Procesos de Administración de Proyectos
Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones desarrolladas por personas y que generan un resultado y se categorizan en: – Procesos de Administración de Proyectos: Se relacionan con la descripción y organización del trabajo del proyecto y son aplicables a la mayoría de los proyectos – Procesos orientados al producto: Se relacionan con la especificación y creación del producto del proyecto. Son definidos típicamente por el ciclo de vida del proyecto y varían dependiendo del área de aplicación Los procesos administrativos y los procesos orientados al producto se mezclan e interactúan en el desarrollo del proyecto por lo que el alcance de un proyecto no puede ser definido sin el entendimiento de cómo se crea el producto deseado. Es en este concepto en donde se establece que además de las metodologías para realizar un producto, deben considerarse los proceso para el desarrollo del ciclo de vida. En este tema se analizarán los grupos de Procesos establecidos en la guía del PMI (PMBOK guide): Los procesos de la administración de proyectos pueden ser organizados en cinco grupos de uno o mas procesos: – Iniciación. Reconocimiento de que el proyecto o fase debe iniciar por lo que se establece un compromiso para hacerlo – Planeación. Establecimiento de un esquema de trabajo para cumplir con las necesidades del negocio –
Ejecución. Coordinación de las personas y otros recursos para cumplir con el plan
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Control. Aseguramiento de que los objetivos del proyecto sean logrados, medición del avance y establecimiento de medidas correctivas
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Cierre. Formalización de la aceptación del proyecto o fase para terminar el proyecto
Cada uno de estos procesos establece actividades para el cumplimiento de la etapa y se interrelacionan entre ellos a medida que se avanza en el desarrollo Los grupos de procesos se ligan a través de sus resultados de una manera iterativa, tal como se muestra a continuación en donde los procesos de iniciación generan resultados que se utilizarán en la etapa de planeación. Cuando se planea el proyecto, se establecen las bases para la ejecución , es decir para el desarrollo de todas las actividades que permiten el logro del producto final. Cuando se lleva a cabo el desarrollo, se establecen proceso de control que determinan cambios o actualizaciones que a su vez originan que se modifique el plan del proyecto. Este ciclo de planeación, ejecución. control y nuevamente la planeación para contemplar cambios, continua hasta que se presentan las condiciones de terminación que dan lugar al proceso de cierre que finaliza el proyecto. A continuación se presenta en forma gráfica la interacción de los procesos:
Procesos de Planeación Procesos de Iniciación Procesos de Control Las flechas representan flujos de documentos y elementos documentables
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 Los procesos de administración de proyectos no son discretos sino que mezclan actividades que ocurren en diferentes niveles de intensidad a través de cada fase del proyecto. Es decir, cada uno de los grupos de procesos presentan actividades en diferentes momentos del Tiempo:
Procesos de Ejecución Procesos de Planeación
Nivel de Actividad
Procesos de Cierre
Procesos de Iniciación Procesos de Control
Fase de Inicio
Tiempo
Fase Final
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 En la gráfica puede observarse que, por ejemplo, los procesos de control, que consisten en verificar que se cumpla con los objetivos del proyecto, se realizan desde la etapa de iniciación en donde se definen los requerimientos para lograr el producto final. El control aplicado en este momento, sería la verificación de los objetivos y el alcance del proyecto con todos los stakehokders. De igual manera, en la etapa de cierre, deben establecerse actividades de control para lograr la aceptación del cliente y la entrega del proyecto satisfactoriamente. Además, estos grupos de procesos se establecen en cada una de las etapas del ciclo de vida de los proyectos, interactuando a través de las fases, de tal manera que el cierre de una fase provee una entrada input para iniciar la siguiente:
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 Puede observarse que el desarrollo del proyecto se realiza en forma progresiva y el avance del plan de proyecto en esta forma es llamado rolling wave planning
Las etapas que se describen en este diagrama muestran las primeras fases de desarrollo de un producto de software en donde la fase de diseño produce entradas para la fase de implantación, pero para hacerlo, se llevan a cabo los procesos en la misma fase. Áreas de conocimiento en la Administración de Proyectos Las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos describen los procesos utilizados en las actividades administrativas. Se organizan en nueve áreas principales: Administración de la Integración del proyecto Son los procesos requeridos para asegurar la coordinación de los elementos del proyecto, consiste en el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan y el control total de cambios Administración del alcance Describe los procesos que aseguran que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente, sus procesos son iniciación, planeación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios en el alcance Administración del tiempo Describe los procesos que aseguran la terminación a tiempo del proyecto, consiste en la definición de actividades, la secuenciación de actividades, la estimación de la duración de las actividades, el desarrollo del calendario y el control del calendario Administración del costo Describe los procesos para asegurar que el proyecto termine dentro de los presupuestos establecidos, consiste en la planeación de recursos, la estimación del costo, la presupuestación del costo y el control del costo Administración de la calidad Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumplirá con las necesidades para las que fue creado. Consiste en la planeación de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el control de calidad Administración de los recursos humanos Describe los procesos requeridos para hacer el mas eficiente el trabajo y la asignación de los participantes en el proyecto, consiste en la planeación organizacional, la contratación/asignación de personal, y el desarrollo del equipo. Administración de las comunicaciones Describe los procesos necesarios para asegurar la comunicación a tiempo y en forma apropiada. Esto incluye la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disponibilidad de la información Sus proceso son: Planeación de la comunicación, distribución de la información, reportes, y cierre administrativo Administración del riesgo Describe los procesos relacionados con la identificación, el análisis y la respuesta al riesgo del proyecto. Sus procesos son identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de una respuesta al riesgo y control de la respuesta al riesgo
Administración de adquisiciones Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde el exterior a la organización que desarrolla el proyecto. Consiste en la planeación de las adquisiciones, planeación de las solicitudes, solicitudes, selección de fuentes, administración de contratos y cierre de contratos.
Procesos en el ciclo de vida de los proyectos Los procesos utilizados en la administración de proyectos deben interactuar entre ellos para establecer una secuencia de actividades que permitan desarrollar el producto o servicio ofrecidos en los entregables. En cada grupo , los procesos individuales están ligados por sus entradas y salidas por lo que pueden ser descritos en términos de: • • •
Inputs que son documentos o elementos documentables sobre los que actuará Herramientas y técnicas lo forman mecanismos aplicados a los inputs para crear los outputs Outputs expresados en documentos o elementos documentables que son el resultado del proceso Procesos de Iniciación corresponden a un compromiso de la organización para comenzar la siguiente fase del proyecto
Procesos de Iniciación
Iniciación
Proceso de Planeación
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996
Procesos de Planeación Son los procesos de mayor importancia, ya que los proyectos involucran actividades no hechas anteriormente. Se compone de Procesos Principales (Core) Procesos que tienen una dependencia clara y que requieren que sean realizados en el mismo orden en la mayoría de los procesos. Estos procesos pueden tener varias iteraciones durante cualquier fase del proyecto Procesos de facilitación
Procesos que se desarrollan en forma intermitente y cuando se requieren en un proyecto, pero no son opcionales A continuación se muestran los procesos de planeación y de facilitación en la etapa de planeación:
Procesos de Planeación Procesos Principales (Core) Planeación Del alcance
Definición del alcance
Definición de actividades
Planeación de recursos
Secuenciación de actividades
Desarrollo del calendario
Estimación de duración de actividades
Presupuesto de costos
Estimación de costos
Desarrollo del plan del proyecto
Proceso de Ejecución
Procesos de facilitación Planeación De la calidad Planeación organizacional
Planeación de comunicación Adquisición del Staff
Identificación del riesgo
Cuantificación del riesgo
Planeación De adquisiciones
Respuesta al riesgo
Planeación Del alcance
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996
Procesos de Ejecución. Los procesos de ejecución también incluyen procesos de facilitación:
Procesos de Ejecución
Ejecución del plan del proyecto
Procesos de facilitación
Distribución de la información
Desarrollo del equipo
Aseguramiento de la calidad
Verificación del alcance Solicitudes
Selección de Fuentes
Administración de contratos
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 Procesos de Control Procesos de Control
Reporte del desempeño
Proceso de Ejecución
Control total de cambios
Proceso de Planeación
Procesos de facilitación
Control de cambios en el alcance
Control del calendario
Control de calidad
Control de reapuesta al riesgo
Control de costos
Proceso de Cierre
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 Procesos de Cierre
Procesos de Cierre Proceso de Control
Cierre del Reporte Administrativo desempeño o
Control de Cierre total técnico cambios
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996 En los diferentes temas de este curso, se aplicarán cada uno de los procesos para administrar un proyecto de acuerdo a su ciclo de vida.