GUIA ILUSTRATIVA PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
MAYERLY SOLANO ALVAREZ
EVIDENCIA PRESENTADA EN LA COMPETENCIA DE ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN
NORA TERESA CRISTANCHO
CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURASENA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (1193217) FLORIDABLANCA 2017
APRENDIZ
Aprendiz Mayerly Solano Álvarez Gestión Administrativa Centro Industrial del Diseño y la Manufactura (Floridablanca)
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo se dará a conocer la importancia de tener una documentación organizada de manera electrónica a través de una guía ilustrativa donde se conservara la información recogida durante el proceso formativo con cada una de las evidencias de las actividades realizadas encontraremos en el trabajo como acceder a la información rápidamente y como la documentación es recuperable obteniendo el conocimiento de organizar los documentos en los archivos correspondientes siendo de gran utilidad estos procesos en nuestra labor administrativa debido a la importancia de la memoria histórica de cada entidad conservando la documentación el tiempo establecido según su valor y el cuidado correspondiente de ellos.
Es importante tener el conocimiento de donde se debe de guardar los documentos y en que material para su conservación aplicando los elementos y materiales adecuados de la disposición de ellos, cuando la empresa sabe que puede utilizar se ve reflejada la eficiencia y eficaz de la entidad, en la organización se debe de aplicar los principios de procedencia en los procesos de clasificación y ordenación con base en las normas legales y procedimientos institucionales. Aplicando las respectivas normas de clasificación de la documentación es fundamental aplicar la Ley ya que rige todas las entidades.
Existen diferente clases de Leyes que reglamentan la documentación organizacional y que establecen la protección de la información y reglamento los principios que regulan la función de los archivos y Ley para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y esta la Ley 1712 de transparencia y acceso a la información aplicando las leyes en la organización y clasificación para una mayor habilidad en la búsqueda de la documentación.
GLOSARIO Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina; una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. También se conoce como Archivo General. Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.
Cuadro de Clasificación: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental.
Documentos de Archivo: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa.
Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión.
Gestión Documental: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteración de los procesos y prácticas administrativas o técnicos en las oficinas.
Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto. Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida, quien se dedica a la organización y mantenimiento de un archivo. Archivo administrativo: Es aquel que garantiza la conservación de los documentos del periodo actual, lo que es fundamental para el correcto funcionamiento de la gestión o administración. También se conoce como Archivo Intermedio. Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una función u oficio. Legitimación: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecida por la ley. Racionalización: Reducción de procesos con el fin de aumentar el rendimiento y organización de documentos. Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas. Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas. Backup: Una copia de seguridad o copia de respaldo o backup (su nombre en inglés). En tecnologías de la información e informática es una copia de los datos originales que se realiza, con el fin de disponer de un medio de recuperarlo en caso de su pérdida. Legajo: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los documentos de un mismo tema. Usuario: Personas que van en busca de una información que requieren. Los encontramos internos y externos. Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina; una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. También se conoce como Archivo General.
Cuadro de Clasificación: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental. Documentos de Archivo: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa. Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión. Gestión Documental: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo. Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Tablas de Retención Documental: Relación de series con sus apropiados tipos documentales, permitiendo determinar el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos.
Organización: Se puede entender por organización como el proceso donde se desarrolla un conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificación y descripción de documentos en una empresa o institución, sea pública o privada; siendo éste el eje fundamental de los métodos archivísticos
Patrimonio Documental: Es la acumulación y unión de documentos almacenados, que, por su valor histórico o cultural, representa una gran importancia en la evolución y registro de la información. Fondo: Unión de documentos organizados y tramitados por un agente en el ejercicio de sus funciones. Sección: Unión de documentos correspondidos entre sí que se relacionan con las subdivisiones administrativas o de las funciones del sujeto obligado. Serie: Unión de tipos de documentos o de expedientes generados por un producto en el desarrollo de un proceso determinado. Documentos de archivo: En principio, los documentos de archivo son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa, los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurídico (ej: derechos u obligaciones legales o jurídicas), histórico (ej. Documento de fuente primaria para la historia), contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables), que deben ser objeto de protección y conservación de documentos.
Documentos de apoyo: Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. Principio de Orden Original: Es la ordenación interna de un fondo documental, que conserva la organización que ha desarrollado durante la prestación del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronológico. Principio de Procedencia: Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento, según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción. Documento Electrónico: Documento cuyo apoyo material es determinado por un modelo de dispositivo electrónico y en donde el contenido está codificado mediante alguna clase de código digital que puede ser leído o repetido mediante la ayuda de señaladores magnetización. Por ejemplo, los documentos en Adobe, ZIP, entre otros. Documento Electrónico de Archivo: Registro de reportaje o información generada, fabricado o recibido, almacenado y comunicado por medios electrónicos a una entidad pública o privada que suministra los servicios públicos en condición a sus actividades o funciones en estos medios durante su ciclo vital, la cual debe ser tratada acorde a los principios y procesos archivísticos.
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN
La Organización Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicación interna como la externa, siendo éstas una parte fundamental para llegar a generar información elemental en la competitividad de la institución.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL La importancia de la organización documental es la necesidad de la memoria documental de cada entidad es importante tenerla correctamente organizada agilizando su búsqueda y conservando los documentos el tiempo necesario según su valor.
Es aquel que está constituido por la información que se genera, recopila, analiza e incluso se envía a través de dispositivos de carácter digital o electrónico, previamente seleccionado y seriado, acorde con los datos contenidos en él. Además, se origina de una fuente de su misma naturaleza, como por ejemplo el internet, los correos, memorias, entre otros.
DOCUMENTO FISICO
DOCUMENTO ELECTRONICO
Se puede definir como un soporte u objeto de conservación que registra evidencias de diferente índole propias de una organización, que giran en torno a la función administrativa.
DATO
INFORMACIÓN
Unidad pequeña que puede presentarse, letra, símbolo o número.
Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno.
PERSONAL
TIPOS DE INFORMACIÓN:
INSTITUCIONAL
DOCUMENTAL
DOCUMENTOS
Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos.
Internas CARACTERISTIICAS
Externas
INTERNAS ENTIDAD PRODUCTORA
ORIGENES FUNCIONALES
Hace referencia a la persona (autor) o empresa que expide el documento, registrado por lo general en el membrete o como remitente de éste. Esta característica se hace presente tanto en el sector público como en el privado.
Se entiende por aquella función, cargo o trámite que motiva la elaboración y producción del documento. También se le llama función facilitativa, ya que apoya la ejecución de una actividad y sirve de soporte a una respuesta o inquietud. En caso de que se requiera su descripción detallada se denomina: función sustantiva.
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN
Señala con precisión el origen del documento en tiempo y espacio, es decir, el día, mes y año, así como la ubicación en el cual fue realizado.
EXTERNAS CLASE
TEXTUAL
NO TEXTUALES
Se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento.
Porque sus contenidos están escritos en el papel.
En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia radica en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente, como, por ejemplo: los documentos informáticos, fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos.
TIPO
En este caso se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma que lo emite, por ejemplo, las cartas, memorandos, circulares, informes, y que por la destinación, requiere cumplir con las normas técnicas.
FORMA
Señala específicamente su contenido en original y copia. Se debe identificar el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mención N/A, que significa no aplicable con el ánimo de que no sea empleado para el trámite, sino que lo conserve el primer interesado.
Refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, por ejemplo: FORMATO
- Los textuales: Se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros. -Los no textuales: Como las imágenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, CDS.
FORMATO
Hace referencia al número de ejemplares del documento.
DOCUMENTO ELECTRONICO
Documento cuyo apoyo material es determinado por un modelo de dispositivo electrónico y en donde el contenido está codificado mediante alguna clase de código digital que puede ser leído o repetido mediante la ayuda de señaladores de magnetización. Por ejemplo, los documentos en Adobe, ZIP, entre otros.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
En principio, los documentos de archivo son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa, los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurídico (ej: derechos u obligaciones legales o jurídicas), histórico (ej. Documento de fuente primaria para la historia), contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables), que deben ser objeto de protección y conservación de documentos.
ELEMENTOS DE ARCHIVO
TIPOS DE ARCHIVADORES Son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos podemos encontrar los siguientes:
ARCHIVADOR VERTICAL
ARCHIVADOR HORIZONTAL
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar la consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tiene de una a cinco gavetas.
Facilita clasificar los documentos de forma horizontal, pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
FOLDERAMA Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.
ARCHIVADOR MECANICO Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.
ARCHIVADOR ELECTRONICO Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.
ESTANTES Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la conservación de la información de los documentos.
LEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Dentro de la organización y clasificación de documentos en los diferentes tipos de archivo, es indispensable utilizar una serie de elementos que apoyarán el trabajo archivístico, los cuales se explicarán a continuación.
SELLO FECHADOR
RELOJ RADICADOR
Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.
Es un instrumento que se utiliza en la unidad de correspondencia para la radicación de las comunicaciones y facilita su recepción, control en el fechado, hora y número de orden.
Este tipo de sello permite la recordación de la fecha en el que se recibió o se entregó un documento.
CARPETAS COLGANTES Son una clase de archivador constituido por dos caras unidas entre sí, con una lámina o pasta de deslizamiento recubierta del mismo material, dispuestas para facilitar la búsqueda documental.
CARPETAS PARA ARCHIVO LATERAL
CARPETA COLGANTE CON PORTA GUÍA
SOBRE MANILA
Son carpetas diseñadas en forma de acordeón diseñadas para facilitar el trabajo en los archivos laterales, y sus marquillas se registran en escala en un lado de éstas.
Son carpetas que contienen por lo general seis divisiones en material plástico de colores para facilitar la división por grupos documentales.
Son usados para manipular documentos que dados sus contenidos son voluminosos y requiere un uso constante, como por ejemplo las historias clínicas.
CORDEL
O
ÍNDICE El índice es el resumen por títulos documentales que suele presentarse en la porta índices de los archivos tipo carpeta e incluso relacionarse al exterior de los archivos en físico. Su finalidad es reflejar los contenidos que componen una unidad documental o un acervo completo.
GUIAS Elaboradas en material como el cartón o la cartulina y empleadas como separatas para dividir los documentos dentro de las gavetas e incluso dentro de algunas carpetas.
LEGAJOS Se emplean regularmente para incluir en ellos, con gancho, los documentos que contienen un gran número de papeles o evidencias, pero que no se deben unir a la carpeta a la que los contiene por sus mismas condiciones voluminosas y deprendidas.
CAJAS DE DOCUMENTOS ACTIVOS
PESTAÑA Es una parte que en las carpetas permite visualizar rápidamente la ubicación de las carpetas.
Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la información, además de la protección y conservación interna.
CAJAS DE DOCUMENTOS INACTIVOS Contrario a la anterior descripción estas cajas son de un mayor tamaño, ya que en ocasiones se emplean incluso para archivar cajas de archivo que no se usan con mayor frecuencia o que pertenecen a archivos inactivos.
PAPELERÍA Los papeles más usados para la documentación son:
BOND DE 75 GR
TAMAÑO CARTA
TAMAÑO OFICIO
Empleado regularmente para las comunicaciones internas y externas de la organización (clientes, proveedores).
Empleado normalmente por su capacidad para la realización de documentos de carácter jurídico (Acuerdos, contratos, resoluciones).
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
ARCHIVO
Es la acumulación y unión de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material, Los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad pública o privada, Con el objetivo de conservarlos para el uso de la información en un momento dado.
Existen diferentes tipos de archivo según a la entidad a la que pertenece
ARCHIVO PRIVADO
ARCHIVO PÚBLICO
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO
Acumulación y unión de documentos de propiedad.
De personas naturales o jurídicas de derecho privado y los que provengan de la prestación de sus servicios.
PATRIMONIO DOCUMENTAL
De entidades oficiales y los que provengan de la prestación de un servicio público por instituciones privadas.
Son aquellos que por su valor para la historia, la ciencia, la investigación y quizás la cultura es de beneficio público y pronunciado como tal por el legislador.
Es la acumulación y unión de documentos almacenados, que por su valor histórico o cultural, representa una gran importancia en la evolución y registro de la información.
UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos de archivo son importantes para que las personas que lo necesiten puedan acceder a la información almacenada de manera ágil, precisa y adecuada. De esta manera, se logra la eficiencia en los procesos, así como un progreso significativo de las funciones en las instituciones.
Es decir que los documentos de Archivo tienen las siguientes ventajas: Desarrollar acciones de una manera ordenada, eficaz y responsable. Amparar y documentar la legitimación de políticas y la toma de decisiones de gestión. Avalar la continuidad en caso de catástrofes. Ejecutar los requisitos legislativos y normativos. Preservar las tendencias de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas. Establecer una identidad personal, cultural y de la organización. Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.
HISTORIA DEL ARCHIVO
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura. Suceso que conllevó a la asociación del hombre a través de la comunicación, para llegar así a la conformación de instituciones; donde se empezó a manejar la información que se generó casi desde los principios de la historia de la humanidad.
Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirtieron como un instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de las civilizaciones posteriores .
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
scritos sus testamentos y otros documentos en vestigios en madera y mármol.
pieles, en madera y mármol con implementos metálicos para dejar escrituras cuneiformes en ellos.
Es entonces que, a partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.
Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos en cuanto a su importancia, la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.
Actualmente, en los países más desarrollados, el interés por la investigación se apoya en los archivos acorde con el área, objeto de estudio, dado que ya no se poseen sólo documentos textuales, sino otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Los documentos se construyen a partir de la recopilación inicial de datos, que agrupados toman forma y dan un valor único a la información que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las técnicas en este proceso de elaboración del documento es posible su clasificación, trámite y custodia.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Se divide en dos:
FISICOS
SOPORTE, PRODUCTOR AUTOR, FINALIDAD, DIFUSIÓN, FUNSIONALIDAD
ELECTRONICOS
FORMA DE CREACIÓN, ORIGEN, FORMA Y FORMATO
CLASIFICACIร N DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La clasificaciรณn de documentos de archivo consiste en la identificaciรณn de los archivos por series documentales; en donde se refleja la empresa productora de los documentos y a la dependencia o divisiรณn de donde son originarios, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.
CUALIDADES DEL ARCHIVO
Características de los documentos que componen un archivo:
ECONOMICOS
Se obtiene información sobre los perfiles de la empresa, así como cotizaciones bursátiles e informes de asuntos económicos de esta.
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
FUNCIONALES
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
TÉCNICOS
SIMPLES
EXACTOS
Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
En principio, los documentos de archivo son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa. Los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurídico (ej: derechos u obligaciones legales o jurídicas), histórico (ej. Documento de fuente primaria para la historia), contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables), que deben ser objeto de protección y conservación de documentos.
DOCUMENTO DE APOYO
PRINCIPIO DE ORDEN ORINAL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de carácter externo.
Es la ordenación interna de un fondo documental, que conserva la organización que ha desarrollado durante la prestación del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronológico.
Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento, según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN SERIES Y SUBSERIES
En este proceso se realiza el reconocimiento y organización de carpetas de todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas en la Tabla de Retención Documental del área o unidad, basándose en la fecha del diligenciamiento o de trámite y conservando la distribución que adquirió durante el servicio eficiente. El orden en la carpeta según el primer documento que debe aparecer al momento de Abrirla, será el de la fecha más antigua y el último, será el documento de la fecha más reciente.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN SU CICLO VITAL Las edades o fases del Ciclo vital del documento Elaboración o Recepción
Son aquellos archivos encargados de toda la documentación que es sujeto a permanente manejo y consultas administrativas por las dependencias u oficinas productoras.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Utilización y conservación
En este archivo se congregan los documentos trasladados por los diferentes archivos de gestión de la entidad respectiva. Cuya consulta no están usual pero que continúa teniendo validez las propias dependencias y particulares en general.
ARCHIVO CENTRAL
Eliminación
En donde se trasladan los documentos de archivo de preservación constante, desde el Archivo central, que aunque han pedido su vigencia pueden seguir prestando sus servicios.
ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOS
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Administrativo Contable Fiscal Legal Técnico
Histórico Científico Cultural
VALORES SECUNDARIOS
ARCHIVO HISTORICO
Registro de reportaje o información generada, fabricado o recibido, almacenado y comunicado por medios electrónicos a una entidad pública o privada que suministra los servicios públicos en condición a sus actividades o funciones en estos medios durante su ciclo vital, la cual debe ser tratada acorde a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA
ORDENACIÓ NUMÉRICA
Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como expedientes personales, correspondencia, temático, entre otras. Su desempeño puede ser secuencial o jerárquico. Su principal función se fundamenta en la fecha de los documentos; empezando con el año, luego mes y día. Este procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas, diarios, memorias, entre otros. Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las personas, asuntos, entidades públicas y privadas o lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la búsqueda de los documentos.
Ejercicio conceptos
FASES DEL DOCUMENTO
TRAMITE Es la diligencia que se debe de realizar con el documento una vez ha sido elaborado, para que inicie su fase de despacho o recibo, según el caso y cumpla su finalidad.
VIGENCIA Tiempo en que el documento se considera como útil, servible y funcional.
PLAZO PRECAUCIONAL Es el tiempo que se asigna para la entrega del documento de una reclamación una queja o petición.
PLANEACIÓN
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
PRODUCCIÓN
TRANSFERENCIA
GESTIÓN Y TRÁMITE
Organización
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
VALORACIÓN
NORMATIVIDAD
Ley general de archivos 594/2000
Ley de transparencia y del Derecho de acceso a la información.
Acuerdo 005 de 2013
Se establece criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo
Ley 1712 de 2014
Establece Criterios para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos.
Acuerdo 02 de 2014
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594/2000
TITULO I
AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Los principios generales que rigen la función archivística son: •Fines de los archivos •Importancia de los archivos •Institucionalidad e instrumentalizado •Responsabilidad •Dirección y coordinación de la función archivística •Administración y acceso •Racionalidad •Modernización •Función de los archivos •Manejo y aprovechamiento de los archivos •Interpretación
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí.
Promueven el desarrollo de estos centros de información.
Salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
Posibilita la homogenización y normalización de los procesos archivísticos.
El Archivo General de la Naciรณn. Archivos de las entidades territoriales y por servicios. Los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizaciรณn administrativa.
PRINCIPIOS
TITULO III
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
Archivo General de la Nación; Archivo General del Departamento; Archivo General del Municipio; Archivo General del Distrito
TITULO IV
ADMINISTRACIÓN
La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
TITULO VI
CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
TITULO VII
SALIDA CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS ARCHIVOS
PROTECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ARCHIVOS PRIVADOS DE SIGNIFICACIÓN HISTORICA
DECLARACIÓN DE INTERES CULTURAL
AGRUPACIONES DOCUMENTALES FONDO DOCUMENTAL Constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".
SECCIÓN DOCUMENTAL Es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej.: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
SERIE DOCUMENTAL Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
SUBSERIE DOCUMENTAL Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
UNIDAD DOCUMENTAL Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
UNIDAD DOCUMENTAL
SIMPLES
COMPLEJAS
Posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente.
Está conformada por una sola tipología ya que su función es la misma.
ACTIVIDAD Talento Humano.
Empresa aguas claras. Planeación. Licitaciones. Decreto 4723 Programas operativos anuales. Convenios Circular 028 Resoluciones PQR
Sección documental. Fondo documental. Subsección. Serie documental. Tipo documental. Subserie documental. Serie documental. Tipo documental. Serie documental. Subsección documental.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerarquía del fondo es el establecimiento de agrupaciones documentales .
Establecer secuencias naturales cronológicas, alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
CLASIFICAR
ORDENAR
(Intelectual)
(Mécanico-tecnico)
ORGANIZAR
UTILIZAMOS:
Principios de procedencia Manuales de funciones Organigrama
UTILIZAMOS:
Principios de orden original Sistema de ordenación Manual de funciones
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El principio de procedencia se define como aquel segĂşn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carĂĄcter seriado de los documentos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Instrumento técnico que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una entidad. En los cuadros de clasificación documental se registran las secciones, subsecciones, series y Subserie documentales, en concordancia con el Organigrama Institucional.
ORDEN ORIGINAL
Es la ordenaci贸n interna de un fondo documental, que conserva la organizaci贸n que ha desarrollado durante la prestaci贸n del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronol贸gico.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos; mediante unidades de instalación como lo son cajas, paquetes, legajos o carpetas, a partir de las series.
SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL
ORDENACIÓN ALFABETICA Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (Expedientes personales, expediente de materias o estudiantes) Orden abierto es ideal para archivos de gestión pequeños.
ORDENACIÓN NUMERICA Consiste en la ordenación de sus documentos por números de manera consecutiva.
ORDENACIÓN CRONOLOGICA Se ordenan de acuerdo a la fecha en la que la documentación ha sido tramitada.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental es un grupo de funciones administrativas y técnicas para una adecuada planificación, administración y organización de los documentos, a partir de su inicio hasta su disposición concluyente, con la esencia de suministrar su manejo y preservación.
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) son importantes en la gestión documental, al ser una herramienta archivística fundamental que permite la elaboración documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos de Archivos de gestión, central e histórico de las empresas.
PASO A PASO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
1. APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Tomar la tabla de retención documental correspondiente a su dependencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.
2. MARCACIÓN DE LOS SEPARADORES O GUÍAS DE LAS SERIES Y SUBSERIES Al interior se requiere utilizar guías o separadores que permitan identificar las series, subseries documentales con sus respectivos códigos. En cada dependencia deberán estar identificados de acuerdo a lo establecido en la Tablas de Retención Documental. Colocar estas guías y subguias al inicio de los correspondientes expedientes. 3. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES EN SUS EXPEDIENTES. Al iniciar cada año se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben de abrir para cada serie y Subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consultar por efecto de reducción de espacio. Identificar las carpetas colgantes donde va a estar almacenado los expedientes según el tipo de archivador que maneje 4. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES.
Identificar los documentos que produce su dependencia y agruparlos por series y subseries documentales como lo indica la TRD dentro de las unidades de conservación. Ubicar al interior de cada carpeta solo los documentos cuyo asunto esté relacionado exclusivamente al respectivo expediente y ordénelos en forma ascendente teniendo el orden natural en que elaborados o tramitados.
5. IDENTIFICACIÓN DE ARCHIVADORES O GAVETAS.
Haga una distribución secuencial de las gaberas del archivador o bandejas de estanterías enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo. Distribuir las series documentales en las gavetas atendiendo el orden de codificación establecido es decir en forma ascendente, adhiera el índice con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.
FOLIACIÓN
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada en el momento que se genere. La documentación deberá numerarse consecutivamente y cronológicamente al interior de la misma.
IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La implementación de las T.R.D. es importante para el manejo y control de la información, ya que se relaciona su periodo de retención y sirve de apoyo para racionalizar los procesos. Esto se realiza en campos como son:
LA ADMINISTACIÓN
Facilitan información. Ayudan a documental.
el
manejo la
PUNTO DE CISTA ARCHIVISTICO
de
la
racionalización
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Proporcionan la revisión y disposición a los documentos por medio de los periodos de retención estipulados. Avalan la elección y subsistencia de los documentos que tienen forma duradera. Reglamentan las transferencias de los documentos en las distintas etapas de archivo. Ayudan al soporte para racionalizar los procedimientos administrativos.
Distribución de la documentación. Acceder a la utilización total de los documentos. Proporcionan la organización de los escritos desde la conceptualización de archivo total. Colaboran con el control de la producción y diligencia documental.
FOLIACIÓN
¿QUÉ ES?
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados.
¿COMO SE HACE?
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.
INVENTARIO
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El inventario es una relaciรณn detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa.
CASO PILO ¿Cómo debe comenzar a organizar el archivo? Reconocer la realidad de los archivos, identificar el estado de los archivos. Determinar la cantidad que se va a organizar. Empezar clasificar los documentos según el archivo al que pertenezca y el tipo de documento que sea.
¿Cuáles son las causas que originaron esta situación? Poco interés por parte de los empleados. No se capacita o actualiza al personal. La falta de un archivo organizado y acumulación de documentos en los diferentes lugares de la empresa Y la no implementación de las tablas de retención. Falta de unidades de conservación adecuadas. Falta de contratación de personal idóneo.
¿Debe aplicar el ciclo del documento y como gestionarlo? Si debe aplicar el ciclo vital del documento. Porque en las entidades siempre se debe de identificar que archivos de gestión pasa al central y cuales pasan a hacer históricos. Clasificando el documento según el archivo correspondiente debido a su tiempo de conservación gestionar cada documento en cada archivo según su valor. El ciclo del documento se debe gestionar teniendo en cuenta las TRD.
¿Cómo debe ser archivado los documentos electrónicos de archivo?
Igual que los documentos físicos solo cambia la forma y el formato debo aplicar el mismo paso a paso de la TRD. Y nos debemos de fundamentar en que cumpla con las características de los documentos electrónicos.
¿Cómo se debe de aplicar las tablas de retención para un fácil acceso a la información? Tomar la tabla de retención de la oficina a la cual se le va a organizar los documentos. Apertura de series documentales. Marcación de los separadores o guías de las series y subseries. Identificación de series u subseries en sus expedientes. Clasificación y ordenación de los tipos documentales. Identificación de archivadores o gavetas.
¿Cuál es la importancia de las tablas de retención?
Facilita el manejo de la información Facilita el control y el acceso a los documentos Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo. Identifican y reflejan las funciones institucionales
¿Cuál es el gran reto de Arnulfo?
Clasificar y ordenar los diferentes documentos producidos en cada dependencia de la empresa pilos S.A.S y asignar los archivos respectivos a cada documento en dos meses.
¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?
Si, ya que podemos encontrar los archivos mas rápidamente y así ahorrar tiempo en las diferentes dependencias a la hora de ir a buscar los documentos archivados Aumenta la productividad, las empresas que llevan estos procesos son más transparentes.
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