PROGRAMA 4 PLANES DE COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE MEJORA 1. OBJETIVO Facilitar la implicación de las personas para contribuir de una forma más eficiente al desarrollo de la estrategia y los resultados de la Organización. Mejorar el clima laboral y desarrollar el sentido de pertenencia de las personas. Estructurar, ordenar y planificar la comunicación organizativa. Conseguir que las personas en los distintos niveles tengan acceso a información acorde con sus necesidades. Crear foros de diálogo sobre aspectos profesionales, propuestas de mejora y solución de problemas.
2. BENEFICIO PARA LA EMPRESA Asegurar el conocimiento en todos los niveles de la Gestión Estratégica del negocio. Recepción, a cada nivel, de la información previamente consensuada y planificada. Generación de una perspectiva empresarial racional, que favorezca la creación de una cultura común a todos los niveles y la interiorización de los objetivos compartidos. Generación de un escenario de motivación e integración en la empresa.
3. MÉTODO DE TRABAJO Y DESARROLLO DEL PROGRAMA El desarrollo del Plan de Comunicación contempla la realización de las siguientes acciones:
Fase 1: Programa de formación de sensibilización Objetivo a) Planificación del proyecto: fechas y periodicidad de reuniones, duración del proyecto,… b) Determinación por la Dirección de los miembros del Equipo de Comunicación responsable del diseño del Plan. Este Equipo ha de estar integrado por trabajadores pertenecientes a distintas áreas y niveles de la organización, para garantizar la máxima representación de la mayor parte de la organización y el aporte de perspectivas y opiniones diferentes. c) Impartición al Equipo de Comunicación de un programa de formación-sensibilización sobre los objetivos, desarrollo e implantación de planes de comunicación.
Fase 2: Análisis/Diagnóstico de la situación actual Objetivo El Equipo de Comunicación elaborará un diagnóstico de las prácticas comunicativas existentes en la organización con el objetivo de recabar la información necesaria para elaborar el futuro Plan de Comunicación. Para ello analizará la circulación actual de la información operativa, la transmisión de valores y proyectos, emisores y receptores de información, sistemática y periodicidad de transmisión de la información,...
Metodología Aplicación de un cuestionario individual y análisis DAFO, que darán como resultado un diagnóstico que contendrá las fortalezas y debilidades de la organización en materia de comunicación.
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PROGRAMA 4.- PLANES DE COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE MEJORA
Fase 3: Diseรฑo del Plan de Comunicaciรณn Para abordar esta fase el Equipo de Comunicaciรณn trabajarรก en los siguientes contenidos: a) b) c) d) e)
Anรกlisis del Organigrama representativo de toda la organizaciรณn. Establecimiento y segmentaciรณn de las distintas audiencias. Establecimiento de los contenidos y canales de comunicaciรณn. Periodificaciรณn de la transmisiรณn de la informaciรณn. Creaciรณn de Indicadores que permitan demostrar la eficiencia del Plan de Comunicaciรณn y el diseรฑo de planes de mejora.
Finalmente se elaborarรก un documento con el diseรฑo definitivo del Plan de Comunicaciรณn que se presentarรก a la Direcciรณn, para su aprobaciรณn o modificaciรณn.
Fase 4: Implantaciรณn del Plan de Comunicaciรณn Esta fase tiene como objetivo desarrollar el modelo definido por el Equipo de Comunicaciรณn en la organizaciรณn; previamente se debe realizar un plan de difusiรณn del mismo destinado a sensibilizar a los trabajadores de la importancia de su participaciรณn en el mismo y finalmente se establecerรกn los sistemas de control del modelo y su retroalimentaciรณn. Esta fase contempla: a) Una primera acciรณn de marketing interno para la difusiรณn del Plan de Comunicaciรณn a toda la organizaciรณn. b) Posteriormente una implantaciรณn ordenada y sistemรกtica del modelo definido. c) Finalmente, puesta en marcha del plan de seguimiento, validaciรณn de resultados y retroalimentaciรณn del sistema: Como herramienta de gestiรณn, una vez implementada, se analizarรกn sus resultados y se generarรก una retroalimentaciรณn al sistema, fijando para ello las revisiones necesarias, los responsables de cada acciรณn y el plan de actualizaciones del sistema. Nota: Dependerรก su puesta en marcha de lo acaecido en las fases anteriores.
4. CRONOGRAMA DE TRABAJO MES 0
MES 0-1
MES 1-2
MES 3-4
Programa de formaciรณn de sensibilizaciรณn
Anรกlisis/Diagnรณstico de la situaciรณn actual
Diseรฑo del Plan de Comunicaciรณn
Implantaciรณn del Plan de Comunicaciรณn
TIEMPO: 2h
TIEMPO: 6h.
TIEMPO: 8h.
Dependerรก de las fases anteriores
*El tiempo marcado en cada fase es aproximado.
Este programa se puede acoger a las Ayudas para la promociรณn de la innovaciรณn en la gestiรณn empresarial (LINEA IGE) de ADER. Amplia informaciรณn pinchando el enlace o leyendo el cรณdigo BIDI con tu Smartphone: http://www.ader.es/ayudas/ayudas-por-areas/calidad/innovacion-en-la-gestion-empresarial/
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