NUMÉRO SPÉCIAL
© Emmanuel Grimault
JUIN 2014
EDITORIAL
1re étape : dématérialisation de la chaine comptable et financière À terme : dématérialisation de la gestion du courrier, des dossiers de subventions, des ressources humaines, des marchés publics
Joël Neyen Directeur Général des Services de la Région Midi-Pyrénées
La dématérialisation : une nécessité…
… et une opportunité Au-delà de la contrainte réglementaire, la question se pose, pourquoi la dématérialisation ? Pourquoi modifier ce qui fonctionne déjà ? De 2006 à 2013, le nombre de mandats émis par la collectivité a progressé de 22 %, soit 10 000 mandats supplémentaires, et autant, voire le double ou le triple de pièces de paiement pour certains mandats. Une évolution considérable, sous l’effet des compétences nouvelles dévolues à la Région. La période qui s’ouvre devrait encore voir ce nombre augmenter rapidement : gestion des fonds européens, compétences nouvelles ou étendues. 15%* de l’activité d’une entité (entreprise ou administration) est consacré à la gestion des documents papiers, et le passage à la dématérialisation d’un processus permet un gain de temps de traitement de l’ordre
© Christian Nitard
Le 1er janvier 2015 : les échanges entre ordonnateur et comptable se feront uniquement par flux électroniques. Face à cette évolution réglementaire majeure, la Région a engagé en janvier 2013 le projet de la dématérialisation de la chaine comptable et financière. Objectif : dématérialiser le plus en amont possible toutes les pièces justificatives de paiement dans la collectivité, et transformer les flux papiers actuels existants entre les services, en flux électroniques. Jusqu’à la fin de l’année et afin d’être opérationnel en janvier, ce chantier mobilisera tous les acteurs concernés. Une équipe pluridisciplinaire pour le projet de Dématérialisation de la chaîne comptable et financière (de gauche à droite) : Pierre-Dominique Lauret pour la Direction des Systèmes d’Information, Stéphane Serre et Laurent Buisson pour la Direction des Affaires Financières, Hélène Saint Macary (DSI) et enfin Marc Andrieu, le Chef de projet (DAF).
de 40 % (limite les photocopies, supprime les doublons, les tâches redondantes…). Ce projet ambitieux permettra donc à nos collaborateurs de se recentrer sur les fonctions essentielles d’instruction, de contrôle et de certification. Mais la chaine comptable et financière n’est qu’une première étape. À terme, la gestion du courrier, des dossiers de subventions, des ressources humaines, des marchés publics, sera également dématérialisée en amont de la phase de paiement. Les outils en cours d’acquisition intègrent cette stratégie, ils seront réutilisables pour une dématérialisation élargie. Modernisation et adaptation du service public, la Région a fait le choix de la dématérialisation.
De par ces enjeux et les pratiques nouvelles qu’il emporte, j’ai souhaité que ce projet soit doté d’un fort volet de communication interne et d’accompagnement au changement, afin d’informer et de former les agents régionaux. Ce numéro spécial du Nouvel Atrium marque le début d’une période intense qui nous conduira jusqu’en 2015. *Source : étude 2014 menée par le Ministère de l’Economie
Rencontre
« Un projet majeur pour l’institution » Pour mieux cerner les enjeux de la Démat : le Directeur
Electronique des Documents*, on saura à tout moment le localiser, de son arrivée à son abouJPPM : L’idée centrale, c’est qu’à tissement (le paiement). En tant son arrivée à la Région, toute qu’utilisateurs, nous serons moins facture ou tout document est écrasés par la masse des docuscanné et classé une bonne fois ments à gérer. pour toutes, pour tout AC : Avec les nouvelles le monde. Le scan technologies mises en du document circule place, nous poursuivons ensuite entre les dif- Nous nos efforts de fluidififérents acteurs. C’est basculons du cation et de standardile principe central. tout-papier au sation de nos systèmes Jusqu’à maintenant, tout-numérique d’information : « l’urbanotre process était nisation des systèmes basé sur la production d’info ». Anciennes et de pièces justificatives papier. nouvelles applications doivent Désormais ce sera dématérialisé. former un système cohérent, balisé, avec des chemins clairs. Le Qu’attend-on de ce projet ? tout sera plus facile à entretenir JPPM : L’accélération et la sécuriet à développer. sation des paiements, d’abord. On
La dématérialisation de la chaîne comptable, en quelques mots ?
estime à environ 50 % le gain de temps pour le délai de paiement. La disparition d’une énorme quantité de papier, ensuite, avec la fin de tous ces documents photocopiés et archivés cinquante fois, qui circulaient à tous les étages. Une traçabilité extraordinaire, enfin : grâce à la Gestion
Dans quelle mesure les agents régionaux sont-ils impactés ? JPPM : Toutes les pratiques des acteurs de la collectivité sont concernées. On touche à l’organisation de tous les métiers, d’où le pilotage du projet par l’équipe de direction générale.
© Christian Nitard
Général des Services a désigné deux directeurs pilotes du projet (Jean-Pierre Poncet-Montange, DAF - Alain Ceschiutti, DSI), Marc Andrieu, chef de projet (DAF) et une équipe constituée de tous les Directeurs Généraux Adjoints des Services.
Un projet porté par deux directions, (de gauche à droite) Marc Andrieu chef de projet, Jean-Pierre Poncet-Montange (DAF) et Alain Ceschiutti (DSI).
AC : Avec de nouveaux outils comme le parapheur électronique, il y aura des gains de productivité pour les agents. Les tâches à plus grande valeur ajoutée (instruction, contrôle) pourront se déployer. En outre, les postes de travail vont être adaptés, dans un esprit d’ « ergonomie intelligente ». JPPM : Les pratiques vont se moderniser. Un tri plus aisé, un classement plus facile, une recherche sans manipulation de papier : d’une certaine façon, le travail sera allégé et surtout sécurisé.
travail ont également permis d’identifier les besoins pour les nouveaux outils logiciels (LADRAD, scan…)*. À présent, nous allons revenir vers les directions pour caler le dispositif : ateliers, tests, paramétrages… AC : Communication interne, ateliers, présentations, formations : tout un accompagnement est prévu.
Au final, que retenez-vous de ce projet ?
JPPM : L’impression d’avoir touché au cœur de l’ensemble de nos métiers. On touche à MA : Nous basculons Un tel changement l’organisation du tout-papier au toutimplique un de tous les numérique. C’est un accompagnement… saut technologique MA : Un important métiers imposé, mais que nous travail de fond a été anticipons et préparons. fait, par exemple avec AC : C’est un grand et beau les instructeurs des demandes projet. de paiement. Des groupes de * Voir significations en dernière page
Les Grandes étapes Mai-août 2014
cadrage, installation et paramétrage de la solution sensibilisation du personnel (sessions d’information, ateliers, guide interactif)
Septembre-novembre 2014
Octobre-déc
tests, recette et validation
formation du p
mise en place de l’Intranet « Démat »
ateliers
Zooms L’accompagnement du changement : cap sur la formation !
Vers une véritable e-administration
Qui dit changement dit adaptation, qui dit adaptation dit formation ! Avec la Démat, la formation est conçue comme partie intégrante de la conduite du changement. En lien avec la DRH, la société chargée de la mise en œuvre de la dématérialisation de la chaine comptable organisera des parcours de formation spécifiques. Prévus dans le courant du second semestre 2014, ils permettront d’acquérir les nouvelles modalités d’instruction des flux financiers et des pièces justificatives. Chaque agent bénéficiera d’une formation adaptée à son niveau d’utilisation du produit final et à son profil.
Parmi les objectifs majeurs de la dématérialisation, il y a celui-ci : améliorer le service rendu aux usagers et aux partenaires. Une amélioration qui passe par une accélération et une optimisation des échanges avec la Région. Deux moyens seront déployés auprès de deux cibles majeures : • Pour les bénéficiaires de subventions et d’aides, une téléprocédure sera mise en place, avec un identifiant unique (le n° de dossier) pour les demandes de paiements et le dépôt de pièces justificatives pour chaque bénéficiaire ou prestataire. • Pour les fournisseurs, un portail extranet sera créé, pour assurer le suivi des paiements. Avec ce renforcement de l’e-administration, c’est une diminution des délais de paiement et une meilleure communication Région / extérieur, qui se mettra en place.
Une nouvelle ère pour la comptabilité et le suivi des marchés
La plus-value environnementale : « + d’échanges immatériels = moins de papier » N’ayons pas peur des mots : la
dématérialisation représente une vraie révolution écologique ! Chaque année, une quantité astronomique de documents de comptabilité étaient reçus et archivés (bordereaux, titres, mandats, pièces justificatives…).
nouveaux outils d’exécution des marchés publics et des bons de commandes. Articulés avec l’outil de passation des marchés publics PALOMA, mais aussi avec le suivi technique des marchés de la formation professionnelle (ARCA-ZEPHIR) et des travaux des Lycées (ORYSON), ils se déploieront à l’ensemble des services et concerneront absolument tous les marchés, à partir du 1er euro. D’après Laurent Buisson, en charge du dossier à la DAF, « les directions pourront réaliser de manière uniformisée un suivi de leurs marchés, de leurs bons de commande et de leurs factures, en lien avec la comptabilité d’engagement et le mandatement ». Ainsi, après la phase d’expérimentation d’avril à octobre 2014 pour quatre directions pilotes (DSI, DLOG, DCOM, DES-EFE), l’accès à « e-marché » et à « e-commande » sera effectif.
La Démat va permettre une réduction massive de ce volume, tant du papier reçu que du papier archivé, grâce à la plus grande précision de l’archivage électronique. Avec la Démat, la préservation de l’environnement, c’est du concret.
Réunion plénière de présentation Le vendredi 4 juillet 2014 de 10h à 12h en salle d’Assemblée
cembre 2014
personnel
Avec les bien-nommés « e-marché » et « e-commande », la Région se dote de deux
1er janvier 2015
mise en œuvre pour les Dépenses Directes (commande publique), la RH et les Aides Individuelles
1er Avril 2015
mise en œuvre pour les subventions
€
Comprendre la Démat 2 Préparation des lots à numériser
3 Numérisation des feuillets
1 Réception et ouverture des documents
4 Indexation et classement des pièces
G.E.D 8 Transmission au Payeur régional
Workflow 5 Distribution des demandes
2 7 Validation de l’instruction
6 Instruction de la demande
Les 6 notions clés La GED - Gestion Electronique de Document
C’est un procédé informatique qui, grâce à des systèmes d’acquisition et d’indexation, organise et gère des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation, selon leur cycle de vie – de la création à l’archivage –.
Le SCAN - Numérisation
Le scan est le passage de données sur support papier vers un support numérique, grâce à un scanner ou une imprimante. Les données peuvent alors être traitées informatiquement.
LAD-RAD - Lecture Automatique de Document et Reconnaissance Automatique de Document
LAD : Lecture fine et précise de documents numérisés. Elle possède des fonctionnalités qui lui permettent d’interpréter ou de vérifier les données d’un document (corrections automatiques, vérifications de chiffres…) RAD : Distinction et classement automatique de différents types
Directeur de la publication : Martin Malvy, Président de la Région Midi-Pyrénées. Coordination : Catherine Bonnet, Dominique Dader (DCOM). Rédaction : M. Franchini, C. Bonnet. M. Lavayssière. Photos de une : Christian Nitard (portrait et groupe) Recherche icono : N. Camberoque, C. Malbosc Création : Denada.
de documents. Une aide précieuse à la gestion électronique des documents.
OCR - Reconnaissance Optique de Caractère
Transcription en fichier texte d’un document numérisé. La partie textuelle interprétée est directement modifiable sous « Word ».
WORKFLOW - Les Flux de travaux
C’est le flux des travaux entre les différents acteurs d’un processus électronique. Il permet de répartir les tâches, de préciser les cheminements des documents, d’identifier les intervenants, de déterminer les délais et les modes de validation.
Le parapheur électronique
Logiciel faisant office de parapheur. Il permet la circulation et surtout la validation d’un document électronique, suivant un circuit défini. Les acteurs signataires des documents peuvent apporter des annotations (le post-it électronique !), l’intégrité du document reste préservée.