Autoarchvar Outlook

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AU TOA RC HIVA R C O RR E O E L EC TRON I CO E N O UTL O OK MANUAL DE PROCEDIMIE NTOS

AU T OA R C H I VA R C O R R E O ELEC T RO NICO E N OU TLO O K MANUAL DE PROCEDIMIE NTOS

F I NA L I DA D D E L M A N UA L

Dar a conocer el proceso para una correcta administración de correo electrónico y su archivo de datos PST P RO C E D I M I E N TO

Creación de un nuevo Mediante Outlook, en el menú “Archivos”, “Administración de contenedor de correos PST archivos de datos…” crear el nuevo contenedor de correos PST.

Se abrirá una ventana donde daremos clic en el menú “Agregar”, esta ventana muestra el o los contenedores de correo.

Dar clic en el icono de “Agregar” , se abrirá una ventana que tendrá seleccionando por default el tipo de almacenamiento y el cual quedará tal cual, damos clic en el botón “Aceptar”

Se abrirá una ventana de dialogo para la creación de un nuevo contenedor de correos PST.

La carpeta donde se almacenara el nuevo contendor de correos PST es en la unidad “C:” en la carpeta “DocumentosOutlook”. En caso de no aparecer pueden pedir ayuda a Sistemas (Miguel Hidalgo 55 53402450 x2511)

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El nombre de archivo deberá coincidir con el periodo de tiempo que estaremos trabajando y solo debe aceptar caracteres permitidos, ejemplo: PrimerTrimestre2010, damos clic en el botón “Aceptar”.

Se abrirá una ventana de dialogo donde pondremos un nombre para el nuevo contenedor de correos PST y así poderlo identificar en Outlook, podemos usar el mismo identificador de periodo de tiempo.

Damos clic en el botón “Aceptar” y el nuevo contenedor de correo PST aparecerá en Outlook con el nombre que le dimos.

Damos clic en el botón “Cerrar”.

Archivar

Mediante el menú “Archivo”, “Archivar”.

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Aparecerá la ventana de dialogo “Archivar”, seleccionar la opción “Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas:”

Dar clic en “Carpetas personales”

En la opción “Archivar elementos anteriores al:” se refiere al periodo de tiempo que vamos a archivar en el nuevo contenedor de correos PST. Ejemplo, si vamos procesar el año pasado por trimestres, que es lo más recomendable, comenzaremos por el primero seleccionado el final de este, es decir seleccionando el ultimo día del mes de marzo.

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Dejar marcada la opción de “Incluir elementos que tengan la casilla “No autoarchivar””

En la opción de “Nombre del archivo histórico:” seleccionar el nuevo contenedor de correos PST.

Dar clic en el botón “Aceptar”, esto iniciará el proceso de archivar pudiendo ver el proceso de avance en la barra de estado de Outlook.

Cuando este termine, en el nuevo contenedor de correos PST tendrá toda la información que se proceso en base al periodo de tiempo establecido.

Este proceso debe hacerse por cada periodo de tiempo que estipule el usuario y que nuevamente recomendamos sea por trimestre.

Compactar

Mediante el Menú “Archivo”, “Administración de archivos de datos”

Seleccionamos el archivo de carpetas personales para compactar y damos clic en “Configuración”.

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Damos clic en el botón “Compactar ahora” donde este proceso pude llevar hasta cuatro horas dependiendo del tamaño del correo, recomendamos que se corra este proceso durante la noche para que no sea interrumpido ya que bloquea en su totalidad el servicio de Outlook.

Habiendo terminado el proceso, la ventana quedara como a un inicio, en las opciones de “Carpetas personales”, damos clic en “Aceptar” y después en “Cerrar” de la ventana que queda abierta.

Cerramos Outlook y reiniciamos el equipo.

Este proceso como lo comentamos debe ser llevado por trimestres y nos ayudara a la velocidad de respuesta de Outlook así como a una posible migración, reparación o cambio de equipo.

Para cualquier duda o comentario favor de comunicarse al área de

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sistema al telĂŠfono 55 53402450 Miguel Hidalgo x 2511 Hugo Rodriguez x 2494 RaĂşl Montoya x 2496

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