Nová Koncepce rozvoje knihoven - metodika workshopů by Městská knihovna v Praze

Nová Koncepce rozvoje knihoven: do knihoven a pro knihovny Metodika workshopů

Nová Koncepce rozvoje knihoven pro roky 2021 až 2027 s výhledem do roku 2030 byla schválena v srpnu 2020. Jedná se o vládní dokument, který určuje strategii rozvoje všech knihoven v České republice a vyčísluje také množství peněz, které pro navržené změny bude potřeba. Na jeho vzniku se podíleli přední knihovničtí odborníci, aby připravili společnou vizi toho, jak by mělo české knihovnictví za deset let vypadat.

Již v době schválení Koncepce probíhaly workshopy, jejichž cílem bylo za pomoci knihovnických metodiků, ředitelů knihoven, tahounů českého knihovnictví a dalších kolegů z oboru vyvinout nástroj, který by pomohl poselství nové Koncepce a její význam rozšířit mezi knihovníky všech více než šesti tisíc českých knihoven.

Původní záměr pořádat workshopy ve všech krajských městech zhatila pandemie a s ní spojená opatření. Místo čtrnácti setkání se proto uskutečnilo pouze pět workshopů, a to v době, kdy to situace ve společnosti umožňovala. Projekt pod záštitou Městské knihovny v Praze a s nanční podporou Ministerstva kultury se proto přesunul více do on-line prostředí. Poznatky získané na workshopech se promítly do redesignu webu https://koncepce.knihovna.cz/.

Tento text shrnuje metodiku využitou pro pořádání čtyř osobních workshopů a jednoho on-line, které probíhaly v období června až listopadu roku 2020. Může tak sloužit jako inspirace pro knihovnické metodiky a další školitele, kteří by chtěli pracovat nejen s novou Koncepcí rozvoje knihoven, ale také hledají návod, jak uspořádat brainstormingová setkání nad odlišným tématem.

Realizátoři: Lenka Hanzlíková, Alena Tománková (Městská knihovna v Praze), Barbora Buchtová, Eliška Bartošová (KISK).

Realizace projektu Koncepce rozvoje knihoven: do knihoven a pro knihovny je podpo ena Ministerstvem kultury R v rámci dota ního programu VISK 1.

Spolupráce:

ě

č

Č

ř

nan n

O co v projektu šlo

Koncepce rozvoje knihoven vytyčuje směr vývoje českého knihovnictví na příštích sedm až deset let. Ačkoli je její aktuální podoba psaná uživatelsky přívětivou formou, mnoho knihovníků v ní nevidí užitečný dokument, ale jakési nutné vládní nařízení. Projekt si kladl za cíl zjistit, jaké požadavky na uskutečňování cílů nové Koncepce knihovníci v České republice mají, co postrádají a které nástroje by jim jejich práci usnadnily.

K získání co největšího množství dat posloužily cílené rozhovory s konkrétními zaměstnanci knihoven a série workshopů, kterých se účastnili především metodici, jejichž úkolem je Koncepci a její výhody předávat ostatním knihovnickým kolegům. Dalších workshopů se účastnili a svým pohledem na danou problematiku přispěli také ředitelé některých knihoven, tahouni českého knihovnictví a také studenti informačních studií, pro které bude tato verze Koncepce tou první, se kterou se setkají v praxi.

Výsledkem projektu je jednak tištěná brožura Od knihoven pro knihovny: Tři pilíře Koncepce rozvoje knihoven v ČR a také webová stránka koncepce.knihovna.cz, která prošla kompletní úpravou na základě poznatků, jež z workshopů a dotazování vzešly.

Kdo na projektu pracoval

Garantem projektu byla Městská knihovna v Praze, zastupovaná Mgr. Lenkou Hanzlíkovou. Koordinátorkou byla Mgr. Alena Tománková. Na přípravě jednotlivých workshopů a jejich facilitaci se podílely Mgr. Eliška Bartošová a Mgr. Barbora Buchtová z Kabinetu informačních studií a knihovnictví (KISK).

Tým v podobném složení již spolupracoval na předchozích projektech, jmenovitě Poslání a role knihoven. V něm probíhalo Wardleyho mapování s cílem zjistit, co potřebuje české knihovnictví. Výstupy z tohoto projektu posloužily také jako základ tohoto projektu.

Čím byl projekt výjimečný

• Nutnost přizpůsobit se aktuálním pandemickým opatřením ukázala exibilitu, vynalézavost a ochotu zkoušet věci jinak, což se jeví jako důležitá vlastnost knihovníků.

• Do workshopů se zapojili knihovníci s různými zkušenostmi a pravomocemi v rámci knihovny, a to včetně studentů, jejichž pohled na novou Koncepci nezkreslují minulé verze tohoto dokumentu.

• Jedním z výsledků je zjištění, že spousta nástrojů, které by čeští knihovníci rádi využívali, v praxi neexistuje, a o těch, které existují, často nepanuje všeobecné povědomí.

První workshop – Praha, 30. 6. 2020 Pilotní workshop se uskutečnil na konci června na půdě Městské knihovny v Praze za účasti čtyř metodiků této organizace a čtyř představitelů Národní knihovny. Tato volba nebyla náhodná, jelikož přizvaní zástupci komunikují s knihovnami na národní úrovni, metodicky vedou největší instituce v Česku a někteří z nich se na znění nové Koncepce podíleli.

Proč?

V prvním kroku je důležité si uvědomit, proč to celé děláme. Proč Koncepce rozvoje knihoven vzniká a k čemu je dobrá každému jednotlivému knihovníkovi, od nejmenší neprofesionální knihovny až po tu Národní. Proč je důležité šířit Koncepci mezi knihovny z pozice metodika. Co si od toho slibujeme a jak poznáme, že se to daří.

Z rozhovoru vyplynulo, že mnoho lidí v knihovnách pracuje hlavně srdcem, přitom ale neví, proč některé věci dělají nebo by měli začít dělat. Koncepce slouží jako vodítko, jako podpora pro jednání se zřizovatelem.

Již v této fázi vyvstávaly první požadavky a potřeby, jmenovitě:

• Připravit text koncepce tak, aby byl snadno stravitelný i neprofesionálním knihovníkům v malých obcích, kteří necítí potřebu číst vládní dokument do hloubky.

• Podat Koncepci tak, aby nepůsobila jako příkaz, ale spíš motivovala ke změnám, aby knihovny nezůstávaly pouze půjčovnami knih.

• Nabídnout návod, jak pracovat s Koncepcí rozvoje knihoven ČR tak, aby díky ní byla každá jednotlivá knihovna schopna připravit vlastní koncepci.

• Podat Koncepci tak, aby vyvolala pocit sounáležitosti mezi knihovnickou veřejností.

• Ukázat, co řeší jiné knihovny, podělit se o příklady dobré praxe.

Pro koho?

V další fázi workshopu účastníci pracovali na de nování cílových skupin. Vzniklo tak pět „protoperson“, které se postupnou diskuzí a upřesňováním v dalších workshopech přerodily v pět typizovaných zástupců českého knihovnictví, person, se kterými projekt pracuje nadále a které se projevily také v designu webové stránky koncepce.knihovna.cz.

Protopersony: • Metodici

• Ředitelé

• Zaměstnanci profesionálních knihoven

• Zástupce malé neprofesionální knihovny

• Ne nutně vedoucí, nýbrž opinion maker knihovny

Metodika prvního workshopu Délka: 3,5 hodiny vč. 2x15 min pauzy

Personální dotace: facilitátor + zapisovatel

Materiály: Úvodní prezentace, post-it lístky, xy, tabule, papíry a tužky do dvojic

20 min 10 min 15 min 10 min

Úvod, představení, každý z účastníků sdělí svá očekávání

Návaznost na minulý projekt

Představení nové Koncepce, tři pilíře a jejich význam pro další úkoly setkání

Komunikace cílů projektu, setkání, úkoly pro tento workshop, motivace účastníků

20 min 15 min

Brainstorming – Proč?

Chvíle na rozmyšlenou, poté nestrukturovaný brainstorming

Nápady se zapisují na post-it lístky a lepí na tabuli

Pauza

10 min 10 min 10 min 15 min 15 min

Brainstorming – Pro koho?

Chvíle na rozmyšlenou, poté nestrukturovaný brainstorming

Nápady se zapisují na post-it lístky a lepí na tabuli

Uspořádání lístků s podobným tématem do skupin

Tím vzniknou „protopersony“

Účastníci se rozdělí do dvojic a každá si vybere k další práci jednu „protopersonu“

Práce ve dvojicích – Co potřebují?

Dvojice diskutují o tom, co zvolená „protopersona“ potřebuje

Jedná se o kvali kovaný odhad, se kterým se bude pracovat v příštím workshopu

Vzájemná prezentace výsledků

2 minuty pro výsledek práce jedné dvojice

Určení, které potřeby se často opakují, příp. sloučení podobných „protoperson“

Výběr 3 hlavních „protoperson“, se kterými bude skupina pracovat dále

Pauza

45 min 10 min 5 min

Společná diskuze o 3 vybraných „protopersonách“, 15 minut na každou

Cílem je získat co nejkonkrétnější představu o budoucí personě

Na zvláštní post-it lístky zapisujeme výstupy a charakteristiky

Uzavření a rekapitulace výstupů

Roztřídění získaných poznatků, se kterými se bude pracovat v příštím workshopu

Závěrečné slovo, rozloučení

Každý účastník shrne své pocity jedním slovem

Dvojworkshop – Praha a Brno, 18. a 19. 8. 2020 Dvojice workshopů, která navázala na pilotní, se uskutečnila velmi krátce po sobě. Využitá metodika byla shodná, účastníci druhého workshopu pracovali na úkolech a tématech, na která nepřišla řeč první den.

Obou setkání se zúčastnilo shodně po 12 osobách, většinu z nich tvořily metodičky krajských knihoven, tedy osoby nejpovolanější ve smyslu předávání Koncepce ostatním knihovnám, a to jak profesionálním, tak neprofesionálním.

Tým v době mezi pilotním a druhým workshopem připravil plakáty, které shrnovaly a gra cky zpřehledňovaly výsledky dosavadní práce. Do těchto plakátů bylo možné v průběhu obou workshopů vepisovat nové poznatky, případně škrtat či přelepovat takové, které se ukázaly jako méně důležité nebo duplicitní.

Jak poznáme, že se komunikace Koncepce daří?

Obě skupiny diskutovaly o tom, jaké ukazatele metodikům naznačí, že se daří šířit Koncepci rozvoje knihoven úspěšně. Nejvíce se opakovala následující tvrzení:

• • • •

Živé reakce na poradách vedoucích, nedělí se na „my“ a „oni“, živá zpětná vazba. Uživatel knihovny není pouze čtenář, rozšiřují se služby a uživatelé je využívají. Narůstá počet akcí, narůstá počet účastníků, evaluace akcí. Zlepšuje se úroveň vesnických knihoven: knihovník má zájem, vzhled knihovny, doplňuje fond, umí pomoct i s věcí, na kterou ve své knihovně nemá prostředky, zvyšuje se počet čtenářů

• Starosta řekne: „Paní knihovnice ví, co chce.“ • Knihovník ví, co může chtít, a je motivovaný toho dosáhnout. • Knihovna se odráží v médiích

Dále proběhlo představení „protoperson“ z pilotního workshopu a účastníci pokračovali na rozpracovávání podrobností a doplnění de nice jejich potřeb.

Metodika druhého workshopu Délka: 5 hodin vč. pauzy na oběd 30 min

Personální dotace: facilitátor + zapisovatel

Materiály: Úvodní prezentace, plakáty s protopersonami a jejich prvotními potřebami (formát min. A3), post-it lístky, xy, tabule, papíry a tužky do dvojic

15 min 15 min 15 min 30 min 45 min

Úvod, představení, každý z účastníků sdělí svá očekávání

Návaznost na minulý projekt

Představení nové Koncepce, tři pilíře a jejich význam pro další úkoly setkání

Komunikace cílů projektu, setkání, úkoly pro tento workshop, motivace účastníků

Shrnutí proběhlého pilotního workshopu, představení konceptu person Otázka do pléna: Proč je důležité šířit Koncepci a jak poznáte, že se to daří?

Představení„protoperson“

Cíle dnešního setkání: zpřesnit seznam potřeb a některé rozpracovat detailně

U každé persony revize, jestli něco nechybí nebo nepřebývá

Rozdělení do dvojic, výběr frází/potřeb, se kterými budou dále pracovat

30 min

Pauza

70 min 70 min 10 min

Práce ve dvojicích, následné představení výsledků

Vzájemné komentování a doplňování

Práce ve dvojicích na druhé potřebě, následné představení výsledků

Vzájemné komentování a doplňování

Závěr, shrnutí, rozloučení

Každý účastník shrne své pocity jedním slovem

Ukázka práce s personami, Brno

Závěrečný workshop s tahouny – Olomouc, 10. 9. 2020 V průběhu workshopů se „protopersony“ postupným zpřesňováním měnily ve funkční persony, tedy představitele konkrétních lidí v knihovnictví. Spolu s tím se mezi nimi vypro lovala také osobnost opinion makera, tedy tahouna. Takových lidí v knihovnictví není málo – během projektu v roce 2019 jich knihovníci z celé České republiky mezi sebou vytipovali 165. Sedm z nich přijalo pozvání do Olomouce v době, kdy měla původně proběhnout konference Knihovny současnosti, která však z důvodu pandemických opatření byla odložena na pozdější termín a do on-line prostředí.

Opinion maker nemusí být nutně ředitel nebo jiná vysoce postavená osobnost v knihovně. Pro takovou knihovnu je to výhoda a pro tento workshop dvojnásobná, jelikož se hned několik účastníků mohlo pomyslně posadit na dvě židle (tři, pokud se považovali také za Zaměstnance profesionální knihovny) a nahlédnout na potřeby z více stran, přinést nové, možná nečekané podněty. A byla to právě persona Opinion makera, která se do olomouckého workshopu dostala v nejméně propracované verzi.

Tipy od ředitelů

Tahouni se zaměřili nejen na dopracování person, ale také na prototypování připravované tištěné brožury. Z jejich výměny nápadů a názorů vzešly zejména tyto body:

• Brožura by měla obsahovat příklady konkrétních aktivit, které pomohou uskutečňování cílů jednotlivých pilířů.

• Uvítají návody a metodiky, které nemusejí být v tištěné podobě, pokud budou snadno dostupné na připravovaném webu, např. metodiku, jak zpracovat strategický plán, vytvořit kostru workshopu, kterým bude krajský metodik předávat Koncepci místním knihovnám apod.

• Navrhují program pro podporu stáží mezi knihovnami a mentoring pro nově nastupující ředitele.

• Jako tip pro další projekt navrhují sérii podcastů nebo videí, ve kterých knihovníci a metodici sdělují své know-how, případně příběhy skutečných lidí, kterým výrazně pomohla komunita okolo knihovny.

Délka: 4,5 hodiny vč. pauzy na oběd 30 min

Personální dotace: facilitátor + zapisovatel

Materiály: Úvodní prezentace, plakáty s sonami a jejich potřebami (formát min. A3), post-it lístky, xy, tabule, papíry a tužky do dvojic, kartičky s metodami

15 min 30 min 30 min

Úvod, představení, každý z účastníků sdělí svá očekávání

Představení projektu, nové Koncepce a toho, kam zatím workshopy dospěly

Shrnutí proběhlých workshopů

Představení person a jejich potřeb

Doplnění, co chybí, umazání, pokud něco přebývá

Společná práce na personě tahouna, prohloubení požadavků a potřeb

30 min

Pauza

150 min 15 min

Blok intenzivní činnosti

Rozdělení do skupin podle person: ředitelé, tahouni a zaměstnanci pro knihoven

Dvojice až trojice zpracovávají návrhy řešení potřeb, které vzešly z min. workshopů

Popis postupů, které neexistují, ale jsou potřebné

Popis postupů, které existují, ale potřebují aktualizovat, proměnit

Brainstorming, které z metod by mohly posloužit k řešení kterého problému

Pro každou potřebu vznikne zpracovaný postup, návod, check list

Skupinky pracují každá vlastním tempem, neprobíhá vzájemné prezentování

Diskuze o podobě webové stránky a požadavcích na tištěnou brožuru

Závěr, shrnutí, rozloučení

Každý účastník shrne své pocity jedním slovem

Metodika workshopu s tahouny

On-line prezentace na konferenci Knihovny současnosti 2020 Výsledky dosavadní práce tým představil v rámci virtuální podoby konference Knihovny současnosti. Zároveň využil možnosti veri kovat získané poznatky v širším okruhu knihovnické veřejnosti. Při té příležitosti jsme ověřovali, které z uvedených potřeb jednotlivých person jsou ty nejvíce palčivé napříč Českem a všemi typy knihoven.

K on-line programu bylo zapotřebí vyzkoušet a připravit různé druhy participativních nástrojů, které zároveň posloužily jako ukázka toho, jak knihovníci mohou spolupracovat na dálku a tedy v praxi ověřily některé z požadovaných řešení potřeb. Při přípravě těchto nástrojů je však potřeba počítat s větší časovou náročností, zejména v úvodních fázích příprav, než se uživatelé s konkrétní aplikací nebo nástrojem sžijí a naučí se jej používat efektivně.

To se ukázalo jako úskalí on-line veskrze anonymní činnosti – dokonce ani kolegové na odborné konferenci si neodpustili hry, drobné rebelie a záškodnictví ve smyslu gra ckých a jiných úprav, které se bezprostředně netýkaly aktuálního tématu. Doporučujeme proto v případě představení úplně nového nástroje nechat první úkol nebo několik minut v duchu volného objevování možností tohoto nástroje.

Eliška Bartošová v rámci on-line workshopu mluvila také o projektu, na který workshopy navazují.

Metodika on-line prezentace spojené s workshopem Vysíláno živě přes platformu Zoom, záznam dostupný na YouTube.

Délka: 2 hodiny

Personální dotace: moderátor, přednášející

Materiály: Úvodní prezentace, příprava formuláře v Google Forms, příprava dvou stránek v menti.com, příprava nástěnky v Google Jamboard

5 min 15 min 10 min 5 min 5 min

Úvod, uvítání, co se bude dít

Představení Koncepce, k čemu je, co vzešlo z minulé Koncepce rozvoje

Shrnutí projektu, návaznost na minulý projekt, představení participativních metod

Hlasování účastníků pomocí platformy Menti

Účastníci se ze svého počítače přihlásí na webovou stránku menti.com, zadají kód

Hlasují/přiřadí se k jedné z rolí, které v knihovně zastávají

Vysvětlení principu potřeb, určení těch nejvíce palčivých pomocí hlasování

Účastníci dostanou odkaz na Google formulář

Označují potřeby, které je nejvíce zajímají, a ty, které si myslí, že pociťují kolegové

5 min

Pauza + čas na vyplnění formuláře

10 min

Vysvětlení principu nástrojů, určení nejvíce potřebných pomocí hlasování

Účastníci se ze svého počítače přihlásí na webovou stránku menti.com, zadají kód

Hlasují pro ty nástroje, které je nejvíce zajímají

Výsledkem jsou 3 vybrané nástroje, se kterými se pracuje dále

45 min 10 min

Práce s virtuálními post-it lístky v nástroji Jamboard

Vysvětlení principu práce s tímto nástrojem, pravidla pro následující akci

Účastníci píší poznámky a návrhy ke 3 vybraným nástrojům

Počet účastníků v aplikaci je omezený, proto se musí postupně vystřídat

Zhodnocení, rozloučení

Opatření spojená s pandemickou situací Projekt Nová koncepce rozvoje knihoven: do knihoven a pro knihovny byl schválen a začal se rozjíždět v době, kdy Česko zachvátila pandemie SARS-CoV-2. S tím nastoupila opatření, která měla za úkol chránit zdraví všech, došlo k omezení možnosti shromažďování, a tak se původně plánovaných 14 workshopů v krajských městech ukázalo jako nereálné.

Tým byl proto nucen přijmout taková opatření, aby projekt mohl proběhnout, dostál přitom svým závazkům a při tom neohrozil jednotlivé účastníky.

Přijatá opatření byla následující:

• • • •

Počet workshopů se snížil ze 14 na 5

Těžiště projektu se přesunulo z osobních setkání do tvorby on-line obsahu

Došlo ke snížení počtu účastníků (největší skupina nepřesáhla 15 osob)

Workshopy se odehrávaly ve velkých a dobře větraných prostorách

Přílohy První verze person

Prezentace pro Knihovny současnosti

Fotografie z workshopů

Kolegové z Městské knihovny v Praze a Národní knihovny diskutují na prvním workshopu.

Oblíbené lepíky v akci. První workshop, Praha.

První verze persony Opinion leadera 22

Brožura Tři pilíře Koncepce rozvoje knihoven ČR

Součástí projektu bylo také zpracování tištěné brožury, která shrnuje obsah nové Koncepce rozvoje knihoven a předkládá jeho znění v takové podobě, aby bylo snadno pochopitelné pro co nejširší veřejnost.

Design této brožury inspiroval také nový design webové stránky koncepce.knihovna.cz.

Tištěné brožury byly distribuovány do českých knihoven prostřednictvím krajských metodických center na počátku roku 2021.

Jeho elektronická verze je ke zhlédnutí a stažení dostupná na platformě Issuu.

Brožura Tři pilíře Koncepce rozvoje knihoven ČR na Issuu k listování nebo ke stažení

Městská knihovna v Praze, Oddělení komunikace, Mariánské nám. 1, 115 72 Praha 1.

Projekt 17251/2020 OULK-OLK Nová koncepce rozvoje knihoven: do knihoven a pro knihovny nancovalo Ministerstvem kultury ČR v rámci programu VISK1 pro rok 2020.

Toto d lo je licencov no pod licenc Creative Commons Uve te p vod – Neu vejte komer n – Zachovejte licenci, Verze 4.0 esk republika.

Praha, 2021

ě

č

í

ž

ů

ď

í

á

Č

á

í

Metodiku workshopů nové Koncepce rozvoje knihoven: do knihoven a pro knihovny zpracovala Alena Tománková.