Manual de estilo y buenas prácticas para la presencia de la UNR en las redes

Manual de estilo y buenas prรกcticas Para la presencia de la Universidad Nacional de Rosario en las redes sociales

1. Introducción 1.a. Acerca de la Comisión de comunicación de la UNR 1.b. Conformación 1.c. Comunicación institucional 2. Sobre este manual 3. La comunicación en las organizaciones 4. Por qué estar en las redes sociales 5. Creación de cuentas en redes sociales 5.a. Definiciones Previas 5.b. Criterios para la denominación de cuentas 5.c. Proceso para dar de alta una cuenta en redes sociales 6. Manual de estilo en las principales redes sociales 7. Facebook 7.a. Contenidos 8. Twitter 8.a. Contenidos 8.b. Cobertura de eventos 9. Situaciones eventuales 10. Políticas de interacción en las redes 11. Herramientas útiles para un gestor de contenidos

1. Introducción 1.a. Acerca de la Comisión de Comunicación de la UNR La Comisión Universitaria de Comunicación es un espacio de integración e interacción de las Áreas de Comunicación de las diferentes unidades académicas de la Universidad Nacional de Rosario.

Su propósito principal es generar un intercambio comunicacional de objetivos, actividades (producción científico-tecnológica, académica, actividades culturales, recreativas, etc.) y visiones particulares de cada unidad académica, y articular las mismas en una planificación comunicacional integral de la Universidad hacia la sociedad. De esta manera, se busca contribuir a promover y potenciar la comunicación y difusión de los objetivos y actividades de los diversos espacios de la Universidad, de manera articulada y en sinergia constante con los mismos, así como fortalecer la identidad y pertenencia a nuestra Casa de Altos Estudios.

1.b. Conformación La Comisión Universitaria de Comunicación está conformada por representantes del Área de Comunicación de la Universidad Nacional de Rosario y por representantes del Área de Comunicación de cada Institución, o en su defecto, por la persona que esté a cargo de la comunicación de dicha institución.

1.c. Comunicación Institucional La definición de la comunicación institucional depende de cada Unidad Académica de la Universidad, pero es fundamental que aprovechemos las redes sociales como una herramienta más para ejecutarla.

2. Sobre este Manual El presente Manual de Estilo y Gráfica en Redes Sociales, fue elaborado colaborativamente por la comisión de comunicación de la Universidad Nacional de Rosario, en una serie de encuentros presenciales, para acordar criterios de uso y presencia de la UNR en Redes Sociales a través de las distintas Unidades Académicas.

El objetivo de este manual de estilo e imagen es contener la diversidad de las diferentes Comunidades Académicas y guiar a los gestores de comunicación de las Redes Sociales de cada instituto en el trabajo cotidiano.

3. La Comunicación en las Organizaciones Sumergidos en la denominada sociedad de la información, debemos hacernos eco de los cambios comunicacionales que atraviesan a las instituciones educativas. Para hacer un efectivo uso de las herramientas, es indispensable pensar a la comunicación como un proceso que comienza mucho antes de la acción comunicacional propia, incluso antes de estar en las redes.

Esta visión implica realizar un análisis previo de las necesidades comunicacionales que hay en cada Institución, identificar qué aspectos son más relevantes para la comunidad educativa en la que trabajamos y definir el perfil de los estudiantes, docentes y no docentes de cada Facultad. De esta manera es posible generar acciones y mensajes que lleguen a la comunidad.

Una vez realizado este momento de investigación preliminar, seleccionados los públicos y determinado el objetivo comunicacional que perseguiremos, podemos pasar a la implementación.

Es muy importante que previo a este momento definamos algunas pautas e indicadores que evalúen las prácticas. Solo a través de la evaluación, es que podremos conocer el resultado de nuestra intervención y así realizar mejoras para futuras estrategias. .

Teniendo en cuenta estos momentos que implican pensar la comunicación en tres tiempos -antes, durante y después de la acción- pasaríamos de la improvisación, la coyuntura, la demanda y la visión de corto plazo hacia la planificación, anticipación de los eventos y visión estratégica para realizar una gestión de la comunicación permanente; a través de esta visión estaríamos pasando del éxito basado en la implementación sin importar la evaluación a una comunicación orientada al logro de resultados donde el éxito está en la efectividad y la evaluación importa para continuar mejorando nuestras prácticas de comunicación.

4. Por qué estar en las Redes Sociales

Comunicación para la Accción en las Organizaciones

La utilización de las Redes Sociales como medios de comunicación de masas atraviesa a los individuos y a las instituciones en el quehacer cotidiano.

Las Redes Sociales posibilitan dimensiones de comunicación que complementan la dimensión informativa, permiten el diálogo, la participación, la transformación de prácticas sociales y culturales y conforman nuevas subjetividades.

Necesidades Comunicacionales (Construcción de la demanda)

Implementación

Las Redes generan encuentros en tiempo real, diferidos e interactivos, entre los distintos actores (docentes, estudiantes, no docentes).

En este marco, la comunicación institucional atraviesa una serie de desafíos con vistas a aprovechar las potencialidades comunicacionales y educativas que ofrecen estos nuevos escenarios.

En la heterogeneidad de las unidades académicas y competencias disciplinares, la utilización de estas redes se diversifica y se aplica de distintas maneras. Ello requiere alcanzar determinados consensos para unificar la imagen de la UNR en estos espacios virtuales. .

Investigación preliminar Diagnóstico

Evaluación

COMUNICACIÓN PARA LA ACCIÓN

Indicadores de logros/resultados

Objetivos Comunicacionales

Selección de público/actores Acciones Comunicacionales

5. Creación de cuentas en Redes Sociales 5.a. Definiciones Previas Antes de crear una cuenta en una Red Social, es necesario que nos preguntemos si tenemos la capacidad de producción para generar contenido periódicamente para esa red. No es necesario que estemos en todas las redes si no vamos a tener nada que decir, por eso es importante hacer previamente un diagnóstico, rever nuestros objetivos y nuestra audiencia.

Las cuentas sociales son nuestra imagen para la comunidad. Es importante mantenerlas actualizadas, con contenido adecuado para cada comunidad.

Una vez que definimos abrir una cuenta en una Red Social, debemos definir nuestra identidad como institución: ¿qué queremos decir?, ¿cómo lo vamos a decir? (formatos), ¿con quiénes conversamos? (usuarios).

Es importante que cada Unidad Académica realice un relevamiento de las cuentas existentes en redes sociales en las que la cada Facultad tiene presencia para tener actualizado el mapa de cuentas y tenerlos en cuenta como canales de difusión.

Esta guía aborda algunos criterios de imagen de las Redes Sociales en las que tiene presencia institucional la Universidad Nacional de Rosario.

A partir del diagnóstico realizado en conjunto con la Comisión de Comunicación de la UNR, pudimos detectar que la Universidad, a través de sus Unidades Académicas, está presente en las siguientes redes:

Facebook Twitter Instagram Youtube Linkedin Snapchat

5.b. Criterios para la denominación de cuentas Facebook ?

Página Institucional:

Nombre de la página: Universidad Nacional de Rosario Nombre de usuario: UniversidadNacionaldeRosario (http://www.facebook.com/UniversidadNacionaldeRosario) · Página de Facultad:

Nombre de la página: “Nombre de Facultad” + UNR Ejemplo: Facultad de Ciencia Política y Relaciones Internacionales UNR Nombre de usuario: “Nombre de Facultad”+UNR (http://www.facebook.com/fcpolitunr)

Twitter ?

Página Institucional:

Nombre de la cuenta: UNR Nombre de usuario: @unrosario (http://twitter.com/unrosario) ?

Cuenta de Facultad:

Nombre de la cuenta: “Nombre de Facultad+UNR”.

Ejemplo: @derechounr Nombre de usuario: “Nombre de Facultad+UNR” (https://twitter.com/DerechoUNR)

Instagram ?

Canal Institucional:

Nombre de la cuenta: Universidad Nacional de Rosario Nombre de usuario: “UNRosario” (http://www.instagram.com/unrosario) ?

Canal de Facultad:

Nombre de la cuenta: “Nombre de la Facultad” + UNR Ejemplo: Facultad de Ingeniería y Ciencias Exactas UNR Nombre de usuario: “Nombre de Facultad+UNR” (http://www.instagram.com/ingenieriaunr)

Youtube ?

Canal Institucional:

Nombre del canal: Universidad Nacional de Rosario Nombre de usuario: unrosario (http://www.youtube.com/unrosario) ?

Canal de Facultad: Nombre del canal: “Nombre de Facultad” + UNR Ejemplo: FacultadOdontologíaUNR Nombre de usuario: “Nombre de facultad+UNR” (http://www.youtube.com/odontologiaunr)

Linkedin ?

Cuenta Institucional:

Nombre de la cuenta: Universidad Nacional de Rosario

Snapchat ?

Canal Institucional:

Nombre de la cuenta: Universidad Nacional de Rosario Nombre de usuario: “@UNRosario” ?

Canal de Facultad:

Nombre de la cuenta: “Nombre de la Facultad” + UNR Ejemplo: Facultad de Ciencias Médicas UNR Nombre de usuario: “Nombre de Facultad+UNR” Ejemplo: @cienciasmedicasunr 5.c. Proceso para dar el alta de una cuenta en redes sociales Las Áreas de las Facultades que quieran tener presencia en alguna red social y creen una cuenta para tal fin tienen que comunicarlo a la Secretaría de Comunicación o Área responsable de Comunicación de cada Unidad.

El mensaje debe incluir la siguiente información: ?

Nombre del Área, Departamento o Proyecto. ?

Nombre y apellidos del responsable de la cuenta (si se prevé que haya más de uno, deberán indicarse sus nombres y apellidos y especificarse las funciones de cada uno de los responsables). ?

Redes Sociales en las que se quiere abrir una cuenta. ?

Denominación de la cuenta. ?

Breve resumen de los objetivos de la cuenta y del contenido que se pretende difundir en ella.

Es importante que cada Facultad le provea de este Manual de estilo y buenas prácticas para la presencia en Redes Sociales a cada una de las áreas que cuentan con espacios en Redes Sociales así como también a aquellas que están próximas a abrirlas.

6. Manual de Estilo en las principales Redes Sociales Lo que hacemos, mostramos y decimos en las Redes Sociales construye nuestra imagen en la comunidad. Las Redes Sociales han posibilitado nuevas formas de redactar (abreviaturas, emojis, etc.) y de comunicar (videos, gifs, diseño digital, infografías, memes, etc.).

La Universidad junto con sus Unidades Académicas, deben respetar las formas lingüísticas tradicionales (ortografía, sintaxis) pero sin ser demasiado fríos o lejanos al lenguaje de las redes sociales y sus usuarios.

A continuación, enunciaremos algunos criterios de estilo a tener en cuenta para todas las Redes Sociales: l Respetar el uso correcto de mayúsculas. En redes sociales, escribir

con mayúsculas es equivalente a “gritar” y no permite una lectura cómoda. l Respetar los signos de puntuación. l Usar correctamente los signos de interrogación y de exclamación (al

comienzo y al final de la oración). l Escribir textos claros y breves. l Definir y sostener un tono de publicación

. l Citar las fuentes si se comparte alguna información que no es de

autoría propia.

l Responder y agradecer los comentarios y menciones para mantener y estimular la interacción. l Acortar los links para que no quede desprolijo el posteo con una URL extensa. l Utilizar hashtags relevantes y que nucléan conversaciones, no abusar de los mismos.

7. Facebook Es actualmente la Red Social por excelencia. La creación de una página de Facebook es gratuita y posibilita un gran alcance de difusión.

La clave es interactuar adecuadamente con el usuario, aprovechar sus elogios, potenciándolos y mostrándolos; responder a sus críticas o dudas sobre la marca, mantener una línea de publicación (tono, redacción, etc.); siempre dar una respuesta a los mensajes o comentarios.

Existen 3 modalidades de vinculación en Facebook: Perfil: para personas, de uso personal. La forma de vincularse es “solicitar amistad”.

Página de Facebook: pensadas para que las utilicen personajes públicos, organizaciones, empresas, instituciones, causas, etc. Para crear una página es necesario tener un perfil personal que se convertirá en administrador de la misma. La forma de vincularse es ponerle “me gusta” a la página.

Grupo: los grupos pueden ser públicos, privados o secretos, y sirven para formar una red en torno a un tema o un interés específico. Es correcto recomendar su utilización para la comunicación entre personal de áreas o para su uso sobre materias entre estudiantes y docentes.

Recomendamos esta modalidad para cátedras o proyectos de investigación pertenecientes a cada facultad.

7.a. Contenidos En los encuentros de la Comisión de Comunicación de la UNR, concluimos que es recomendable actualizar la página diariamente.

Posibles contenidos a publicar: ?

Publicación de noticias relevantes que tengan como fuente la propia universidad o los distintos medios de comunicación. ?

Generar diferentes productos de una misma información (producir videos, armar gifs, diseñar infografías, etc.). ?

Fomentar la conversación. Una buena manera de generar un diálogo es hacerle preguntas a los usuarios. ?

Información sobre la agenda (congresos, seminarios, charlas, actos, calendario académico, etc.). ?

Publicación de convocatorias a becas, cursos, etc. ?

Evitar la publicación automática de tweets en Facebook, ya que la redacción es diferente en las dos herramientas. ?

No dejar los enlaces extensos en las publicaciones: pueden acortarse y personalizarse con alguna herramienta o borrarlos y dejar sólo la vista previa del enlace. ?

Responder todos los comentarios en tiempo y forma. Esto es uno de los puntos más importantes, si el usuario no obtiene respuesta puede quedar disconforme y no volver a acceder a la página. ?

Siempre que publiquemos algo se hará en nombre de la Facultad o Unidad Académica y no del gestor de Redes Sociales. ?

Es interesante interactuar con otras Facultades, con la página de Facebook de la Universidad Nacional de Rosario, con la del Rector y otras Secretarías o Unidades de la UNR.

8. Twitter Twitter es una Red Social de micro-relatos que cuenta con cada vez más usuarios y posibilidades. Las conversaciones más inmediatas y actuales se dan en esta Red. Permite a los usuarios conocer las novedades de las Unidades Académicas. Una de sus potencialidades más interesantes es la cobertura en vivo de eventos con un hashtag.

8.a. Contenidos En los encuentros de la Comisión de Comunicación de la UNR, concluimos que es recomendable actualizar la cuenta diariamente.

Posibles contenidos a publicar: ?

Publicación de noticias relevantes que tengan como fuente la propia Universidad y sus Unidades o los distintos Medios de Comunicación. Generar diferentes productos de una misma información (producir videos, armar gifs, diseñar infografías, etc.). ?

Publicación de anuncios de última hora (paro docente, facultad de duelo, cambio de horarios, etc.). ?

Fomentar la conversación. Una buena manera de generar un diálogo es hacerle preguntas a los usuarios. ?

Información sobre la agenda (congresos, seminarios, charlas, actos, calendario académico, etc.). ?

Publicación de convocatorias a becas, cursos, etc. ?

Responder todos los tweets y mensajes directos en tiempo y forma.

Esto es uno de los puntos más importantes, si el usuario no obtiene respuesta puede quedar disconforme, hacer malos comentarios públicos sobre la gestión de la cuenta y no volver a acceder.. ?

Siempre que publiquemos algo se hará en nombre de la Facultad o Unidad Académica y no del gestor de Redes Sociales.

?

Retwittear contenido de otras Facultades, de la cuenta de twitter de

la Universidad Nacional de Rosario, de la del Rector y otras Secretarías o Unidades de la UNR. ?

Generar coberturas de eventos en vivo con un hashtag atractivo. ?

Es recomendable etiquetar usuarios que estén presentes en las fotografías que se comparten, para generar más alcance. ?

Debido al uso limitado de caracteres (140), los textos deben ser claros, sintéticos y concisos. ?

Usar hashtags acordes a los temas sobre los que se habla y que permitan al usuario ordenar la información en palabras claves (al hacer click sobre un hashtag, se accederá a todos los tweets que lo incluyan). ?

Acortar los enlaces que se compartan. ?

Es importante estar atentos y monitorear lo que otras cuentas dicen de nosotros, por si es necesario responder algún comentario o inquietud.

8.b. Cobertura de eventos La instantaneidad es una de las virtudes de Twitter y es importante que como instituciones la aprovechemos. ?

Definir un hashtag para el evento. Es aconsejable que sea fácil de recordar, corto (teniendo en cuenta la cantidad de caracteres de Twitter, el hashtag no debe ocupar mucho espacio), simple y único (si no es único, pueden mezclarse otras publicaciones que no tengan que ver con nuestro evento). Lo usaremos para transmitir un evento en vivo.

?

Realizar una difusión previa de mínimo 15 días anteriores al

evento. ?

Invitar al público a sumarse a transmitir en vivo: cuantas más voces tengamos sobre el evento, más rica será la cobertura. ?

Difundir y posicionar el hashtag en las Redes, informando que lo ?

Revisar si los participantes (organizadores, oradores, sponsors, etc.) del evento tienen cuenta en Twitter para mencionarlos en la previa y durante la cobertura. ?

Twittear fotografías. Las fotos ofrecen una gran cantidad de información sobre lo que está ocurriendo en el momento. ?

Usar comillas para citar a un orador del evento y mencionar a quien lo dijo. El formato puede ser el siguiente: ? “cita de la persona” + @usuario o #nombreyapellido + #hashtagdelevento ?

Interactuar con los demás usuarios que están twitteando sobre el tema, a través de rts, menciones, respuestas. ?

Agradecer al final del evento a quienes se sumaron a la transmisión en vivo.

9. Situaciones Eventuales La forma de comunicar situaciones eventuales que influyen en el dictado de clases (por ej: paros docentes, fallecimientos de trabajadores o estudiantes de la Facultad, cortes de energía, etc.), será con un texto breve y, si se quiere, es posible agregar una placa de carácter institucional, con un texto de tipo informativo, como “Información” o “Noticias”.

10. Políticas de interacción en las Redes Se proponen algunas políticas de interacción para que sean usadas por las Unidades Académicas en sus cuentas de Redes Sociales.

Queremos que nuestras Redes Sociales sean un espacio de comunicación respetuosa. Estos son nuestros pilares para conversar en esta plataforma: 1- Sé educado y respetá a los demás. Los mensajes discriminatorios, difamatorios, y que utilicen lenguaje agresivo serán borrados de nuestra página.

2- Utilizá material original. Para nosotros es importante que compartas información, fotos, videos y textos, pero asegurate de tener los permisos para hacerlo.

3- Evitá el spam. Procurá no repetir varias veces el mismo mensaje, no hacer anuncios publicitarios, no hacer proselitismo político o hacer referencia a temas que no estén relacionados a la temática de nuestra página.

4- Por tu seguridad, no compartas públicamente información personal en nuestra página.

11. Herramientas útiles para un gestor de contenidos Programación y gestión de redes:

Diseño

?

Hootsuite

?

Canva

?

Tweetdeck

?

Pixlr (editor de imágenes)

Monitoreo y medición:

?

Pic monkey

?

Facebook ads

?

Piktochart

?

Twitter ads

Bancos de imágenes: pexels.com

?

Social bro

Banco de iconos: freepik - iconfinder

?

Storify

Simbolos para Facebook: fsymbols.com/

?

Spreedshets de google

Gifs: giphy/ make a gif / gif maker

Acortadores de links

Nubes de palabras: wordle

? bit.ly* ? cor.to ? goo.gl *bit.ly permite crear una cuenta y personalizar los links cortos.

Bajar videos: bajatube