gestión grupos by Marian

Gestión de Proyectos

® Capability Maturity Model and CMMI are registered in the U.S. Patent and Trademark Office by Carnegie Mellon University © ESI 2007 1

Objetivos del seminario • Introducir los conceptos clave de gestión de proyectos basándose en las mejores prácticas internacionales (PMI, CMMI) • Entender: – El rol de jefe de proyecto – Las actividades que debería realizar un jefe de proyecto – Las relaciones entre las tareas de proceso de gestión de proyectos y otras tareas

¿Qué esperáis aprender al final de este seminario? © ESI 2007

Agenda • Conceptos básicos de la gestión de proyectos • Mejores prácticas para la gestión de proyectos • Conclusiones

Reglas para el seminario • Vamos a discutir las técnícas principales de gestión de proyectos • No vamos a discutir hasta el último detalle • Los entregables sobre los que vamos a trabajar NO cubren de forma completa PMI • Las criticas deben estar acompañadas por sugerencias de mejora • ¡Ser constructivo! • ¡Estar enfocado! © ESI 2007

Contexto del proyecto

ÂŠ ESI 2007

1. Planteamiento conceptual El Modelo de Madurez Tecnológica de Centro Educativo pretende, Servir de marco de referencia con el que compararse y al que tener como objetivo compartido. Ser una guía para la digitalización efectiva y eficiente de los procesos pedagógicos del centro educativo. El modelo no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para conseguir el objetivo compartido por todos los planes europeos y nacionales:

“...alcanzar un aprovechamiento pleno de los medios digitales por parte de los agentes que participan en la educación y capacitación de los ciudadanos en su objetivo de formar a actuales y futuros ciudadanos y ciudadanas”.

1. Planteamiento conceptual El Modelo de Madurez Tecnológica de Centro Educativo es un marco de referencia : General: establece un objetivo común y compartido en cuanto al aprovechamiento pedagógico de las TIC, válido para todo tipo de Centros. Flexible: adaptable a las distintas tipologías de centros (etapas, tamaños, ubicación, características específicas...), de modo que cada centro tendrá su propio plan TIC adaptado a sus necesidades y compromiso real. Mensurable: basado en criterios objetivos que permiten establecer un ranking general de centros. Compatible con modelos de calidad: definido con criterios compatibles con los empleados en los modelos de calidad, a los que complementa Sólido: apoyado en las mejores prácticas de uso pedagógico de las TIC a nivel internacional.

2. Planteamiento práctico El Modelo de Madurez TIC de Centro permite obtener en la práctica: un diagnóstico exacto de la situación tecnológica de un centro, el camino de mejora a seguir para alcanzar el nivel acordado. Todo ello desde el punto de vista pedagógico y de gestión, y para todos la comunidad educativa: alumnado, profesores y familias. El Modelo será la herramienta que los Servicios de Apoyo utilicen para trazar, junto con el dinamizador TIC y la dirección del Centro, los planes de actuación a llevar a cabo en cada Centro Educativo, con el fin de unificar y extender de modo coordinado y homogéneo, el uso que de las TIC se hace en los mismos.

El “Modelo de Madurez Tecnológica de Centro Educativo” permite valorar el grado de digitalización de los procesos de un Centro y marcar la línea a seguir en cuanto a tecnologías, procesos y capacidades de todos los agentes de la comunidad educativa, para alcanzar los siguientes niveles de madurez tecnológica.

EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN

Nivel 4

Elaborado conjuntamente con el Dinamizador TIC del Centro y con el consenso de la Dirección

Ca m

or a

Nivel 5

PLAN DE MEJORA INTERNA

Nivel 3

Plan de ejecución del proyecto de mejora en el Centro

Nivel 2 Nivel 1 1.Procesos/procedimientos

Recomendación de acciones de mejora : Mejores prácticas en procesos

2.Herramientas/infraestructuras Herramientas Típicas (open source) 3. Competencias Formación/Cursos/Certificaciones En base a los Perfiles TIC Docentes

Los niveles se analizan mediante indicadores

Las acciones recomendadas de mejora se derivan de ejemplos

3. Mapa de procesos del Centro El primer paso en la puesta en marcha del Modelo de Madurez Tecnológica de un Centros es establecer su mapa de procesos, y evaluar el grado de digitalización de los mismos, siguiendo las pautas marcadas por el modelo de calidad Kalitatea Hezkuntza, al que complementa: Los dos grandes bloques de procesos que se identifican en un Centro Educativo son Procesos Pedagógicos: son aquellos procesos que tienen que ver con la actividad docente del profesorado, tanto dentro del aula, como fuera de ella con los agentes de la comunidad educativa (familias, alumnos y profesores) Procesos Administrativos de Gestión del centro: conjunto de procesos que se llevan a cabo en el centro de modo sistemático y centralizado, y que no están vinculados de modo directo con la actividad docente del profesorado. Entre ellos hay procesos administrativos de soporte a la actividad docente (matrículas, notas, expedientes...) y otros puramente administrativos que llamaremos procesos auxiliares (mantenimiento, limpieza, comedor, transporte...)

3. Mapa de procesos del Centro Centro Educativo

Procesos pedagógicos

•Impartir clases •Apuntes •Exámenes...

Procesos en aula Procesos de relación con Agentes

Prof-Alumn.

Prof-Familias

Prof-Prof

Agentes externos

•Ejercicios •Debates •Consultas •Activ. Complement. •Tutorías •Notas •Informes...

•Seminarios •Proyectos pedagógicos...

ILU

Procesos Gestión Adva. Centro

RA T

I VO

Gestión académicoadministrativa

•Preinscripción de alumnos •Matriculación •Gestión administrativa evaluación alumnado •Gestión de equivalencias, homologaciones, •Traslado de expedientes y expedición de títulos

Gestión de las aulas y ayuda al tutor

•La elaboración de listas •El seguimiento de la asistencia •La elaboración de informes a los padres •La elaboración de boletines de notas

Gestión de horarios

•Horarios •Horarios •Horarios •Horarios

Gestión de servicios

•becas y ayudas al estudio •servicio de transporte escolar •seguro escolar y servicios sanitarios •servicio de comedor escolar

Gestión administrativa

por materias y asignaturas del alumnado del profesorado de utilización de aulas y espacios

•El registro de documentos •El archivo y custodia documental •Las certificaciones •La correspondencia oficial

Gestión económica

•La elaboración de presupuestos •El seguimiento: la contabilidad y el control •El cierre presupuestario: •La evaluación presupuestaria

Administración general del centro

•Las actividades de órganos colegiados del centro •Gestión administrativa de los recursos humanos

4. Estructura del modelo: áreas clave y niveles

Para la definición del “Modelo de Madurez TIC de Centro Educativo” se identifican:

Las áreas clave o áreas de interés en las que el centro debe trabajar y mejorar para alcanzar la digitalización de sus procesos de forma efectiva y eficiente. Las áreas de interés son grupos de procesos en torno a una característica distintiva común. La primera división de bloques de procesos son los mencionados en los apartados anteriores:”Procesos Pedagógicos” (dentro y fuera del aula) y “Procesos Administrativos o de Gestión del Centro” (de soporte a la docencia, y auxiliares).

Los niveles de Madurez son estados secuenciales bien definidos que describen las características que el centro debe tener para incrementar su madurez (en este caso para evolucionar hacia la digitalización). Los niveles de madurez se definirán en función de los resultados de la “Encuesta sobre la utilización de las TIC en los Centros Educativos”, enviada recientemente. Con los resultados obtenidos se trazará el mínimo común denominador a partir del que se establecerá el nivel 1 de madurez digital.

ILU

4. Estructura del modelo: esquema

RA T

Áreas clave (procesos) Procesos pedagógicos

Procesos gestión adva. del centro

Actividad docente en el aula

Actividad docente fuera del aula

Procesos admvos. de apoyo a la docencia

OBJETIVOS

Proceso advos. auxiliares

OBJETIVOS

Procesos/prácticas del Centro

Indicadores

Procedimientos/prácticas

Herramienta de Evaluación

Indicadores

Procedimientos/prácticas

Nivel 5

Indicadores

Nivel 4

Procedimientos/prácticas

Nivel 3

Indicadores

Niveles de madurez

Nivel 2

Procedimientos/prácticas

Nivel 1

I VO

ILU

ST 4. Estructura del modelo: Niveles de Madurez R

VO • Nivel 1: “infraestructuras y capacitación”: En este nivel el Centro dispone de las infraestructuras actuales del plan Premia, y de las competencias entre el profesorado, para ser utilizadas. Por ejemplo: el 80% del profesorado tiene el perfil básico de “Profesor/a usando TIC en el aula”.. • Nivel 2: “utilización”: Dentro del aula, los recursos informáticos disponibles en el centro (Aulas TIC) son utilizados periódicamente por el profesorado. Fuera del aula la relación con la comunidad educativa, comienza a hacerse a través de las nuevas tecnologías, en alguno de los procesos (por ejemplo: uso del correo electrónico en las comunicación no verbales “dirección-profesorado”, “profesorado-profesorado” y “dirección-familias”), aunque convivan temporalmente con soluciones tradicionales. • Nivel 3: “digitalización del aula”: dentro del aula, el uso de las TIC en cada asignatura se generaliza, y las aulas disponen de una dotación tecnológica permanente que permite su utilización diaria. Fuera del aula, el alumnado y las familias pueden acceder on line a determinada información del Centro o de las propias asignaturas (por ejemplo, a través de la web del centro, web de la clase, boletines electrónicos..). La información es básicamente unidireccional. El centro tiene un amplio horario de apertura de las aulas y recursos TIC fuera del horario lectivo, a disposición de la Comunidad Educativa. • Nivel 4: “virtualización del aula”: dentro del aula, el proceso de capacitación de alumnos/as comienza a configurarse como un proceso ubicuo y permanente, más allá del horario lectivo, por lo que a través del uso de plataformas educativas (plataforma de teleformación, blogs, extranet, wikis...) el aula se abre al exterior, y al debate permanente entre el alumnado y el profesorado. Fuera del aula, el centro dispone de una plataforma educativa accesible a través de internet, que permite una comunicación permanente y bidireccional con el resto de agentes de la comunidad educativa. • Nivel 5: “virtualización del centro”: dentro del aula, el proceso de capacitación del alumnado es totalmente ubicuo y se utiliza una plataforma de teleformación como herramienta de soporte al mismo. Fuera del aula, el centro está abierto 24 horas a través de internet, convirtiéndose en el motor de la capacitación de la comunidad educativa y en promotor y dinamizador de una red social que abarca no sólo a las familias, sino a la sociedad en general.

5. Proceso de certificación Inclusión del Centro en el proyecto de Madurez TIC Convocatoria Dinamizador TIC

Concesión Dinamizador TIC

Formación Dinamizador TIC

Dirección del centro

Servicios Apoyo

1ª Evaluación

Identificación de Nivel

Recomendaciones de Mejora Dinamizador TIC del Centro

Plan de acción TIC del Centro Soporte y seguimiento

Servicios Apoyo

2ª Evaluación Certificación

Gesti贸n de proyectos: contextualizaci贸n

漏 ESI 2007

¿Cual es vuestro rol en el proyecto? ¿Cual es vuestro entorno?

• vuestro rol

-No escribir inleible

• descripción centro

-No apuntar más de un tema por nota

• una cosa por nota

ESCRIBIR EN MAYUSCULAS

Tiempo: 15 min © ESI 2007

Conceptos clave • • • • • • • • • •

Alcance del proyecto. Work breakdown structure (WBS) Producto Cliente Ciclo de vida Plan de proyecto Recursos Responsabilidades Riesgos Parámentros de monitorización de proyecto Actualización del plan de proyecto

Planificaci贸n de proyectos

漏 ESI 2007

Planificación de Proyectos El propósito de la Planificación del Proyecto (PP) es establecer y mantener planes que definan las actividades del proyecto.

ALS

Establecer Estimaciones Se establecen y mantienen estimaciones de los parámetros de planificación del proyecto. Desarrollar un Plan de Proyecto Se establece y mantiene un plan de proyecto que se usará como base para su gestión. Obtener Compromisos con el Plan Se establecen y mantienen compromisos con el plan de proyecto.

Establecer Estimaciones Se establecen y mantienen estimaciones de los parámetros de planificación del proyecto. •

Establecer el alcance del proyecto

• • •

Desglose de tareas (de todos tipos) Descripciones de productos de trabajo Identificación de productos a adquirir y/o reutilizar

•

Establecer estimaciones de productos de trabajo y tareas

• •

Atributos de estimación de las tareas Atributos de estimación de los productos

Establecer Estimaciones Se establecen y mantienen estimaciones de los parámetros de planificación del proyecto •

Definir el ciclo de vida del proyecto

• • •

Ciclo de vida Relaciones entre las fases/tareas Hitos

•

Determinar estimaciones de esfuerzo y coste

• •

Estimaciones de las tareas Estimaciones de los productos

Ejercicio 1 • Tarea: – Definir el alcance de vuestro proyecto. – Definir un par de requisitos para el proyecto

• Tiempo: 20 min

Ejercicio 2 • Tarea: – Definir el ciclo de vida del proyecto. Para cada fase del ciclo definir principales tareas a llevar a cabo, resultados esperados y criterios para finalización de la fase. – Definir los hitos del proyecto

• Tiempo: 20 min

Ejercicio 3 • Tarea: – Definir el método de estimación de las tareas y los productos del proyecto. – Estimar las tareas.

• Tiempo: 20 min

Estimación de proyecto: Resumen • Definir y documentar el alcance (WBS) del proyecto • Establecer un método de estimación que permita estimar el esfuerzo basandose en el tamaño y la complejidad de los productos correspondientes • Documentar las estimaciones de esfuerzo y coste. • Definir los hitos.

Desarrollar el plan de proyecto Se establece y mantiene un plan de proyecto que se usará como base para su gestión. •

Establecer presupuesto y calendario

• •

Calendario del proyecto Presupuesto del proyecto

•

Identificar Riesgos

•

Lista de riesgos identificados, analizados y priorizados

•

Planificar la Gestión de Datos

•

Lista de datos identificados a gestionar Procedimientos para acceder, gestionar y archivar los datos.

•

Desarrollar un Plan de Proyecto Se establece y mantiene un plan de proyecto que se usará como base para su gestión. •

• Planificar los Recursos del Proyecto • •

•

Planificar las Necesidades de Formación

•

Recursos humanos internos y externos Materiales, infraestructura (hw, sw, etc.) Recursos críticos Plan para adquirir los conocimientos identificados como necesarios para llevar a cabo el proyecto

Desarrollar un Plan de Proyecto Se establece y mantiene un plan de proyecto que se usará como base para su gestión. •

Planificar la involucración de los Implicados

•

Lista de personas implicadas identificados como relevantes para el proyecto Identificación de los roles y las responsabilidades de los implicados Planificación de su involucración

Establecer el Plan de • Proyecto

Plan de proyecto con histórico de los cambios

•

20 min

Ejercicio 4 • Tarea: – Definir el calendario y el presupuesto del proyecto

• Tiempo: 15 min

Ejercicio 5 • Tarea: – Identificar y documentar los riesgos del proyecto – Identificar y planificar la involucración de las personas implicadas relevantes

• Tiempo: 30 min

Obtener Compromisos al Plan Se establecen y mantienen compromisos al plan de proyecto. •

Revisar Planes que afectan al Proyecto

•

Plan de proyecto actualizado para reflejar restricciones de otros planes

•

Reconciliar Niveles de Trabajo y Recursos Proyecto

•

Calendario/ presupuesto/ compromisos renegociados.

•

Obtener Compromiso al Plan

•

Registros de compromisos

Planificación de proyecto: Resumen • El plan de proyecto es un documento formal, aprobado y se utiliza para dar seguimiento y control del proyecto • El plan de proyecto está basado en las estimaciones establecidas. • El plan de proyecto asegura que todos los planes que afectan al proyecto son consistentes con la planificación del proyecto.

Ejercicio 6 • Discusión: – Comentar el contenido de los dos ejemplos de plan de proyecto desarrollados. ¿Están completos? ¿Falta algo?

Seguimiento y control de proyecto

ÂŠ ESI 2007

Seguimiento y Control del Proyecto El propósito del Seguimiento y Control del Proyecto (PMC) es dar a conocer el progreso del proyecto, de manera que se puedan tomar las apropiadas acciones correctivas cuando el rendimiento del proyecto se desvía significativamente respecto del plan.

ALS

Dar Seguimiento al Proyecto respecto del Plan Los resultados actuales y el progreso del proyecto son supervisados respecto del plan de proyecto. Gestionar y Cerrar Acciones Correctivas Se gestionan hasta su cierre las acciones correctivas cuando los resultados del proyecto se desvían significativamente respecto del plan.

Dar Seguimiento al Proyecto respecto del Plan. Los resultados actuales y el progreso del proyecto son supervisados respecto del plan de proyecto. •

Dar Seguimiento a los • Parámetros Planificados •

Registro de los parámetros del proyecto Registro de las desviaciones significativas

•

Dar Seguimiento a los • Compromisos

Registro de los compromisos monitorizados

•

Dar Seguimiento a los • Riesgos

Registro de los riesgos monitorizados

Dar Seguimiento al Proyecto respecto del Plan. Los resultados actuales y el progreso del proyecto son supervisados respecto del plan de proyecto. •

Dar Seguimiento a la Gestión de Datos

•

Registro de los datos (contenido y formato) monitorizados

•

Dar Seguimiento a la Involucración de los Implicados

•

Registro de la involucración de las personas implicadas

•

Realizar revisiones periódicas

•

Informes de revisiones de proyecto

•

Realizar Revisiones Ante Hitos

•

Informes de revisiones ante hitos

Ejercicio 7 • Tarea: – Definir los parámetros de gestión de proyecto – Definir una plantilla para un informe mensual del estado del proyecto. – Dar dos ejemplos de informes mensuales (de dos meses seguidos)

• Tiempo: 30 min

Gestionar y Cerrar Acciones Correctivas Se gestionan hasta su cierre las acciones correctivas cuando los resultados del proyecto se desvían significativamente respecto del plan. •

Analizar Problemas

•

Lista de problemas analizados

•

Emprender Acciones Correctivas

•

Lista de acciones correctivas correspondientes a los problemas junto con fechas y responsables

•

Gestionar Acciones Correctivas

•

Registro de las acciones correctivas mostrando el estado de las acciones

Institucionalizar un proceso gestionado El proceso es institucionalizado como un proceso gestionado. Establecer una política en la organización

• • • •

Política Roles Canales de comunicación Criterios de aceptación

Planificar el proceso

• •

Existe tarea en el plan de proyecto La tarea está asignada a un responsable

Proporcionar recursos

• • • •

Herramientas Plantillas Tiempo Personal

Institucionalizar un proceso gestionado El proceso es institucionalizado como un proceso gestionado. Asignar responsabilidades

•

Definición de roles y sus responsabilidades

Formar al personal

•

Planes de formación (especialmente referida al área de proceso) ¿Saben realizar los responsables su trabajo?

•

Gestionar la configuración

• • •

Control de versiones (se establece una línea base) Identificación de repositorio o estructura de directorios (si no existe herramienta) Control de accesos

Institucionalizar un proceso gestionado El proceso es institucionalizado como un proceso gestionado. Asignar responsabilidades

•

Definición de roles y sus responsabilidades

Formar al personal

•

Planes de formación (especialmente referida al área de proceso) ¿Saben realizar los responsables su trabajo?

•

Gestionar la configuración

• • •

Control de versiones (se establece una línea base) Identificación de repositorio o estructura de directorios (si no existe herramienta) Control de accesos

Institucionalizar un proceso gestionado El proceso es institucionalizado como un proceso gestionado. Identificar e implicar a los participantes importantes Monitorizar y controlar el proceso

Evaluar de forma objetiva el cumplimiento

•

¿Qué roles participan?

• •

Tomar mediciones Desglosar la tarea dentro del proyecto, conocer la dedicación concreta a esta tarea

•

Se comprueban que existen los productos definidos en el procedimiento Se comprueba que el contenido de los productos cumple la definición Plazo de la revisión Existen listas de comprobación

• • •

Institucionalizar un proceso gestionado El proceso es institucionalizado como un proceso gestionado. Revisar el estado con los gestores de alto nivel

• •

Existe un procedimiento de escalado de problemas Se involucran niveles superiores para la revisión de los proyectos, para la resolución de problemas (jefes de proyecto, etc.)

Seguimiento y control de proyecto: Resumen • Recoger datos actuales sobre los proyectos: esfuerzo, gastos, avance, etc. • Comparar los datos actuales contra los planificados • En caso de desviaciones significativas entre lo planificado y lo actual, tomar acciones correctivas apropiadas • Dar seguimiento a las acciones correctivas hasta su cierre. • Mantener registro de la gestión de los riesgos. • Hacer revisiones periódicas y ante hitos. © ESI 2007

Referencias y herramientas

ÂŠ ESI 2007

Referencias • Project Management Body of Knowledge (PMBOK), www.pmi.org • Delphi method, http://www.is.njit.edu/pubs/delphibook/

Herramientas de Gestión de Proyecto • Open source – – – – – –

Open Workbench dotproject forge Bugzilla Mantis Eventum

• Comerciales – Polarion – MS Project

Revisi贸n de las expectativas

漏 ESI 2007

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