METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES
METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES
E
l presente documento tiene la finalidad de servir como guía para la toma de decisiones y que
la organización pueda volverse más decidida (e implemente su Mapa Estratégico y Cuadro de Mando Integral más rápidamente) despejando cuellos de botella.
Nos brinda una visión para que la empresa este impulsada por las decisiones que se toman en el día a día y hacerlas de la mejor forma posible para seguir su Misión y Visión.
Esta herramienta está diseñada específicamente para convertir a la organización hacia una:
La Organización Impulsada por Decisiones
Una de las características que definirá a _______________ como una organización de alto desempeño debe ser su capacidad de tomar buenas decisiones y materializarlas con rapidez. Para conseguirlo la Dirección General debe seguir algunos principios claros.
Algunas decisiones importan más que otras: Las decisiones que son cruciales para crear valor en la empresa son las más importantes. Algunas serán las grandes decisiones estrategias, pero igualmente importantes son las decisiones operativas cruciales que impulsan el día a día de la empresa y que son vitales para la ejecución eficaz de la estrategia plasmada en el Mapa Estratégico.
La acción es la meta: La buena toma de decisiones no termina con una decisión; termina con la Implementación. El objetivo no debería ser el consenso, que a menudo se vuelve obstáculo para la acción, sino la aceptación.
La Ambigüedad es el enemigo: Una clara responsabilización es esencial: ¿Quién contribuye con información, quién toma la decisión, quién la lleva a cabo? Sin claridad, el resultado más probable serán atascos y retrasos. La claridad no necesariamente significa concentrar la autoridad en unas pocas personas; significa definir quién es responsable de tomar decisiones, quién de informarlas y quién de ponerlas en acción.
METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES
La velocidad y la adaptabilidad son cruciales: Una empresa que toma buenas decisiones rápidamente tiene un metabolismo más alto, el que le permite responder a oportunidades y superar obstáculos [que se determinan en el análisis FODA]. Los mejores tomadores de decisiones crean un entorno donde las personas pueden reunirse rápida y eficientemente para tomar las decisiones más importantes.
Los roles de decisión se imponen al diagrama organizacional: Ninguna estructura de toma de decisiones será perfecta para cada decisión. La clave es involucrar a las personas correctas en el nivel correcto, en el área correcta de la organización y en el momento correcto.
Una organización bien alineada refuerza los roles: los claros roles de decisión son cruciales, pero no suficientes. Si una organización no refuerza el enfoque correcto de toma de decisiones mediante sus indicadores e incentivos, flujos de información y cultura, es actitud no se volverá una rutina.
Practicar es mejor que Predicar: Involucre a las personas que convivirán con los nuevos roles de decisión en su diseño. El sólo proceso de pensar en nuevas actitudes decisión motiva a las persona a adoptarlas.
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EL MÉTODO IRADE
L
a buena toma de decisiones depende de asignar roles claros y específicos…. Esto suena
bastante simple, pero resulta difícil tomar decisiones ya sea porque demasiadas personas se sienten responsables, o bien porque nadie lo hace.
IRADE
entrega a los equipos de
trabajo un método para asignar roles e involucrar a las personas relevantes (__________________________________________________________]. La clave es saber con claridad quién tiene la información, quién decide y quién se encarga de ejecutar. Las cinco letras en IRADE corresponden a los cinco roles cruciales de toma de decisiones: Informar, Recomendar, Aprobar, Decidir y Ejecutar, aunque no son estrictamente en ese orden para México considero es la más adecuada.
Informar
: estas personas son consultadas sobre la decisión. Debido a que las personas que
proporcionan información sueles estar involucradas en la implementación, los recomendantes tienen un fuerte interés en tomar sus opiniones seriamente. Ninguna opinión es vinculante, pero esto no debe de socavar su importancia. Si las personas correctas no son involucradas y motivadas, es mucho más probable que la decisión tambalee durante su ejecución.
Recomendar
: Las personas en este papel son responsables de hacer una propuesta,
de reunir información y proporcionar el análisis correcto para tomar una decisión sensata de manera oportuna. Mientras desarrollan una propuesta, los recomendantes consultan con las personas que entregan información, no sólo escuchando e incorporando sus opiniones sino también generando adhesión en el proceso. Los recomendantes deben de poseer habilidades analíticas, sentido común y astucia empresarial.
Aprobar
: Los individuos en este rol tienen poder de veto – sí o no – sobre la recomendación.
Ejercer le veto detona un debate entre ellos mismos y los recomendantes, que debería desembocar en una recomendación modificada. Si esto toma demasiado tiempo, o si las dos partes son sencillamente incapaces de ponerse de acuerdo, pueden elevar el problema a la persona en cargada de Decidir.
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Decidir
: La persona que tiene la D es el tomador formal de la decisión. Para bien o para mal,
es el responsable último de la decisión y tiene la autoridad para resolver cualquier impasse (punto muerto) en el proceso de toma de decisiones y para comprometer a la empresa a la acción.
Ejecutar
: Cada vez que se toma una decisión, una persona o grupo de personas es
responsable de ejecutarla. En algunos casos, los responsables de ejecutar una decisión son los mismos que la recomendaron. Poner por escrito los roles y asignar responsabilidades (Matriz de Roles y Funciones de la metodología APP) son pasos esenciales, pero la toma de decisiones también requiere del proceso adecuado. Demasiadas reglas pueden hacer que el proceso colapse bajo su propio peso. El proceso más eficaz se basa en lo específico, pero es lo bastante simple para adaptarse en caso necesario. Ejemplo de Matriz de Roles y Funciones Gerente del Proyecto
Miembros del Equipo
Matriz de Roles y Funciones
Tomador de Decisión
Líder de Equipo
Ejecutan
(nombre del proyecto)
“D” ( o letra que le
“A” ( o letra que le
“I”, “R”, “E” ( o
corresponda)
corresponda)
Nombre del puesto
Nombre del puesto
Patrocinador
DET (desglose estructurado del trabajo)
1.1
letra que le corresponda)
Nombre del puesto
PROMOCIONES, LANZAMIENTOS, APERTURAS, ETC.
1.1.1
A, I, R INICIO
1.1.1.1
Planeación
1.1.1.2
Ejecución
A, E
1.1.2
Control
D
1.1.2.1
Cierre
D
I= informa
R=recomienda
D
A=aprueba
R, A
D=decide
E
E=ejecuta
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Cuando el proceso es obstaculizado, el problema puede a menudo rastrearse a uno de tres puntos problemáticos:
1. Falta de claridad sobre quién tiene la D: si más de una persona piensa que tiene la D sobre una decisión particular, esa decisión quedará atrapada en una guerra de voluntades. El caso contrario puede ser igualmente dañino: nadie es responsable de las decisiones cruciales, y el negocio sale perjudicado. 2. Una proliferación de personas con poder de veto puede hacer muy difícil el proceso de los recomendantes. Si demasiadas personas en una empresa cumplen el rol de “aprobar”, normalmente significa que las decisiones no están siendo empujadas lo suficiente dentro de la organización. 3. Si hay muchas personas dando opiniones y entregando información: Es una señal de que al menos algunas de ellas no están haciendo una contribución significativa.
Diagnóstico de Decisiones Después de haber ejecutado una decisión es importante hacer las siguientes preguntas para tener retroalimentación al respecto y poder establecer mejoras continuas para que la empresa continúe impulsando su desempeño.
1. ¿Fueron las decisiones acertadas? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
2. ¿Fueron tomadas a la velocidad adecuada? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
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3. ¿Fueron bien ejecutadas? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
4. ¿Estuvieron involucradas las personas correctas, de la manera correcta? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
5. ¿Estuvo claro en cada decisión…
¿Quién debería recomendar una solución? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________ ¿Quién debería entregar información? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________ ¿Quién tenia la última palabra? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________ ¿Quién era responsable del seguimiento? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________
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6. ¿Fueron respetados los roles, procesos y marcos de tiempo de la decisión? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
7. ¿Se basaron las decisiones en información adecuada? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
8. En caso de producirse divergencias de opinión de datos, ¿estaba claro quién tenía la D? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
9. ¿Provenían los tomadores de decisión de los niveles correctos dentro de la empresa? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________
10. ¿Fueron los indicadores e incentivos de la organización un estímulo para que las personas involucradas tomaran la decisión correcta? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________