ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARTE II Personal POLÍTICAS Y PRÁCTICAS EN PERSONAL La conducción y tratamiento del personal del organismo debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia. Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción y disciplina, deben corresponderse con los propósitos enunciados en la política. El personal es el activo más valioso que posee cualquier organismo. Por ende, debe ser tratado y conducido de forma tal que se consigna su más elevado rendimiento. Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en este se consolide como persona, y se enriquezca humana y técnicamente. La Dirección asume su responsabilidad en tal sentido, en diferentes momentos: • Selección: al establecer requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e integridad para las incorporaciones. • Inducción: al preocuparse para que los nuevos empleados sean metódicamente familiarizado con las costumbres y procedimientos del organismo. • Capacitación: al insistir en que sean capacitados convenientemente para el correcto desempeño de sus responsabilidades. • Rotación y promoción: al procurar que funcione una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores. • Sanción: al adoptar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias que transmitan con rigurosidad que no se tolerarán desvíos del camino trazado. . La operatividad del sistema de control interno, no depende exclusivamente del diseño apropiado del plan de organización, políticas y procedimientos, sino también de la selección de funcionarios con habilidades y experiencia y de empleados capaces de poder ejecutar sin dificultad los procedimientos establecidos por la administración. Los elementos a considerar en el control interno del personal son: • Entrenamiento continuo: cuanto mejores sean los programas de capacitación, más apto será el personal. Esto permitirá la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado y reducirá la ineficiencia y el desperdicio. • Eficiencia: después de la capacitación, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia constituye una forma de contribuir al logro de los objetivos del control interno. • Integridad y ética: constituye una columna principal en que descansa la estructura de control interno. • Retribución: es un factor importante a considerar, dado que el personal que es compensado adecuadamente, está dispuesto a lograr los objetivos de la entidad con entusiasmo y concentrar su atención en prestar con más eficiencia sus funciones y responsabilidades. Ética profesional. La ética profesional puede definirse como la ciencia normativa que estudia los deberes y los derechos profesionales de cada profesión. También se le llama Deontología. Al decir profesional no solo se refiere a que la ética es solo para quienes tienen un cartón o son profesionales, sino que esta en especial va destinada especialmente a las persona que ejercen una profesión u oficio en particular. La ética profesional tiene como objeto crear conciencia de responsabilidad, en todos y cada uno de los que ejercen una profesión u oficio, esta, parte del postulado de que todo valor esta íntimamente relacionado con la idea de un bien.
La ética profesional se sustenta o toma bases fundamentalmente en la naturaleza racional del hombre. Esta naturaleza es espiritual y libre, por consiguiente tiene una voluntad que apetece al bien moral. Haga el bien y evite el mal. La profesión es una capacidad cualificada requerida por el bien común, con peculiares posibilidades económico-sociales. El profesional no tiene el carácter de tal por el simple hecho de recibir el titulo que lo certifica o le da la cualidad de profesional, nadie es profesional por el título en sí, el titulo lo único que expresa es su calidad de ser ya un profesional, mas no que tiene todas las cualidades éticas para serlo, el título profesional mas aya de ser un ALGUIEN es la manifestación intrínseca de lo que internamente se lleva , no por la naturaleza de la persona sino por sus cualidades éticas, como la idoneidad o aptitud que le da un nuevo perfil a su personalidad. El ser profesionales dignos representa la excelencia, gravedad, decoro que tiene la persona y el respeto consigo mismo. Ahora bien, nosotros como futuros Contadores Públicos, debemos acatar la ética como opción de vida, por el solo hecho de tener fe pública. Nuestras decisiones están respaldadas por las demás personas que creen fielmente en nosotros y en nuestra palabra. Por ello debemos seguir los principios básicos que nos competen como son: 1. La integridad 2. Objetividad 3. Independencia 4. Responsabilidad 5. Confidencialidad 6. Observar las disposiciones normativas 7. Competencia y actualización profesional 8. Difusión y colaboración 9. Respeto entre colegas 10. y una conducta ética De nosotros depende nuestra profesión, si queremos ser profesionales integrales capaces de poner en práctica esta frase < haz lo que quieras >, siendo libres e independientes, racionales y objetivos; si logramos este objetivo seguro que los usuarios de la información jamás volverán a poner en duda de cuan éticos somos y gozaremos nuevamente de su confianza general, y volveremos a emitir un real fe pública. En conclusión se tiene como propósito establecer pronunciamientos relativos a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la Organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control interno depende de la integridad y valores de la gente que lo diseña y lo establece. Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores éticos y de conducta. La participación de la alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija el tono necesario a través de su empleo. La gente imita a sus líderes. Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores éticos como pueden ser: controles débiles o requerido; debilidad de la función de auditoría; inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actúan inapropiadamente
Capacitación. La necesidad de capacitación (sinónimo de entrenamiento) surge de los rápidos cambios ambientales, el mejorar la calidad de los productos y servicios e incrementar la productividad para que la organización siga siendo competitiva es uno de los objetivos a alcanzar por las empresas. La capacitación mejora frecuentemente las cualidades de los trabajadores e incrementa su motivación, esto, a su vez, conduce a una mayor productividad y a un incremento en la rentabilidad.
Aunque están aumentando los presupuestos para capacitación en muchas compañías, debe observarse que la mayor parte de las empresas no ofrecen una capacitación adecuada y efectiva. Uno de los temas de gran actualidad tanto en las instituciones públicas como en las privadas es la capacitación. No hay empresa importante, que no cuente con una amplia infraestructura para la capacitación. No se trata de una simple moda, si no de un verdadero signo de los tiempos actuales, la capacitación es una necesidad que cada vez es más necesaria en los individuos y en las comunidades laborales. Capacitación es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que desempeñen mejor su trabajo. Dos puntos básicos destacan el concepto de capacitación: las organizaciones en general, deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permita enfrentarse en las mejores condiciones a su tarea diaria. No existe mejor medio que la capacitación para alcanzar altos niveles de motivación y productividad. La capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. El programa de capacitación implica brindar conocimientos, que luego permitan al trabajador desarrollar su labor y sea capaz de resolver los problemas que se le presenten durante su desempeño. Ésta repercute en el individuo de dos diferentes maneras: · Eleva su nivel de vida: La manera directa de conseguir esto es a través del mejoramiento de sus ingresos, por medio de esto tiene la oportunidad de lograr una mejor plaza de trabajo y aspirar a un mejor salario. · Eleva su productividad: esto se logra cuando el beneficio es para ambos, es decir empresa y empleado. La capacitación en la empresa, debe brindarse al individuo en la medida necesaria, haciendo énfasis en los puntos específicos y necesarios para que pueda desempeñarse eficazmente en su puesto. Una exagerada especialización puede dar como resultado un bloqueo en las posibilidades del personal y un decrecimiento en la productividad del individuo. La capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. La capacitación, por tanto, podría implicar mostrar a un operador de máquina cómo funciona su equipo, a un nuevo vendedor cómo vender el producto de la empresa, o inclusive a un nuevo supervisor cómo entrevistar y evaluar a los empleados. El entrenamiento para Chiavenato es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, y desarrollo de habilidades. Cualquier tarea, ya sea compleja o sencilla, implica necesariamente estos tres aspectos. Importancia de la Capacitación de Recursos Humanos. En la actualidad la capacitación de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo. La obsolescencia, también es una de las razones por la cual, las instituciones se preocupan por capacitar a sus recursos humanos, pues ésta procura actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia. Para las empresas u organizaciones, la capacitación de recursos humanos debe ser de vital importancia porque contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa. Beneficios de la Capacitación. La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en Recursos Humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal y la organización. Cómo Beneficia la capacitación a las organizaciones: · Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas. · Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. · Crea mejor imagen.
· Mejora la relación jefes-subordinados. · Se promueve la comunicación a toda la organización. · Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos. · Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. · Promueve el desarrollo con vistas a la promoción. · Contribuye a la formación de líderes y dirigentes. Cómo beneficia la capacitación al personal: · Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas. · Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo. · Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones. · Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas. · Sube el nivel de satisfacción con el puesto. · Permite el logro de metas individuales. · Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. · Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
Supervisión El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los componentes afectan sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros. Evalúa el desempeño del sistema del control interno a través del tiempo. Se ejerce mediantes actividades continuas, evaluaciones por separado o una combinación de ambos. Actividades de control Políticas y los procedimientos que contribuyen a proveer certeza de que los lineamientos de la gerencia se lleven a cabo. Estas actividades incluyen: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del desempeño de las operaciones, seguridad de los activos y segregación de funciones. - Estas actividades contribuyen al control interno o respaldan su efectividad. - Aplican aseveraciones específicas de los estados financieros Las actividades de control se agrupan en: 1- Control de prevención Diseñado para prevenir errores e irregularidades u otra condiciones que resulten de algún suceso 2- Control de detección Diseñados para detectar errores e irregularidades y otras condiciones después de que ocurran con el fin de corregir la condición. ACTIVIDADES DE SUPERVISION Y CONTROL - Control de nivel superior Controles ejercidos por los niveles de supervisión ( supervisores, mandos medios y alta gerencia ( control de detección) - Control de nivel inferior
Controles ejercidos en cada nivel de procesamiento de la información en la gestión operativa (controles de prevención y detección). Auditoría. El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustanciales y aseveraciones erróneas. Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos : Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error. Que el proceso de auditoría falle y no se detecte error.
Según la RT7 la auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinión o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestión. Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes , que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANCE, OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoría. El auditor entonces debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones TAREAS DEL AUDITOR INTERNO La auditoría interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos. a. Confiabilidad integridad y oportunidad de la información. b. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. c. Protección de activos , revisando los mecanismos de control. d. Uso eficiente y económico de los recursos. e. Logro de objetos y metas operacionales.
Controles estadísticos. MÉTODOS DE EVALUACIÓN 1. Muestreo estadístico En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales: La muestra debe ser representativa. El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada. Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusión no sea adecuada.
2. Método de cuestionario Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable. 3. Método narrativo Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. 4. Método gráfico También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Tiene como ventajas que: Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad. Identifica desviaciones de procedimientos. Identifica procedimientos que sobran o que faltan. Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros. La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico TÉCNICAS DE EVALUACIÓN 1. Técnicas de verificación ocular Entre estas se encuentran: Comparación. Observación. Revisión selectiva. Rastreo. 2. Técnicas de verificación verbal Indagación. 3. Técnicas de verificación escrita Análisis. Conciliación. Confirmación.
4. Técnicas de verificación documental Comprobación. Computación. 5. Técnicas de verificación física Inspección. Comentario Todas estas técnicas de evaluación las puede encontrar aplicadas en los diferentes tipos de artículos que tienen que ver con este tema en el canal financiero FICHA DE EVALUACIÓN La ficha de evaluación grafica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, esta fundamentada en: Los criterios o áreas a ser evaluados. La ordenación de compromisos. Las sub-áreas o unidades a evaluar dentro de la respectiva área. Calificación del control. Marcas de desviaciones. Cumplimiento de recomendaciones.