Pdf curso otimizaçao do trabalho em ms word by Maria Celina

DIREÇÃO-GERAL DE ALIMENTAÇÃO E VETERINÁRIA DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS, FORMAÇÃO E EXPEDIENTE

Direção Geral de Alimentação e Veterinária

OPTIMIZAÇÃO DO TRABALHO EM MS WORD

Celina Rodrigues 2014

www.dgav.pt

Conteúdos Programáticos 1. CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD Conceitos aprofundados sobre o parágrafo e suas potencialidades; Utilização de Limites e Sombreados; 2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS Utilização da Correção Automática; Aplicação adequada de estilos rápidos; Utilização de cabeçalhos e rodapés; Notas de rodapé e notas finais; Criação de um índice automático; Tabulações; 3. AUTOMATIZAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS Utilização de Modelos; 4. CRIAR E USAR TABELAS Noção otimizada das potencialidades de uma tabela; Ordenação de dados na tabela; Utilização de ferramentas para operações aritméticas; Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela;

Conteúdos Programáticos 5. TRABALHAR COM IMAGENS Criação de imagens e formas personalizadas; Introdução ao SmartArt; 6. OPTIMIZAR A FORMATAÇÃO COM ESTILOS Aplicação de estilos; 7. UTILIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE Noções prévias sobre o processo de Impressão em Série; 8. TRABALHAR COM DOCUMENTOS LONGOS Inserção de Quebras de Seção; Conceito e utilização de Documentos Longos; 9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE Ligação a um livro de Excel; Envio de um esquema de Word para o PowerPoint; Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook 10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2)

1.CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD - Conceitos aprofundados sobre o parágrafo e suas potencialidades

Menu Base Categoria de comandos “Parágrafo” Comandos/botões Marcas e numeração Listas Ordenação descendente/ascendente Alinhamento de texto à esquerda Alinhamento de texto ao centro Alinhamento de texto à direita Justificação do bloco Espaçamento entre linhas Avanço ou retrocesso de tabulações

Converter em SmartArt Alinhar texto Orientação do texto

Janela de Parรกgrafo

1.CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD - Utilização de Limites e Sombreados

Limites e sombreados

2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS - Utilização da Correção Automática; - Aplicação adequada de estilos rápidos; - Utilização de cabeçalhos e rodapés; - Notas de rodapé e notas finais;

- Utilização da Correção Automática

- Aplicação adequada de estilos rápidos

Poderemos alterar o texto do documento com vários tipos de estilos (além do estilo normal):

Sem espaçamento Cabeçalho 1 Cabeçalho 2 Título Subtítulo Ênfase Discreto Ênfase Ênfase Intenso Forte Citação Citação Intensa Referência Discreta Referência Intensa Título do Livro Parágrafo da Lista

Podemos sempre limpar a formatação de estilos sempre que for necessário. O texto assumirá uma formatação normal.

2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS - Utilização de cabeçalhos e rodapés; - Notas de rodapé e notas finais;

Para inserir cabeçalho, o Utilizador terá que clicar no menu “Inserir” e escolher a ferramenta “cabeçalho”. Para inserir rodapé, o utilizador terá que clicar no menu “Inserir” e escolher a ferramenta “rodapé”. 12

A DGAV utiliza modelos próprios de ofício, informações, fax e comunicações de serviço que se encontram para download no seguinte URL da Intranet2: http://intranet2/Documentos%20Partilhados/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2f Documentos%20Partilhados%2fModelos%20de%20Documentos&FolderCTID=0x012 000B9E8B0883C544A46ABA2380D0B03248F

2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS - Criação de um índice automático; - Tabulações; Como criar um Índice Automático?  O índice deve ser criado somente no final do documento, quando a estrutura de temas (cabeçalhos e títulos) estiver criada.  1ºescrever os temas principais e os secundários no documento…depois marcar o 1º tema, escolher menu “Referências”, botão “Adicionar texto”, nível 1… fazer um a um (para o nível 1). Depois fazer um a um para o nível 2, e para o nível 3. Depois de corresponder todos os temas aos níveis, escolher o menu índice e clicar por ex. na 2ª opção. (tabela automática 2) Outra forma de fazer:  Escrever a palavra ÍNDICE (Na página onde quer criar o Índice) e marcando a palavra escolher o estilo no menu Base Título.  Depois ir a Referências, Índice, Inserir índice (por exemplo escolher o da tabela automática 2) ou outra opção que quiser.  O índice é criado.

Índice Automático – menu “Inserir” – Adicionar Texto – Nível 1… No final escolher botão Índice e escolher o tipo de índice.

3. AUTOMATIZAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Utilização de Modelos

Através do menu “Ficheiro”, “Novo” o utilizador acede aos modelos disponíveis: modelos recentes, modelos de exemplo, os meus modelos ou outros modelos do Office.com. 17

4. CRIAR E USAR TABELAS - Noção otimizada das potencialidades de uma tabela - Ordenação de dados na tabela - Utilização de ferramentas para operações aritméticas - Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela

4. CRIAR E USAR TABELAS - Noção otimizada das potencialidades de uma tabela - Ordenação de dados na tabela

O utilizador poderá criar no MS Word Professional Plus 2010 vários tipos de tabelas: - Inserir tabelas interativas, desenhar tabelas, inserir folha de cálculo do Excel e criar tabelas rápidas. 19

Exemplo de tabela interativa

Exemplo de tabela desenhada

Exemplo de tabela de folha de cálculo Excel

Para inserir uma tabela – folha de cálculo Excel, clicar no menu “Inserir”, “tabela”, “folha de cálculo Excel”. A folha de cálculo é incorporada no documento word.

Exemplo de tabela rรกpida

Exemplo de tabela rápida

Ao inserir uma tabela rápida, o MS Word abre um submenu “Ferramentas de tabela” com opções de “Estrutura” ou “Esquema”. Cada uma destas opções tem funcionalidades e botões que possibilitam alterar no “modelo base” da tabela rápida que foi criada. 25

4. CRIAR E USAR TABELAS - Utilização de ferramentas para operações aritméticas

Soma Ao inserirmos uma tabela – folha de cálculo Excel surge um sub-menu de ferramentas do MS Excel. Poderemos fazer cálculo e operações aritméticas como se estivéssemos a “trabalhar” diretamente com o MS Excel.

- Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela

Para inserir um gráfico interativo, o utilizador terá que selecionar o bloco do intervalo de dados do gráfico e clicar no menu “Inserir”, categoria gráfico – escolher tipo de gráfico.

5. TRABALHAR COM IMAGENS - Criação de imagens e formas personalizadas

- CriaĂ§ĂŁo de imagens e formas personalizadas

- Introdução ao SmartArt

- Introdução ao SmartArt – Exemplo de um SmartArt

Depois do utilizador inserir o gráfico/diagrama de SmartArt que selecionou, poderá alterar as suas propriedades no “Submenu Ferramentas de SmartArt”, nas opções 32 “Estrutura” e “Formatar”

 Um gráfico SmartArt é uma representação visual das informações que o utilizador pode criar facilmente e rapidamente, selecionando de entre vários esquemas diferentes, para comunicar eficazmente a sua mensagem ou as suas ideias.  É possível criar um gráfico SmartArt no Microsoft Office Excel 2007 ou 2010, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou 2010, Microsoft Office Word 2007 ou 2010 ou numa mensagem de correio eletrónico no Microsoft Office Outlook 2007 ou 2010.  Embora não seja possível criar um gráfico SmartArt noutros programas do versão Office de 2007 ou 2010, poderá copiar e colar gráficos SmartArt como imagens nesses programas.

 Uma vez que as apresentações do Office PowerPoint 2007 ou do 2010 contêm muitas vezes diapositivos com listas com marcas, pode rapidamente converter texto de diapositivo num gráfico SmartArt. Para além disso, é possível adicionar animações ao gráfico SmartArt em apresentações do Office PowerPoint 2007 ou 2010.  Ao criar um gráfico SmartArt, ser-lhe-á pedido que selecione um tipo de gráfico SmartArt, como Processo, Hierarquia, Ciclo ou Relação. Um tipo é semelhante a uma categoria de gráfico SmartArt e cada tipo contém vários esquemas diferentes. Depois de selecionar um esquema, é fácil alterar o esquema para o gráfico SmartArt. A maior parte do texto e outro conteúdo, cores, estilos, efeitos e formatação de texto são automaticamente transportados para o novo esquema.

 Ao selecionar um esquema, é apresentado texto do marcador de posição (tal como [Texto]), para que o utilizador possa ver o aspeto do gráfico SmartArt. O texto do marcador de posição não é impresso nem apresentado numa apresentação de diapositivos. Todavia, as formas são sempre apresentadas e impressas, salvo se as eliminar. É possível substituir o texto do marcador de posição por um conteúdo próprio.  À medida que adiciona e edita o conteúdo no Painel de texto, o gráfico SmartArt é automaticamente atualizado — as formas são adicionadas ou removidas, conforme necessário.

 É também possível adicionar e remover formas no gráfico SmartArt para ajustar a estrutura do esquema. Por exemplo, mesmo que o esquema Processo Básico apareça com três formas, o processo poderá necessitar apenas de duas formas ou poderá necessitar de cinco. À medida que adiciona ou remove formas e edita texto, a disposição das formas e a quantidade de texto nessas formas são atualizadas automaticamente mantendo a estrutura original e o limite do esquema para o gráfico SmartArt.

O que ter em conta ao criar um gráfico SmartArt Antes de criar um gráfico SmartArt, o utilizador deve idealizar o tipo e o esquema mais adequados para apresentar os dados. O que pretende transmitir com o gráfico SmartArt? Pretende um determinado aspeto? Uma vez que é fácil e rápido mudar esquemas, o utilizador pode experimentar esquemas diferentes (de vários tipos), até encontrar o que melhor ilustra a mensagem. O gráfico deve ser claro e fácil de acompanhar. Pode experimentar vários tipos diferentes de gráfico SmartArt utilizando a seguinte tabela como ponto de partida. A tabela destina-se a ajudar enquanto introdução e não é uma lista exaustiva.

Objetivo do gráfico

Tipo de gráfico

Mostrar informações não sequenciais

Lista

Mostrar passos num processo ou linha de tempo

Processo

Mostrar um processo contínuo

Ciclo

Mostrar uma árvore de decisões

Hierarquia

Criar um organograma

Hierarquia

Ilustrar ligações

Relação

Mostrar como as partes se relacionam enquanto um conjunto

Matriz

Mostrar relações proporcionais com o componente maior na parte superior ou inferior

Pirâmide

6. OPTIMIZAR A FORMATAÇÃO COM ESTILOS - Aplicação de estilos

Princípios básicos de estilo no Word O Microsoft Word 2010 torna a utilização de estilos simples, sem ser necessário saber muito sobre os mesmos. O utilizador poderá aplicar vários estilos de texto no Microsoft Word.

7. UTILIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE - Noções prévias sobre o processo de Impressão em Série

 O utilizador pode utilizar a impressão em série quando quiser criar um conjunto de documentos, tal como por exemplo uma carta de formulário que é enviada a muitos clientes.

 Cada documento tem o mesmo tipo de informação, no entanto, parte do conteúdo é exclusivo.  Por exemplo, em cartas para clientes, pode personalizar cada carta para se dirigir a cada cliente pelo nome.  As informações exclusivas de cada carta provêm de entradas numa origem de dados. (tabela, base de dados…)

8. TRABALHAR COM DOCUMENTOS LONGOS - Inserção de Quebras de Seção - Conceito e utilização de Documentos Longos

Para criar quebras de páginas ou de seção o utilizador terá que clicar no menu “Esquema de página” e clicar no botão “Quebras de Página”. Escolher qual o tipo de quebra de página que pretende selecionar.

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Ligação a um livro de Excel

 Ao inserir uma folha de cálculo do Excel no documento do word, surgirá um livro com folhas de cálculo, e o submenu de ferramentas do MS Excel.  Neste livro “incorporado” no documento, poderemos efetuar cálculos e usar os botões dos menus, as funções do MS Excel da mesma forma como quando trabalhamos no MS Excel.

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um esquema de Word para o PowerPoint

Marcar o bloco de texto e copiar para colar no slide do powerpoint

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um esquema de Word para o PowerPoint Os textos e esquemas de Word podem ser colados no slide do Powerpoint clicando no botão colar. Existem 4 opções de colagem.

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um esquema de Word para o PowerPoint

As 4 opções de colagem permitem colar:

- “Utilizar tema de destino” ; - “Manter formatação de origem”; - “Imagem”; - “Manter apenas o texto”

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook O Microsoft Word 2010 possibilita ao utilizador enviar um documento do word, como anexo, numa mensagem de correio eletrónico (por exemplo o MS Outlook). Para tal, o utilizador terá previamente que guardar o documento com um nome, guardando-o numa localização (por exemplo na pasta “Meus documentos” e um formato (por exemplo escolher guardar como documento do word 97-2003 – formato .doc). Para enviar o documento guardado, o utilizador terá que: - clicar no menu “Ficheiro”; - Clicar em “guardar e enviar”; - Clicar em “enviar por correio eletrónico”; - Clicar em “enviar como Anexo”. Logo que o faça, surge no écran uma mensagem de correio eletrónico, como o documento do word em anexo. 50

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook

Enviando um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook, surge uma nova mensagem de Outlook no écran com o documento anexo, mensagem essa pronta para ser enviada ao(s) destinatário(os).

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:

Se enviarmos como pdf o documento será previamente convertido em formato .pdf e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook.

Se enviarmos como xps o documento será previamente convertido em formato .xps e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook. 55

9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE - Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:

Se enviarmos como pdf o documento será previamente convertido em formato .pdf e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook.

Se enviarmos como xps o documento será previamente convertido em formato .xps e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook.

10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT - Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2)

10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT - Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2) O Microsoft Word Professional Plus 2010 bem como o Microsoft Word Professional Plus 2013 permitem guardar documentos no Microsoft Sharepoint (plataforma da Intranet2).

É necessário saber qual o endereço web da Intranet2 onde irá ficar guardado o documento e é necessário o utilizador ter permissões na Intranet2 que permitam guardar o documento.