Grupo de Procesos de Seg. y Control
Controlar la Calidad - Controlar las Comunicaciones Controlar los Riesgos - Controlar las Adquisiciones Controlar la Participaci贸n de los Interesados Materiales propiedad de Hito Master Dap. Queda prohibida su reproducci贸n seg煤n lo dispuesto en el C贸digo Penal vigente
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Nro. 2
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar la Calidad
Controlar la Calidad es el proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.
Los beneficios clave de este proceso incluyen: (1) Identificar las causas de una calidad deficiente del proceso o del producto y recomendar y/o implementar acciones para eliminarlas, y (2) Validar que los entregables y el trabajo del proyecto cumplen con los requisitos especificados por los interesados clave para la aceptación final.
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Nro. 3
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar la Calidad El equipo de dirección del proyecto debería tener un conocimiento práctico de los procesos estadísticos de control para evaluar los datos contenidos en las salidas del control de calidad. Entre otros aspectos, puede resultar útil para el equipo conocer la diferencia entre los siguientes pares de términos:
• Prevención (evitar que haya errores en el proceso) e inspección (evitar que los errores lleguen a manos del cliente). • Muestreo por atributos (el resultado es conforme o no conforme) y muestreo por variables (el resultado se mide según una escala continua que refleja el grado de conformidad). • Tolerancias (rango establecido para los resultados aceptables) y límites de control (que identifican las fronteras de la variación normal para un proceso o rendimiento del proceso estadísticamente estables).
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas del Proceso de Controlar la Calidad • Mediciones de Control de Calidad Las mediciones de control de calidad son los resultados documentados de las actividades de control de calidad. Deben recogerse en el formato especificado en el proceso Planificar la Gestión de la Calidad • Cambios Validados Cualquier elemento que haya sido cambiado o reparado deberá ser inspeccionado y deberá ser aceptado o rechazado antes de emitir una notificación de la decisión. Puede ser necesario el retrabajo en cualquier elemento que haya sido rechazado. • Entregables Verificados Uno de los objetivos del control de calidad es determinar la conformidad de los entregables. Los entregables validados constituyen el resultado de la ejecución del proceso Controlar la Calidad. Los entregables validados constituyen una entrada al proceso Validar el Alcance Módulo de Proyecto Fin de Master
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas del Proceso de Controlar la Calidad • Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. Algunos ejemplos incluyen tanto la información del cumplimiento de los requisitos como causas de rechazo, trabajo adicional requerido, o necesidad de ajustes en el proceso. • Solicitudes de Cambio Si las acciones correctivas o preventivas recomendadas o la reparación de un defecto requieren un cambio del plan para la dirección del proyecto, debería iniciarse una solicitud de cambio de acuerdo con el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
Actualizaciones Plan de Dirección del Proyecto
Documentación del Proyecto
10.2 Gestionar las Comunicaciones 4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto
Datos de desempeño del trabajo Plan de Dirección de Proyecto
Comunicaciones del proyecto
10.3 Controlar las Comunicaciones 13.3 Gestionar la Participación de los Actores Interesados
Actualizaciones
Información de desempeño del trabajo
Registro de Incidentes Solicitudes de cambio
Empresa Organización
4.4 Monitorear y Controlar Los trabajos del Proyecto
4.5 Realizar Control Integrado de Cambios
APOs
Actualizaciones de APOs
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar las Comunicaciones El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteración de los procesos Planificar la Gestión de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones.
Algunos elementos concretos de comunicación, tales como Incidentes o indicadores clave de desempeño (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo harán. El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar la Comunicaciones
Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados. Estos datos de desempeño normalmente proporcionan información sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta información luego se comunica a los interesados adecuados.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar la Comunicaciones Solicitudes de Cambio El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a necesidad de ajuste, de acción y de intervención. Como resultado, generarán solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de cambio procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios pueden dar lugar a:
la se se y
• Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y análisis de alternativas de respuesta a los riesgos; • Ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros documentos; • Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeño futuro del proyecto, alineándolo con el plan para la dirección del proyecto; y • Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del proyecto. Módulo de Proyecto Fin de Master
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4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
Gestión de los Riesgos del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
Plan de Dirección de Proyecto 11.2 Identificar los Riesgos
4.4 Monitorear y Controlar Los trabajos del Proyecto
Informes de desempeño del trabajo
Actualizaciones del Plan de Dirección del Proyecto
11.6 Controlar los Riesgos 4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto
4.4 Supervisar y Controlar Los Trabajos del Proyecto
Registro de riesgos
Información de desempeño del trabajo
Datos de desempeño del trabajo
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Solicitudes de cambio
4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto
Actualizaciones de los Documentos del Proyecto
Documentación del Proyecto
Actualizaciones de los APOs
Empresa Organización
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Controlar las Riesgos
Controlar los Riesgos es el proceso de implementar planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de riesgos a través del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que mejora la eficiencia del enfoque de la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para optimizar de manera continua la respuesta a los riesgos.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar los Riesgos Las respuestas a los riesgos planificadas que se incluyen en el registro de riesgos se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o que se tornan obsoletos. El proceso Controlar los Riesgos aplica técnicas tales como el análisis de variación y de tendencias, que requieren el uso de información de desempeño generada durante la ejecución del proyecto. Otras finalidades del proceso Controlar los Riesgos consisten en determinar si:
• Los supuestos del proyecto siguen siendo válidos, • Los análisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o puede descartarse, • Se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos, y • Las reservas para contingencias de costo o cronograma deben modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar los Riesgos El proceso Controlar los Riesgos puede implicar la selección de estrategias alternativas, la ejecución de un plan de contingencia o de reserva, la implementación de acciones correctivas y la modificación del plan para la dirección del proyecto. El propietario de la respuesta a los riesgos informa periódicamente al director del proyecto sobre la eficacia del plan, sobre cualquier efecto no anticipado y sobre cualquier corrección necesaria para gestionar el riesgo adecuadamente. Controlar los Riesgos también implica una actualización de los activos de los procesos de la organización, incluidas las bases de datos de lecciones aprendidas del proyecto y las plantillas de gestión de riesgos, para beneficio de proyectos futuros.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar los Riesgos Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo, como salida del proceso Controlar los Riesgos, proporciona un mecanismo para comunicar y apoyar la toma de decisiones del proyecto. Solicitudes de Cambio La implementación de planes de contingencia o soluciones alternativas en ocasiones dan como resultado solicitudes de cambio. Las solicitudes de cambio se preparan y envían al proceso Realizar el Control Integrado de Cambios .
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar los Riesgos Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones recomendadas, tanto correctivas como preventivas: • Acciones correctivas recomendadas. Son actividades que permiten realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto. Incluyen planes de contingencia y soluciones alternativas. Estas últimas son respuestas que no se planificaron inicialmente, pero que se requieren para enfrentar riesgos emergentes no identificados previamente o aceptados de manera pasiva. • Acciones preventivas recomendadas. Son actividades que aseguran que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto.
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Controlar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones a los contratos según corresponda. El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos de adquisición en conformidad con los términos del acuerdo legal.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección de Proyecto
Actualizaciones del PDP 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
4.3 Dirigir y Gestionar los trabajos del Proyecto
Datos de desempeño del trabajo
Documentos de las adquisiciones
Plan de Dirección de Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de cambios
Solicitudes Aprobadas de Cambio
Acuerdos / Contratos
12.3 Controlar las Adquisiciones
Documentación del Proyecto
Actualizaciones de los Documentos de Proyecto
Actualizaciones APOs
Solicitudes de cambio
4.4 Supervisar y Controlar los Trabajos del Proyecto
12.2 Efectuar las Adquisiciones
Empresa Organización
Informes de desempeño del trabajo
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Información de desempeño del trabajo
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar las Adquisiciones Tanto el comprador como el vendedor administrarán el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada uno de ellos debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. Debido a la naturaleza legal de la relación contractual, resulta fundamental que el equipo de dirección del proyecto tenga conocimiento de las implicaciones legales de las medidas que se toman al controlar una adquisición. En proyectos mayores, con múltiples proveedores, uno de los aspectos clave de la administración del contrato es la gestión de las interfaces entre los distintos proveedores.
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Controlar las Adquisiciones Debido a diferencias en las estructuras organizacionales, muchas organizaciones tratan la administración de contratos como una función administrativa independiente de la organización del proyecto. Si bien el equipo del proyecto puede contar con un administrador de adquisiciones, por lo general, esta persona rinde cuentas a un supervisor de un departamento diferente.
Normalmente, esto sucede cuando la organización ejecutora es también el vendedor del proyecto a un cliente externo.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar las Adquisiciones El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la aplicación de los procesos adecuados de la dirección de proyectos a la relación o las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de dichos procesos con la dirección general del proyecto. A menudo esta integración se da en múltiples niveles cuando intervienen múltiples vendedores y múltiples productos, servicios o resultados. Los procesos de la dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros: • Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Para autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno. • Controlar la Calidad. Para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor. • Realizar el Control Integrado de Cambios. Para asegurar que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén. • Controlar los Riesgos. Para asegurar que los riesgos sean mitigados.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar las Adquisiciones Controlar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el contrato y que la compensación del vendedor se corresponda con su avance, según lo establecido en el contrato. Una de las principales consideraciones a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relación entre los pagos efectuados y el trabajo realizado. El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la recopilación de los detalles necesarios para gestionar una posible finalización anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la cláusula de rescisión del contrato. Estos detalles se utilizan en el proceso Cerrar las Adquisiciones para concluir el acuerdo. Los acuerdos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato, según los términos del acuerdo relativos al control de cambios. Por regla general estas modificaciones se reflejan por escrito.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar las Adquisiciones • Información de Desempeño del Trabajo La información de desempeño del trabajo proporciona una base para la identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones. Al informar sobre el desempeño de un vendedor, la organización incrementa el conocimiento sobre el desempeño de las adquisiciones, lo que ayuda a mejorar los pronósticos, la gestión de riesgos y la toma de decisiones. Los informes de desempeño también ayudan en el caso que exista una disputa con el vendedor. La información de desempeño del trabajo incluye informar sobre el cumplimiento de los contratos, lo que proporciona a las organizaciones compradoras un mecanismo para el seguimiento de entregables específicos esperados y recibidos del proveedor. Los informes de cumplimiento de los contratos ayudan a mejorar las comunicaciones con los proveedores, de modo que los problemas potenciales se aborden rápidamente para la satisfacción de todas las partes. Módulo de Proyecto Fin de Master
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar las Adquisiciones • Solicitudes de Cambio El proceso Controlar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales como la línea base de costos, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y aprobación a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Los cambios solicitados pero no resueltos pueden incluir instrucciones proporcionadas por el comprador o medidas adoptadas por el vendedor, que la otra parte considere un cambio constructivo en el contrato. Dado que cualquiera de estos cambios constructivos puede ser objetado por una de las partes y conducir a una reclamación contra la otra parte, dichos cambios se identifican y documentan únicamente por medio de la correspondencia del proyecto.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar las Adquisiciones • Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • Plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que afectan la gestión de las adquisiciones, incluidos los impactos en los costos o en los cronogramas. • Línea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten el desempeño general del proyecto, puede ser necesario actualizar la línea base del cronograma para reflejar las expectativas actuales. • Línea base de costos. En el caso de que se produzcan cambios que afecten los costos globales del proyecto, puede ser necesario actualizar la línea base de costos para reflejar las expectativas actuales. Módulo de Proyecto Fin de Master
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Controlar la Participación de los Interesados
Controlar la Participación de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia. Las actividades de participación de los interesados se incluyen dentro del plan de gestión de los interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La participación de los interesados se debería controlar de manera continua.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Gestión de los Interesados del Proyecto
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4.2 Desarrollar el Plan de Dirección de Proyecto
13.3 Gestionar la Participación de los Interesados
APOs FAEs
Actualizaciones
Documentación del Proyecto
Registro de Incidencias
Plan de Dirección de Proyecto Actualizaciones del PDP
4.4 Supervisar y Controlar los Trabajos del Proyecto
13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados
Información de desempeño del trabajo
4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto
Datos de desempeño del trabajo
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Solicitudes de cambio
4.5 Control Integrado de Cambios
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar la Participación de los Interesados • Información de Desempeño del Trabajo La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. De este modo los datos de desempeño del trabajo se han transformado en información de desempeño del trabajo. Los datos en sí mismos no se utilizan en el proceso de toma de decisiones porque se puede malinterpretar su significado. La información, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una base sólida para las decisiones del proyecto. La información de desempeño del trabajo se circula a través de los procesos de comunicación. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas.
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Solicitudes de Cambio El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios como se describe a continuación: • Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro esperado del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto. • Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo del proyecto en el futuro.
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar la Participación de los Interesados • Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios
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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Salidas de Controlar la Participación de los Interesados • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para interesados específicos. • Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
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