sólo tiene que desplazar el puntero del ratón sobre los distintos elementos.

5. Con el gráfico creado, el estilo aplicado, haga clic en la pestaña Presentación de la ficha contextual Herramientas de gráficos, pulse sobre el botón Leyenda para comprobar las opciones que incluye. 6. En este menú podemos modificar la ubicación de la leyenda, que está, por defecto, a la derecha del gráfico. Pulse sobre la opción Mostrar leyenda a la izquierda, 4 haga clic en el botón de punta de flecha de Elementos del gráfico y pulse sobre la opción Leyenda. 7. Active la pestaña Formato, despliegue la flecha de la herramienta Relleno de forma y en ella seleccione el color que desee pulsando sobre éste. 8. Puede sumarle un efecto utilizando la herramienta Efectos de formas, del grupo Estilos de forma, pulse sobre la opción Bisel y seleccione la opción que desee del grupo Iluminado; y una vez incluido esto, guarde los cambios. 5

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Entrar en Excel y abrir un documento Formatear un gráfico IMPORTANTE Puede hallar todas las opciones referentes al aspecto de los elementos de una tabla abriendo el cuadro Formato de series de datos.

Los datos de un gráfico pueden ser formateados de forma independiente o de forma conjunta junto con toda la serie a la que pertenecen. Para ello es necesario seleccionar antes qué dato eliminar. Seleccionar un dato consiste, como hemos visto en ejercicios anteriores, en hacer un clic con el ratón. Podemos modificar los datos utilizando el cuadro Formato de punto de datos o formado de series. De esto tratará el presente ejercicio. 1. Ubique el ratón sobre un área en blanco del gráfico, y cuando el cursor adquiera forma de cuatro flechas, haga un clic y arrastre el cuadro del gráfico hasta un lugar que le permita ver la tabla. 1 2. Pulse sobre la primera columna, compruebe que, en la hoja de cálculo, que queda seleccionada la serie de datos tratados, haga clic sobre la porción para que en el gráfico quede seleccionada sólo esa columna. 2 3. A continuación aprenderemos a identificar un dato del gráfico con la celda correspondiente de la tabla. Identificará el dato que representa una columna del gráfico es colocar el ratón dicha columna, y sin pulsar sobre una etiqueta, le mostrará la información necesaria. 4. Modificaremos un dato de la tabla para mostrar qué ocurre. En la tabla, pulse sobre el dato correspondiente al elemento

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seleccionado (la columna del grรกfico), modifique su valor borrando su cifra y escribiendo el nuevo valor de modo que se note el cambio. 3 5. Pulse la tecla Retorno para aplicar el cambio, observe quรฉ ha ocurrido, y de forma automรกtica se actualizarรกn los datos del grรกfico. 6. Reseleccione la serie de datos que acaba de modificar haciendo un clic sobre uno de los elementos, haga clic sobre la subficha Formato, haga clic en el botรณn Aplicar formato a la selecciรณn del grupo Selecciรณn actual. 7. En el cuadro Formato de serie de datos puede modificar los aspectos de las porciones como el relleno, el estilo de borde, etc. Convirtamos las columnas de la serie de datos en pirรกmides: active el comando Forma en el cuadro Formato de serie de datos, seleccione la opciรณn Pirรกmide completa. 4 8. La primera fila de columnas del grรกfico se modifica mostrando pirรกmides. Si no la puede ver bien, pulse la parte superior del cuadro Formato de serie de datos, arrรกstrela hasta una ubicaciรณn que le sirva, active el comando Relleno del cuadro Formato de serie de datos. 5

IMPORTANTE Los grรกficos insertados se modificarรกn, actualizรกndose de forma automรกtica, en el momento mismo en que insertemos un dato, o lo modifiquemos, o lo editemos.

9. Con la opciรณn Relleno sรณlido activada, despliegue el botรณn de punta de flecha de Color en el apartado Color de relleno, y de las opciones, seleccione Mรกs colores de la paleta. 10. En el cuadro Colores puede configurar manualmente o numรฉricamente, los colores. Pulse sobre el color que prefiera, y una vez seleccionado y definido, pulse sobre el botรณn Aceptar, 6 y a continuaciรณn cierre el cuadro Formato de serie de datos. 3

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Entrar Crear yen personalizar Excel y abrir un minigráficos documento IMPORTANTE En el momento que deseleccione el minigráfico, la ficha contextual Herramientas para minigráficos desaparecerá. Pulse sobre cualquier celda para deseleccionar el minigráfico y observe cómo desaparece la ficha contextual.

La presente versión de Excel ofrece una de las novedades más útiles y apreciadas que se contemplarán en este programa. Ello es la inclusión de un nuevo comando que permite crear pequeños gráficos incrustados en una celda de la hoja de cálculo. Se denominan minigráficos. Los minigráficos ayudan a detectar modelos en los datos introducidos, y proporcionan una representación visual de estos datos con el fin de mejorar la presentación de nuestros trabajos. En este ejercicio crearemos y personalizaremos minigráficos. 1. Para que nos resulte más sencillo trabajar y desplazarnos por la hoja de cálculo, eliminaremos el gráfico que hemos creado, y formateado, en los ejercicios anteriores. Pulse sobre un área blanca del gráfico para seleccionarlo, pulse la tecla Suprimir. 2. El gráfico se eliminará, despejando la hoja. Creemos ahora un minigráfico. El minigráfico creado mostrará, en una sola línea, los precios de los libros de Catalán. De este modo podremos visualizar y localizar los más caros y los más baratos. Los gráficos no aportan datos precisos, sólo la representación o ilustración gráfica a modo de ilustración. Seleccione una celda libre pulsando sobre ella, pulse sobre la pestaña Insertar y de las tres opciones de minigráficos (Lineales, de columnas o de ganancia o pérdida), seleccione la opción Linea. 1

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3. En el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico, seleccione el rango de celdas que formarán el minigráfico. En el campo Ubicación aparece el nombre de la celda que teníamos seleccionada en el momento de insertar el minigráfico. Para elegir el rango de celdas que formarán el minigráfico, pulse sobre el espacio en blanco del campo de Rangos de datos. 2 2

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4. Se inscriben los nombres de las celdas o de forma directa, seleccionándolas desde la tabla. Seleccione la primera celda con un clic, pulse la tecla Mayúscula y sin soltarla, haga clic en la última celda correspondiente a los datos Catalán. 3 5. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro Crear grupo Minigráfico, observe que en los puntos altos son caros y los bajos, los baratos, pulse sobre el minigráfico para seleccionarlo.

IMPORTANTE

6. Observe que la ficha contextual Herramientas para minigráficos se activa. Probaremos a convertir este minigráfico lineal en un gráfico de columnas. Seleccionado el minigráfico, pulse el botón Columna del grupo de herramientas Tipo de ficha Herramientas para minigráficos, vuelva a hacer clic sobre la opción Línea para que vuelva a quedar como antes.

Una vez que haya creado el minigráfico, podrá editarlo y modificarlo. Podrá hacer, por ejemplo, que un minigráfico de Línea se convierta en uno de Columna con tan sólo apretar el botón Columna.

7. Para visualizar la forma clara el punto más alto y el más bajo del minigráfico, seleccione en las casillas de verificación de la opción Punto alto y Punto bajo del grupo de herramientas Mostrar. 4 8. Aplicaremos al minigráfico estilos predeterminados. Haga clic en el comando Más del panel de estilos rápidos, y del panel que se despliega, selecciona la opción que prefiera. 5

9. Observe que el estilo del minigráfico de la celda ha cambiado. Haga clic en el botón Color de minigráfico, seleccione el color mediante clics, y una vez hecho esto, pulse en el botón Color de marcador, seleccionando la opción Punto alto. 10. Elija el color que prefiera y una vez hecho esto, elimine el minigráfico seleccionando la celda en que se encuentra, y utilizando el botón Borrar, del grupo de herramientas Agrupar. 3

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Crear yen Entrar editar Exceltablas y abrir un documento dinámicas IMPORTANTE Puede aplicar el comando filtros a cualquiera de los campos de una tabla dinámica. Su utilización facilitará la visualización de algunos datos determinados.

Las tablas dinámicas son resúmenes de datos cuya función permite analizar profundamente series de datos. Están diseñados para hacer consultas en bases de datos extensas, sirven para calcular el subtotal, agregación de datos numéricos, resumen de datos por categorías y subcategorías, también se utilizan para filtrar y ordenar conjuntos de datos y la posterior presentación de informes, tanto electrónicos como impresos, profesionales y visualmente. El concepto dinámico deviene de su utilización, inserción en directo. En este ejercicio, pues, aprenderemos a crear y editar estas tablas dinámicas. 1. Regrese a la hoja de datos denominada Libros.xslx. Para crear una tabla dinámica es imprescindible que la tabla sea de un modo determinado, por ello, y antes de comenzar, la ajustaremos de tal modo que podamos trabajar en ella en éste y en el siguiente ejercicio. Seleccione la fila C, que está en blanco, desde su cabecera, y despliegue el menú contextual con el botón derecho y de las distintas opciones, pulse sobre la denominada Eliminar. 1

2. Así es como se elimina una columna. Guardemos este libro con otro nombre, para poder trabajar en él. Pulse la tecla F12, en el cuadro Guardar como modifique el nombre por Libros2 y pulse sobre el botón Guardar. 2 3. Ahora ya podemos empezar a crear nuestra tabla dinámica. 3 Habilite las herramientas de la pestaña Insertar pulsando so3 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos bre ésta, seleccione la celdas B y C 4 hasta las B y C13, y pulse sobre el comando Tabla dinámica. 4 4. En el cuadro Crear tabla dinámica aparecen seleccionadas las tablas. Observe que en la segunda parte del cuadro hay establecido que el informe se creará en la Nueva hoja de cálculo. Pulse sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro. 5 5. Observe que se ha añadido un informe de tabla dinámica en blanco. Hay dos etiquetas. Cada una corresponde a un dato concreto: Lengua castellana refiere los nombres de los libros y los cursos, y Precios, que refiere los precios de cada libro. Seleccione las dos pestañas de verificación. 6 6. Observe que, debido a que no hemos eliminado uno de los espacio de las filas, hay uno de los registros que equivale a En blanco. Pues bien, quitémoslo de en medio. Sitúe el ratón en el título Precios del panel Lista de campos de tabla dinámica, despliegue la pestaña y desmarque la opción En blanco.

064 001 IMPORTANTE La ficha contextual Herramientas de tabla dinámica, se carga con la tabla dinámica. Siempre que la tabla dinámica esté activa, la ficha contextual antes mencionada estará cargada.

7. Pulse sobre el botón Aceptar, despliegue la pestaña del comando Cálculos, y seleccione la opción Campos, elementos y conjuntos. 8. Para concluir, obtendremos el resultado de esta tabla. En el menú desplegado debe seleccionar la opción Campo calculado; en el cuadro Insertar campo calculado seleccione el campo Precio, pulse el botón Sumar y una vez aparezca el nuevo campo, cierre el cuadro pulsando el botón Aceptar. 9. De vuelta al cuadro Datos adjuntos, haga clic en el botón Aceptar. 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Crear gráficos dinámicos IMPORTANTE La aplicación Excel 2010 permite crear un gráfico dinámico directamente a partir de una tabla de datos de una hoja de cálculo. Cuando se crea, se añade, automáticamente, una tabla dinámica con la que podrá editar el gráfico.

Un gráfico dinámico es la representación de los datos de un informe de tabla dinámica de manera gráfica. Como se puede suponer por lo visto en ejercicios anteriores, los gráficos dinámicos son una novedad que integra la versión 2010 de Excel. Permiten analizar los datos de un resumen de tabla de datos de manera interactiva, visual, de modo que se puedan ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de datos. Podemos crear gráficos dinámicos directamente si tenemos datos de una hoja de cálculos. En estos casos se creará automáticamente un informe de tabla dinámica asociado. En este ejercicio trabajaremos la creación de gráficos dinámicos. 1. Como se ha dicho, un gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica. Una tabla dinámica, como ya hemos visto, es un informe de Excel, interactivo, de tablas cruzadas que resume y analiza datos. Podemos crear un gráfico de datos. Seleccione la tabla dinámica, active la subficha Opciones de la ficha contextual Herramientas de tabla dinámica, y pulse sobre el botón gráfico dinámico para abrir el cuadro Insertar gráfico. 1

2. En el recién abierto cuadro Insertar gráfico podrá elegir el tipo de gráfico que utilizaremos. Pulse una de las opciones de la Categoría Columnas, pulse el botón Aceptar. 2 2

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3. Compruebe que el gráfico está vinculado a la tabla, y cualquier cambio en la tabla dinámica se actualizará automáticamente sobre el gráfico. Compruébelo. Pulse sobre el botón de punta de flecha de filtro del campo Precios, y en el menú desplegado desmarque la primera y la última opción numérica, pulse el botón Aceptar. 3 4. Active la ficha Diseño, pulse sobre el botón Más de la galería de Estilos de diseño, y seleccione el estilo 21 para aplicar al Gráfico dinámico. 5. De este sencillo modo podemos cambiar y modificar los distintos estilos. Ahora es momento de reubicar el contenido del área de trabajo. Sitúe el ratón sobre cualquier punto en blanco del gráfico, y en el momento en que aparezcan las cuatro flechas, púlselo y sin soltar el ratón, arrástrelo hasta un lugar más conveniente (en el que puedan divisarse gráfico y tabla). 6. Observe ahora que puede modificar los distintos apartados visuales del gráfico como son el título. Pulse sobre la pestaña Presentación, seleccione la pestaña Título del gráfico y escoja la opción Título superpuesto centrado. 4 7. Así podemos modificar, por ejemplo, el modo de presentación de los datos. Lo mismo que podemos seleccionar qué datos deben aparecer y cuáles no. Como ocurría con la tabla dinámica, en el gráfico dinámico puede utilizar las pestañas de los campos para poner o quitar resultados. Compruébelo. Despliegue la opción Lengua castellana, deseleccione las pestañas pertenecientes a primero de ESO, pulse Aceptar. 5 3

IMPORTANTE Indefectiblemente, un gráfico dinámico siempre se asocia a una tabla dinámica. Cualquier modificación o edición que realice en la tabla, se aplicará automáticamente en el gráfico.

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IMPORTANTE Las diapositivas ocultas no se mostrarán en la presentación final, pero continúan siendo editables, como cualquier diapositiva.

PowerPoint: Entrar en Excel Insertar y abrir yunduplicar documento diapositivas Las presentaciones de PowerPoint están compuestas por unos elementos imprescindibles para esta aplicación de la suite, las diapositivas. En este ejercicio inaugural nos adentraremos en la inserción y duplicado de las diapositivas para trabajar sobre ellas. Como verá, la inserción de diapositivas se lleva a cabo tanto desde la vista normal como desde la vista clasificador de diapositivas, pero nunca desde la vista presentación con diapositivas. 1. Para este ejercicio, el primero de los que tratarán la aplicación PowerPoint, le recomendamos que descargue de nuestra página web el programa Mis animalitos.pptx, lo almacene en su ordenador y lo abra en primer plano. Observe, una vez abierto el programa, que éste cuenta con doce diapositivas. Nueve con imágenes, y tres con letra, únicamente. Empecemos aprendiendo a insertar diapositivas. Seleccione la primera diapositiva haciendo clic sobre ella, y en la ficha Inicio, despliegue el comando Nueva diapositiva. 1 2. Desplegado el panel de muestra de los distintos diseños predeterminados de diapositiva, sólo tenemos que seleccionar una e insertarla. Fíjese en que cada diseño predeterminado ofrece distintas distribuciones de los objetos. Seleccione el diseño Título y objetos pulsando sobre esta opción.

3. Insertada una diapositiva con el diseño seleccionado, es el momento de insertar otra mediante otro procedimiento. 2 Pulse con el botón derecho sobre la segunda diapositiva, y en el menú contextual que se despliega (donde podemos agregar, duplicar, eliminar diapositivas, etc.), 3 pulse sobre la opción Nueva diapositiva. 2

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4. De este modo creamos una diapositiva idéntica a la anterior. Aprendamos a duplicar diapositivas. Duplicar diapositivas es obtener una copia exacta de una diapositiva preexistente. Sirve, por ejemplo, para crear una diapositiva que sea muy parecida a otra. Sitúese sobre la diapositiva de la Ciervo, pulse el botón derecho y del menú contextual desplegado, escoja la opción Duplicar diapositiva. 4

IMPORTANTE

5. Como en los casos anteriores, la nueva diapositiva se inserta a continuación de la anterior. Es posible duplicar más de una diapositiva a la vez. Comprobémoslo. Seleccione la diapositiva 9, pulse la tecla Ctrl, y sin soltarla, seleccione la diapositiva 5.

PowerPoint ofrece un marcador de posición para el título y otro para situar el texto, los objetos, los gráficos, etc, en el diseño de diapositiva Título y objetos.

6. De este modo seleccionamos dos diapositivas. Ambas están marcadas en amarillo. Sitúe el ratón sobre una de las dos, despliegue el menú contextual y elija la opción Duplicar diapositiva. 7. Dos diapositivas se han insertado a continuación, dos diapositivas idénticas. Aprendamos a eliminarlas o a hacerlas desaparecer. Pulse sobre el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8. Ahora han desaparecido las dos diapositivas recientemente insertadas. Ocultemos las que no nos interesan sin eliminarlas. Seleccione las diapositivas anteriormente insertadas con la tecla Mayúsculas, active la ficha Presentación con diapositivas de la Cinta de opciones. 9. Seleccione la opción Ocultar diapositiva del grupo de herramientas Configurar, 5 y una vez hayan desaparecido las diapositivas (se mostrarán sombreadas en el Panel de diapositivas), despliegue el menú contextual y desactive la opción Ocultar diapositiva. 6 5

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Mover en Entrar y eliminar Excel y abrir un documento diapositivas IMPORTANTE Uno de los métodos más sencillos y prácticos para mover diapositivas es utilizando la técnica del arrastre. Sólo tiene que seleccionar la diapositiva en cuestión, y sin soltar el botón del ratón, desplazarla hasta donde crea conveniente que debe ser su nueva ubicación.

A la acción que se efectúa para redistribuir las diapositivas de las presentaciones diseñadas se denomina Mover. Es habitual que, una vez terminadas y comprobadas, las diapositivas que habíamos creado o insertado no las necesitemos, y, por tanto, debamos eliminarlas. A esta acción se la denomina Eliminar. Pues bien, en este ejercicio trataremos las acciones Mover y Eliminar diapositivas. 1. Seguiremos trabajando con el archivo Mis animalitos.pptx. Supongamos que la diapositiva de los periquitos debiera estar antes que la de la Foca. Seleccione en el Panel de diapositivas la diapositiva de los periquitos, active la pestaña Inicio de la Cinta de opciones y seleccione la herramienta Cortar. 1 2. La diapositiva cortada desaparece, y la numeración se reorganiza. Si inserta o elimina, o mueve, una diapositiva, la numeración se actualiza automáticamente. Movamos la diapositiva cortada. Seleccione la diapositiva que está justo encima de la Foca, pulse sobre el comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles y de entre las distintas opciones de pegado, seleccione la denominada Mantener formato del origen. 2

3. De este sencillo modo ya tendremos las diapositivas ordenadas, al haberlas movido. Puede mover las diapositivas entre presentaciones. Aunque pegásemos la diapositiva cortada, ésta sigue en el portapapeles, y, por tanto, podemos volver a pegarla. Haga clic en el cuadro del grupo de herramientas Portapapeles para desplegarlo. 3 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. Compruebe que se activa el panel Portapapeles, que la diapositiva se encuentra cortada. Vuelva a hacer clic sobre el Iniciador de cuadro para cerrar el panel Portapapeles, entre en la vista Backstage y dentro del comando Nuevo haga doble pulsación sobre la opción Presentación en blanco. 4 5. Aparecerá una nueva presentación en blanco con una sola diapositiva. Despliegue el menú contextual sobre la única diapositiva disponible, seleccione el primer icono de las Opciones de pegado. 5 6. La diapositiva se insertará en el nuevo archivo. Apliquemos un nuevo método para desplazar diapositivas. Este modo es simple: arrastrándolas. Haga clic sobre la diapositiva insertada, y sin soltar el botón del ratón, arrástrela hasta la parte superior de la primera diapositiva, soltando el botón cuando observe que aparece una línea sobre la diapositiva.

067 001 IMPORTANTE Dentro del comando Nuevo de la vista Backstage puede encontrar los comandos necesarios para crear presentaciones, ya sean en blanco, predeterminadas, basadas en plantillas, etc.

7. Cierre esta nueva diapositiva sin almacenar los cambios, y en la presentación en la que hemos empezado a trabajar, eliminemos una de las diapositivas creadas: seleccione la diapositiva en blanco. 8. Haga clic en el botón derecho sobre dicha diapositiva, y del menú contextual desplegado, seleccione la opción Eliminar diapositiva. 6 9. La diapositiva seleccionada se elimina, y la numeración de todas las demás diapositivas se actualiza. Eliminemos la otra diapositiva en blanco. Seleccione la diapositiva anteriormente mencionada, pulse la tecla Suprimir de su teclado y guarde los progresos con el botón Guardar. 4

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Entrar Añadiren texto Excel y aplicar y abrir un formato documento en diapositivas IMPORTANTE En algunos diseños predeterminados de diapositivas aparecen los marcadores de posición, mostrando un borde punteado.

PowerPoint no sólo admite diapositivas para su configuración y buen funcionamiento. Uno de los elementos que acompañarán a las diapositivas, ya sea para explicarlas, o porque es el contenido principal, deberá escribirse e insertarse el texto en las diapositivas. Hay distintos tipos de textos: desde los títulos o los subtítulos hasta las viñetas o el texto principal. Insertada la diapositiva nueva con el diseño predeterminado, la plantilla que usemos definirá la situación del texto mediante los denominados marcadores de posición. En este ejercicio le mostraremos cómo introducir texto en una diapositiva utilizando los marcadores de posición. 1. Siguiendo con el archivo Mis animalitos.pptx, recordará que una de las diapositivas tenía nombre de animal pero no fotografía. Sitúese en la diapositiva seleccionándola, pulse en la imagen del centro y pulse la tecla Suprimir para eliminarla. 1 2. Hagamos lo mismo con el cuadro de texto en el que se encuentra el nombre del animal. Ubique el ratón en la parte superior del texto, y cuando aparezca que el puntero del ratón cambia a cuatro flechas opuestas, haga clic para seleccionar el cuadro de texto y pulse la tecla Suprimir. 2

3. De este sencillo modo tenemos la diapositiva vacía para empezar a trabajar. Apliquémosle uno de los diseños predeterminados de diapositivas que ofrece Microsoft PowerPoint 2010. 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos Con el botón derecho pulse sobre la diapositiva, desplegando un menú contextual, seleccione el comando Diseño. 3 4. Aparece un panel en el que se muestran todas las plantillas de diseño predeterminadas disponibles. En el futuro modificaremos este diseño. Aplique el segundo diseño de la primera fila, en el texto seleccione para agregar título del cuadro de título para activar el modo edición e insertar título. 5. Inserte el título Rinoceronte, selecciónelo utilizando la tecla Mayúsculas y active la pestaña Inicio para acceder a las herramientas de Formato de texto. 6. Modificaremos la fuente del título. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Fuente, del grupo de herramientas Fuente, y del panel que se despliega, seleccione el tipo de letra Arial. 4

001 068 IMPORTANTE Con la opción diseño predeterminado PowerPoint ofrece ya un amplio abanico de posibilidades, de plantillas ya diseñadas que puede aplicar sin necesidad de tener que establecer unos criterios previos, o un diseño previo.

7. Modificaremos el número, y haremos que las letras sean mayúsculas. Despliegue el comando Tamaño de fuente, seleccione la opción 48, 5 por ejemplo, y despliegue el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas. 8. En las opciones que se despliegan, elija la denominada Mayúsculas, 6 y, por último, modifique el color de la fuente con un color adecuado y guarde los cambios realizados. 7 3

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Utilizaren Entrar y formatear Excel y abrir un documento cuadros de texto IMPORTANTE La vista previa en directo, también disponible en la versión 2010 de PowerPoint, le permitirá visualizar el aspecto que tendrá un estilo, o un color, o una fuente, antes de aplicarlo. Sólo tiene que situar el puntero del ratón sobre uno de los estilos ofrecidos y comprobar cómo se aplica temporalmente a nuestra diapositiva.

Si antes hemos tratado la inserción de texto en las diapositivas utilizando los marcadores de posición, existen en PowerPoint otros elementos que se utilizan para el mismo fin. Agregar texto a las diapositivas se puede hacer utilizando los elementos denominados cuadros de texto. 1. En este ejercicio añadiremos un cuadro de texto que colocaremos en un lateral de la diapositiva, de modo que cuando, en futuros ejercicios insertemos una imagen, ésta quede a un lado de la otra. Insertaremos un cuadro de título. Haga clic sobre uno de los bordes del marcador de posición para seleccionarlo, pulse la tecla Suprimir. 2. Sólo contamos con el título en esta diapositiva. Para poder insertar el cuadro de texto, active la pestaña Insertar, pulse sobre el botón Cuadro de texto. 1 3. En apariencia, el botón Cuadro de texto no modificará nada. Si coloca el ratón sobre la diapositiva, comprobará que el puntero se ha modificado. El puntero le permitirá crear un nuevo cuadro de texto con la técnica del arrastre. Ubique le ratón en la parte inferior derecha de la diapositiva, haga clic y sin soltar el botón, mueva el ratón hacia arriba y hacia la izquierda, y suelte el ratón cuando lo desee. 2

4. El cuadro no tiene el tamaño que hemos indicado. El cuadro respeta el ancho definido pero no el tamaño de largo. Cuando 2

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escriba un texto en su interior, y pulse la tecla Retorno, el cuadro aumentará de tamaño hacia abajo, podrá alargarlo lo que precise. Antes de insertar el texto, apliquémosle un formato. Con el cuadro seleccionado, despliegue las opciones de Tamaño de fuente, seleccione la opción 14. 5. Al reducir el tamaño del cuadro, se reduce el tamaño de éste automáticamente. Cambie la fuente a Arial, seleccione el botón de Negrita y, a continuación, introduzca el texto Rinoceronte. 3 6. Pulse la tecla Retorno, y como observará, el texto muestra puntos de anclaje que podrán modificarse: modifíquelos usando la técnica del arrastre del modo que a usted le parezca mejor.

IMPORTANTE Puede eliminar los marcadores de posición de los diseños de diapositivas desde la vista Patrón de diapositivas. Selecciónelo en esa vista y haga clic sobre la tecla Suprimir.

7. En la segunda fila escriba: Familia de mamíferos placentarios; y la herramienta Contorno de forma, 4 del grupo de herramientas Dibujo, pulse sobre la muestra de color negro de la paleta. 8. El texto queda enmarcado en un cuadro negro. Vuelva a hacer clic sobre la herramienta Contorno de forma, seleccione la opción Grosor y de las opciones desplegadas, escoja 3 pto. 5 9. El cuadro ya está definido. Con el cuadro seleccionado, haga clic sobre la herramienta Relleno de forma, situado encima de Contorno de forma. 10. En el panel de colores, seleccione el color que le parezca más apropiado, añádale entonces un efecto relieve haciendo clic sobre el botón Efectos de formas.

11. En el menú desplegado, seleccione la opción Bisel, y dentro de las opciones, la Redondo suave, y, para terminar, pulse sobre el comando Guardar. 3

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Definiren Entrar interlineado Excel y abrir yunalinear documento texto IMPORTANTE Puede modificar la alineación de un párrafo utilizando la combinación de teclas: Ctrl + J para justificarlo, Ctrl + Q para alinearlo a la izquierda, Ctrl + D para alinearlo a la derecha y Ctrl + O para centrarlo.

En PowerPoint existen cuatro tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. Igual que con las aplicaciones anteriormente tratadas de esta suite, es decir: Word y Excel, podemos definir la posición a partir de la cual se ordenarán las líneas de texto. Al insertar una nueva diapositiva, por defecto y dependiendo del diseño aplicado, el programa utilizará la alineación centrada o la izquierda. En este ejercicio trabajaremos la modificación de los tipos de alineación e interlineado. 1. En este ejercicio utilizaremos la diapositiva número 11, que aunque no tiene un texto extenso, nos servirá para nuestro propósito. Empezaremos definiendo el alineado de la palabra Rinoceronte del recuadro. Selecciónela con el ratón, compruebe que está activada la pestaña Inicio, ubique el ratón sobre el comando activado del grupo de herramientas Párrafo para comprobar qué alineación tiene el texto seleccionado. 1 2. Como comprobará, la alineación del texto es a la izquierda. Probemos a modificarla como hemos ido viendo con las otras dos aplicaciones de esta maravillosa suite denominada Office 2010. Haga clic en el segundo de los botones de comandos de alineación; pulse el tercero y después el cuarto. 2

3. Podemos modificar la alineación desde el cuadro Párrafo. Para activar el cuadro Párrafo es necesario hacer clic sobre el botón con punta de flecha que señala en diagonal, ubicado 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos junto al grupo de herramientas Párrafo. 3 Púlselo, despliegue la pestaña Alineación y pulse sobre la opción Hacia la izquierda. 4 4. Cuando modifica alguna acción desde el cuadro Párrafo ésta no se percibe hasta cerrado el cuadro. Es por eso que suele utilizarse preferentemente el otro método para alinear el texto. Con la vista previa en directo podemos visualizar los cambios. De este modo es más complicado. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro y mostrar los cambios seleccionados. 5. El texto se alinea a la izquierda. Seleccione ahora la última diapositiva, en la que se encuentra el índice onomástico. Selecciónelo para comprobar cómo se ha insertado el cuadro, seleccione todos los registros y pulse la opción Centrar. 5 6. Comprobará que el texto, en este caso, se ha desplazado hacia el centro. Y como podrá observar, el centro, en este caso, es el centro del cuadro en el que están insertados los datos, o lo que es lo mismo, a la derecha de la diapositiva según este cuadro. Pulse sobre el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido, despliegue el comando Interlineado del grupo de herramientas Párrafo y ubíquese con el ratón sobre la opción 1,5. 6

070 001 IMPORTANTE El icono ubicado junto a los de alineación en el grupo de herramientas Párrafo permite distribuir el texto de las diapositivas en columnas. Una vez seleccione este comando podrá elegir entre dividir el texto en dos o tres columnas o en acceder al cuadro Columnas.

7. Verá que, en este caso, las letras desaparecen debajo de la diapositiva. Seleccione el comando Opciones de interlineado, en el cuadro Párrafo mantenga el campo Interlineado como Simple, y el campo En en 0, y pulse Aceptar. 3

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IMPORTANTE Para aplicarle color a las diapositivas seleccionadas pulse Cerrar, y para aplicárselo a todas las diapositivas de su presentación haga clic sobre el botón Aplicar a todo.

Modificar Entrar en Excel el fondo y abrir de un diapositivas las documento PowerPoint ofrece una amplia paleta de colores para que el usuario decida cómo desea que aparezca el fondo de sus diapositivas en la presentación, estas pueden ser un fondo que muestre un único color, una combinación de colores, una imagen. En este ejercicio le mostraremos los pasos a seguir para aplicar un fondo a sus diapositivas. 1. Antes de empezar a trabajar, reduzca el tamaño del Panel de diapositivas y seleccione la diapositiva número 11 para empezar con nuestro truque de fondos de diapositivas. 2. Recuerde que el fondo de una diapositiva se modifica y diseña desde el cuadro dar formato a fondo. Algo no muy distinto del método para cambiar el fondo de las demás aplicaciones tratadas anteriormente. Active la pestaña Diseño, pulse sobre el comando Estilos de fondo 1 y del menú de opciones que se despliega, escoja la denominada Formato de fondo. 3. Se abre un cuadro de diálogo Dar formato a fondo. 2 En él puede escoger y aplicar los colores que desee. Observe que en el cuadro se encuentra la configuración del fondo actual. Pulse la opción Relleno sólido. 3

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4. A medida que aplica los cambios, puede observar cómo se modifica la disposición de los efectos de la diapositiva. Para modificar el color de fondo despliegue el botón Color, seleccione un color Canela. 4 5. Reabra la pestaña del botón Color, seleccione la opción Más colores y dentro del cuadro de diálogo Colores compruebe los distintos colores aplicables. 5 6. Salga del cuadro de diálogo pulsando sobre el botón con forma de aspa, seleccione ahora la opción Relleno de trama y escoja la quinta opción de la tercera columna. 6 7. Si pulsa sobre el botón Aplicar a todo, afectará a todas las diapositivas, si pulsa Cerrar, no se registrarán los cambios, y si hace clic sobre el botón Restablecer fondo regresará al mismo de antes. Para aplicar los cambios efectuados pulse el botón con forma de aspa.

IMPORTANTE Para modificar exclusivamente el fondo de determinadas diapositivas deberá seleccionar en el Panel de diapositivas. De otro modo, el nuevo fondo se aplica a todas las diapositivas de la presentación.

8. Una vez cerrado el cuadro e insertado este fondo, 7 entre en la vista Backstage y pulse sobre el comando Guardar. 8 4

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Aplicaren Entrar texturas, Excel y abrir un documento imágenes y degradados IMPORTANTE Por definición, un relleno de degradado es una mezcla de dos o más colores de relleno, una mezcla gradual. Seleccione alguno de los degradados predeterminados de Office, o bien establezca el suyo determinando sus características.

Para aplicar un relleno de color al fondo de una diapositiva, al igual que para aplicar colores degradados y texturas a una diapositiva, es preciso utilizar el cuadro Dar formato a fondo. Es posible utilizar una imagen como fondo de diapositiva. En este ejercicio probaremos distintos métodos para insertar fondos en una diapositiva, ya sea degradado de color, o una imagen como fondo de otra. 1. En este caso, aplicaremos una textura y un degradado de color como fondo de una diapositiva, y una imagen como fondo de otra. Para ello,, le recomendamos que descargue desde nuestra página el archivo Rinoceronte.jpg y lo guarde en su equipo. Comencemos. Seleccionada la diapositiva número 11, haga clic en la punta de flecha para abrir el cuadro Dar formato del fondo. 1 2. Seleccione a continuación la opción Relleno con imagen o textura para poder insertar una imagen. 3. Recuerde que ésta es una de las únicas diapositivas que no contienen imagen. Pulse el botón Archivo y, en el cuadro Insertar imagen, localice el denominado Rinoceronte. 4. Una vez localizado, pulse sobre éste para seleccionarlo, haga clic sobre el botón Insertar y cierre el cuadro de diálogo Dar formato a fondo. 2

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5. Observe que hemos insertado la imagen del Rinoceronte, que se corresponde con la diapositiva. Insertemos ahora otra diapositiva, a la que le asignaremos una textura y un degradado como color de fondo. Active la pestaña Inicio, pulse sobre el icono Nueva diapositiva 3 y en el Panel de diapositivas, pulse con el botón derecho sobre esta última. 6. Se despliega un menú contextual. Seleccione la opción Formato del fondo y en el cuadro Dar formato a fondo, seleccione la opción Relleno con imagen o textura. 7. Despliegue las distintas opciones de Textura ofrecidas por la aplicación, seleccione la denominada Mármol verde y pulse sobre el botón con forma de aspa. 4 8. Compruebe que se cierra el cuadro y que tenemos un fondo con textura aplicado. Una vez insertado esto, pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo, pulse sobre el comando Formato del fondo. 9. Aplicaremos un Relleno degradado. En el cuadro Dar formato a fondo seleccione la opción Relleno degradado, despliegue la pestaña Colores preestablecidos y seleccione la opción Zafiro. 5

IMPORTANTE Seleccionando la opción Relleno con imagen o textura en el cuadro Dar formato a fondo, podemos elegir entre aplicar una de las múltiples texturas ofrecidas por PowerPoint, o bien aplicar una imagen prediseñada, o aplicar una imagen propia, almacenada.

10. Estos son los métodos más sencillos y útiles de aplicar distintos tipos de fondo, ya sean aplicando archivos, ya sea mediante texturas o mediante degradados. Concluyamos el ejercicio. Cierre otra vez el cuadro Dar formato, haga clic con el botón derecho sobre esta diapositiva número 12 y del menú contextual haga clic sobre la opción Eliminar diapositiva. 3

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Entrar Crear yen almacenar Excel y abrir un diseños documento personalizados IMPORTANTE Puede crear una presentación nueva con un tema aplicado directamente. Debe hacer clic en la opción Temas del comando Nuevo, de la vista Backstage.

PowerPoint 2010 ofrece la posibilidad de crear y almacenar diseños de diapositivas, es decir, en vez de utilizar las predeterminadas, el usuario podrá gestionar y crear el diseño de sus propias diapositivas para utilizarlos siempre que sea necesario. Aun así, en la ficha Diseño, concretamente en el grupo de herramientas Temas de la ficha, encontramos una amplia variedad de diseños de diapositivas cuyos elementos se pueden modificar con ayuda de las herramientas de ese grupo. En este ejercicio le mostraremos el proceso a seguir si desea crear un diseño de diapositiva personalizado, basado en uno de los temas ofrecidos por PowerPoint 2010. 1. Seleccionaremos la diapositiva número 1. Pulse en el Panel de diapositivas sobre la diapositiva 1, haga clic en el botón Más (muestra una punta de flecha y una línea horizontal en la galería del grupo de herramientas Temas) y pulse con el botón derecho del ratón sobre el cuarto tema de la segunda fila del grupo Predeterminados. 2. Del menú contextual que aparece, haga clic sobre la opción Aplicar a las diapositivas seleccionadas, observe que la apariencia de la diapositiva seleccionada ha cambiado. 1 3. Continuemos modificando el aspecto de este tema para, posteriormente, aplicárselo a todas las diapositivas de la presentación. Pulse en el botón Colores del grupo de herramientas Temas, y de la lista de colores aparecida, escoja con un clic el denominado Módulo. 2

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4. Modificaremos las fuentes del tema. Pulse en el botón Fuentes del grupo de herramientas Temas, y seleccione sobre la combinación de fuentes seleccione la denominada Century Gothic para aplicarla. 5. Cuando apliquemos este mismo tema a otras diapositivas, se aplicará también la fuente. Seguidamente, aplicaremos este tema de fondo a todas las diapositivas de nuestra presentación. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el quinto de los temas de la galería, y del menú contextual que aparece, seleccione la opción Aplicar a todas las diapositivas. 3 6. Observe que las fuentes de todas las diapositivas se han cambiado con el tema aplicado. Imagine que éste es el tema que quiere aplicar, o que le ha gustado tanto que quiere preservarlo del paso del tiempo (por si lo olvida). Entonces, despliegue el comando Más, y del menú contextual que se despliega, seleccione la opción Guardar tema actual. 4 7. Modifique el nombre de archivo de nuestro tema con el nombre Súper-tema y pulse sobre el botón Guardar. 5 8. El diseño personalizado se almacena en la biblioteca de diapositivas y está listo para ser usado en cualquier momento. Compruébelo. Entre en la vista Backstage, y en el comando Nuevo seleccione la opción Presentación en blanco.

IMPORTANTE Puede predeterminar la aplicación por defecto de un tema. Para ello, utilice la opción Establecer como tema predeterminado.

9. Con la presentación en blanco abierta, active la ficha Diseño, seleccione el botón Más de la galería de temas 6 y aplique la opción Buscar temas. 10. Compruebe que en la lista de temas Personalizados se encuentra el tema denominado Súper-tema. Aplíquelo, pulse sobre el botón con forma de aspa y no almacene los cambios.

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Añadir en Entrar el número Excel y abrir de un documento diapositiva IMPORTANTE Puede editar el número de página de manera independiente como cualquier otro elemento de las diapositivas. Es posible aumentar o disminuir el tamaño de la fuente, cambiar su color, aplicarle efectos.

Si antes hemos visto el método para insertarle números a las páginas de los documentos Word, en esta ocasión aprenderemos a agregarle número a las diapositivas. Esto puede ser importante y aun imprescindible en presentaciones largas y con muchas diapositivas. En este ejercicio trabajaremos la inserción de números de diapositiva de los dos modos posibles: como pie de página y como parte del texto en las diapositivas. 1. Además de añadir el número de las diapositivas, indicaremos que el número insertado será indicado a partir de la segunda diapositiva. Seleccione la ficha Insertar, haga clic sobre la herramienta Encabezado y pie de página. 1 2. En el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página podemos insertar muchos de los elementos que se pueden insertar, tanto en el encabezado como en el pie de página. Podemos insertar la Fecha y la hora, las notas a pie de página y los números de pie. Haga clic en la casilla de verificación de la opción Número de diapositiva. 2

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3. Observe que en la Vista previa se muestran los elementos que se encuentran activados para incluir en la diapositiva. El elemento central corresponde al pie de página. Seleccione la opción No mostrar en diapositiva de título y pulse sobre el botón Aplicar a todas. 2

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4. Repare que en la parte inferior derecha de las diapositivas se ha insertado un número. Seleccione la diapositiva número 1, pulse con el botón derecho sobre el fondo de la primera diapositiva, y en el menú contextual que se despliega, coloque el ratón sobre la opción Diseño. 3 5. En el panel hay distintos diseños de página. Seleccione la segunda opción de los Temas de Office.

IMPORTANTE

6. Verá que el diseño de la página ha cambiado, y que se han añadido varios cuadros de texto. Seleccione el cuadro en que se encuentra el título original de la diapositiva y pulse la tecla Suprimir para eliminarlo.

Puede gestionar los elementos notas y otros documentos para distribuir, el Encabezado y Pie de página desde el cuadro Encabezado y pie de página.

7. Reescriba el título Mis animalitos, pulse sobre la diapositiva para aplicar el cambio y confirmar la entrada, y una vez aplicado el diseño adecuado, haga clic en el botón Encabezado y pie de página del grupo de herramientas Texto. 8. Una vez indicado esto, cierre el cuadro y observe que en la primera página no se ha insertado el número de página. Vuelva a desplegar el comando Encabezado y pie de página, 4 desmarque la opción Número de diapositiva y pulse sobre el botón Aplicar a todas.

9. De este modo quitamos los números de pie de página. Verifíquelo desplazándose por las diapositivas, y seleccione el comando Insertar número de diapositiva, seleccione la opción Número de diapositiva asegurándose de que está activada la opción No mostrar en diapositiva de título, y pulse la tecla Retorno. 5 3

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Entrar en Excel y abrir un documento Añadir objetos IMPORTANTE Cuando active la opción Vínculo del cuadro Insertar objeto, la aplicación PowerPoint 2010 insertará en la diapositiva una imagen del contenido del archivo que seleccione. Los cambios que produzca en el archivo se reflejarán en la presentación.

Podemos insertar objetos en las diapositivas de modo que queden vinculados a su original, modificándose en el momento que se modifica el archivo original. No sólo es posible insertar el objeto, también es posible mostrarlo como un icono. Esto podrá cambiarse desde el cuadro Cambiar icono. En este ejercicio insertaremos en nuestra presentación un texto creado en Word. 1. Para este ejercicio puede descargar, si lo desea, el documento de Microsoft Word denominado Frases famosas.docx. En el Panel de diapositivas seleccione la diapositiva número 11, pulse sobre el comando Insertar objeto, del grupo de herramientas Texto y del cuadro de diálogo Insertar objeto, 1 seleccione la casilla de verificación Crear desde archivo. 2 2. Observe que el cuadro ha cambiado de forma. Se habilita un espacio Archivo en el que puede insertar el nombre del archivo, y un botón Examinar donde puede hallar la ubicación de dicho archivo. Pulse sobre el botón Examinar, en el cuadro de diálogo Examinar seleccione el documento Frases famosas y pulse sobre el botón Aceptar.

3. En el espacio Archivo se encuentra la ubicación del documento. Sólo tenemos que aceptar el cuadro de diálogo Insertar objeto para insertarlo en nuestra diapositiva. Pulse sobre el botón Aceptar. 3 3 2

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4. Comprobará que el contenido del documento se ha insertado en el centro de la diapositiva, en forma de cuadro. Procedamos a su modificación. Para comenzar, sitúe el ratón encima del cuadro para que aparezcan las cuatro flechas, haga un clic sostenido para arrastrar el cuadro y arrástrelo hasta la esquina inferior derecha. 4

IMPORTANTE

5. Procedamos ahora a la modificación del documento. Una opción fácil para lograrlo es la de seleccionar el cuadro con el botón derecho; en el menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Objeto de documento, y de las distintas opciones, seleccione la denominada Editar. 5

Manteniendo seleccionada la opción Crear nuevo en el cuadro Insertar objeto, verá todos los tipos de objeto que pueden añadirse alas presentaciones. Algunos ejemplos que puede hallar son bitmaps, gráficos y hojas de cálculo de Excel, documentos de Adobe Acrobat, etc.

6. Observe que la aplicación ha cambiado, y que el texto insertado se ha convertido en un documento de Word. Seleccione los textos con el ratón, seleccione el tipo de fuente Verdana, pulse sobre el comando Cursiva. 7. Despliegue el campo Color de fuente, pulse sobre el color estándar Púrpura y del comando Efectos de texto, seleccione la primera opción. 6 8. Para restablecer el área de trabajo y fijar los cambios, pulse con el ratón sobre cualquier parte de la superficie del área de trabajo, despliegue el menú contextual sobre el objeto insertado y seleccione la opción Formato de objeto. 9. Finalicemos el ejercicio. Dentro del cuadro Formato de objeto, verifique la opción Relleno sólido, cierre la ventana y guarde los cambios realizados. 6

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Entrar en Excel y abrir un documento Dibujar formas IMPORTANTE Dentro del grupo de la subficha contextual denominada Herramientas de dibujo, en la subficha Formato, puede modificar el estilo y el color, ya sea del fondo o del borde, de una forma.

Crear Autoformas es sencillo. Las Autoformas son dibujos sencillos que se trazan eligiendo la herramienta adecuada en la ficha Insertar, en el grupo de herramientas Ilustraciones, o bien en el grupo de herramientas Dibujo, ubicado en la ficha Inicio. Puede, asimismo, utilizar la técnica de arrastre, o trazar la forma con las dimensiones deseadas en el área de trabajo. En este ejercicio aprenderemos a crear figuras básicas en la aplicación PowerPoint. 1. Empecemos este ejercicio. Pulse sobre la diapositiva 7, para seleccionarla, active la ficha Insertar de la Cinta de opciones, y pulse sobre el icono de la herramienta Formas. 1 2. Se despliega un panel de formas. Seleccione la figura de la Estrella de 5 puntas ubicada en el apartado de Formas usadas recientemente. 2 3. Se ha cambiado la forma del cursor en una cruz. Las formas se pueden introducir mediante la técnica del arrastre y proporcionarles el tamaño deseado, o bien pueden insertarse mediante un solo clic de manera que tendrán un tamaño predeterminado. Pulse sobre el lateral izquierdo superior de la diapositiva 7. 3

4. La forma de estrella se ha insertado. La forma está rodeada por un cuadro y unos puntos de encaje que nos permitirán mo3 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos dificar el tamaño de la forma. Ubique el ratón en uno de los vértices, pulse sobre él y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, arrastre el ratón aumentando el tamaño de la estrella. 4 5. Active la subficha Formato haciendo clic sobre la pestaña homónima; del grupo de herramientas Tamaño (que no aparece igualado), iguálelo en 2 cm usando las pestañas. 5 6. De este modo podemos establecer una equidad entre el dibujo y sus proporciones. Proseguiremos ahora modificando el estilo y el formato de la forma insertada. Despliegue el comando Más del grupo Estilos y seleccione la última opción de la última fila con un clic. 7. Despliegue ahora el Contorno de forma, del cuadro Colores del tema, seleccione la opción 6 Negro y compruebe cómo ha cambiado nuestra forma insertada. 8. Utilizaremos ahora un efecto de texto que mejore nuestra forma insertada. Pulse sobre la pestaña del comando Efectos de texto, seleccione la opción Bisel y de entre todas las opciones, seleccione la segunda, denominada Bajorrelieve medio.

076 001 IMPORTANTE La galería de autoformas incluye, además de las formas básicas como los cuadrados, los rectángulos y los triángulos, las flechas de bloque, cintas, estrellas, etc. Muchos de estos objetos pueden resultar utilísimos para animar una diapositiva, o para, como veremos más adelante, insertar botones de acción o hipervínculos atractivos visualmente.

9. Por último, giraremos nuestra forma insertada unos noventa grados para darle un toque innovador. En el grupo de herramientas Organizar hay un comando denominado Girar. Púlselo y seleccione la primera opción, denominada Girar 90º a la izquierda. 7 10. Guarde los cambios producidos a lo largo de este ejercicio pulsando sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Trazar líneas y flechas IMPORTANTE Recuerde que puede establecer la horizontalidad, verticalidad o la diagonal de las líneas trazadas con las herramientas de formas.

Otro de los elementos insertables en un PowerPoint es el trazado de líneas y flechas. PowerPoint 2010 ofrece la posibilidad de insertar distintas formas, entre ellas, líneas y flechas que permite trazar todo tipo de curvas o rectas. De su aplicación en un documento PowerPoint tratará este ejercicio. 1. Ubíquese en la diapositiva número 4, denominada Delfín, y dentro del grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar, pulse sobre el icono Formas. 1 2. Compruebe que en el apartado Líneas se encuentran los tipos de líneas que podemos utilizar para dibujar en PowerPoint. Para trazar líneas, del mismo modo que para trazar cualquier tipo de forma, podemos usar la técnica del arrastre, o bien pulsar en el punto donde deseamos insertar la línea. En el primer caso podremos trabajar a nuestro antojo, en el último caso la línea se trazará con las dimensiones preestablecidas. Pulse la línea denominada Flecha, 2 compruebe que el cursor ha cambiado y haga clic sobre el punto en que desee insertar la línea. 3. De este modo se ha insertado una flecha con las medidas predeterminadas de PowerPoint. 3 Aprenderemos ahora a modificar su ubicación y el tamaño predeterminados. Aunque

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hemos mencionado la técnica del arrastre, lo haremos de otro modo. Con la flecha seleccionada, habilite la subpestaña Formato y pulse sobre el iniciador del cuadro Tamaño. 4 4. Con la acción anterior abriremos el cuadro Formato de forma con la ficha Tamaño activada. Modifique el número de los campos Alto por 1 cm y el campo Ancho inserte la cifra 6,7 cm. 5 5. Es posible que en tanto inserta los datos el cuadro Formato de forma no permita ver las modificaciones concretas. Arrastre el cuadro de título hacia la derecha, seleccione la ficha Posición y súmele 2 centímetros a las posiciones Horizontal y Vertical. 6 6. Comprobado que así podemos desplazar la línea, le mostraremos cómo aumentar la anchura y el tipo de guión. Entre en la pestaña Estilo de línea, en el campo Ancho súbale 5 puntos y en el menú desplegable de Tipo de guión seleccione la opción Guión, punto, punto. 7 7. Como ha ido viendo a lo largo de los ejercicios, no hay elemento que no sea susceptible de modificación, ya sea de estilo como de formato. Así pues, aprendamos a aplicarle distintos estilos o formatos. Active la pestaña Color de línea, seleccione la opción Línea degradado y en el menú desplegable de los Colores preestablecidos, pulse la segunda opción.

IMPORTANTE Puede modificar el tamaño de una forma insertando nuevos valores en los controles del grupo Tamaño, usando la técnica del arrastre o accediendo a la categoría Tamaño del cuadro Formato de forma.

8. Puede aplicarle efectos 3D activando la ficha Formato 3D. Modifíquelo a su gusto y una vez hecho, cierre el cuadro pulsando sobre el botón con forma de aspa, ubique con la técnica del arrastre la línea y guarde los cambios. 4

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Entrar en Excel y abrir un documento Insertar una imagen IMPORTANTE Las imágenes se insertarán en las diapositivas, predeterminadamente, sin contorno. Para aplicarles contorno, use la herramienta denominada Contorno de imagen. De este modo podrá insertarle a sus imágenes grosor, color y estilo específicos.

Insertar imágenes en una presentación PowerPoint es un proceso sencillo que se lleva a cabo desde la ficha Insertar de la Cinta de opciones. Las imágenes insertadas desde un archivo se pegan a la diapositiva, de modo que la información contenida pasa a formar parte de la presentación. En este ejercicio aprenderemos el proceso por el cual se insertan imágenes en las diapositivas. 1. Recuperaremos para este ejercicio la imagen Rinoceronte, que anteriormente hemos insertado como fondo, lo eliminaremos del fondo para insertarlo nuevamente como imagen. Así, una vez insertado como imagen, se corresponderá con las demás diapositivas. Empecemos eliminando el fondo. Para ello, active la pestaña Diseño, despliegue la pestaña Estilos de fondo 1 y seleccione la opción Restablecer fondo de diapositivas. 2. De este modo despejaremos el fondo de Rinoceronte, trocándolo por el primer fondo que tenía el archivo cuando lo hubo descargado. Haga clic sobre la pestaña Insertar y una vez dentro de ella, pulse sobre el icono Imagen del grupo de herramientas Imágenes. 3. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen. 2 Repare en que siempre que activamos este cuadro se abre, por defecto, en

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la carpeta predeterminada Imágenes. Lo que tiene que hacer es hallar el archivo Rinoceronte. Una vez lo haya encontrado, selecciónelo y despliegue la pestaña Insertar. 3 4. Observará que hay tres opciones disponibles: Insertar, Vincular al archivo e Insertar y vincular. Lógicamente, para insertar una imagen, sólo tenemos que utilizar la opción Insertar. En este caso, en cambio, los vincularemos. De este modo, los cambios que se obren en el archivo de base (esto es, Rinoceronte), se modificará en ambas partes (en la parte insertada y en el archivo). Pulse sobre el comando Insertar y vincular. 5. La imagen se inserta en el centro de la diapositiva, y se activa la subficha Formato del grupo Herramientas de imagen. Trabajaremos estas herramientas. Despliegue el cuadro de diálogo Tamaño y posición, modifique el tamaño Alto en 11,35 cm, y el tamaño Ancho en 15,15 cm. 4

IMPORTANTE Una de las novedades de la versión 2010 de la aplicación es la mejora de las herramientas que permiten modificar el estilo y el formato de las imágenes insertadas en las diapositivas. Pruebe a usar todas las herramientas de la subficha Formato.

6. Observe que la imagen ha crecido. La ubicación, en cambio, es incorrecta porque tapa los textos insertados. Pues bien, primero cierre el cuadro Formato de imagen y, mediante la técnica del arrastre, desplace la imagen a la parte izquierda, de modo que puedan leerse los textos y quede bien. 7. Apliquémosle un estilo rápido. Despliegue los estilos del grupo de herramientas Estilos de imagen utilizando el comando Más y escoja la opción Óvalo de bordes suaves 5 y despliegue el comando Correcciones. 8. Dentro de este comando encontrará distintas opciones de nitidez, brillo y contraste. Seleccione la que más le interese y guarde los cambios realizados en este ejercicio. 3

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Entrar en Excel y abrir un documento Insertar y editar vídeos IMPORTANTE Puede utilizar, en cualquier momento, la tecla F12 para abrir el cuadro Guardar como. Utilícelo a menudo si trabaja en varios ordenadores, o si prefiere trabajar con varias versiones.

PowerPoint 2010 ofrece la posibilidad de insertar videos, y no sólo eso, también es capaz de asimilar (de hecho el programa ofrece la posibilidad) conceptos de edición tan profesionales como la sincronización de texto, vídeo e imágenes, podemos aplicar sombras, bordes, reflejos, bordes suaves, giros 3D y efectos de diseño a los vídeos que harán de estos algo sofisticado. 1. En este ejercicio trabajaremos las opciones del grupo de herramientas Multimedia, de la pestaña Insertar. Seleccione la pestaña 9 para mostrarla en el área de trabajo; active la ficha Insertar y despliegue las opciones del icono Vídeo, dentro del grupo de herramientas Multimedia. 1 2. Se despliegan tres opciones. Vídeo de archivo, Vídeo desde el sitio web y Vídeo de imágenes prediseñadas. Con la primera opción se localiza un archivo que tengamos, con el segundo se localiza un vídeo colgado en la red y con el tercero el programa se encarga de localizar una imagen en movimiento de la galería de imágenes prediseñadas. Nosotros le mostraremos cómo insertar un video almacenado. Primero de todo, le recomendamos que descargue de nuestra página web el archivo Maromi.wmv y lo almacene en su equipo. Una vez hecho esto, sitúese en la diapositiva número 11, despliegue su menú contextual pulsando con el botón derecho sobre la diapositiva y haga clic sobre la opción Nueva diapositiva. 2

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3. Si bien es cierto que podemos insertar o gestionar la inclusión de vídeos desde el comando Vídeo del grupo de herramientas 2

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Multimedia, le mostraremos cómo hacerlo de manera intuitiva y sencilla. Repare en que la diapositiva se divide en dos: en la parte superior nos indica que insertemos el título. Pulse sobre las letras y escriba Perro. 3 4. En la segunda sección aparecen seis iconos. Seleccione el último icono, denominado Insertar clip multimedia. 4 5. Observe que aparece un cuadro Insertar vídeo. En él debemos localizar el archivo que necesitamos para la inserción del mismo en nuestra diapositiva. Si utilizásemos un archivo que está en la red, deberíamos utilizar el icono Vídeo, pulsar la opción Vídeo desde sitio web y una vez conectados a Internet, localizar el vídeo que nos gustase más, seleccionarlo y copiar y pegar la dirección web para incrustarlo. En este caso, en cambio, sólo tiene que localizarlo en su ordenador. Una vez localizado, pulse sobre el archivo Maromi, despliegue la pestaña Insertar y seleccione la primera opción, denominada Insertar. 5 6. De este modo tan sencillo tenemos un vídeo en nuestra presentación, y se activa la subpestaña Reproducción. Active la subpestaña Reproducir, observe las distintas opciones, y aplique a las dos denominadas Fundido cuatro pulsaciones para que dure un segundo el fundido de entrada y de salida. 6

7. Puede recortar el vídeo con la opción del mismo nombre, puede seleccionar cómo quiere que se reproduzca, qué hacer en el momento de reproducirse o cuando no se tiene la diapositiva seleccionada. Puede añadir y quitar marcadores. Y puede reproducirlo. Seleccione la opción Reproducir, y una vez visualizado el vídeo, guarde los cambios realizados. 3

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Entrar Añadiren botones Excel yde abrir un acción documento e hipervínculos IMPORTANTE En el cuadro Configuración de la acción el usuario deberá determinar qué ocurrirá al efectuarse la pulsación sobre el botón de acción que se propone insertar en la diapositiva.

Los botones de acción pueden insertarse en una presentación y pueden definírseles hipervínculos. Se utilizan para presentaciones autoejecutables. Cuando la presentación está destinada a ser expuesta al público, gracias a estos botones, puede moverse de forma libre de una diapositiva a otra. En este ejercicio aprenderemos a insertar botones de acción en una presentación. 1. Para empezar, sitúese en la diapositiva número 13, que es la última de nuestra presentación, active la pestaña Insertar y haga clic sobre el icono Formas del grupo de herramientas Ilustraciones. 1 2. Para aplicar una acción a un botón, antes debemos trazarlo en la diapositiva. Es por eso que le instamos a que dibuje un simple cuadrado de tamaño pequeño. Ahora vamos a crear nuestro botón de acción. Fíjese en el último grupo de iconos del panel de formas disponibles desplegado. Nuestro objetivo será incorporar en esta última diapositiva un botón que nos lleve otra vez al inicio de la representación. Seleccione, pues, el quinto icono, representado por una casa. 2 3. Repare en que el puntero del cursor cambia. Haga clic en la esquina inferior derecha de la diapositiva para dibujar en ese sitio la forma seleccionada.

4. De forma automática, se abre el cuadro Configuración de la acción. A este cuadro podríamos acceder utilizando la herramienta Acción del grupo de herramientas Vínculos. Por de2

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fecto, y como puede comprobar, el botón insertado se vincula con la primera diapositiva, como muestra el campo Hipervínculo a. Verifique la casilla Reproducir sonido, pulse sobre la pestaña para desplegar los distintos sonidos, y agréguela haciendo clic sobre la opción Aplauso. 3 5. Cerraremos el cuadro Configuración de la acción y ubicaremos más certeramente nuestro botón recién insertado. Para ello, pulse sobre el botón Aceptar del cuadro y, utilizando la técnica del arrastre, coloque el botón dentro de la diapositiva y bien colocado.

IMPORTANTE Recuerde que puede quitar un hipervínculo seleccionando el elemento de origen, accediendo de nuevo al cuadro Insertar hipervínculo y utilizando el comando Quitar vínculo almacenado en él.

6. Ahora debemos comprobar que lo hemos insertado y funciona correctamente. Ello sólo puede saberse si trabaja desde la visualización de las diapositivas en modo presentación. Active la pestaña Presentación con diapositivas, seleccione la opción Desde la diapositiva actual, ubicada dentro del grupo de herramientas Iniciar presentación con diapositivas. 7. Inmediatamente observará que la presentación ocupa toda la pantalla. Pulse sobre el botón de acción y compruebe cómo, efectivamente, regresamos a la primera diapositiva. 8. Puede insertar un hipervínculo a una página web. Veámoslo. Salga de la presentación pulsando la tecla Escape, ubíquese en la diapositiva 2, en la pestaña Insertar, desplegado el campo Formas, seleccione la denominada Explosión 1. 9. Pulse sobre el comando Hipervínculo, 4 ubicado dentro del grupo de herramientas Vínculos y escriba en el campo Dirección del cuadro Insertar hipervínculo, la dirección http:// es.wikipedia.org/wiki/Araneae#Ara.C3.B1as_verdaderas y pulse el botón Aceptar. 5 10. Active la opción Desde la diapositiva actual de la pestaña Presentación con diapositivas, pulse sobre el botón creado para que aparezca la página del hipervínculo y salga de ambas (página web, presentación) almacenando los cambios. 3

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IMPORTANTE Compruebe cómo puede modificar, establecer fijar el volumen de a reproducción del apartado en las diapositivas desde la ficha contextual Herramientas de audio.

Añadir en Entrar sonidos Excel ay la abrir un documento presentación De entre todas las funcionalidades y procesos de inserción de elementos que admite PowerPoint, no podíamos olvidarnos del sonido. En una presentación en PowerPoint podemos tratar el sonido de dos modos: o bien insertando efectos sonoros que pueden aplicarse en la transición de diapositivas o los archivos de sonido que se insertan en una diapositiva para que se reproduzcan en el momento de visualizarse la diapositiva, o bien cuando se indique. En este ejercicio agregaremos archivos de sonido disponibles en la Galería multimedia. 1. Comencemos con este sencillo ejercicio. Active la ficha Insertar de la Cinta de opciones. 1 2. Recuerde que tanto el sonido como las películas son considerados clips multimedia. En esta presentación haremos que el sonido se reproduzca cuando comience la presentación. Por tanto, debemos ubicarnos en la diapositiva número 1. Pulse sobre la diapositiva número 1 del Panel de diapositivas. 3. Despliegue la flecha del comando Audio del grupo de herramientas Multimedia, y de las tres opciones desplegadas desde el comando Audio, seleccione la opción Audio de imágenes prediseñadas. 2

4. Active la casilla Incluir contenido de Office.com y comprobará que si está conectado a Internet el resultado de los sonidos aumenta exponencialmente. Con la Barra de desplazamien2

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to vertical busque la opción Música griega1, en el botón con punta de flecha que aparecerá púlselo y seleccione, del menú contextual, la opción Vista previa o propiedades. 3 5. De este modo se abre el cuadro Vista previa y propiedades. A continuación le proponemos que active los auriculares o altavoces de su ordenador, suba el volumen del equipo y pulse sobre el botón Reproducir para escuchar la muestra de audio que se insertará, y una vez escuchada la música, pulse el botón Cerrar. 4 6. Vuelva a pulsar sobre el botón con punta de flecha de Música griega 1 y seleccione la opción Insertar. 7. El icono que representa el archivo de sonido se inserta en el centro de la diapositiva, como si fuera un objeto. Pulse sobre él para seleccionarlo, y desplácelo a uno de los laterales de la diapositiva.

IMPORTANTE Además de la inserción de sonidos desde la galería de sonidos multimedia, puede insertar o reproducir pistas de un CD, por ejemplo, o grabar sonidos propios para añadirlos en la presentación. A este respecto, PowerPoint 2010 admite multitud de acciones similares.

8. Active la pestaña Reproducción, despliegue las opciones del menú Iniciar y seleccione Automáticamente. 9. Puede seleccionar el comando Volumen para definir qué opciones desea. Active la ficha de verificación Ocultar durante la presentación para que el icono que representa el sonido quede oculto. 5 10. Sólo nos queda comprobar si los cambios realizados funcionan o sirven. Active la ficha Presentación con diapositivas, pulse sobre el comando Desde el principio del grupo de herramientas Iniciar presentación con diapositivas.

11. Observe y escuche que además de reproducirse las diapositivas se oye la música insertada en este ejercicio. Pulse la tecla Escape para salir de la presentación y guarde los progresos con el comando Guardar. 6 3

4 6

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Añadir en Entrar transiciones Excel y abrir un documento entre diapositivas IMPORTANTE Puede modificar la mayoría de las propiedades de las transiciones entre diapositivas que proporciona PowerPoint 2010. Para hacerlo, use el comando Opciones de efectos.

Una transición entre diapositivas en PowerPoint es el resultado de paso de una diapositiva a otra en vista Presentación mediante los efectos de animación aplicados por el usuario. Además de incluir sonidos, podemos definir el tiempo que producen las diferentes velocidades. En este ejercicio aprenderemos a aplicar un efecto de transición a las diapositivas de una presentación. 1. Como tenemos seleccionada la primera diapositiva, le mostraremos cómo aplicar efectos de transición a la diapositiva para comprobar el modo en el que entra la primera diapositiva en pantalla. Active la ficha Transiciones de la Cinta de opciones. 2. Observe que PowerPoint le ofrece una gran variedad de efectos de transición entre diapositivas. Tiene, asimismo, la posibilidad de configurar personalmente cada efecto. Para empezar, apliquémosle una de las transiciones predeterminadas del panel de estilos rápidos. Despliegue el panel de Transición a esta diapositiva con el botón Más. 1 3. Una amplia gama de efectos se despliega en este panel, organizados por categorías. Iremos aplicando distintas transiciones, así pues, seleccione la opción Flash. 2

4. Una vez hecho el clic, podemos observar cómo se verá el efecto en una vista previa. Seguidamente, aparecerá otra vez la diapositiva en que estábamos trabajando. Activando la segunda diapositiva, aplique la Transición Desvanecer y activada 2

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la opción Opciones de efectos, seleccione la segunda opción, En negro. 3 5. Aplicaremos ahora un efecto de transición visual e impactante a las transiciones de las diapositivas. Podemos aplicar un mismo efecto para todas ellas. Seleccione la diapositiva número 3 en el Panel de diapositivas, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y seleccione la diapositiva 12. 6. De este modo seleccionamos todas las diapositivas. Hemos creado el rango de diapositivas del 3 al 12, recuérdelo. Despliegue nuevamente el Panel de transiciones pulsando sobre el botón Más y seleccione la opción Destruir. 4 7. Seleccione la última diapositiva para poder aplicarle un efecto distinto de los anteriormente definidos. Despliegue nuevamente el Panel pulsando sobre el botón Más. Seleccionaremos una de las opciones de Contenido dinámico, por ejemplo, pulse sobre la opción Volar.

IMPORTANTE Puede modificar la duración de una transición, sus efectos, seleccionar o añadir un sonido que se reproduzca durante la transición. Puede especificar cuánto tiempo quedará fija una diapositiva antes de avanzar. Puede añadir y modificar imágenes y vídeos. Todo de manera sencilla y muy intuitiva, desde los comandos ubicados en la Cinta de opciones.

8. Como hemos llegado al final de las diapositivas, parece justo que le apliquemos algún sonido para hacer nuestra presentación más atractiva. Despliegue el campo Sonido del grupo de herramientas Intervalos y seleccione la opción Aplauso. 5 9. Por último, y para que se reproduzca la diapositiva sin la necesidad de hacer un clic cada vez, seleccione todas las diapositivas, desmarque la opción Al hacer clic con el mouse del grupo de herramientas Intervalos y aumente a 2 segundos el campo Después de.

10. Por último, entre en la pestaña Presentación con diapositivas, seleccione la opción Desde el principio, contemple cómo le ha quedado la presentación y una vez la haya visto, guarde los cambios realizados. 3

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Entrar Realizarenpruebas Excel y de abrir un temporización documento IMPORTANTE Para que se efectúen los intervalos aplicados, antes debe tener activada la opción Usar intervalos, ubicada en el grupo Configurar, de la pestaña Presentación con diapositivas.

Podemos aplicarle a los efectos de transición intervalos de tiempo entre diapositivas. Aplicación de un lapso de tiempo diferente entre cada diapositiva es algo normal y lógico dependiendo de la importancia, de la letra, o de la incidencia que quiera el usuario darle, u otorgarle. Por tanto, en este ejercicio aprenderemos a modificar el intervalo de tiempo entre diapositivas utilizando las pruebas de temporización. 1. Para empezar, comprobaremos que el tiempo que se sucede entre todas las diapositivas de esta presentación está establecido en 2 segundos. Para hacerlo, active la pestaña Vista pulsando sobre su pestaña homónima, después haga clic en el icono Clasificador de diapositivas. 1 2. Observe que en esta vista podemos ver los atributos de las diapositivas. Es decir, podemos ver que les hemos aplicado efectos (por la imagen de la estrella) y cuánto tiempo se sucederá entre una diapositiva y la otra (en este caso 2 segundos). Ingrese en la pestaña Presentación con diapositivas, pulse sobre el botón Configuración de la presentación con diapositivas, ubicado dentro del grupo de herramientas Configurar. 2

3. Se abre así el cuadro Configurar presentación. En él podemos modificar el tipo de presentación, las opciones de presentación, y el modo en que se muestran o avanzan las diapositivas, así como su resolución. En el cuadro por defecto activado de2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos nominado Desde, del grupo Mostrar diapositivas, pulse 5 y en el campo Hasta seleccione la opción 6; pulse sobre el botón Aceptar para establecer los cambios. 3 4. Seleccione la opción Ensayar intervalos, ubicada en el grupo de herramientas Configurar, y aparecerá la presentación con las diapositivas que hemos marcado en el cuadro Configurar presentación con una barra de Ensayo activa en la parte superior. 4 5. En la barra Ensayo pulse el botón de punta de flecha hacia la derecha cuando el cronómetro muestre el tiempo 13 segundos, saldremos pulsando el botón con forma de aspa de la barra Ensayo y guardando los cambios realizados.

001 083 IMPORTANTE En el cuadro Configurar presentación puede establecer y determinar todas las opciones necesarias para la reproducción de su presentación.

6. Compruebe que el tiempo de representación de la diapositiva 5 ha aumentado su duración en 11 segundos, tal y como lo hemos definido en el Ensayo. Pulse sobre el comando Configuración de la presentación con diapositivas. 5 7. En el cuadro Configurar presentación verifique la opción Todas del apartado Mostrar diapositivas, y haga clic sobre el botón Aceptar. 8. Para verificar la modificación del tiempo de duración de la diapositiva número 5, haga clic sobre ella, para seleccionarla, y haga clic sobre el botón Desde la diapositiva actual, del grupo de herramientas Iniciar presentación con diapositiva. 9. En el momento en que termine la reproducción de la diapositiva, salga de la presentación usando la tecla Escape; almacene los progresos. 3

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Crear presentaciones Entrar en Excel y abrir un documento personalizadas IMPORTANTE Recuerde que una presentación personalizada está formada a partir de otra y, sobre todo, que cuando la reproduzca, sólo se verán las diapositivas que haya seleccionado para tal caso.

Entendemos por presentación personalizada a aquella que ha sido creada a partir de una presentación distinta. Es decir, la presentación creada para una audiencia determinada a partir de una presentación dirigía a un público más general. En este ejercicio crearemos una presentación personalizada a partir de una presentación ya existente. 1. En este caso, la presentación que utilizaremos será la que llevamos utilizando durante todos estos ejercicios, esto es, la denominada Mis animalitos.pptx. Active la pestaña Presentación con diapositivas y despliegue las opciones del comando Presentación personalizada del grupo de herramientas Iniciar presentación con diapositivas. 1 2. Pulse sobre la única opción, denominada Presentaciones personalizadas, 2 compruebe que en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas no hay ninguna (todavía), y pulse sobre el botón Nueva. 3. De este modo tan sencillo e intuitivo se abrirá el cuadro Definir presentación personalizada. El primer paso a seguir para la consecución de una presentación personalizada es definir qué diapositivas entrarán a formar parte de nuestra nueva presentación. Seleccione la diapositiva número 5, pulse la tecla Ctrl y seleccione las diapositivas número 8, 9, 10 y 11. 3

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4. Procederemos insertando estas diapositivas en la nueva. Para ello, pulse sobre el botón Agregar y en el cuadro de texto Nombre de la presentación con diapositivas escriba Último ejercicio. 4 5. Reorganice el orden de las diapositivas del apartado de la derecha como a usted le plazca. Nosotros le ofrecemos este orden (que puede seguir o no, no es importante para el ejercicio): Rinoceronte, Foca, Pavo real, Oso y Orangután; use las flechas de desplazamiento de diapositivas y una vez hecho pulse sobre el botón Aceptar para salir de este cuadro. 5 6. Compruebe ahora que en el cuadro Presentaciones personalizadas hay una presentación personalizada denominada Último ejercicio. Para obtener el resultado sólo tiene que activarlo. Fíjese en que si bien antes sólo teníamos la opción Nueva y Cerrar activadas en este cuadro, ahora tenemos las opciones Modificar, Quitar, Copiar y Mostrar. Pulse sobre esta última opción, Mostrar, para comprobar qué hemos hecho en este ejercicio. 7. Una vez haya terminado la presentación, para salir de la misma, sólo tiene que pulsar cualquier tecla que la ventana se cerrará. Hágalo y para reabrir nuestras presentaciones personalizadas vuelva a pulsar la pestaña del comando Presentación personalizada. 6

IMPORTANTE Podemos crear presentaciones que contenga algunas de las diapositivas que nos interesen. Ello puede hacerse desde el cuadro denominado Presentaciones personalizadas.

8. Ahora ya no nos encontramos con la única opción denominada Presentaciones personalizadas. Hay, además, una opción denominada Último ejercicio. Concluyamos la práctica en la nueva vista Backstage. Pulse sobre el botón Archivo, dentro de la vista Backstage pulse sobre el comando Guardar y, por último, haga clic sobre la última opción, denominada Salir. 7 4 5

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Access:en Entrar Crear Exceluna y abrir base un datos de documento en blanco IMPORTANTE Las bases de datos de ejemplo se encuentran almacenadas en su equipo dentro de la carpeta de Microsoft Office. Dentro de este directorio, existe la carpeta Templates (plantillas, en inglés), que a su vez contiene las subcarpetas 3082 y Access. En esta última se agrupan las seis plantillas de ejemplo.

Cuando empieza a trabajar con Access, lo primero que debe llevar a cabo necesariamente es la creación de una base de datos en blanco en la cual introducirá los datos que desea almacenar y organizar. Este proceso resulta del todo sencillo y tiene su inicio en el menú Archivo del programa. 1. En este primer ejercicio dedicado a Access 2010 le mostraremos cómo crear una nueva base de datos en blanco. Para empezar, despliegue el menú Inicio de Windows, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Access 2010. 1 2. El programa se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación o la apertura de una base de datos, incluidas en el comando Nuevo del menú Archivo. Mantenga seleccionada la opción Base de datos en blanco en la sección Plantillas disponibles y pulse el botón Crear. 2

3. La nueva base de datos, denominada por defecto Database1, se carga en el área de trabajo del programa, mostrando el primer objeto con el que se suele trabajar para confeccionarla, la tabla. 3 Compruebe que en la Cinta de opciones se ha cargado al mismo tiempo la ficha contextual Herramientas de tabla 2 3

La combinación de teclas Ctrl + U vuelve al comando Nuevo del menú Archivo, preparado para crear una nueva base de datos en blanco.

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y Tabla. 4 El Panel de navegación, por su lado, muestra la sección Todos los objetos de Access; dado que la base de datos cuenta por el momento sólo con una tabla (vacía) sólo refleja este objeto. 5 Lo que haremos a continuación es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar base de datos como. 6 4. Para guardar una base de datos es imprescindible, tal y como indica el programa, cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse el botón Sí. 7 5. El programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, la tabla vacía. A continuación se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y asignarle un nombre. Mantendremos en este caso la biblioteca de documentos del equipo. La base de datos que se creará en los siguientes ejercicios le permitirá almacenar y consultar la colección de música de su casa. Recogerá información de las grabaciones e intérpretes de las mismas, clasificando la música según las distintas categorías que usted desee diferenciar. En el campo Nombre de archivo, escriba el término Colección de grabaciones y pulse el botón Guardar. 8

085 001 IMPORTANTE Tenga en cuenta que el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, representado por un disquete, almacena únicamente el objeto activo en la base de datos. Para guardar todo el documento es preciso dirigirse, como hemos visto en este ejercicio, al menú Archivo del programa.

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El formato utilizado para las bases de datos creadas en Access 2010 coincide con el que se utiliza en la versión anterior del programa y que cuenta con la extensión .accdb. Esto implica que aquellos usuarios que trabajen con la versión 2007 de Access podrán manejar sin problemas las bases de datos creadas sobre la versión 2010.

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Entrar Conocer en los Excel objetos y abrir un de una documento base de datos IMPORTANTE Los objetos que forman parte de una base de datos son los siguientes: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tal y como hemos dicho, cada objeto tiene su función específica y, por tanto, también tiene opciones distintas adaptadas a la misma.

Los objetos que pueden conformar una base de datos son muchos y cada uno de ellos obedece a un propósito distinto. Por norma general, los datos con los que trabajan los objetos de la base de datos corresponden a los datos insertados en las tablas. Para las bases de datos, las tablas son fundamentales ya que éstas son las estructuras encargadas de clasificar de forma organizada los datos introducidos por el usuario. 1. En este ejercicio trabajaremos con una base de datos denominada Quesos.accdb, la cual puede descargar desde nuestra página web y almacenarla en su equipo. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 mediante el comando Abrir del menú Archivo, 1 habilitando el contenido del archivo desde el botón correspondiente. 2. Una vez abierta la base de datos, podemos ver que cuenta con una única tabla, la tabla Quesos1. Para abrirla, haga doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación. 2 3. La tabla en cuestión se muestra en el área de trabajo, al tiempo que aparece la correspondiente ficha contextual, Herramientas de tabla. 3 La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas en las que se distribuyen los registros. Veamos ahora cuáles son las opciones presenta-

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Sepa que también puede abrir los objetos en el Área de trabajo de Access arrastrándolos hasta ella desde este panel.

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos das por el objeto Informes. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 4. El propósito de los informes es el de presentar los datos organizados y clasificados según los criterios establecidos, de modo que puedan ser impresos. Pulse sobre la herramienta Informe, en el grupo de herramientas Informes. 4 5. Aparece así en una nueva ficha el informe con su formato predefinido y la correspondiente ficha contextual. Para cerrar este informe, pulse el botón de aspa de la Barra de título de su ficha, sin guardar los cambios. 5 6. Otro de los objetos de una base de datos es el formulario. Haga clic de nuevo sobre la pestaña Crear y pulse en el comando Asistente para formularios del grupo de herramientas Formularios. 6

001 086 IMPORTANTE El modo de creación y acceso a estos objetos es común para la mayoría: casi todos pueden crearse desde la ficha Crear de la Cinta de opciones, a partir de un asistente o introduciendo los datos directamente, y todos ellos son accesibles a través del Panel de navegación.

7. Un formulario es una hoja en la que se muestran diferentes campos en los que se debe introducir la información solicitada. Los formularios pueden incluir material gráfico, sonidos y botones de comando. Cierre el asistente para formularios pulsando el botón Cancelar. 7 Las consultas son modos de buscar y encontrar una información concreta de un cúmulo de datos almacenados en la base que pueden proceder de una o varias tablas. Por su parte, una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban para automatizar tareas y un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. 6 4 5 7

La organización de los distintos objetos en fichas resulta una novedad en Access 2010. Este modo de presentación proporciona más facilidad y sencillez en la navegación.

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Crear una Entrar en Excel tablaydesde abrir unvista la documento Hoja de datos IMPORTANTE Recuerde que para abrir documentos ya almacenados en el equipo puede utilizar el comando Abrir o las distintas listas de bases de datos recientes, incluidas todas ellas en el menú Archivo.

Las tablas son los únicos objetos imprescindibles en cualquier base de datos. En ellas se almacenan los datos con los que posteriormente se trabaja para extraer la información útil requerida. Las tablas son estructuras creadas para clasificar datos de forma ordenada y organizada. En Access 2010, las tablas se crean muy fácilmente gracias a la vista Hoja de datos, mejorada en esta versión del programa. 1. Con este ejercicio empezaremos la confección de nuestra base de datos Colección de grabaciones. El primer paso consiste en crear los distintos elementos para guardar la información requerida. En concreto, crearemos dos tablas: Grabaciones e Intérpretes. Recupere en Access la mencionada base de datos y, en la Cinta de opciones, pulse sobre la pestaña Crear. 1 2. En el grupo de herramientas Tablas, pulse sobre el comando Tabla. 2 3. Automáticamente se crea una nueva tabla llamada Tabla1 a la vez que se activa la vista Hoja de datos. 3 Vamos a cambiar el nombre de los dos campos de la tabla y añadiremos otros nuevos. Haga clic en la cabecera del campo Id y pulse sobre el comando Nombre y título del grupo de herramientas Propiedades. 4 3

1 También puede cambiar el nombre del campo mediante la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.

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4. Se abre así el cuadro Escriba las propiedades de campo, en el que podemos establecer el nombre y el título del campo así como añadir una breve descripción del mismo. En el campo Nombre, escriba el término Título CD y pulse el botón Aceptar. 5 5. Vamos a agregar dos nuevos campos. Haga clic en el botón de punta de flecha de la columna Agregar nuevo campo y elija la opción Texto. 6 6. La nueva columna se añade mostrando su nombre por defecto, Campo1, en modo de edición. En este caso, escriba el término Intérprete y pulse la tecla Retorno. 7 7. Al pulsar la tecla Retorno se despliegan las opciones para la creación de un nuevo campo. Seleccione nuevamente el tipo de campo Texto, escriba como nombre del campo el término Categoría y pulse de nuevo Retorno. 8 8. Podríamos seguir repitiendo esta acción tantas veces como campos deseáramos incluir en la tabla. Sin embargo, lo dejaremos aquí. Para acabar, guardaremos esta tabla con un nombre que la identifique claramente. Pulse el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 9

IMPORTANTE Una tabla contiene la información más importante en una base de datos y está compuesta por registros que a su vez contienen diferentes campos. Los registros son las filas de la tabla y los campos son las columnas. Al crear una nueva base de datos, ésta ya incluye por defecto una tabla, denominada Tabla1, que se muestra en la vista Hoja de datos y que cada usuario puede modificar para que contenga los datos necesarios.

9. En el campo Nombre de la tabla, escriba el término Tabla de grabaciones y pulse el botón Aceptar para guardar la tabla y dar por acabado este ejercicio. 10

Para cambiar el nombre de los nuevos campos podemos escribir directamente cuando se encuentra en modo de edición o acceder de nuevo al cuadro Escriba las propiedades de campo desde la Cinta de opciones.

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Definiren Entrar campos Excel ydesde abrir unvista la documento Diseño IMPORTANTE Access 2010 permite cambiar de vistas en una base de datos desde la Cinta de opciones y desde los iconos de los accesos directos a vistas de la Barra de estado, en el extremo derecho de la misma.

el sistema de creación y gestión de tablas desde la vista Diseño es mucho más complejo que mediante la vista Hoja de datos; sin embargo admite un mayor control de la definición de los campos. La vista Diseño permite tanto la creación de nuevas tablas como la definición de campos en una tabla ya existente. 1. En este ejercicio aprenderá a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Continuamos trabajando con la tabla de grabaciones que creamos en el ejercicio anterior, la cual mostraremos en la mencionada vista. Despliegue el comando Ver del grupo Vistas, en la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla. 1 2. Este botón incluye todas las vistas posibles en que se puede mostrar una tabla. Haga clic sobre la opción Vista Diseño. 2

3. La parte superior de la ventana se distribuye en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. 3 Para cambiar el nombre de los campos, basta con pulsar sobre la celda donde se encuentra el campo en cuestión y modificar o sustituir el nombre por uno nuevo. Para empezar, modificaremos el nombre del primer campo seleccionado. Con el nombre de este campo seleccionado, escriba simplemente la palabra Título y pulse la tecla Retorno. 4 3

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4. Aprovecharemos la selección del correspondiente registro de la columna Tipo de datos para cambiar este valor. Como ve, y dado el tipo de campo original, el tipo de datos establecido es autonumérico. Vamos a cambiarlo. Despliegue dicho campo y elija en este caso el tipo Texto. 5 5. Vamos a agregar una descripción para este campo. Pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente columna, escriba en ella el texto Título del CD y pulse la tecla Retorno. 6 6. Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, inserte el término Mejor canción y pulse la tecla Retorno. 7

IMPORTANTE Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí admiten espacios.

7. De esta forma, hemos agregado un nuevo campo a la tabla en la cual reflejaremos la mejor canción incluida en el CD. Antes de acabar, mostraremos de nuevo la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que los cambios se han aplicado correctamente. Para ello, en la parte derecha de la Barra de estado, pulse sobre el primero de los iconos, correspondiente a esta vista. 8 8. Antes de cambiar de vista es preciso guardar los cambios realizados en la tabla. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí. 9 Efectivamente, la tabla se muestra con las modificaciones realizadas. 10 Compruebe por un lado el cambio en el nombre del primer campo y por otro, la aparición del cuarto campo. Por último, vea en la parte izquierda de la Barra de estado cómo aparece el texto introducido como descripción del campo seleccionado. 11 5

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Insertarencampos Entrar Excel ynuméabrir un documento ricos y de tipo Sí/No IMPORTANTE La información guardada en campos de tipo numérico puede utilizarse para realizar cálculos sencillos y entre varios campos numéricos. Normalmente, los valores calculados no se guardan en la base de datos, ya que ocuparían un espacio innecesario.

Los elementos de información de una tabla se almacenan en campos, también denominados columnas. Los campos de una tabla pueden contener información de diversa índole, por ejemplo, texto, números, fechas, etc. Access permite asignar un tipo concreto de datos a cada campo en función del contenido que se tenga previsto guardar. 1. En este ejercicio, le mostraremos cómo asignar un tipo de dato numérico a un campo y uno del tipo Sí/No. Para ello, y aunque no es imprescindible, sitúese en la vista Diseño de la tabla de grabaciones. 1 2. Vamos a agregar un nuevo campo que será, esta vez, de tipo numérico. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, escriba el término Año lanzamiento y pulse la tecla Retorno. 2

Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Diseño.

3. Por defecto, los nuevos campos introducidos muestran como tipo de datos el denominado Texto. El panel General del apartado Propiedades del campo, en la parte inferior de esta vista, 3 muestra las características que deberá presentar el campo en cuestión. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo para comprobar las opciones disponibles. 4 4. Los campos numéricos pueden ser del tipo Número o del tipo Autonumeración. El primer tipo permite insertar el valor que 2

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necesitemos manualmente, mientras que el segundo permite que sea el programa quien numere los registros de forma automática. En este caso, seleccione la opción Número. 5 5. En el panel General, haga clic sobre el campo Tamaño del campo, que muestra el texto Entero largo. 6 6. Pulse sobre el botón de flecha y, de entre el contenido existente, elija la propiedad Entero. 7 7. Como los datos que deberá reflejar este campo serán siempre de cuatro cifras, un año, esta propiedad nos bastará. A continuación veremos un ejemplo que refleja el uso de campos del tipo Sí/No. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo y escriba la palabra Disponible. 8. Este nuevo campo nos informará acerca de la disponibilidad del CD, es decir, si está en nuestro poder o si, por ejemplo, ha sido prestado a algún familiar, amigo o conocido y todavía no devuelto. Sitúese en la columna Tipo de datos.

IMPORTANTE Los campos a los que se asigna la propiedad Sí/no implican una disyuntiva en cuanto al tipo de contenido que deben albergar. Al elegir este tipo de dato, el programa incluye en la correspondiente celda una casilla de verificación; si se marca esta casilla se responde afirmativamente mientras que si no se marca lo hace negativamente.

9. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo y elija esta vez la opción Sí/No. 8 10. En nuestro caso, nos interesa mantener este formato de afirmación y negación, aunque sepa que dispone de dispone además de los valores Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Vuelva a la vista Hoja de datos guardando los cambios realizados y compruebe que en el campo Disponible se ha insertado una casilla de verificación, la cual por defecto se encuentra desactivada. 9 4

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Insertarencampos Entrar Excel ydesde abrir unVista la documento Hoja de datos IMPORTANTE Una vez creada la estructura de la tabla, puede que se plantee cambiar el orden de los campos insertados en ella o incluso eliminar algunos de ellos. La modificación del orden de los campos se lleva a cabo de la forma más sencilla: mediante la técnica de arrastre en la vista Hoja de datos.

Aunque la creación y la edición de campos es más precisa desde la Vista Diseño, por contar con el panel de propiedades de los campos, también es posible agregar nuevos campos en una tabla ya existente desde la vista Hoja de datos. La subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla contiene los comandos necesarios para incluir campos de cualquier tipo. 1. En este ejercicio aprenderá a insertar nuevos campos en una tabla desde la vista Hoja de datos. Para ello, continuamos confeccionando nuestra base de datos Colección de grabaciones, en la cual, recuerde, reflejaremos todo el material musical de que disponemos. Desde la Vista Hoja de datos, haga clic sobre la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla. 1 2. Esta subficha contiene todos los comandos y las opciones para gestionar los campos de la tabla. Así, además de agregar y eliminar nuevos campos, desde aquí puede modificar algunas de sus propiedades, cambiar su formato y establecer, si es preciso, una validación del campo. En este caso, y como hemos indicado, agregaremos un nuevo campo, en concreto, uno que refleje la carátula del CD. Haga clic sobre la cabecera de la celda que muestra el texto Agregar nuevo campo. 2

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3. De esta forma se despliega el menú contextual que contiene todos los tipos de campos disponibles en Access. De la lista que se despliega, elija la opción Datos adjuntos. 3 4. A la izquierda del campo seleccionado se inserta un nuevo campo. Compruebe que como nombre del campo se muestra el símbolo típico de los archivos adjuntos, un clip. 4 Vamos a cambiar este nombre. En el grupo de herramientas Propiedades, pulse sobre el comando Nombre y título. 5 5. Ya trabajamos con el cuadro Escriba las propiedades de campo en un ejercicio anterior. En el campo Nombre, escriba el término Portada y pulse el botón Aceptar. 6 6. Aunque el cambio, en este caso, no se refleja en la cabecera del nuevo campo, sí se ha realizado correctamente. Para comprobarlo, accederemos a la Vista Diseño. Haga clic en el último icono de los accesos a vistas de la Barra de estado. 7

IMPORTANTE El menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una tabla permite, además de cerrar la tabla activa, cerrar el resto de elementos abiertos, guardar el actual o cambiar de vista.

7. Efectivamente, el último campo que aparece en la tabla refleja el nombre introducido, Portada. 8 En el ejercicio dedicados a la introducción de los datos en los registros, le mostraremos cómo agregar los datos adjuntos en este campo. En concreto, insertaremos una imagen correspondiente al álbum especificado. Vuelva a la vista Hoja de datos desplegando el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y eligiendo de la lista la opción Vista Hoja de datos. 9 8

Utilice si lo prefiere la lista de opciones del comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.

9 6 Debe saber que el tipo de campo Datos adjuntos no permite el cambio de nombre desde la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.

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Entrar en Excel y abrir un documento Definir una tabla Hasta el momento hemos estado trabajando sobre una tabla creada desde la vista Hoja de datos, la cual hemos ido confeccionando con una serie de campos. Esta forma de elaboración de tablas nos ha permitido conocer algunas de las características del modo de trabajar de Access 2010. Sin embargo, el programa permite crear desde la vista Diseño la estructura de sus propias tablas mediante el comando Diseño de tabla. 1. En este ejercicio vamos a crear una segunda tabla, destinada a reflejar sobre todo datos de los artistas o intérpretes de los CD que aparecen en la tabla de grabaciones. Para ello, lo primero que haremos es cerrar la tabla actual para dejar el área de trabajo del programa vacía. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Tabla de grabaciones y, del menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Cerrar. 1 2. En estos momentos no disponemos de ningún elemento abierto. Empecemos pues con el proceso de definición de nuestra nueva tabla. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la pestaña Crear. 2 3. En el grupo de herramientas Tablas, haga clic sobre el comando Diseño de tabla. 3 4. Se abre de esta forma una nueva tabla, denominada por defecto Tabla1, en la vista Diseño. 4 Ahora se trata de ir designan-

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do los distintos campos que formarán la nueva tabla. La ventaja de trabajar desde esta vista para la creación de las tablas es el hecho de contar con el panel de propiedades siempre a mano. En el primer campo de la tabla, escriba el término ID Intérprete y pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente celda. 5 5. Llamamos ID al número de identificación de una serie de elementos. En nuestra tabla, este número lo asignaremos nosotros mismos. Por ello, despliegue la celda Tipo de datos y elija de la lista la opción Número. 6 6. Compruebe el panel de propiedades. En este caso, cambiaremos dos de los criterios, el de formato y el de alineación. Haga clic en el campo Formato, despliéguelo y elija de la lista la opción Número general. 7

IMPORTANTE La clave principal de una tabla es el elemento en el cual Access se basa para establecer relaciones entre tablas de una misma base de datos.

7. Seguidamente, haga clic en el campo Alineación del texto, despliéguelo y elija la opción Derecha. 8 8. Añada tres campos más a la nueva tabla: Nombre intérprete, Fecha Nacimiento y Nacionalidad, asignando al primer y al tercer campo el tipo de dato Texto y al segundo el tipo Fecha/ Hora. 9 9. Antes de terminar, guardaremos la nueva tabla. Para ello, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, 10 escriba como nombre el término Tabla de intérpretes y pulse en Aceptar. 11

10. El programa nos informa de que es recomendable asignar una clave principal a la tabla. Como esto será tratado con detalle en el ejercicio siguiente, pulse en este caso el botón No. 5 6

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Designar Entrar en un Excel campo y abrir un documento como clave principal IMPORTANTE Una clave principal correcta debe tener unas características concretas: debe identificar inequívocamente una fila; nunca debe estar vacía, y los valores que contiene deben ser fijos, es decir, no deben cambiar.

La clave principal tiene varias funciones, aunque la más importante es la de permitir crear relaciones entre tablas, algo fundamental para construir bases de datos. Al crear una tabla en vista Hoja de datos, el programa asigna el primero de los campos existentes la propiedad de clave principal, representada por el dibujo de una llave en la cabecera de la fila. Sin embargo, al definir una tabla desde cero en vista Diseño, deberá ser el usuario quien asigne esta condición al campo que crea oportuno. 1. En la tabla Tabla de intérpretes, definida en el ejercicio anterior, vamos a designar como clave principal el campo ID Intérprete, que permitirá, tras algunas modificaciones, relacionar esta tabla con nuestra Tabla de grabaciones. Vamos a proceder con la asignación a este campo de la condición de clave principal. Para ello, haga clic en la cabecera de la fila del campo ID Intérprete para seleccionarla por completo. 1 2. A continuación, pulse sobre la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla para mostrar los comandos que contiene. 2 3. En el grupo de herramientas Herramientas, puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Clave principal. 3

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4. Compruebe lo que ha ocurrido. En la cabecera de la fila seleccionada aparece ahora el icono de una llave, lo que nos indica que este campo ha sido designado como clave principal. 4 Debe saber que es posible asignar más de un campo como clave principal y que esta clave puede ser modificada y eliminada. Vamos a ver cómo cambiar una clave principal ya asignada. Para ello, nos dirigiremos a la Tabla de grabaciones. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Vista diseño para abrirla también en esta vista. 5

IMPORTANTE Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea de forma automática una clave principal y le asigna el nombre de campo ID y el tipo de datos Autonumeración. Este campo automático se encuentra por defecto oculto en esta vista, aunque puede visualizarse en la vista Diseño.

5. Compruebe como, efectivamente, el primer campo aparece definido como clave principal. 6 Recuerde que esta tabla fue creada en la vista Hoja de Datos, en la cual es el programa quien se ocupa de asignar la clave principal al primer campo de la tabla. Para cambiar la clave, primero debemos eliminarla. Con el primer campo seleccionado, haga clic en el comando Clave principal del grupo de herramientas Herramientas. 7 6. Así de sencillo hemos eliminado la clave principal. Lo que debemos hacer ahora es agregar un nuevo campo del tipo numérico, al cual asignaremos el nombre ID Intérprete. Haga clic en la cabecera de la fila del campo Intérprete para seleccionarla y pulse el comando Insertar filas del grupo de herramientas Herramientas. 8

7. Escriba en la celda Nombre del campo el término ID Intérprete, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo Tipo de datos y elija de la lista la opción Número. 9

8. Para asignar la clave principal al nuevo campo, pulse de nuevo el comando Clave principal de la Cinta de opciones. 10 5

4 10

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Introducir Entrar en Excel datosy abrir un una en documento tabla IMPORTANTE En esta nueva versión de Access, la vista Hoja de datos contiene además un registro denominado Totales, que se puede insertar al final de la tabla usando e el comando Totales de la pestaña Inicio, y que permite agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, etc.

En las tablas, los datos se introducen directamente en la cuadrícula de forma muy sencilla. Aun así, cabe destacar que el objeto más adecuado para llevar a cabo esta acción son los formularios, con los que trabajaremos más adelante. 1. En este ejercicio vamos a empezar a introducir los datos necesarios para completar así nuestras tablas. En concreto, empezaremos por la denominada Tabla de grabaciones, la cual se encuentra en primer plano en la vista Diseño. Lo que haremos en primer lugar será eliminar el campo denominado Intérprete, puesto que ya quedará completado con el campo ID Intérprete. Haga clic en la cabecera del campo Intérprete y, en el grupo de herramientas Herramientas, pulse sobre el comando Eliminar filas. 1 2. El campo seleccionado desaparece de inmediato de la tabla. Para poder empezar a introducir datos, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones, elija la opción Vista Hoja de datos y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados. 2

3. Con la celda del campo que deseamos completar seleccionada, podemos empezar a escribir. 3 Escriba en el primer registro del campo Título el término A las buenas y a las malas y pulse la tecla Tabulador. 4 2

La tecla Tabulador permite saltar de un registro a otro, igual que la tecla Retorno.

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 4. En el campo ID Intérprete, deberá introducir un número que se corresponderá con el identificador del intérprete del álbum en la tabla Intérpretes. En este caso, escriba el valor 1 y, en el campo Categoría, escriba directamente la palabra Pop. 5 5. En el campo Mejor canción, escriba el título Para nada, pulse la tecla Retorno, introduzca en el campo Año lanzamiento el valor 2009 y marque la casilla de verificación del campo Disponible. 6 6. Sólo nos queda completar el campo Portada. Recuerde que este campo es del tipo Datos adjuntos, por lo que en la cabecera de la correspondiente columna aparece el símbolo del clip. Como indicamos en su momento, este campo reflejará la imagen de la portada del álbum especificado en cada registro. En este caso, puede utilizar el archivo portada1.bmp, que puede descargar desde nuestra página web y guardar en su equipo. Cuando disponga de ella, haga doble clic sobre el registro correspondiente a este campo. 7

093 001 IMPORTANTE Los datos adjuntos agregados a un registro no se muestran directamente en la vista Hoja de datos. Al realizar la incorporación de estos datos, aparece un número entre paréntesis para indicar que existe un archivo adjunto. Para abrirlo, es preciso hacer doble clic sobre la celda y, en el cuadro Datos adjuntos, pulsar el botón Abrir.

7. Se abre de este modo el cuadro Datos adjuntos, en el cual debemos seleccionar el material que deseamos incorporar en la base de datos. Pulse sobre el botón Agregar. 8 8. Los campos de datos adjuntos no sólo pueden incluir imágenes, sino vínculos a otras bases de datos e, incluso, documentos procedentes de otros programas. En este caso, localice en el cuadro Elegir un archivo la imagen portada1.bmp y pulse el botón Abrir. 9. De vuelta al cuadro Datos adjuntos, haga clic en el botón Aceptar. 9 9

Cuando una fila de registros empieza a ser completada, como es el caso, en la cabecera de dicha fila aparece un icono en forma de lápiz.

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Ordenar Entrar enlaExcel información y abrir un un de documento campo IMPORTANTE La operación de ordenar la información de un campo, mejorada en Access 2007 y Access 2010, puede realizarse desde el grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, desde el menú contextual de la columna que se vaya a ordenar o desde el menú que aparece al pulsar sobre la pequeña flecha que aparece en la cabecera de las columnas.

Si en determinados momentos se necesita llevar a cabo el desplazamiento por una tabla con el fin de encontrar una información concreta, es conveniente ordenarla por el campo en el que se desea localizar la información. Access muestra los registros de un modo preestablecido, modo que podrá modificarse siempre que sea necesario. 1. Para llevar a cabo este ejercicio trabajaremos con una actualización de nuestra base de datos, que puede descargar desde nuestra página web con el nombre Colección de grabaciones002. Empezaremos ordenando alfabéticamente los registros de la Tabla de grabaciones por el campo Título. Para ello, haga clic sobre la cabecera de dicha columna para seleccionarla por completo. 1 2. Toda la columna correspondiente al campo Título se ha seleccionado. Ordenaremos la tabla de forma ascendente según este campo. Pulse sobre el comando Ascendente del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. 2

3. Efectivamente, el orden de los registros se ha modificado siguiendo un orden alfabético, de la A a la Z. Imagine ahora que desea realizar la misma operación pero a la inversa, es decir, ordenar los registros según el campo Título pero en orden descendente, de la Z a la A. Pulse sobre la herramienta Descendente del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 3 3

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

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4. El resultado es evidente. Pruebe ahora a ordenar la tabla según el título de la mejor canción. Seleccione el campo Mejor canción pulsando sobre la cabecera de su columna. 4 5. La siguiente operación la realizaremos utilizando las mismas funciones que en el caso anterior aunque, en este caso, accederemos a ellas de otra manera. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera del campo seleccionado y, en el menú contextual, pulse sobre la opción Ordenar de A a Z. 5 6. El orden de los datos del campo Mejor canción se ha modificado y en estos momentos va de la A a la Z. Por otro lado puede comprobar que los títulos cuya inicial coincide también se ordenan siguiendo el mismo orden. 6 Para eliminar el criterio de ordenación de una columna, es preciso dirigirse al grupo de herramientas Ordenar y filtrar. Para ello, con la misma columna seleccionada, pulse sobre el comando Quitar orden. 7 7. La tabla ha quedado ordenada siguiendo los criterios originales, es decir, por ID del álbum; esto significa que el comando Quitar orden actúa sobre toda la tabla, discriminando cualquier selección de campo. En el ejercicio siguiente aprenderá a filtrar los registros de una tabla para gestionar mejor su contenido. Para terminar, haga clic en la primera celda de la tabla para eliminar la selección actual.

IMPORTANTE Cuando un campo se ordena alfabéticamente en orden ascendente, en primer lugar aparecerán aquellas celdas cuyo contenido empiece por signos de puntuación.

8. Por último, guarde los cambios realizados hasta el momento pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 8

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Filtrar los Entrar en registros Excel y abrir un una de documento tabla IMPORTANTE Cuando un campo ha sido filtrado, aparece junto al nombre en su cabecera el icono del embudo, característico de la función de filtro. Al pulsar sobre la punta de flecha situada en la cabecera aparece el mismo menú o panel que se obtiene mediante el comando Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar.

El filtrado de datos se mejoró notablemente en Access 2007, lo que aumentó la eficacia que ya tenían versiones anteriores. Las opciones de filtro más habituales se encuentran en el grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Inicio mientras que los llamados “filtros rápidos” cambian automáticamente en función del tipo de datos para mostrar opciones relacionadas con la información numérica, de texto o de fecha. 1. En este ejercicio en el que aprenderemos a filtrar los registros de una tabla seguiremos trabajando con la tabla de grabaciones de nuestra base de datos, que continúa abierta en Access 2010. En primer lugar filtraremos todos aquellos registros cuyo valor en el campo Año lanzamiento equivalga a 2008. Haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para mostrar dicho campo y pulse en la celda que muestra el valor 2008 del segundo registro. 1 2. A continuación, despliegue el comando Selección del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 2 3. Como puede ver, esta herramienta permite filtrar todos los registros iguales a 2008, los diferentes a ese número, los que lo contienen o los que no lo contienen. Según nuestro objetivo, pulse sobre la opción Igual a 2008. 3

3 Según la celda seleccionada en la tabla, las opciones del menú se completarán con el contenido de dicha celda.

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

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4. Se ocultan así todos los registros en cuyo campo Año lanzamiento no aparece el valor 2008, al tiempo que aparece la información Filtrado en la parte inferior del área de trabajo. Pulse el botón Alternar filtro, que se encuentra activo en el grupo Ordenar y filtrar, para quitar el filtro aplicado. 4 5. El filtro ha desaparecido y todos los registros de la tabla se muestran de nuevo en pantalla. Ahora utilizaremos un filtro de texto para mostrar en la tabla únicamente los títulos que pertenecen al género pop y sus variantes. Pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para visualizar la columna Género y haga clic dentro de alguna celda que contenga el término Pop. 6. Haga clic con el botón derecho del ratón en la misma celda, pulse sobre la opción Filtros de texto para ver las opciones que incluye y seleccione el filtro Contiene. 5 7. Se abre de este modo el cuadro Filtro personalizado, donde debemos introducir la palabra que los títulos filtrados deben incluir. Escriba en el cuadro Género contiene la palabra Pop y pulse el botón Aceptar para aplicar este filtro. 6

IMPORTANTE Para quitar un filtro, puede pulsar el botón Filtrado que aparece en la Barra de registros de la parte inferior de la tabla o el botón Alternar filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar.

8. Automáticamente el programa nos muestra los registros de la tabla que pertenecen al género pop y sus variantes. Esta vez quitaremos el filtro usando el comando Filtro. Haga clic en dicho comando del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. 7 9. En el menú de opciones que se abre aparecen seleccionados con un signo de verificación los géneros incluidos en el filtro. En este caso, pulse sobre la opción Quitar filtro de Género para eliminar el filtro y dar así por acabado este ejercicio. 8 4 5

Desde esta lista podría ir agregando otros géneros para que se mostraran los correspondientes registros en la tabla.

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Entrar Utilizaren filtros Excel y abrir un pordocumento formulario IMPORTANTE Una de las diferencias que presenta el filtro por formulario con respecto al filtro por selección es que el filtro por formulario permite localizar registros que tengan distintos valores en un mismo campo.

Los filtros por formulario permiten filtrar la información por más de un campo a la vez y no necesitan que el cursor se desplace hasta el campo que contiene la información que desea filtrar, sino que permite seleccionarla a través de un menú desplegable o incluso introducirla manualmente. 1. Con la Tabla de grabaciones abierta en Access 2010, despliegue el comando Avanzadas del grupo de herramientas Ordenar y filtrar y pulse sobre la opción Filtro por formulario. 1 2. Aparece una nueva ficha de documento mostrando un único registro en blanco. Pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal para ver el campo Año lanzamiento y haga clic en la celda en blanco correspondiente a este campo. 2 3. Pulse el botón de punta de flecha que aparece en este campo y, tras comprobar que se despliega todo el listado de años existente en este campo, haga clic sobre el tercer valor 2005. 3

4. Para que el filtro sea efectivo y podamos obtener todos los registros en los que aparece el año seleccionado, debemos aplicarlo. Para ello, pulse sobre el comando Alternar filtro del grupo Ordenar y filtrar. 4 3 2

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5. Efectivamente, el filtro aplicado nos devuelve todos los registros correspondientes al precio seleccionado. A continuación, complicaremos un poco más este filtro para comprobar su versatilidad. Imagine que ahora desea obtener los álbumes cuyo año de lanzamiento sea 2005 o 2007. Nuevamente, despliegue el comando Avanzadas y haga clic en la opción Filtro por formulario. 5

IMPORTANTE

6. Observe que al pie de la ventana activa aparecen dos pestañas: Buscar y Or. La pestaña Or ofrece la oportunidad de establecer una alternativa al filtro ya existente en la pestaña Buscar. De este modo, el filtro podrá mostrar los registros correspondientes al campo seleccionado en la ficha Buscar y los correspondientes al campo seleccionado en la ficha Or. Así pues, a falta de unos, mostraría los otros. Haga clic sobre la pestaña Or 6 y verá un nuevo formulario en blanco.

Al activar la pestaña Or como alternativa de búsqueda, aparece una nueva de este tipo. A través de estas pestañas podemos añadir tantas alternativas como deseemos. Para eliminar pestañas de filtro puede usar la opción Eliminar ficha del menú incluido en el comando Avanzadas.

7. Pulse el botón de punta de flecha que figura en el campo Año lanzamiento y, en el menú que se despliega, seleccione el año 2007. 7 8. Esta vez aplicaremos el filtro desde el menú contextual de este campo. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de la columna y elija la opción Aplicar filtro u ordenar. 8 9. El resultado es el esperado. El filtro muestra todos aquellos álbumes lanzados en 2005 o 2007. Pulse el botón Filtrado de la parte inferior de la tabla para quitar el filtro aplicado. 9

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Entrar Crear una en Excel consulta y abrir con un el asistente documento IMPORTANTE Las consultas, a diferencia de los filtros, son consideradas objetos de la base de datos, por lo que el acceso a las mismas se realiza desde el Panel de navegación. La creación de las consultas puede realizarse de dos formas: desde la vista Diseño de consulta o utilizando el asistente.

Al igual que los filtros, las consultas permiten ordenar y seleccionar registros, pero tienen funciones más amplias como, por ejemplo, realizar cálculos, agrupar registros por diversos conceptos o generar nuevas tablas. 1. Para empezar a trabajar con las consultas, le recomendamos que cierre la base de datos actual guardando los cambios y descargue desde nuestra página web una nueva actualización de la misma, denominada Colección de grabaciones003.accdb. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 y muestre el contenido de la Tabla de grabaciones. Pulse en la pestaña Crear de la Cinta de opciones para activar esa ficha. 1 2. Haga clic en el botón Asistente para consultas del nuevo grupo de herramientas Macros y código. 2 3. Se abre de este modo el cuadro Nueva consulta. Mantenga seleccionada la opción Asistente para consultas sencillas y pulse el botón Aceptar. 3 4. Aparece ahora el cuadro Asistente para consultas sencillas. Mantenga seleccionada la Tabla de grabaciones, pulse el botón con una doble flecha apuntando hacia la derecha situado entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados para añadir todos los campos existentes a la consulta y haga clic sobre el botón Siguiente. 4

Si existen varias tablas y consultas en una base de datos, éstas se ordenan alfabéticamente en el cuadro de lista Tablas/Consultas del asistente.

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos 5. En este paso es posible indicar si la consulta mostrará en detalle cada campo de cada registro o bien efectuará un resumen del contenido. En este caso, puede configurar los datos que deberá mostrar. Mantenga marcada la opción Detalle y pulse en Siguiente. 5 6. En el siguiente paso del asistente, respetaremos las opciones establecidas por defecto incluyendo el nombre que el programa asigna a la nueva consulta. Pulse el botón Finalizar. 6 7. Aparece una nueva ficha de estructura similar a la Tabla de grabaciones. Sin embargo, su título nos informa de que se trata de una consulta. Vamos a ver el diseño de esta consulta. Haga clic en el último icono del grupo de acceso directo a vistas, correspondiente a la herramienta Vista Diseño. 7 8. Se carga la ficha contextual Herramientas de consultas, desde cuya subficha Diseño se llevará a cabo la personalización de la consulta. A continuación, ordenaremos la consulta según el campo Título. Pulse en la celda Orden de este campo en la cuadrícula de la parte inferior, haga clic sobre el botón de punta de flecha que aparece y seleccione la opción Ascendente. 8

001 097 IMPORTANTE Una consulta formula una pregunta sobre los datos incluidos en una tabla y devuelve un resultado en forma de hoja de datos sin modificar los contenidos en esa tabla. Una vez creada una consulta de selección, se puede usar siempre que sea necesario para recuperar y presentar datos o para proporcionar datos a los formularios.

9. Pulse sobre el comando Ver del grupo de herramientas Resultados, en la subficha Diseño de la ficha Herramientas de consultas, para volver a la vista Hoja de datos. 9 10. Efectivamente, la consulta muestra los registros ordenados de forma ascendente según el campo Título. Pulse el botón Cerrar de la pestaña de la consulta y, en la ventana que le pide confirmación para almacenar los cambios de la nueva consul5 ta, pulse el botón Sí. 7

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Entrar en Excel y abrir un documento Utilizar autoformularios IMPORTANTE A modo de resumen podría decirse que los formularios cumplen dos funciones: facilitar la inserción o modificación de los datos almacenados en las tablas y presentarlos de forma estética en pantalla.

Los formularios son los objetos de la base de datos encargados de presentar la información almacenada en las tablas de forma ordenada y con un diseño efectivo que facilite la comprensión de los datos presentados. Los formularios sirven para añadir, editar, ver e imprimir datos en una tabla o consulta de la base de datos. 1. En este ejercicio vamos a crear nuestro primer formulario basado en la Tabla de grabaciones, utilizando para ello un autoformulario. Empecemos. Muestre el Panel de navegación y, en él, haga clic sobre dicha tabla. 1 2. Como con cualquier otro de los objetos de Access, debemos dirigirnos ahora a la pestaña Crear. En la Cinta de opciones, haga clic sobre dicha pestaña. 2 3. Access cuenta con un grupo de herramientas denominado precisamente Formularios. En este grupo, haga clic sobre el comando Formulario. 3 4. En esta versión de Access no existe el comando Autoformulario, sino que utilizamos el comando Formulario para crear objetos de este tipo de forma automática. Al pulsar este comando, aparece en pantalla el formulario que muestra todos los campos contenidos en nuestra tabla. Además, el formulario

1 2

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Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos

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adquiere de forma automática el mismo nombre que la tabla de origen. 4 Vamos a desplazarnos por los distintos registros del formulario. Para ello, en la barra de registros situada en la parte inferior del formulario, haga clic sobre el botón que muestra una punta de flecha que señala hacia la derecha. 5 5. Compruebe tanto en la barra de registros como en el campo ID álbum del formulario que nos encontramos en el registro número 2. 6 También puede saltar de registro en registro pulsando la tecla AvPág del teclado. El botón que muestra una punta de flecha junto a una barra vertical nos lleva directamente al último o al primer registro del formulario. Pulse en este caso sobre el botón que muestra la punta de flecha que señala hacia la derecha. 7

IMPORTANTE Los autoformularios representan la forma más rápida de crear un formulario a partir de una tabla. El resultado de la creación de un autoformulario es la aparición de un formulario o ventana en la que figuran casillas correspondientes a los campos de la tabla y en las que usted puede ir introduciendo nuevos registros o incluso desplazarse por los registros ya introducidos originalmente en la tabla.

6. Nos encontramos ahora en el último registro. Observe que en este caso el número del registro y el ID del álbum no coinciden. Esto se debe a los movimientos realizados sobre los campos de la tabla original. El botón de la Barra de registros que muestra una punta de flecha junto a un asterisco de color amarillo permite, como veremos más adelante en este libro, crear nuevos registros, insertando nuevos datos. Vuelva al primer registro pulsando sobre el botón que muestra una punta de flecha que señala hacia la izquierda junto a una línea vertical. 8 7. Terminaremos este ejercicio cerrando el nuevo formulario y guardando los cambios. Para ello, haga clic en el botón de aspa del formulario y, en el cuadro de diálogo Microsoft Access, pulse sobre el botón Sí.

8. En el cuadro de diálogo Guardar como, mantenga el nombre propuesto por el programa y haga clic en Aceptar. 9 4

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Crear un Entrar en formulario Excel y abrir un documento con el asistente IMPORTANTE Access 2010 incluye una interfaz de diseño de formularios con la que podemos diseñar y modificar el formulario en tiempo real y obtener una vista preliminar del mismo a medida que se realizan los cambios. Esa nueva interfaz de diseño WYSIWYG (iniciales del término ingles What you see is what you get, lo que se ve es lo que se obtiene), facilita la creación de formularios y reduce el tiempo de dedicación a su diseño y formato.

El asistente para formularios consiste, básicamente, en una serie de preguntas que Access formula acerca de los datos que desea incluir en el formulario, su distribución en pantalla, su aspecto, color, fuentes, etc. Ahora, en Access 2010, es posible aplicar los atractivos temas de Office a los objetos de una base de datos (también a los formularios), para darles una apariencia profesional. 1. En este ejercicio le mostraremos cómo crear un nuevo formulario utilizando para ello el Asistente para formularios. En este caso, la tabla en la que se basará el formulario es la denominada Tabla de intérpretes y mostrará sólo el Id del intérprete y su nombre. Vamos allá. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. 1 2. En el grupo de herramientas Formularios puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Asistente para formularios para iniciar así el proceso. 2 3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para formularios, donde debemos indicar, en primer lugar, de qué tabla o consulta se tomarán los datos y qué campos deberán aparecer en el formulario. Despliegue el cuadro de lista Tablas/Consultas y elija la Tabla de intérpretes. 3 4. El cuadro Campos disponibles se actualiza mostrando los campos incluidos en la tabla seleccionada. En este caso, añadi-

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remos sólo dos campos. Con el campo ID Intérprete seleccionado, pulse sobre el botón que muestra una flecha que señala hacia la derecha. 4 5. Ahora, con el campo Nombre intérprete seleccionado, pulse de nuevo sobre el mismo botón. 5 6. Una vez le hemos indicado al asistente que deseamos incluir estos campos de la tabla indicada en el formulario, pulse el botón Siguiente. 7. La nueva ventana del asistente nos muestra una representación gráfica del formulario que se está generando y nos ofrece la posibilidad de modificar su aspecto. En este caso aceptaremos la opción marcada por defecto, En columnas, y pasaremos a la pantalla siguiente. Nuevamente, haga clic sobre el botón Siguiente. 6

IMPORTANTE Si necesita incluir todos los campos de la tabla en el formulario, puede pulsar el botón con una doble flecha y todos los campos se situarán en el cuadro Campos seleccionados.

8. En este paso el asistente nos propone un nombre para el formulario que, como es habitual, coincide con el nombre de la tabla seleccionada. Asimismo, la opción inferior propone abrir el nuevo formulario una vez creado. Escriba en el campo ¿Qué título desea aplicar al formulario? el término Intérpretes y pulse el botón Finalizar. 7 9. El nuevo formulario aparece en pantalla mostrando los dos únicos registros incluidos. Como puede ver en la Barra de registros, este formulario consta de 13 registros. Termine este ejercicio cerrando el nuevo formulario. 6 4

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Crear un Entrar en informe Excel y abrir un documento con el asistente IMPORTANTE Los informes se pueden imprimir, consultar en pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Las herramientas de creación de informes de Access 2010 permiten crear informes sencillos o complejos a partir de los campos incluidos en una tabla. El Asistente para informes es una práctica y sencilla guía paso a paso que facilita la creación de informes a través de distintas pantallas en las que se debe especificar las condiciones que tiene que cumplir el informe. 1. En este último ejercicio crearemos un informe basado en nuestra Tabla de grabaciones. Para empezar, haga clic en la pestaña Crear de la Cinta de opciones y pulse sobre el icono Asistente para informes, que muestra un informe con una varita mágica en el grupo de herramientas Informes. 1 2. Se abre de este modo el Asistente para informes. En el primer paso debemos especificar la tabla o consulta de donde procederán los datos del nuevo informe así como definir los campos que aparecerán en él. Despliegue el campo Tablas/Consultas y elija la opción Tabla: Tabla de grabaciones. 2 3. Queremos que en el informe aparezcan todos los campos de esta tabla. Para que todos los campos disponibles se añadan al cuadro Campos seleccionados pulse el botón con dos puntas de flecha hacia la derecha y haga clic sobre el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla del asistente. 3 4. El segundo paso del asistente nos pregunta si deseamos agregar algún nivel de agrupamiento. En este caso, estableceremos

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que los registros se agrupen según el valor del campo ID álbum. Puesto que este campo ya se encuentra seleccionado, haga clic en el botón de punta de flecha hacia la derecha para crear el nivel de agrupamiento y pulse el botón Siguiente para continuar. 4 5. El nuevo paso del asistente nos pregunta en función de qué campo ordenaremos los registros. Debe tener en cuenta que los datos aparecerán ordenados por el campo ID álbum en primer lugar, es decir, por el campo por el que se agrupa la información. Pulse el botón Siguiente. 5

IMPORTANTE Al crear un nivel de agrupamiento, se activa el botón Opciones de agrupamiento, que da paso al cuadro Intervalos de agrupamiento. Desde ese cuadro es posible definir los intervalos de agrupamiento que se aplicarán a los campos de grupo.

6. En esta ventana, entre otras cosas, puede decidir la distribución de la información en el papel y su orientación. Por defecto, la orientación es vertical y la distribución, en pasos. Nuevamente, pulse el botón Siguiente sin realizar ningún cambio. 7. Tal y como indica el asistente, ésta es toda la información necesaria para crear el informe, que, por defecto, se llamará igual que la tabla de la que toma los datos. Mantenga seleccionada la opción Vista previa del informe 6 y pulse el botón Finalizar. 8. Aparece en pantalla el informe resultante en una vista preliminar. Observamos que el campo utilizado para agrupar los datos es el denominado ID álbum, tal y como se indicó en el asistente. Cierre la vista previa del informe pulsando el botón Cerrar vista preliminar. 7

9. Para acabar, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y cierre el infor7 me desde su correspondiente botón de aspa. 4

Las opciones de resumen suelen utilizarse en caso de que existan campos con valores numéricos.

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