MANUAL DE CALIDAD by alexis blanco

CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P.

CENS S.A. E.S.P.

EPM EPZ 303 - 5 SEDE CUCUTA

EPM ED 6739 SUCURSAL OCAÑA

EPM TPZ 301 -29- 6 SEDE CUCUTA

MANUAL DE CALIDAD 1

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INTRODUCCION

1. PRESENTACION DE LA EMPRESA

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CENS S.A. ESP. 1.1.1 Organigrama Básico de CENS S.A. E.S.P.

8 8

1.2 SISTEMA DE GESTION DE CENS S.A. E.S.P.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

2.1 DE CARÁCTER EXTERNO 2.2 DE CARÁCTER INTERNO

9 9

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION

4.1 ORGANIZACIÓN 4.1.1 Objeto social de CENS S.A. E.S.P. 4.1.2 Resoluciones de Acreditación y Alcance del Laboratorio 4.1.3 Domicilio y Sucursales 4.1.4 Responsabilidades de los procesos claves de la organización 4.1.5 Imparcialidad, Independencia y Estructura Organizacional 4.1.6 Comunicación Interna

11 11 11 14 14 14 17

4.2 SISTEMA DE GESTION DEL LABORATORIO DE CALIBRACION DE MEDIDORES 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Declaración de la Política 4.2.3 Revisión por la alta Dirección 4.2.4 Comunicación 4.2.5 Base Documental, procedimientos técnicos y administrativos 4.2.6 Funciones y Responsabilidades de los Directores 4.2.7 Integridad del Sistema

17 17 18 18 18 18 19 20

4.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACION 4.3.1 Generalidades 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos 4.3.2.1 Revisión y Aprobación 4.3.2.2 Procedimientos Adoptados 4.3.2.3 Identificación 4.3.3 Cambios a los documentos 4.3.3.1 Cambios 4.3.3.2 Identificación del Cambio 4.3.3.3 Forma del Cambio 4.3.3.4 Control de Cambios

20 20 20 20 20 22 22 22 22 22 22

4.4 REVISION DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.4.1 Procedimiento 4.4.2 Registros 4.4.3 Subcontratación 4.4.4 Información

22 22 22 22 22

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4.4.5 Modificación

4.5 SUBCONTRATACION DE ENSAYOS Y DE CALIBRACION 4.5.1 Procedimiento 4.5.2 Subcontratación 4.5.3 Responsabilidad 4.5.4 Base de datos

23 23 23 23 23

4.6 COMPRA DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.6.1 Procedimiento 4.6.2 Inspección y Cumplimiento 4.6.3 Datos 4.6.4 Proveedores Críticos

23 23 23 23 24

4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 Cooperación con los Clientes 4.7.2 Información de retorno

24 24 24

4.8 QUEJAS

4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE CALIBRCION NO CONFORMES 4.9.1 Procedimiento 4.9.2 Ocurrencia

25 25 25

4.10 MEJORA

4.11 ACCION CORRECTIVA 4.11.1 Generalidades 4.11.2 Análisis de las causas 4.11.3 Selección e Implementación de las acciones correctivas 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas 4.11.5 Auditorias adicionales

25 25 26 26 26 26

4.12 ACCION PREVENTIVA 4.12.1 Procedimiento 4.12.2 Seguimiento de las acciones preventivas

26 26 26

4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades 4.13.1.1 Procedimiento 4.13.1.2 Almacenamiento y tiempo de retención 4.13.1.3 Confidencialidad 4.13.1.4 Protección Electrónica 4.13.2 Requisitos Técnicos 4.13.2.1 Conservación de Registros 4.13.2.2 Registros de Pruebas 4.13.2.3 Medidas para subsanar errores

26 26 26 27 27 27 27 27 27 27

4.14 AUDITORIAS INTERNAS 4.14.1 Periodo 4.14.2 Hallazgos 4.14.3 Resultados

28 28 28 28

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4.14.4 Eficacia de las acciones

4.15 REVISIONES POR LA DIRECCION 4.15.1 Planificación y Procedimiento 4.15.2 Resultados

29 29 29

5. REQUISITOS TECNICOS

5.1 GENERALIDADES 5.1.1. Factores 5.1.2 Grado de Contribución

30 30 30

5.2 PERSONAL DEL LABORATORIO 5.2.1 Competencia del personal 5.2.2 Formulación de metas y necesidades de capacitación y entrenamiento 5.2.3 Disposición del personal 5.2.4 Perfiles 5.2.5 Autorizaciones para el personal de Calibración

30 30 30 31 31 31

5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1 Generalidades 5.3.2 Condiciones Ambientales 5.3.3 Distribución de áreas 5.3.4 Control de acceso y utilización de áreas 5.3.5 Cuidado adecuado

32 32 32 33 33 33

5.4 METODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS METODOS 5.4.1 Generalidades 5.4.2 Selección de Métodos 5.4.3 Métodos desarrollados por el Laboratorio 5.4.4 Métodos normalizados 5.4.5 Validación de Métodos 5.4.6 Estimación de la Incertidumbre de la Medición 5.4.6.1 Procedimiento 5.4.6.2 Identificación de Componentes 5.4.6.3 Aplicación de Componentes 5.4.7 Control de datos 5.4.7.1 Verificación 5.4.7.2 Aclaraciones Importantes

33 33 33 34 34 34 34 34 34 34 34 34 34

5.5 EQUIPO 5.5.1 Equipamento 5.5.2 Software, hardware y programas de Calibración 5.5.3 Personal autorizado para operar el equipo 5.5.4 Identificación del equipo y su software 5.5.5 Registro de elementos del equipo y su software 5.5.6 Mantenimiento planeado del equipo 5.5.7 Equipo fuera de servicio 5.5.8 Identificación del equipo fuera de servicio bajo el control del Laboratorio 5.5.9 Aseguramiento del equipo fuera del control del Laboratorio 5.5.10 Verificaciones Intermedias 5.5.11 Factores de Corrección 5.5.12 Protección contra Ajustes

35 35 35 35 35 35 36 37 38 38 38 38 38

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5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Requisitos específicos 5.6.2.1 Calibración 5.6.2.1.1 Diagrama de Trazabilidad 5.6.2.1.2 Medidas para garantizar confianza en las Calibraciones 5.6.2.2 Ensayos 5.6.2.2.1 Aplicabilidad de los requisitos 5.6.2.2.2 Trazabilidad de las mediciones 5.6.3 Patrones de Referencia y Materiales de Referencia 5.6.3.1 Patrones de Referencia 5.6.3.2 Materiales de Referencia 5.6.3.3 Verificaciones Intermedias 5.6.3.4 Transporte y almacenamiento

38 38 38 38 38 38 39 39 39 39 39 39 39 39

5.7 MUESTREO

5.8 MANIPULACION DE LOS ITEMS DE ENSAYO Y DE CALIBRACION 5.8.1 Procedimiento 5.8.2 Sistema de Identificación 5.8.3 Registro de anomalías 5.8.4 Mecanismos de prevención

40 40 40 40 40

5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y CALIBRACION 5.9.1 Procedimiento 5.9.2 Análisis

40 40 40

5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS 5.10.1 Generalidades 5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración 5.10.3 Informes de ensayos 5.10.4 Certificados de Calibración 5.10.4.1 Información 5.10.4.2 Declaración de Cumplimiento 5.10.4.3 Ajustes 5.10.4.4 Recomendación 5.10.5 Opiniones e interpretaciones 5.10.6 Resultados de ensayo y Calibración obtenidos de los subcontratistas 5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración

40 40 41 42 42 42 42 42 42 42 42 42 43 43

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LISTA DE TABLAS Y FIGURAS

1. Tabla 1. Alcance de Acreditación de la Sede Cúcuta ...........................................................................................12 2. Tabla 2. Alcance de Acreditación de la Sede Ocaña ............................................................................................13 3. Tabla 3. Exclusiones del Alcance del Sistema de Gestión del Laboratorio ..............................................................13 4. Figura 1. Estructura Organizacional Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. E.S.P. 15 5. Figura 2. Equipo delegado para el Sistema de Gestión del laboratorio – CENS S.A. E.S.P.......................................16 6. Tabla 4. Cargos Sustitutos del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P. ....................................17 7. Tabla 5. Política y Objetivos de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P....................18 8. Figura 3. Estructura de la Base Documental del Sistema de Gestión del Laboratorio ..............................................19 9. Figura 4. Mapa de Procesos del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. ESP .........21 10. Tabla 6. Personal del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P. ...............................................31 11. Tabla 7. Valores de Temperatura y Humedad Relativa permitidos para las calibraciones. ......................................32 12. Tabla 8. Administración de la información técnica de los equipos y su software. ..................................................36 13. Tabla 9. Protocolos emitidos por los EPM’s del Laboratorio (Cúcuta y Ocaña).......................................................41 14. Tabla 10. Informes de Resultados emitidos por los Laboratorios (Cúcuta y Ocaña) ..............................................41

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INTRODUCCIÓN El presente Manual de Calidad es uno de los documentos base del Sistema de Gestión del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P., cuya función es la de orientar y normalizar de forma definida, clara y fundamentada acerca de las directrices necesarias para ejecutar las actividades garantizando la satisfacción de los clientes mediante el ofrecimiento de servicios eficaces a costos razonables. Así mismo, se detallan los recursos que componen el sistema que deben ser determinados y controlados para lograr un adecuado y eficiente funcionamiento del mismo. Bajo estos aspectos, la redacción del Manual de Calidad, constituye un requisito primordial para la Administración, Aseguramiento y Control del Sistema de Gestión del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de Centrales Eléctricas de Norte de Santander S.A. E.S.P. y su actualización, es fundamental para dar cumplimiento a la Norma NTC-ISO-IEC 17025:2005 permitiéndole evolucionar de acuerdo a los requerimientos institucionales y legales. Este Manual cuenta con el apoyo por parte de la Dirección de la empresa y del Laboratorio, tal como se establece en la Política de Calidad aprobada por el Director de Calidad. Objeto y Campo de Aplicación del Manual Comunicar la Política y los Objetivos de calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica al personal de la compañía, a nuestros clientes, accionistas y proveedores. Reforzar la Confianza con nuestros clientes a través de la comunicación del compromiso serio y transparente de la empresa para con la calidad. Establecer los principios básicos, las directrices y lineamientos generales relacionados con la organización de los recursos humanos, administrativos y técnicos del Laboratorio de Calibración para que en el desarrollo de todas sus actividades, se propenda por el Aseguramiento de la Calidad en la prestación de sus servicios a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. Definir la Estructura Organizacional y la Responsabilidad de los distintos grupos funcionales, así como establecer canales de comunicación en todas las áreas relacionadas con la calidad. Este Manual fue elaborado de acuerdo con los requisitos de la Norma NTC ISO/IEC 17025:2005.

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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA El Laboratorio de Calibración de medidores de energía eléctrica hace parte de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., que es una empresa de servicios públicos mixta, de nacionalidad Colombiana legalmente constituida como Sociedad por Acciones del tipo de las Anónimas (Ver Estatutos y Manual de Gestión de Calidad CENS S.A. E.S.P.). Estructuralmente, hace parte del Negocio de Distribución como una Unidad Técnica Independiente por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar técnicamente sobre el estado de los medidores de los comercializadores (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión de CENS S.A. E.S.P., y Manual de Estructura de CENS S.A. E.S.P.) 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CENS S.A. E.S.P. El Acuerdo 02-97 del 14 de Noviembre de 1997 aprueba la estructura organizacional que actualmente posee CENS S.A. E.S.P., realizándose modificaciones para ajustar la estructura a las exigencias actuales del entorno; a través de la cual se desarrollan las principales actividades de la empresa bajo un enfoque de Sistemas y Procesos, los cuales son fundamentales para la adopción de un Sistema de Gestión. Para mayor información (Ver Manual de Estructura) 1.1.1 Organigrama Básico de CENS S.A. E.S.P. Véase Figura 1 del Manual del Sistema de Gestión. 1.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE CENS S.A. E.S.P. La estructura del Sistema Gestión de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., se ha establecido dando cumplimiento a las directrices de calidad bajo los lineamientos de la Norma NTC-ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos. (Ver Capítulo 2 del Manual Sistema de Gestión)

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2. REFERENCIAS NORMATIVAS

2.1 DE CARÁCTER EXTERNO: Î Î Î Î

NTC ISO/IEC 17025:2005, Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración. NTC ISO/IEC 17000, Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y principios generales. NTC- 4856: 2006, Verificación Inicial y Periódica de Medidores de Energía. Resoluciones, circulares, disposiciones, regulaciones y decretos de la SIC entre otras se mencionan: • Decreto

2269 de Septiembre 16 de 1993, Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología. • Resolución No.8728 del 26 de marzo de 2001, Reglamento para la Acreditación de Laboratorios de Ensayos y de Metrología. • Circular Única No.010 Título V, Acreditación. Î Î Î

Resoluciones, circulares, disposiciones y regulaciones de la CREG Decretos y circulares del Ministerio de Minas y Energía. Circulares, resoluciones y directrices del organismo acreditador.

2.2 DE CARÁCTER INTERNO: Î Î Î Î Î

Reglamento interno de trabajo Convención colectiva de trabajo Políticas, directrices y acuerdos de Junta Directiva. Políticas, directrices y circulares emitidas por la Gerencia General, Secretaría General y Subgerencia de Distribución. Estatutos de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P.

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3. TERMINOS Y DEFINICIONES

El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. ESP. Esta certificada bajo el enfoque de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 la cual aplica los términos y definiciones pertinentes de la norma ISO/IEC 17000.

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4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION

En este capítulo se especifican los requisitos de gestión para ejecutar ensayos y calibraciones empleando los métodos desarrollados por el Laboratorio. La norma que se aplica es la NTC-ISOIEC 17025:2005 “Requisitos Generales para la Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración”, porque se efectúa la medición y certificación del producto. 4.1 ORGANIZACIÓN 4.1.1 Objeto social de CENS S.A. E.S.P. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica con Sede en Cúcuta y Sucursal en Ocaña pertenece a la empresa Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P. De acuerdo al objeto complementario de CENS, la empresa podrá celebrar y ejecutar cualesquiera actos o contratos, entre otros: prestar servicios de asesoría; consultoría; interventoría; intermediación; importar, exportar, comercializar y vender toda clases de bienes o servicios; recaudo; facturación; toma de lecturas; reparto de facturas; construir infraestructura; prestar toda clase de servicios técnicos, de administración, de operación o mantenimiento de cualquier bien, contratos de leasing o cualquier otro contrato de carácter financiero que se requiera; contratos de riesgo compartido; y demás que resulten necesarios y convenientes para el ejercicio de su objeto social. (Ver Estatutos CENS) 4.1.2 Resoluciones de Acreditación y Alcance del Laboratorio. Mediante la Resolución No.25353 del 31 de julio de 2002 la Superintendencia de Industria y Comercio concedió la Acreditación dentro del Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología al Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía de CENS S.A. E.S.P. en la ciudad de Cúcuta. En el año 2005, la Superintendencia de Industria y Comercio renovó la acreditación del Sistema de Gestión del Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., mediante la Resolución No.10333 del 13 de mayo de 2005 autorizándolo a continuar prestando los servicios en calidad de acreditado en la ciudad de Cúcuta y a su vez ampliando dicha acreditación al Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P, de la Sucursal Ocaña bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005. En el año 2008, la Superintendencia de Industria y Comercio renovó la acreditación al Laboratorio de Calibración en el área de Medidores de Energía de CENS S.A. E.S.P., mediante la Resolución No.28782 del 12 de Agosto de 2008 la cual cubre la Sede de Cúcuta y Sucursal Ocaña, autorizándolos a seguir prestando los servicios bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005. Es responsabilidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., implementar y mantener su Sistema de Gestión teniendo en cuenta los requerimientos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 y realizar los ensayos y calibraciones teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la Norma NTC 4856:2006, satisfaciendo las necesidades de sus clientes. ALCANCE PARA EL LABORATORIO DE LA SEDE CUCUTA

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1Tabla 1. Alcance de Acreditación de la Sede Cúcuta

MAGNITUD

INSTRUMENTO A CALIBRAR Y RANGO DE MEDICION

Medidores de Energía Eléctrica Activa, de Inducción (Electromecánicos) De Corriente Alterna, Clases 0,5; 1 y 2 y de energía reactiva, de corriente alterna Clase 3.

ENERGÍA

Medidores de Energía Eléctrica Activa, estáticos de corriente alterna Clases: 0.2s; 0,5S; 0,5; 1 y 2, y medidores estáticos (electrónicos) de energía reactiva, de corriente alterna, Clases 2 y 3 RANGOS

NORMA TECNICA O ESPECIFICACION UTILIZADA NTC 4856:2006 Pruebas: 1. Exactitud. Numeral 4.4.2. Tabla 3, Tabla 4 2. Verificación de la constante, método de dosificación de energía. Numeral 4.4.3.2,

INCERTIDUMBRE (*)

±0,10% Cos. = 1.0 ±0,08% Cos. = 0,5i ±0,08% Cos. = 0.5k ±0,06% Cos. = 0,8k

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN UTILIZADO COMO PATRON Equipo probador de medidores marca ZERA, modelo ED7962, No.21-143-1, con patrón interno marca ZERA modelo EPZ 303-5, No.98794-3

3. Arranque. Numeral 4.4.4. Tabla 8 4. Funcionamiento sin carga. Numeral 4.4.5.

De corriente: 0 A a 100 A, Tensión: 0 V a 300 V, Angulo de Fase: 0° a 360°

MAGNITUD

ENERGÍA

INSTRUMENTO A CALIBRAR Y RANGO DE MEDICION

NORMA TECNICA O ESPECIFICACION UTILIZADA

Medidores de Energía Eléctrica Activa, de Inducción (Electromecánicos)

NTC 4856:2006

De Corriente Alterna, Clases 0,5; 1 y 2 y de energía reactiva, de corriente alterna Clase

5. Propiedad dieléctrica. Numeral 4.4.1. Tabla 2

INCERTIDUMBRE (*)

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN UTILIZADO COMO PATRON

±1,5% Cos. = 1,0

Equipo de aislamiento marca ZERA modelo IPS 102-3 No. 21-1451

±0,32% Cos. = 1.0

Patrón electrónico marca ZERA, modelo TPZ 301-29-6, identificado con el número de serie 34366-93

Pruebas:

Medidores de Energía Eléctrica Activa, estáticos de corriente alterna Clases: 0,2S; 0,5S; 0,5; 1 y 2, y medidores estáticos (electrónicos) de energía reactiva, de corriente alterna, Clases 2 y 3 RANGOS De Tensión: 0 V a 4 KV Medidores de Inducción (Electromecánicos) de energía activa, de corriente alterna Clase 2 RANGOS: Corriente 0 A hasta 100 A.

ENERGÍA

Tensión: 40 V a 300 V. Angulo de Fase: 0 °C hasta 360 °C.

NTC 4856:2006 Pruebas: 1. Exactitud. Numeral 4.4.2. Tabla 3, Tabla 4 2. Verificación de la constante, método de dosificación de energía. Numeral 4.4.3.2,

±0,52% Cos. = 0,5i ±0,52% Cos. = 0.5k

3. Arranque. Numeral 4.4.4. Tabla 8 4. Funcionamiento sin carga. Numeral 4.4.5.

(*) Capacidad óptima de medida

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ALCANCE PARA EL LABORATORIO DE LA SUCURSAL DE OCAÑA 2 Tabla 2. Alcance de Acreditación de la Sede Ocaña

MAGNITUD

INSTRUMENTO A CALIBRAR Y RANGO DE MEDICION

Medidores de Energía Eléctrica Activa, de inducción (Electromecánicos) De Corriente Alterna, Clases 1 y 2 y de energía reactiva, de corriente alterna Clase 3.

ENERGÍA

Medidores de Energía Eléctrica Activa, estáticos de corriente alterna Clases: 1 y 2, y medidores estáticos (electrónicos) de energía reactiva, de corriente alterna, Clases 2 y 3 RANGOS:

NORMA TECNICA O ESPECIFICACION UTILIZADA NTC 4856:2006 Pruebas: 1. Exactitud. Numeral 4.4.2. Tabla 3,

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN UTILIZADO COMO PATRON

INCERTIDUMBRE (*)

±0,18% Cos. = 1.0 ±0,09% Cos. = 0,5i ±0,09% Cos. = 0.5k

2. Verificación de la constante, método de dosificación de energía. Numeral 4.4.3.2,

Equipo probador de medidores marca ZERA, modelo ED6739, No.23271-1, con patrón marca ZERA modelo EPZ 30161, No.78-1077-10

3. Arranque. Numeral 4.4.4. Tabla 8 4. Funcionamiento sin carga. Numeral 4.4.5.

Corriente: 0,05 A hasta 100 A, Tensión: 40 V hasta 300 V, Angulo de Fase: 0° a 360°

ENERGÍA

Medidores de Energía Eléctrica Activa, de Inducción (Electromecánicos)

NTC 4856:2006

De Corriente Alterna, Clases 1 y 2 y de energía reactiva, de corriente alterna Clase 3

5. Propiedad dieléctrica. Numeral 4.4.1. Tabla 2

±0,64% Cos. = 1,0

Pruebas:

Equipo de aislamiento marca ZERA modelo ZIP 32 HH 6618-4 No.61-61

Medidores de Energía Eléctrica Activa, estáticos de corriente alterna Clases: 1 y 2, y medidores estáticos (electrónicos) de energía reactiva, de corriente alterna, Clases 2 y 3 RANGOS De Tensión: 0 V a 4 KV

(*) Capacidad óptima de medida

Exclusiones del Alcance. Para todos los propósitos de gestión los siguientes requisitos NO SE APLICAN porque el Laboratorio no desarrolla estas actividades: r3Tabla 3. Exclusiones del Alcance del Sistema de Gestión del Laboratorio

Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8

Numeral de la Norma 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.6.2.1.2 5.6.2.2 5.6.3.1 5.7 5.10.3

Métodos Desarrollados por el Laboratorio Métodos No Normalizados Validación de Métodos Calibraciones que no pueden realizarse estrictamente en unidades S.I Ensayos Patrones de Referencia Muestreo Informes de Ensayos

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4.1.3 Domicilio y sucursales. Nombre: LABORATORIO DE CALIBRACIÓN DE MEDIDORES DE ENERGÍA ELÉCTRICA Dirección: Avenida al Aeropuerto No.5N-220 Barrio Sevilla Domicilio: Cúcuta – SEDE PRINCIPAL Departamento: Norte de Santander País: Colombia Teléfonos: PBX: (7) 5 824444 Ext.3500; (7) 5791116 Fax: (7) 5824444 Ext.3020 Correo Electrónico: claudia.colmenares@cens.com.co – Jefe de Laboratorio Nombre: LABORATORIO DE CALIBRACIÓN DE MEDIDORES DE ENERGÍA ELÉCTRICA Dirección: Subestación Ocaña Vía Abrego Sector Batallón Santander Domicilio: SUCURSAL OCAÑA Departamento: Norte de Santander País: Colombia Teléfono: (7)5622800 – (7)5612012 Fax: (7)5692909 Correo Electrónico: yaneth.suarez@cens.com.co – Coordinador de Laboratorio 4.1.4 Responsabilidades de los procesos claves de la organización. La definición de las responsabilidades del personal clave de la organización que participa o influye en las actividades de ensayo y/o calibración, la determinación de los potenciales conflictos de interés y de los mecanismos disponibles para su control, esta definida y documentada en el INFORME “Estudio de las responsabilidades de los procesos claves de la organización que participan o influyen en las actividades de Ensayo y/o de Calibración” incluido en el Sistema de Gestión como un documento Referencial Interno. 4.1.5 Imparcialidad, Independencia y Estructura Organizacional. a) El Laboratorio cuenta con personal directivo y técnico que tiene independientemente de toda otra responsabilidad, incluida la implementación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión, con el fin de que identifiquen desvíos del sistema y se inicie acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos, los cuales se pueden verificar dentro de sus Funciones y Responsabilidades. b) La Alta Dirección le garantiza la independencia al Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica otorgándole AUTONOMÍA en el manejo de su información, procedimientos, resultados y confidencialidad para con sus clientes; así mismo, se compromete a NO INFLUIR NI EJERCER PRESIONES de ningún tipo en las actividades y resultados alcanzados. El Laboratorio, es un organismo imparcial dedicado exclusivamente a las actividades relacionadas con la calibración de medidores de energía eléctrica, y sus resultados no obedecen a intereses de tipo personal, comercial, político o económico, lo cual se demuestra mediante el tipo de contratación utilizado en el cual la remuneración es independiente de los resultados y de la cantidad de medidores calibrados. El personal que trabaja en el Laboratorio no está sometido a ningún tipo de presión comercial, financiera o de otro tipo que pueda influenciar su juicio técnico y la Alta Dirección garantiza el cumplimiento de estos requerimientos mediante el documento Declaración de independencia otorgada por la Alta Dirección firmado por el Gerente General como cabeza de la Organización y por el Director de Calidad como cabeza del Sistema de Calidad.

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c) Confidencialidad de los Informes. El Laboratorio cuenta con políticas y mantiene procedimientos para asegurar la Protección de la información confidencial de sus clientes y los derechos de propiedad incluyendo la protección de almacenamiento electrónico y transmisión de resultados. Únicamente personal autorizado tiene acceso a esta información con la supervisión y control de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). Los reportes de resultados de los medidores calibrados entregados por los clientes externos son entregados directamente; sin embargo, de requerirse podrán ser enviados por correo utilizando los servicios del Centro de Administración e Información Documental (CAID). d) Es compromiso de todo el personal que conforma el Laboratorio de Calibración de Medidores, guardar secreto profesional sobre la información y resultados generados dejando registro de este compromiso firmando el documento Acta de Compromiso del Sistema de Calidad. El incumplimiento a lo anterior puede dar lugar a la apertura de un proceso de investigación de acuerdo con las normas administrativas de CENS S.A. E.S.P. e) Estructura Organizacional del Laboratorio. El Laboratorio de Calibración se encuentra ubicado dentro de la estructura organizacional de CENS S.A. E.S.P., (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión) en el Negocio de Distribución por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar sobre el estado de los Equipos de Medicion de Energía Electrica de los clientes y comercializadores. En la Figura 1 de este manual se muestra la Estructura Organizacional del Laboratorio de Calibración de Medidores de Cúcuta y la Sucursal Ocaña. 4444444 Figura 1. Estructura Organizacional Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. E.S.P.

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En la figura 2 se muestra el equipo que se tiene conformado para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad 5 Figura 2. Equipo delegado para el Sistema de Gestión del laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. E.S.P.

ASESORA DE CALIDAD

GERENTE GENERAL

DIRECTOR DE CALIDAD

DIRECTOR TECNICO (JEFE LAB.) COORD. LABORATORIO

f) La definición de la responsabilidad, autoridad e interrelación del personal que dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad de los ensayos y/o calibraciones, esta definida y documentada en el INFORME “Estudio de las responsabilidades del personal clave en las actividades de Calibración” incluido en el Sistema de Gestión como un documento Referencial Interno. g) Competencia del personal. El Laboratorio cuenta con personal calificado y debidamente entrenado para la realización de las calibraciones de los equipos de medida. La Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) aseguran la competencia del personal que opera equipos específicos, desempeña pruebas y/o calibraciones, evalúa resultados y firma reportes de ensayos y certificados de calibración mediante la Supervisión de Personal. h) Se asigna como DIRECTORA TECNICA del Laboratorio de la Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña al Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta con la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad de las operaciones. i) Dirección y Responsabilidad del Sistema de Gestión del Laboratorio. El Subgerente de Distribución es el líder representante de la Gerencia para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión del Laboratorio y por consiguiente de los resultados en la prestación del servicio, por lo tanto es nombrado como el DIRECTOR DE CALIDAD. Así mismo, es el responsable de gestionar los recursos necesarios del Laboratorio y verificar el desarrollo del alcance de las actividades para lograr el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad. j) Sustitutos de los cargos directivos claves

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6 Tabla 4. Cargos Sustitutos del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P.

CARGO DIRECTIVO CLAVE

CARGO SUSTITUTO

Jefe de Laboratorio Cúcuta Coordinador de Laboratorio Ocaña Director de Calidad (Subgerente de Distribución) Director Técnico del Laboratorio (Jefe de Laboratorio)

Coordinador de Laboratorio Ocaña Asistente Operativo Jefe de Laboratorio Cúcuta Asistente Operativo Subgerente de Distribución (Encargado) Jefe de Laboratorio Cúcuta Jefe de Laboratorio (Encargado) Asistente Operativo

Nota Importante: En caso de ausencia de los cargos sustitutos, será el Director de calidad el encargado de designar el reemplazo respectivo.

4.1.6 Comunicación Interna. La alta dirección asegura que dentro del laboratorio las comunicaciones internas se hacen por medio electrónico, con el fin de asegurar la veracidad de la misma. Adicionalmente en el proceso técnico entre el Laboratorio y los Clientes Internos su comunicación se hace efectiva con el manejo del sistema comercial CIMA, donde esta estipulado concretamente lo que el cliente solicita, considerando la eficacia del Sistema de Gestión. 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO DE CALIBRACION DE MEDIDORES 4.2.1 Generalidades. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica establece, implementa y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad apropiado para el alcance de sus actividades que se documenta a través de: Î Î

Î Î Î

El Manual de Calidad, las Políticas y Objetivos de calidad. Los Procedimientos ejecutados en las etapas del proceso y los procedimientos obligatorios establecidos en la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 para el funcionamiento del Sistema de Calidad. Las Funciones y Responsabilidades donde se establecen las Autoridades y Funciones. Los Instructivos y Formatos utilizados para la ejecución del Proceso. Las Normas Técnicas, Legales y Reglamentarias.

Tanto el personal de planta como el personal en misión asignado al Laboratorio, son informados, comprenden, disponen e implementan la documentación del Sistema de Gestión del laboratorio en su trabajo diario. De igual forma, el laboratorio asegura el cumplimiento de este requerimiento realizando dos veces al año la actividad Supervisión de Personal y programando capacitaciones para cubrir los requerimientos de entrenamiento evidenciados. Laboratorio Sucursal Ocaña. El Coordinador de Laboratorio, de acuerdo a las Funciones y Responsabilidades establecidas, debe apoyar a la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión en la Sucursal Ocaña. De igual forma, todos los documentos que registren la firma del Jefe del Laboratorio, en la sucursal podrán ser firmados por el Coordinador de Laboratorio. Con el objeto de ejercer seguimiento al cumplimiento de lo expuesto en este Manual, el Jefe de Laboratorio, o quién éste designe, efectuará visitas al Laboratorio de la Sucursal de Ocaña mínimo dos (02) veces al año o cuando se estime conveniente; para verificar mediante supervisión directa, la aplicación del Sistema de Gestión y efectuar acciones de acuerdo a las situaciones encontradas.

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4.2.2 Declaración de la Política. La alta dirección de CENS S.A. ESP. y el Director de Calidad del Laboratorio firman la Declaración de la Política de Calidad donde aprueban formalmente las políticas y objetivos de calidad que deben ser conocidos por todos los funcionarios del Laboratorio (Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña) para asegurar la calidad del servicio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica: 7Tabla 5. Política y Objetivos de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P.

POLÍTICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

Ser un proceso eficaz para la empresa optimizando los recursos disponibles y ofreciendo un alto nivel de servicio a nuestros clientes.

Ofrecer un servicio de calibración de medidores de energía comprometido con la calidad en sus ensayos y calibraciones y la buena práctica profesional.

Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega establecidos para la prestación del servicio. Asegurar la competitividad del Laboratorio midiendo la productividad del proceso. • Disminuir los reclamos técnicos efectivos. • Disminuir la probabilidad de errores en los equipos

Garantizar a nuestros clientes la calidad del servicio a través de la revisión periódica del Sistema de Calidad y el compromiso de la alta dirección con su eficacia y mejoramiento continuo.

• Medir y hacer seguimiento a las No Conformidades reportadas en las Auditorias Internas y Externas realizadas.

Divulgar el Sistema de Gestión de Calidad vigente basado en la norma NTC – ISO – IEC 17025:2005 y garantizar su entendimiento por parte de todos los funcionarios.

• Calificar el nivel de aplicación y entendimiento del Sistema de Calidad en los funcionarios del laboratorio.

Para conocer el nivel de cumplimiento de estos objetivos se dispone de los Indicadores de Gestión registrados en el documento Despliegue de la Política de Calidad; donde se establecen las metas, frecuencias y responsables de su aplicación y análisis con el seguimiento de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). Las políticas y objetivos de calidad serán revisados anualmente en la reunión de Revisión por la alta gerencia. 4.2.3 Revisión por la alta dirección. La alta dirección ejecuta anualmente la revisión del Sistema de gestión con base en el procedimiento de Revisión por la Alta Dirección asegurando su continua adaptabilidad y eficacia, dejando como evidencia del mismo un Acta de Revisión del Sistema de Calidad. 4.2.4 Comunicación. La alta dirección comunica a todo el personal del Laboratorio Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña que deben satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. 4.2.5 Base Documental, Procedimientos Técnicos y Administrativos. Para todos los propósitos, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica tiene en cuenta la Estructura de la Base Documental utilizada en el sistema de gestión, definida en la Figura 3 de este manual;

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8Figura 3. Estructura de la Base Documental del Sistema de Gestión del Laboratorio

Adicionalmente el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica realiza la entrega de los servicios acordados con sus clientes a través de un proceso integral que incluye las etapas de Recepción, Alistamiento, Calibración, Sellado y Despacho de los medidores que pueden consultarse en el Mapa de Procesos del Módulo del Laboratorio. Así como también cuenta con Procedimientos Administrativos que sirven de base para la implementación y sostenimiento del sistema de gestión del Laboratorio. 4.2.6 Funciones y Responsabilidades de los Directores. El Laboratorio cuenta con un Director de Calidad al cual se le tiene asignado las siguientes funciones y responsabilidades: 1. Liderar el proceso de planeación, implantación y control del Sistema de Gestión del Laboratorio de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P. 2. Asignar los recursos necesarios para el desempeño del sistema. 3. Revisar, implementar, mantener y velar por el respeto y mejoramiento continúo del sistema de gestión, con el fin de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de gestión, e iniciar acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos. 4. Promover dentro de la compañía un ambiente en el cual destaquen y se reconozcan los esfuerzos del personal por el cumplimiento de los objetivos propuestos, motivando así sus necesidades de desarrollo. 5. Asegurar el cumplimiento eficaz de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 6. Planificar y organizar las auditorias internas según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la dirección. Así mismo cuenta con un Director Técnico al cual le tiene asignado las siguientes funciones y responsabilidades:

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1. Liderar y responder por todos los procesos técnicos y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las operaciones del Laboratorio. 2. Asegurar el cumplimiento eficaz de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 3. Implementar, mantener y velar por el mejoramiento continúo del sistema de gestión, con el fin de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de gestión o de los procedimientos de ensayo y/o de calibración, e iniciar acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos. 4. Responder por la competencia de todos los que operan equipos específicos, realizan ensayos y/o calibraciones, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos y los certificados de calibración. 4.2.7 Integridad del Sistema. La alta dirección asegura que se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando se planifican e implementan cambios en éste. 4.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACION 4.3.1 Generalidades. Para todos los propósitos, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica tiene en cuenta la Estructura de la Base Documental, definida en la Figura 3 de este manual; así mismo, se establece, mantiene y aplica el Procedimiento Control de la Base Documental para asegurar el control de todos los documentos que hacen parte del sistema de calidad, ya sean generados en forma externa o interna, al igual que los diagramas, software, planos e instrucciones; y la disponibilidad oportuna de los mismos. El Laboratorio asegura que todos los documentos del sistema han sido revisados, validados y aprobados antes de su implementación. Igualmente garantiza que los documentos utilizados por todos sus funcionarios para la ejecución de los procesos son los vigentes. 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos 4.3.2.1 Revisión y aprobación. Todos los documentos del Sistema de Gestión del Laboratorio deben ser revisados como mínimo cada año o antes si es necesaria su actualización. Los cambios o actualizaciones, son propuestos por el personal interesado como Solicitudes de Mejora diligenciando en la Intranet el formulario respectivo, algunos cambios o modificaciones menores podrán estar exentos del diligenciamiento en la Solicitud de Mejora, sin embargo, el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en la Ficha de Revisiones y Modificaciones adjunta al final de cada documento del sistema, dichas solicitudes de mejora deben ser validadas por las personas responsables quienes determinan las acciones a tomar y finalmente aprueban o desaprueban los cambios dejando registro de esta novedad en el módulo de Intranet. La responsabilidad de la revisión, aprobación y edición de los documentos base del Sistema de Gestión está definida en el Procedimiento Control de la Base Documental. 4.3.2.2 Procedimientos Adoptados a) El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica se asegura que todo el personal del Laboratorio Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña tengan acceso en todos los sitios de trabajo a las ediciones actualizadas de los documentos para el funcionamiento eficaz del laboratorio a través del mapa de procesos del laboratorio que es una herramienta gráficamente que muestra las

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etapas del proceso desarrollado, su secuencia y las relaciones generadas entre ellas mismas y los procesos de soporte de CENS S.A. E.S.P. Al ingresar al módulo Laboratorio y hacer clic sobre cada uno de los elementos que muestra la Figura 4 de este manual, se obtiene información detallada de cada una de las etapas (Procedimientos, formatos e instructivos); ya estando adentro también se puede acceder a la información administrativa. 9Figura 4. Mapa de Procesos del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. ESP

b) El Laboratorio realiza anualmente la revisión de toda la documentación del Sistema de Gestión, con el fin de asegurar la adecuación y el cumplimiento continuos con los requisitos aplicables teniendo como base una LISTA DE CHEQUEO PARA LA REVISIÓN DE TODA LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC, donde se registra los documentos revisados y las observaciones que de lugar. Este documento será manejado por la Asesora de Calidad o quien la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) asigne y será aprobado por el Director de Calidad. c) Una vez aprobados los cambios, los documentos desactualizados deben retirarse del Módulo de Intranet y reemplazarse por la nueva información. Los documentos desactualizados, se trasladan a la CARPETA OBSOLETOS del Módulo Administrador donde automáticamente son renombrados con la fecha y hora; esta operación, permite almacenar los documentos obsoletos en una ubicación específica quedando a disposición de las personas interesadas llevando la Trazabilidad requerida.

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4.3.2.3 Identificación. Todos los documentos del Sistema de Gestión están identificados unívocamente en el Procedimiento Control de la Base Documental, adicionalmente en la Ficha de Revisiones y Modificaciones que debe agregarse en la última página de cada documento actualizado se registra la fecha de modificación y las personas que autorizan y proponen la modificación. 4.3.3 Cambios a los documentos. 4.3.3.1 Cambios. Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por los mismos responsables que efectuaron la revisión original. El personal asignado tiene acceso a los antecedentes pertinentes sobre los que basará su revisión y su aprobación, teniendo como base el procedimiento Control Base Documental. 4.3.3.2 Identificación del Cambio. Toda modificación se debe registrar en la Ficha de Revisiones y Modificaciones que debe agregarse en la última página de cada documento actualizado, especificando claramente cual es el texto original y cual texto lo reemplaza. 4.3.3.3 Forma del Cambio. Toda modificación siempre se debe realizar sistemáticamente. 4.3.3.4 Control de Cambios. Los documentos conservados en los sistemas informáticos son controlados como esta referenciado en el procedimiento Control Base Documental. 4.4 REVISION DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.4.1 Procedimiento. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P. establece en el Procedimiento Solicitud, Oferta y Servicio; el cual se tiene como base para la suscripción de contratos (acuerdo oral o escrito) donde se asegura que: Î

Los requisitos, incluidos los documentados y entendidos.

métodos

utilizar

están

adecuadamente

definidos,

El Laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.

Se selecciona el método de calibración apropiado para satisfacer los requisitos de los clientes.

Cualquier diferencia entre el pedido, la oferta y el contrato se resuelve antes de comenzar cualquier trabajo.

Un contrato puede ser cualquier acuerdo oral o escrito que tenga como finalidad proporcionar el servicio de calibración a un cliente.

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4.4.5 Modificación. Si un contrato necesita ser modificado después de haber comenzado el trabajo, se debe repetir el mismo proceso de revisión de contrato y se deben comunicar los cambios a todo el personal afectado. 4.5 SUBCONTRATACION DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES 4.5.1 Procedimiento. Las condiciones mediante las cuales el Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., realiza subcontrataciones ya sea por circunstancias no previstas (por ejemplo carga de trabajo, necesidad de conocimientos técnicos adicionales ó incapacidad temporal) ó en forma continua (por ejemplo por subcontratación permanente, convenios con agencias ó licencias), se encuentran establecidas en el Procedimiento Solicitud, Oferta y Servicios incluido en el Sistema de Calidad. 4.5.2 Subcontratación. Cuando se presenten circunstancias imprevistas y el Laboratorio de Calibración temporalmente no esté en capacidad de cumplir con los servicios contratados, podrá subcontratar con otro u otros Laboratorios que demuestren su competencia técnica mediante el registro de acreditación otorgado por un organismo legalmente autorizado. Tal situación se notificará al cliente por escrito y este a su vez deberá informar por escrito al Director Técnico (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o al Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) sobre su aceptación. 4.5.3 Responsabilidad. El Laboratorio se hace responsable ante el cliente Interno o Externo del trabajo realizado por el subcontratista, excepto en el caso que el cliente (Interno o Externo) o una autoridad reglamentaria especifique el subcontratista a utilizar. 4.5.4 Base de Datos. El Laboratorio mantiene en la base de datos de subcontratistas el registro de todos los subcontratistas acreditados para realizar calibraciones y guarda en su Archivo las comunicaciones para el cliente, según el caso. 4.6 COMPRA DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.6.1 Procedimiento. El Laboratorio tiene establecido el Procedimiento Compra de Servicios y Suministros, el cual aplica para la selección y la compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. Debido a que el Laboratorio no mantiene materiales consumibles relacionados con las calibraciones, la verificación inicial de éstos, es responsabilidad de la Unidad de Suministros de CENS S.A. E.S.P. 4.6.2 Inspección y Cumplimiento. El Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., asegura la calidad de los suministros y materiales consumibles adquiridos para el desarrollo de sus actividades, determinando sus requerimientos e informándolos claramente a la Unidad de Suministros quien es la encargada de gestionar las compras respectivas e inspeccionar que éstos cumplan con las especificaciones y requisitos definidos.

Al recibir los materiales o equipos solicitados, el laboratorio verifica que estos cumplan con sus requerimientos y en caso contrario, informa a la Unidad de Suministros quien debe contactar al proveedor para hacer la respectiva devolución o cambio. 4.6.3 Datos. Los documentos de compra de los elementos que afectan a la calidad de las prestaciones del Laboratorio deben contener datos que describan los servicios y suministros solicitados.

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El Laboratorio se compromete a revisar y aprobar todos los documentos de compra en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados. Î

Nota. La descripción puede incluir el tipo, la clase, el grado, una identificación precisa, especificaciones, dibujos, instrucciones de inspección, otros datos técnicos, incluida la probación de los resultados de ensayo, la calidad requerida y la norma del Sistema de Gestión bajo la que fueron realizados.

4.6.4 Proveedores Críticos. El Laboratorio evalúa a sus proveedores críticos, una vez terminada la prestación del servicio, aplicando los Criterios para Evaluación de Proveedores del Laboratorio; por su parte, la Unidad de Suministros evalúa a los proveedores de materiales y equipo según sus procedimientos. 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 Cooperación con los Clientes. El Laboratorio colabora con el cliente o su representante con el fin de que tenga acceso a áreas pertinentes para presenciar las calibraciones y aclarar sus requerimientos, de acuerdo con lo previsto en el Contrato de Condiciones Uniformes y el Procedimiento Atención de Quejas y Reclamos; el ingreso al Laboratorio es autorizado por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña); en caso de su ausencia, por la persona delegada aplicando el instructivo Control de Ingreso al Laboratorio. Se mantiene buena comunicación con el cliente sobre el trabajo que se efectúa, informando sobre asuntos técnicos, opiniones, interpretaciones o acerca de cualquier demora o desviación importante en la ejecución del proceso. 4.7.2 Información de retorno. El Laboratorio de Calibración asegura la satisfacción de sus clientes aplicando anualmente el Formato Conformidad del Servicio. Los resultados obtenidos son analizados y presentados en forma de gráficos estadísticos que facilitan la determinación de conclusiones y acciones a tomar para el mejoramiento del proceso. Así mismo, para una atención personalizada, CENS mantiene abierta la atención al público en horarios extendidos en su sala de Servicio al Usuario. 4.8 QUEJAS Política para solución de quejas o reclamos. El Laboratorio recibe y estudia los reclamos relacionados con la prestación de sus servicios y da respuesta a los mismos en un plazo no mayor de cinco (05) días hábiles. Así mismo realiza las acciones correctivas que considere convenientes y necesarias para lograr la completa satisfacción del cliente. Si el cliente lo solicita, se le permitirá presenciar las calibraciones para aclarar las dudas que originen su queja o reclamo. El Laboratorio debe atender cualquier queja o reclamo que formule el cliente relacionado con los servicios que presta, dejando registrada tal situación en el Formato Registro de Reclamos y actuando de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Atención de Quejas y Reclamos. En caso de que el reclamo tenga un alto impacto en el servicio, se procede a aplicar el Procedimiento Acción Correctiva y Acción Preventiva. De igual forma a toda queja o reclamo presentado por los clientes se le debe aplicar despues de seis meses el formato de Seguimiento a la Eficacia de la acción tomada.

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4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.9.1 Procedimientos. El Laboratorio mantiene y aplica el Procedimiento Control de Trabajos No Conformes cuando cualquier aspecto del trabajo de ensayo y/o calibración o los resultados de este trabajo no están conformes con los procedimientos o los requisitos acordados con el cliente. En este procedimiento se asegura las responsabilidades y autoridades para la gestión de trabajo o producto no conforme, la definición y ejecución de acciones una vez identificado el trabajo o producto no conforme (Ver Procedimiento Acción Correctiva y Acción Preventiva) El control del trabajo no conforme lo realiza la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) y es ejercido en la acción, verificando que se cumpla el debido proceso durante y después de la realización del trabajo. Si fuera necesario, se debe notificar al cliente y anular el trabajo; de igual modo se debe definir la responsabilidad para autorizar la reanudación del mismo. Î

Nota. Se pueden identificar trabajos no conformes o problemas con el sistema de gestión o con las actividades de ensayo y/o calibración en diversos puntos del sistema de gestión y de las operaciones técnicas. Las quejas de los clientes, el control de la calidad, la calibración de instrumentos, el control de los materiales consumibles, la observación o la supervisión del personal, la verificación de los informes de ensayo y certificados de calibración, las revisiones por la dirección y las auditorias internas o externas.

4.9.2 Ocurrencia. Cuando la evaluación indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existan dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del Laboratorio con nuestras políticas y procedimientos, se deben seguir rápidamente los procedimientos de acciones correctivas indicados en el numeral 4.11. 4.10 MEJORA El Laboratorio mejora continuamente la eficacia de su Sistema de Gestión mediante el uso de la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y las revisiones por la Alta Dirección. 4.11 ACCION CORRECTIVA 4.11.1 Generalidades. El Laboratorio usa la metodología descrita en el Procedimiento Acción Correctiva y Acción Preventiva cuando se identifican trabajos no conformes, desvíos de las políticas y procedimientos del Sistema de Gestión o de las operaciones técnicas y no conformidades detectadas con el fin de ir mejorando continuamente sus procesos, a través de: Î Î Î Î Î Î Î Î Î

Identificación del Trabajo o producto no conforme Realización de Auditorias internas o externas Revisión por la alta dirección Retroalimentación de clientes Observaciones del personal Quejas y reclamos Evaluación de fallas internas u operaciones técnicas. Análisis de estadísticas Cambio de tecnología y nuevas leyes

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4.11.2 Análisis de las causas. Toda acción correctiva se debe registrar como una Solicitud de Mejora donde se le debe hacer un analisis detallado de la causa raíz del problema para determinar las acciones a seguir. 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas. Cada vez que se registre una Solicitud de Mejora (Acción correctiva y/o preventiva) la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) deben analizar las causas para determinar las acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y previniendo su repetición. 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas. Una vez determinadas e implementadas las acciones se debe realizar un seguimiento constante para verificar que lo planteado como acción a seguir ha sido ejecutado. Además el Laboratorio tiene establecido que a cada Acción Correctiva se le debe aplicar un control después de seis (6) meses a través del formato de “Seguimiento a la eficacia” el cual es aplicado por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña junto con su equipo de trabajo a fin de asegurar que las acciones tomadas son efectivas. 4.11.5 Auditorias adicionales. Se aplicarán auditorias adicionales solo cuando se identifiquen problemas o riesgos de alto impacto. (Situaciones que afecten la integridad del Sistema de Gestión o la acreditación del Laboratorio) 4.12 ACCION PREVENTIVA 4.12.1 Procedimiento. El Laboratorio ha establecido mediante el Procedimiento Acción Correctiva y Acción Preventiva la metodología a seguir para identificar las oportunidades de mejora y las potenciales fuentes de no conformidades en sus procesos; con el objeto de desarrollar, implementar y dar seguimiento a planes de acción reduciendo la probabilidad de ocurrencia de no conformidades potenciales y el aprovechamiento de las oportunidades de mejora. Toda acción preventiva se debe registrar como una Solicitud de Mejora. 4.12.2 Seguimiento de las acciones preventivas. El Laboratorio tiene establecido que a cada Acción preventiva se le debe aplicar un control después de seis (6) meses a través del registro del Seguimiento a la eficacia el cual es aplicado por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña junto con su equipo de trabajo a fin de asegurar que las acciones tomadas son efectivas. Î

Nota. Una acción preventiva es un proceso proactivo que sirve para identificar las oportunidades de mejora más que una reacción a la identificación de problemas o quejas.

4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades 4.13.1.1 Procedimiento. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. ESP. tiene establecido aplicar el Procedimiento Control de Registros para la identificación, la recopilación, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el

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mantenimiento y la disposición de los Registros de Calidad (Informes de auditorias internas y externas, revisiones de la alta dirección, acciones correctivas y preventivas) y los registros técnicos (información resultante de la ejecución del trabajo diario). 4.13.1.2 Almacenamiento y tiempo de retención. Todos los registros generados en el Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. ESP. Son legibles y se conservan en forma ordenada y segura, de tal manera que pueden ser controlados y consultados fácilmente cuando se requiera. El tiempo de retención de los registros esta establecido en la Tabla de Retención Documental. 4.13.1.3 Confidencialidad. Todos los registros generados en el Laboratorio se almacenan durante un tiempo ya estipulado y luego pasan a la oficina de archivo central como se evidencia en la Tabla de Retención Documental. Archivo Central e Histórico. Para la gestión general de archivo de documentos y registros el Laboratorio se guía por los procedimientos del Centro de Administración e Información documental (CAID), en Cúcuta y la Sucursal Ocaña.

Archivo del Laboratorio. Conformado por el Archivo Administrativo y el Archivo Inactivo. Donde se guardan aquellos registros y documentos que se generan diariamente de los procesos para su consulta y disposición final. Su control y conservación es responsabilidad de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) o el funcionario que éste delegue.

Para asegurar la confidencialidad el laboratorio debe aplicar la metodología establecida en el Procedimiento Protección de la Información Confidencial. 4.13.1.4 Protección Electrónica. El Laboratorio tiene establecido dentro del Procedimiento Control de Registros la forma de proteger y salvaguardar los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el acceso no autorizado o la modificación de dichos registros. 4.13.2 Registros Técnicos 4.13.2.1 Conservación de Registros. El Laboratorio conserva según lo establecido en la Tabla de Retención Documental los registros de las observaciones originales, de los datos derivados y de información suficiente para establecer un protocolo de control, los registros de calibración, los registros del personal y una copia de cada informe de ensayos o certificado de calibración emitido. Î

Nota. En ciertos campos puede ser imposible o impracticable conservar los registros de todas las observaciones originales.

Los Certificados de Calibración emitidos por el Laboratorio contienen suficiente información para facilitar cuando sea posible, la identificación de los factores que afectan a la incertidumbre y posibilita que el ensayo o la calibración sea repetido bajo condiciones lo más cercanas posibles a las originales. 4.13.2.2 Registros de Pruebas. Los funcionarios del Laboratorio registran en el momento de hacer los ensayos las observaciones, los datos y los cálculos obtenidos con el fin de relacionar la operación en cuestión. 4.13.2.3 Medidas para subsanar errores. Cada vez que se presenten errores en los registros los funcionarios del Laboratorio deben tacharlo, y el valor correcto escribirlo al margen, para luego

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ser firmado o visado por la persona que hace la corrección; en cuanto a los registros guardados electrónicamente se debe corregir inmediatamente con el fin de mantener exactitud acorde a los datos físicos. 4.14 AUDITORIAS INTERNAS 4.14.1 Periodo. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica, efectúa de acuerdo a la Planificación del Sistema de Gestión Auditorias Internas de sus actividades para verificar que sus operaciones continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de gestión y con la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 asegurando el mantenimiento del Sistema y el cumplimiento de los Objetivos establecidos. El Director de Calidad junto con la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), son los responsables de planificar, organizar e incluir anualmente en la Planificación del Sistema de Gestión los ciclos de las auditorias a realizar y las posibles fechas de su ejecución teniendo en cuenta factores como: Î Î Î

El desempeño de los procesos El comportamiento de los indicadores de gestión El resultado de las auditorias realizadas previamente (internas ó externas).

Por su parte, el Director de Calidad, debe revisar y aprobar la programación y los planes de las auditorias internas presentadas evidenciando de esta manera el compromiso con el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. Las Auditorias internas pueden ser realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P., ó por auditores internos contratados externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditoria Interna para el Laboratorio. 4.14.2 Hallazgos. Cuando los hallazgos de las auditorias pongan en duda la eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de los resultados de los ensayos o de las calibraciones del laboratorio se debe realizar inmediatamente una Solicitud de Mejora dirija a la Directora Técnica para que coordine con el personal involucrado la realización de Acciones Correctivas y/o Preventivas llevando un seguimiento a la No Conformidad y Observación detectada, hasta su cierre definitivo; si la investigación revela que los resultados del Laboratorio pudieron haber sido afectados, se le notificara inmediatamente por escrito al cliente. 4.14.3 Resultados. Durante las auditorias internas se debe dejar registro del proceso auditado y los hallazgos encontrados. Así mismo, el Director Técnico (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) deben coordinar con las personas responsables la definición de las acciones correctivas y/o preventivas requeridas para atender las No Conformidades y Observaciones detectadas informando al Director de Calidad acerca de los avances realizados. 4.14.4 Eficacia de las acciones. Los resultados de las auditorias internas, auditorias de seguimiento, auditorias complementarias y la implementación de las acciones correctivas y preventivas se utilizan para las revisiones de la alta dirección. Además cada solicitud de mejora se le realiza seis meses después un Seguimiento a la eficacia de la acción tomada. Estos registros son impresos anualmente.

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4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 4.15.1 Planificación y Procedimiento. El Gerente General, el Director de Calidad (Subgerente de Distribución) y la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) 1, se reúnen según lo estipulado en la Planificación del Sistema de Gestión, o cuando se detecten situaciones que afecten la calidad del servicio, para llevar a cabo la revisión del Sistema de Gestión del Laboratorio asegurando su continua adaptabilidad y eficacia teniendo como base el Procedimiento Revisión por la Alta Dirección. Esta reunión se hará como mínimo una (01) vez al año considerando los siguientes elementos: Î Î Î Î Î Î Î Î Î Î Î

La adecuación de las políticas y procedimientos Los informes del personal directivo y de supervisión El resultado de auditorias internas recientes Las acciones correctivas y preventivas Las evaluaciones por organismos externos Los resultados de las comparaciones interlaboratorios o de los ensayos de aptitud Todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado La retroalimentación de los clientes Las quejas Las recomendaciones para mejorar Otros factores pertinentes, tales como las actividades de control de calidad, los recursos y la formación el personal

4.15.2 Resultados. Los resultados de la Reunión de Revisión por la Alta Dirección al Sistema de Gestión se registran en un Acta de Revisión Gerencial donde se analizan los resultados conseguidos por el laboratorio y se establecen compromisos para el mejoramiento. Las Actas físicas de Revisión del Sistema de Gestión son almacenadas en el archivo de la Directora Técnica (Jefe del Laboratorio). Los resultados de la revisión del Sistema de Gestión pueden implicar modificaciones y/o actualización de los documentos base. La Alta dirección asegura que las acciones se realizan dentro del tiempo acordado a través de la Solicitud de Mejora y Seguimiento de la eficacia.

En ausencia del Jefe de Laboratorio, las funciones para la realización de la revisión por la alta dirección estarán a cargo de la persona que este realizando el reemplazo correspondiente.

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5. REQUISITOS TÉCNICOS

5.1 GENERALIDADES 5.1.1 Factores. Muchos factores determinan la exactitud y confiabilidad de los trabajos efectuados por el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P. Estos factores incluyen elementos como: Î Î Î Î Î Î

Factor Humano. Instalaciones y Condiciones Ambientales. Métodos de Ensayo y de Calibración y Validación de los métodos Equipos Trazabilidad de las Mediciones Manipulación de los elementos de ensayo y de calibración.

5.1.2 Grado de contribución. El Laboratorio tiene en cuenta estos factores para desarrollar sus métodos y procedimientos de calibración. Así mismo, cuenta con modernos equipos debidamente calibrados y trazables a patrones nacionales e internacionales los cuales son manejados por personal altamente capacitado, unas instalaciones físicas construidas de acuerdo con los requisitos exigidos y un presupuesto anual para la realización de todas sus actividades. 5.2 PERSONAL DEL LABORATORIO 5.2.1 Competencia del personal. La Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) asegura la competencia del personal que operan equipos específicos, realizan ensayos y/o calibraciones, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos y los certificados de calibración porque están calificados sobre la base de una educación, una formación, una experiencia apropiada y/o de habilidades demostradas, según sea requerido, esto tambien se puede evidenciar mediante la Supervisión de Personal. Cada vez que el Laboratorio emplea personal en formación le asignada a un funcionario calificado para su entrenamiento y supervisión. Î

Nota. La Unidad de Administración del Talento Humano mantiene archivadas las hojas de vida originales de los funcionarios con sus documentos soportes (registros de capacitación, entrenamiento)2, así mismo, atiende las necesidades de los trabajadores de planta de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de CENS S.A. E.S.P.

Las hojas de vida de los trabajadores ocasionales ó en misión son manejadas por la Unidad de Talento Humano y archivadas de forma independiente a las de los trabajadores de planta.

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Además cuenta con el Procedimiento Capacitación y Calificación del personal, donde tiene estipulado los pasos a seguir para definir las necesidades de formación del personal y para proporcionarla, teniendo en cuenta la pertinencia de las tareas presentes y futuras del laboratorio junto con el seguimiento de la eficacia de las acciones de formación implementadas. 5.2.3 Disposición de Personal. Para realizar los diferentes procesos, el Laboratorio cuenta con el personal que se relaciona a continuación: 10 Tabla 6. Personal del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P. PERSONAL DEL LABORATORIO DE CALIBRACIÓN DE MEDIDORES DE ENERGÍA ELÉCTRICA CENS S.A. E.S.P. CUCUTA

SUCURSAL OCAÑA

Profesional P1

Asistente Operativo

Operarios Técnicos

Cuando sea necesario contratar un funcionario, se seguirán los procedimientos establecidos por la unidad de Administración del Talento Humano de CENS S.A. E.S.P., pero el Laboratorio debe garantizar que la persona contratada y el personal técnico ya contratado estén supervisados, cumplan con el perfil del cargo, conozcan los procedimientos para el proceso que realiza y trabaje de acuerdo con el Sistema de Gestión del Laboratorio. La Directora Técnica (Jefe del Laboratorio) asigna la responsabilidad a un funcionario para que programe y realice la Supervisión de Personal por lo menos dos veces en el año o cuando se estime necesario. Para el caso de la Sucursal Ocaña, el Coordinador de Laboratorio es el responsable de ejecutarla. 5.2.4 Perfiles. En las Funciones y Responsabilidades se encuentran establecidos los requerimientos de educación, formación, experiencia, habilidades y destrezas y las responsabilidades y autoridades del cargo; así mismo, en las Hojas de vida manejadas por la Unidad de Talento Humano se presenta un resumen de los conocimientos de cada trabajador del Laboratorio. 5.2.5 Autorizaciones para el personal de calibración. La Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña serán los encargados de designar a las personas que considere lo suficientemente calificadas y experimentadas para desempeñar de manera confiable las actividades de calibración que incluyan: Î Î Î Î

Desarrollo de las pruebas de calibración de equipos Análisis de resultados de protocolos de prueba y cálculos de incertidumbre de medición. Emisión de Informes de revisión de medidores nuevos y usados. Declaración de opiniones e interpretaciones

El registro utilizado será la Autorización para el Personal de Calibración que será firmada a conformidad y estará almacenada en el archivo de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) ó el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) en una carpeta fácilmente identificable y disponible para su consulta.

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En cuanto a la Autorización de la Directora Técnica está será avalada por el Director de Calidad del Laboratorio. 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1 Generalidades. Las instalaciones del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. asegura que las condiciones ambientales no invalidan los resultados ni comprometen la calidad requerida de las mediciones, puesto que cuenta con muy buena iluminación, fuentes de energía y condiciones ambientales que facilitan la realización correcta de las calibraciones. Entre ellas están las siguientes: Î

Fuentes de energía eléctrica: La energía eléctrica para el Laboratorio de Cúcuta se obtiene de un transformador marca Magnetrón trifásico de 45 kVA, número de serie 5954 y se distribuye por medio de un tablero general de acometida ubicado en el exterior del Laboratorio el cual a su vez alimenta un tablero parcial. Las especificaciones del transformador se encuentran en la ficha técnica de la Hoja de vida de este equipo. El Laboratorio cuenta con circuitos de 208 V independientes para toma protegida con un sistema de puesta a tierra, alimentados desde un tablero parcial y un tablero de circuitos regulados y estos también son alimentados desde el mismo tablero a través de una UPS que suministra la energía a los computadores (monitor, CPU, impresora y módem, entre otros). Para el caso del Laboratorio de la Sucursal de Ocaña la energía se obtiene del transformador de servicios auxiliares de la Subestación Ocaña de 300 kVA. Nota Importante: Los requisitos técnicos para las Instalaciones y las Condiciones que pueden afectar los resultados de las calibraciones, están documentados en la Tabla de requerimientos Técnicos para la realización de los Ensayos incluida en nuestro Sistema de Gestión.

Control de humedad y temperatura. El área de calibración cuenta con las condiciones de temperatura y humedad relativa, dentro del rango especificado por el fabricante para el normal funcionamiento tanto de los equipos patrones de referencia como de los equipos objeto de prueba. Las condiciones de humedad y temperatura están debidamente controladas mediante un sistema compuesto por dos aires acondicionados tipo compacto de 240.000 BTUH que mantienen las condiciones ambientales dentro de los siguientes márgenes: 11 Tabla 7. Valores de Temperatura y Humedad Relativa permitidos para las calibraciones.

Humedad relativa

40 a 60 %

Temperatura

21 a 25 ºC

•

Si las CONDICIONES AMBIENTALES no están dentro de los parámetros establecidos para el laboratorio, NO SE LLEVARÁN A CABO CALIBRACIONES POR NINGÚN MOTIVO hasta tanto éstas se estabilicen nuevamente. En el caso de observarse alguna anormalidad mientras está en funcionamiento el equipo, es necesario detenerlo y proceder a revisar las puertas de acceso al área y con los controles de aire estabilizar las condiciones.

•

Así mismo, si desea conocer los datos completos del sistema de aire utilizado puede consultar la ficha técnica de este equipo.

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Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña), asegurando así un seguimiento y control de las condiciones ambientales. Además cada vez que un cliente solicite la realización de la prueba de Propiedades Dielectricas se utilizará el formato Ensayo de Propiedades Dielectricas en el cual los funcionarios encargados del área de Calibración registrarán inmediatamente los resultados obtenidos del ensayo junto con la Temperatura, Humedad Relativa y Presión Atmosférica. El Laboratorio adicionalmente realiza pruebas para detectar la presencia de campos magnéticos externos o algún otro factor que pueda afectar el normal funcionamiento del Laboratorio. 5.3.3 Distribución de áreas. Para desarrollar sus actividades, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica en su Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña, dispone de edificaciones amplias con todas las condiciones que garantizan la calidad de las actividades. El detalle de las áreas y su distribución se aprecia en los planos respectivos. (Ver Plano Nº 1 Laboratorio Sede Cúcuta) y (Ver Plano Nº 2 Laboratorio Sucursal Ocaña). 5.3.4 Control de acceso y utilización de áreas. Las áreas donde se realizan las calibraciones están debidamente identificadas y separadas de las demás áreas del Laboratorio por puertas y divisiones a fin de controlar su acceso y la uniformidad de las condiciones ambientales. El ingreso es autorizado por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) y en caso de su ausencia por la persona delegada, aplicando el Instructivo Control de Ingreso al Laboratorio. 5.3.5 Cuidado adecuado. Como medida para asegurar el cuidado adecuado en el Laboratorio no se permite el ingreso de comida ni bebidas a las áreas de trabajo. El consumo de éstas debe hacerse en la cafetería destinada para este fin. El aseo del Laboratorio es realizado por personal contratado por la Sección de Servicios Generales. Las labores de limpieza se llevan a cabo teniendo especial cuidado de no levantar polvo o cualquier otra partícula que pueda caer dentro de los equipos de medida y otros equipos de calibración.

5.4 METODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACION DE LOS MÉTODOS 5.4.1 Generalidades. Para la realización de sus calibraciones, el laboratorio aplica métodos y procedimientos de acuerdo al alcance establecido que incluyen la manipulación, el transporte, el almacenamiento y la preparación de los equipos de medida a ser calibrados, el cálculo de la incertidumbre de medición y las técnicas estadísticas para el análisis de datos de las calibraciones. Así mismo, las instrucciones para el uso y funcionamiento de los equipos pertinentes, están documentadas y fácilmente disponibles para su consulta a través del módulo de intranet garantizando así su actualización permanente. 5.4.2 Selección de métodos. El Laboratorio emplea los métodos editados en la Norma Técnica Colombiana NTC 4856:2006 (Ultima versión vigente de la norma). Bajo esta norma el Laboratorio aplica los ensayos de rutina que se deben efectuar a los medidores de energía activa y reactiva de corriente alterna. Cuando un cliente no especifica el método a utilizar, el Laboratorio aplica los métodos apropiados de acuerdo a la norma NTC 4856:2006, por lo tanto se le informa oportunamente al cliente para su respectiva aceptación. De igual forma si el método propuesto por el cliente se considera

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inapropiado o desactualizado el Laboratorio se comunica con el cliente para el cambio de ensayo de acuerdo con la norma. 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio. NO APLICA 5.4.4 Métodos no normalizados. NO APLICA. 5.4.5 Validación de métodos. NO APLICA. 5.4.6 Estimación de la Incertidumbre de la Medición. 5.4.6.1 Procedimiento. El Laboratorio aplica el Procedimiento Incertidumbre de medición y la Guía Cálculo de la incertidumbre de medición para calcular y estimar la incertidumbre de la medición para todas las calibraciones y tipos de calibraciones. 5.4.6.2 Identificación de componentes. En algunos casos la naturaleza del método de ensayo puede excluir un cálculo riguroso, metrológicamente y estadísticamente válido, de la incertidumbre de medición. En estos casos el Laboratorio, por lo menos, trata de identificar todos los componentes de la incertidumbre y hacer una estimación razonable, y se asegura de que la forma de informar el resultado no dé una impresión equivocada de la incertidumbre. 5.4.6.3 Aplicación de componentes. Cuando se estima la incertidumbre de la medición se tiene en cuenta todos los componentes de la incertidumbre que son de importancia en la situación dada, utilizando métodos apropiados de análisis. 5.4.7 Control de datos. 5.4.7.1 Verificación. Anualmente, como una medida preventiva, se realiza la validación manual de los resultados obtenidos de forma automática a través de los EPM’s utilizados. La transferencia de la información que se realiza para expedir los Certificados de Calibración y el Cálculo de la Incertidumbre de medición, es validada por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) quienes aprueban mediante firma y dan conformidad con los registros respectivos. 5.4.7.2 Aclaraciones Importantes. a) Para captar, procesar, registrar, informar y almacenar o recuperar los datos de las calibraciones realizadas, el laboratorio utiliza equipos automatizados que cuentan con un software adecuado para su uso y validado por la casa matriz. Así mismo, cada EPM utilizado cuenta con Manuales de Operación detallados que pueden ser consultados a través del módulo de intranet o físicamente en las áreas de calibración respectivas. b) Para asegurar la integridad y confidencialidad de los datos, se cuenta con el Procedimiento Protección de la información Confidencial que establece las condiciones para la entrada o recopilación de los datos, su almacenamiento, transmisión y procesamiento. c) Los computadores y equipos automatizados utilizados, son objeto de mantenimientos programados para asegurar su adecuado funcionamiento y preservar la integridad de los datos de las calibraciones realizadas. La responsabilidad por el mantenimiento de los equipos de cómputo, es competencia del área de sistemas quienes ejecutan los trabajos y almacenan los registros respectivos. Por su parte, el mantenimiento de los equipos automatizados para el control de las condiciones ambientales, son responsabilidad de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede

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Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) como parte del Aseguramiento Metrológico. 5.5 EQUIPO 5.5.1 Equipamiento. El laboratorio dispone de equipos de medición de alta tecnología con las condiciones técnicas necesarias que dan cumplimiento a los requerimientos establecidos para el desarrollo de los procesos de calibración objeto de la acreditación del laboratorio. 5.5.2 Software, hardware y programas de calibración. Los EPM’s utilizados por el Laboratorio en su sede Cúcuta y su sucursal Ocaña, producen resultados a través de un software que ha sido validado por la casa matriz y verificado por su representante autorizado para Colombia; este software, alcanza la exactitud requerida y cumple con las especificaciones pertinentes para la realización de las calibraciones. Las especificaciones de los equipos se encuentran disponibles en la Ficha Técnica cuyo responsable es la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). 5.5.3 Personal autorizado para operar el equipo. El equipo es operado por personal previamente autorizado por parte de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña. Las instrucciones sobre el uso y mantenimiento del equipo se encuentran documentadas en la hoja de vida del equipo, fácilmente disponible para que el personal responsable lo emplee. 5.5.4 Identificación del equipo y su software. Los patrones y su software utilizado para los procesos de calibración son identificados de manera única y junto a ellos se mantiene una copia de su último certificado de calibración y la fecha de la próxima calibración. 5.5.5 Registro de elementos del equipo y su software. Toda la información del equipo y su software para las calibraciones realizadas se mantiene almacenada de la siguiente manera: Î

Manuales de Operación: Carpeta que contiene Manuales de Operación, Instructivos, Catálogos y demás información similar de los equipos claves utilizados en el Laboratorio. Hoja de Vida de Equipos: Carpeta que contiene toda la información técnica referente a los EPM’s utilizados por el laboratorio. La información se encuentra distribuida en capítulos de la siguiente manera:

Capítulo 1. Historial de Calibración y Mantenimiento de Equipos.

Capitulo 2. Certificados de Calibración

Capítulo 3. Análisis del Certificado de Calibración

Capítulo 4. Pruebas de Repetibilidad y Reproducibilidad

Capítulo 5. Condiciones de Referencia

Capítulo 6. Mantenimientos al Equipo

Ficha Técnica: Información Técnica de los equipos claves de cada laboratorio, disponible a través del módulo de intranet para la consulta de todos los interesados.

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Las especificaciones para el manejo y actualización de esta información se establecen a continuación: 12 Tabla 8. Administración de la información técnica de los equipos y su software.

Ubicación

Identificación del Elemento

M.O

H.V

F.T

Disposición

Responsable de Actualización

Identidad del elemento del equipo y su software

Módulo de Intranet Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) ó (Medio Magnético) persona designada por el

Nombre del fabricante, identificación del tipo y el número serial u otra similar.

Módulo de Intranet Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) ó (Medio Magnético) persona designada por el

Verificaciones cumplimiento especificación.

Ubicación actual, considera necesaria.

Instrucciones del fabricante, si están disponibles, o referencia de su ubicación

de la

con

Fechas, resultados y copias de informes y certificados de todas las calibraciones, ajustes, criterios de aceptación y fecha correspondiente a la siguiente calibración. Plan de mantenimiento, si es necesario, y el mantenimiento realizado hasta la fecha. Cualquier daño, mal funcionamiento, modificación o reparación del equipo.

Informe “Analisis Certificado Calibración” (Medio Físico)

del Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), de Coordinador del Laboratorio ó persona designada por estos.

Módulo de Intranet Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) ó (Medio Magnético) persona designada por el Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), Área de Calibración Coordinador del Laboratorio ó persona (Medio Físico) designada por estos

Módulo de Intranet Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) ó (Medio Magnético) persona designada por el

Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), Área de Calibración Coordinador del Laboratorio ó persona (Medio Físico) designada por estos

Historial de Calibración y Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), Mantenimiento (Medio Coordinador del Laboratorio ó persona designada por estos Físico)

Mantenimiento Equipo (Medio Físico)

del Directora Técnica (Jefe de Laboratorio), Coordinador del Laboratorio ó persona designada por estos

Nota Importante: Toda la información almacenada en los Manuales de Operación, la Hoja de Vida y la Ficha Técnica, es sujeta a verificación constante para garantizar su actualización. La información presentada físicamente, es reemplazada en su ubicación respectiva y los documentos obsoletos son eliminados para evitar su utilización involuntaria, para la información manejada en medio magnético disponible en el módulo de intranet, se utilizará el Procedimiento Control de la Base Documental establecido y documentado en el Sistema de Gestión de la Calidad. * Conversiones Utilizadas: M.O (Manual de Operación), H.V (Hoja de Vida), F.T (Ficha Técnica)

5.5.6 Mantenimiento planeado del equipo. El Laboratorio contrata la revisión y mantenimiento general de sus equipos de calibración con la firma que representa en Colombia al fabricante de los mismos, la cual cuenta con la experiencia comprobada para realizarlos; así mismo está en disposición de aceptar los servicios de otras firmas diferentes al representante, siempre y cuando demuestren idoneidad y competencia en el mantenimiento de estos equipos. La revisión y mantenimiento general de los equipos se realiza como mínimo una vez al año teniendo en cuenta lo siguiente: 1. La revisión y mantenimiento general de los equipos es programada anualmente por la Directora Técnica (Jefe del Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) dejando como evidencia el Programa de Calibración y Mantenimiento de Equipos (Cúcuta) y (Ocaña) que contiene las siguiente información:

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Identificación de los equipos del Laboratorio sujetos a actividades de calibración y/o mantenimiento preventivos y/o correctivos para asegurar su buen funcionamiento y prevenir su deterioro. Actividades previstas para asegurar las condiciones de los equipos que pueden incluir dependiendo del equipo: calibración, mantenimiento interno, mantenimiento externo, mantenimiento correctivo, verificaciones intermedias y actividades de intercomparación. Designación de los responsables de la ejecución de las actividades programadas en cada laboratorio. Las fechas planeadas de las actividades previstas para asegurar las condiciones de los equipos. Observaciones importantes referentes a las actividades planificadas.

2. Una vez elaborado el programa, éste es incluido en el módulo de intranet como una evidencia de la planificación realizada. Así mismo, una copia de este archivo, es enviada por correo electrónico al área de calibración donde durante el año, la persona designada por el Jefe o Coordinador del Laboratorio realiza el registro de las fechas de las Actividades ejecutadas en los espacios respectivos. Î

Nota Importante: Los daños, actualizaciones ó adquisición de nuevos equipos, son considerados como novedades que deben ser reportadas por el Operario Técnico – Calibración (Sede Cúcuta) y el Operario Técnico – Integral (Sucursal Ocaña) a través del módulo de Intranet como “Anormalidades” en la Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realiza con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

3. Terminado el año, el Programa de Calibración y Mantenimiento con las fechas y observaciones de las actividades ejecutadas, se imprime y se archiva en el Capítulo 1 de la Hoja de Vida de cada equipo como una evidencia de las actividades realizadas durante el año. 5.5.7 Equipo fuera de servicio. Los equipos que hayan sido sometidos a una sobrecarga ó a un uso inadecuado, que den resultados dudosos, o se haya demostrado que son defectuosos o que están fuera de los límites especificados, generan Trabajo No Conforme y deben ser controlados teniendo en cuenta las siguientes especificaciones: Î

Deben ser puestos fuera de servicio aislándolos para evitar su uso involuntario ó marcándolos claramente con la etiqueta “EQUIPO FUERA DE SERVICIO” en un lugar visible. Esta etiqueta se mantendrá en el equipo hasta tanto éste no haya sido reparado y se haya demostrado por calibración o ensayo que funciona correctamente. Esta novedad debe ser reportada por el Operario Técnico – Calibración (Sede Cúcuta) y el Operario Técnico – Integral (Sucursal Ocaña) a la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) como una “Anormalidad” a través del formulario Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realiza con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Si se han realizado ensayos y/o calibraciones con el equipo defectuoso, se deben examinar los efectos que esta anormalidad haya generado en los resultados obtenidos desde la anterior verificación realizada que demuestre que los resultados eran confiables. Aplicar el Procedimiento de Control de Trabajo No Conforme establecido en el Sistema de Gestión.

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5.5.8 Identificación del equipo fuera de servicio bajo el control del laboratorio. El Laboratorio identifica los equipos que están fuera de servicio por medio de una etiqueta que informa su estado. Esta etiqueta debe mantenerse hasta que el equipo sea revisado, reparado y se establezca que funciona correctamente. 5.5.9 Aseguramiento del equipo fuera del control del laboratorio. Cuando por cualquier razón, un equipo queda fuera del control directo del laboratorio en la Sede Cúcuta ó la Sucursal Ocaña, se realiza una verificación de su funcionamiento y el estado de calibración antes de ser reintegrado al servicio del laboratorio. 5.5.10 Verificaciones Intermedias. Cuando se necesiten verificaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, éstas se deben efectuar según lo establecido en el Procedimiento de Aseguramiento Metrológico. 5.5.11 Factores de corrección. Cuando las calibraciones den lugar a un conjunto de factores de corrección, se debe aplicar lo estipulado en el Procedimiento de Aseguramiento Metrológico para asegurar de que las copias se actualizan correctamente. 5.5.12 Protección contra ajustes. El Laboratorio protege los equipos de ensayo y de calibración, tanto el hardware como el software, contra ajustes que pueden invalidar los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones. 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades. El Laboratorio calibra todo equipo empleado antes de colocarlos en servicio, incluyendo el equipo de mediciones secundarias (condiciones ambientales) que tiene un efecto significativo sobre la exactitud o validez del resultado de la calibración. Para asegurar la calidad del servicio, la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña), elaboran anualmente el Programa de Mantenimiento y Calibración de Equipos de Medida (Sede Cúcuta) y (Sucursal Ocaña) y el Procedimiento de Aseguramiento Metrológico. 5.6.2 Requisitos específicos. 5.6.2.1 Calibración. 5.6.2.1.1 Diagrama de Trazabilidad. El Programa de Calibración de Equipos está diseñado y operado para asegurar que las calibraciones y mediciones realizadas por el Laboratorio sean trazables con el Sistema Internacional de Unidades (SI). (Véase Diagrama de Trazabilidad). El Laboratorio establece la trazabilidad de sus propios patrones de medición e instrumentos de medición con el Sistema Internacional de Unidades por medio de una cadena ininterrumpida de calibraciones o comparaciones que los vinculan a los patrones primarios pertinentes de las unidades de medición del Sistema Internacional de Unidades. La trazabilidad incluye mantener los patrones del Laboratorio comparados con uno de los estándares previamente descritos, por autoridades nacionales como el Laboratorio de la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia. 5.6.2.1.2 Medidas para garantizar confianza en las Calibraciones. Existen ciertas calibraciones que actualmente no se pueden hacer estrictamente en unidades SI. En estos casos

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El Laboratorio debe proporcionar en la calibración confianza en las mediciones al establecer la trazabilidad a patrones de medición apropiados, tales como: Î

El uso de materiales de referencia certificados provistos por un proveedor competente con el fin de caracterizar física o químicamente un material de manera confiable;

La utilización de métodos especificados y/o de normas consensuadas, claramente descritos y acordados por todas las partes concernientes.

Siempre que sea posible se requiere la participación en un programa adecuado de comparaciones interlaboratorios en los cuales el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. participa y archiva la documentación en la oficina de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta). 5.6.2.2 Ensayos 5.6.2.2.1 Aplicabilidad de los requisitos. Los requisitos dados en el numeral 5.6.2.1 se aplican a los equipos de medición y de ensayo con funciones de medición que utiliza, a menos que se haya establecido que la incertidumbre introducida por la calibración contribuye muy poco a la incertidumbre total del resultado de ensayo. Cuando se dé esta situación, el laboratorio debe asegurare de que el equipo utilizado puede proveer la incertidumbre de medición requerida. 5.6.2.2.2 Trazabilidad de las mediciones. Cuando la trazabilidad de las mediciones a las unidades SI no sea posible y/o no sea pertinente, se deben exigir los mismos requisitos para la trazabilidad (por ejemplo, por medio de materiales de referencia certificados, métodos acordados y/o normas consensuadas) que para el Laboratorio de calibración (véase el numeral 5.6.2.1.2) 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia. 5.6.3.1 Patrones de Referencia. Los Patrones de referencia del Laboratorio (Equipo TPZ 301 y Equipo EPZ 303) son calibrados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Dichos patrones de referencia para la medición, conservados por el Laboratorio, son utilizados sólo para la calibración y para ningún otro propósito y son calibrados antes y después de cualquier ajuste. 5.6.3.2 Materiales de referencia. Los medidores de referencia son utilizados únicamente para este propósito, mantenidos en condiciones controladas y calibrados por un ente acreditado a nivel nacional para asegurar que las mediciones realizadas son trazables con el Sistema Internacional de Unidades (SI). 5.6.3.3 Verificaciones intermedias. El Laboratorio verifica cada tres (03) meses el correcto funcionamiento de sus EPM’s calibrando sus medidores de referencia y estableciendo las tendencias de comportamiento del equipo durante el tiempo que hay entre cada período de calibración. Los resultados de estas mediciones son documentados y archivados en la Hoja de Vida de cada equipo. (Ver Procedimiento de Aseguramiento Metrológico) 5.6.3.4 Transporte y almacenamiento. El Laboratorio asegura la manipulación, transporte, almacenamiento y uso de sus equipos de medida con el propósito de prevenir contaminación o deterioro y para proteger su integridad. (Ver Procedimiento Manejo y Trasporte seguro de los patrones y/o equipos calves del Laboratorio)

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5.7 MUESTREO NO APLICA, porque el Laboratorio no toma muestras representativas del conjunto sino que se efectúa el proceso de calibración al 100%. 5.8 MANIPULACION DE LOS ITEMS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN 5.8.1 Procedimiento. El Laboratorio cuenta con Procedimientos e Instructivos de trabajo para asegurar el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y disposición final de los medidores objeto de calibración en todas las etapas de proceso, los cuales se pueden encontrar en la intranet de CENS en la sección de Laboratorio. 5.8.2 Sistema de Identificación. El Laboratorio maneja el sistema CIMA para la identificación de los medidores de energía eléctrica durante toda su vida útil. Además, es diseñado para que opere de forma tal que se garantiza que los medidores no se confunden físicamente o al referirse a ellos en los registros u otros documentos. 5.8.3 Registro de anomalías. En la recepción del equipo de medida se registran las anomalías o desviaciones de las condiciones normales o especificadas, de acuerdo con lo establecido en los procedimientos del Laboratorio o en caso tal con los requisitos del cliente. 5.8.4 Mecanismos de Prevención. El Laboratorio cuenta con procedimientos e instalaciones apropiadas bajo condiciones ambientales específicas para evitar el deterioro, la pérdida o el daño del ítem de ensayo o de calibración durante el almacenamiento, la manipulación y la preparación. 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN 5.9.1 Procedimiento. Con el propósito de asegurar la calidad de los resultados de las calibraciones, el laboratorio realiza anualmente calibraciones a sus EPM’s través de la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, se verifica periódicamente el funcionamiento de los equipos de prueba con la calibración de los medidores de referencia y se tienen en cuenta los resultados del intercambio de información producto de la cooperación entre laboratorios. (Véase procedimiento Aseguramiento Metrológico). Estas responsabilidades técnicas son asumidas por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). 5.9.2 Analisis. El Laboratorio analiza detalladamente los datos de control de la calidad y si ve que no satisfacen los criterios predefinidos, aplica inmediatamente el Procedimiento de Acción Correctiva y Acción preventiva para corregir el problema y evitar consignar resultados incorrectos. 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS 5.10.1 Generalidades. Los resultados de las calibraciones realizadas se obtienen por medio de software instalados en cada uno de los equipos utilizados y se registran en un Protocolo de Calibración de la siguiente manera:

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13 Tabla 9. Protocolos emitidos por los EPM’s del Laboratorio (Cúcuta y Ocaña)

LABORATORIO

EQUIPO

SOFTWARE

EPZ 303-5

WINSAM V 3.1.29

TPZ 301-5

SUCESS

ZERA ED6739

SAM V 1.77

SEDE CUCUTA

SUCURSAL OCAÑA

REGISTRO GENERADO Protocolo de Calibración Protocolo de Calibración Protocolo de Calibración

Con el Protocolo de Calibración emitido, se genera un informe de resultados para el cliente que incluye toda la información requerida y necesaria para la interpretación de los resultados de la calibración y toda la información requerida por el método empleado de manera exacta, clara, no ambigua y objetiva. Teniendo en cuenta los resultados de los ensayos, el informe de resultados utilizado puede ser: 14 Tabla 10. Informes de Resultados emitidos por los Laboratorios (Cúcuta y Ocaña)

TIPOS DE MEDIDORES

MEDIDORES NUEVOS

ESPECIFICACIONES PARA LA ENTREGA DE RESULTADOS 1. El laboratorio expedirá para sus clientes internos los resultados mediante un informe simplificado denominado “Protocolo de Pruebas” generado automáticamente por el Equipo Probador de Medidores (EPM) al realizar las calibraciones y serán aprobados mediante firma de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña); adicionalmente si solicitan la información por los medios formalmente establecidos (Carta, correo electrónico ó telefónicamente) de forma más detallada se expedirá un Certificado de Calibración elaborado manualmente y aprobado mediante firma por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña). 2. Para los clientes externos se expedirá un Certificado de Calibración elaborado manualmente y aprobado mediante firma por la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña).

MEDIDORES USADOS

El laboratorio expedirá los resultados mediante un Certificado de Calibración generado automáticamente por el Sistema Comercial y aprobado mediante firma de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña).

5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración. El Laboratorio de Calibración de Medidores expide a sus clientes Certificados de Calibración donde se le incluye la siguiente información: a) Un título (por ejemplo, “Informe de ensayo” o “Certificado de Calibración”) b) El nombre y la dirección del laboratorio c) Identificación única del Certificado de Calibración y en cada página una identificación para asegurar que la página es reconocida como parte del Certificado de Calibración y una clara identificación del final del Certificado de Calibración d) La identificación del método utilizado e) Una descripción, la condición y una identificación no ambigua del o de los ítems calibrados

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f) La fecha de recepción del o de los ítems sometidos a la calibración y la fecha de ejecución de la calibración g) Los resultados de las calibraciones con sus unidades de medida h) Los nombres y firmas de las personas que realizan y autorizan el Certificado de Calibración 5.10.3 Informes de Ensayo. NO APLICA. 5.10.4 Certificados de Calibración 5.10.4.1 Información. Además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, los certificados de calibración deben incluir, cuando sea necesario para la interpretación de los resultados de la calibración, lo siguiente: a) Las condiciones (por ejemplo, ambientales) bajo las cuales fueron hechas las calibraciones y que tengan influencia en los resultados de la medición; b) La Incertidumbre de la medición y/o una declaración de cumplimiento con una especificación metrológica identificada o con partes de ésta; c) Evidencia de que las mediciones son trazables. 5.10.4.2 Declaración de Cumplimiento. El Certificado de Calibración sólo está relacionado con las magnitudes y los resultados de los ensayos funcionales, adicionalmente dentro del mismo formato se puede ver que las declaraciones de cumplimiento están identificadas por los capítulos de la especificación que se cumplen y los que no se cumplen, de acuerdo a la norma NTC 4856:2006, teniendo en cuenta la Incertidumbre de Medición. Cuando se hace una declaración de la conformidad con una especificación omitiendo los resultados de la medición y las incertidumbres asociadas, el laboratorio registra dichos resultados y los almacena para una posible referencia futura o cuando el cliente lo solicite. 5.10.4.3 Ajustes. El Laboratorio tiene estipulado que cuando un instrumento para calibración ha sido ajustado o reparado, se informa los resultados de la calibración antes y despues del ajuste o la reparación, si estuvieran disponibles. 5.10.4.4 Recomendación. El Certificado de Calibración del Laboratorio no contienen ninguna recomendación sobre el intervalo de calibración, excepto que esto haya sido acordado con el cliente. Este requisito puede ser reemplazado por disposiciones legales. 5.10.5 Opiniones e interpretaciones. Cuando se incluya opiniones e interpretaciones el Laboratorio asienta por escrito las bases que respaldan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones 5.10.6 Resultados de ensayo y Calibración obtenidos de los subcontratistas. Cuando se subcontrate el Servicio de Calibración, el Laboratorio que realiza el trabajo debe expedir el Certificado de Calibración al laboratorio Contratante. 5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados. No está autorizada la transmisión de resultados de las calibraciones por medios electrónicos, FAX, teléfono o cualquier otro similar. Las excepciones a esta política solo pueden ser autorizadas por el Subgerente de Distribución mediante una Comunicación Interna dirigida a la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede

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Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña), cumpliendo los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC 17025:2005. 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados. El formato Certificado de Calibración esta diseñado para que se acomode a cada tipo de calibración y minimicen las posibilidades de malentendidos o mal uso. 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración. Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibración después de su emisión sólo se deben realizar en un documento adicional denominado Modificación a Certificados de Calibración.

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2006.04.05

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1. INTRODUCCION

PROPONENTE

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

PRIMER PARRAFO El Texto original: El presente Manual de Calidad es uno de los documentos base del Sistema de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P., ya que orientar y normalizar de forma definida, clara y fundamentada con las directrices necesarias para ejecutar las actividades garantizando la satisfacción de los clientes mediante el ofrecimiento de servicios eficaces a costos razonables. Se reemplazó por: El presente Manual de Calidad es uno de los documentos base del Sistema de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P., cuya función es la de orientar y normalizar de forma definida, clara y fundamentada acerca de las directrices necesarias para ejecutar las actividades garantizando la satisfacción de los clientes mediante el ofrecimiento de servicios eficaces a costos razonables. SEGUNDO PARRAFO El texto original: Así mismo, se pueden observar los recursos que componen el sistema los cuales deben ser determinados y controlados de tal manera que se pueda lograr un adecuado y eficiente funcionamiento del mismo. Se reemplazó por: Así mismo, se detallan los recursos que componen el sistema que deben ser determinados y controlados para lograr un adecuado y eficiente funcionamiento del mismo. 2. NUMERAL 1.3 OBJETO SOCIAL El texto original: El objeto principal de la Sociedad es la prestación del servicio público domiciliario de energía eléctrica y sus actividades complementarias de Distribución y Comercialización, así como la prestación de servicios conexos o relacionados con la actividad de servicios públicos, de acuerdo con el marco legal y regulatorio. Estatutos CENS Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P presta los servicios de Distribución y Comercialización de Energía eléctrica en el Departamento del Norte de Santander, sur del Departamento de Bolívar y sur del Departamento del Cesar.

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PROPONENTE

Se reemplazó por:

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

1.3 OBJETO SOCIAL El objeto principal de la Sociedad es la Generación, Distribución y Comercialización del Servicio de Energía Eléctrica (Ver Estatutos CENS) 1.3.1 Servicios. Centrales Eléctricas del Norte de Santander presta los servicios de Distribución y Comercialización de Energía Eléctrica en el Departamento del Norte de Santander, sur del departamento de Bolívar y sur del departamento del Cesar.

3. NUMERAL 1.6 VALORES CORPORATIVOS El texto original: Los valores que forman parte integral de la cultura son los siguientes: Î Î

Sentido de pertenencia Talento Humano

Î Î

Productividad Satisfacción al usuario

Responsabilidad social

Se reemplazó por: Los Valores Corporativos que forman parte integral de la cultura son los siguientes: •

SENTIDO DE PERTENENCIA Cumplimos y Actuamos de acuerdo con la Misión y Objetivos de la Empresa, enmarcados por la honestidad, lealtad y responsabilidad.

•

TALENTO HUMANO Formamos a nuestro personal que es el Activo más preciado, que nos diferencia y otorga ventaja más competitiva.

•

PRODUCTIVIDAD Optimizamos nuestros recursos para tener mayor rentabilidad.

•

SATISFACCION AL USUARIO Nuestras actuaciones se orientan a cumplir y superar las expectativas de los usuarios.

•

RESPONSABILIDAD SOCIAL Contribuimos al desarrollo sustentable de las comunidades en nuestra área de influencia.

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PROPONENTE

Estos valores constituyen para todos los miembros de la organización, rectores en sus actuaciones de forma permanente, continua y dinámica.

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

4. NUMERAL 1.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CENS El texto original: El Acuerdo 02 del 14 de diciembre de 1997 aprueba la estructura organizacional que actualmente posee CENS S.A. E.S.P., realizándose modificaciones para ajustar la estructura a las exigencias actuales del entorno; a través de la cual se desarrollan las principales actividades de la empresa con una visión de negocio y por procesos. Para mayor información Véase Manual de Estructura Se reemplazó por: El Acuerdo 02-97 del 14 de noviembre de 1997 aprueba la estructura organizacional que actualmente posee CENS S.A. E.S.P., realizándose modificaciones para ajustar la estructura a las exigencias actuales del entorno; a través de la cual se desarrollan las principales actividades de la empresa bajo un enfoque de Sistemas y Procesos, los cuales son fundamentales para la adopción de un Sistema de Gestión. Para mayor información (Ver Manual de Estructura)

5. NUMERAL 1.8 MERCADO El texto original: CENS S.A. E.S.P. atiende aproximadamente 316.384 usuarios del Servicio de Energía Eléctrica en los mercados de Norte de Santander, sur del Departamento de Bolívar y sur del Departamento de Cesar. Para mayor información vease la página Web de la empresa www.cens.com.co Se reemplazó por: Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., atiende aproximadamente 316.384 usuarios del Servicio de Energía Eléctrica en los mercados de Norte de Santander, sur de Bolívar y sur de Cesar. Para mayor información véase la página Web de la empresa www.cens.com.co

6. NUMERAL 3. DESCRIPCION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE CALIDAD PRIMER PARRAFO

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PROPONENTE

El texto original: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica realiza la entrega de los servicios acordados con sus clientes a través de los procesos de recepción, alistamiento, revisión, calibración, sellado y despacho de medidores; los cuales se describen en el manual de procedimientos e instructivos.

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

Se reemplazó por: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica realiza la entrega de los servicios acordados con sus clientes a través de los procesos de Recepción, Alistamiento, Revisión, Calibración, Sellado y Despacho de los medidores; los cuales se pueden consultar en el Mapa de Procesos del módulo del Laboratorio. 7. NUMERAL 3.1 MAPA DE PROCESOS DEL LABORATORIO El texto original: Herramienta que identifica y enlaza los procesos cubiertos por el sistema de calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica mostrando su secuencia y las interrelaciones entre ellos mediante una representación gráfica. Esto se observa al ingresar al módulo Laboratorio y haciendo clic sobre los elementos que se muestran en la Figura 2 de este manual. Se reemplazó por: Esta herramienta, identifica y enlaza los procesos cubiertos por el sistema de calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica mostrando su secuencia y las interrelaciones generadas mediante una representación gráfica. Al ingresar al módulo Laboratorio y hacer clic sobre cada uno de los elementos que muestra la Figura 1 de este manual, se obtiene información detallada de los procesos.

8. FIGURA 1. MAPA DE PROCESOS DEL LABORATORIO Se reemplaza la figura actual por la imagen del MAPA DE PROCESOS disponible en el Módulo de Usuario del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica.

9. NUMERAL 4 REQUISITOS DE GESTION PARA EL SISTEMA DE CALIDAD PRIMER PARRAFO El texto original:

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PROPONENTE

En este capítulo se especifican los requisitos generales para ejecutar ensayos y calibraciones empleando los métodos desarrollados por el Laboratorio. La norma que se aplica es la NTCISO-IEC 17025:2005 “Requisitos Generales de Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración”, porque se efectúa la medición y certificación del producto.

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

Se reemplazó por: En este capítulo se especifican los requisitos de gestión para ejecutar ensayos y calibraciones empleando los métodos desarrollados por el Laboratorio. La norma que se aplica es la NTCISO-IEC 17025:2005 “Requisitos Generales de Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración”, porque se efectúa la medición y certificación del producto. 10. FIGURA 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL LABORATORIO Se reemplaza la figura actual por el esquema de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL disponible en el Módulo de Usuario del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica. 11. NUMERAL 4.1.4 RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL CLAVE El texto original: Las responsabilidades del personal del Laboratorio se encuentran definidas en la Descripción de Cargos del Manual de Funciones y aprobadas por el Líder del Proceso de Talento Humano. Adicionalmente, se encuentran documentadas en los procedimientos, instructivos, comunicaciones internas, autorizaciones y específicamente en los contratos laborales. Se reemplazó por: Las responsabilidades del personal del Laboratorio se encuentran definidas en las Funciones y Responsabilidades y son aprobadas por el Líder del Proceso de Talento Humano. Adicionalmente, se encuentran documentadas en los procedimientos, instructivos, comunicaciones internas, autorizaciones y específicamente en los contratos laborales. 12. NUMERAL 4.2.1 GENERALIDADES El texto original: El sistema de calidad del Laboratorio se documenta a través de: • El Manual de Calidad, las políticas y objetivos de calidad. • Los Procedimientos documentados, donde se contemplan los procedimientos obligatorios establecidos en la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005. • Manual de Funciones, donde se establecen las responsabilidades, autoridades y perfil para cada cargo.

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2006.04.05

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• Instructivos, procedimientos y formatos necesarios para la ejecución de los procesos. • Normas técnicas, legales y reglamentarias. • Guía para la navegación en el Módulo del Laboratorio.

PROPONENTE

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

Se reemplazó por: El sistema de calidad del Laboratorio se documenta a través de: • El Manual de Calidad, las Políticas y Objetivos de calidad. • Los Procedimientos ejecutados en las etapas del proceso y los procedimientos obligatorios establecidos en la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005 para el funcionamiento del Sistema de Calidad. • Las Funciones y Responsabilidades donde se establecen las Autoridades y Funciones. • Los Instructivos y Formatos utilizados para la ejecución del Proceso. • Las Normas Técnicas, Legales y Reglamentarias. 13. Numeral 4.3.3 CAMBIOS, MODIFICACIONES Y REGISTRO El texto original: Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por los mismos responsables que efectuaron la revisión original. Una vez aprobados los cambios a los documentos desactualizados deben retirarse de los puestos de trabajo, reemplazarse por la nueva información y almacenarse en la carpeta OBSOLETOS del Administrador del Laboratorio y en backup; garantizando que las versiones de la documentación utilizada en cada proceso son las vigentes y se encuentran disponibles en cada puesto de trabajo. Véase Control de la Base Documental Se reemplazó por: Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por los mismos responsables que efectuaron la revisión original. Una vez aprobados los cambios, los documentos desactualizados deben retirarse del Módulo de Intranet y reemplazarse por la nueva información. Los documentos desactualizados, se trasladan a la carpeta OBSOLETOS del Módulo Administrador donde automáticamente son renombrados con la fecha y hora; esta operación, permite almacenar los documentos obsoletos en una ubicación específica quedando a disposición de las personas interesadas llevando la Trazabilidad requerida. Adicionalmente, se deben registrar los cambios en la Ficha de Revisiones y Actualizaciones que debe agregarse en la última página de cada documento actualizado. (Ver Procedimiento Control de la Base Documental)

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2006.05.22

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14. Numerales 1.2 RAZON SOCIAL y 4.1.3.1 Domicilio y Sucursales

PROPONENTE

Mónica Yaneth Bautista – Asesora de Calidad

Los números telefónicos del PBX y GERENCIA fueron cambiados recientemente, por esta razón se actualiza esta información en el Manual de Calidad.

2006.05.22

15. Numeral 4.1.3.2 Estructura Organizacional del Laboratorio. Con la reestructuración del Sistema de Calidad, se replantea la Estructura Organizacional y se decide asignar las funciones del Ingeniero Auxiliar a uno de los Asistentes Operativos. Por esta razón el párrafo 3 de este numeral se modifica de la siguiente manera:

Wilson Sánchez – Profesional P2 Talento Humano y Claudia Colmenares – Profesional Asistente Jefe de Laboratorio.

El texto original: En la Sede Cúcuta, el PROFESIONAL P1 (Ingeniero Auxiliar) o en su defecto el PROFESIONAL P1 (Jefe de Laboratorio), son los cargos responsables de mantener el Aseguramiento Metrológico del Sistema de Calidad trabajando conjuntamente con el ASISTENTE OPERATIVO y los OPERARIOS TECNICOS. Se reemplazó por: En la sede Cúcuta, el ASISTENTE OPERATIVO designado por el PROFESIONAL P1 (Jefe de Laboratorio) es el responsable de mantener el Aseguramiento Metrológico del Sistema de Calidad trabajando conjuntamente con los OPERARIOS TECNICOS. 16. De igual manera la FIGURA 2. Estructura Organizacional del Laboratorio es reemplazada por un nuevo esquema que refleja los cambios realizados. EL ESQUEMA ORIGINAL

SE REEMPLAZA POR

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2006.05.22

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17. Numeral 5.2.1 Competencia del Personal. Debido a los cambios en la Estructura Organizacional, se retira el cargo de INGENIERO AUXILIAR de la tabla del numeral 5.2.1.

2006.07.07

18. Numeral 5.2.3 Reemplazos y contratos temporales (SEGUNDO PARRAFO) El texto original

PROPONENTE

Wilson Sánchez – Profesional P2 Talento Humano y Claudia Colmenares – Profesional Asistente Jefe de Laboratorio.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

En caso de ausencia temporal del Jefe de Laboratorio o Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña su sustituto será quién la administración designe; y en caso de ausencia de los Asistentes Operativos u Operarios Técnicos, el Jefe de Laboratorio es responsable de designar el reemplazo correspondiente de acuerdo a los conocimientos adquiridos y la experiencia en el cargo. Para el caso de la Sucursal de Ocaña, la responsabilidad de disponer las suplencias está bajo el Coordinador de Laboratorio. Se reemplaza por:

• Para el caso de reemplazos temporales de los cargos directivos claves se establece lo siguiente:

• En caso de ausencia de los Asistentes Operativos u los Operarios Técnicos, el Jefe de Laboratorio en la sede Cúcuta y el Coordinador del Laboratorio en la Sucursal Ocaña, son los responsables de designar el los reemplazos de acuerdo a los conocimientos y la experiencia que cada persona tenga en el cargo. 19. Numeral 4.13 Auditorias Internas (SEGUNDO PARRAFO) El texto original: El Jefe de Laboratorio es el responsable de la programación, planeación, ejecución y seguimiento de las Auditorias de Calidad; de conformidad con la metodología establecida en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. Adicionalmente, realiza auditorias técnicas que considere necesarias y coordina el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas a las no conformidades encontradas durante las mismas

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2006.07.07

DESCRIPCION

PROPONENTE

Se reemplaza por: El Jefe de Laboratorio es el responsable de planear, programar y coordinar la realización de las Auditorias de Calidad y el seguimiento a las No Conformidades y observaciones detectadas; de conformidad con la metodología establecida en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. Adicionalmente, realiza auditorias técnicas que considere necesarias y coordina el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas a las no conformidades encontradas durante las mismas.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

20. Numeral 5.2.5 Autorizaciones para el Personal de Calibración El texto original 5.2.5. Autorizaciones para el personal de calibración. El Jefe del Laboratorio y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña serán los encargados de designar a las personas que considere lo suficientemente calificadas y experimentadas para desempeñar de manera confiable las actividades de calibración (desarrollo de las pruebas de calibración de equipos, análisis de resultados, declaración de opiniones e interpretaciones, ensayos, operación de equipos, emisión de informes y certificados de calibración), mediante autorización previa para que el personal emita y firme informes de medidores, protocolos y certificados de calibración anexando copia de estos registros a las hojas de vida correspondientes. Se reemplazó por 5.2.5. Autorizaciones para el personal de calibración. El Jefe del Laboratorio y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña serán los encargados de designar a las personas que considere lo suficientemente calificadas y experimentadas para desempeñar de manera confiable las actividades de calibración que incluyan: Î Î Î Î

Desarrollo de las pruebas de calibración de equipos Análisis de resultados de protocolos de prueba y cálculos de incertidumbre de medición. Declaración de opiniones e interpretaciones consignadas en los informes de medición, los certificados de calibración y las modificaciones de esta documentación. Emisión de Informes de revisión de medidores nuevos y usados.

El registro utilizado será la Autorización para el Personal de Calibración que será firmada a conformidad y estará almacenada en el archivo del Jefe del Laboratorio (Sede Cúcuta) ó el

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2006.07.07

DESCRIPCION

PROPONENTE

Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) en una carpeta fácilmente identificable y disponible para su consulta.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Los numerales 4.2.2 Políticas y Objetivos del Sistema de Calidad y 4.2.2.1 Política de Calidad de CENS S.A. E.S.P fueron eliminados ya que la información contenida esta disponible en el Manual de Gestión de Calidad de la empresa. 21. Numeral 4.2.2.2 Política de Calidad del Laboratorio Este numeral es renombrado y pasa a ser el 4.2.2 Política de Calidad del Laboratorio. De igual forma, la política es reestructurada de la siguiente manera: El texto original 4.2.2.2 Política de Calidad del Laboratorio. Î Î Î Î Î

Ofrecer el servicio de calibración de medidores de energía eléctrica, garantizando imparcialidad, calidad en los resultados y un alto nivel de servicio. Ser un proceso rentable para la empresa. Satisfacción de nuestros clientes en la prestación del servicio. Mejoramiento Continuo. Divulgar y controlar el cumplimiento de los Requisitos Técnicos y de Gestión establecidos en la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005 vigente, las normas de CENS S.A. E.S.P., así como las exigencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Se reemplazó por 4.2.2 Î Î Î

Política de Calidad del Laboratorio. Ser un proceso eficaz para la empresa optimizando los recursos disponibles y ofreciendo un alto nivel de servicio a nuestros clientes. Ofrecer un servicio de calibración de medidores de energía comprometido con la calidad en sus ensayos y calibraciones y la buena práctica profesional. Garantizar a nuestros clientes la calidad del servicio a través de la revisión periódica del Sistema de Calidad y el compromiso de la alta dirección con su eficacia y mejoramiento continuo. Divulgar el Sistema de Gestión de Calidad vigente basado en la norma NTC – ISO – IEC 17025:2005 y garantizar su entendimiento por parte de todos los funcionarios.

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2006.07.07

DESCRIPCION

22. Numeral 4.2.2.3 Objetivos de Calidad del Laboratorio El numeral paso a ser 4.2.3 Objetivos de Calidad del Laboratorio y los objetivos fueron replanteados para de acuerdo a las nuevas políticas de la siguiente manera:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

La tabla original:

Se reemplazó por:

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2006.07.07

DESCRIPCION

23. El numeral 4.2.3 Manual de Calidad paso a ser 4.2.4 24. Numeral 4.2.1 Generalidades (CUARTO PARRAFO)

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El Texto original: El personal asignado al Laboratorio es informado, comprende, dispone e implementa la documentación del sistema. Se reemplazó por: Tanto el personal de planta como el personal en misión asignado al Laboratorio son informados, comprenden, disponen e implementan la documentación del sistema de calidad del laboratorio en su trabajo diario. De igual forma, el laboratorio asegura el cumplimiento de este requerimiento realizando dos veces al año la supervisión de personal y programando capacitaciones para cubrir los requerimientos de entrenamiento evidenciados.

2006.10.31

25. Numeral 2.3 NORMAS DE REFERENCIA. Se actualiza la información de la Normas de Referencia de la siguiente manera:

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El texto original:

NTC-ISO-IEC 17025:2005:2001, Requisitos Generales de Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración. NTC 3113:1997, Normalización y actividades relacionadas. Vocabulario General NTC 2194:1997, Vocabulario de términos básicos y generales en Metrología.

Se reemplazó por:

NTC ISO/IEC 17025:2005, Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración. NTC ISO/IEC 17000, Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y principios generales. VIM, Vocabulario Internacional de Términos Fundamentales y Generales de Metrología.

26. Numeral 4.1.2 Sistema de Calidad (Tercer Párrafo). El texto original: Es responsabilidad del Laboratorio llevar a cabo las actividades de ensayo y calibración dando cumplimiento a los requisitos de la norma NTC 4856:2004, satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

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Se reemplaza por: Es responsabilidad del Laboratorio implementar y mantener su Sistema de Calidad teniendo en cuenta los requerimientos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 y realizar ensayos y calibraciones teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la Norma NTC 4856:2004, satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

27. Numeral 4.1.3 Dirección y Administración del Laboratorio (Primer Párrafo). El texto original: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica es una Unidad Técnica independiente adscrita a la Subgerencia de Distribución. El PROFESIONAL P1 – JEFE DEL LABORATORIO es la persona responsable por la Administración y Dirección Técnica del mismo y la coordinación de las labores del personal adscrito a la sede Cúcuta. El PROFESIONAL P1 – COORDINADOR DE LABORATORIO Sucursal de Ocaña será el responsable de la dirección técnica de éste. Se reemplaza por: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica es una Unidad Técnica independiente adscrita a la Subgerencia de Distribución. El PROFESIONAL P1 – JEFE DEL LABORATORIO es la persona responsable por la Administración y Dirección Técnica del mismo y coordina con la Subgerencia de Distribución, la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad de las operaciones. El PROFESIONAL P1 – COORDINADOR DE LABORATORIO Sucursal de Ocaña será el responsable de la dirección técnica de éste. 28. Numeral 4.1.3.1 Domicilio y Sucursales: Se actualiza la dirección de correo electrónico de la Sucursal Ocaña de la siguiente manera: El Texto Original: E-Mail: rafael.sanabria@cens.com.co Se reemplaza por: E-Mail: yaneth.suarez@cens.com.co 29. Numeral 4.7.1 Cooperación con los clientes. Para mayor facilidad de consulta, se activa el vínculo con el Procedimiento Atención de Quejas y Reclamos. 30. Numeral 4.10 MEJORAS: Se agrega este nuevo numeral y se renumeran los siguientes quedando como aparece a continuación: Î Î Î Î Î

4.10 Acción Correctiva pasa a ser 4.11 4.11 Acción Preventiva pasa a ser 4.12 4.12 Control de Registros pasa a ser 4.13 4.13 Auditorias Internas pasa a ser 4.14 4.14 Revisiones por la Alta Dirección pasa a ser 4.15

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Numeral 4.14 AUDITORIAS INTERNAS

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

31. PRIMER PARRAFO EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica efectúa, a intervalos planificados, Auditorias Internas de Calidad a sus procesos verificando la conformidad con los requisitos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005:2001 y determinando si el Sistema de Calidad se ha implementado, se mantiene en forma eficaz y conduce hacia el cumplimiento de los Objetivos de Calidad. SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica, efectúa a intervalos planificados Auditorias Internas de Calidad a sus procesos para verificar la conformidad con los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 asegurando el mantenimiento de su Sistema de Calidad y el cumplimiento de los Objetivos establecidos. 31. SEGUNDO PARRAFO EL TEXTO ORIGINAL: El Jefe de Laboratorio es el responsable de planear, programar y coordinar la realización de las Auditorias de Calidad y el seguimiento a las No Conformidades y observaciones detectadas; de conformidad con la metodología establecida en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. Adicionalmente, realiza auditorias técnicas que considere necesarias y coordina el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas a las no conformidades encontradas durante las mismas. SE REEMPLAZO POR: El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) ó el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña), son los responsables de incluir anualmente en su Plan de Calidad los ciclos de las auditorias a realizar (Calidad o Técnicas) y las posibles fechas de su ejecución teniendo en cuenta factores como: Î Î Î

El desempeño de los procesos El comportamiento de los indicadores de gestión El resultado de las auditorias realizadas previamente (internas ó externas).

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32. TERCER PARRAFO

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

EL TEXTO ORIGINAL: Las Auditorias internas son realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P, y en caso de no encontrar disponible internamente a un auditor se contratará externamente. La selección del auditor interno se efectúa bajo los criterios estipulados en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. SE REEMPLAZO POR: Las Auditorias internas son realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P. En caso de no encontrar disponible internamente a un auditor, éste se contratará externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. 33. CUARTO PARRAFO: La información contenida en este párrafo se incluyó en el párrafo dos. 34. QUINTO Y SEXTO PARRAFO: EL TEXTO ORIGINAL: Durante las auditorias internas se debe dejar registro del proceso auditado, los hallazgos encontrados y las acciones correctivas que se deben emprender. El Subgerente de Distribución es el responsable del Sistema de Calidad y los auditores deben realizar el seguimiento a las Solicitudes de Mejora, garantizando su implementación y efectividad. SE REEMPLAZA POR: Durante las auditorias internas se debe dejar registro del proceso auditado, los hallazgos encontrados y las Acciones Correctivas que se deben emprender. Así mismo, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) deben realizar el seguimiento respectivo a través de la aplicación Solicitudes de Mejora e informar al Director de Calidad acerca de los avances realizados. 35. SEPTIMO PARRAFO: Esta información es eliminada ya que esta implícita en el párrafo anterior.

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36. Numeral 4.15 REVISIONES POR ALTA DIRECCION: EL TEXTO ORIGINAL:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

De acuerdo con el Procedimiento Revisión por la Alta Dirección, el Gerente, el Subgerente de Distribución, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) y el responsable del Sistema realizan mínimo una (01) vez al año, o cuando se detecten situaciones que afecten la calidad del servicio, la revisión al Sistema de Calidad del Laboratorio asegurando su continua adaptabilidad y eficacia. Los resultados de las Revisiones de la Alta Dirección al Sistema de Calidad se dejarán registrados en un acta donde se establecen compromisos. Las Actas de Revisión del Sistema de Calidad son almacenadas en el archivo administrativo del Laboratorio La revisión por la alta dirección debe considerar: • • • • • • • • • •

La adaptabilidad de las políticas y procedimientos Los reportes del personal de gestión y de supervisión El resultado de auditorias internas recientes Seguimiento y estado de las acciones correctivas y acciones preventivas. Retroalimentación del cliente Quejas y Reclamos Evaluaciones por Organismos externos Resultados de comparaciones interlaboratorios Control de Trabajo y Producto No Conforme Otros factores: Recursos, entrenamiento de personal, actividades de control de calidad, recomendaciones para mejorar.

SE REEMPLAZO POR: El Gerente, el Subgerente de Distribución, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) realizan mínimo una (01) vez al año, o cuando se detecten situaciones que afecten la calidad del servicio, la revisión al Sistema de Calidad del Laboratorio asegurando su continua adaptabilidad y eficacia (Ver Procedimiento Revisión por la Alta Dirección). Los resultados de la Reunión de Revisión por la Alta Dirección al Sistema de Calidad se registran en un Acta de Revisión Gerencial donde se analizan los resultados conseguidos por el laboratorio y se establecen compromisos para el mejoramiento. Las Actas de Revisión del Sistema de Calidad son almacenadas en el archivo del Jefe del Laboratorio y para su elaboración se deben considerar los siguientes elementos:

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Î Î Î Î Î Î Î Î Î Î Î

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

37. Numeral 5.1 GENERALIDADES EL TEXTO ORIGINAL Muchos factores determinan la inexactitud y confiabilidad de los trabajos efectuados por el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica. Estos factores incluyen contribuciones de:

Factores Humanos. Instalaciones y Condiciones Ambientales. Métodos de Ensayo y Calibración. Equipos Trazabilidad de la Medición El manejo de elementos de ensayo y calibración.

El Laboratorio tiene en cuenta estos factores al desarrollar sus métodos y procedimientos de ensayo y calibración; así mismo cuenta con modernos equipos debidamente calibrados y trazables a patrones nacionales e internacionales. Sus instalaciones físicas están construidas y dotadas de acuerdo con los requisitos exigidos para los Laboratorios de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica. El Laboratorio cuenta además con un presupuesto anual para la realización de todas sus actividades.

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SE REEMPLAZO POR Muchos factores determinan la exactitud y confiabilidad de los trabajos efectuados por el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica de CENS S.A. E.S.P. Estos factores incluyen elementos como:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El Laboratorio tiene en cuenta estos factores para desarrollar sus métodos y procedimientos de ensayo y calibración. Así mismo, cuenta con modernos equipos debidamente calibrados y trazables a patrones nacionales e internacionales, unas instalaciones físicas construidas de acuerdo con los requisitos exigidos y un presupuesto anual para la realización de todas sus actividades. 38. Numeral 5.2.1 Competencia del personal. EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio cuenta con personal calificado y debidamente entrenado para realizar las calibraciones de los equipos de medida. La Dirección del Laboratorio asegura la competencia del personal que opera equipo específico, desempeña pruebas y/o calibraciones, evalúa resultados y firma reportes de ensayos y certificados de calibración mediante la Supervisión de Personal. SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio cuenta con personal calificado y debidamente entrenado para la realización de las calibraciones de los equipos de medida. El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) aseguran la competencia del personal que opera equipos específicos, desempeña pruebas y/o calibraciones, evalúa resultados y firma reportes de ensayos y certificados de calibración mediante la Supervisión de Personal. 39. Numeral 5.2.2. Evaluación del Desempeño. El TEXTO ORIGINAL: La evaluación del desempeño para los trabajadores del Laboratorio se realiza de acuerdo con los parámetros establecidos por la Unidad de Administración del Talento Humano de CENS S.A. E.S.P. y a la documentación señalada en el Módulo del Sistema de Gestión CENS.

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PROPONENTE

Las competencias y el perfil a valorar en los diferentes cargos se pueden observar en el inciso de habilidades y destrezas de la descripción de cargos en donde se describe el perfil deseado. El Jefe de Laboratorio, Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña y personal con trabajadores a cargo son los responsables de aplicar esta evaluación durante períodos anuales al personal que esté bajo su responsabilidad.

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SE REEMPLAZO POR: La evaluación del desempeño para los trabajadores de planta del laboratorio, es realizada por la Unidad de Administración del Talento Humano teniendo en cuenta los parámetros y documentación establecidos en el Sistema de Gestión CENS. Para los trabajadores ocasionales, esta actividad es realizada a través de la Supervisión de Personal siendo el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) las personas responsables de coordinar su realización.

40. Numeral 5.4.1. Generalidades EL TEXTO ORIGINAL: En el Procedimiento Aseguramiento Metrológico se encuentra definido la metodología para la realizar esta actividad. Ésta incluye manejo, transporte, almacenamiento y preparación de los equipos de medida a ser calibrados, el cálculo de la incertidumbre de medición y las técnicas estadísticas para el análisis de datos de ensayos y/o calibración. El Laboratorio tiene instrucciones sobre el uso y operación de los equipos para ensayo de propiedades dieléctricas, preacondicionamiento, arranque y marcha en vacío, prueba automático trifásico universal, control de condiciones ambientales, entre otros. Además, todas las instrucciones, manuales y datos de referencia se mantienen actualizados y son de fácil consulta para el personal del Laboratorio. SE REEMPLAZO POR: Para la realización de sus calibraciones, el laboratorio aplica métodos y procedimientos de acuerdo al alcance establecido que incluyen la manipulación, el transporte, el almacenamiento y la preparación de los equipos de medida a ser calibrados, el cálculo de la incertidumbre de medición y las técnicas estadísticas para el análisis de datos de las calibraciones. Así mismo, las instrucciones para el uso y funcionamiento de los equipos pertinentes, están documentadas y fácilmente disponibles para su consulta a través del módulo de intranet garantizando así su actualización permanente.

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41. Numeral 5.4.2. Selección de métodos Los párrafos dos y tres son eliminados debido a que contienen información que no esta relacionada con la selección de los métodos. Así mismo, el párrafo uno se modifica de la siguiente manera:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio emplea los métodos editados en la Norma Técnica Colombiana NTC 4856 de 2004 “Verificación inicial y posterior de medidores de energía eléctrica” y garantiza que utiliza la edición más reciente. Bajo esta norma el Laboratorio aplica los ensayos de rutina que se deben efectuar a los medidores de energía activa y reactiva de corriente alterna. SE REEMPLAZA POR: El Laboratorio emplea los métodos establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC 4856 2004 “Verificación inicial y posterior de medidores de energía eléctrica” y garantiza que utiliza la edición más reciente. Bajo esta norma el Laboratorio aplica los ensayos de rutina que se deben efectuar a los medidores de energía activa y reactiva de corriente alterna.

42. Numeral 5.4.7. Control de datos EL TEXTO ORIGINAL Los cálculos y transferencias de datos están sujetos a verificaciones de manera sistemática, usando computadores o equipos automatizados para la adquisición, proceso, registro, reporte, almacenamiento o recuperación de datos de ensayo o calibración; asegurando que: A.

El software del computador se encuentra documentado en los procedimientos de Operación del equipo de prueba de medidores, es adecuado para su uso y validado mediante la configuración del software.

Se ha establecido e implementado el procedimiento Protección de la información; en donde se incluye la integridad, confidencialidad de ingreso o recolección de datos, almacenamiento de datos, transmisión y procesamiento de los datos.

C. Los computadores y equipo automatizado reciben mantenimiento de acuerdo al Programa de mantenimiento de equipos (Cúcuta) u (Ocaña), asegurando el adecuado funcionamiento y las condiciones ambientales y operativas necesarias para mantener la integridad de los datos de ensayo y calibración.

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SE REEMPLAZO POR Los cálculos y la transferencia de los datos de las calibraciones realizadas son verificados de forma sistemática. Para captar, procesar, registrar, informar y almacenar o recuperar los datos, el laboratorio utiliza un equipo automatizado que cuenta con un software adecuado para su uso y validado por la casa matriz.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Para asegurar la integridad y la confidencialidad en la entrada o recopilación de los datos y el almacenamiento, transmisión y procesamiento de esta información, el laboratorio ha establecido e implementado el Procedimiento Protección de la información Confidencial. Los computadores y el equipo automatizado utilizado, son objeto de mantenimientos programados asegurando así su adecuado funcionamiento y que se encuentran en las condiciones ambientales y de operación necesarias para preservar la integridad de los datos de las calibraciones realizadas.

43. Numeral 5.5.2. Software, hardware y programas de calibración El TEXTO ORIGINAL: El equipo EPM que opera el patrón EPZ-303-5, TPZ 301-29-6 y el EPZ301-61 produce resultados a través de un software que ha sido validado por la casa matriz y verificado por su representante autorizado para Colombia; alcanza la exactitud requerida y cumple con las especificaciones pertinentes de calibración. Las especificaciones de los equipos se encuentran en la ficha técnica (Hoja de vida del equipo), cuyo responsable es el Jefe de Laboratorio y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña. SE REEMPLAZO POR: Los EPM’s utilizados por el Laboratorio en su sede Cúcuta y su Sucursal Ocaña, producen resultados a través de un software que ha sido validado por la casa matriz y verificado por su representante autorizado para Colombia; este software, alcanza la exactitud requerida y cumple con las especificaciones pertinentes para la realización de las calibraciones. Las especificaciones de los equipos se encuentran disponibles en la Ficha Técnica (Hoja de vida del equipo) cuyo responsable es el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña).

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44. Numeral 5.5.6. Mantenimiento planeado del equipo (SEGUNDO PARRAFO) El TEXTO ORIGINAL: La revisión y mantenimiento general de los equipos se realiza como mínimo una vez al año. El Jefe del Laboratorio y el Coordinador de Laboratorio para la Sucursal Ocaña o quien éste designe, elabora el Programa de Calibración y Mantenimiento de Equipos de Medición (Cúcuta) u (Ocaña), con el fin de asegurar que dichos equipos cumplen con las condiciones adecuadas de funcionamiento y prevenir su deterioro.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

SE REEMPLAZO POR: La revisión y mantenimiento general de los equipos se realiza como mínimo una vez al año. El Jefe del Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) o quien estos designen, elabora el Programa de Calibración y Mantenimiento de Equipos de Medición, con el fin de asegurar su buen funcionamiento y prevenir su deterioro.

45. Numeral 5.5.9. Aseguramiento del equipo fuera de control del laboratorio EL TEXTO ORIGINAL: En el Procedimiento Aseguramiento Metrológico se encuentran documentados los parámetros para la calibración de estos equipos al igual que el Programa de Calibración y Mantenimiento de Equipos de Medición (Cúcuta) u (Ocaña) cuyo responsable directo es el Jefe de Laboratorio o el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña. SE REEMPLAZO POR: Cuando por cualquier razón, un equipo queda fuera del control directo del laboratorio en la Sede Cúcuta ó la Sucursal Ocaña, se realiza una verificación del su funcionamiento y el estado de calibración antes de ser reintegrado al servicio del laboratorio.

46. Numeral 5.6.3. Patrones de referencia y materiales de referencia EL TEXTO ORIGINAL: Medidores de referencia. El Laboratorio verifica cada tres (03) meses el correcto funcionamiento de sus equipos de prueba de medidores EPM por medio de los resultados obtenidos al calibrar los medidores de referencia y se mantienen en condiciones controladas. Este equipo sirve de referencia para establecer la tendencia de las mediciones que se realicen y determinar el comportamiento de los equipos de medición del Laboratorio durante el lapso de tiempo que hay entre cada período de calibración de los mismos Ver procedimiento Aseguramiento Metrológico). De esta verificación se deja registro en la carpeta identificada como Verificación Periódica de Patrones Los medidores de referencia se encuentran calibrados por un ente acreditado a nivel nacional y son usados solamente para calibración exclusivamente y no para ningún otro propósito.

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Verificaciones intermedias. El Laboratorio lleva a cabo verificaciones intermedias necesarias para mantener la confiabilidad en el estado de calibración de los patrones de referencia, de acuerdo con la programación y procedimiento definido.

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Transporte y almacenamiento. Se mantiene un procedimiento para el manejo, transporte, almacenamiento y uso de medidores de referencia, con el propósito de prevenir contaminación o deterioro y para proteger su integridad.

SE REEMPLAZO POR: Materiales de referencia. Los medidores de referencia son utilizados únicamente para este propósito, mantenidos en condiciones controladas y calibrados por un ente acreditado a nivel nacional para asegurar que las mediciones realizadas son trazables con el Sistema Internacional de Unidades (SI). Verificaciones intermedias. El Laboratorio verifica cada tres (03) meses el correcto funcionamiento de sus EPM’s calibrando sus medidores de referencia y estableciendo las tendencias de comportamiento del equipo durante el tiempo que hay entre cada período de calibración. Los resultados de estas mediciones son documentados y archivados en la Hoja de Vida de cada equipo. (Ver Procedimiento de Aseguramiento Metrológico) Transporte y almacenamiento. El Laboratorio asegura la manipulación, transporte, almacenamiento y uso de sus equipos de medida con el propósito de prevenir contaminación o deterioro y para proteger su integridad. (Ver Procedimiento de Aseguramiento Metrológico)

Numeral 5.8 MANEJO DE ELEMENTOS DE CALIBRACION 47. SE RENOMBRA EL NUMERAL DE LA SIGUIENTE MANERA Î Î

EL NOMBRE ORIGINAL: SE REEMPLAZA POR:

5.8 MANEJO DE ELEMENTOS DE CALIBRACION 5.8 MANIPULACION DE LOS ITEMS DE CALIBRACION

48. PRIMER PARRAFO: EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio tiene documentado en Procedimientos, Instructivos de Trabajo, Guías y similares las diferentes actividades y procesos que desarrolla para la prestación del servicio, entre los cuales se pueden citar Recepción de Medidores, Despacho de Medidores, Alistamiento de Medidores, Sellado de Medidores, Ajuste de Medidores, entre otros.

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SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio cuenta con Procedimientos e Instructivos de trabajo para asegurar el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y disposición final de los medidores objeto de calibración en todas las etapas de proceso.

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49. Numeral 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE LA CALIBRACION EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio, con el propósito de efectuar un control en la calidad de las mediciones que en él se realizan, lleva a cabo la comprobación de las mismas, mediante verificación anual de la Superintendencia de Industria y Comercio, verificación periódica con medidores de referencia cada tres (03) meses y se tienen en cuenta los resultados del intercambio de información producto de la cooperación entre laboratorios. (Véase procedimiento Aseguramiento Metrológico). Estas responsabilidades técnicas son asumidas por el Jefe de Laboratorio o por el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña. SE REEMPLAZO POR: Con el propósito de asegurar la calidad de los resultados de las calibraciones, el laboratorio realiza anualmente calibraciones a sus EPM’s través de la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, se verifica periódicamente el funcionamiento de los equipos de prueba con la calibración de los medidores de referencia y se tienen en cuenta los resultados del intercambio de información producto de la cooperación entre laboratorios. (Véase procedimiento Aseguramiento Metrológico). Estas responsabilidades técnicas son asumidas por el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). 50. Numeral 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio reporta los resultados de cada calibración o serie de calibraciones de manera exacta, clara, no ambigua y objetiva. El registro de los resultados de calibración cuando se utiliza el equipo EPZ 303-5 se emite por medio del software SAM V 1.8 y al utilizarse el equipo TPZ 301-5 se emite por medio del software SUCESS mediante el Protocolo de Calibración, así mismo en el Laboratorio de la Sucursal de Ocaña se emite este protocolo cuando se utiliza el equipo ZERA ED6739 por

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medio del software SAM V 1.77, el cual es el documento soporte para el Certificado de Calibración.

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Los resultados reportados se registran en el Certificado de Calibración, incluyendo toda la información requerida por el cliente y necesaria para la interpretación de los resultados de la calibración y toda la información requerida por el método empleado. Éstos se expiden cuando el medidor cumple con los ensayos de la Norma NTC 4856 relacionando una declaración de conformidad con una especificación, identificando si el equipo de medición bajo prueba cumple o no cumple con las especificaciones de error dadas por el fabricante. El Jefe del Laboratorio o el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña deben hacer la revisión del documento y aprobarlo mediante su firma. Si el medidor no cumple con alguno de los ensayos de la Norma NTC 4856 no se expide el certificado de calibración sino un Informe de Medición, registrando los resultados. Cuando se ha subcontratado el servicio de calibración, el Laboratorio que realiza el trabajo debe expedir el Certificado de Calibración al laboratorio Contratante. No está autorizada la transmisión de resultados de calibración por medios electrónicos, incluyendo FAX, correo electrónico, teléfono o cualquier otro medio electrónico. Las excepciones a esta política solamente la podrá autorizar el Subgerente de Distribución, de lo cual se dejará registro mediante memorando dirigido al Jefe de Laboratorio. Los formatos del certificado de calibración son diseñados de modo que se acomoden con cada tipo de calibración realizada y minimice posibilidades de malentendidos o mal uso. Las enmendaduras físicas a Certificados de Calibración o Informe de Medición después de expedidos sólo se deben realizar en un documento adicional denominado Modificación a certificados de calibración y Modificación Informe de Medición, según corresponda. SE REEMPLAZO POR: Los resultados de las calibraciones realizadas se obtienen por medio de software instalados en cada uno de los equipos utilizados y se registran en un Protocolo de Calibración de la siguiente manera:

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PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Teniendo en cuenta los resultados de los ensayos, el informe de resultados utilizado puede ser:

OTRAS ESPECIFICACIONES IMPORTANTES: Î Î

Cuando se subcontrate el Servicio de Calibración, el Laboratorio que realiza el trabajo debe expedir el Certificado de Calibración al laboratorio Contratante. No está autorizada la transmisión de resultados de las calibraciones por medios electrónicos, FAX, teléfono o cualquier otro similar. Las excepciones a esta política solo pueden ser autorizadas por el Subgerente de Distribución mediante una Comunicación Interna dirigida al Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). Los formatos utilizados para el Certificado de Calibración y el Informe de Medición, están diseñados para que se acomoden a cada tipo de calibración y minimicen las posibilidades de malentendidos o mal uso. Las enmendaduras físicas a los Certificados de Calibración y/o Informes de Medición emitidos, sólo se deben realizar en un documento adicional denominado Modificación a Certificados de Calibración y Modificación al Informe de Medición, según corresponda.

51. Numeral 4.3.1 GENERALIDADES: Se reemplaza la figura 4. Estructura de la Base Documental del Sistema de Calidad del Laboratorio por un esquema más fácil de interpretar.

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2007.03.08

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1. Numeral 1.1 TIPO DE EMPRESA Î

EL TEXTO ORIGINAL: Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., empresa de servicios públicos mixta, de nacionalidad Colombiana constituida como Sociedad Anónima, sometida al régimen general de los servicios públicos domiciliarios y a las normas especiales que rigen el sector eléctrico. (Ver Estatutos CENS)

SE REEMPLAZO POR: Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., es una empresa de servicios públicos mixta, de nacionalidad Colombiana constituida como Sociedad por Acciones del tipo de las Anónimas, sometida al régimen general de los servicios públicos domiciliarios y a las normas especiales que ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresario mercantil. (Ver Estatutos CENS)

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

2. Numeral 1.2 RAZON SOCIAL Y DOMICILIO: Se actualizó el número telefónico de la GERENCIA GENERAL y las SUCURSALES. 3. Numeral 1.3 OBJETO SOCIAL Î

EL TEXTO ORIGINAL: El objeto principal de la Sociedad es la Generación, Distribución y Comercialización del Servicio de Energía Eléctrica

SE REEMPLAZO POR: La sociedad tendrá por objeto la prestación del servicio público domiciliario de energía eléctrica y sus actividades complementarias de Distribución y Comercialización, así como la prestación de servicios conexos y relacionados con la actividad de servicios públicos de acuerdo con el marco legal y regulatorio.

4. Numeral 1.8 MERCADOS Î

EL TEXTO ORIGINAL: Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., atiende aproximadamente 316.384 usuarios del Servicio de Energía Eléctrica en los mercados de Norte de Santander, sur de Bolívar y sur de Cesar.

SE REEMPLAZO POR: Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., en Cúcuta su área metropolitana, departamento Norte de Santander, sur del Departamento de Bolívar y sur del departamento del Cesar, cuenta en sus negocios de Comercialización y Distribución de energía con los siguientes clientes por tipo y modo de atención:

328059 Clientes regulados de CENS COMERCIALIZADOR 59 Clientes No regulados de CENS COMERCIALIZADOR 104 Clientes regulados atendidos por el COMERCIALIZADOR CONENERGIA (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR)

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DESCRIPCION

2007.03.08

Clientes regulados atendidos por el COMERCIALIZADOR SENCOL (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 1 Cliente No regulado atendido por el COMERCIALIZADOR COMERCIALIZAR (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 5 Clientes No regulado atendidos por el COMERCIALIZADOR EPM (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 1 Cliente No regulado atendido por el COMERCIALIZADOR ISAGEN (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 7 Clientes No regulados atendidos por el COMERCIALIZADOR INGESA (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 6 Clientes No regulados atendidos por el COMERCIALIZADOR ESSA (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR) 6 Clientes No regulados atendidos por el TASAJERO (Cliente de CENS DISTRIBUIDOR)

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

5. Numeral 2.2 ALCANCE (Tercer párrafo) Î

EL TEXTO ORIGINAL: Las directrices de calidad de este manual siguen los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005:2001, Requisitos generales de Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración, y aplica a los Laboratorios con sede principal en Cúcuta y la Sucursal Ocaña.

SE REEMPLAZO POR: Las directrices de calidad de este manual siguen los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005, Requisitos generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración, y aplica a los Laboratorios con sede principal en Cúcuta y la Sucursal Ocaña.

6. Numeral 2.2.1 Exclusiones del Alcance: Se agregan los numerales 4.3.3.3; 5.5.11; 5.6.2.1.2; 5.6.2.2; 5.6.3.1; 5.10.3 y 5.10.4.3 a la tabla de Exclusiones del Alcance. 7. Numeral 4. REQUISITOS DE GESTION PARA EL SISTEMA DE CALIDAD: Se elimina el segundo párrafo referente al Sistema de Gestión de CENS S.A. E.S.P. 8. Numeral 4.2.1 Generalidades Î

EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Calidad estableciendo el alcance de sus actividades.

SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica establece, implementa y mantiene un Sistema de Gestión apropiado para el alcance de sus actividades que se documenta a través de:

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9. Numeral 4.3.1 Generalidades Î

EL TEXTO ORIGINAL: Para todos los propósitos, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica tiene en cuenta la Estructura de la Base Documental, definida en la Figura 4 de este manual. Adicionalmente y para su uso opcional el sistema cuenta con algunas guías, que se pueden utilizar para la planeación de los procesos y del servicio.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Se establece, mantiene y aplica el procedimiento Control de la Base Documental para asegurar el control de todos los documentos que hacen parte del sistema de calidad, ya sean generados en forma externa o internamente, al igual que los diagramas, software, planos e instrucciones; y la disponibilidad oportuna de los mismos. El Laboratorio asegura que todos los documentos del sistema y de los procesos, desde su creación y modificación hallan sido revisados, validados y aprobados antes de su implementación. Igualmente garantiza que las versiones de los documentos usados por sus funcionarios para la ejecución de los procesos sean las vigentes. Î

SE REEMPLAZO POR: Para todos los propósitos, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica tiene en cuenta la Estructura de la Base Documental definida en la Figura 4 de este manual; así mismo, se establece, mantiene y aplica el Procedimiento Control de la Base Documental para asegurar el control de todos los documentos que hacen parte del sistema de calidad, ya sean generados en forma externa o interna, al igual que los diagramas, software, planos e instrucciones; y la disponibilidad oportuna de los mismos. El Laboratorio asegura que todos los documentos del sistema han sido revisados, validados y aprobados antes de su implementación. Igualmente garantiza que los documentos utilizados por todos sus funcionarios para la ejecución de los procesos son los vigentes.

10. Numeral 4.3.2 Revisión, Aprobación y Edición de la documentación Î

EL TEXTO ORIGINAL: Todos los documentos editados por el Laboratorio deben ser revisados como mínimo cada año o antes si es necesaria su actualización. Una vez validada, implementada y aprobada la documentación se podrá realizar su actualización dejando registro en la Solicitud de Mejora, presentada por los funcionarios autorizados del Laboratorio y enviadas al Jefe del Laboratorio o Coordinador del Laboratorio de la Sucursal Ocaña. Para la revisión y aprobación de los documentos, el Jefe de Laboratorio o Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña en trabajo conjunto con el personal involucrado analizan los

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hechos con el fin de evaluar la viabilidad de las mejoras propuestas, asegurando la continua adaptabilidad y cumplimiento con los requisitos aplicables.

2007.03.08 Î

SE REEMPLAZO POR: Todos los documentos del Sistema de Calidad del Laboratorio deben ser revisados como mínimo cada año o antes si es necesaria su actualización. Los cambios o actualizaciones, son propuestos por el personal interesado como Solicitudes de Mejora diligenciando en la intranet el formulario respectivo, estas solicitudes deben ser validadas por las personas responsables quienes determinan las acciones a tomar y finalmente aprueban o desaprueban los cambios dejando registro de esta novedad en el módulo de intranet.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

11. Numeral 4.4 REVISION DE SOLICITUDES, OFERTAS Y CONTRATOS: Se renombra el numeral de la siguiente manera: 4.4 REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (SEGUNDO PARRAFO) Î

EL TEXTO ORIGINAL: En la revisión de una solicitud, oferta y/o contrato se asegura que:

Los requisitos del cliente están claramente definidos, documentados y entendidos Se tiene la capacidad y recursos para cumplir con los requisitos Se resuelve cualquier diferencia entre la solicitud o la oferta y el contrato antes de comenzar cualquier trabajo. Todo contrato es aceptado por el Laboratorio y el cliente.

SE REEMPLAZO POR: En la revisión de una solicitud, oferta y/o contrato se asegura que:

Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar están adecuadamente definidos, documentados y entendidos. El Laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos. Se selecciona el método de calibración apropiado para satisfacer los requisitos de los clientes. Cualquier diferencia entre el pedido, la oferta y el contrato se resuelve antes de comenzar cualquier trabajo. Un contrato puede ser cualquier acuerdo oral o escrito que tenga como finalidad proporcionar el servicio de calibración a un cliente.

12. Numeral 4.6 COMPRA DE SERVICIOS Y SUMINISTROS Î

EL TEXTO ORIGINAL:

El Laboratorio se basa en el Procedimiento Compra de Servicios y Suministros para la selección y compra de los servicios y suministros que afectan la calidad del trabajo. El Laboratorio no mantiene materiales consumibles relacionados con los ensayos y calibraciones,

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por tanto la verificación inicial en recepción de los materiales requeridos es responsabilidad de la Unidad de Suministros. El Laboratorio al recibir los materiales o equipos solicitados, inspecciona que se cumplan con los requisitos solicitados y se constata el buen estado de éstos en la recepción de bienes y servicios adquiridos. Si los elementos (materiales o equipos) recibidos no cumplen los requerimientos o no se encuentran en buen estado, es necesario informar a la Unidad de Suministros, la cual debe contactar al proveedor para hacer la respectiva devolución o cambio asegurando la calidad de los bienes que fueron comprados.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El Laboratorio evalúa a sus proveedores críticos, una vez terminada la prestación del servicio por parte del proveedor, aplicando los Criterios para Evaluación de Proveedores del Laboratorio y la Unidad de Suministros evalúa a los proveedores de materiales y equipo cada seis (06) meses. El Jefe de Laboratorio y el Coordinador de Laboratorio Sucursal Ocaña, mantienen el registro actualizado de los proveedores críticos de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento del Laboratorio en la base de datos de proveedores. Contratación de servicios. Las necesidades adicionales de mano de obra se cubre celebrando contratos con empresas Contratistas y cuyo requisito principal es la Acreditación del servicio de Calibración de Medidores. La inspección de la contratación se realiza a través de la interventoría, desarrollada y ejecutada por terceros o por trabajadores del Laboratorio, aplicando en su accionar las resoluciones emitidas por los órganos de dirección para regular dicha materia. Esta interventoría tiene como finalidad velar porque las especificaciones contenidas en los contratos celebrados por CENS S.A. E.S.P., con sus subcontratistas o para prestar un servicio se cumplan. (Ver Normatividad para compra y contratación) Î SE REEMPLAZO POR:

El Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., asegura la calidad de los suministros y materiales consumibles adquiridos para el desarrollo de sus actividades, determinando sus requerimientos e informándolos claramente a la Unidad de Suministros quien es la encargada de gestionar las compras respectivas e inspeccionar que éstos cumplan con las especificaciones y requisitos definidos. Al recibir los materiales o equipos solicitados, el laboratorio verifica que estos cumplan con sus requerimientos y en caso contrario, informa a la Unidad de Suministros quien debe contactar al proveedor para hacer la respectiva devolución o cambio.

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2007.03.08

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PROPONENTE

Materiales Consumibles. Debido a que el Laboratorio no mantiene materiales consumibles relacionados con las calibraciones, la verificación inicial de éstos, es responsabilidad de la Unidad de Suministros.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Proveedores Críticos. El Laboratorio evalúa a sus proveedores críticos, una vez terminada la prestación del servicio, aplicando los Criterios para Evaluación de Proveedores del Laboratorio; por su parte, la Unidad de Suministros evalúa a los proveedores de materiales y equipo según sus procedimientos. Contratación de servicios. Las necesidades adicionales de mano de obra se cubre celebrando contratos con empresas Contratistas. La inspección de la contratación se realiza a través de interventorias ejecutadas por terceros o por trabajadores del Laboratorio, aplicando en su accionar las resoluciones emitidas por los órganos de dirección para regular dicha materia. Esta interventoría tiene como finalidad velar porque las especificaciones contenidas en los contratos celebrados por CENS S.A. E.S.P., con sus contratistas o para prestar un servicio se cumplan. (Ver Normatividad para compra y contratación) 13. Numeral 4.7 SERVICIO AL CLIENTE Î

EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio de Calibración asegura la satisfacción de sus clientes aplicando el Formato Conformidad del Servicio, encuesta suministrada a los clientes anualmente y una vez proporcionado el servicio a través de las ofertas de servicios, solicitudes o contratos y los resultados son tabulados y presentados en forma de datos y gráficos estadísticos para su análisis, conclusiones y formulación de acciones; obteniendo así una retroalimentación para el mejoramiento de los procesos y asegurando la confidencialidad con otros. Para el usuario, CENS mantiene abierta la atención al público en horarios extendidos en su sala de Servicio al Usuario.

SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio de Calibración asegura la satisfacción de sus clientes aplicando anualmente el Formato Conformidad del Servicio. Los resultados obtenidos son analizados y presentados en forma de gráficos estadísticos que facilitan la determinación de conclusiones y acciones a tomar para el mejoramiento del proceso. Así mismo, para una atención personalizada, CENS mantiene abierta la atención al público en horarios extendidos en su sala de Servicio al Usuario.

14. Numeral 5.3.3 Distribución de las Áreas (Segundo Párrafo) Î

EL TEXTO ORIGINAL: Se realizan pruebas para detectar la presencia de campos magnéticos externos, vibraciones o de algún otro factor que pueda afectar el normal funcionamiento del Laboratorio.

SE REEMPLAZO POR: Se realizan pruebas para detectar la presencia de campos

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magnéticos externos o algún otro factor que pueda afectar el normal funcionamiento del Laboratorio.

2007.03.08 Î

De igual forma, se actualiza la información referente a la superficie total de la planta de la Sede Cúcuta de la siguiente manera: LA TABLA ORIGINAL:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

SE REEMPLAZO POR:

15. Numeral 5.4.2 Selección de los Métodos

2007.08.15

SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio emplea los métodos editados en la Norma Técnica Colombiana NTC 4856 y garantiza que utiliza la edición más reciente.

16. Numeral 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES Para levantar la NO CONFORMIDAD Nº 4 reportada por la SIC en su evaluación documental, se elabora la TABLA DE REQUERIMIENTOS TECNICOS PARA LA REALIZACION DE LOS ENSAYOS y se vincula a este numeral de la siguiente manera: Î

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Numeral 5.3.1 Generalidades (párrafo 1)

EL TEXTO ORIGINAL: Las instalaciones del Laboratorio cuentan con fuentes de energía eléctrica, iluminación y condiciones ambientales que facilitan el correcto desempeño de los procesos. Adicionalmente, se garantiza que dentro del área de calibración se mantengan las condiciones ambientales apropiadas al en el momento de efectuar una medición de los equipos objeto de prueba registrando dos (02) veces al día los valores de temperatura y humedad en el área de “Ensayos de Medidores”.

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2007.08.15

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PROPONENTE

SE REEMPLAZO POR: Las instalaciones del Laboratorio cuentan con fuentes de energía eléctrica, iluminación y condiciones ambientales controladas que facilitan la realización correcta de las calibraciones. Así mismo, para asegurar que las condiciones ambientales no invaliden los resultados ni comprometan la calidad, diariamente, se toman los valores de temperatura y humedad por medio de instrumentos calibrados y se registran en el formato de Registro de Condiciones Ambientales que es revisado y aprobado mediante firma por el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña).

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El Párrafo 2 se elimina por ya estar referenciado en el numeral 5.3.2.2 Control de la humedad y temperatura. Î

Numeral 5.3.2.1 Suministro de energía eléctrica (párrafo 1)

EL TEXTO ORIGINAL: (Ver plano No.2). Las especificaciones del transformador se encuentran en la ficha técnica de la Hoja de vida del equipo. SE REEMPLAZO POR: (Ver plano laboratorio Cúcuta). Las especificaciones del transformador se encuentran en la ficha técnica de la Hoja de vida de este equipo. Î

Numeral 5.3.2.2 Control de la humedad y temperatura

El párrafo dos pasa a ser una nota al final del numeral y se elimina el siguiente texto “La humedad relativa y la temperatura de las áreas de ensayo de medidores se evidencian en el Registro de Condiciones Ambientales y se toman por medio de instrumentos calibrados”.

2007.08.15

17. Numeral 4.1.5 Imparcialidad, Independencia e Integridad Î

EL TEXTO ORIGINAL:

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

La Subgerencia de Distribución le garantiza su independencia al Laboratorio de Calibración. Es autónomo en el manejo de su información, procedimientos, resultados y confidencialidad para con sus clientes y de la calidad de sus servicios y está dedicado exclusivamente a las actividades relacionadas con la calibración de medidores de energía eléctrica. El Laboratorio es un organismo imparcial y sus resultados no obedecerán a intereses de tipo personal, comercial, político o económico, lo cual se demuestra mediante el contrato de vinculación del personal del Laboratorio, en el cual se evidencia que la remuneración es independiente de los resultados y de la cantidad de medidores calibrados. El personal que trabaja en el Laboratorio no está sometido a ningún tipo de presión comercial, financiera o de otro tipo que pueda influenciar su juicio técnico.

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2007.08.15

DESCRIPCION

SE REEMPLAZO POR:

La Subgerencia de Distribución le garantiza la independencia del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica otorgándole AUTONOMÍA en el manejo de su información, procedimientos, resultados y confidencialidad para con sus clientes y comprometiéndose a NO INFLUIR ni EJERCER PRESIONES de ningún tipo en las actividades y resultados alcanzados.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

2007.10.11

Para efectos de mejorar la información del Manual de Calidad, se realiza la modificación de los siguientes numerales:

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

18. Numeral 5.4.7 Control de Datos: Para clarificar la información acerca del control de los datos y abarcar todos los requerimientos establecidos por la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 en este aspecto, se realizaron las siguientes modificaciones: Î

Se describe a detalle la forma como se realiza la verificación sistemática de los resultados obtenidos por los EPM’s a través de la validación manual de los resultados; así mismo, se establece que esta actividad se realiza anualmente.

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2007.10.11

DESCRIPCION

En lo referente a la transferencia de la información para la elaboración de los certificados de calibración, informes de medición e incertidumbres de medición, se establece que la verificación de esta información es una actividad ejercida por el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) quienes aprueban y firman los registros respectivos.

Se agregan tres aclaraciones importantes referentes a :

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Utilización de equipos y software adecuada y validada por su casa matriz. La documentación del Procedimiento de Protección de la Información Confidencial para asegurar la Integridad y confidencialidad de los datos. La asignación de responsabilidades en el mantenimiento de los equipos de cómputo y de calibración, son asignadas al área de sistemas y el Jefe y/o Coordinador de Laboratorio respectivamente.

19. Numeral 5.2.3 Reemplazos y Contratos Temporales Î

Se agrega los siguientes títulos para clarificar más la información: Reemplazos temporales de los cargos directivos claves y Reemplazos temporales de los cargos operativos.

De igual forma la Nota Importante de la Tabla de Reemplazos temporales de cargos directivos claves se mejora de la siguiente manera:

EL TEXTO ORIGINAL: En caso de ausencia de los cargos sustitutos, será la administración la encargada de designar el reemplazo respectivo.

SE REEMPLAZO POR: En caso de ausencia de los cargos sustitutos, será el Director de calidad el encargado de designar el reemplazo respectivo.

20. Numeral 5.6.3 Patrones de Referencia y Materiales de Referencia EN el párrafo tres (3) referente al Trasporte y Almacenamiento, se cambia el vínculo hacia el procedimiento de Aseguramiento Metrológico por un vínculo hacia el Procedimiento de Manejo y Trasporte seguro de los patrones y/o equipos claves del laboratorio) 21. Numeral 4.2.3 Objetivos de calidad del Laboratorio. Para atender la Observación Nº 3 reportada en la Auditoría Interna, se mejoran los objetivos de calidad asociados a la Política de Calidad Nº 2 Declarada formalmente por la Alta Dirección.

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2007.10.11

2007.12.04

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El Objetivo Original:

Asegurar la Calidad en la prestación del servicio haciendo seguimiento a los reclamos efectivos presentados.

Se Reemplazó por:

Disminuir los reclamos técnicos efectivos. Disminuir la probabilidad de errores en los equipos

Para atender la Observación Nº 3 reportada en la Auditoría Externa de Renovación, se mejoran los numerales 5.5.5 Registro de elementos del equipo y si software y 5.5.6 Mantenimiento Planeado del equipo de la siguiente manera:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

22. Numeral 5.5.5 Registro de elementos del equipo y si software Î

La información relacionada en este numeral se complementa incluyendo su ubicación en el laboratorio (Manuales de Operación, Hoja de Vida y Ficha Técnica) , forma de presentación (Medio Magnético, Medio Físico) y responsable de su actualización (Jefe de Laboratorio, Coordinador de Laboratorio ó persona designada por ellos)

23. Numeral 5.5.6 Mantenimiento Planeado del Equipo Î

La información relacionada en este numeral se complementa incluyendo el procedimiento realizado por el laboratorio para la Programación de las Calibraciones y Mantenimientos requeridos para mantener el correcto funcionamiento de los equipos y la metodología establecida para el reporte y manejo de las novedades presentadas.

24. Numeral 5.5.7 Equipo fuera de Servicio Î

La información relacionada en este numeral se complementa incluyendo las especificaciones para el tratamiento del equipo fuera de servicio que incluyen: Su identificación inmediata, su reporte y tratamiento como una “Anormalidad” a través de la Solicitud de Mejora (Procedimiento Acción Correctiva y Acción Preventiva) y la aplicación del Procedimiento Control de Trabajo No Conforme para su evaluación y gestión respectiva.

La siguiente información cambia debido a mejoras realizadas en el Manual del Sistema de Gestión de la empresa: 25. Numeral 1.2 Razón Social y Domicilio. Se actualizan los teléfonos directos de la Gerencia, Subgerencia, sucursales y se incluye el vínculo al directorio manejado por la empresa.

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2007.12.04

DESCRIPCION

PROPONENTE

26. Numeral 1.2.1 Sucursales. Se actualizaron los números telefónicos de las sucursales de acuerdo a la información contenida en el Manual del Sistema de Gestión.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

27. Numeral 1.8 Mercado. Se retira la relación de clientes por tipo y modo de atención y se crea el vínculo al indicador de participación de CENS en su mercado. 28. Numerales 3.1 Mapa de Procesos y 4.1.3.3 Dirección y Responsabilidad del Sistema de Calidad. Se actualizan las figuras 1 y 3 de los numerales respectivos Para adecuar el procedimiento documentado a la nueva versión de la norma NTC 4856, se realizan las siguientes modificaciones: 29. Numeral 3. DESCRIPCION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Î

EL TEXTO ORIGINAL: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica realiza la entrega de los servicios acordados con sus clientes a través de los procesos de Recepción, Alistamiento, Revisión, Calibración, Sellado y Despacho de los medidores; los cuales se pueden consultar en el Mapa de Procesos del módulo del Laboratorio.

SE REEMPLAZO POR: El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica realiza la entrega de los servicios acordados con sus clientes a través de un proceso integral que incluye las etapas de Recepción, Alistamiento, Calibración, Sellado y Despacho de los medidores que pueden consultarse el Mapa de Procesos del Módulo del Laboratorio.

30. Numeral 3.1 MAPA DE PROCESOS DEL LABORATORIO Î

EL TEXTO ORIGINAL: Esta herramienta, identifica y enlaza los procesos cubiertos por el sistema de calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica mostrando su secuencia y las interrelaciones generadas mediante una representación gráfica. Al ingresar al módulo Laboratorio y hacer clic sobre cada uno de los elementos que muestra la Figura 1 de este manual, se obtiene información detallada de los procesos.

SE REEMPLAZO POR: Esta herramienta muestra gráficamente las etapas del proceso desarrollado por el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica, su secuencia y las relaciones generadas entre ellas mismas y los procesos de soporte de CENS S.A. E.S.P. Al ingresar al módulo Laboratorio y hacer clic sobre cada uno de los elementos que muestra la Figura 1 de este manual, se obtiene información detallada de cada una de las etapas.

El mapa de procesos fue modificado, se retiro la etapa de revisión del esquema presentado.

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2007.12.04

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31. Numeral 5.10 REPORTE DE RESULTADOS EL TEXTO ORIGINAL: Teniendo en cuenta los resultados de los ensayos, el informe de resultados utilizado puede ser:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

SE REEMPLAZO POR: Teniendo en cuenta los resultados de los ensayos, el informe de resultados utilizado puede ser:

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2007.12.04

DESCRIPCION

32. OTRAS ESPECIFICACIONES IMPORTANTES (Tercer y Cuarto Párrafo) Î

EL TEXTO ORIGINAL:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Los formatos utilizados para el Certificado de Calibración y el Informe de Medición, están diseñados para que se acomoden a cada tipo de calibración y minimicen las posibilidades de malentendidos o mal uso. Las enmendaduras físicas a los Certificados e Calibración e Informes de Medición, sólo se deben realizar en un documento adicional denominado Modificación a Certificados de Calibración y Modificación al Informe de Medición según corresponda. Î

SE REENPLAZO POR:

El formato Certificado de Calibración esta diseñado para que se acomode a cada tipo de calibración y minimicen las posibilidades de malentendidos o mal uso. Sus enmendaduras físicas sólo se deben realizar en un documento adicional denominado Modificación a Certificados de Calibración. 2008.07.03

1. CAPITULO 1. PRESENTACION DE LA EMPRESA La información contenida en este capítulo que hace referencia a los numerales 1.1 Tipo de Empresa, 1.2 Razón Social y Domicilio, 1.2.1 Sucursales, 1.3 Objeto Social, 1.3.1 Servicios, 1.4 Visión, 1.5 Misión, 1.6 Valores Corporativos y 1.8 Mercado, se retiran del Manual de Calidad del Laboratorio ya que es información general de CENS S.A. E.S.P., que se encuentra disponible para consulta a través del Manual de Gestión de Calidad de CENS S.A. E.S.P., y puede ser consultada por este medio.

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Así mismo, los numerales 1.7 Estructura Organizacional, 1.7.1 Organigrama básico y 1.9 Sistema de Gestión de CENS se mantienen pero adoptan una nueva numeración. El texto original de los numerales retirados se reemplaza con el siguiente párrafo: “El Laboratorio de Calibración de medidores de energía eléctrica hace parte de Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., que es una empresa de servicios públicos mixta, de nacionalidad Colombiana legalmente constituida como Sociedad por Acciones del tipo de las Anónimas (Ver Estatutos y Manual de Gestión de Calidad CENS S.A. E.S.P.). Estructuralmente, hace parte del Negocio de Distribución como una Unidad Técnica Independiente por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar técnicamente sobre el estado de los medidores y sellos de seguridad de los comercializadores (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión de CENS S.A. E.S.P., y Manual de Estructura de CENS S.A. E.S.P.)”

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2008.07.03

DESCRIPCION

2. Numeral 2.3 Normas de Referencia – Carácter Externo Los siguientes numerales son retirados ya que no aplican de forma directa a las actividades de calibración contempladas en el Alcance del Sistema de Calidad del Laboratorio Acreditado. •

El Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, Ley 142 de 1994 y sus reformas.

•

El Régimen para la generación, interconexión, transmisión, distribución y comercialización de electricidad en el territorio Nacional, Ley 143 de 1994 y sus reformas.

•

NTC-ISO 9000: 2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

•

NTC-ISO 9001: 2000, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

3. Numeral 3.1 Mapa de Procesos del Laboratorio Se reemplaza la figura por el pantallazo del mapa de procesos disponible a través del módulo de intranet. 4. Numeral 4.1 Organización 4.1.1 Objeto social. Para aclarar mejor la información presentada, se renombra este numeral de la siguiente manera: 4.1.1 Objeto Social de CENS S.A. E.S.P. 4.1.2 Sistema de Calidad. Para aclarar mejor la información presentada, se renombra este numeral de la siguiente manera: 4.1.2 Sistema de Calidad del Laboratorio. Segundo Párrafo: Î

El texto Original: En el año 2005 la Superintendencia de Industria y Comercio dio seguimiento al Sistema de Calidad del Laboratorio de Calibración y mediante la Resolución No.10333 del 13 de mayo de 2005 lo autorizó a continuar prestando los servicios en calidad de acreditado en la ciudad de Cúcuta y amplió dicha acreditación al Laboratorio de la Sucursal Ocaña bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005.

Se reemplazó por: En el año 2005, la Superintendencia de Industria y Comercio renovó la acreditación del Sistema de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., mediante la Resolución No.10333 del 13 de mayo de 2005 autorizándolo a continuar prestando los servicios en calidad de acreditado en la ciudad de Cúcuta y a su vez ampliando dicha acreditación al Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P, de la Sucursal Ocaña bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005.

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2008.07.03

DESCRIPCION

Tercer Párrafo: Î

El Texto original: Es responsabilidad del Laboratorio implementar y mantener su Sistema de Calidad teniendo en cuenta los requerimientos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 y realizar ensayos y calibraciones teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la Norma NTC 4856:2004, satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

Se reemplazó por: Es responsabilidad del Laboratorio de Calibración de Medidores de CENS S.A. E.S.P., implementar y mantener su Sistema de Calidad teniendo en cuenta los requerimientos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 y realizar los ensayos y calibraciones teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la Norma NTC 4856:2006, satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

5. Numeral 4.1.3.1 Domicilio y Sucursales Información Sucursal Ocaña. Se actualiza la dirección del Laboratorio Sucursal Ocaña de la siguiente manera: Î

El Texto original: Dirección: Calle 7 No.30-173 La Primavera

Se reemplazó por: Dirección: Subestación Ocaña Vía Abrego Sector Batallón Santander

6. Numeral 4.1.3.3 Dirección y Responsabilidad del Sistema de Calidad. Para aclarar mejor la información presentada, se renombra este numeral de la siguiente manera: 4.1.3.3 Dirección y Responsabilidad del Sistema de Calidad del Laboratorio. 7. Numeral 4.1.4 Responsabilidad del Personal Clave. Î

El Texto original: Las responsabilidades del personal del Laboratorio se encuentran definidas en las Funciones y Responsabilidades y son aprobadas por el Líder del Proceso de Talento Humano. Adicionalmente, se encuentran documentadas en los procedimientos, instructivos, comunicaciones internas, autorizaciones y específicamente en los contratos laborales.

El Texto original: Las responsabilidades del personal del Laboratorio, son definidas y aprobadas por el Líder del Proceso de Talento Humano y se encuentran documentadas en el formato Funciones y Responsabilidades del Sistema de Calidad. En los procedimientos, instructivos, comunicaciones internas, autorizaciones y específicamente en los contratos laborales también pueden estar mencionadas.

8. Numeral 4.1.6 Confidencialidad de los Informes (Segundo y tercer Párrafo) Î

El Texto Original: Es compromiso de todo el personal que conforma el Laboratorio guardar secreto profesional sobre la información generada así como de sus resultados,

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dejando registro en el Acta de Compromiso. El incumplimiento a lo anterior puede dar lugar a la apertura de un proceso de investigación de acuerdo con las normas administrativas de CENS S.A. E.S.P.

2008.07.03

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El Laboratorio debe generar y entregar directamente reportes de resultados para los clientes externos y para el envío de la información utiliza los servicios del Centro de Administración e Información Documental (CAID). Î

Se reemplazó por: Es compromiso de todo el personal que conforma el Laboratorio de Calibración de Medidores, guardar secreto profesional sobre la información y resultados generados dejando registro de este compromiso firmando el documento Acta de Compromiso del Sistema de Calidad. El incumplimiento a lo anterior puede dar lugar a la apertura de un proceso de investigación de acuerdo con las normas administrativas de CENS S.A. E.S.P. Los reportes de resultados de los medidores calibrados entregados por los clientes externos son entregados directamente; sin embargo, de requerirse podrán ser enviados por correo utilizando los servicios del Centro de Administración e Información Documental (CAID).

9. Numeral 4.2 Sistema de Calidad. Para aclarar mejor la información presentada, se renombra este numeral de la siguiente manera: 4.2 Sistema de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores. Párrafos cuarto y quinto Î

El Texto Original:

Laboratorio Sucursal Ocaña. El Profesional P1 – Coordinador de Laboratorio, de acuerdo a las Funciones y Responsabilidades establecidas, debe apoyar al Profesional P1 – Jefe de Laboratorio para garantizar el correcto funcionamiento en la Sucursal Ocaña. De igual forma, todos los documentos y formatos manejados en la Sucursal que registren la firma del Jefe del Laboratorio, podrán ser firmados por el Coordinador de Laboratorio. Con el objeto de ejercer seguimiento al cumplimiento de lo expuesto en este Manual, el Profesional P1 – Jefe de Laboratorio, o quién éste designe, efectuará visitas al Laboratorio de la Sucursal de Ocaña mínimo tres (03) veces al año o cuando se estime conveniente; permitiendo verificar, mediante auditoria o supervisión, la aplicación del Sistema de Calidad del Laboratorio y efectuar acciones de acuerdo a las situaciones encontradas. Î

Se reemplazó por:

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Ocaña. De igual forma, todos los documentos que registren la firma del Jefe del Laboratorio, en la sucursal podrán ser firmados por el Coordinador de Laboratorio. Con el objeto de ejercer seguimiento al cumplimiento de lo expuesto en este Manual, el Profesional P1 – Jefe de Laboratorio, o quién éste designe, efectuará visitas al Laboratorio de la Sucursal de Ocaña mínimo dos (02) veces al año o cuando se estime conveniente; para verificar mediante supervisión directa, la aplicación del Sistema de Calidad y efectuar acciones de acuerdo a las situaciones encontradas.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

10. Numeral 4.2.3 Objetivos de Calidad del Laboratorio. (Segundo Párrafo) Î

El texto Original: Para conocer el nivel de cumplimiento de estos objetivos se dispone de los Indicadores de Gestión enunciados en el documento de su mismo nombre; definiéndose principalmente las metas, frecuencias y los responsables de aplicar y analizar cada uno de los indicadores con el seguimiento del Profesional P1 – Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) o el Profesional P1 – Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña).

Se reemplazó por: Para conocer el nivel de cumplimiento de estos objetivos se dispone de los Indicadores de Gestión registrados en el documento Despliegue de la Política de Calidad; donde se establecen las metas, frecuencias y responsables de su aplicación y análisis con el seguimiento del Profesional P1 – Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) o el Profesional P1 – Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña).

11. Numeral 4.2.4 Manual de Calidad. Para aclarar mejor la información presentada, se renombra este numeral de la siguiente manera: 4.2.4 Manual de Calidad del Laboratorio. Cuarto Párrafo: Î

El Texto original: El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) son los encargados de mantener en medio magnético una copia del Manual de Calidad, de acuerdo con la última actualización publicada, siendo impreso con lo solicitado por la Superintendencia de Industria y Comercio para la realización de las auditorias externas; y de igual forma está comprometido con el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad de CENS.

Se reemplazó por: El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) son los encargados de mantener en medio magnético una copia del Manual de Calidad, de acuerdo con la última actualización publicada, siendo impreso solo por solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio para la realización de las auditorias externas.

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12. Numeral 4.3.1 Generalidades (Figura 4. Estructura de la Base Documental) Para hacer más evidente la jerarquía de los documentos base del Sistema de Calidad, se reemplaza el esquema de estrella por un esquema piramidal que muestra gráficamente la secuencia de los documentos.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

13. Numeral 4.3.2 Revisión, Aprobación y Edición de documentos. Î

El Texto Original: Todos los documentos del Sistema de Calidad del Laboratorio deben ser revisados como mínimo cada año o antes si es necesaria su actualización. Los cambios o actualizaciones, son propuestos por el personal interesado como Solicitudes de Mejora diligenciando en la intranet el formulario respectivo, estas solicitudes deben ser validadas por las personas responsables quienes determinan las acciones a tomar y finalmente aprueban o desaprueban los cambios dejando registro de esta novedad en el módulo de intranet. La responsabilidad de la revisión, aprobación y actualización de los documentos base del sistema de calidad está definida en el Procedimiento Control de la Base Documental.

Se reemplazó por: Todos los documentos del Sistema de Calidad del Laboratorio deben ser revisados como mínimo cada año o antes si es necesaria su actualización. Los cambios o actualizaciones, son propuestos por el personal interesado como Solicitudes de Mejora diligenciando en la intranet el formulario respectivo, las solicitudes de mejora deben ser validadas por las personas responsables quienes determinan las acciones a tomar y finalmente aprueban o desaprueban los cambios dejando registro de esta novedad en el módulo de intranet. La responsabilidad de la revisión, aprobación y edición de los documentos base del sistema de calidad está definida en el Procedimiento Control de la Base Documental.

14. Numeral 4.4 Revisión de Pedidos, Ofertas y Contratos Primer Párrafo: Î

El Texto original: El Laboratorio de CENS S.A. E.S.P. establece y mantiene información documentada en el Procedimiento Pedidos, Ofertas y Contratos en donde se establecen los requisitos del cliente solicitados formalmente para cumplir con lo servicios requeridos hasta la presentación de la oferta y programación de los servicios ofrecidos.

Se reemplazó por: El Laboratorio de CENS S.A. E.S.P. establece en el Procedimiento Solicitud, Oferta y Servicio, las especificaciones para la revisión de los pedidos, ofertas y contratos realizados con los clientes asegurando que:

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Tercer Párrafo: Î

El Texto Original: De toda esta información se mantienen los registros de las revisiones y los resultados del trabajo durante el período de ejecución del contrato, dejando evidencia de ello en el formato Oferta de Servicios y otros documentos soportes que consolidan la información del servicio a entregar.

Se reemplazó por: Los registros de las revisiones, requisitos y resultados del trabajo ejecutado incluyendo las modificaciones significativas, son conservados y mantenidos en el formato Oferta de Servicios y otros documentos soportes.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

El siguiente texto fue eliminado ya que esta incluido en el Procedimiento referenciado: La información técnica contenida de los medidores de propiedad de los clientes se registra en la base de datos del Sistema Comercial de CENS S.A. E.S.P. – CIMA. Para la prestación del servicio el Laboratorio de Calibración clasifica a sus clientes en la siguiente forma: •

Clientes externos: Son aquellos que soliciten los servicios del Laboratorio y cuyos medidores no están destinados para instalarse en las redes eléctricas atendidas por CENS S.A. E.S.P.

•

Clientes internos: Son aquellos que soliciten los servicios del Laboratorio y cuyos medidores están destinados a instalarse en las redes eléctricas atendidas por CENS S.A. E.S.P.

15. Numeral 4.5 Subcontratación de Calibración de Medidores Para evitar duplicidad de Información, el contenido de este numeral se retira del Manual de Calidad y en su reemplazo se incluye un acceso directo al Procedimiento de Solicitud, Oferta y Servicio que contiene toda la información retirada. 16. Numeral 4.14 Auditorias Internas Quinto Párrafo

El Texto Original: Las Auditorias internas son realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P. En caso de no encontrar disponible internamente a un auditor, éste se contratará externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad.

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Se reemplazó por: Las Auditorias internas pueden ser realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P., ó por auditores internos contratados externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Sexto Párrafo Î

El Texto Original: Durante las auditorias internas se debe dejar registro del proceso auditado, los hallazgos encontrados y las Acciones Correctivas que se deben emprender. Así mismo, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) deben realizar el seguimiento respectivo a través de la aplicación Solicitudes de Mejora e informar al Director de Calidad acerca de los avances realizados.

Se reemplazó por: Durante las auditorias internas se debe dejar registro del proceso auditado y los hallazgos encontrados. Así mismo, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) deben coordinar con las personas responsables la definición de las acciones correctivas y/o preventivas requeridas para atender las No Conformidades y Observaciones detectadas y realizar el seguimiento respectivo a través de la aplicación Solicitudes de Mejora informando al Director de Calidad acerca de los avances realizados.

17. Numeral 4.15 Revisiones por la Alta Dirección (Primer Párrafo) Î

El Texto Original: El Gerente, el Subgerente de Distribución, el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) realizan mínimo una (01) vez al año, o cuando se detecten situaciones que afecten la calidad del servicio, la revisión al Sistema de Calidad del Laboratorio asegurando su continua adaptabilidad y eficacia (Ver Procedimiento Revisión por la Alta Dirección).

Se Reemplazó por: El Gerente General, el Subgerente de Distribución y el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta), realizan mínimo una (01) vez al año, o cuando se detecten situaciones que afecten la calidad del servicio, la revisión del Sistema de Calidad del Laboratorio asegurando su continua adaptabilidad y eficacia (Ver Procedimiento Revisión por la Alta Dirección).

Así mismo, se agregó el siguiente pie de página para aclarar la información: En ausencia del Jefe de Laboratorio, las funciones para la realización de la revisión por la alta dirección estarán a cargo de la persona que este realizando el reemplazo correspondiente.

18. Numeral 5.2.1 Competencia del Personal (Tercer Párrafo) Î

El Texto Original: La Unidad de Administración del Talento Humano mantiene archivadas las Hojas de Vida en original, con los documentos soportes (registros de

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capacitación, entrenamiento). Adicionalmente, atiende las necesidades de los trabajadores de planta de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Módulo del Sistema de Gestión CENS.

2008.07.03

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Se reemplazó por: La Unidad de Administración del Talento Humano mantiene archivadas las Hojas de Vida en original con los documentos soportes (registros de capacitación, entrenamiento) y atiende las necesidades de los trabajadores de planta de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de CENS S.A. E.S.P.

19. Numeral 5.2.2 Formulación de metas y necesidades de capacitación y entrenamiento Sección 1.01 La siguiente frase se elimina del contenido: El Laboratorio tiene establecidas las metas con respecto a la educación, capacitación y entrenamiento del personal en los Indicadores de Gestión. 20. Numerales 5.3.2.3 Iluminación y 5.3.2.4 Ruido y contaminación de origen externo. Se retiran del Manual de Calidad debido a que no son especificaciones críticas para la realización de las calibraciones. 21. Numerales 5.3.3 Distribución de las áreas. Se retiran las tablas de distribución de las áreas incluidas en el numeral y el texto se reestructura de la siguiente manera: Î

El Texto Original:

Para desarrollar sus actividades, el Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica Sede Cúcuta dispone de un edificio de una sola planta con una superficie total de 211.41 m2 (Ver plano No.1). Esta sede se encuentra distribuida de la siguiente forma: Î

Se reemplaza por:

El Texto Original: Anualmente, como una medida preventiva, se realiza la validación Manual de los resultados obtenidos de forma automática a través de los EPM’s utilizados; así mismo, la transferencia de la información que se realiza para expedir los Certificados de Calibración, los Informes de Medición y el Cálculo de la Incertidumbre de medición, es

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validada por el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) quienes aprueban mediante firma y dan conformidad con los registros respectivos.

2008.07.03

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

Se reemplazó por: Anualmente, como una medida preventiva, se realiza la validación manual de los resultados obtenidos de forma automática a través de los EPM’s utilizados. La transferencia de la información que se realiza para expedir los Certificados de Calibración y el Cálculo de la Incertidumbre de medición, es validada por el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador del Laboratorio (Sucursal Ocaña) quienes aprueban mediante firma y dan conformidad con los registros respectivos.

23. Numerales 5.5.2 Software, hardware y programas de calibración (Segundo párrafo). Î

El Texto original: Las especificaciones de los equipos se encuentran disponibles en la Ficha Técnica (Hoja de vida del equipo) cuyo responsable es el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña).

Se reemplazó por: Las especificaciones de los equipos se encuentran disponibles en la Ficha Técnica cuyo responsable es el Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña).

24. Numerales 5.10 Reporte de Resultados. Se actualiza la Tabla de presentación de los resultados de las calibraciones de la siguiente manera: La Tabla Original:

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DESCRIPCION

PROPONENTE

2008.07.03

Se Reemplazó por:

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Mónica Bautista – Asesora de Calidad

2008.09.15

25. Numeral 2.2 Alcance de la Aplicación. Se actualizan las tablas 1 y 2 con la información de la nueva Resolución de Acreditación No.28782 y la norma NTC 4856:2006 vigente.

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

26. Numeral 2.3 Normas de Referencia – Carácter Externo. De la lista de normas, se actualiza la NTC. 4856:2004, Verificación Inicial y Periódica de Medidores de Energía a Versión 2006. 27. Numeral 4.1.2 Sistema de Calidad del Laboratorio. Se eliminan los vínculos hacia las resoluciones 28523 y 10333 de 2002 y 2005 respectivamente debido a que son documentos obsoletos. Así mismo, se agrega el siguiente texto como un tercer párrafo: “En el año 2008, la Superintendencia de Industria y Comercio renovó la acreditación al Laboratorio de Calibración en el área de Medidores de Energía de CENS S.A. E.S.P., mediante la Resolución No.28782 del 12 de Agosto de 2008 la cual cubre la Sede de Cúcuta y Sucursal Ocaña, autorizándolos a seguir prestando los servicios bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005.” 28. Numeral 4.4 Revisión de Pedidos, Ofertas y Contratos. Se corrigieron los últimos links presentados a continuación, debido a que no abrían: Numeral 4.4. Revisión de pedidos, ofertas y contratos Î Procedimientos solicitud, ofertas y servicio Î 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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DESCRIPCION Î

2008.09.15

Procedimiento Control de Registros 5.2 OTRAS ACLARACIONES IMPORTANTES Î (Ver Procedimiento organización técnica de archivo inactivo CAID) Î 5.3. PARAMETROS PARA LA SEGURIDAD Y Î Formato de transferencia de documentos NO ABRE Î Identificación de conservación de documentos NO ABRE

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

Numeral 4.4. Revisión de pedidos, ofertas y contratos Î Procedimientos solicitud, ofertas y servicio Î 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Î Procedimiento Control de Registros Î 5.3 DISPOCISION Y ACCESO A LA INFORMACION Î Procedimiento protección de la Información Confidencial Î 5.3 PARAMETROS PARA LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Î (Instructivo para asegurar la red local y su uso) NO ABRE 29. Numeral 5.2.2 Formulación de metas y necesidades de capacitación y Entrenamiento. Se corrigió el último link presentado a continuación, debido a que no abría: Numeral 5.2.2 Formulación de metas y necesidades de capacitación y entrenamiento Î (Ver procedimiento capacitación y calificación del personal) Î 5.2 CALIFICACIÓN DEL PERSONAL Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Î Procedimiento Evaluación de personal NO ABRE 2008.09.23

30. Fue necesario modificar temporalmente el nombre del archivo para poder enviar el antiguo Manual de Calidad a obsoletos debido a que el día que se subió la ultima actualización del manual que fue el 17 de Septiembre de 2008 por error se modifico el archivo más no se envió a obsoletos; tomándose la decisión de subirlo el día de hoy para seguir con la trazabilidad.

Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

2008.10.22

31. Se modifica el párrafo segundo del Capitulo 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA:

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

Î TEXTO ORIGINAL: Estructuralmente, hace parte del Negocio de Distribución como una

Unidad Técnica Independiente por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar técnicamente sobre el estado de los medidores y sellos de seguridad de los comercializadores (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión de CENS S.A. E.S.P., y Manual de Estructura de CENS S.A. E.S.P.) Î REEMPLAZADO POR: Estructuralmente, hace parte del Negocio de Distribución como

una Unidad Técnica Independiente por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar técnicamente sobre el estado de los medidores de los comercializadores (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión de CENS S.A. E.S.P., y Manual de Estructura de CENS S.A. E.S.P.)

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2008.10.22

DESCRIPCION

32. El Numeral 4.1.3.1. Domicilio y Sucursales. Se modifica lo siguiente: Î TEXTO ORIGINAL:

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

Fax: (7) 5783318 Î TEXTO MODIFICADO:

Fax: (7) 5824444 Ext.3020 33. Fue necesario modificar el contenido del numeral 4.14 Auditorias Internas debido a que se arreglo el titulo del procedimiento Auditorias Internas para el Laboratorio, donde se elimino la palabra calidad; puesto que dichas auditorias cubren tambien la parte técnica del laboratorio, quedando de la siguiente manera: Î TEXTO ORIGINAL:

Párrafo 1. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica, efectúa a intervalos planificados Auditorias Internas de Calidad a sus procesos para verificar la conformidad con los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 asegurando el mantenimiento de su Sistema de Calidad y el cumplimiento de los Objetivos establecidos. Párrafo 2. El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) ó el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña), son los responsables de incluir anualmente en su Plan de Calidad los ciclos de las auditorias a realizar (Calidad o Técnicas) y las posibles fechas de su ejecución teniendo en cuenta factores como: Párrafo 4. Las Auditorias internas pueden ser realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P., ó por auditores internos contratados externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditorias Internas de Calidad. Î REEMPLAZADO POR :

Párrafo 1. El Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica, efectúa a intervalos planificados Auditorias Internas a sus procesos para verificar la conformidad con los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17025:2005 asegurando el mantenimiento de su Sistema de Calidad y el cumplimiento de los Objetivos establecidos. Párrafo 2. El Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) ó el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña), son los responsables de incluir anualmente en su Plan de Calidad los ciclos de las auditorias a realizar y las posibles fechas de su ejecución teniendo en cuenta factores como:

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DESCRIPCION

2008.10.22 Párrafo 4. Las Auditorias internas pueden ser realizadas por auditores internos de CENS S.A. E.S.P., ó por auditores internos contratados externamente teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Procedimiento Auditoria Interna para el Laboratorio.

PROPONENTE

Pedro Enrique Galvis – Subgerente Distribución Claudia Colmenares – Jefe de Laboratorio Leidy González – Asesora de Calidad

34. El Numeral 5.5.6 Mantenimiento planeado del equipo. Se modifica el ítem 2 en su segundo párrafo: Î TEXTO ORIGINAL: Nota Importante: Los daños, actualizaciones ó adquisición de nuevos

equipos, son considerados como novedades que deben ser reportadas por el Operario Técnico – Calibración a través del módulo de Intranet como “Anormalidades” en la Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realiza con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Î REEMPLAZADO POR: Nota Importante: Los daños, actualizaciones ó adquisición de

nuevos equipos, son considerados como novedades que deben ser reportadas por el Operario Técnico – Calibración (Sede Cúcuta) y el Operario Técnico – Integral (Sucursal Ocaña) a través del módulo de Intranet como “Anormalidades” en la Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realiza con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. 35. El Numeral 5.5.7 Equipo fuera de servicio. Se modifica el ítem 2 del segundo párrafo: Î TEXTO ORIGINAL: Esta novedad debe ser reportada por el Operario Técnico –

calibración al Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) como una “Anormalidad” a través del formulario Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realiza con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Î REEMPLAZADO POR: Esta novedad debe ser reportada por el Operario Técnico –

calibración (Sede Cúcuta) y el Operario Técnico – Integral (Sucursal Ocaña) al Jefe de Laboratorio (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) como una “Anormalidad” a través del formulario Solicitud de Mejora. Tanto el reporte como los seguimientos a las novedades reportadas se realizan con la supervisión del Director Técnico de cada laboratorio teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

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FECHA DE MODIFICACIONES

2008.12.09

DESCRIPCION 36. Se modifico el párrafo cuarto de la INTRODUCCION : TEXTO ORIGINAL: Este Manual cuenta con el apoyo por parte de la Dirección de la empresa y del Laboratorio, tal como se establece en la Política de Calidad aprobada por el Subgerente de Distribución. REEMPLAZADO POR: Este Manual cuenta con el apoyo por parte de la Dirección de la empresa y del Laboratorio, tal como se establece en la Política de Calidad aprobada por el Director de Calidad.

FUNCIONARIOS QUE AUTORIZAN Y PROPONEN EL CAMBIO AUTORIZADO POR: Pedro Enrique Galvis – Director de Calidad PROPUESTO POR: Claudia Colmenares – Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) Leidy González – Asesora de Calidad

37. Se modifico el Capitulo 2. TEXTO ORIGINAL: Requisitos generales de competencia del Laboratorio REEMPLAZADO POR: Referencias Normativas 38. Se modifico el Capitulo 3. TEXTO ORIGINAL: Descripción de los procesos del Sistema de Calidad REEMPLAZADO POR: Términos y Definiciones 39. Se modifica el titulo del Capitulo 4. TEXTO ORIGINAL: Requisitos de gestión para el Sistema de Calidad REEMPLAZADO POR: Requisitos relativos a la gestión 40. Se modifica el numeral 4.1.3 Dirección y administración del laboratorio: 9 9 9

Se elimina el párrafo 1 y 2. El numeral 4.1.3.1 Domicilio y Sucursales pasa a ser el numeral 4.1.3 Se eliminan los numerales 4.1.3.1, 4.1.3.2, 4.1.3.3 porque pasan hacer parte de otro numeral.

41. Se modifica el numeral 4.1.4 Responsabilidades del Personal Clave: TEXTO ORIGINAL: Responsabilidades del personal clave. Las responsabilidades del personal del Laboratorio, son definidas y aprobadas por el Líder del Proceso de Talento Humano y se encuentran documentadas en el formato Funciones y Responsabilidades del Sistema de Calidad. En los procedimientos, instructivos, comunicaciones internas, autorizaciones y específicamente en los contratos laborales también pueden estar mencionadas.

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FECHA DE MODIFICACIONES

DESCRIPCION

2008.12.09

REEMPLAZADO POR: 4.1.4 Responsabilidades de los procesos claves de la organización. La definición de las responsabilidades del personal clave de la organización que participa o influye en las actividades de ensayo y/o calibración, la determinación de los potenciales conflictos de interés y de los mecanismos disponibles para su control, esta definida y documentada en el INFORME “Estudio de las responsabilidades de los procesos claves de la organización que participan o influyen en las actividades de Ensayo y/o de Calibración” incluido en el Sistema de Gestión como un documento Referencial Interno.

42. Se modifica el numeral 4.1.5 Imparcialidad, independencia e integridad: TEXTO ORIGINAL: La Subgerencia de Distribución le garantiza la independencia al Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica otorgándole AUTONOMÍA en el manejo de su información, procedimientos, resultados y confidencialidad para con sus clientes; así mismo, se compromete a NO INFLUIR NI EJERCER PRESIONES de ningún tipo en las actividades y resultados alcanzados. El Laboratorio, es un organismo imparcial dedicado exclusivamente a las actividades relacionadas con la calibración de medidores de energía eléctrica, y sus resultados no obedecen a intereses de tipo personal, comercial, político o económico, lo cual se demuestra mediante el tipo de contratación utilizado en el cual la remuneración es independiente de los resultados y de la cantidad de medidores calibrados. El personal que trabaja en el Laboratorio no está sometido a ningún tipo de presión comercial, financiera o de otro tipo que pueda influenciar su juicio técnico y la Alta Dirección garantiza el cumplimiento de estos requerimientos mediante el documento DECLARACION DE INDEPENDENCIA OTORGADA POR LA ALTA DIRECCION firmado por el Gerente General como cabeza de la Organización y por el Director de Calidad como cabeza del Sistema de Calidad. Î

NOTA IMPORTANTE: La definición de las responsabilidades del personal clave que participa o influye en las actividades de ensayo y/o calibración, la determinación de los potenciales conflictos de interés y de los mecanismos disponibles para su control, esta definida y documentada en el INFORME “ESTUDIO DE LAS RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL CLAVE EN LAS ACTIVIDADES DE CALIBRACION” incluido en el Sistema de Calidad como un documento Referencial Interno.

REEMPLAZADO POR: Imparcialidad, Independencia y Estructura Organizacional. a) El Laboratorio cuenta con personal directivo y técnico que tiene independientemente de toda otra responsabilidad, incluida la implementación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión, con el fin de que identifiquen desvíos del sistema y se inicie

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acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos, los cuales de pueden verificar dentro de sus FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

AUTORIZADO POR: Pedro Enrique Galvis – Director de Calidad

b) La Alta Dirección le garantiza la independencia al Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica otorgándole AUTONOMÍA en el manejo de su información, procedimientos, resultados y confidencialidad para con sus clientes; así mismo, se compromete a NO INFLUIR NI EJERCER PRESIONES de ningún tipo en las actividades y resultados alcanzados.

PROPUESTO POR: Claudia Colmenares – Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) Leidy González – Asesora de Calidad

El Laboratorio, es un organismo imparcial dedicado exclusivamente a las actividades relacionadas con la calibración de medidores de energía eléctrica, y sus resultados no obedecen a intereses de tipo personal, comercial, político o económico, lo cual se demuestra mediante el tipo de contratación utilizado en el cual la remuneración es independiente de los resultados y de la cantidad de medidores calibrados. El personal que trabaja en el Laboratorio no está sometido a ningún tipo de presión comercial, financiera o de otro tipo que pueda influenciar su juicio técnico y la Alta Dirección garantiza el cumplimiento de estos requerimientos mediante el documento DECLARACION DE INDEPENDENCIA OTORGADA POR LA ALTA DIRECCION firmado por el Gerente General como cabeza de la Organización y por el Director de Calidad como cabeza del Sistema de Calidad. c) Confidencialidad de los Informes. El Laboratorio cuenta con políticas y mantiene procedimientos para asegurar la Protección de la información confidencial de sus clientes y los derechos de propiedad incluyendo la protección de almacenamiento electrónico y transmisión de resultados. Únicamente personal autorizado tiene acceso a esta información con la supervisión y control de la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). Los reportes de resultados de los medidores calibrados entregados por los clientes externos son entregados directamente; sin embargo, de requerirse podrán ser enviados por correo utilizando los servicios del Centro de Administración e Información Documental (CAID). d) Es compromiso de todo el personal que conforma el Laboratorio de Calibración de Medidores, guardar secreto profesional sobre la información y resultados generados dejando registro de este compromiso firmando el documento Acta de Compromiso del Sistema de Calidad. El incumplimiento a lo anterior puede dar lugar a la apertura de un proceso de investigación de acuerdo con las normas administrativas de CENS S.A. E.S.P.

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e) Estructura Organizacional del Laboratorio. El Laboratorio de Calibración se encuentra ubicado dentro de la estructura organizacional de CENS S.A. E.S.P., (Ver Figura 1 del Manual Sistema de Gestión) en el Negocio de Distribución por motivo de imparcialidad de concepto o criterio, por cuanto tiene que conceptuar sobre el estado de los Equipos de Medicion de Energía Electrica de los clientes y comercializadores. En la Figura 1 de este manual se muestra la Estructura Organizacional del Laboratorio de Calibración de Medidores de Cúcuta y la Sucursal Ocaña.

Figura 1. Estructura Organizacional Laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. E.S.P.

En la figura 2 se muestra el equipo que se tiene conformado para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad Figura 2. Equipo delegado para el Sistema de Gestión del laboratorio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica – CENS S.A. E.S.P.

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AUTORIZADO POR: Pedro Enrique Galvis – Director de Calidad

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ASESORA DE CALIDAD

GERENTE GENERAL

PROPUESTO POR: Claudia Colmenares – Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) Leidy González – Asesora de Calidad

DIRECTOR TECNICO (JEFE LAB.)

DIRECTOR DE CALIDAD

f) La definición de la responsabilidad, autoridad e interrelación del personal que dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad de los ensayos y/o calibraciones, esta definida y documentada en el INFORME “ESTUDIO DE LAS RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL CLAVE EN LAS ACTIVIDADES DE CALIBRACION” incluido en el Sistema de Gestión como un documento Referencial Interno. g) Competencia del personal. El Laboratorio cuenta con personal calificado y debidamente entrenado para la realización de las calibraciones de los equipos de medida. La Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) y/o el Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña) aseguran la competencia del personal que opera equipos específicos, desempeña pruebas y/o calibraciones, evalúa resultados y firma reportes de ensayos y certificados de calibración mediante la Supervisión de Personal. h) Se asigna como DIRECTORA TECNICA del Laboratorio de la Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña a la Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta con la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad de las operaciones. i) Dirección y Responsabilidad del Sistema de Gestión del Laboratorio. El Subgerente de Distribución es el líder representante de la Gerencia para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión del Laboratorio y por consiguiente de los resultados en la prestación del servicio, por lo tanto es nombrado como el DIRECTOR DE CALIDAD. Así mismo, es el responsable de gestionar los recursos necesarios del Laboratorio y verificar el desarrollo del alcance de las actividades para lograr el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad.

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FUNCIONARIOS QUE AUTORIZAN Y PROPONEN EL CAMBIO

DESCRIPCION j) Sustitutos de los cargos directivos claves Tabla 4. Cargos Sustitutos del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P. CARGO DIRECTIVO CLAVE Jefe de Laboratorio Cúcuta Coordinador de Laboratorio Ocaña Director de Calidad (Subgerente de Distribución) Director Técnico del Laboratorio (Jefe de Laboratorio)

CARGO SUSTITUTO Coordinador de Laboratorio Ocaña Asistente Operativo Jefe de Laboratorio Cúcuta Asistente Operativo Subgerente de Distribución (Encargado) Jefe de Laboratorio Cúcuta Jefe de Laboratorio (Encargado) Asistente Operativo

AUTORIZADO POR: Pedro Enrique Galvis – Director de Calidad PROPUESTO POR: Claudia Colmenares – Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) Leidy González – Asesora de Calidad

Nota Importante: En caso de ausencia de los cargos sustitutos, será el Director de calidad el encargado de designar el reemplazo respectivo.

43. Se modifica el numeral 4.1.6 Confidencialidad de los informes: TEXTO ORIGINAL: Confidencialidad de los Informes. El Laboratorio cuenta con políticas y mantiene procedimientos para asegurar la Protección de la información confidencial de sus clientes y los derechos de propiedad incluyendo la protección de almacenamiento electrónico y transmisión de resultados. Únicamente personal autorizado tiene acceso a esta información con la supervisión y control del Profesional P1 – Jefe (Sede Cúcuta) y/o Coordinador de Laboratorio (Sucursal Ocaña). Es compromiso de todo el personal que conforma el Laboratorio de Calibración de Medidores, guardar secreto profesional sobre la información y resultados generados dejando registro de este compromiso firmando el documento Acta de Compromiso del Sistema de Calidad. El incumplimiento a lo anterior puede dar lugar a la apertura de un proceso de investigación de acuerdo con las normas administrativas de CENS S.A. E.S.P. Los reportes de resultados de los medidores calibrados entregados por los clientes externos son entregados directamente; sin embargo, de requerirse podrán ser enviados por correo utilizando los servicios del Centro de Administración e Información Documental (CAID). REEMPLAZADO POR: Comunicación Interna. La alta dirección asegura que dentro del laboratorio las comunicaciones internas se hacen por medio electrónico, con el fin de asegurar la veracidad de la misma. Adicionalmente en el proceso técnico entre el Laboratorio y los Clientes Internos su comunicación se hace efectiva con el manejo del sistema comercial CIMA, donde esta estipulado concretamente lo que el cliente solicita, considerando la eficacia del Sistema de Gestión.

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DESCRIPCION 44. Se modifica el párrafo cuarto y quinto del numeral 4.2.1 Generalidades: TEXTO ORIGINAL: Laboratorio Sucursal Ocaña. El Profesional P1 – Coordinador de Laboratorio, de acuerdo a las Funciones y Responsabilidades establecidas, debe apoyar al Profesional P1 – Jefe de Laboratorio para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Calidad en la Sucursal Ocaña. De igual forma, todos los documentos que registren la firma del Jefe del Laboratorio, en la sucursal podrán ser firmados por el Coordinador de Laboratorio.

Con el objeto de ejercer seguimiento al cumplimiento de lo expuesto en este Manual, el Profesional P1 – Jefe de Laboratorio, o quién éste designe, efectuará visitas al Laboratorio de la Sucursal de Ocaña mínimo dos (02) veces al año o cuando se estime conveniente; para verificar mediante supervisión directa, la aplicación del Sistema de Calidad y efectuar acciones de acuerdo a las situaciones encontradas. REEMPLAZADO POR: Laboratorio Sucursal Ocaña. El Coordinador de Laboratorio, de acuerdo a las Funciones y Responsabilidades establecidas, debe apoyar a la Directora Técnica (Jefe de Laboratorio Sede Cúcuta) para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión en la Sucursal Ocaña. De igual forma, todos los documentos que registren la firma del Jefe del Laboratorio, en la sucursal podrán ser firmados por el Coordinador de Laboratorio. Con el objeto de ejercer seguimiento al cumplimiento de lo expuesto en este Manual, el Jefe de Laboratorio, o quién éste designe, efectuará visitas al Laboratorio de la Sucursal de Ocaña mínimo dos (02) veces al año o cuando se estime conveniente; para verificar mediante supervisión directa, la aplicación del Sistema de Gestión y efectuar acciones de acuerdo a las situaciones encontradas. 45. Se modifica el numeral 4.2.2 Políticas de Calidad del Laboratorio: TEXTO ORIGINAL: Î Î Î

Ser un proceso eficaz para la empresa optimizando los recursos disponibles y ofreciendo un alto nivel de servicio a nuestros clientes. Ofrecer un servicio de calibración de medidores de energía comprometido con la calidad en sus ensayos y calibraciones y la buena práctica profesional. Garantizar a nuestros clientes la calidad del servicio a través de la revisión periódica del Sistema de Calidad y el compromiso de la alta dirección con su eficacia y mejoramiento continuo. Divulgar el Sistema de Gestión de Calidad vigente basado en la norma NTC – ISO – IEC 17025:2005 y garantizar su entendimiento por parte de todos los funcionarios.

REEMPLAZADO POR: La alta dirección de CENS S.A. ESP. Y el Director de Calidad del Laboratorio firma la DECLARACIÓN DE LA POLITICA DE CALIDAD donde aprueban formalmente las políticas y objetivos de calidad que deben ser conocidos por todos los

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funcionarios del Laboratorio (Sede Cúcuta y Sucursal Ocaña) para asegurar la calidad del servicio de Calibración de Medidores de Energía Eléctrica: Tabla 5. Política y Objetivos de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P.

POLÍTICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

Ser un proceso eficaz para la empresa optimizando los recursos disponibles y ofreciendo un alto nivel de servicio a nuestros clientes.

Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega establecidos para la prestación del servicio. Asegurar la competitividad del Laboratorio midiendo la productividad del proceso.

Ofrecer un servicio de calibración de medidores de energía comprometido con la calidad en sus ensayos y calibraciones y la buena práctica profesional.

• Disminuir los reclamos técnicos efectivos. • Disminuir la probabilidad de errores en los equipos

Garantizar a nuestros clientes la calidad del servicio a través de la revisión periódica del Sistema de Calidad y el compromiso de la alta dirección con su eficacia y mejoramiento continuo.

• Medir y hacer seguimiento a las No Conformidades reportadas en las Auditorias Internas y Externas realizadas.

Divulgar el Sistema de Gestión de Calidad vigente basado en la norma NTC – ISO – IEC 17025:2005 y garantizar su entendimiento por parte de todos los funcionarios.

• Calificar el nivel de aplicación y entendimiento del Sistema de Calidad en los funcionarios del laboratorio.

AUTORIZADO POR: Pedro Enrique Galvis – Director de Calidad PROPUESTO POR: Claudia Colmenares – Directora Técnica (Jefe de Laboratorio) Leidy González – Asesora de Calidad

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Tabla 5. Política Vrs. Objetivos de Calidad del Laboratorio de Calibración de Medidores – CENS S.A. E.S.P.