Meetings International #64, okt/nov 2015 (Swedish)

No. 64 Okt/Nov 2015 €19 / 165 SEK

EBBA FÅHRAEUS Lund Life Science Incubator Styrelsearbete är en kompetens

NÄRVARANDE I MÖTET MÖTEN 3.0 FÖRESTÄLLNINGAR LEK – DET ÄR ROLIGT KELLERMAN

SpiriT Cargo ARLANDA TISDAG 13 maj

SpiriT Cargo ARLANDA TORSDAG 15 maj

Våra referenser.

Din trygghet.

CONGRESS C U L TUR E CENTRE

Karlstad CCC är en fantastisk anläggning för evenemang av typen Nationella Släktforskardagarna med 90 unika utställare med monterstorlekar mellan 4-104 kvadratmeter, 24 föreläsningar i 4 olika salar, och mycket, mycket mer. Allt i samma hus där Karlstad CCCs egen personal alltid finns till hands och hjälper till med allt.

Anita Dour, Nationella Släktforskardagarna

karlstadccc.se

CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com TEXT Tomas Dalström, Fredrik Emdén,

Hans Gordon, Kerstin Holm, Roger Kellerman,

No. 64

7

Annette Lefterow, Jan Rollof, Robin Sharma, Atti Soenarso FOTO Sara Appelgren,

Okt/Nov 2015

Upptäck det oväntade med lek

INTRO

Dags att certifiera utställare Atti Soenarso: Bli bättre på uppföljning.

Mikkel Alexander Grabowski, Johan Hellström, Pavel Hlystov, Jenny Leyman, Emil Malmberg,

8

Magnus Malmberg DESIGN KellermanDesign.com

Little Free Library + Tiger Lou + Homecoming

Ebba Fåhraeus: Idag används styrelsen för att göra skillnad.

REDAKTIONELL A GL ÄDJESPRIDARE Bimo +

celloensemblen + Storytel + Sandskogen + The

STYRELSEARBETAREN

22 PSYKOLOGISKA MÖTEN

Tänk om …

PRENUMERATION Helår (sex utgåvor) 295 kronor

Hans Gordon: Ibland är det oerhört värdefullt att tänka annorlunda.

inklusive moms. Vid utlandsprenumeration tillkommer porto. KONTAKT Meetings International Publishing,

30 PILOTSTUDIE

Kvalitativ pilotstudie

P.O. Box 224, SE-271 25 Ystad, Sweden,

Morten Friis-Olsen: Förändra din marknadskommunikations fokus.

Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 730 40 42 96, info@meetingsinternational.se, ­www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri

35

– miljöcertifierade enligt ISO 14001 PAPPER Arctic Paper

LEFTEROW

Den balanserande människan Annette Lefterow: Så är du balanserande i nuet.

Munken Lynx 240/100 gram. FSC-märkt papper.

Cert. No. SGS-COC-1693 T YPSNIT T Adobe

36

Berthold Akzidenz Grotesk; DS Type Leitura Display;

Jan Rollof: Bra möten ska inte vara enstaka turfall i arbetet.

Hoefler & Frere-Jones Chronicle Text, Chronicle Display, Knockout. ISSN 1651-9663

MÖTEN 3.0

Ny serie: Möten 3.0

41

INTERMISSION

Smile

Marutaru – den leende hunden från Japan.

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

44

SHARMA

Big Lesson I Learned on a Plane Robin Sharma: Fascinating people, wonderful conversations.

76

HJÄRNKOLL

Det är roligt att leka Samuel West: Lekfullhet på jobbet gör skillnad.

Meetings International är medlem i ICCA, MPI, SITE och The International­Federation of Audit Bureaux of C ­ irculations, IFABC.

54

KELLERMAN

Om var och en sköter sitt … blir det inte bra Roger Kellerman: Hallå Svenska Fotbollförbundet! Event skapar möten.

Meetings International Publishing använder miljöcertifierat tryck, papper och distribution.

 instagram @meetingsinternational

Din resa börjar här Välkommen till Sveriges lyxigaste spa- & konferenshotell.

Vinnare av “Sweden’s Luxury Resort Spa 2015”.

Upplev Falkenberg Strandbad.

KONFERERA PÅ STRANDEN – ETT MINNE SOM BESTÅR Välkomna till Västsveriges mest intressanta mötesplats, där Ernest Hemingway sätter prägeln på er konferens. Oavsett om ni är 4 eller 400 kommer vi göra det lilla extra för att ert möte ska bli ett minne som består.

Välkomna med er förfrågan på konferens@strandbaden.se Sweden's Best Hotel Spa

INTRO | 7

Dags att CERTIFIERA UTSTÄLLARE I över trettio år har vi arbetat på internationella mässor i mötesindustrin, i Sverige och internationellt. Två exempel är IBTM World, tidigare EIBTM, i Barcelona och IMEX Frankfurt.

Inför en mässa kommer det en mängd inbjudningar till olika presskonferenser. Hur många presskonferenser med utställare från olika städer, länder, regioner, hotell, organisationer etcetera, som vi har träffat under alla år är väldigt många. Långt ifrån alla presskonferenser har varit bra, men några har varit riktigt usla.

Självklart finns det undantag. Men ibland verkar det enda betydelsefulla vara att medias representanter fyller rummet med sin närvaro.

Ibland sker genomgången av informationen i ett mötesrum, ibland direkt i montern. Har man tur finns det tid avsatt där och då för att själv hinna nätverka med representanter från exempelvis destinationen. Men det händer att till exempel en vd har en så fulltecknad agenda att personen måste skynda iväg till nästa möte.

Hur kommer det sig att i stort sett ingen enda av de utställare som kallar till presskonferensen, där de delar ut

en USB-sticka med bilder och fakta, hör av sig efter mässan? Jovisst, vi ses ju oftast på nästa IMEX-mässa eller IBTM World eller någon annanstans.

Men däremellan?

Ett av våra viktigaste bidrag till mässorna är att ta med oss Hosted Buyers. Vi förväntas komma med certifierade köpare, och bara en enda person från varje företag är välkommen. Ansöker två kvalificerade köpare från samma företag om att få delta som Hosted Buyer får endast en av dem ett positivt besked. Däremot går det alldeles utmärkt att en eller två kollegor från samma företag åker med andra grupper till samma mässa.

Hur kan man ställa krav på att köparna ska vara kvalificerade nog att delta i en mässa när så många utställare i montrarna inte är det?

Det är dags för mötesindustrins olika organisationer att utbilda sina medlemmar som föregångare i de här frågorna. Och det är dags att certifiera utställarna.

Köpare bör få träffa kvalificerade medarbetare, vd:ar, säljchefer och marknadschefer i montrarna. Det är hög tid att höja nivån rakt över så att mässorna blir vad de är avsedda att

vara: En mötesplats mellan kvalificerade människor som vill öka sina kunskaper, bygga sina nätverk och göra affärer.

Det förekommer också att utställare gärna pratar om att de använder sociala medier istället för att annonsera. Det är oftare skandinaviska utställare än deras kollegor från andra delar av världen. Men inte heller det stämmer särskilt ofta, visar det sig när vi gör research. I varje fall är inte arbetet med sociala medier särskilt professionellt genomfört. Bara för att företaget är synligt på exempelvis Facebook, Linkedin och Instagram betyder det inte att man har gjort ett bra jobb.

Svensk-indonesiska Atti Soenarso har arbetat som journalist i över 30 år. Hon har bland annat jobbat för Skandinaviens största dagstidning, var TV4s första reseredaktör, har skrivit för många resemagasin och haft flera internationella uppdragsgivare. Hon har rest i stora delar av världen och skrivit om destinationer, människor och möten. foto Magnus Malmberg

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

8 | COVER PAGE TITLE STORY

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

E

PAGE TITLE | 9

FÅ H R A E U S TEXT

Fredrik Emdén FOTO

Jenny Leyman

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

10 | PAGE TITLE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

STYRELSEARBETAREN | 11

Alla möten är strategiska per definition.

Det säger Ebba Fåhraeus som efter tjugo års tid som styrelseproffs – eller styrelsearbetare, som hon föredrar – sett att möten har blivit bättre på att uppnå sitt syfte.

I en TT-notis från 1986 används ordet ”styrelseproffs”. Det kan vara första gången ordet ser dagens ljus.

Det är en text av miljöforskaren Björn Gillberg som återges: ”Styrelseproffs som mot hög arvodering sitter i många företagsstyrelser, med huvuduppgift att ge respektabilitet åt företagen, bör ersättas med folk med fackkunskaper som aktivt deltar i ledningen av företagen”, skriver han.

Det skulle dröja tjugo år innan ordet ”styrelseproffs” kom med i Svenska akademins ordlista 2006.

Där har det kort och gott beskrivningen ”person som ägnar sin tid åt att sitta i styrelser”.

Det kunde lika gärna stått ”person som sitter i en förfärlig massa möten”.

Det är vad Ebba Fåhraeus gör.

När vi talas vid har hon just varit i Ängelholm och hållit ett föredrag för gymnasieelever. För trötta öron

har hon pratat om ämnen som hon brinner för, om manligt och kvinnligt ledarskap, om att leda sig själv och andra.

– Dagens ungdomar vill inte bli chefer, konstaterar Ebba Fåhraeus.

– Ändå är det just det som är den stora utmaningen just nu, att leda sådana som dem, som är vana vid ständig feedback, som helst skulle vilja få tid att jobba med egna projektidéer, som nästan blir förnärmade över att förväntas arbeta med verksamhetens kundprojekt på mer än 70 procent av arbetstiden, säger hon och ger ifrån sig ett litet skratt.

Men det var något som fick gymnasieeleverna att sätta sig upp i stolarna.

Det var när Ebba Fåhraeus berättade för dem om vikten av att nätverka, gå på frukostmöten, gå på evenemang som är gratis, där det finns tillfällen att mötas. Då väcktes deras intresse.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

12 | STYRELSEARBETAREN

” Förr handlade styrelsernas arbete mer om övervakning”

– Jag brukar säga ’se till att träffa en person vid varje tillfälle’. Det är så man bygger sitt nätverk. Man anställs bland annat tack vare sina nätverk idag.

Att säga hur många möten Ebba Fåhraeus har suttit i är en omöjlighet.

Hon har nästan tappat räkningen på hur många styrelser hon har suttit i.

Minns hon sitt första styrelsemöte?

Det måste ha varit i Moderat Skolungdom under gymnasietiden, men hon kan inte erinra sig vad som hände under det.

Hon känner sig inte bekväm med ordet ”styrelseproffs”, utan föredrar ”styrelsearbetare”, vilket berättar mer om vad hon gör.

Ebba Fåhraeus har alltid många bollar i luften, för närvarande sitter hon i flera styrelser samtidigt som hon är vd för Lund Life Science Incubator. Möten upptar en stor del av hennes dagar.

Hon tystnar, räknar lite för sig själv och uppskattar sedan att olika former av möten utgör 70–80 procent av hennes arbetstid, kanske mer.

Svaret på frågan vad som karaktäriserar ett bra möte blir desto rakare: ”Det är ett möte där syftet uppnås.”

Oavsett om mötet syftar till att skapa en kultur, att medlemmarna MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

ska lära känna varandra eller om något ska genomföras så måste alla ha en samhörighet kring en tanke när de går därifrån.

Ebba Fåhraeus håller inte med om att det hålls möten för mötens skull.

Alla möten är strategiska per definition, anser hon. Det finns alltid ett mål med möten. Vem ska vara med och vad är sammanhanget? Vad gör vi för att uppnå det vi vill?

– Möten har inget egenvärde, de har alltid ett syfte, och syftet kan vara så enkelt att folk ska mötas och nätverka, det är ganska vanligt.

Man kommer för att göra affärer. Då måste man kunna uppnå det. Då får man skapa ytor där det går att mötas.

Vill man att det ska pratas mellan programpunkterna ska programmet utformas därefter.

Vad karaktäriserar en bra styrelsearbetare? Integritet, mod, nyfikenhet, frågvishet och erfarenhetsbredd, anser Ebba Fåhraeus.

– Man kan också vara oerhört kunnig, man kan vara specialist inom ett område. Min styrka är att jag har varit i många olika typer av organisationer, olika typer av verksamheter. En bra styrelse har delar av allt. Huvudsaken är att det är olika individer, att det inte bara är fem experter.

PAGE TITLE | 13

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

14 | PAGE TITLE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

STYRELSEARBETAREN | 15

” Idag används styrelsen för att göra skillnad”

Under de femton år som hon har ägnat sig åt professionellt styrelsearbete har styrelsearbetet professionaliserats allt mer.

Bara det faktum att styrelseproffs är en egen yrkeskategori är ett erkännande. Att arbeta professionellt med styrelsearbete är en kompetens.

Att det skulle finnas något motsatsförhållande mellan ”hög arvodering” och ”folk med fackkunskaper som aktivt deltar i ledningen av företagen”, som Gillberg skrev, gäller inte längre.

– Förr handlade styrelsernas arbete mer om övervakning. Idag används styrelsen för att göra skillnad, säger Ebba Fåhraeus.

Skillnaden mellan styrelsearbete nu och då är att mötesdeltagarna idag är bättre förberedda.

– Det är en större professionalitet. Idag skulle jag säga att alla har gått igenom materialet i förväg. Det förekommer aldrig att någon sprättar upp kuvertet med handlingar under mötet, eller för den delen öppnar mejlet med material för första gången. Det är av respekt för bolaget, aktieägarna och uppdraget.

Finns det inte en risk att något går förlorat om alla i en styrelse är proffs?

Ett fotbollslag med elva Zlatan är inte

nödvändigtvis bättre än laget som har en.

Nej, liknelsen haltar såklart.

– Det finns ingen som behärskar alla frågeställningar. Det man har är erfarenhet och referenser att gräva i. Sitter man i många styrelser exponeras man för många olika problemställningar, man behöver inte hela tiden undra ’vem kan något om det här?’.

Som mest har Ebba Fåhraeus suttit i sex eller sju stycken styrelser samtidigt. Någonstans där går också gränsen för hur mycket engagemanget kan fördelas.

– Är du ordförande är det en mer arbetsam uppgift än att vara ledamot.

Belastningen beror även på vilken typ av bolag det handlar om: är det ett större företag där det finns det en stor stab är det ofta lättare att agera, för då finns det oftast tydliga, väl förberedda beslutsunderlag med mycket fakta att ta ställning till. I små företag med mindre resurser krävs att styrelsen kan hämta in fakta och information själv i större grad eftersom kapaciteten ofta inte finns.

Många av de bolag som Ebba Fåhraeus verkar i är så kallade startup-bolag, alltså små, entrepre-

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

16 | STYRELSEARBETAREN

”Det är viktigt att få en paus före möten”

nörsdrivna företag som utgår från en tydlig idé.

– Ett startup-bolag måste hela tiden ompröva sin existens, sina produkter, sitt arbetssätt, sin marknad.

Förutsägbarheten är mindre eftersom den produkt eller tjänst som bolaget vill skapa oftast är ny och okänd. Det finns inga konkurrenter. Och så finns det en resursknapphet, det är tajt med personal, det finns ingen riktigt ledningsgrupp. När vd inte har en ledningsgrupp så blir styrelsen vd:s team. Det blir olika roller. I de minsta bolagen blir styrelsen experter.

Styrelsen blir extra viktig, det är den enda resurs man har råd att skaffa sig.

– Besluten måste fattas på större osäkerhet, bolagen har inte resurser att köpa en undersökning, besluten får fattas på mindre fakta. Det är något som vi i styrelsen får vänja oss vid.

I det läget finns det en risk att mötet blir allt för operativt.

– Ambitionen är ju alltid att det inte ska bli operativt, men om vd inte har någon samtalspart kring operativa frågor, så måste styrelsen ta den rollen. Jag tycker att det är roligt. Det går oftast mycket bättre än man tror.

Myten om den ständigt arbetande och ostrukturerade startup-före-

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

tagaren stämmer inte, menar Ebba Fåhraeus.

Det är lätt att få bilden av Daniel Ek som sitter hemma, endast iklädd kalsongerna eftersom alla servrar genererar så mycket värme, i sin lägenhet i Stockholmsförorten Rågsved.

– Det är ovanligt att möten inte är professionellt förberedda. Det är som i alla andra bolag. I varje fall i de företag som har skaffat sig en styrelse.

Startup-företagarna vet att det gäller att få ut så mycket som möjligt av mötet. Så de sköts professionellt. De kloka startup-bolagen ser till att få en bra styrelse, då blir det inte ostrukturerat. Det är självsanerande.

Skillnaden mellan möten i akademisk miljö och näringsliv – Ebba Fåhraeus rör sig ledigt i båda miljöerna – handlar ofta om syftet.

– Man har en större sense of urgency i den privata sfären, man har affärer att göra, finansiering som kanske är på väg att ta slut. ’Om jag skickar de här två medarbetarna är det för att de ska komma hem med en affär’. ’Ska vi ha en monter här ska det generera pengar.’ I den akademiska världen blir det otydligare.

Under Ebba Fåhraeus år i olika styrelser har hon sett framför allt två viktiga faktorer som tagit plats under

möten: CSR, alltså företagens sociala ansvar, och kommunikation.

Många frågor föregås av frågan ”Vad betyder det här för samhället?”

Nästan alla av frågan ”Kommer det här att tolkas på rätt sätt?”

– CSR tar ännu inte den stora plats som den borde göra. Kommunikationskompetens har blivit allt viktigare, det är viktigt att förstå sig på hur bolagets budskap kan tas emot.

En styrelse – och ett möte – gynnas av att det finns flera olika typer av människor i det. Det ska vara någon drivande, någon reflekterande, någon ifrågasättande, någon som är mer positiv.

– En bra blandning ger ett bättre resultat i alla sammanhang. Man blir mer medveten kring hur och allt mer tolerant och reflekterande över att man behöver människor från livets alla delar för att få en bra grupp, säger hon och nämner hur Lindex plockade in fotomodellen Emma Wiklund i sin styrelse.

– Det hade man inte sett tidigare.

Men så började man fundera på ’vem är kunden?’ på ett annat sätt. Är man ett gäng sextioåringar så kan man inte ta beslut för sextonåringar, säger Ebba Fåhraeus.

Det är fler kvinnor i styrelserna idag än för femton år sedan. Det är

PAGE TITLE | 17

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

18 | PAGE TITLE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

STYRELSEARBETAREN | 19

”Det måste finnas tid för reflektion”

bra, men inte tillräckligt bra, menar hon.

– När det blir tillräckligt bra? När vi har väl diversifierade styrelser som är representativa för de varor och tjänster som bolaget säljer och är ägare till, säger hon.

Hon påpekar att många företag har någon av de statliga pensionsfonderna som ägare och då borde det vara en självklarhet med 50 procent kvinnor i styrelsen ”eftersom hälften av kunderna är kvinnor”. Lagstadgad kvotering för privata företag är hon emot.

– För privata bolag är det osmart att inte ha diversifierade styrelser, men det är inget man ska lägga sig i som lagstiftare. Dessa bolag förlorar själva på det i långa loppet, eftersom det finns ett samband mellan lönsamhet och mångsidiga styrelser.

Jag tycker inte att det är bra, men det drabbar dem själva.

De bolag som ägs av pensionsfonderna skulle däremot kunna införa kvotering.

– Man kvoterar i fem år tycker jag, Sedan måste det finnas någon marknadslogik.

Inte heller bör en styrelse vara för stor. Hellre en styrelse som adjungerar in experter än en stor grupp där

det sitter en massa människor, menar hon.

Hur sätter man samman en drömstyrelse?

Ebba Fåhraeus återkommer gärna till frågan ”Vad är uppdraget?”. Den är lika viktig vid styrelsebordet som när det gäller att utforma styrelsen.

– Utgå från vad som är bäst utifrån det. Olika styrelser har olika uppdrag.

Men vanligtvis löses de av väl sammansatta styrelser.

Men man ska vara på sin vakt när det gäller att rekrytera ur det egna nätverket.

– Man blir vänner i styrelsen, så är det ju. Men har man för många band utanför styrelsen kan det bli svårt att ifrågasätta sina kollegor. Det är sunt att ha ett oberoende. Rekryterar man ur det egna nätverket är risken att man bara får sådana som är som en själv. Det är bättre att man väljer sådana som man inte känner.

Hur förbereder sig ett styrelseproffs inför ett möte? Läser mycket.

Och ser till att samla sig precis innan.

– Det är viktigt att få en paus före möten, att man har förberett sig, oavsett om man leder mötet eller deltar.

Minuterna innan tänker jag ’vad är viktigast?’ och tömmer mig från alla andra tankar. Ofta kör jag bil till ett möte och då går jag igenom för mig

själv vad mötet ska handla om. Den där ställtiden blir kort ibland, men du behöver den. Jag håller inte på med meditation, men det jag gör fungerar nog ungefär på samma sätt.

– Om jag har någon ritual? Nej, det har jag inte, men jag ser till att göra lite space för stillhet, när jag får tänka in i mötet. Jag snabbspolar igenom mötet i förväg och skapar mig en bild av vad som kan hända. Jag testar vad som kan hända, om det till exempel är ett jobbigt möte. Man praktiserar sig fram till mötet.

Visst har Ebba Fåhraeus gått in i möten när hon inte gjort det. Nej, hon kan inte komma på något exempel, men hon minns att det har gått dåligt.

– Om man är oförberedd och deltar i mötet blir det dåligt, om man leder det mötet blir det katastrof.

– Man behöver tid att tänka, springer man bara mellan möten hinner tankarna aldrig landa. Det måste finnas tid för reflektion. Annars knarkar du bara möten, men du får inte ut något av dem.

En gång satt hon i samma styrelse som en man som var ordblind. Han är en av hennes förebilder.

– Han var vansinnigt väl påläst.

Men han kunde ju inte sitta och läsa innantill under mötet, det gick inte att fuska.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

20 | STYRELSEARBETAREN

”Man måste alltid ifrågasätta, det är viktigt.

Det är ett sätt att verifiera att vi tänker rätt”

Hur mycket plats tar hon själv i ett möte? Det är inget självändamål att ta plats, menar hon.

– I den mån jag har mycket att tillföra tar jag plats. Men mötet utgår inte från mig. Och jag är inte rädd för att ta plats. Däremot finns det ett självändamål att få alla att ta plats.

Vissa är väldigt verbala, andra sitter med bra tankar utan att självmant vilja uttrycka dem.

Men är inte alla styrelseproffs extroverta pratkvarnar?

– Nej, det behövs olika egenskaper.

Så kan det vara bland styrelsearbetarna också.

Ebba Fåhraeus har som roligast i sin roll när frågorna innefattar förändring.

– Då man måste tänka nytt är roligast, när man måste vända på gamla sanningar. Att jobba med startupbolag innebär ständig förändring.

I större bolag blir också förändringarna större, då krävs en annan typ av process, då räcker det inte med ett möte.

– Då börjar man lyfta på stenarna, man vrider på skruvarna, det pågår under ett år kanske. Man vill vara säker på att man inte ändrar för att ändra.

Hon slår ett slag för motvallskäringen i mötet, den som har ”hälarMEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

na i marken”, säger att ”det är viktigt att ha nejsägare i gruppen”.

Förr om åren trivdes Ebba Fåhraeus bäst i rollen som den som sa ”Nu kör vi!”

– Numera beror det på sammanhanget, det blir mer situationsanpassat. Jag intar gärna den motsatta rollen, den som bromsar och säger emot. Det kan vara rätt jobbigt att ta den, men det är bra att någon gör det.

Det händer att Ebba Fåhraeus intar rollen som nej-sägare även om hon egentligen vill säga ja, för att få mötets diskussion på rätt nivå.

– Man måste alltid ifrågasätta, det är viktigt. Det är ett sätt att verifiera att vi tänker rätt.

Hon är mer prestigelös idag än när hon började jobba med styrelser, tycker hon.

– Jag har egentligen alltid varit orädd för att ställa frågor, men har blivit mer orädd med åren. Modet att vara obekväm kommer med åldern, säger 52-åringen och påpekar att ”när man blir äldre kan man ställa vilka frågor som helst”.

Visst händer det, trots all hennes erfarenhet, att även hon drabbas av en släng prestige.

– Om jag ska hålla en presentation och talaren före är galet duktig kan jag tänka man ’åh, hur ska jag leva upp

till det där, kommer jag att klara av att leverera efter det här?’. Det är så lätt att bli självkritisk.

– Folk är inte så kritiska som man tror. Har man engagemang och passion för det man pratar om så räcker det. Mitt tips är att bara tala om sådant som man är engagerad i.

Inte jämföra sig så mycket med något annat.

– Jag ställde frågan ’Vad är det värsta som kan hända?’ till gymnasieeleverna nyss. Det är inte hela världen att tappa ansiktet. Åhörarna kommer ihåg det som är bra.

I prestigelösheten ligger också förmågan att göra om – och göra rätt. Att våga backa och säga ”Jag gjorde fel!”

– Jag har lett möten när jag känt att ’det här blev inte bra’. Ofta kan jag prata med någon kollega och säga ’vårt budskap kom inte igenom’. Att ta sig den tiden efteråt är viktigt. Det finns en bra regel att sluta möten ’vad var det som fungerade bra idag, vad ska vi göra annorlunda nästa gång?’.

Alla borde göra det, jag är själv inte världsbäst på det. Men då får man ärliga svar.

PAGE TITLE | 21

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

DU ÄR HÄR 22 | PSYKOLOGISKA PAGE TITLE MÖTEN

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

PSYKOLOGISKA MÖTEN | 23

Hans Gordon, docent i pedagogik, leg psykolog, leg psykoterapeut med en omfattande erfarenhet av konsultverksamhet i den ideella och den offentliga sektorn samt i näringslivet. Tidigare universitetslektor. Driver tillsammans med sin hustru Gordon Consulting. foto Sara Appelgren

Tänk om …

Föreställ dig hur det kunde ha blivit om neandertalarna eller denisovamänniskorna också hade överlevt, jämte Homo Sapiens.

Vilka kulturer, samhällen och politiska strukturer skulle ha uppstått i en värld där flera människoarter levde sida vid sida? Hur skulle exempelvis religionerna ha utvecklats? Skulle Första Moseboken hävda att neandertalarna härstammade från Adam och Eva, skulle Jesus ha dött för denisovamänniskornas synder, och skulle Koranen ha bokade platser i himlen för alla rättfärdiga människor, oavsett vilken art de tillhörde?”

bild © iStock.com/mstroz/Mark Strozier

Ur Sapiens En kort historik över mänskligheten av Yuval Noah Harari En av den belgiske konstnären René Magrittes mest omtalade verk är hans målning föreställande en pipa.

Magrittes medföljande korta text lyder: Ceci n'est pas une pipe (Detta är inte en pipa). Vad konstnären ville understryka är att en bild av en pipa självfallet inte är en pipa. Att han över huvud taget anger detta har förstås att göra med att vi människor ofta, nästan ständigt, blandar ihop

upplevelser baserade på fiktion med våra uppfattningar om en mer reell verklighet. Vad är det vi egentligen hör, ser, doftar, känner av? Hur tolkar vi dessa dygnet-runt-strömmande, ofattbart många signaler? Det här är inte enbart en fråga för filosofin och psykologin utan för alla vetenskapligt aktiva och intresserade. Och så var det även för René Magritte som förde ivriga diskuterande samtal om pro2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

24 | PSYKOLOGISKA MÖTEN

”Ibland är det oerhört värdefullt att tänka om, tänka annorlunda”

blemställningen med bland andra den franske socialfilosofen Michel Foucault. Är till exempel språken vi talar och texterna vi läser förmedlande länkar mellan människor å ena sidan och en objektiv verklighet å den andra?

Kan man därmed säga att språket i vid mening utgör verklighetens representationsformer? Eller föreställer vi oss bara att verkligheten är den vi språkligt beskriver och talar om? Är det över huvud taget möjligt att tala om människans excellenta förmåga att percipiera (varsebli) verkligheten sådan den faktiskt är? Se där ett antal frågor som sammanför filosofin med den moderna vetenskapen.

Människor är nu inte enbart upplevande varelser som reagerar utifrån dessa sina upplevelser med olika inlärda eller experimenterande attityder och beteendemönster. Vi är i lika hög grad skapande. Eller är vi faktiskt mer skapande än avläsande vår omgivning. Vår hjärna är som besatt av att skapa, inte enbart under sömnen då hjärnan aktiverar märkliga drömsekvenser, ett slags intensiv, inre filmstudio, utan även dagtid, då vi försöker lotsa oss fram genom det MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

ständiga myllret av information så att vi ska kunna förstå lite mer av vår omvärld och av oss själva. Dessa försök är nästan alltid just försök. Vi prövar oss fram, vi formulerar och omformulerar, slår fast och därefter reviderar, och allt går med rasande fart och det mesta försiggår på omedveten nivå.

Vi är alltså inte ens medvetna om vad vi håller på med, i vilket fall inte helt och hållet.

Detta ständiga skapande utgår oftast från våra frustrationer, våra missnöjeskänslor. Det vi hör, ser, avsmakar, luktar leder enbart glimtvis till några euforiska lyckorus. Det mesta avsätter istället upplevelser som närmast kan beskrivas som en fattig sensation. Och det är då hjärnan sätter igång sina skapandeprocesser.

Vi bygger således föreställningar, idéer, de flesta baserade på mer eller mindre primitiva bilder. Jag tar ett exempel.

Inom ramen för min yrkesverksamhet händer det att jag låter människor ta ställning till ett antal påståenden av mer övergripande existentiell natur. Så här kan det som exempel låta:

Det finns med säkerhet någon form av en för människan osynlig Högre Makt som kan beskrivas som kreatören av allt liv på vår planet.

Svaret ska anges på en skala från 1 till 5, där 5 betyder Instämmer fullständigt och 1 betyder Instämmer inte alls.

De flesta brukar ange 3.

På min fråga om hur man har tänkt när man har angivit en 3:a blir svaren ofta glidande och oprecisa. Jo, man ska nog inte bortse från att det ju kan finnas något där som vi människor inte riktigt förstår men som ändå styr och påverkar oss.

Jaha, och vad skulle det kunna vara för Något, undrar jag.

Ja, det vet man ju inte. Ingen vet ju det. Men man ska nog inte utesluta en sådan högre makt.

Menar du Gud? Nja, inte någon gud, direkt. Jag är ju inte troende. Men det kan ju ändå finnas något.

Att vi människor fungerar på det här sättet har lett till omfattande studier och texter, inte enbart inom psykologin, utan även inom makrosociologin (hur vi bygger våra samhällen)

Fånga känslan

När konferensresan handlar om mer än bara affärer.

Boka framtidens konferens på Ystad Saltsjöbad redan idag.

Välkomna att uppleva Sveriges ledande spa- och konferenshotell.

5

2015

För bokning och mer information: 0411-136 30 | ysb.se | forsaljning@ysb.se

Sweden's Leading Hotel

VINNARE Årets spa

Making business a pleasure

Conventions don´t have to be conventional A business trip to Madrid seems less like hard work than most.

Sunny weather, conveniently located conference venues and gourmet lunches are just some of the bonuses for when you visit on business.

A er a busy day, Madrid’s famous museums and elegant stores are a great way to recharge before sampling the vibrant nightlife.

Relax over tapas in an outdoor café or dance until dawn. Whatever you do, Madrid is the business.

info.mcb@esmadrid.com (+34) 91 758 55 28 www.esmadrid.com/mcb

PSYKOLOGISKA MÖTEN | 27

”Vi är alltså inte ens medvetna om vad vi håller på med”

och ekonomin som vetenskapligt orienterad disciplin. Tidigare, när det var mer rumsrent att föra fram namn även från den kommunistiska idéhistorien, då fanns namn som Friedrich Hegel (1770–1831) och Karl Marx (1818–1883), men därefter finns en lång rad socialfilosofer, sociologer och naturvetare som gett sig i kast med att klargöra hur vi fungerar när vi tycker oss uppfatta och beskriva det vi benämner som verkligheten. En av de mer kända tyska sociologerna är Georg Simmel (1858–1918) som specialiserade sig på att undersöka hur vi interagerar i våra möten med varandra. Han underströk att all interaktion sker i en process där de interagerande ständigt bildar föreställningar om varandra och att man därefter handlar utifrån dessa sina föreställningar. Föreställningarna är förstås inte slumpmässigt uppbyggda, utan konstruerade i enlighet med interaktionens syften. Vi konstruerar således, oftast blixtsnabbt och omedvetet, ett slags teaterscen på vilken vi iklär oss förhoppningsvis passande roller – och så spelar vi ett spel med varandra, gränsande till något som skulle kunna utvecklas till en renodlad teaterpjäs.

En modern variant av en sådan ”pjäs” innehåller idéer, eller föreställningar om vi vill, att vi, var och en av oss, har en personlig kärna som i det dagliga talet ofta beskrivs som ”den jag är”. Man ska ”vara sig själv”, som ”den man är”. Och ”den man är” kan ibland vara nästan precis vad som helst, en stark man i en svag kvinnas kropp (eller vice versa), ett djur av något slag (kattdjur är inte ovanliga), ett klädesplagg eller möjligen ”bara en vanlig, enkel människa”. Uttryck som dessa baserar sig på ett allmänt utbrett intresse i vår tid för att avgränsa och identifiera människor som avskiljbara och därmed urskiljbara enheter. Vi lever ju i individens tidevarv, där värdet av den enskilde individen tillskrivs mer än gruppen, organisationen eller det allmänna, det vill säga samhället i stort. Även det tillhör våra föreställningsområden, där ursprunget för ett sådant skapande intresse går att finna inom den politik som vill värna just om människan som enhet, mer så än om människan som del av ett större system: en familj, en arbetsplats, ett samhälle och så vidare. Politiken utgör ju en dramatiserad och många gånger välregisserad ”pjäs”, ett livfullt

och för många attraktivt föreställningsområde med förvisso lockande vyer men också hotfulla grynnor och andra mer eller mindre riskfyllda färder. Spännande!

Tänk om människan av arten Homo Sapiens idag hade levt sida vid sida tillsammans med Homo Neanderthalis och Homo Denisova (två andra, helt skilda människoarter)?

Tänk om Homo Sapiens aldrig kreerat och utvecklat den gamla soldatinstruktionens ideal: Du ska frukta Gud, älska Fäderneslandet och vara Konungen huld och trogen. Tänk om Homo Sapiens hade skapat helt andra samhällsbyggen än dem vi har idag?

Tänk om …?

Ibland är det oerhört värdefullt att tänka om, tänka annorlunda. Eftersom du är utrustad med en sådan förmåga så … tänk om!

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

10-11 February 2016

Vilnius, Lithuania

VILNIUS

• • • • • •

Emerging Baltic Sea Region market Most desirable suppliers throughout the region Fully hosted buyer programme 3500+ pre-scheduled appointments Strong focus on education and knowledge Unrivalled networking opportunities

www.convene.lt

foto Johan Hellström

RADAR | 29

Per Schlingmann TALAR INFÖR 200 GLOBALA LEDARE Per Schlingmann, en av arkitekterna bakom De Nya Moderaterna, är huvudtalare under Meetings Leadership Summit i Barcelona den 16 november, dagen före öppnandet av IBTM World, tidigare EIBTM. Han ska prata inför 200 specialinbjudna internationella ledare inom mötesindustrin.

Idag arbetar Per Schlingmann som kommunikationsexpert, trendanalytiker, politisk rådgivare och författare.

I föreläsningen fokuserar Per Schlingmann på teman från boken Urban Express som han skrivit tillsammans med ekonomie doktor Kjell A Nordström. Boken erbjuder verktyg, tänkesätt och tips för att navigera i det nya liv som växer fram över världen.

I föreläsningen lägger Per Schlingmann stor vikt vid skillnaderna mellan traditionell kunskap, och vad han

och Kjell A Nordström kallar ”vild kunskap”.

Han ska också prata utifrån sin varierade bakgrund inom politik, kommunikation och finansiering för att ge de närvarande ledarna praktiska strategier för att de ska kunna navigera i dagens snabbt föränderliga och oförutsägbara värld.

Per Schlingmann menar att det finns en paradox i vår tid. För i en tid präglad av den digitala revolutionen finns det upplevelser som inte kan digitaliseras och vilka därmed stiger i värde och betydelse.

Särskilda upplevelser och den mänskliga faktorn blir allt viktigare för allt fler människor, menar han.

Det här nya värdeskapandet handlar om att kombinera digitala lösningar med verkliga upplevelser.

– Utifrån min erfarenhet från politisk strategi på hög nivå och rådgivning för företagsledare ritar jag en

karta över vad som händer i världen, och hur det påverkar människor och företag.

Informations- och kunskapsexplosionen, tillsammans med globaliseringen och den verkliga blockbustern i vår tid – staden – förändrar världen och skapar nya möjligheter för människor och företag.

– Jag ska presentera verktyg för hur man blir en vinnare när Urban Express förändrar vårt sätt att leva.

Kvällen ger också deltagarna möjlighet för nätverkande med andra vd:ar, direktörer, beslutsfattare och företagare. Aftonen avslutas med tillkännagivandet av vinnaren av IBTM World 2015 Lifetime Achievement Award.

IBTM World genomförs den 17 till 19 november.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

30 | PILOTSTUDIE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

PILOTSTUDIE | 31

En kvalitativ pilotstudie gjord av Morten Friis-Olsen, tidigare marknadschef för Wonderful Copenhagen Convention Bureau, men idag strategisk chef för den Köpenhamnsbaserade Brand Experience-byrån Anew, visar att Convention Bureaus, CBs, varken fokuserar på eller prioriterar internationella mötesdelegater i sin destinations marknadskommunikation.

TEXT

FOTO

foto Mikkel Alexander Grabowski

Kerstin Holm Mikkel Grabowski Det är inte någon banbrytande nyhet, men Morten Friis-Olsen vill lyfta frågan varför det är så viktigt att attrahera fler delegater till internationella möten. Som ett exempel tar han en global förenings eller organisations årsmöte, och poängterar hur angeläget det är för medlemmarna att träffas. Eller som han uttrycker det: ”Ingen delegat = inget möte. Få delegater = dåligt möte. Många delegater = bra möten med många talare.”

– Jag har alltid tyckt att det är konstigt att mötesdeltagaren som är en sådan betydelsefull del i mötets värdekedja, inte har högre prioritet i en destinations marknadskommunikation. Inte minst med tanke på att det finns forskning som visar att för de här människorna är bilden, själva

intrycket, av en destination en viktig faktor i beslutet om man ska delta i mötet eller inte.

Under sina år på Wonderful Copenhagen Convention Bureau upplevde Morten Friis-Olsen att de flesta CBs är långsamma och ovilliga att ändra sitt arbetssätt trots de framsteg som har gjorts runt om i världen.

På frågan varför han tror att bristen på prioritering av mötesdeltagare i marknadskommunikationen är så utbredd i den globala mötes- och eventindustrin blir svaret: – Inom många områden ser jag mötesindustrin som reaktiv. Många personer är ytterst tveksamma till att vilja göra saker annorlunda än vad som uppfattas som normen, det vill säga deras eget sätt att tänka. För mig 2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

32 | PILOTSTUDIE

är den tvekan särskilt tydlig när jag intervjuar Convention Bureau-anställda i just den här frågan. Majoriteten av dem vet att en förändring är på väg, men ingen verkar ha en strategi som gör dem redo för att ta emot en sådan utveckling.

I studien ställs frågan vem Convention Bureaun ser som sin målgrupp och mottagare av deras marknadskommunikation. Morten

Studien visar även vilka konsekvenserna blir när mötesdeltagare utelämnas som målgrupp. När kongressen eller konferensen väl har vunnits till destinationen lämnar en majoritet CBs över destinationsmarknadsföringen till mötesarrangören.

– Det innebär att Convention Bureaun avstår en av sina kärnkompetenser till organisatören, som därmed blir ensam om att skapa maximal

”Beteendet med delningsekonomin för ett inköp förskjuts från produkter till upplevelser”

Friis-Olsen konstaterar att inte en enda CB ser mötesdeltagare som sin målgrupp och därmed mottagare av deras marknadskommunikation.

– Som nummer ett svarade de internationella föreningar och organisationer, mötesplanerare kom på andra plats.

Enligt Morten Friis-Olsen visar ny forskning att den internationella mötesdelegaten också förändras, får nya ökade behov och nya värderingar.

– Mötesdeltagaren är en användare av den produkt vi känner som mötet, den personen konsumerar tjänster och upplevelser som erbjuds av destinationer. Dessutom, i den nya konsumentekonomin delar allt fler människor sina positiva och negativa erfarenheter på nätet.

– Som Convention Bureau kan du inte styra ”word of mouth”-flödet, men det minsta du kan göra är att försöka påverka det för att skapa ambassadörer. Varför lämna det åt slumpen?

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

närvaro vid ett möte.

– Jag håller med om att från den internationella organisationens perspektiv måste det vara det vetenskapliga programmet, talarna etcetera, som är de mest betydelsefulla drivkrafterna och de avgörande faktorerna. Mötets innehåll är viktigast.

Morten Friis-Olsen säger att vi samtidigt måste inse att en viktig del av forskningen är att professionellt kommunicera och visa upp resultatet. Det inträffar oftast under möten, kongresser och seminarier.

Följaktligen kan de flesta forskare och vetenskapsmän redan navigera med stor självklarhet i den senare delen av mötets och evenemangets värdekedja.

Ibland som den lokala värden, men framför allt som en internationell mötesdelegat.

De här människorna har ofta en stramt tilldelad budget och en fullspäckad kalender, och måste välja vilka globala möten de kan vara med på under ett år.

– Om du får välja mellan två jämförbara möten som genomförs på två olika platser, är jag övertygad om att personen föredrar att delta i ett möte på en destination som deltagaren på något sätt har en känslomässig koppling till.

Sett ur ett kommunikationsperspektiv, betyder det att en destinations mjukvara kan vara lika viktig som hårdvaran? På det svarar Morten Friis-Olsen att globala sammanslutningar som Association Management Companies, AMCs, och Professional Congress Organisers, PCOs, i sina svar uttrycker att de rent av förväntar sig något annat i marknadskommunikationen, något som skiljer sig från de konkurrerande destinationerna.

Och då pratar vi självklarheter som tillgänglighet, hotell- och kongresskapacitet samt prisjämförelser.

För det är svårt att ens skaffa sig en uppfattning om en blivande mötesplats om destinationen bara kommunicerar mötets hårdvara. Särskilt i dessa dagar när marknaden är mättad med samma grundkoncept för lönsamma möten oavsett storlek.

– Som jag ser det bör Convention Bureaus inrikta sig på att skapa en hög känsla av attraktionskraft för destinationen bland de presumtiva mötesdeltagarna. De kan man göra genom använda vissa kognitiva och emotionella element i kommunikationen. Därefter kan man använda de banden till delegaterna som en unique selling point gentemot internationella föreningar och organisationer.

Då kan man ju undra om inte föreningarna/organisationerna efterlyser en större förståelse för fördelarna med deras möten. Fördelar som sträcker sig längre än mantrat att fylla hotellsängar.

– Så är det och det är min stora poäng. Den framtida marknadskommunikationen bör delas upp för att

PILOTSTUDIE | 33

förstå att det finns mer än en målgrupp. Det arbetet måste omfatta fler målgrupper för att kunna kommunicera mer varierat och med ett mer skräddarsytt innehåll.

Morten Friis-Olsen säger att det finns några innovativa och framsynta Convention Bureaus som under de senaste åren har börjat inkludera verkliga värden som en destination kan ge en viss kund i sin marknads-

Enligt den digitala futuristen Brian Solis är själva upplevelsen det nya varumärket. Allt är en upplevelse och bör därför utformas i enlighet med det. Följaktligen måste Convention Bureaus engagera sig mycket mer för att nå de presumtiva mötesdeltagarna i framtiden istället för att lämna den frågan enbart till arrangören av mötet.

– För att kunna genomföra en

”Stora fördelar väntar den Convention Bureau som lyckas förändra sin marknadskommunikations fokus”

kommunikation. Tillvägagångssättet kan ses som en strävan i att främja fler initiativ, som exempelvis samhällsengagemang och vikten av bra möten etcetera.

Spridningen av den här strategiska förändringen pågår i mötesindustrin, och de bästa utövarna visar att de värdesätter de intellektuella resurser som ett internationellt möte kan ta med sig till destinationen.

Idag är den här nya metoden på väg bort från cheferna som enbart har mantrat att de ska fylla hotellsängar.

Men det är fortfarande bara B2Bkommunikation som är inriktningen för beslutsfattare inom många globala sammanslutningar. Hur ser Morten Friis-Olsen på framtidens marknadskommunikation?

– Många av de traditionella mötesoch deltagarboosting-programmen motiverar sannolikt inte framtidens mötesdeltagare att åka till ett möte.

Beteendet med delningsekonomin för ett inköp förskjuts från produkter till upplevelser.

bättre, mer framgångsrik destinationsmarknadsföring måste man i första hand jobba med upplevelser.

Stora fördelar väntar den Convention Bureau som lyckas förändra sin marknadskommunikations fokus från B2B, med inriktning på föreningar och organisationer inklusive PCOs och AMCs, till att också inkludera en B2Cstrategi med en starkare inriktning på mötets deltagare.

Genom att inkludera den målgruppen skapar Convention Bureaun sig en betydligt bättre position för att kunna förmedla destinationens egen historia. Inte minst viktigt är det att kunna berätta den berättelsen med sina egna ord.

Men hur ska det gå till? Att förutse konsumenternas beteende med absolut säkerhet är svårt att förutse. Men, menar Morten Friis- Olsen, det är möjligt att underbygga en del av sina beslut genom att förstå hur val görs och utforma lösningar runt dem.

– För att kunna boosta antalet deltagare till ett möte i framtiden måste

vi skapa en strategi i vår marknadskommunikation. Det är också ett taktiskt verktyg, en ny och oberoende USP i skapandet av en holistisk kommunikationskampanj för sin marknadsföring.

Tanken är att de särskilda införsäljningsargumenten ska användas innan man vinner ett möte, och inte bara efteråt. Det görs för att exempelvis maximera närvaro och intäkter.

– Huvudsyftet med pilotstudien har gjorts för att fastställa om vi ska göra en storskalig undersökning om ämnet destinationsmarknadskommunikation, och om det är värt den ansträngningen.

– Jag ser tydliga indikationer på att även små förbättringar i kommunikationen kan ha en positiv inverkan, eftersom B2Cs tillvägagångssätt nästan inte förekommer alls i mötesoch eventindustrin idag.

Morten Friis-Olsen tror att en större och mer omfattande undersökning med all sannolikt bekräftar hans tankegångar.

– Mitt råd just nu är: Ompröva din marknadskommunikation och din publik innan dina konkurrenter gör det åt dig.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

Konferera i naturskön och ostörd miljö.

I det stillsamma Nötesjö finns en av Sveriges bästa konferensmiljöer med allt du behöver för en lyckad konferens eller kickoff.

Ljusa, fina lokaler med plats för upp till 100 personer. En restaurang med det bästa från varje årstid. Nyrenoverade, tysta rum med sköna sängar. Natursköna omgivningar som bjuder på massor av aktiviteter för den som vill. Och så naturligtvis en personlig och familjär service som skapar en alldeles speciell stämning och får dig att trivas.

Hör av dig till oss, så berättar vi mer.

TEL: 040-48 38 00 E-POST: info@notesjo.se

www.notesjo.se Nötesjö ligger bra till, en halvtimme från Lund, Malmö och Ystad.

Fem minuter från Malmö Airport och en knapp timme från Köpenhamn.

h ot e l l • kon f e r e n s • r e stau r ang • w w w .note s jo. s e

LEFTEROW | 35

Annette Lefterow är en globalt ledande wellnessexpert med över 30 års branscherfarenhet. Hon är en pionjär inom wellness management och wellness economy, utvecklar vinnande hälso- och träningskoncept och driver idag bland annat en digital hälsoplattform inom corporate wellness. Hon är även verksam som föreläsare, författare och konsult. foto Sara Appelgren

Den balanserande MÄNNISKAN Allt handlar om balans här och nu.

Själva ordet balans är trendigt. Livsstil och hälsa beskrivs utifrån tanken på att vara eller inte vara i balans. Är det då viktigt att vara i balans? Vad är det som mäter om vi är ur balans samt i förhållande till vilken vikt?

Jag har precis gett ut min nya bok om wellness med underrubriken: Kom i livsbalans. Med det menar jag inte ett konstant tillstånd av balans utan egentligen förmågan att vara balanserande i nuet. Livet är som en berg- och dalbana och allt som är beständigt är en ständig förändring.

Kroppen hanterar en viss mängd energi på daglig basis. Ibland förbrukar vi mer energi än vi har och då skapar vi obalans i vår inre balansoch resultaträkning. Det gäller att balansera och hushålla med sin dagliga energi precis som vi behöver en kost som får oss att fungera, orka och hantera vår kropp och alla funktioner som ständigt är igång.

Tid är inte allt vi har, men varje enskild minut är en möjlighet att vara balanserande i kropp, tanke och själ.

Många planerar och avsätter tid för friskvård, tid för att träna och tid för återhämtning, vilket är avgörande för att behålla vår hälsa och funktion.

Men det gäller att jobba upp sin förmåga att vara balanserande både när vi är vakna och när vi sover. Med djupa, lugna och medvetna andetag får vi kroppen och tanken att vila

bättre i stunden. När kroppen är avslappnad kan vi prestera bättre under dagen och få ut mer av tiden när vi sover än om vi ligger vakna med oro, ångest, svettningar, mardrömmar och en aktiv tanke som tänker på allt som ska lösas under morgondagen.

För att dagen ska bli så bra som möjligt och för att natten ska bli så återhämtande som möjligt behöver du vara i ett balanserande tillstånd.

Det uppnår du genom att börja här och nu, aktivera en medveten andning, programmera rutiner, övningar och ett mentalt fokus som jobbar för dig och inte mot dig.

Wellness management handlar om ett inre ledarskap och förmågan att leda dig själv till bättre hälsa, vilket innebär ett hälsosamt tillstånd i kropp, tanke och själ. Det gäller att väcka inre insikter och lyssna på kroppens signaler till dig, om dig själv.

Enligt ayurveda har varje tillstånd av sjukdom sex olika nivåer innan den tar fäste och bryter ut i full kraft.

En ayurvedisk läkare (vaidya) kan upptäcka nivå ett till tre. Du själv kan först förnimma en känsla av att något inte stämmer inom dig när sjukdomen når nivå fyra. I nivå fem och sex både känner du och drabbas av ohälsa som påverkar din funktion.

Med hjälp av en klarvaken och skärpt närvaro som andas i lugn och harmoni kan vi få bättre syn in i vårt

inre. Vi kan signalera och varna oss själva när det är dags att varva ner, återhämta, vila och trycka på stoppknappen till vår egen överprestation.

Mental ohälsa ökar i samhället och parallellt ökar allt som har med hälsa att göra. Träning, friskvård, yoga, mindfulness, mat- och viktminskningsmetoder, hälsoresor, vitaminer och coachning tar plats i vårt samhälle och i media. Hur förklarar vi den obalansen? Eller balansen? Det gäller att ta temperaturen på sin egen hälsa och funktion samt förstå vikten av balans mellan vila och aktivitet, vaket tillstånd och sömn, uppladdning och återhämtning. Slutsatsen för mig är att vi bör sträva efter att vara balanserande människor med förmågan att dämpa stress, bygga styrka och optimera vår mentala, fysiska och sociala hälsa med egenvård, det vill säga på egen hand och av egen hand.

Balans är nyckeln till livet så som det beskrivs bättre på engelska, det vill säga Balance is the key to life.

Till sist hänvisar jag till ett citat från Buddha: ”Make sure you create the key to your life in order to open the door by your life, your wellbeing and happiness. The only way to happiness is happiness.” Eller med mina ord: Be wise. Be nice. Be true. Be you.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

36 | MÖTEN 3.0

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

MÖTEN 3.0 | 37

Möten 3.0 DEL ETT AV FYRA TEXT & BILD

Jan Rollof

Tillvaron förändras. Några exempel är digitalisering och mobilitet, nya kompetenskrav och anställningsformer, kommunikationsteknologier och umgängesmönster, automatisering och virtualisering. Drivkrafter bakom dessa och andra skiften är komplicerade. Möjligheter och problem är sammansatta, betingelser komplexa och effekter svåra att överblicka.

Därför är det naturligt att frågor av K-natur får allt större betydelse på allt fler områden. K står för komplexa, kognitiva, konceptuella och kollaborativa. K-resurser – kreativitet, kompetens och kunskap – är avgörande för att lösa sådana uppgifter.

Betydelse och konsekvenser av förändringar diskuteras ofta och brett, i media och i vardagskonversationer. Forskningsinstitutioner, politiska organ och samhällsfunktioner engageras i frågor om mekanismer och följder.

Men möten har inte förändrats i motsvarande grad som omvärlden, generellt sett. Och mötens roll för att hantera komplexa uppgifter diskuteras inte lika ofta eller grundligt som

de borde göra. Vidare är missnöje med mötens funktion och kvalitet inte ovanligt – bidrar icke-uppdaterade mötesformer till missnöjet? Håller möten på att spela ut sin roll? Nej. Av flera anledningar är bra möten en mycket värdefull arbetsform. Möten behövs för att hålla ihop verksamheter med många olika organisatoriska delar – god samverkan mellan specialiserade funktioner är en framgångsfaktor. Det gäller också effektivt utbyte mellan olika kompetenser och nätverk.

Så det är lätt att förstå vilken nyckelroll möten har. De måste uppdateras till dagens krav och villkor, det finns ingen plats för dåliga möten.

Och bra möten uppskattas, även om man hör om missnöje. Man vill inte vara utan möten, de behövs för att lösa komplexa uppgifter, inte minst för utveckling av idéer och projekt.

Möten fyller också viktiga sociala funktioner som synlighet, bekräftelse och delaktighet.

Mötesformer dröjer kvar.

Traditionellt sammankallades möten för att planera, fördela och följa upp 2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

38 | MÖTEN 3.0

”Det krävs kraft för att förflytta saker ur ett viloläge”

arbetsuppgifter utanför mötena, på annan plats och tid, det vill säga utför ett mötes direkta rum och ram. Så är det också idag inom många områden.

I industriella sammanhang ligger fokus på effektiv produktion av mer eller mindre standardiserade varor och tjänster, tid och pengar är kritiska resurser.

Konventioner kring mötens roll och funktion har dröjt kvar från industriell drift och produktion, och rutiner från förvaltning och föreningsliv påverkar fortfarande mötens form och agenda.

Att hantera mångtydiga och oklara fenomen – K-uppgifter – skiljer sig avsevärt från arbete med uppgifter som är avgränsbara, återkommande och välkontrollerade. Rutinartade processer är inte ideala för att förstå okända, oförutsägbara och variabla skeenden. Och ny utveckling ställer andra krav än drift och underhåll.

Idag utgör möten allt oftare själva verktyget. Centrala delar av arbetet utförs helt eller delvis i själva mötet, inte utanför det.

För att möten ska bli en riktigt bra arbetsform krävs aktiva och långsiktiga insatser. Synen på hur möten MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

bör fungera påverkar motivationen att investera tid och engagemang i förbättringsarbetet. En målbild för bra möten: De är verktyg som möjliggör och underlättar och tillför kraft och kvalitet i arbetet, på samma sätt som andra redskap gör.

De är gränssnitt där element av olika natur och värde möts: idéer och kompetens, faktorer som rör engagemang och motivation, erfarenhet och visioner, krav och utmaningar, resurser och tillgångar. En viktig aspekt är gränssnitt mellan olika delar av organisationer, och mellan interna och externa kontexter.

De utgör katalytiska processer som får saker att hända och utvecklas effektivt och snabbt, i synnerhet sådant som annars går trögt eller inte sker alls.

De är synergistiska plattformar.

Arbetsformen tillför värde, output överstiger input, och ett plus ett kan bli fyra eller fem.

Möten 3.0. Version 3.0 betecknar en uppdaterad mötesstruktur, utformad för att hantera komplexa uppgifter. Beteckningen 3.0 ger associationer till data- och operativsystem

som uppdateras för att klara allt mer avancerade uppgifter – på liknande sätt måste mötesformer utvecklas när förutsättningar och krav förändras.

Möten 3.0 bygger på en metodik som ökar sannolikheten att man upptäcker komplexitet under en till synes enkel yta. Därmed minskar risken att man missar viktiga faktorer och släpper igenom förenklingar.

Metodiken handlar om att förstå, hitta öppningar, ta fram alternativ och fatta bra beslut i möten. Bra möten ska inte vara enstaka turfall i arbetet, man ska kunna förvänta att de ger bra resultat.

Siffran 3.0 speglar en historisk utveckling av mötens roll och form: Version 1.0. Möten som sammankallas för att ge direktiv om arbetsuppgifter att utföra, informera om aktuella omständigheter, enkelriktad och i vertikalled. Rapport om utförda färdades tillbaka upp genom hierarkiska organisationer. Traditionellt har sådana möten hanterat uppgifter som byggnation, administration, tillverkning och handel.

Version 2.0. Möten där deltagare representerar olika roller och kompetenser. Man träffas för att utbyta

incentives, business travel & meetings expo

connect with the global meetings, events & incentives industry

15,500

international industry professionals representing over 150 countries

9,750

3,000

including 4,000 highly qualified Hosted Buyers®

to help you plan your future meetings & events

meetings, events & incentives planners

No. 1

exhibitors from across the globe

global market place for you

to do business, network, learn & be inspired

Connections mean everything.

Connect with us at www.ibtmworld.com

Organised by

formerly

The ibtm world® and ibtm events® trademarks are owned and protected by Elsevier Properties SA and Reed Exhibitions Limited uses such trademark under licence.

Hosted Buyer® is a registered trademark of Reed Exhibitions Limited. Reed Travel Exhibitions® is a registered trademark of Reed Elsevier Group Plc.

40 | MÖTEN 3.0

information och diskutera olika frågor. Exempel är projektmöten med genomgång av gjorda insatser och uppnådda resultat, och planering av fortsatt arbete. Tekniska system kan underlätta sådant mötesarbete, till exempel genom att effektivisera dokumentation, koordinering och nyhetsrapportering. Kommunikation är horisontellt orienterad.

Version 3.0. Möten utformade

Kritiska faktorer. Att mötet rymmer mångfald och att den kommer till god användning. Öppenhet för idéer.

Brett engagemang och delaktighet.

Vilka uppgifter som motiverar möten och vad möten förväntas leverera beror på vilken kontext man verkar i. Inom en industriell sfär vill man ofta minimera total mötestid.

Uppgifter som är återkommande, likartade och går att standardisera

”Bra möten ska inte vara enstaka turfall i arbetet”

för att lösa speciella uppgifter och utforska oklara fenomen – frågor av K-natur. Kreativitet, kunskap och kompetens är essentiella tillgångar och idéer har en central roll. Ökad förståelse och utveckling av idéer är centrala mål. Fokus begränsas till en eller ett fåtal uppgifter. Gemensamt engagemang i mötesprocesser och ansvar för resultat är A och O. Huvudprinciperna för möten 3.0: Roll. Möten som plattformar för innovation och förändring. Idéer är centrala.

Mål. Förståelse och insikt. Framtagande av nya alternativ, beslut och handling.

Form. Mötesarbete fokuserat på en huvuduppgift.

Struktur. Baserad på en speciell metodik, utformad för att säkra bredd avseende perspektiv och förhållningssätt, liksom öppna diskussioner och stringens i val och beslut.

Nyckelresurser. Kreativitet, kompetens och kunskap.

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

automatiseras. Exempel är linjära och sekventiella processer inom produktion.

Idag kan tekniska system och artificiell intelligens även sköta uppgifter som tidigare endast människor kunde utföra. Exempel är rapportsammanställningar och optimering av processer med många variabler. Andra exempel är bilkörning och styrning av tillverkningskedjor och lagerhantering. Också inom servicenäringar och administrativa verksamheter kan repetitiva, välkända och avgränsbara processer bli självreglerande. Initiativ för att öka effektivitet omfattar ofta standardisering av arbetsuppgifter – därmed underlättas automatisering.

För vissa uppgifter kan tekniska lösningar fungera lika bra eller bättre än hantering i traditionella möten.

Resursåtgång och fördröjningar kan reduceras. Möten behövs framför allt för komplexa frågor, nya situationer och variabla förlopp. När enklare och rutinartade uppgifter inte måste

drivas via möten kan tid frigöras tid till sammankomster där kreativitet, kompetens, engagemang och samarbete skapar värde – essentiellt för K-uppgifter.

Förståelse, framtagande av alternativ och beslut utgör delmoment i metodiken för möten 3.0. Att dessa delar ingår på samma möte – och inte hanteras separat – ökar tydlighet, öppenhet och spar tid. Direkthet och samtidighet har också värde för engagemang och motivation.

Värde, verkan och energi utgör ledord till verkligt bra möten. Metodiken i möten 3.0 är utformad för ska ge sådana resultat. Det finns mycket att säga om vart och ett av ledorden men här räcker några tankar kring energi: Möten utan energi upplevs som tråkiga och de åstadkommer sällan mycket. Spännande diskussioner, bra interaktion och nya insikter tillför energi. Det är en härlig känsla att gå ut från ett möte uppfylld av ny energi, ivrig att kavla upp ärmarna och ta itu med nya saker. Och energin från bra möten sprider sig utanför dem. Dåliga möten som sänker energinivån – vem har inte någon gång lämnat ett möte tröttare än före mötets början?

Det krävs kraft för att förflytta saker ur ett viloläge. När energin är låg väljer man gärna den enklaste vägen, den som kräver minst ansträngning: att fortsätta ”som vanligt” och säga nej till förslag som innebär förändring. En metodik tydliggör en rörelse framåt när man går från en del till en annan. Metodiken beskrivs i nästa artikel i den här serien.

Jan Rollof har bred erfarenhet från offentlig verksamhet, akademisk forskning och privat näringsliv. Han har skrivit många böcker om kreativitet och innovation samt två böcker om möten, varav senast "Möten 3.0 – värde, verkan, energi".

INTERMISSION | 41

Smile Marutaro, en sju år gammal shiba, har över två miljoner följare på Instagram. I ett inlägg delar han det japanska ordspråket:

foto © iStock.com/Pavel Hlystov

”Good fortune and happiness will come to homes of those who smile”

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

42 | RADAR INNOVATION ZONE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

RADAR | 43

The Innovation Zone LOCKAR STORPUBLIK

foto IBTM World

IBTM World (www.ibtmworld.com) har presenterat de bästa tekniska nyheterna som ska visas upp i årets ”Innovation Zone” i Barcelona den 17–19 november.

Följande företag har nominerats av över 60 internationella sökande till 2015 Technology and Innovation Watch Award. Det här är spännande, vi rekommenderar en hel dag bara bland de här utställarna.

Init Live (www.initlive.com).

Vinnare av årets Technology and Innovation Watch Award. Ett i molnet baserat system som innefattar en webbtjänst och en mobil enhet med en app som utrustar evenemangsplanerare och eventpersonal med ett kommunikationssystem i realtid och en omfattande schemaläggningstjänst på genomförandedagen av evenemanget.

Event Pilot från Ativ Software (www.ativsoftware.com) är en högpresterande offline-konferensapp som gör det möjligt för deltagarna att visuellt bygga och utveckla sina mässcheman, den har även mässhallsnavigering, deltagarengagemang och CME-spårning.

Loopd Inc (www.loopd.com) är ett relationsanalysverktyg som berättar vilka av deltagarna som är i din närhet. Det är mötesindustrins hittills enda dubbelriktade lösning som gör det möjligt för deltagarna att utbyta kontaktinformation, samla marknadsföringsmaterial och som dessutom låter deltagarna smyga in under pågående sessioner.

Interactio (www.interactio.io) är ett mobilt system som ersätter traditionell översättningsutrustning i

liveevenemang. Tolken är fortfarande på plats, men deltagarna får lyssna till översättningarna direkt genom sina telefoner eller läsplattor.

Event Collab (www.eventcollab. com) är en samarbetsplattform som ger en särskild i molnet baserad miljö där eventteamet på alla stadier i planeringen kan dela scheman och dokument, hålla koll på tider, fördela uppgifter samt vara en levande chatt.

CDEP av Slidebox (www.cdep.net) är ett nytt datautbytesprotokoll för alla leverantörer av tekniska lösningar inom mötes- och eventindustrin.

Med det här universella språket behöver organisationer bara en enda databas och programdata är alltid i synk och up-to-date.

Mash Machine av The Mo’Joes (www.mashmachines.com) är ett oväntat musikinstrument som skapar en social upplevelse med musik. Kan inte förstås om man inte tar sig in på deras webb och kollar vad som händer. Häpnadsväckande!

Path Event Learning Platform från Blue Sky Broadcast (www.bluesky­ broadcast.com) är en i molnet baserad strategi för online-lärande och content management specifikt för eventbaserade utbildningsprogram.

Social Point är en ljudplattform från Interactive Meeting Technology (www.socialpoint.io). En i molnet baserad programvara som skapar större publikengagemang och positiva upplevelser inklusive spel över sociala medier, sällskapsspel, undersökningar etcetera.

Around Then (www.aroundthen. com) är en app som skapar bättre kontakter och affärer i ert nätverk med

hjälp av bluetooth mellan enheterna för att tillåta användarna på eventet att hitta, identifiera och skicka budskap till varandra, automatisk incheckning, marknadsförings­insatser och spårning i realtid med hjälp av bluetooth. En mycket spännande applikation.

Enligt Graeme Barnett, vd för IBTM World, var det ett tuff jobb för juryn att välja ut de tio finalisterna.

– Här finns det bästa av det bästa och alla tio har ett högt värde i sina produkter för mötesindustrin. Innovation Zone är en otrolig möjlighet för deltagarna att uppleva, interagera med och lära sig mer om de här tekniska nyheterna, säger han.

En av finalisterna är Silke Fleischer, vd och en av grundarna av Ativ Software. De har producerat en app för stora möten.

– Våra utvecklare har alltid varit i framkant med att utveckla eventteknik. Så här långt har vi överträffat alla våra förväntningar när det gäller hur deltagarna och mötesplanerarna har tagit emot vår app. Vi ser fram emot att få visa den globala mötes- och eventindustrin hur vår programvara lyfter publikens och deltagarnas engagemang, säger Silke Fischer.

En annan av finalisterna Samuel J Smith, Interactive Meeting Technology, ser också fram emot mässdagarna.

– Vi vill visa den globala mötesoch eventindustrin hur vår programvara lyfter publikens och deltagarnas engagemang till en helt ny nivå.

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

44 | SHARMA

In a survey of 22,000 business people ranking top leadership gurus, Robin Sharma was #2, with Jack Welch. Sharma’s books have sold millions of copies in over 60 countries. His new book is “The Leader Who Had No Title: A Modern Fable on Real Success in Business and in Life” (Simon & Schuster).

Robin Sharma’s blog is at robinsharma.com. photo Sara Appelgren

Big Lesson I LEARNED ON A PLANE I’ve spent much of the past 20 years on airplanes. The longer the flight, the better it is. More time to think + create + write + refuel.

In a world of such attraction to distraction, it’s one of the few sacred places left to enjoy innovation borne of solitude. And the opportunity to reflect.

And yet, I’ve also had wonderful conversations with fascinating people at 50,000 feet.

A few weeks ago, on a flight over to Bucharest, I was blessed to sit next to a man with an original point of view. He was open and warm and thoughtful.

For whatever reason, I’m meeting so many like this, these days … … I asked him who was the leader who had had the greatest impact on him. He replied that it was one of the top people at the pharma company he’d worked for. I asked him why.

“Robin, he was just one of those human beings you get to meet two or three times in a lifetime.”

My new gold standard … to radiate the decency, humanity, excellence and authenticity required for people to say, on my end, that they’d only MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

witnessed a handful of times over the course of their lives.

My seatmate went on the celebrate this man’s ability to remember everyone’s name, to ask after their families, to see the learning chances when they failed, to collaborate versus isolate on the team and to essentially be the kind of leader we all wish we could be. A lifter of others.

A builder of quality. A galvanizer of dreams.

Then … today, as I walked the street near my office, I met a man I’d had lunch with years ago. I was just beginning my career in the leadership/high-performance arena. He was an icon of business. And yet, in a stroke of pure graciousness, he happily agreed to my invitation. I still don’t know why.

Maybe because he loves to learn from every experience. Perhaps because he wanted to help. Probably because he’s just a really good person.

His name is Harry Rosen. Started his first shop in 1954. With a $500 down-payment. Grew it into something legendary. And yet, even at the top, he walked the floors of his various stores. Shook the hands of

those who put food on his table and made the connections that being in business is meant to make.

On the street, there in the sunshine, maybe 15 years after our lunch, he remembered me well. I was humbled.

A little astounded. Definitely moved.

Mr. Rosen shared he’d finally retired. And was engaged in new exciting things. He then spent 15 minutes asking about me, my work, the life I’d lived since our first encounter. I tried to turn the spotlight onto him. Out of respect for an elder. Out of honor for all he’s done.

But I failed. He was just too curious and interested and kind. The kind of person I hope people will say I was, when I get to the end.

8

TH NEW EUROPE EXHIBITION FOR MEETINGS, EVENTS & INCENTIVE TRAVEL

Explore the emerging destinations of Europe over a cup of coffee

THE BOUTIQUE MEETINGS MARKET IS BACK AND THIS TIME IT’S PERSONAL Once you’ve seen what CONVENTA can do for you in two days you’ll never want aything else.

WWW.CONVENTA.INFO

20 - 21 JANUARY 2016, Ljubljana—Slovenia

46 | BRAIN PAGE TITLE CHECK

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

S

PAGE TITLE | 47

WEST

TEXT

Tomas Dalström FOTO

Emil Malmborg

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

48 | PAGE TITLE

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

HJÄRNKOLL | 49

Samuel West är doktorand i organisationspsykologi på Institutionen för psykologi vid Lunds universitet. Hans avhandling heter Playing at Work: Organizational Play as a Facilitator of Creativity. Den 4 december doktorerar han.

Samuel West är också en av för­ fattarna till boken Kreativitet – teori och praktik ur psykologiskt perspektiv som kom ut förra året.

Kan man vara lekfull under alla typer av möten?

– Man kan vara mer lekfull på de flesta möten. När jag missionerar om lek får jag ofta frågan om det inte kan bli för mycket lek. Det är en väldigt liten risk, för det är mycket starka krafter som motverkar lekfullheten. Jag har inte sett det någonsin. Om vi talar om de här eviga arbetsmötena man har kan nittio procent med fördel bli mer lekfulla. Absolut.

– Det finns lekfulla möten som inte fungerar bra. Jag vill inte att någon ska säga upp mig på ett lekfullt sätt till exempel.

Hur definierar du lek?

– Den är alltid rolig, är den inte rolig är det inte lek. Den är alltid frivillig, om du tvingar någon att leka upphör leken.

Det finns ett element av fantasi med påhittade regler och saker, men leken sker ändå i verkligheten. När det handlar om organiserade lekar finns det alltid regler, annars blir det inte roligt, det

blir inte utmanande. Du kan inte kräva något resultat av leken. När du leker är det bara för lekens skull, för att det är roligt. Du gör det inte för att få bättre kondis eller bli mer kreativ. Det kan vara en effekt, men du kan inte leka för att uppnå några mål. Den här punkten är den svåraste i affärssammanhang.

Det är samma sak med kreativitet.

Forskning visar att vi ofta får de här oväntade idéerna när vi inte gör något arbetsrelaterat. Vi promenerar, duschar, diskar … Rent företagsekonomiskt är det helt bortkastad tid.

– Det är svårt att förstå för beslutsfattare. De fokuserar enbart på produktivitet, prestationer och resultat.

Och det är förstås bra, för det är det organisationer är till för. Men just när det gäller kreativitet är det andra regler som gäller och då ska man ta en tillfällig paus från rationaliteten. Där kommer leken in som ett sätt att göra det på.

– Ett problem är att de som är beslutsfattare i organisationer har blivit det på grund av att de är rationella. Och de tror att man bara kan uppnå produktivitet och prestationer på det gamla sättet. Leken har därför inget värde i 2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

50 | HJÄRNKOLL

deras organisation, men det finns de som tänker nytt.

Kan man leka hela tiden?

– Man kan inte leka hela tiden: Nu leker vi, nu leker vi inte. Nu har vi ett lekfullt möte, nu är det allvar. Man måste kunna växla fram och tillbaka.

Det finns väldigt lite forskning om sambandet mellan ett klimat där man tillåts leka och kreativitet.

flexibilitet – ett spelrum – så att du kan göra det med ett lite mer lekfullt sinne, så att det blir roligare för dig eller någon annan. Det kan ta sig uttryck på många olika sätt.

– Jag var på ett möte häromdagen och den som höll i mötet sa: ”Säg vad du heter, var du jobbar och vad du åt till frukost.” Vad har det med saken att göra? Ingenting, men det var roligt

”Leken är att med glädje lura folk ut från deras komfortzoner” – Jag kan backa och säga så här.

När jag började kolla på vad det finns för kunskaper och experiment kring möten – när de gäller faktorer som exempelvis kreativitet och engagemang – så finns det alarmerande lite forskning. För leken är det ännu sämre. Jag har inte hittat någon studie som har utvärderat lek i möten.

Jag såg dig i en video från Lunds universitet. Det ser ut ungefär som när jag föreläser, inte speciellt lekfullt.

Varför blir det så?

– Ramar, tråkiga ramar.

Hur bryter man mot dem?

– Det här är mitt dilemma. Å ena sidan vill jag leva som jag lär, å andra sidan är jag lika begränsad som alla andra av konformitet och rädsla. Jag hade nyligen en föreläsning på ett stort företag. Dagen innan ringde chefen och ville lite inlindat försäkra sig om att det inte skulle bli för tramsigt. Det är svårt, men jag gillar utmaningen. Jag ser potentialen och alla är inte emot att leka.

Vad är lek på jobbet?

– Du vet att du har saker att göra, men ingen har sagt exakt hur du ska göra dem. Det gäller att hitta en MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

att höra vilken begränsad variation det är på våra frukostar. Det blev inte något lekfullt haha eller euforiskt, men det blev genast lite gladare.

Berätta om de experiment du gjort på det du kallar Superlab.

– Det är ett vanligt fräscht mötesrum med en glasvägg så jag kunde se vad de gjorde, men inte höra vad de sa. Jag installerade även sensorer som mätte allt från koldioxidhalten till hur många olika röster som talade samtidigt. Plus många basala grejor som temperatur, ljud- och ljusnivå.

nerf gun och en skål med ammunition på varje plats. I en annan grupp tog jag bort fruktskålen och ställde dit en skål med sockervadd. I en tredje grupp fick varje deltagare ett fint tjockt kuvert som det stod Lunds universitet på. När de öppnade det fanns det två instruktioner: 1) sätt på dig mustaschen, 2) fortsätt mötet som inget har hänt. Hysteriskt roligt. Den fjärde gruppen fick ett kuvert med instruktionen att de skulle lägga märke till när någon rörde ansiktet med händerna. När de gjorde det skulle de kasta upp händerna i luften och ropa ”Det är härligt att leva”. Jag lovar dig att det händer något i rummet. Alla blir uppmärksammade på var de har händerna. Ingen vågar klia sig på näsan eller rätta till glasögonen. Men det tar förstås ett tag innan någon vågar lyfta upp händerna och ropa.

– Vid ett seminarium på institutionen skulle jag dra min forskning. I akademiska kretsar går allt ut på att med största allvar kritisera och hitta fel. Så jag gav alla en nerf gun och sa att ni får hemskt gärna kritisera mig.

Det är syftet. Men om du ska kritisera mig måste du skjuta och träffa mig först. Sen sprang jag som en dåre. Det blev ett jäkligt trevligt och givande möte.

Vilka deltog i experimenten?

Vad uppnådde du för resultat i Superlab?

Jag har sett att du använde leksakspistoler.

Är alla med på att leka? En del måste tycka att det är genant.

– När företag bokade ett rum så ingick de i experimentet. Vissa ingick i kontrollgruppen och då hände det ingenting.

– Ja, jag har använt flera betingelser för att försöka locka fram lekfullheten på möten, bland annat nerf guns, det är leksakspistoler som skjuter skumgummipilar. Jag älskar dem.

– När gruppen gick ut och tog en fika, halvvägs genom mötet, gick jag in och manipulerade miljön. Jag la en

– Att lek med olika hjälpmedel ökar mötets kreativa klimat och lekfullhet, men också att deltagarna upplevde att de var produktivare.

– Jag var väldigt försiktig, baserat på tidigare studier, och tvingade inte någon att vara med. Det var ingen som sa att du måste sätta på dig lösmustaschen. Vi gav istället signaler att här får man leka och ha ett lekfullt beteende.

– Om du jämför med teambuilding så säger din chef att nu ska vi åka

EXPLORE. MEET. DISCOVER.

Explore the world at the UK’s largest gathering of domestic and international meeting suppliers. Take the opportunity to meet face-to-face with over 600 of the most desirable destinations, hotels, venues, DMCs and technology providers at one unique venue.

Global Suppliers • Unrivalled Education • Extensive Networking

www.themeetingsshow.com

52 | HJÄRNKOLL

jetski i våtdräkter och det är jätteroligt. Tycker chefen. Du tycker inte det är roligt. Är det lek? Nej. Är det jobb? Ja. Du blir tvingad till det. Så fort du blir tvingad och inte gör det frivilligt förlorar du allt det magiska som finns i leken. Är frivilligheten utmärkande för all lek på jobbet?

– Ja, så är det. Jag har intervjuat

lor i rummet, en konflikt eller kris. Då är det inte lämpligt att försöka liva upp stämningen med lekfullhet.

Det måste väl vara lekfullt hela tiden.

När man kommer på morgonen, när man fikar …

– De företag som har lyckats skapa en lekfull atmosfär är inte bara lekfulla på julfesten. De har det här i kulturen – varje vecka. Precis som

”Det sker ett lärande när man experimenterar och provar nya saker” flera konsulter som kallar sig för Play Advocates. En av deras gurus berättade att han tränar deltagarnas beteende att säga nej innan han håller en workshop.

Känner man det ändå inte som man är lite hämmad om man tackar nej?

– Det kommer man inte ifrån. Det blir lite grupptryck för att du rycks med, men ingen ska bli tvingad.

Du har gjort en studie som visar att improvisationsteater också ökar kreativiteten.

– Det kanske är det mest effektiva sättet för att få snurr på idéerna och samarbetet i ett arbetslag eller ett chefsteam. Kreativiteten i gruppen ökade med nästan en tredjedel när medarbetarna spelar improvisationsteater tillsammans. Den ökade både individuellt i gruppen.

– Även de som håller på med improvisationsteater är väldigt noga med att alla som deltar i olika övningar gör det frivilligt.

Vad är bra och dåligt att göra?

– Det är nästan alltid bra, med undantag om deltagarna är mycket stressade, om det finns obehagskänsMEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

när du går på gym måste du köra varje vecka för att det ska få en långvarig effekt.

– Vissa amerikanska företag lyfter fram att de har en överdrivet rolig arbetsmiljö. Även om jag är amerikan skulle jag inte vilja jobba där. Alla måste hela tiden gå omkring och vara euforiska.

Vad är det som händer i hjärnan när vi leker?

– Det sker ett lärande när man experimenterar och provar nya saker.

Du blir mer flexibel i dina associationer eftersom det finns ett imaginärt element som bygger på fantasi, vilket är positivt för kreativiteten.

– Människan är ett av väldigt få djur som har kvar lusten att leka efter puberteten. De flesta djur leker som ungar, men sen slutar de. I leken kan du prova nya beteenden och tankar utan att ta konsekvenserna av dem. I djurstudier kan man se att djur som inte får leka inte lär sig grundläggande färdigheter för att kunna leva, till exempel reproduktion eller sociala färdigheter.

Dopamin, som ingår i belöningssystemet och påverkar vårt humör och känsloliv, är väl också inblandat när vi leker?

– Om det är roligt och upplevs som engagerande så påverkas det.

Alf Rehn, professor i företagsekonomi, sa i en intervju, i Meetings International (3/2013), att vi måste passera självklarhetens gräns när vi ska gå utanför boxen. När vi går för nära gränsen utsöndrar hjärnan stresshormoner för att vi inte ska fortsätta.

Och när vi stannar upp och gör det vi brukar göra belönar hjärnan oss med dopamin. Han menar att vi känner ett enormt hat och vämjelse inför sann förändring. Det här är själva grundbulten. Hur får man folk att passera självklarhetens gräns?

– Jag gillar inte gym och jag springer inte maraton. Jag är en civiliserad man som promenerar. Förra veckan var jag ute med min son och tiokampade. Jag klättrade i träd och sprang uppför en backe. Jag var helt slut och det var roligt. Jag tappade bort mig i leken och upplevde total flow. Jag glömde bort vad jag oftast är bekväm med och där tycker jag att jag lämnade komfortzonen. Det är få människor som gör det enbart på grund av verbala, rationella argument. Leken är att med glädje lura folk ut från deras komfortzoner.

Du har intervjuat kreativitets- och lekkonsulter runt om i världen. Vad var det viktigaste de sa?

– Att de använder leken medvetet.

De har sina metoder för att introducera leken i organisationssammanhang. De flesta talar om att de gör det för att bygga upp grupptrygghet. När du har lekt tillsammans med någon, tramsat, bjudit på dig själv, så händer det något.

Du sänker garden …

– Ja, och man bryter ner hierarkier. De är kanske inte så viktiga i Sverige, men utomlands är det viktigt

HJÄRNKOLL | 53

var du befinner dig i hierarkin. De använder det också för att få människor mer öppna för sina egna och andras idéer. Och för att engagera och skapa energi i gruppen. Man måste ha en relation för att jobba kollaborativt.

Företagen är inte så intresserade av kreativa genier som jobbar ensamma.

De vill ha människor som kan arbeta i grupp med kreativitet.

Finns det kulturella skillnader?

– Det finns forskning som visar det, men jag har inte undersökt det.

Jag gjorde ett misslyckat försök i Italien som berodde på att jag underskattat deras auktoritära och hierarkiska kontroll. De väntade in vad chefen gjorde och det var inte förrän chefen eventuellt vågade ge sig in i leken, som de andra tveksamt följde efter.

– Jag har också varit i Japan. De är väldigt lekfulla som kultur, väldigt tramsiga både på fritiden och i jobbet.

Men det händer något så fort man ska ta in leken i affärssammanhang. Det låser sig. Man är rädd för att tappa ansiktet.

– Sydkorea, Singapore, och Kina satsar oerhört mycket på kreativitet, men deras kreativitetsutvecklingsprogram är väldigt rationella. Det skulle vara kul att få göra ett seriöst forskningsprojekt och kolla de kulturella skillnaderna där, komma in som gubben i lådan och leka.

– I USA finns det företag som arbetar medvetet med att etablera och underhålla arbetsglädjen. Det är branscher som vill rekrytera och behålla talanger. Lekfullheten är högre

hos till exempel reklambyråer och spelutvecklare. Hierarkin är starkare, men amerikanska företagsledare är mindre rädda för att sticka ut och det gynnar förstås lekfullheten.

Du säger att i leken har chefen och vikarien samma status. Det låter idealt.

– Så är det förstås inte alltid, men i leken interagerar jag med dig som den person eller den roll chefen har i leken – inte chefen.

– Jag hade ett hierarkiskt gäng från vården. De fick leka en lek där de jagade varandra och de skrattade och hade kul. Det intressanta var att få höra deras kommentarer efteråt. ”Så där trodde jag inte att han eller hon skulle vara.” Det lättar på trycket i gruppen. Är kreativa personer barnsliga?

– Mihaly Csikszentmihalyi som myntade begreppet ”flow”, har tittat på det. Ett av de särdrag han hittade var att de behöll sitt leksinne in i ålderdomen. De flesta gör inte det, man slutar leka när livet blir allvar och det finns en massa måsten och plikter. Man kan leka med barnen och på fyllan.

Du säger också att det finns en stark koppling mellan kreativitet och inre motivation. Hur tänker du då?

– Det finns en bra video på nätet.

Sök på: piano stairs odenplan. Människor går i trappan, eftersom det är kul, istället för att ta rulltrappan.

Det finns andra filmer på samma tema, bland annat världens djupaste papperskorg.

Hur gör man för att skapa en kultur som är lekfull?

– Nummer ett: Chefen måste föregå med gott exempel. Det finns ingen chans att någon i en organisation vågar ta steget om inte chefen börjar.

Jag ser i mina mötesexperiment att i de grupper där den som håller i mötet är skeptisk, då händer ingenting i rummet. Så fort den som håller i mötet börjar skjuta med en nerf gun då hände det grejor. Även i det platta och jämställda Sverige är det så.

– Nummer två är att organisationen – precis som med kreativitet – har en uttalad policy att de värdesätter leken. Jag satt på ett kafé och såg in i personalrummet. Där fanns det en roligt utformad lista som uppmanade dem att bland annat tvätta händerna, ha kul och skratta. Det är alltså lika viktigt att tvätta händerna som att ha kul. För mig är det att explicit tala om för medarbetarna att det är viktigt med arbetsglädje och lekfullhet.

– Eftersom leken är något du gör för lekens skull – för att det är roligt – gör du det för att du vill det. Kan du i ett organisationssammanhang förändra en arbetsuppgift så att den blir lite roligare att göra får du människor att göra det utan exempelvis ekonomiska belöningar.

Tomas Dalström är författare, journalist, föreläsare och innovatör med passion för hjärnan. Han har bland annat skrivit boken ”Bäst i text Läseboken/ Skrivboken”, som handlar om hur man skriver texter som kommunicerar på hjärnans villkor. Han driver webbplatsen veryimportantbrains.se och bloggar om hjärnan och kommunikation på bastitext.se. foto Sara Appelgren

2015

No. 64

MEETINGS INTERNATIONAL

54 | KELLERMAN

Roger Kellerman Publisher, omvärldsspanare, trendskapare, ­utbildare och nätverksbejakare. Har över 30 års erfarenhet inom den internationella ­mötesindustrin. Grundare av Mötesindustriveckan. twitter.com/thekellerman foto Sara Appelgren

Om var och en sköter sitt …

BLIR DET INTE BRA Om var och en sköter sitt blir det till slut enskilda öar utan kommunikation som leder framåt istället för ett samlat land för en samlad och genomtänkt sak. En strategi för hur man låter event skapa möten och möten skapa events. ”Vi har ju redan fått Europa League-finalen 2017 och vi hade förhoppningen att få U20-VM 2016 för damer. Men det gick till Papua Nya Guinea istället. Vi vill fokusera mer på tävlingar än på att arrangera konferenser och kongresser. Det kan handla om U17- och U19-mästerskap på EM-nivå. Det är oerhört mycket lättare att arrangera ett EM. Fifas krav på en VM-arrangör är tuffa. Det krävs väldigt stora ekonomiska åtaganden för att klara ett Fifa-arrangemang.”

Det sa Svenska Fotbollförbundets ordförande Karl-Erik Nilsson i en intervju i Aftonbladet för några veckor sedan, och ingenting kan vara mer felaktigt i hans tanke. Då tänker jag förstås på själva fokuseringen han pratar om. Idag borde varenda ledare som är inblandad i ett stort internationellt evenemang som ska genomföras i Sverige, veta att event skapar möten och att möten skapar event. Självklart ska Svenska Fotbollförbundet fokusera på att spela

MEETINGS INTERNATIONAL

No. 64

2015

fotboll, men Sverige som nation ska lika självklart arrangera konferenser och kongresser i samband med stora evenemang.

I varje svensk stad med självaktning och en högskola eller ett universitet finns det en Convention Bureau. Det måste ingå i Karl-Erik Nilssons grundkunskap som landets högsta fotbollsledare att självklart ska han inte själv skapa några möten, men de som är med och producerar förutsättningarna för möten, landets Convention Bureaus, ska han och alla andra ledare på toppnivå känna till.

Företrädare för alla landets Convention Bureaus ska naturligtvis ha berättat för honom och vartenda specialidrottsförbund att event skapar möten och att möten skapar event.

Fotbollens högsta ledare förstår inte vikten av att bygga ett lands utveckling där kunskap till stor del sprids genom kongresser och konferenser, och nästan alltid är ren utbildning och kompetensutveckling.

I mina ögon är det märkligt att landet Sverige i konferens- och kongressammanhang är rankat betydligt högre än fotbollsnationen Sverige.

Som kongressland är vi på plats 14 i världen, medan vi är på plats 45 som fotbollsland, dessutom en placering i

nästan fritt fall de senaste åren. Lika märkligt är att det fortfarande inte finns ett tillräckligt bra samarbete mellan mötesindustrins aktörer och många idrottsorganisationer.

Nu spelar vi över bollen till Swedish Network of Convention Bureaus, SNCVB. Där kan många dörrar öppnas till samtliga svenska specialförbund.

Inget internationellt sportevenemang bör vara utan minst ett tillhörande kunskapsmöte, men ”not even the sky is the limit”.

Visit Zürich.

Discover New Perspectives.

Historic town – New perspectives Business metropolis – Underground party scene Swiss landscape – Zurich vibe Our city – Your incentives at zuerich.com/meeting | #VisitZurich

Your next meeting room.

The Switzerland Convention & Incentive Bureau. Your contact for free advise on flight agreements, destinations, venues and activities for your next event in Switzerland. E-mail: scib@switzerland.com. MySwitzerland.com/meetings

29.09.2015 13:55:15

Kursaal, Bern

150929_SCIB_MeetingsInternational_CVB_198x120.5mm.indd 1

At this very moment Josef Penninger and his team are presenting the latest breakthrough in cancer research in Vienna.

Time for your meeting to change the course of science?

ACV.AT MESSECONGRESS.AT VIENNA.CONVENTION.AT

Prof. Josef Penninger, Austrian geneticist, scientific director of the Institute of Molecular Biotechnology of the Austrian Academy of Sciences © IMBA/Michael Sazel