Kasy fiskalne online

Już od tego roku, w związku ze zmianami przepisów dotyczących używania kas fiskalnych, niektóre podmioty gospodarcze muszą korzystać z tzw. kas online. Wyjaśniamy czym wyróżniają się te urządzenia oraz kiedy obowiązek wymiany kas dotknie przedsiębiorców niewymienionych w nowelizacji ustawy, czyli m.in. firmy z branży ogrodniczej. Podpowiadamy także, na co należy zwrócić uwagę przy kontroli z urzędu skarbowego

PATRYK PAWŁOWSKI

WWymiana urządzeń fiskalnych, będących dotąd w użyciu (kas z kopią papierową lub elektroniczną), na nowe (tzw. kasy online) będzie przebiegała stopniowo. Ustawodawca przewidział trzy terminy ich obowiązkowej wymiany: • 1 stycznia 2020 r. – dotyczy podmiotów gospodarczych świadczących usługi takie jak: naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, naprawy regeneracji i wymiany opon, a także sprzedaż paliw, • 1 lipca 2020 r. – dotyczy podmiotów świadczących usługi gastronomiczne oraz hotelarskie, • 1 stycznia 2021 r. – dotyczy kosmetyczek, fryzjerów, lekarzy, prawników, a także podmiotów z branży budowlanej oraz fitness.

Pozostałe podmioty, które nie zostały ujęte w wyliczeniu, będą wymieniały swoje urządzenia sukcesywnie, w miarę wyczerpywania się pamięci kas starego typu – od 1 października 2018 r. nie jest już możliwa wymiana pamięci w kasach z kopią papierową i elektroniczną, sprzedaż kas z kopią papierową zakończyła się w sierpniu ubiegłego roku, a kas z kopią elektroniczną będzie możliwa do końca 2022 r.

Oznacza to, że chociaż wymóg wymiany kasy fiskalnej na kasę online w przypadku sklepu ogrodniczego nie jest jak na razie ustawowo obwarowany datą, to właściciele tych placówek po zapełnieniu pamięci

Chociaż wymóg wymiany kasy fiskalnej na kasę online w przypadku sklepu ogrodniczego nie jest jak na razie ustawowo obwarowany datą, to właściciele tych placówek po zapełnieniu pamięci używanych obecnie urządzeń będą musieli zaopatrzyć się w kasy nowego typu, żeby kontynuować swoje działalności

używanych obecnie urządzeń będą musieli zaopatrzyć się w kasy nowego typu, żeby kontynuować swoje działalności.

Warto odpowiednio zaplanować termin takiej wymiany. Ponieważ właściciele sklepów ogrodniczych nie zostali zobowiązani do wymiany kasy w określonym terminie, nie mogą liczyć na ulgi przy zakupie nowego urządzenia, nie mogą też odliczyć jego ceny od podatku. Z wymianą kasy zatem nie należy się spieszyć – pozwoli to zoptymalizować koszty. Skoro ustawodawca nie określił wyraźniej daty, umożliwiając nam tym samym pracę na starej kasie aż do momentu wyczerpania się jej pamięci, to warto z tego skorzystać. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy należy spodziewać się wyczerpania pamięci w starej kasie fiskalnej i być gotowym na jej wymianę dokładnie w tym momencie.

CO NOWEGO PRZYNIOSĄ KASY ONLINE? Chociaż oba typy urządzeń będą wyglądać podobnie ani nie zmieni się ich zasadnicza funkcja (ewidencjonowanie sprzedaży), to pomiędzy kasami fiskalnymi stosowanymi obecnie a ich nową generacją – kasami fiskalnymi online – będą istotne różnice. Przede wszystkim kasa online będzie miała możliwość połączenia się z Centralnym Rejestrem Kas – za pomocą sieci te leinformatycznej lub połączenia internetowego. Połączenie z repozytorium będzie wymogiem wprowadzonym ustawą nowelizującą ustawę o podatku VAT. Ponadto kasy fiskalne online: • będą generować e-paragony – obok paragonów w formie tradycyjnych wydruków, • będą posiadać obowiązkowo elektroniczną kopię paragonu, • będą uzyskiwać numer ewidencyjny automatycznie podczas nawiązania pierwszego połączenia z repozytorium – właściciel kasy będzie zwolniony z obowiązku zgłaszania danych dotyczących kasy w urzędzie skarbowym, • zostaną wyposażone w pamięć fiskalną o znacznie większej pojemności niż kasy stosowane obecnie, • będą posiadać funkcje charakterystyczne dla najnowocześniejszych obecnie urządzeń fiskalnych na rynku, takich jak interfejsy komunikacyjne do terminali płatniczych itp.

PODSUMOWANIE Obowiązek wymiany kasy fiskalnej to zatem nie tylko uciążliwość – te nowego typu będą przyjaźniejsze w obsłudze oraz lepiej zsynchronizowane z nowoczesnymi

Kontrola z urzędu skarbowego – na co zwróci uwagę

Kontroli może spodziewać się każdy, kto ewidencjonuje sprzedaż na urządzeniu fiskalnym, dlatego warto być na nią przygotowanym. Niezależnie od typu kasy, jaką dysponujemy w danym momencie, urzędnik podczas rutynowych czynności sprawdzających zwróci uwagę na: • stan techniczny urządzenia (czytelność wyświetlaczy oraz wydruków, integralność obudowy) – należy pamiętać, że wyświetlacz kasy musi być ustawiony w taki sposób, aby był widoczny dla klienta, • prawidłowość obsługi klient – obowiązkiem każdego sprzedawcy jest wydanie klientowi paragonu, będącego potwierdzeniem dokonania transakcji oraz uznanie go jako podstawy do złożenia przez klienta reklamacji, której procedury mogą również być obiektem kontroli, • sposób zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), • numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny urządzenia, • regularne dokonywanie wpisów w książkę serwisową kasy, • czy wykonywane są dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne.

Za użytkowanie kasy fiskalnej niezgodne z obowiązującymi przepisami grożą kary w postaci utraty prawa do ulgi przy zakupie kasy lub grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych, przy czym ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody, warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być jednak niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji ani też nie może przekraczać jej 400-krotności.

urządzeniami fiskalnymi. Będą też część obowiązków wykonywać automatycznie dzięki możliwości nawiązania połączenia z Krajowym Rejestrem Kas. Należy jednak dobrze przygotować się do takiego zakupu, planując zarówno jego czas, jak i zapoznając się odpowiednio wcześniej z ofertą firm oferujących takie urządzenia. 