Guía para el análisis de presupuesto del proyecto El presupuesto de un proyecto tiene que ser lo más detallado en lo que respeta a su presentación y su análisis de los costos. Una actividad como es el caso por ejemplo de una capacitación en liderazgo, tiene que ser especificado el material de capacitación para el nivel correspondiente, alquileres, pagos por capacitación, cómidas y bebidas, el costo de viaje de los participantes, etc *. Si se muestra sólo un monto general indica que los costos han sido calculado al azar y no son reales. Presupuestos generales, pueden indicar la baja capacidad de la organización para analizar y planificar las actividades del proyecto mediante una estrategia de costo-beneficio. Esto puede conducir a un gran desbalance (tanto negativo como positivo) e influir en el éxito del proyeto. Una buena planificación y un presupuesto específico ayuda a la organización en la implementación y en el financiamiento organizacional en cuanto al análisis de costo-beneficio y capacidades. El presupuesto es una herramienta importante para:
Hacer que la información financiera sea acesible para todos en a organización, cuando ellos así lo requieran. Cada miembro del sindicato así como el personal del sindicato tiene que tener la capacidad de acceder al presupuesto y conocer cuánto de dinero invierte la organización en sus actividades. Hacer que la planificación de las actividades sean realizables y de acuerdo a los recursos disponibles. El personal deberá conocer cuánto costará su trabajo y que limitaciones presupuestales se tiene. Clarificar donde se encuentran los deficit y donde se requiere de mayor movimiento de recursos financieros. Relacionar costos/recibos/facturas con el presupuesto de las actividades. Esto hace que el trabajo sea más transparente y que los recursos no sean empleados en actividades no presupuestadas. Posibilitar que el personal y los miembros hagan un seguimiento de los costos a través de los años y garantiza el balance del presupuesto. El seguimiento del presupuesto debería realizarse una vez al mes en relación a los items presupuestados. Facilitar el informe a los financiadores, porque los costos están relacionados al presupuesto. Aumenta el costo-beneficio. Si cada item es bien calculado, es fácil ver cuánto de dinero se ha invertidc y analizar si éste costo ha sido necesario.
Cuando se analiza el presupuesto, es más fácil concentrarse en los supuestos altos costos innecesarios. Es tan importante como ver los costos bajos- nadie se beneficia de un presupuesto subestimado, el cual al fina sera sobrepasado. El pago de salarios adecuados es importante, para asegurar que el personal mantenga la motivación. Un proyecto “barato” que depende sólo de trabajo voluntario no es necesariamente mejor que uno donde el personal y la administración cuesta. Los costos pueden fluctuar y esto dificulta hacer un presupuesto para varios años. Es por ello importante tener un seguimiento regular del presupuesto.
Preguntas para analizar el presupuesto del proyecto: 1. ¿es el presupuesto detallado, de tal manera que los costos pueden ser identificados? (como se indica en el ejemplo anterior*) 2. ¿están los costos motivados?: ‐ ¿son los salarios y otros precios estimados adecuados a los niveles de precios y costos en el país? ‐ En caso deque se comprará material, ¿qué tipo de material y si una adquisición es necesaria? Motivar porqué es necesaria. ‐ Si el material es necesario ¿son adecuados los costos? ‐ ¿hay viajes incluídos en el presupuesto, es necesario en todos los casos y si los costos de viaje son adecuados? 3. Los salarios tienen que ser presentados de tal manera que muestren que porcentaje del costo del personal está cubierto: ‐ ¿si es a tiempo completo o tiempo parcial? ‐ ¿está el salario cubierto parcialmente por otro financiador del proyecto? ‐ ¿es el salario adecuado en relación a la cantidad de trabajo de él/ella dedica a las actividades del proyecto? 4. ¿existe un item para costos imprevistos, “fondos para eventualidades”? Esto no deberá exceeder de 10% del presupuesto total y deberá ser descrito , de preferencia, en relación a los costos imprevistos del último año. 5. ¿están incluídos los costos de auditoría en el presupuesto? Esto siempre tiene que ser incluido. 6. ¿tiene el proyecto un co-financiamiento por parte de otro financiador?, esto tiene que ser claramente incluido en el presupuesto y mostrar qué parte del proyecto sera financiado por qué financiador (a menos que se ha acordado una canasta común de financiamiento, en cuyo caso el presupuesto total deben estar conforme y coincidir con la participación de los aportes propios de cada uno de los financiadores). 7. ¿quién o quiénes realizarán el seguimieto del presupuesto del proyecto (compara el costo del presupuesto con los costos actuales)? ¿con qué frecuencia se realiza el seguimiento?
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