Leseprobe Produktivität

das Buch der Produktivität 64 Methoden, uM produktiver zu werden

Midas

Das Buch der Produktivität 64 Methoden, um produktiver zu werden

© 2018 Midas Management Verlag AG ISBN 978-3-907100-79-0

Übersetzung: Claudia Koch, Ilmenau Layout: Ulrich Borstelmann, Dortmund Cover: Agentur 21, Zürich The Productivity Habits, © Ben Elijah | LID Publishing Ltd. Alle deutschen Rechte vorbehalten Die deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über www.dnb.de abrufbar.

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INHALT Einführung.........................................................................................7 Gewohnheit 1: Erfassen 1. Ideen können jederzeit zünden...................................................14 2. Halten Sie alles fest...................................................................15 3. Nutzen Sie einen einzigen Eimer.................................................17 4. Information leiten.......................................................................18 5. Wie man etwas aufschreibt.........................................................22 6. Die Freiheit, ein Chaos anzurichten.............................................23 7. Ein Rettungsboot aus Wörtern.....................................................25 8. Ihr Gehirn in Ihrer Tasche............................................................26 Gewohnheit 2: Verarbeitung 9. Die tägliche Überprüfung............................................................30 10. Das Verlangen nach Vollständigkeit.............................................32 11. Entscheidungsbaum...................................................................33 12. Abgehakt....................................................................................36 Gewohnheit 3: Die richtigen Werkzeuge 13. Sie müssen Informationen festhalten..........................................40 14. Sie müssen Informationen formulieren........................................42 15. Unterschiedlich starke Werkzeuge................................................43 16. Das richtige Werkzeug für den Job...............................................49 17. Vorgehen in zwei Schritten..........................................................51 18. Aufschreiben..............................................................................52 19. Ein erhöhtes Bewusstsein für die Art und Weise, wie Sie Informationen erzeugen..................................................53 20. Bessere Qualität der Ideen.........................................................54 21. Eine Einschränkung....................................................................56 22. Etwas streichen..........................................................................57

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Gewohnheit 4: Situation 23. Einschränkungen........................................................................60 24. Sind Kontexte relevant?..............................................................61 25. Das Kontextdreieck.....................................................................63 26. Wonach Sie suchen....................................................................65 27. In einer neuen Situation.............................................................68 28. Eine Taxonomie aus Kontexten schaffen......................................70 29. Aufgaben verschieben.................................................................74 30. Wie eine Aufgabe machbar wird..................................................76 31. Priorität verstehen......................................................................77 32. Zeitplanung................................................................................78 33. Ein Gefühl von Fortschritt............................................................78 Gewohnheit 5: Das Arbeitsgedächtnis 34. Aufgaben ausschreiben..............................................................82 35. Projekte wirken verschieden auf Menschen..................................83 36. Das Arbeitsgedächtnis messen...................................................84 37. Bestimmen Sie die Idealgröße der Aufgabe mithilfe der Grammatik...............................................................86 38. Die Aufgaben verschieben...........................................................89 39. Die optimale Aufgabengröße.......................................................90 40. Bessere Qualität der Gedanken...................................................91 41. Alles im Voraus planen?.............................................................92 Gewohnheit 6: Planung 42. Projekte und Verpflichtungen.......................................................96 43. Dinge entdecken, die Ihnen wichtig sind......................................98 44. Erforschen Sie sich selbst.........................................................100 45. Wachsende Zweige...................................................................102 46. Kaskadisches Planen................................................................104 47. Der erste Schritt.......................................................................105 48. Relevanz und Dringlichkeit........................................................106 49. Arbeit an Dingen, die für Sie wichtig sind..................................108 50. Ein Gefühl von Kontrolle...........................................................109

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Gewohnheit 7: Archivieren 51. Informationen, die man weder bearbeiten noch verschieben muss............................................................114 52. Abrufen archivierter Informationen............................................116 53. Eine Informationshalde aufbauen.............................................118 54. Zeug ablegen...........................................................................120 55. Abrufen von Informationen.......................................................122 56. Eine reichhaltige Informationsquelle.........................................123 Gewohnheit 8: Überprüfung und Abschluss 57. Wechselnder Fokus...................................................................128 58. Überprüfungen.........................................................................129 59. Situationen und Überprüfungen................................................132 60. Machen....................................................................................135 61. Erfassen...................................................................................136 62. Pflege......................................................................................137 63. In Kreisen arbeiten...................................................................141 64. Ein besserer Weg, mit Kanälen umzugehen................................143 Anhang..........................................................................................145

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EINFÜHRUNG Ich habe mich in den letzten Jahren viel mit Produktivität beschäftigt – sie studiert, darüber gesprochen und geschrieben. Und darüber, produktiv zu sein, denn darin bin ich richtig schlecht. Das Problem habe ich seit meiner Teenagerzeit, sozusagen seit von mir richtige Arbeit verlangt wird. Ich habe einen natürlichen Hang zum Prokrastinieren und Verschleppen. Ich scheiterte regelmäßig, wenn ich Prioritäten setzen musste und mehrere Dinge um meine Aufmerksamkeit rangen. Und je weniger Sie über mein Zeitmanagement wissen, umso besser. Eine Katastrophe! Eine lange Phase psychischer Erkrankungen, während der ich nur schwer auf die Welt um mich herum reagieren konnte, machte das nicht besser – im Gegenteil.

Ohne meine selbst eingerichteten Hilfesysteme bin ich vermutlich viel weniger produktiv, als Sie jemals sein werden.

Warum also sollten Sie auf mich hören?

Ich glaube, die interessanteste Sichtweise auf ein Problem wird von den Leuten geboten, die am meisten darunter zu leiden haben. Ich habe versucht, produktiver zu werden, und ich glaube, ich habe es geschafft.

Wie, das möchte ich Ihnen zeigen. Meine Probleme sind dieselben wie bei den meisten Menschen, eben nur extremer. Ich möchte den Menschen das Wissen und die Werkzeuge vermitteln, um ein besseres Verhältnis zu Informationen zu schaffen und ihr Leben zu verbessern.

DAS KÖNNEN SIE ERWARTEN Ich habe dieses Buch geschrieben, um die nützlichsten Gedanken über Produktivität mit meinen eigenen zu kombinieren, und daraus eine Reihe einfacher, gut dosierter Regeln bzw. Gewohnheiten geschaffen – die es sich lohnt anzuwenden.

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Über Probleme wie Produktivität denke ich gern systematisch nach; wie verhalten sie sich zur Art und Weise, wie Menschen mit Informationen und iuhrer Umgebung interagieren. Wie beeinflussen sie die Denkweise der Menschen. Dieses Buch wird also keine Sammlung unzusammenhängender Tricks und Kniffe. Stattdessen werde ich eine Art konsistentes System beschreiben. Ich finde, es handelt sich hier um ein größeres Problem, über dessen Lösung man genau nachdenken sollte. Das Buch sollte Ihnen nicht nur helfen, produktiver zu werden, vielleicht verstehen Sie auch Ihren Umgang mit Informationen besser.

DAS PROBLEM »Häufig beschweren sich die Menschen über Informationsüberfluss.

Das ist jedoch nicht das Problem. Ansonsten würde man ja in einer Bibliothek ums Leben kommen.«

- DAVID ALLEN, PRODUCTIVITY-AUTOR UND COACH

Glauben Sie David Allen, dass nicht der Informationsüberfluss Schuld ist. Sicher, die Menschheit hat heute mehr Informationen zu bewältigen als je zuvor. Aber das galt eigentlich schon immer! Seit der Erfindung der Druckerpresse und des Telegrafen, vielleicht schon seit Erfindung der Schrift, wuchs der Informationsfluss zwischen Einzelpersonen und Gruppen exponenziell an. Und Menschen, die mit Informationen arbeiten, beschweren sich schon seit Jahrhunderten: »Niemand will Wissen ...« »... unsere Berechnungen haben jede Vorstellung überschritten; wir haben mehr gegessen, als wir je verdauen können.«

- PERCY BYSSHE SHELLEY, A DEFENCE OF POETRY, 1821

Ich halte den sogenannten Informations-Overload eher für eine Blockade durch falsche – oder fehlende – Entscheidungen im Umgang mit Informationen. Ich weiß nicht, ob uns das Schulsystem in 8

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der westlichen Welt nichts darüber beibringt oder ob unser Hirn automatisch unzuverlässig wird, wenn es um Informationen geht. Jedenfalls gibt es Schwierigkeiten, wenn man sich falsch entscheidet. Ich habe drei Szenarien erlebt: nnOpfer, denen

im Leben »Dinge passieren«, über die sie keine Kontrolle haben, oder die nicht frei über ihre Zeit entscheiden können. nnTüftler, die alles im Griff haben, sich aber unwichtigen Aufgaben zuwenden. Haben Sie schon einmal einen Tag damit verbracht, Ihre Möbel umzustellen oder Ihre Dateiablagen zu sortieren? Sehen Sie…! nnTräumer mit einer blühenden Fantastie, was sie alles mit ihrer Zeit anstellen könnten, die aber ihre Pläne nie umsetzen. Stattdessen springen sie ohne Fokus und praktischen Lösungansatz von Projekt zu Projekt. Das war mein Problem.

Bei Produktivität geht es nicht darum, wie viel Sie produzieren, wie clever Sie arbeiten oder wie viele Teller Sie auf einmal jonglieren können. Es geht auch nicht darum, in einem ungeliebten Job erfolgreich zu sein. Vielmehr geht es um Beherrschung und Perspektive. Beherrschen Sie sich selbst und Ihre Ressourcen, entscheiden Sie perspektivisch, was wirklich wichtig ist und was Ihre Aufmerksamkeit verdient.

Ich hörte oft, das Streben nach Produktivität sei ein Kampf auf verlorenem Posten. Oder dass sich meine Kunden und Kollegen so an Stress, Müdigkeit und die ständige Termin-Hetzjagd gewöhnt haben, dass sie sich Veränderungen kaum vorstellen können. Schlimmer noch, manche tragen ihre verrückten Posteingänge, vollgestopften Zeitpläne und ihren hohen Blutdruck wie eine Ehrenplakette. Als würden sie sagen: »Ich bin außer Kontrolle geraten; ich arbeite zu viel … aber ich werde gebraucht.« Ich möchte Ihnen zeigen, dass Produktivität ein lösbares Problem ist; lösbar durch eine Änderung von 9

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Denkweisen und Gewohnheiten. Sie werden den Unterschied sofort bemerken, wenn Sie sich effizienter fühlen. Damit arbeiten Sie auch effizienter und meistern Dinge, die Ihnen wichtig sind. Drei Veränderungen sind dazu notwendig: nnFinden

Sie eine bessere Möglichkeit für den Umgang mit Informationen. Respektieren Sie dabei die Talente und Einschränkungen Ihres Gehirns und lassen Sie sich nicht mit tonnenweise »Zeug« zuschütten. nnEntscheiden Sie strukturiert, was Ihre Aufmerksamkeit verdient. nnLassen Sie los. Seien Sie kreativ, aber mit einem klaren Plan, um Kontrolle und Perspektive zurückzugewinnen.

Wenn diese Veränderungen zur Gewohnheit werden, gelangen Sie zu Beherrschung und Perspektive. Sie fangen an, korrekt auf die jeweilige Situation zu reagieren und die Fülle an Informationen entsprechend zu verarbeiten.

SO KÖNNEN SIE DIESES BUCH LESEN Die meisten Bücher über Produktivität sollen wie Anleitungen von vorn bis hinten gelesen werden, damit sich die Argumente besser verdauen lassen. Oder sie sind Nachschlagewerke, in denen Sie etwas suchen.

Gut geschriebene Anleitungen taugen oft nicht zum Nachschlagen – um ein Konzept zu verstehen, brauchen Sie eventuell vorherige Abschnitte aus dem Buch. Und es dauert nicht lange, und Sie lesen das ganze ohnehin. Ebenso umgekehrt: Nachschlagewerke sind eher als Erinnerungen bzw. Faktensammlungen gedacht und weniger als Lehrbücher.

Beides ist jedoch in einem Buch über Produktivität wichtig. Ebenso müssen Sie diese Prinzipien verinnerlichen, um sie anzuwenden und sich dazu an das Faktenwissen zu erinnern. Ich löse das Problem, indem ich ein System aus acht Regeln aufgestellt habe. Davon sollten 10

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nicht mehr als eine oder zwei gleichzeitig angewendet werden, denn so lassen sich die Regeln als Gewohnheiten in den Alltag übernehmen.

Die Abschnitte über die Gewohnheiten haben die Struktur einer Schleife; die drei Komponenten aller Gewohnheiten, die Sie haben oder annehmen wollen. In »Auslöser« beschreibe ich das Problem und zeige Ihnen die Bedingungen und Umstände, die die Gewohnheit auslösen. Sie werden befähigt, die neuen Routinen anzuwenden, die in »Was tun« diskutiert werden. Der letzte Teil der Schleife, »Was Sie bekommen«, erläutert, welche Vorteile es bringt, sich der Gewohnheiten bewusst zu sein. Jede Gewohnheit bildet die Grundlage für die nächste Gewohnheit, sobald Sie sie verinnerlicht haben.

Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor – es braucht Zeit, alte Gewohnheiten abzulegen und neue anzunehmen. Ich nutze Gewohnheiten aus zwei Gründen: Erstens lässt sich so ein Haufen interessanter und komplexer Konzepte in leicht verdauliche Brocken verwandeln, die sich leicht übernehmen lassen. Zweitens sind Gewohnheiten per Definition automatisiert. Ich hoffe, dass die Kernkonzepte der Produktivität ebenfalls automatisiert werden, wenn Sie sie als Gewohnheiten betrachten, und dann viel unbewusster ausgelöst werden, als Sie es sich im Moment vorstellen.

GEWOHNHEITEN BILDEN UND ÄNDERN »Wir sind, was wir wiederholt tun. Exzellenz ist daher kein Akt, son- ARISTOTELES dern eine Gewohnheit.« Als ich mich um eine Verbesserung meiner Produktivität bemühte, las ich alle möglichen Bücher, die mich effektiver machen sollten. Fälschlicherweise glaubte ich, das ginge im Handumdrehen – schließlich klangen die Bücher logisch und ich verstand sie. So lief das jedoch nicht. Ich spielte mit einer Methode herum, lud die Software du jour 11

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herunter und war manchmal sogar ein bisschen erfolgreich, aber ich wollte zu viel zu schnell ändern. Sie kennen das vielleicht auch. Ich erkannte: Ddie Konzepte müssen in Form von Gewohnheiten vermittelt werden, um sie leicht und nacheinander zu übernehmen.

Am Ende seines Buches Die Macht der Gewohnheit schreibt Charles Duhigg, wie mit der Gewohnheitsschleife – Hinweis, Routine, Belohnung – Begierden analysieren konnte, die seinen eigenen schlechten Gewohnheiten zugrunde lagen. Zusammengefasst sieht der Prozess so aus: nnIdentifizieren

Sie die Routine, die Sie ändern wollen nnExperimentieren Sie mit den Belohnungen nnIsolieren Sie, was die Routine auslöst nnPlanen Sie die Änderung. Richten Sie Warnungen und Trigger ein, um der schlechten Routine zuvorzukommen Dieses Buch konzentriert sich darauf, neue Gewohnheiten auszubilden, gleichzeitig aber auch alte zu ändern. Ich biete für jede der Gewohnheiten in diesem Buch eine Diskussion der möglichen Hinweise, eine Analyse, wie Sie die Begierden zu Ihrem Vorteil ausnutzen können, anstatt sich von ihnen verführen zu lassen, und Belohnungen, auf die Sie sich freuen dürfen, wenn Sie die neue Gewohnheit angenommen haben. Versuchen Sie, folgendermaßen vorzugehen, um neue Gewohnheiten zu finden: nnWelche Verhaltensweise

wollen Sie einführen? bringt sie Ihnen? nnWie oft sollten Sie sie durchführen? nnIn welchem Kontext? nnWelche Hinweise könnten die Routine auslösen? nnWelches Verlangen haben Sie in diesem Hinweis? Zum Beispiel Ab­lenkung, Fortschritt, Ordnung, Erfüllung. nnWelche Belohnung gibt Ihnen die Routine? nnWas

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GEWOHNHEIT 1

ERFASSEN

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AUSLÖSER 1. IDEEN KÖNNEN JEDERZEIT ZÜNDEN

Ideen sind eine Synthese aus neuen Informationen und Informa­ tionen, die Sie schon im Kopf haben. Sie können jederzeit zünden, auch wenn es gerade nicht passt. Vielleicht löst ein Meeting eine relevante Idee bei Ihnen aus, aber genauso gut könnten Sie die roten Manschettenknöpfe Ihres Gegenübers daran erinnern, dass Sie neue Vorhänge für das Kinderzimmer kaufen wollten.

Ideen können sofort nützlich sein oder überhaupt nichts mit der aktuellen Situation. Sie sind also unter Umständen störend, aber dennoch wichtig.

Manche Situationen fördern die Entstehung von mehr und besseren Ideen. Wenn Sie z. B. spielen, mit klugen Freunden erzählen oder entspannt sind, ist Ihr Geist weniger »verklemmt«, was gut für neue Ideen ist. Unbewusst brodelt es aber immer und 14

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Ideen drängen in Ihr Bewusstsein. Akzeptieren Sie, dass Sie diesen Prozess nicht komplett kontrollieren können, und entwickeln Sie Gewohnheiten für den Umgang mit neuen Informationen.

2. HALTEN SIE ALLES FEST

Ich neige dazu, meine Ideen zu überanalysieren. Eine tolle Idee kann mich ganz durcheinanderbringen. Ich muss sie durchdenken, das lenkt mich ab. Das ist bei Ihnen vielleicht auch so und bringt zwei große Probleme mit sich: nnWeder

Zeit noch Ort eignen sich, eine Idee durchzuarbeiten nnSie kann im Gedächtnis verlorengehen Seltsam, dass das Milieu, in dem Ideen entstehen, ihnen oft feindlich gesinnt ist und sie daher entweder verlorengehen oder Sie sie noch einmal ausbrüten müssen.

Versuchen Sie deshalb, schnell einen freien Kopf zu bekommen.

Wichtig ist, dass Sie sich angewöhnen, alles Wichtige in Ihren Gedanken festzuhalten und es in Worte zu fassen. Das mag einfach klingen, 15

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dabei ist diese Gewohnheit durch leichte Unstimmigkeiten gehemmt wird. Analysieren wir es einmal.

Das Auftreten einer Idee ist wie eine Kette mit drei Einzelgliedern: 1. Man hat die Idee.

2. Sie tritt zutage, also man bemerkt sie.

3. Man trifft eine Entscheidung darüber.

Das ist wie ein Regentropfen, der sich in einer Wolke bildet und dann in Ihre Hand fällt. Es ist schwierig, viele Tropfen festzuhalten, einige fallen auch auf den Boden.

Einige Leute können mehr von diesen Ketten verkraften als andere.

Doch wenn Sie abgelenkt sind, verlieren Sie den Faden und vergessen die Information, mit der Sie arbeiten. Sie haben vielleicht schon erlebt, dass Sie einen Gedanken spontan wieder vergessen. Das ist unglaublich frustrierend. Erschwerend kommt hinzu, dass eine Idee völlig neu sein und nur in Ihren Gedanken existieren könnte. Das ist besonders bitter. Ich habe Ideen schon vergessen, während ich zu entscheiden versuchte, was ich mit ihnen machen soll. Das ist zum wahnsinnig werden! Wenn sich diese Informationen häufen, wird es immer schwieriger, zu Ihrem eigentlichen Tun zurückzukehren.

Sinnvollerweise wandelt man die drei Teile der Kette in separate Schritte um. Sie brauchen eine schnelle Methode, um Informationen an einen sicheren Ort zu verschieben, um sie in Ruhe zu begutachten.

Das ist sicher, weil die Idee nun nicht mehr von der Schwäche des menschlichen Gedächtnisses abhängt.

Dann können Sie entscheiden, was für eine Information es ist und wohin sie gehört. Schauen wir uns das genauer an.

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WAS TUN 3. NUTZEN SIE EINEN EINZIGEN EIMER

Erfassen Sie alle Informationen, von Ideen und To-Do-Listen bis Notizen und Einkaufszetteln an einem einzigen Ort – alles, was man leicht vergisst. Es ist egal, wo – in einem Notizbuch, auf Ihrem Handy oder Ihrem Handrücken. Dies ist Ihr Aufzeichnungswerkzeug.

Kümmern Sie sich nicht um die Qualität. Das behindert Sie nur. Gewöhnen Sie sich einfach daran, sowohl die sinnlosen als auch die tollen Ideen aufzuschreiben. Wenn Sie eine Idee haben, müssen Sie nicht entscheiden, ob sie gut ist oder nicht: Erregt sie Ihre Aufmerksamkeit, ist sie gut genug, um sie aufzuschreiben. Irgendwann geschieht das dann ganz automatisch.

Ihr Aufzeichnungswerkzeug sorgt dafür, dass diese Ideen sicher sind.

Das hilft Ihnen, die Dinge sausen zu lassen, die Ihnen im Kopf umherschwirren, so dass Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzen­ trieren können.

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Ich gehe später näher auf die Auswahl des Werkzeugs ein. Doch da Sie es täglich mehrfach benutzen werden, sollten wir jetzt schon einmal darüber nachdenken. Sie werden es die meiste Zeit bei sich tragen, Sie sollten sich deshalb damit wohlfühlen. Es gibt hier kein Richtig oder Falsch, doch da das Festhalten von Ideen eine informationsintensive und zeitkritische Angelegenheit ist, werden Sie merken, dass Papiernotizblock oder Diktiergerät ganz gut sind. Auch eine Notiz-App für Ihr Smartphone eignet sich. Probieren Sie verschiedene Optionen aus. Wenn Sie sich entschieden haben, bleiben Sie auch dabei.

4. INFORMATION LEITEN

Ideen und mündliche Anweisungen lassen sich relativ leicht aufzeichnen. Aufgaben jedoch werden anders kommuniziert. Manchmal kann diese Kommunikation ausdrückliche Anweisungen enthalten: »Kauf Tee für’s Büro.« So etwas wird direkt aufgezeichnet. Gelegentlich ist die Aufgabe jedoch nur implizit erkennbar. Ein Kunde bestätigt per E-Mail ein Treffen. Er sagt nicht ausdrücklich, dass Sie einen Treffpunkt suchen und eine Tagesordnung vorbereiten sollen, auch wenn das die Aufgaben sind. Die Kommunikation hat die Idee angeregt, aber die meisten Informationen stammen von Ihnen.

Um diese Aufgaben herauszufiltern und in das Aufzeichnungssystem zu packen, müssen die Botschaften bewertet werden. Allerdings verhalten sich alle Formen der Kommunikation anders. Was heißt das?

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Sie brauchen ein System, das die Häufigkeit bestimmt, mit der die einzelnen Kanäle bewertet werden.

Ich betrachte diese Kommunikationsformen als getrennte Kanäle.

Sie haben alle ihren ganz eigenen Signal-Rausch-Abstand sowie ihre ganz eigene Menge an Traffic. Einen stillen Briefkasten behandeln Sie anders als ein explodierendes E-Mail-Postfach. Ihre Aufmerksamkeit müssen Sie Signal oder Dringlichkeit in diesem Kanal widmen. Menge bezeichnet die Häufigkeit, in der diese Botschaften auftauchen.

Ich kategorisiere die Kanäle nach diesem Prinzip. nnPrüfen Sie Kanäle mit großer Menge und geringer Dringlichkeit we-

niger oft. nnErlauben

Sie es Kanälen mit geringer Menge und großer Dringlichkeit, Sie mit Benachrichtigungen zu stören. nnIgnorieren Sie Kanäle mit geringer Menge und Dringlichkeit ganz und gar.

Später gehen wir genauer darauf ein. Passen Sie jetzt erst einmal Ihre Bewertung der Kanäle an dieses Prinzip an: nnStille

E-Mail-Postfächer können zwei- bis viermal am Tag geprüft werden. nnBewerten Sie die sozialen Medien neu. Reduzieren Sie unter Umständen die Zahl der Menschen, denen Sie folgen, und schauen Sie nicht so oft nach.

Für viele Menschen sind E-Mails katastrophal. Das ist aber ein menschliches und kein technisches Problem.

Das Problem besteht aus drei Teilen: 19

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E-Mails erhalten mehr Glaubwürdigkeit, als ihnen zusteht.

Ich habe bereits die Konzepte von »Dringlichkeit« und »Menge« vorgestellt, mit denen man abschätzen kann, wie oft man einen Kanal prüfen sollte. Allerdings habe ich nicht erwähnt, dass ein Kanal sowohl wichtig als auch dringend sein könnte.

Ein solcher Kanal ist schwer zu verwalten. Oft ist das bei E-Mails der Fall. Geschäfte werden heute oft über E-Mails abgewickelt, allerdings vermischen sich bei diesem Kommunikationsweg wichtige Informationen mit allerlei anderen Konversationen. Es wäre ja schön, wenn man nicht so oft nachschauen müsste, aber was ist, wenn ein Knaller dabei ist? Das ist alles nicht einfach. nnSortieren Sie mithilfe Ihres Mailprogramms die Mails von wichtigen

Personen aus und verwenden Sie Filter, um den Müll von den »richtigen« Nachrichten zu trennen. nnErmutigen Sie Ihre Verwandten, Freunde, Kollegen und Kunden, Ihnen dringende Nachrichten per SMS oder Telefonanruf zu schicken, falls sie eine schnelle Antwort brauchen.

Diese Ideen lösen das Problem der E-Mails nicht. Sie mögen ja wunderbare Routinen entwickeln, um Ihre Inbox sauber zu halten, aber alle anderen werden es vermutlich nicht tun. Zumindest können Sie so intelligenter entscheiden, ob Sie ein bestimmter Informationskanal nerven darf. Sie stehen vielleicht auf verlorenem Posten, was Ihre Freunde, Kunden und Kollegen angeht, doch der Kampf lohnt sich auf jeden Fall.

E-Mails sind Scheinarbeit Das zweite Problem mit E-Mails ist auch das größte: Sie sind ziemlich attraktiv. Eine Inbox auf eingehende Knaller zu überwachen, scheint Arbeit zu sein … irgendwie. Es ist keine Herausforderung und erfordert nicht allzu viel Nachdenken, fühlt sich aber positiv und lohnenswert an, so als hätte man etwas Produktives getan, selbst wenn es nur 20

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eine sinnlose Antwort war. Es ist wie die Kuscheldecke eines Kindes: beruhigend, löst aber keine Probleme.

Falls Sie jemals zwanghaft und ungeachtet ihres Werts nach E-Mails geschaut haben, können Sie das wahrscheinlich nachvollziehen.

Mehrdeutigkeit in der Inbox Oft enthalten Inboxen sowohl gelesene als auch ungelesene Nachrichten. In vielen Fällen dient dies als rudimentäre Aufgabenliste.

Allerdings ist das Ganze unglaublich mehrdeutig. Sie können nicht auf einen Blick feststellen, ob etwas angeschaut oder erledigt wurde oder Ihnen gar um die Ohren fliegt.

David Allen, Autor von Getting Things Done, schlägt eine sinnvolle Methode vor: die Zwei-Minuten-Regel. Wenn eine bestimmte Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie gleich. Es würde ungefähr genauso lange dauern, die Aufgabe irgendwo zu notieren, deshalb ist es sinnlos, sich doppelte Arbeit zu machen. Auf diese Weise können Sie sich Zeit nehmen und die E-Mails von oben bis unten durchgehen, unwichtige E-Mails löschen oder archivieren, auf Nachrichten antworten, die nur eine schnelle Reaktion erfordern, und aus denjenigen, die etwas länger dauern würden, Aufgaben extrahieren.

Aber was, wenn Sie Hunderte oder Tausende ungelesener E-Mails haben, die Wochen, Monate, Jahre zurückreichen? Derartig alte E-Mails sind vermutlich nicht mehr interessant. Sinnvollerweise archivieren Sie alle Mails, die älter als ein Monat sind, damit sie aus der Inbox verschwinden. Irgendjemand wird die wichtigen Dinge schon erledigt haben. Bei neueren Mails, die aber schon einige Tage alt sind, könnten Sie die Absender wichtig aussehender Nachrichten fragen, ob sie noch eine Antwort brauchen. Wenn sie reagieren, ist das eine für Sie neue Nachricht und somit ein frischer Start.

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5. WIE MAN ETWAS AUFSCHREIBT

Verben, Subjekte und Objekte bilden die Basis eines anständigen Satzes, also einer Sinneinheit.

Man kann eine Idee leicht als Substantiv aufschreiben, das für den Augenblick mit der Idee verknüpft ist. Sie schreiben also »Schokolade«, wenn Sie Schokolade für den Muttertag brauchen, oder »50€«, wenn Sie Geld vom Automaten holen müssen.

Diese Substantive enthalten die Absichten. Diese Absicht ist vermutlich beim Aufschreiben klar, kann aber leicht vergessen werden.

Daher ist es sinnvoll, es ausdrücklich zu formulieren.

Sie schreiben Absichten auf, damit Sie sich in Zukunft darauf beziehen können. In gewisser Weise ist Ihr künftiges Selbst anders als jetzt: Es ist genauso klug, kann sich aber nicht mehr an alles erinnern.

Bedenken Sie das, wenn Sie Ihre Aufgaben aufschreiben. Sie würden eine Aufgabe auch nicht in Form eines Substantivs an jemanden delegieren – dazu sind durchaus mehr Informationen nötig. »Kaufe im Supermarkt Schokolade für den Muttertag«; 22

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Verb: Kaufen Thema: Schokolade aus dem Supermarkt Zweck: Muttertag Das hinzugefügte Verb verwandelt die Absicht in eine Aufgabe und der Zweck drückt das gewünschte Ergebnis aus. Dieser Satz ist ein Juwel an Informationen. Er vermittelt die Absicht, aber auch die unterstützenden Informationen, damit er auch später noch sinnvoll ist.

Die Aufgabe ist nun viel leichter zu erfüllen.

WAS SIE BEKOMMEN 6. DIE FREIHEIT, EIN CHAOS ANZURICHTEN

Chaos ist gut. Es zeigt, dass etwas passiert ist. Chaos anrichten zu dürfen bedeutet Experimentieren und Herumspielen. Wie für Kinder mit ihren Spielzeugen gilt das auch für jeden, der mit Informationen arbeitet. Chaos ist sogar nützlich. Diese Freiheit heißt nämlich, dass Sie am produktivsten sein können. Um Chaos anrichten zu können, brauchen Sie Raum – körperlichen, zeitlichen und mentalen. Auf einer 23

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sauberen Werkbank lässt sich besser arbeiten, ein definierter Zeitabschnitt kann mit produktiver Arbeit gefüllt werden und klare Gedanken ergeben bessere Ideen.

Leider ist es schwer, Chaos zu verursachen, wenn man schon Chaos hat.

Ich selbst versuchte früher, interessante Gedanken zu unterdrücken, weil ich Angst hatte, sie zu vergessen. Absurd – schließlich konnte ich ungeformte Gedanken in meinem Kopf nicht in einer Art Stasis-Tank zwischenlagern, um sie später nach Belieben zu aktivieren. Der Geist funktioniert nicht so. Oder ich hatte eine Idee und konzentrierte mich so sehr darauf, dass ich bis nach ihrer Umsetzung an nichts anderes mehr denken konnte. Währenddessen lenkte mich das von meiner eigentlichen Arbeit ab. Sie kennen das vielleicht. Informationen aus dem Kopf zu kriegen, erzeugt einen freien Raum in Ihrem Geist für neue, interessante Gedanken.

Diese Gewohnheit – wenn sie sich erst einmal geformt hat – gibt Ihnen ein unglaubliches Gefühl von Freiheit und die Gewissheit, dass Sie jederzeit mit Ihrem Kopf Chaos veranstalten können.

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7. EIN RETTUNGSBOOT AUS WÖRTERN

Wenn Sie Ihre Ideen als Wörter in einem Werkzeug deponieren, schützen Sie sie vor dem Vergessen. Dieses »Rettungsboot« aus Wörtern hat zwei interessante Effekte.

Erstens: Da Sie sich die Zeit nehmen, die Idee sowie unterstützende Informationen auszuformulieren, können Sie davon ausgehen, dass sie für die künftige Nutzung gut vorbereitet ist. Speziell Verb und Objekt erlauben es Ihnen, die Aufgabe mühelos zu identifizieren. Sie delegieren eine Aufgabe quasi an sich selbst und dürfen sie damit loslassen – ein befriedigendes Gefühl.

Zweitens: Wenn Sie irgendwann entscheiden müssen, was Sie tun wollen, sind diese Aufgaben eine zuverlässige Informationsquelle.

Das Gehirn allein speichert nur einen Bruchteil der Informationen, die es als Referenz für künftige Gedanken generiert. Zeichnet man jedoch mehr Informationen auf, ergänzt man die Eingabe des heutigen Gehirns um die Ausgabe des vergangenen Gehirns und verbessert damit die Qualität seiner Gedanken.

Kennen Sie das erhebende Gefühl, als Sie von einer großartigen Idee lasen, die Sie vergessen zu haben glaubten? Dieses Gefühl können Sie viel öfter haben.

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8. IHR GEHIRN IN IHRER TASCHE

Mich überrascht es nicht, dass das menschliche Gehirn solche Pro­ bleme mit dieser Informationsflut hat. Andererseits ist es auch seltsam, dass die menschliche Spezies es nicht schafft, ihre selbst geschaffenen Systeme zu nutzen. Wir haben eine Umgebung gebaut, die dem Gehirn völlig fremd ist. Daher ist es vermutlich logisch, dass das Gehirn sich so schlecht an all die wichtigen Details erinnert – unglaublich frustrierend.

Hatten Sie auch schon mal das schreckliche Gefühl, dass das Wissen Ihnen quasi »auf der Zunge liegt«, aber nicht herauskommt? Mit etwas Glück erinnern Sie sich später wieder. Falls nicht, ist es wahrscheinlich für immer weg. Sie könnten im Auto eine wahnsinnig gute Idee gehabt haben, die beim Einparken wieder verschwunden ist, und nun ärgern Sie sich den ganzen Tag darüber.

Gut zu wissen, dass dieses Risiko durch schnelles Offenlegen der Informationen reduziert wird.

Durch das Festhalten der Informationen sichern Sie Ihren bewussten Output und verringern das Risiko, die Details zu vergessen. Sie dürfen beruhigt loslassen, dem Gehirn in Ihrer Tasche vertrauen und müssen nicht befürchten, sich alles noch einmal ausdenken zu müssen.

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Denken Sie einmal über den Wert dieser Informationen nach – einer Sammlung der Verbindungen, die Ihr Hirn geknüpft hat. Das Werkzeug zum Speichern dieser Informationen ist unglaublich wertvoll und wird vielleicht zu Ihrem nützlichsten Werkzeug. Die Kultivierung dieses Objekts ist ein wunderbares Gefühl, mit dem Sie den Ärger des Vergessens ersetzen können.

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WICHTIGE PUNKTE

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GEWOHNHEIT 2

VERARBEITUNG

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AUSLÖSER 9. DIE TÄGLICHE ÜBERPRÜFUNG

Sie machen sich hoffentlich schnell mit dem Gedanken vertraut, Ideen festzuhalten. Jetzt müssen Sie etwas damit anstellen. Gewöhnen Sie sich unbedingt an, die Liste mit den Aufgaben zu überprüfen.

Konsistenz verhindert, dass sich »Kram« anhäuft und Sie blockiert.

Außerdem hilft sie, dass Ihre Informationen nicht verlorengehen.

Idealerweise schauen Sie sich Ihr Aufzeichnungswerkzeug jeden Tag an. Das können Sie zum Beispiel machen, wenn eine dieser Bedingungen eintritt: nnWenn

Sie sich müde oder »hirntot« fühlen Sie sich morgens/abends an den Computer setzen nnWenn Sie sich einen Kaffee geholt haben nnWenn Sie von einem Meeting zurückkommen nnSobald

All diese Situationen können »Scheinarbeit« auslösen. Bei den meisten Menschen bedeutet dies das zwanghafte Prüfen auf E-Mails oder soziale Medien, das Einschieben eines kleinen Spielchens oder das Herumfummeln am Make-up. Man muss dabei nicht viel nachden30

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ken. Solche Aktivitäten sind reizvoll, weil unsere höheren kognitiven Funktionen von sich aus erst einmal faul sind. Es ist daher einfach, Zeit mit Scheinarbeit zu verplempern, obwohl es etwas Wichtigeres zu tun gibt.

Dieses Phänomen – »hirntote« Aufgaben sind leicht und attraktiv – verrät uns etwas Wichtiges. Ziemlich oft möchte man gar nicht das Gefühl haben, man würde arbeiten. Statt Schuldgefühle zu haben, weil man prokrastiniert, ist es vielleicht besser, in dieser Zeit Aufgaben zu erledigen, die ebenso einfach, aber nützlicher sind.

Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie aufgezeichnete Aufgaben prüfen und Entscheidungen darüber treffen. Das geht schnell, ist einfach und kann zu einem Reflex werden. Es ist damit ideal, um sinnlose Scheinarbeit durch eine einfache und produktive Gewohnheit zu ersetzen.

Ein einfacher Auslöser Ein einziges Aufzeichnungswerkzeug für Aufgaben hat viele Vorteile.

Diese »Inbox«, in der viele Quellen zusammenlaufen, ist viel eindeutiger, als es eine Sammlung aus Notizbüchern, Klebezetteln und halb vergessenen Erinnerungen auf Ihrem Handy jemals sein kann. Das Aufzeichnungswerkzeug lässt sich deshalb auch spontan prüfen – Sie verpassen mit Sicherheit nichts.

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10. DAS VERLANGEN NACH VOLLSTÄNDIGKEIT

Der Zeigarnik-Effekt: eine Tendenz, sich an Muster und Ziele zu erinnern, die unvollständig sind und deshalb aufdringliche und störende Gedanken verursachen, bis wir uns aufgerafft haben, die Aufgabe abzuschließen.

Ich habe oft das Gefühl, mein Geist würde gegen mich arbeiten; ich scheine Dinge zu tun, die nützlich sein sollten, aber eigentlich ein Hindernis darstellen. Der Zeigarnik-Effekt bezeichnet die Tatsache, dass Sie versuchen, Lieder zu Ende zu singen, die Sie nur teilweise gehört haben – was dazu führt, dass Ihnen das Lied einfach nicht aus dem Kopf gehen will. Er sorgt dafür, dass Sie sich an unvollendete Dinge erinnern. Im Prinzip nervt das Unterbewusstsein das Bewusstsein, wichtige Dinge zu definieren, zu planen und abzuschließen. Diese störenden Gedanken verursachen ein Gefühl des Widerstreits zwischen dem, was Sie gerade machen, und dem, was Sie möglicherweise machen sollten. In der Folge sind Sie bei beidem weniger effektiv. Sie sollten versuchen, diesen Drang zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Ich werde Ihnen zeigen, wie das geht.

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WAS TUN 11. ENTSCHEIDUNGSBAUM

Beim Verarbeiten Ihrer aufgezeichneten Aufgaben nutzen Sie am besten einfache, allgemeingültige Verben: nnLöschen nnArchivieren nnMachen 33

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nnDelegieren nnVerschieben

Diese Liste bildet eine Kette einfacher Entscheidungen: WOLLEN SIE DIE AUFGABE ERLEDIGEN? Das ist die wichtigste Frage, weil damit die Art von Qualitätskontrolle durchführen können, die Sie beim Festhalten der Ideen bewusst vermieden haben. nnFalls

ja, gehen Sie weiter zur nächsten Entscheidung. nnFalls nein, löschen oder archivieren Sie die Aufgabe; zum Archivieren könnten Sie eine »später/vielleicht«-Liste anlegen oder sie irgendwo aufschreiben.

AUFGABEN LÖSCHEN nnWenn Sie an dieser Stelle »Nein« sagen, reduzieren Sie die Mehr-

deutigkeit im System und fokussieren sich. ist es, den ganzen Müll auf einmal zu löschen. Es wird Müll geben, weil Sie alles festgehalten haben. Dieser Schritt bringt Vernunft zurück ins System. nnAlles, was dann noch bleibt, verdient es, da zu sein. nnDas wirft die Frage auf: »Warum verdient es das?« nnDie Antwort erleichtert den weiteren Entscheidungsprozess. nnEffizient

KANN ICH ES IN WENIGER ALS 2 MINUTEN SCHAFFEN? Die »Zwei-Minuten-Regel« ist aus demselben Grund sinnvoll: Sie verhindert »Beschäftigungstherapie«. nnFalls

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ja, machen Sie es gleich. Es würde genauso lange dauern, erst etwas anderes damit zu anzustellen, deshalb können Sie es auch gleich erledigen. nnFalls nein, schreiben Sie die Aufgabe und das gewünschte Ergebnis auf und gehen Sie zur nächsten Entscheidung weiter.

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BIN ICH DIE RICHTIGE PERSON DAFÜR? Ob das relevant ist, hängt davon ab, worum es geht. In einem Team ist die Frage wichtig und muss vielleicht noch vor der Zwei-Minuten-Regel entschieden werden. nnFalls nnFalls

nein, delegieren Sie an die richtige Person. ja, gehen Sie zum nächsten Abschnitt weiter.

Sie haben die Liste auf die machbaren Aufgaben reduziert. Diese können nicht sofort abgehakt und auch nicht delegiert werden.

Sie können sie nun nur noch verschieben und sich später darum kümmern. Diese Routine ist ausgesprochen stark, weil sie Ihnen einen Mechanismus liefert, sich dann an Informationen zu erinnern, wenn es relevant wird. Ich zeige Ihnen später, wie Sie auf der Grundlage dieser Gewohnheit ein ausgeklügeltes System aus Projekten und Kontexten aufbauen. Jetzt bleiben wir erst einmal bei dem einfachen System.

Hier sind einige Vorgehensweisen: nnEine

einfache »To do«-Liste, geordnet nach Dringlichkeit.

Tagesplaner, der die Dringlichkeiten berücksichtigt, allerdings auf Tagesbasis. nnEin Kalender-/Planungssystem, jedoch ohne das Konzept der Dringlichkeit, mit dem Sie eine tägliche »To do«-Liste aufbauen können. nnEin

Stephen Covey, Autor von The Seven Habits of Highly Effective People, beschrieb ein Prinzip, »große Brocken« zu definieren: wichtige und proaktive Aufgaben, die Projekte voranbringen. Definiert man jeden Tag einige dieser Aufgaben, kann man sich immer eine als Priorität aussuchen. Das lässt Raum für viele kleine Brocken: kleinere Aufgaben, die man im Laufe des Tages abhaken kann.

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WAS SIE BEKOMMEN 12. ABGEHAKT

Die Entscheidungen beim Verarbeiten von Aufgaben helfen Ihnen, die Mehrdeutigkeiten auszuräumen, die kognitive Dissonanzen auslösen.

Vor allem bekommen Sie ein Gefühl der Vollständigkeit. Sie können sich sicher sein, dass Sie für jede Aufgabe die passende Entscheidung gefunden und das Problem widerstreitender Prioritäten verringert haben. Durch die »To do«-Listen erinnern Sie sich rechtzeitig an verschobene Aufgaben, so dass Sie diese erst einmal vergessen dürfen. Sie können besser kontrollieren, wann Sie was machen, und gewinnen die Freiheit, sich um die wichtigsten Dinge zu kümmern.

Außerdem fühlt es sich gut an, den Müll auszusondern und sofort erledigte Aufgaben abzuhaken. Sie haben sozusagen etwas geschafft.

Deshalb ist dies eine Gewohnheit, die sich leicht beibehalten lässt, auch wenn sie zu Anfang etwas Disziplin erfordert.

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WICHTIGE PUNKTE

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Ben elijah ist Coach, Speaker und Autor. Er arbeitete in einigen der weltgrößten Technologie-Unternehmen und hilft nun Privatpersonen und Firmen, in einer komplexen Welt besser mit widersprüchlichen Informationen umzugehen.

DAS BUCH DER PRODUkTIVITäT ISBN 978-3-907100-79-0, Euro 14.90, CHF 22.00 Midas ManageMent Verlag | www.Midas.ch