Het Geheim Ontrafeld - Werken Anno Nu by Productivity Partners BV

HET GEHEIM ONTRAFELD Werken Anno Nu bewust organiseren | bewust werken

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Colofon Publicatie: 1 mei 2011 Versie 1.0 Auteurs: Productivity Partners BV | Willem Blanken | Michiel Willemse Kennis is er om te delen; niet om te bezitten. Dus alles uit deze uitgave is vrij te delen en te gebruiken, mits voorzien van de juiste bronvermelding te weten: “Het Geheim Ontrafeld – Werken Anno Nu” door Productivity Partners”.

Mei | 2011

Pagina | 2

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

De navigatie

Vertrekpunt

8. Pennenlikkers & brillenmannetjes

9. Houtskool schets

2. Als je maar 3 minuten hebt

7. Let op bijwerkingen!

Routekaart

3. HNW op 1 A4-tje

6. Schijn bedriegt

4. Waarom starten?

5. Niet te koop

Mei | 2011

Pagina | 3

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Vertrekpunt Overveen, 1 mei 2011. Onze digitale gids “Het Geheim van Het Nieuwe Werken” - gepubliceerd eind oktober 2009 - is inmiddels meer dan 1.500 keer gedownload en heeft tienduizenden online views gehad. Het geheim is met meer dan 350 deelnemers van onze masterclasses interactief ontrafeld. We staan bijna wekelijks met “ons geheim” op de bühne om presentaties te verzorgen over Het Nieuwe Werken tijdens congressen en seminars. Deze enorme interesse bevestigt ons gevoel dat “anders werken” meer dan ooit in de spotlights staat. Steeds meer organisaties beseffen de noodzaak om over te schakelen naar nieuwe vormen van werken. Het gaat hierbij niet alleen om het besparen van kosten of het verhogen van flexibiliteit. Gelukkig realiseert het merendeel vooral dat het bijdraagt aan het verbeteren van klanttevredenheid en/of werkgeverschap. De voorbije periode waren het met name pioniers die de stap waagden. Inmiddels zijn de paden geëffend en is het belang en de urgentie niet meer te missen. Medewerkers beginnen zelf in te zien wat een nieuwe manieren van werken kan opleveren. De hype is voorbij, legio medewerkers werken uit zichzelf al op vernieuwende manieren. Kortom het nieuwe werken is echt al bezig. De vraag is op welke wijze de organisatie daarin de regie wil en kan voeren. Bent u klaar voor Werken Anno Nu? Sinds 2005 zijn we pioniers op het gebied van Het Nieuwe Werken. We hebben onze inzichten en ervaringen verwerkt in een nieuwe publicatie “Het Geheim Ontrafeld – Werken Anno Nu”. Deze publicatie heeft tot doel u te inspireren en te ondersteunen bij uw oriëntatie en realisatie van uw eigentijdse manieren van werken. Graag delen wij onze kennis en passie!

Mei | 2011

Pagina | 4

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Als u maar 3 minuten hebt,… Graag willen we u gedurende korte tijd uitdagen niet aan maar over uw werk na te denken. Wanneer heeft u voor het laatst stil gestaan bij de vraag: “Wat is tegenwoordig een normale manier van werken voor onze organisatie?”. De praktijk leert dat er vaak vele vraagstukken spelen rondom de manier van werken en het faciliteren van medewerkers, deze vragen worden helaas veelal adhoc en gericht op korte termijn “getackeld”. Herkent u onderstaande vraagstukken binnen uw organisatie:          

Mijn klant is steeds veeleisender en wil bijna 24x7 contact, hoe krijg ik mijn mensen zo gek? Onze business wordt steeds meer digitaal en multichannel, hoe pak ik dit aan? Medewerkers willen steeds vaker 4x9 en parttime werken, maar krijg ik dan nog wel het werk georganiseerd? Ons tele- thuiswerkbeleid dateert al van 10 jaar geleden, uitvoering is sterk managerafhankelijk. De medewerkers weten niet waar ze aan toe zijn. Waarom smeken alle medewerkers toch zo om een iPad en/of iPhone? Mijn bureaus staan voor de helft van de tijd ongebruikt, kan dat niet slimmer? We hebben altijd te kort aan vergaderruimte, overleggen we niet veel te veel? Ik wil meer flexibiliteit in mijn organisatie, maar zeker voorkomen dat medewerkers aan “cherry picking” doen en alleen vasthouden aan hun rechten en verworvenheden. Hoe krijg ik nieuw leiderschap binnen mijn organisatie? Kunnen de huidige managers dit wel aan? En hoe gaan we goed voorbeeldgedrag etaleren? Binden, boeien, en richten van (nieuwe) talentvolle medewerkers is een echte uitdaging, hoe blijf ik een aantrekkelijke werkgever?

Mochten bovenstaande vraagstukken binnen uw organisatie spelen dan is het goed om meer tijd te nemen en te (her)overwegen wat het normale werken is binnen uw organisatie. Maak nieuw (integraal) beleid dat logisch inspeelt op de nieuwe mogelijkheden en omstandigheden. Creëer nieuwe werkconcepten om uw medewerkers zo optimaal mogelijk te ondersteunen in hun Werken Anno Nu. Laat u inspireren en oriënteer naar de mogelijkheden van nieuwe manieren van werken. Neem zelf de regie, maar vind niet onnodig het wiel opnieuw uit. Maak gebruik van kennis en modellen van ervaren specialisten. Start bijvoorbeeld een verkenningsstudie naar de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie.

Mei | 2011

Pagina | 5

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

HNW op 1 A4-tje Wat is Het Nieuwe Werken? Het is een containerbegrip voor de huidige maatschappelijke evolutie naar een meer dynamische organisatie rekening houdend met de mogelijkheden voor en behoeften van het individu en passend in de digitale 24x7 kenniseconomie. In essentie gaat het bij Het Nieuwe Werken gewoon over ‘aan’ i.p.v. ‘naar’ het werk gaan. Gebaseerd op nieuwe uitgangspunten, regels en kaders gebruik kunnen maken van (technische) mogelijkheden die er voorheen niet waren. Hierdoor ontstaat ruimte voor nieuwe belevingen in klantbediening, werkafspraken en arbeidsverhoudingen. De daadwerkelijke uitwerking zal bijna voor elke organisatie anders zijn. Het Nieuwe Werken is het integraal heroverwegen wat normaal is voor huisvesting, techniek, organiseren en de medewerker. En vooral logisch en blijvend inspelen op de nieuwe mogelijkheden en omstandigheden die zich voordoen. Door Het Nieuwe Werken wordt op eigentijdse wijze vorm en inhoud gegeven aan werken. Zodanig dat de organisatie aantrekkelijk is voor zowel haar klanten, medewerkers, alsook andere belanghebbenden. De verwachting is dat Het Nieuwe Werken voor kennisintensieve organisaties de gangbare werkvorm zal worden voor de periode 2010 tot 2020. Let op: Het Nieuwe Werken gaat niet alleen over het gebruik van innovatieve ICT-middelen en inspirerende kantoorconcepten, maar vooral over mensen “bewust (samen)werkend” krijgen: Aan twee mensen een telefoon geven wil niet zeggen dat ze elkaar ook gaan bellen, laat staan gaan samenwerken. Karakteristiek oud werken:

Karakteristiek nieuw werken:

Input Aanwezigheid Centrale sturing Piramide (harkjes) Taaksplitsing Creatie en uitvoering gescheiden Stabiliteit Voorspelbaar Rechten en plichten Zelfstandig en gesloten Werken bij & naar het werk

Output Resultaat Decentrale sturing Dambord Taakverrijking Creatie en uitvoering verweven Verandering Flexibel Win-win Verbonden en open Werken aan & aan het werk

Kenmerken van Het Nieuwe Werken:        

Een verbonden en transparante klantbediening; Bewust organiseren en bewust werken; Werk wordt meer plaats- en tijdonafhankelijk; Aansturen van medewerkers op basis van het behaalde resultaat en niet op basis van aanwezigheid; Door digitaliseringen virtualisering van werkstromen en -processen transformeren van papierrijk naar papierarm; Het werk wordt activiteitgebaseerd uitgevoerd; de aard van de werkzaamheden bepaalt de plaats en tijd; Er is (binnen kaders) een vrije toegang tot kennis, ervaring en informatie; De arbeidsrelaties zijn flexibel(er).

Mei | 2011

Pagina | 6

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Waarom starten organisaties met HNW? Het Nieuwe Werken is niets nieuws, het is logisch inspelen op en gebruik maken van nieuwe omstandigheden. De context waarin organisaties functioneren verandert continue; van organisaties wordt verwacht dat zij zichzelf voortdurend aanpassen en vernieuwen; de manier van werken is daar vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel van. Aanpassing van de manier van werken is geen doel maar een middel. Veranderen zonder doel en kaders is nutteloos. Het Nieuwe Werken moet een direct gevolg zijn van een (nieuwe) overtuiging en/of (bijgestelde) ambitie van de organisatie. De motivatie achter die nieuwe overtuiging of ambitie is vaak zeer divers en sterk afhankelijk van de verschillende krachtvelden binnen en rond de organisatie. De meest gehoorde aanleidingen om te starten met Het Nieuwe Werken zijn:     

Verhogen van de klanttevredenheid en/of invoeren van een nieuwe klantbediening; Verbeteren van het werkgeverschap; Kostenbeheersing en rendementsverhoging; Meer duurzaamheid in de operatie realiseren; Meer innovatie gedreven zijn.

Onderliggende doelstellingen zijn vaak: talent makkelijk aantrekken, productiviteit verhogen, bedrijfsprocessen flexibiliseren, kosten reduceren, ICT-middelen beter benutten, verbeteren van het imago tot aan een algehele rendementsverbetering van de organisatie. Een andere, veel gehoorde doelstelling om te starten met het Nieuwe Werken is het tastbaar maken van de (nieuwe) organisatie-identiteit. De wijze waarop een organisatie omgaat met haar medewerkers en productiemiddelen zegt veel over de bedrijfsfilosofie. Het Nieuwe Werken wordt logischerwijs dan ook vaak als ’visitekaartje’ van de organisatie gezien; Het gebouw en bijbehorende (activiteitgerelateerde) werkomgeving zijn de stijliconen. Tenslotte is de veronderstelling dat de komende generatie(s) talenten een meer flexibele en slimme werkomgeving verwachten om te kunnen werken waar en wanneer dit het meest voor de hand ligt. Deze (beperkte) focus doet echter geen recht aan de huidig werkende generaties. Hier biedt het nieuwe werken de generatie X (twee verdieners met jonge kinderen) de mogelijkheid om een betere balans te vinden tussen werk en privé. Voor de Babyboomers (45-plussers) is het nieuwe werken een kans om langer te participeren binnen het arbeidsproces.

Mei | 2011

Pagina | 7

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Niet te koop! Het Nieuwe Werken is niet te koop, noch bestaat er een kant-en-klare aanpak. Het is veel eerder een ontdekkingsreis. De invoering is maatwerk en moet passen bij het DNA en ambities van de organisatie. De dynamiek van de hedendaagse werkomgeving verlangt herbezinning op wat “normaal” is. Waarom doen we de dingen zoals we die nu doen? Waartoe leidt dat? Kan het niet slimmer en duurzamer? Er ontstaan nieuwe inzichten waardoor aanpassingen in de organisatie, klantbediening, huisvesting, ICT en arbeidsverhoudingen niet alleen mogelijk, maar ook gewenst zijn. Een standaard aanpak is niet van toepassing, uit voorgaande succesvolle implementaties hebben wij een aantal ‘standaard’ stappen en fase gedestilleerd, waarlangs de ontdekkingsreis het best afgelegd kan worden:

Stap Fase 1 2

Inspiratie & oriëntatie Definitie

Analyse & concept

Realisatie & invoering

Borging

Activiteit Leer van koplopers, friskijkers en heroverwegen Bepaal Ambitie, Visie op werken, werkprincipes en randvoorwaarden Ontwerp werkconcept, gebaseerd op huidige en gewenste manier van werken, gedifferentieerd in werkstijlen Betrekken, voorbereiden en verleiden van medewerkers, realiseren van ondersteunde middelen Veranker nieuwe manier van werken diep in het DNA van de organisatie, blijf doen en ontwikkel het werkconcept continue door

Visie op werken Een Visie op Werken is de overkoepelende beschrijving hoe een organisatie werk in de toekomst ziet. De visie op werken komt tot stand vanuit de visie en missie van de organisatie, haar ambitie en specifieke randvoorwaarden. De visie op werken geeft richting aan de verandering en is het ijkpunt bij strategische afwegingen. Het geeft antwoord op vragen, zoals:            

Hoe heeft onze manier van werken impact op de klantbediening? Zijn we mens-, project- of procesgeorganiseerd? Is de manier van werken voor iedereen gelijk of werken we gedifferentieerd? Is het werkconcept afhankelijk van dienst, afdeling, functie en/of taakvolwassenheid? Wat mogen medewerkers qua ondersteuning van de organisatie verwachten? Wat is de managementstructuur en welke organisatiecultuur streven wij na? Belonen we op tijd en/of prestatie? Waar en wanneer werken we? Wat is het belang van eventuele flexibilisering van tijd en/of plaats? Welke werkhouding en ethiek verwachten wij van onze medewerkers? Hoe gaan we om met vertrouwen en verantwoordelijkheid? Hoe belangrijk is digitaal werken?

Mei | 2011

Pagina | 8

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Werken met werkstijlen One-size-fits-all bestaat niet. In de praktijk is er vaak weinig zicht op de wijze hoe medewerkers daadwerkelijk werken. Hierdoor sluiten de nieuw geboden faciliteiten en middelen vaak onvoldoende aan bij de wensen van medewerkers. Te weinig wordt er gekeken naar samenhang en de toegevoegde waarde van de aangeboden middelen bij de uitvoering van de (functiegebonden) taken en werkzaamheden. Een gedifferentieerde aanpak middels werkstijlen is een krachtig middel bij het concreet maken van Het Nieuwe Werken. Door werkconcepten specifiek per doel-, functiegroep of naar manier van werken te definiëren kan Het Nieuwe Werken op maat worden ingevoerd. Door gebruik te maken van werkstijlen en concreet verbeterpotentieel is Het Nieuwe Werken overzichtelijk en ook mogelijk gefaseerd te realiseren. Mogelijkheden om te werken met werkstijlen zijn o.a.:    

Per werkstijl een beschrijving maken van de gewenste nieuwe manier van werken; Per werkstijl concreet kunnen beschrijven wat het “Plan van Eisen” is ten aanzien van het benodigde kantoorconcept, de ICT voorzieningen en, de gewenste expertise aangevuld met randvoorwaardelijke houding en gedrag; Met inzicht in de huidige en de gewenste (nieuwe) manier van werken kan er door gerichte specifieke interventies heel efficiënt gewerkt worden aan de verandering binnen deze specifieke werkstijl; Door de verschillende Plannen van Eisen en de benodigde interventies samen te voegen ontstaat de overkoepelende programma-aanpak. Hiermee ontstaat inzicht in de benodigde inzet om Het Nieuwe Werken daadwerkelijk in te kunnen voeren.

Nieuwe principes vragen om verleiding ‘Weten’, ‘Kunnen’, ‘Willen’ en vooral ‘Blijven doen’ zijn de succescriteria voor een geslaagde transitie naar Het Nieuwe Werken. Medewerkers en management moeten zelf (gaan) geloven in de nieuwe manier van werken en het anders werken echt doorleven: vertrouwde werkpatronen en overtuigingen willen loslaten en zelf gaan werken volgens de nieuwe principes. Dat is geen vanzelfsprekendheid. De organisatie kan door zorgvuldige, transparante en duidelijke voorlichting aangevuld met een hoge participatie van medewerkers tijdens het ontwerpproces het succes van de verandering positief beïnvloeden. Belangrijkst vertrekpunt daarbij is inzicht in de urgentie en het belang van een nieuwe manier van Werken. Zonder inzicht in de noodzaak van de verandering en de (persoonlijk) toegevoegde waarde komt een organisatie moeilijk in beweging. Eerder genoemde Visie op Werken dwingt organisaties na te denken over de urgentie en het belang dat het Nieuwe Werken voor hen heeft. Vervolgens is het zaak om de Visie op Werken en de nieuwe werkprincipes te delen met alle betrokkenen. Dialoog tussen directie, leidinggevenden, medewerkers - en namens hen met OR en vakbonden - en wellicht ook met klanten is een goede basis om de nieuwe manier van werken op maat en daarmee succesvol vorm te geven.

Mei | 2011

Pagina | 9

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

De ontdekkingsreis Wat Het Nieuwe Werken onderscheidt van andere management-filosofieĂŤn is het besef dat ogenschijnlijk totaal verschillende expertisevelden onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. De wijze van inrichting van de werkomgeving en het al dan niet beschikbaar stellen van bepaalde ICT-middelen heeft een stimulerende werking op de manier van (samen)werken, mits deze goed in lijn zijn gebracht met bijbehorende werkafspraken en leiderschap (organisatie) en houding en gedrag van alle betrokkenen (Mens).

Mei | 2011

Pagina | 10

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Schijn bedriegt Het Nieuwe Werken heeft - ten onrechte - de schijn over zich enkel passend te zijn voor flexibele, hoogopgeleide kenniswerkers. Schijn bedriegt gelukkig. Ook medewerkers die locatiegebonden en/of taakgericht werken kunnen met de principes van Het Nieuwe Werken uit de voeten en beter presteren. Veelal worden de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken verbonden aan de mate van digitalisering en IT volwassenheid. Als er nog papierrijk wordt gewerkt dan zijn de kansen nihil, zo denken sommigen. Wij geloven desalniettemin dat er voor iedere organisatie kansen binnen Het Nieuwe Werken zijn opgesloten. Ontwikkel daartoe voor iedere werkstijl een specifiek eigen werkconcept. Neem de visie op werken, en de nieuwe principes van organiseren als uitgangspunt, heroverweeg wat normaal is voor de specifieke werkstijlen en ontwikkel gedifferentieerde werkconcepten gericht op het verbeterpotentieel. Zelfroostering en jaarnormen i.p.v. directief leidinggevend en belonen met overuren, activiteitgerelateerde faciliteiten, keuzeplan in arbeidsvoorwaarden en sturen op output zijn mogelijke kenmerken van een nieuw werkconcept passend bij meer vaste en taakgerichte werkstijlen. Kortom: nieuwe principes, nieuwe afspraken en kaders passend op elke werkstijl. De medewerkers als volwaardige partners zien, verantwoordelijkheid laten nemen, vertrouwen geven en sturen op resultaat. Randvoorwaardelijk is wel dat de medewerkers verantwoordelijkheid, vrijheid en autonomie kunnen verdragen. Het Nieuwe Werken is zodoende vooral geschikt voor medewerkers die zelfredzaam en zelfsturend kunnen en willen zijn.

Mei | 2011

Pagina | 11

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Let op bijwerkingen Digitalisering, flexibilisering van de werkomgeving en (thuis)werktijden zijn goed zichtbare fenomenen bij de beweging naar Het Nieuwe Werken. De echte winst en ook uitdagingen zitten vooral in het onzichtbare. Het Nieuwe Werken is vooral een mentaliteitsverandering. Vertrouwen krijgen en verantwoordelijkheid nemen, zelfsturing en zelfredzaamheid, het lijkt voor de hand liggend. Echter, veel organisaties en hun medewerkers zitten vast in hun eigen keurslijf en worden gedreven door hun gewoonte en ingesleten patronen. Gewoontewerking, loslaten van het bestaande en vrees voor het onbekende zijn veelal obstakels voor verandering. Angst voor fouten en misbruik van vrijheid lijken - helaas en zeker niet altijd terecht - de overhand te hebben. Het Nieuwe Werken is ook geen ‘Haarlemmer smeerolie”. Er zijn weldegelijk enkele reële risico’s van Het Nieuwe Werken te benoemen, te weten o.a.:   

Sociale cohesie: de collegialiteit en betrokkenheid bij het eigen team komt mogelijk door minder frequent persoonlijk contact in het geding. Goede werkafspraken over fysieke ontmoetingen (bijvoorbeeld afspreken van een fysiek minimum op kantoor) is noodzakelijk. Verzakelijking door sturen op resultaat. Hierdoor ontstaat een focus op toegevoegde waarde, sociale interesses en verbondenheid met de organisatie en afdeling staan zodoende onder druk. Privé-Werk-Balans vervaagt. De scheiding tussen werk en privé verdwijnt; werk wordt mee naar huis genomen en ook steeds meer andersom. Er ontstaat een nieuwe balans met nieuwe kaders. Nieuwe werkwijzen met oude waarden en normen kunnen leiden tot het ongewenst en langdurig doorslaan van de balans naar werk.

Het is goed, zoals bij elke verandering, vooraf te realiseren wat de organisatie mogelijk kwijt raakt bij de transformatie naar Het Nieuwe Werken:    

Wat merkt en/of mist onze klant straks? Wat gaat er verloren voor de medewerkers? Wat dreigen de leidinggevenden te verliezen? Wat zal er verdwijnen voor de overige stakeholders?

Mei | 2011

Pagina | 12

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Speciaal voor pennenlikkers en brillenmannetjes “Wat zijn de te verwachten effecten en resultaten van Het Nieuwe Werken?” is een terecht veel gestelde vraag. Onze ervaring leert dat er binnen bijna alle organisaties sprake is van een aanzienlijk verbeterpotentieel. Dit kan zichtbaar gemaakt worden over verschillende assen, denk aan o.a.: klanten medewerkerwaarde, kosten, productiviteit, MVO & innovatie. Deze assen vormen samen een “balanced scorecard” gericht op de specifieke ambitie en doelstellingen van de organisatie. Het verbeterpotentieel, de beoogde effecten en investeringen moeten altijd gerelateerd worden aan de doelen van Het Nieuwe Werken, de visie op werken en de nieuwe principes. In de onderstaande tabel hebben wij op basis van onze ervaringen de mogelijke effecten en het verbeterpotentieel zichtbaar gemaakt. Uiteraard zijn deze uitkomsten zeer afhankelijk van zowel het huidige als gewenste werkconcept. Ervaren verbeterpotentieel                          

Tot 50% minder ziekteverzuim 20% - 30% besparing werkplekkosten per medewerker. Tot 40% minder m2 kantoorruimte. 50% minder interne verhuizingen. 20 – 30 % minder energie en onderhoudskosten voor het kantoor. Tot 75% minder print-, postkamer- en distributiekosten. 20% - 30% minder mobiliteitskosten. Tot 50% minder kosten voor werven van personeel. 25% - 40% minder (lijn)management kosten Tot 35% minder kosten voor secretariële ondersteuning. Bewustere mobiliteit levert tijd op en bespaart werktijd. Met 60% verhogen van de benuttingsgraad. Door workflow en virtuele werkprocessen tot 20% snellere response tijden. Informatie integratie zorgt voor snellere en effectievere exception-handling. Door personalized portals effectiever en gerichter samenwerken. Efficiënter communiceren zorgt voor snellere procesgang en bespaart werktijd. Efficiënter omgaan met informatie zorgt voor effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Bewuster organiseren en werken zorgt voor minder reisbewegingen, minder spitskilometers, en minder CO2 uitstoot. Maatschappelijke dialoog in plaats van eenrichtingsverkeer. Sturen op output in plaats van tijd of inspanning. Flexibel organiseren betekent verbetering van de medewerker’s Work life balance, en zorgt zo voor minder stress in het gezin en langere maatschappelijke betrokkenheid voor oudere werknemers. Betere samenwerking en snellere time to market door verticale en horizontale integratie en co-creatie. Persoonlijke verbinding met werk en de organisatie. Ruimte bieden in plaats van regels opleggen. Altijd en overal toegang tot relevante informatie. Beter boeien, binden en groeien.

Mei | 2011

Pagina | 13

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Houtskoolschets Het Nieuwe Werken krijgt gedifferentieerd vorm en inhoud op basis van visie, ambitie en verbeterpotentieel. Onderstaand schetsen we ter illustratie per deelgebied de mogelijkheden en de contouren van nieuwe manieren van werken.

Domein

Specificatie

Huisvesting

Kantoor

Contouren nieuwe manieren van werken Het werk van vandaag vraagt een andere invulling dan het kantoor van gisteren. Het traditionele kantoor krijgt steeds meer de functie van een ontmoetingsplaats. Een herkenbare en inspirerende werkomgeving, waar medewerkers elkaar en hun relaties / klanten opzoeken om samen toegevoegde waarde te creëren. Hospitality – gastheerschap staat centraal voor relaties en medewerkers. Welkom en thuis voelen is van essentieel belang; dit vraagt om nieuwe facilitaire overwegingen en diensten.

Kantoorconcept

Het innovatieve kantoor van vandaag is het traditionele kantoor van morgen. Kantoren zijn ingericht op activiteiten-gebaseerd werken. Bewust flexibel faciliteren leidt tot bewust werken. Je gaat naar kantoor om (letterlijk) gestoord te worden.

Werkplek

Medewerker verliest de eigen kamer en/of vaste werkplek, maar krijgt hier een heel kantoor voor terug. Werkplekratio, vlekkenplan en faciliteiten worden op basis van de specifieke werkstijlkenmerken en verbeterpotentieel ontworpen. Het nieuwe werken op kantoor vraagt om (C)Lean werken.

ICT

Verbondenheid

Het werk van vandaag vraagt om een optimale verbondenheid. ICT stelt organisaties en haar medewerkers in staat verbinding te leggen en verbonden te blijven. Het organiseren van virtuele dichtbijheid is essentieel. Voor de overbrugging van fysieke afstand en ter compensatie van minder direct contact worden functies gebruikt zoals o.a. gekoppelde telefonie, chat, portalen, aanwezigheidsindicatie en sociale media. ICT is niet meer ingericht als “demilitarized zone” maar gericht op verbonden en vertrouwde relaties.

Transparantie

Virtualisatie

Transparantie is het solide fundament voor verbondenheid. Er is (binnen kaders) een vrije toegang tot kennis, ervaring en informatie. Zowel met collega’s als relaties wordt transparant samen gewerkt o.a. door digitale aanwezigheidsindicatie en het open stellen van agenda en/of takenlijsten. Alles wat geautomatiseerd kan worden wordt geautomatiseerd. Door digitalisering en virtualisering van werkstromen en -processen transformeren organisaties van papierrijk naar papierarm. De mate van papierarm werken bepaalt grotendeels de mate van plaatsonafhankelijkheid.

Consumerization

ICT geeft ruimte voor persoonlijke voorkeur; “choose en/of bring your own device”.De trend is dat medewerkers in toenemende mate thuis betere ICT faciliteiten ter beschikking hebben dan op kantoor. De thuiswerkplek heeft beschikking over breedband, glasvezel, WiFi en bijna onbegrensde internet tools o.a. mailboxes met 2 GB opslag.

Mei | 2011

Pagina | 14

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Domein

Specificatie

Contouren nieuwe manieren van werken

Mens

Empowerment

De medewerker is een kundige en betrokken professional.

Zelfredzaam & zelfsturend

Geven van eigenregie en regelruimte: -binnen overeengekomen kaders– kunnen medewerkers beslissen hoe, waar, met wie en wanneer zij werken en wordt er afgerekend op basis van de bijdrage en niet op aanwezigheid. Dit vraagt van de medewerker het nemen van verantwoordelijkheid, resultaatgerichtheid, zelfredzaamheid en veel zelfsturing. Vanuit eigen verantwoordelijk en inzicht in verwachtingen vanuit de organisatie heeft medewerker ruimte om naar eigen inzicht werkzaamheden uit te voeren.

Betrekken & begeleiden

Enkel communiceren over de nieuwe manier van werken volstaat niet; weten, kunnen en willen zijn doorslaggevend voor succesvolle aanpassing. De medewerker is (h)echt betrokken bij de evolutie van de organisatie en zijn werkzaamheden. De nieuwe werkwijzen en cultuur vragen om nieuwe kennis en expertise bij de medewerkers. Medewerkers worden continue begeleid in het doorontwikkelen van benodigde expertise.

Organisatie

Verbonden organiseren

Arbeidsverhoudingen nieuwe stijl

Het organisatieontwerp en de inrichting van de ondersteunende processen is gericht op uw medewerkers. Klanten en stakeholders verlangen meerwaarde; de medewerkers maken het verschil en niet ondersteunende processen en systemen.

Veelal staan de arbeidsvoorwaardelijke bepalingen haaks op de nieuw te ambiëren principes van Het Nieuwe Werken. De bedongen compensatie op basis van uren, mobiliteitsregelingen, rusttijdenbepalingen, geheimhoudingsverklaringen en concurrentiebedingen staat vaak lijnrecht tegenover de ambitie om flexibeler te organiseren, het vergroten van het mandaat en vrijer te werken in tijd en plaats. De arbeidsverhoudingen “nieuwe stijl” is een win-win en biedt voordelen voor zowel medewerker als werkgever. De nieuwe werkprincipes zijn er niet voor “cherry picking”door de medewerker; deze moeten echter vanuit gezamenlijke overtuiging en ambitie (werkgever en werknemer) boven de zogenaamde (arbeidsvoorwaardelijke) verworvenheden gesteld worden.

Leiderschap

Meer plaats- en tijdonafhankelijk werken vraagt om een andere leiderschapstijl. Niet alleen omdat continue toezicht niet langer tot de mogelijkheden behoort, maar vooral omdat de grotere zelfredzaamheid en verantwoordelijkheid van medewerker vraagt om een andere aansturing. Management meer gericht op faciliteren en o.b.v. gelijkwaardigheid afstemmen over gewenste resultaten.

Mei | 2011

Pagina | 15

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Routekaart Tot slot stellen we nogmaals dat Het Nieuwe Werken een ontdekkingsreis is om te heroverwegen wat normaal is ten aanzien van werken. Graag geven we op basis van onze ervaringen en overtuigingen enkele tips over de mogelijke aanpak en de te volgen route.

Checklist:      

Zorg voor een helder vertrekpunt en neem de tijd voor uw oriëntatie- en conceptfase; Wees duidelijk over uw urgentie en belang voor verandering; Definieer uw randvoorwaarden en stel logische kaders; Werk gedifferentieerd; gebruik hiervoor werkstijlen; Starten niet zonder een heldere “visie op werken”; Manage het proces en zorg voor betrokkenheid. Next steps:

  

Neem deel aan een van onze vrijblijvende masterclasses; Start met een team-clinic; Oriënteer en definieer middels een verkenninsstudie.

Mei | 2011

Pagina | 16

Het Geheim Ontrafeld Werken Anno Nu

Over Productivity Partners Productivity Partners helpt, als buitenboordmotor, organisaties met het ontdekken, definiëren en invoeren van nieuwe werkconcepten. Wij zijn pioniers op het gebied van Het Nieuwe Werken. Wij inspireren vanuit onze passie en ervaring. Wij zijn anders en uniek qua organisatie. Het Nieuwe Werken zit diep in ons DNA. Wij denken en doen volgens de nieuwe principes. Samen met onze opdrachtgevers creëren we nieuwe inzichten en maken we ambities voor Werken Anno Nu waar. Middels nieuwe manieren van werken zorgen wij voor hogere klanttevredenheid en betere werkgeverschap. En door slimme facilitatie zorgen we voor effectiever en productiever gebruik van tijd en middelen. Samen met onze opdrachtgevers zorgen wij voor meer rendement uit de kennis van medewerkers. Creëren wij een passend werkklimaat dat het binden, boeien en richten van talent stimuleert. En leggen wij de focus op wat medewerkers bereiken in plaats van op wat ze doen. Productivity Partners is in 2006 opgericht met een vernieuwende visie op werken. We zijn een spinout van Microsoft Nederland; vele van onze Partners hebben langdurig gewerkt voor Microsoft en hebben aan de wieg gestaan van Het Nieuwe Werken in Nederland. Wij zijn gestart vanuit de overtuiging dat kenniswerkers betere facilitatie nodig hebben dan een standaard bureau, PC, mobiele telefoon en industriële management structuur. Boer & Croon Strategy en Management Group was bij oprichting een van de strategische aandeelhouders. Medio 2008 vond er een management-buy-out plaats. De afgelopen jaren is Productivity Partners flink gegroeid. Per begin 2011 zijn ruim 65 toonaangevende klanten succesvol ondersteund met werkconcepten voor Werken Anno Nu. En bestaat ons kennisnetwerk uit 12 Partners en vele gespecialiseerde Associate Partners. Graag delen wij onze kennis en passie!

Lees meer details op: www.productivitypartners.nl

Mei | 2011

Pagina | 17