PARTES DEL ACTA María Edith Araya Sandoval
Membrete Número de acta Número de acta
Encabezado
Tipo de sesión: ordinaria o extraordinaria Nombre del departamento que realiza la sesión Día Hora Lugar
Encabezado
Miembros presentes, permanentes y ausentes sin excusa
Primera hoja
Nombre de quien preside la sesión Nombre de el/la secretaria de actas Orden del día
Primera hoja
Se desarrollan los puntos del orden del día, los cuales debe presentarse en forma de artículos (en mayúscula total y en negrita), el resto de la información en mayúscula inicial y en negrita
Cuerpo Todo el texto del acta debe de ir en Arial o Times New Roma 12, sangría de primera línea, justificado, interlineado de espacio y medio.
Cuerpo
El considerando es cada una de las razones esenciales que preceden y sirven de apoyo a un fallo o dictamen.
Considerando
La palabra CONSIDERANDO debe ir en mayúscula total, en negrita. Las razones deben ir enumeradas con viñetas de número.
Considerando
Acuerdo El acuerdo es la resolución que se toma en una reunión o junta. Se recomiendan digitarse a espacio sencillo, en mayúscula total y destacado. El acuerdo firme es un acuerdo que se debe ejecutar de inmediato, sin esperar a la aprobación del acta.
Acuerdo
Se acuerda por unanimidad Totalidad de los votos que demuestran el mismo parecer, sin discrepancia. La palabra SE ACUERDA POR UNANIMIDAD debe ir en mayúscula total, negrita, espacio y medio, y al margen izquierdo. Las razones deben ir en viñetas de letras, negrita, mayúscula total.
Acuerdo
ď‚– Se indica la hora en que la persona que preside finaliza la reuniĂłn.
Cierre
El formato del encabezado debe digitarse con número de página, la fecha y primera página diferente
Encabezado de página
Además, debe llevar dos espacios antes y dos espacios después de la información. Ejemplo:
DOCUMENTOS DEL ACTA María Edith Araya Sandoval
Convocatoria
Convocatoria
La convocatoria es un documento expedido por una persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación. La convocatoria debe llevar la firma de quien convoca, no así el orden del día que no requiere firma.
En Costa Rica, el artículo 52 de la Ley General de la Administración Pública que norma todo lo relativo al sector público, establece lo siguiente: 1.Para reunirse en sesión ordinaria no habrá falta convocatoria especial.
Convocatoria
2.Para reunirse en sesión extraordinaria será siempre necesaria un convocatoria por escrito, con una antelación mínima de veinticuatro horas, salvo los casos de urgencia. A la convocatoria se acompañará copia de orden del día, salvo casos de urgencia. 3.No obstante, quedará válidamente constituido un órgano colegiado sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad.
Toda convocatoria debe contener: 1. Expresar de ser convocatoria 2. Lugar y fecha en se expide 3. Destinatario/s (colectivo o individual)
Convocatoria
4. Lugar, día y hora de la reunión, junta o asamblea. 5. Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria 6. Señalamiento de si establece que habrá una primera y segunda convocatoria y el horario de inicio para cada una 7. Orden del día
Convocatoria
Transcripciรณn de acuerdo
La trascripción de acuerdo es la acción de hacerle llegar por escrito las decisiones del órgano colegiado a las instancias o personas involucradas.
Transcripción de acuerdo
La trascripción de acuerdo puede tener el formato de un carta, personal o colectiva, en caso de que vaya dirigida a numerosos grupos de personas. La transcripción lleva impresa como encabezado, centrada, destacada con negrita y con mayúscula total, la leyenda TRASCRIPCIÓN DE ACUERDO.
Los acuerdos que hayan sido declarados firmes, deben transcribirse a quien corresponda, y ejecutarse de inmediato; los que no hayan sido expresamente declarados firmes, deben esperar la aprobación del acta respectiva para su trascripción.
Transcripción de cuerdo
La comunicación de los acuerdos debe hacerse en forma clara y concisa, con la indicación impresa de que se trata de una trascripción, formato de carta, estilo bloque (sangría ambos márgenes, espacio sencillo y con mayúscula total). Es indispensablemente hacer mención de la fecha de la sesión y de los números de acta y acuerdo; y si fuera el caso, los considerandos que condujeron el acuerdo mismo. Los considerandos se digitan igual que en el acta, pero en espacio sencillo y dejando un espacio entre viñeta.
Transcripciรณn de acuerdo
Orden del dĂa
El orden del día, incluida en la convocatoria, se digita con el estilo de enumeración.
Orden del día
En el caso de que la convocatoria no sea necesaria, pues el órgano colegiado ha establecido día y hora fijos para sus sesiones ordinarias, se envía únicamente el orden del día, en la que aparecerá el número de la sesión, la fecha de la reunión y los puntos que se tratarán.
Control de acuerdos
Control de acuerdos
Con el propósito de dar seguimiento a los acuerdos tomados, se recomienda mantener un registro denominado control de acuerdos, en el que deben anotarse todos los datos relativos a los acuerdos una vez que han sido comunicados, para verificar su ejecución. Este procedimiento permite visualizar constantemente cuáles asuntos han quedado pendientes para próximas reuniones. El control de acuerdos debe mantenerse siempre actualizado. Cada vez que se levanta un acta, deben incluirse los datos correspondientes a los acuerdos tomados.
Universidad Nacional Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Secretariado Profesional Licenciatura Educación Comercial Curso: SPJ501 Didáctica para la Automatización de la Oficina María Edith Araya Sandoval