La Administración de proyectos implica el desarrollo del proyecto mediante una organización muy clara de participantes llamados stakeholders que son individuos y organizaciones que están involucrados o pueden verse afectados por las actividades del proyecto, siendo los principales: • • • • • • •
El administrador del proyecto El líder del proyecto El equipo de trabajo El cliente interno y externo Quién recibirá el beneficio del proyecto (Owner) Quién patrocinará el proyecto (Sponsor) Los proveedores de materiales
El administrador de proyectos puede administrar un proyecto o un programa, que es un grupo de proyectos administrados coordinadamente. El administrador de proyectos es el individuo responsable de administrar el proyecto:
Decide e implementa las formas y medios para utilizar eficientemente los recursos en el logro de objetivos predeterminados Funciones • • • •
Planear Calendarizar Motivar Controlar
El administrador de Proyectos es único:
Administra actividades no repetitivas y temporales
Frecuentemente actúa independientemente de la organización formal
El Administrador de Proyectos • • • • •
Acepta la completa responsabilidad del éxito del proyecto Es la liga directa con el cliente y con el patrocinador del proyecto Provee dirección, coordinación e integración del equipo de trabajo Es responsable del desempeño del proyecto compuesto por el alcance, el tiempo, el presupuesto y la calidad. Asegura la negociación y balance entre los requerimientos del proyecto: Tiempo, costo y desempeño
Sus actividades están enfocadas al éxito del proyecto: • • • • • • • • • • • • • •
Es el responsable del registro del avance del proyecto Comunica el estado del proyecto a todos los involucrados Debe asegurar la identificación de los problemas a tiempo, de tal manera que puedan ser resueltos Administra las prioridades del proyecto a través de acciones para reducir el riesgo de las actividades Motiva y apoya al equipo de trabajo permitiéndoles la toma de decisiones en cada nivel Resuelve o facilita la resolución de los problemas y conflictos del proyecto Asegura la definición y práctica de las actividades administrativas que requiere el proyecto Promueve y asegura el control de cambios en los requerimientos, documentación, participantes y en general, de todos los elementos clave del proyecto Asegura que haya una clara definición de roles en los participantes del proyecto Realiza un proceso de facilitación en las labores del equipo del proyecto de acuerdo a las necesidades Desarrolla y mantiene buenas relaciones de trabajo entre todas las personas relacionadas con el proyecto Asegura que se realice la documentación del proyecto Documenta las fuerzas y debilidades para el logro del proyecto y aplica las lecciones aprendidas en nuevos proyectos Busca ayuda cuando se necesita
En resumen, hace que el proyecto sea exitoso!!! Las formas de organizar al equipo de trabajo para que sea administrado por el Administrador de proyectos varía dependiendo del enfoque de la organización. A continuación se describen diferentes estructuras analizadas por el Project Management Institute en su PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Organización por proyecto:
En esta organización el administrador de proyectos tiene la autoridad completa para asignar prioridades y dirigir el trabajo de los participantes en el proyecto. PMBOK
Organización funcional:
En esta organización el equipo de proyecto está agrupado jerárquicamente de acuerdo a su especialidad. PMBOK Organización matricial:
En esta organización el administrador del proyecto comparte la responsabilidad con los administradores funcionales para la asignación de prioridades y para la dirección de trabajo asignado al proyecto. PMBOK La administración de proyectos se presenta en la organización como una disciplina y cultura que debe pasar por varias etapas para ser asimilada en su totalidad. Finalmente, cuando se adquiere la cultura y se instrumenta el proceso, la organización estará enfocada a producir sus proyectos no solamente obteniendo un producto de calidad sino en un entorno favorable de costo beneficio, es decir, producirá utilidades.La inclusión de esta filosofía en la organización se realiza en diferentes etapas en las que culmina con la Selección estratégica del portafolio de proyectos a desarrollar y la integración de la administración de los proyectos.