MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE DISEÑO

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE DISEÑO Contenido y redacción: Ana Julieta Terán, María José Monsiváis, Fermín Cobo Diseño e ilustraciones: Elías Viascan, Valeria Wallentin, Martina Ferreiros, Mariana Lara

Índice:

1

¿Qué es un proyecto de diseño? a. Características de un proyecto de diseño b. ¿Por qué es importante administrar un proyecto de diseño? c. Cliente i. ¿Cómo podemos definir a un cliente? ii. Tipos de cliente y características iii. Importancia de un cliente en el desarrollo de un proyecto iv. ¿Qué aspectos debemos cuidar en relación diseñador-cliente? d. Brief i. ¿Qué es? ii. ¿Por qué se debe hacer? iii. ¿Cómo se hace? iv. Puntos que debe llevar v. ¿Siempre se debe hacer un brief? vi. Ventajas y desventajas. e. Ruta de un proyecto

10

2 3 4

¿Cómo empezar?

16

a. Empresa b. Despacho c. Free lance d. contacto con clientes e. Requisitos para iniciar la actividad profesional del diseño

Fases de un proyecto CV

20

22

5 6 7

¿El diseño es importante?

26

Valor económico del diseño

28

El diseño cómo determinante de compra

30

8 9

Proyecto de diseño ¿qué involucra?

Cálculo de costo por hora de trabajo de diseño

10

Determinación del precio de un proyecto de diseño industrial

32

34

36

11 12

Costos

38

Calendarización

40

a. ¿Cómo se hace la calendarización de un proyecto? b. Ventajas y desventajas c. ¿Qué es una tarea crítica?

13

Presupuesto

42

a. ¿Qué es un presupuesto? b. Gastos de operación c. ¿Cómo determinar el precio de un proyecto de diseño si consideramos cómo base de la cobranza el tiempo? d. Inversión e. Formas de cobrar un proyecto f. Alta en hacienda g. ¿Cómo se calcula el IVA?

IntroducciĂłn: Este manual te ayudarĂĄ a administrar de una mejor forma tus proyectos de diseĂąo para saber organizarlos, venderlos y cobrarlos de una mejor manera para cumplir con todos los requisitos necesarios y poder llevarlos a cabo en la actualidad.

8

9

1

¿Qué es un proyecto de diseño?

a. Características de un proyecto de diseño

T

ener un nombre: Su función es otorgarle una identidad al proyecto, de tal manera que exprese de modo claro sobre lo que trata este mismo.

- Tener un objetivo: El objetivo de un proyecto es todo aquello que se espera delmismo.

- Tener un plazo: Todo proyecto debe contar con un inicio y un fin. Es necesarioconsiderar el plazo de tiempo con el que

10

cuenta un diseñador para la realización de un proyecto, para que de esta manera el diseñador pueda organizar de mejor forma sus tiempos.

- Tener recursos humanos: Los recursos humanos son todas las personas involucradas en la realización de un proyecto, son los proveedores.

- Tener recursos económicos: Es necesario contar con el presupuesto suficiente para la realización de un proyecto, de otra forma, el proyecto no podrá concretar.

- Debe de tener una calendarización: La calendarización es la planeación por horas,días, meses y años de un proyecto, en ella se especifican los

tiempos en los que se debe de realizar una determinada tarea y es muy importante porque nos ayuda a tener un control y una organizaciĂłn.

- Tener un cliente: Sin un cliente el proyecto de diseĂąo no es posible porque el cliente es aquel que contrata y paga al diseĂąador.

11

b. ¿Por qué es importante administrar un proyecto de diseño?

Porque nos otorga una mejor organización y nos ayuda a aprovechar de mejor manera los recursos (materiales, personas, dinero y tiempo) con los que se cuentan para la realización de un proyecto. Asimismo, una buena administración nos ayuda a realizar acciones concisas y efectivas, que nos llevarán a un buen resultado.

c. El cliente ¿Cómo podemos definir a un cliente?

Es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios.

12

Tipos de cliente y características: -Cliente experto o informado. Tiene suficiente experiencia, sabe de tiempos, procesos, costos y son intolerables a la ineficiencia.

-Cliente inexperto o poco informado. Nunca ha participado en algún proyecto de diseño por lo que no conocen los proceso, tiempos, costos y beneficios del diseño y no pagan bien.

Importancia de un cliente en el desarrollo del proyecto.

El papel que tiene el cliente es explicar para qué quiere un proyecto, para cuándo lo quiere, y es aquel que te da todos los lineamientos. Además, es el responsable de revisar las propuestas del diseñador, de hacer observaciones y cambios, e igual es el encargado de indicar cuando inicia el proyecto. También, tiene el poder de cambiar los tiempos y el presupuesto del proyecto. Finalmente, es el responsable de recibir el proyecto. La importancia del cliente radica en ser aquel que te encarga una necesidad, te exige y te paga.

¿Qué aspectos debemos cuidar en relación diseñadorcliente?

-Establecimiento de relaciones personales cordiales y sinceras y el buen entendimiento entre el cliente y el diseñador se logra cuando los dos aprenden a darle valor al tiempo y al dinero del otro.

-El diseñador no es amigo del cliente ni el cliente es amigo del diseñador.

-Es tarea del diseñador el planificar y ejecutar una adecuada interacción entre su cliente y él.

13

d. El brief ¿Qué es?

Las especificaciones y requisitos o requerimientos que el cliente solicita, así como las estrategias creativas para la solución. ¿Por qué se debe hacer?

Porque es aquel documento que te ayuda a tener un control y un orden de los requerimientos de un proyecto y puede funcionar como un expediente del proyecto, el cual a su vez te puede servir como una especie de protección. También, porque se espera tener un buen resultado del proyecto, sin pasar por alto algún detalle.

14

¿Cómo se hace?

Definiendo una lista de preguntas, ya sea escrita (en forma de formulario) o hablada (en forma de entrevista).

Puntos que debe llevar -Información general del proyecto - Requerimientos técnicos - Requerimientos de concepto - Requerimientos de producción - Requerimientos de contexto - Requerimientos de mercado - Perfil de usuario - Tipología de productos similares

¿Siempre se debe hacer un brief?

Sí, porque nos ayuda a llevar una mejor organización y un control. También, nos sirve como protección, nos otorga profesionalismo y nos asegura que el proyecto tenga un buen resultado y no se nos pasen por alto detalles.

Ventajas y desventajas -La ventaja de hacer un brief es que te provee una mayor probabilidad de terminar un proyecto con un buen resultado, debido a un buen control y organización.

-La desventaja de hacer un brief es que te toma cierto tiempo realizarlo; cabe mencionar que, algunos diseñadores consideran que les quita libertad creativa.

fase de producción, impresión, postproducción, edición, aplicación, etc. considerando los tiempos las distintas tareas que hay que hacer y

e. Ruta de un proyecto.

¿Por qué se hace?

Porque es el camino que nos va a indicar los pasos a seguir en el proyecto, en ella se define cuánto tiempo nos va a tomar cada tarea. También se determina qué personas vas a necesitar para realizar cada cosa y cuánto va a costar cada cosa. Por último, para saber de qué manera cobrar las distintas cosas que requiere el proyecto.

¿Cómo se hace?

La ruta de un proyecto de diseño es una lista de cosas que un proyecto implica.

Primero, se hace un presupuesto o una propuesta económica. Ésta se hace a partir de lo que encargó el cliente, dividiendo el proyecto por fases: fase de investigación, fase de diseño,

15

2

¿Cómo empezar?

a. Empresa.

T

ener recursos económicos: Es necesario contar con el presupuesto suficiente para la realización de un proyecto, de otra forma, el proyecto no podrá concretar.

meses y años de un proyecto, en ella se especifican los tiempos en los que se debe de realizar una determinada tarea y es muy importante porque nos ayuda a tener un control y una organización.

- Debe de tener una calendarización: La calendarización es la planeación por horas,días,

- Tener un cliente: Sin un cliente el proyecto de diseño no es posible porque el cliente es aquel que contrata y paga al diseñador.

16

b. Despacho.

Cartera de clientes, no siempre hay prestaciones, ingresos no fijos, objetivos a cumplir de acuerdo a proyectos, funciones por organigrama, de acuerdo al líder, desde casa/ oficina virtual / oficina establecida, gastos de operación, actividades de promoción y difusión, funciones por capacidades o competencia, sólo o asociado, declarar impuestos, realizar inversiones, local acondicionado, mobiliario y equipo, equipo de trabajo, darse de alta como negocio (imprimir facturas), permisos y trámites con el

gobierno local, imagen del despacho, alianza con proveedores, concepto (servicios que ofrecer), conocer la competencia, saber ofrecer soluciones de comunicación visual.

17

c. Free lance.

Cartera de clientes, no siempre hay prestaciones, objetivos a cumplir de acuerdo a proyectos, no hay organigrama, desde casa/ oficina virtual/ oficina establecida, gastos de operación menores, actividades de promoción y difusión personales, darse de alta en hacienda como PI, mobiliario

y equipo de casa u oficina, recibos de honorarios, inversiones menores, imagen (tarjeta y papelería), concepto (servicios a ofrecer), conocer la competencia, saber ofrecer soluciones de comunicación visual.

d. Contacto con clientes.

Relaciones con amigos, acudir a eventos, hacer página web, contar con portafolio, recomendación de clientes, tarjetas de presentación en mini CD o con portafolio, promoción boca a boca, alianzas con diseñadores, alianzas con imprentas o proveedores.

18

19

3

Fases de un proyecto

a. Recopilación de la información b. Auditoría y análisis de la información c. Diseños Preliminares d. Desarrollo del Diseño Gráfico e. Refinamiento del diseño seleccionado f. Optimización del diseño definitivo o final. g. Adaptación para distintas presentaciones (sólo si se

20

requiere) h. Fotografía, banco de imágenes y/o ilustración (sólo si se requiere) i. Producción de originales electrónicos. j. Preprensa (opcional) k. Impresión y producción (opcional)

21

4 P

¿Cómo realizar un CV?

ara conseguir un trabajo lo primero que debes tener es con un currículum actualizado, si no cuentas con uno yo te ayudare a realizarlo siguiendo estos sencillos pasos. Para

22

empezar, debes elegir el diseño de tu CV, debe ser algo que te represente como persona, pero a su vez que muestra profesionalismo. Una vez elegido el diseño debe contar con lo siguiente:

Formación académica Datos personales Nombre y apellidos, DNI, lugar y fecha de nacimiento, dirección personal, teléfono de contacto, dirección de correo electrónico.

Estudios realizados, indicando fechas, centro, y lugar donde lo realizaste.

Formación complementaria Estudios y seminarios que amplían y complementan tu formación, indicando las fechas, el centro y el lugar donde fueron realizados.

23

Experiencia profesional Contratos, convenios y colaboraciones.

Experiencia laboral realizada incluyendo las prácticas de los estudios que puedan ser de interés para la empresa que desea contratarte. No olvides señalar las fechas, la empresa dónde trabajaste y las funciones y tareas llevadas a cabo.

24

Idiomas En este apartado mencionaras los idiomas que conoces y tu nivel. Si obtuviste algún título reconocido, como por ejemplo el ‘First Certificate’ en inglés, que acredite tus conocimientos, indícalo.

Informática Señala aquellos conocimientos informáticos que poseas: sistemas operativos, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico, internet, etc.

25

5 26

¿El diseño es importante?

a.

El diseño debe generar valor de algún tipo al cliente y debe generar valor de algún tipo al diseñador.

b.

Dependiendo de la naturaleza del diseño gráfico, industrial, multimedia o textil, el diseño aporta beneficios medibles y tangibles a la producción de distintos sectores y ramas económicas.

c.

El sector creativo agrupa las industrias que tienen su origen en la creatividad, habilidad y talento individuales y que presentan un potencial para la creación de riqueza y empleos por medio de la generación y explotación de propiedad intelectual.

27

6 28

Cadena de valor del diseño

L

a cadena de valor del diseño aporta valor económico a las empresas y a los productos, permitiéndoles que sus productos y servicios se realicen (vendan) otorgándoles rentabilidad y por tanto crecimiento y desarrollo.

El diseño es una herramienta que aporta valor agregado a los productos en la cadena delvalor del mismo. El diseño es un elemento diferenciador del producto, el cual otorga éxito a las empresas, pues además es un elemento que aporta innovación y competitividad.

29

7 30

El diseño cómo determinante de compra

E

l diseño se ha convertido en una herramienta estratégica de la mercadotecnia. Los atributos tangibles de un producto se han convertido en un motivo claro de compra por su capacidad para comunicar

no sólo atributos racionales como la funcionalidad, sino un imaginario fuerte, coherente, reconocible y único.

El diseño de un producto puede provocar experiencias placenteras o bien, experiencias desagradables; creando, en consecuencia,

reacciones positivas o negativas en elconsumidor.El diseño influye fuertemente en el comportamiento de compra de un consumidor, a travésde lo que se denomina la “estética” del producto, es decir, de sus atributos tangibles, perotambién a través de los estímulos, sentimientos y simbolismos que comunica.

31

8

El proyecto de diseño ¿qué involucra?

Implica tener los siguientes elementos: a. Tener un cliente.

Establece los requerimientos técnicos, de mercado, usuarios, concepto y de producción.

e. Responsables. f. Calendarización del tiempo

b. Un plazo de tiempo.

h. Propuesta económica.

Costos, gastos de operación, inversión, impuestos y ganancia.

c. Uso de recursos. d. Lista de tareas

32

g. Rutas críticas

33

9

Costo por hora

Cálculo de costo por hora de trabajo de diseño a. Para realizar el cálculo de costo por hora de trabajo de diseño se debe tomar como referencia un salario mensual promedio de un diseñador recién egresado. b. Se multiplica por 12 meses más los 15 días de aguinaldo que se establecen por ley. c. Se establece un horario

34

de 8 horas al día por 5 días a la semana durante 52 semanas al año. d. Se divide el salario anual que se obtuvo previamente entre las horas trabajadas al año y con esto se obtiene un salario básico por hora. e. Se deben definir las horas vendibles y no vendibles para llegar a un determinado número de horas vendibles que se multiplican por el salario básico por hora.

f. Se consideran todos los gastos y costos durante este trabajo para considerar un costo por hora de diseño y multiplicarlo por las horas vendibles para poder definir unmonto al mes que sea rentable.

35

10

Precio de un proyecto de diseño

Determinación del precio de un proyecto de diseño industrial

P

ara determinar el precio de un proyecto de diseño industrial se deben considerar los siguientes puntos:

a. Determinar el costo por hora considerando los gastos personales y los gastos profesionales. i. Gastos personales: renta, comida, servicios de luz y agua, gas, ropa, actividades recreativas, gastos de automóvil, etc. ii. Gastos profesionales: renta, servicios, sueldos de

36

asistentes, sueldos de diseñadores, materiales, gastos, etc. b. Establecer el número de horas de trabajo. Se debe hacer una planeación general del proyecto. c. Determinar el costo básico d. Agregar costos incidentales, tales como: material especializado, servicio externo, viáticos, membresías, etc. e. Aplicar el impacto del activo fijo

g. Establecer la modalidad de relaciĂłn comercial. Definir si es por honorarios de iguala, de porcentaje, de cobro en producto o cobro en especie, regalĂ­as, venta de derechos, etc. h. Calcular el precio final del proyecto i. Negociar con el cliente j. El anĂĄlisis retrospectivo. Tener un control de tiempo y de gastos.

37

11

Costos de un proyecto de diseño

¿Qué es el costo?

E

l costo es el sacrificio, o esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo y se dividen en dos categorías:

a. Costos Fijos: aquellos costos cuyo importe permanece constante,independiente del nivel de actividad de la empresa. b. Costos Variables: aquellos costos que varían en forma proporcional,de acuerdo al nivel de producción de la actividad de la empresa.

38

Determinando costos Para determinar el costo se deben considerar estos puntos: a. Complejidad del trabajo. b. Tiempo asignado para su desarrollo. c. Volumen de trabajo d. Beneficio que obtiene el cliente del proyecto.

Se puede determinar el presupuesto de un proyecto de distintas formas como son: a. Por hora. b. Por proyecto.

39

12

Calendarización

¿Cómo se hace la calendarización de un proyecto?

E

Ésta se debe hacer partiendo de la entrega de atrás, hacia delante, empezando por las tareas críticas, después por el inicio y por último por el fin.

Primero se calendariza en días y horas a los externos, luego el diseñador deberá calendarizar lo suyo. Una calendarización puede realizarse por horas, días, semanas y meses.

40

a. La ventaja de hacer una calendarización es que te ayuda a llevar un buen cumplimiento del proyecto. b. La desventaja de no hacerla es la improvisación; la cual puede ocasionar costos extras, pérdidas, demandas e inconvenientes que posteriormente podrían perjudicar tu imagen.

Los tiempos de un proyecto se determinan negociando con el cliente.

Después el diseñador deberá ponerse de acuerdo con los proveedores.

Tarea crítica Una tarea crítica es una tarea que no depende del diseñador y que no puede controlar, sino que dependen de un externo.

41

13

Presupuesto resumen

¿Qué es un presupuesto?

U

n presupuesto es una propuesta económica, es un documento donde dice por desglose, por fase, cuánto se le cobrará a un cliente de acuerdo con las condiciones que tengamos para ese proyecto. Nos permite conocer con anticipación las inversiones, costos, gastos y ganancias que se tendrán en un determinado periodo de tiempo en la realización de un proyecto.

42

¿Por qué debes hacer un presupuesto?

Lo debes hacer para una buena toma de decisiones, pues nos permite identificar, determinar y gestionar los recursos que se emplearán para el cumplimiento del proyecto, de manera óptima y eficiente.

Gastos de operación Es aquel desembolso que se requiere para llevar a cabo la operación de la actividad profesional del diseño y tiene relación específica y directa con el proceso operativo y de gestión; es un desembolso que no guarda relación directa con el proceso de producción, impresión o fabricación del diseño. Es importante saber los costos de operación de la actividad de un diseñador porque nos ayudan a indicar cuál será nuestra cobranza por porcentaje de producción. Los gastos de operación se calculan sumando todos aquellos gastos que se realizan mes con mes en un despacho junto con la depreciación. Los costos de un proyecto de diseño se calculan sumando todos aquellos servicios

externos y materiales que se deben adquirir para la realización de un proyecto. La diferencia entre costo y gasto es que los costos son todos los servicios externos que se deben pagar en un proyecto y los gastos son los servicios internos, materiales y sueldos que se deben pagar mensualmente en un despacho de diseño. El valor de la hora de diseño de un diseñador es el gasto de operación por hora. ¿Cómo determinar el precio de un proyecto de diseño si consideramos cómo base de la cobranza el tiempo?

Costos del proyecto(Valor de la hora del diseñador*Tiempo que dura el proyecto en horas)

43

Inversión Son los activos fijos: las herramientas, la maquinaria, la compra de software.

No es lo operativo sino lo que se usa día con día y el desembolso se hace una sola vez. Es importante conocer este concepto porque nos permite conocer con exactitud cuáles y cuántos fueron los recursos empleados, así cómo también el valor de éstos. De igual forma, nos permite identificar cuál es la cantidad exacta que se debe de recuperar.

Se refleja en modo de lista, anotando conceptos, cada uno con la cantidad correspondiente y al final se suma la cantidad de cada uno para obtener el total de inversión.

44

Formas de cobrar un proyecto: a. Cobro por hora: Se paga una cantidad acordada por cada hora de trabajo. El costo de hora se define tomando en cuenta los gastos personales, sumando la depreciación y dividiendo entre las horas laborales mensuales (que son 160). b. Cobro por proyecto: Cobrar por proyecto implica algunas cosas, como saber exactamente qué se va a hacer y en cuánto tiempo.

Se debe establecer lo que se va a cobrar desde el principio, por lo que el proyecto debe estar bien definido. c. Cobro por iguala: Es como ser contratado por un cierto número de días, meses o años por un cliente, sin formar parte de esa empresa o negocio.

d. Cobro por cesión de derechos: Se le paga un porcentaje al diseñador cada vez que su trabajo o proyecto es usado. e. Cobro por regalías: Las regalías son el porcentaje que se otorga al autor de cierto producto del total de las ventas de tal producto.

Puede ser por tiempo indefinido o por un tiempo establecido previamente. f. Cobro por consultoría: Consta del cobro de honorarios de un diseñador, generalmente por hora, por resolver problemas de diseño en forma de consulta.

45

Alta en hacienda Actividad profesional por honorarios: Las ventajas que tienen las personas que están dadas de alta en actividad profesional por honorarios es el hecho de que son dueñas de su tiempo, no están obligados a cumplir con un horario específico de jornada laboral, ni tampoco asistir de manera presencial a las instalaciones.

Las desventajas son que no cuentan con seguridad social (IMSS O ISSSTE), utilidades, ni ningún tipo de prestaciones sociales que otorga la legislación laboral, también no pueden llevar a cabo procesos de producción, retienen ISR y retienen IVA. Persona física con actividad empresarial y profesional Las ventajas con las que cuentan las personas que están dadas de alta bajo esta modalidad es que pueden tomar decisiones con libertad, pueden aplicar deducciones personales que ayudan a reducir su pago de impuestos, no están obligados a realizar el reparto de utilidades, pueden llevar a cabo procesos de producción, no retienen ISR y no retienen IVA. Las desventajas que tienen son que no cuentan con acceso al servicio de IMSS y a crédito de Infonavit, al iniciar requieren de un profesionista que los

46

asesore y deberán realizar solo una inversión inicial, ante cualquier contingencia legal son los responsables.

Nómina Entre las ventajas de estar dado de alta por nómina se incluyen: el tener un enfoque en el negocio, la reducción de tareas administrativas, el ahorro de costos, deducibilidad del servicio de nómina y el no tener que manejar tú mismo tus impuestos sino el empleador.

Persona física con servicios profesionales Entre las ventajas de estar dado de alta bajo esta modalidad se encuentra el estar sólo obligado a llevar una contabilidad simplificada en base a un libro de ingresos, egresos y de registro de inversiones y deducciones. Otra ventaja es el poder deducir las erogaciones efectivamente realizadas en el ejercicio para la adquisición de Activos fijos. Las desventajas son: el poder expedir solamente recibos de honorarios por la prestación de servicios profesionales y si se da el caso de no obtener ingresos, estar obligado aún así a presentar las declaraciones en ceros.

¿Cómo se calcula el IVA? Para calcular el IVA, se multiplica la cantidad a pagar por 0.16%, que es el 16% de IVA.

47