INFORME DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL RESULTADO ANÁLISIS: CAPACIDAD DE ADMINISTRACIÓN
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Bucaramanga, 16 de junio de 2010 Señores Empresarios Gerentes PYMES Ciudad
Respetados Señores: Con base en la encuesta realizada, nos permitimos presentar el resultado del análisis de la capacidad de administración de su empresa. Este resultado permite tener una idea inicial de las debilidades detectadas, base para establecer las recomendaciones y acciones necesarias para implementar un proceso de mejoramiento que permita superar estos problemas. Cualquier información adicional con gusto Agradeciendo de antemano su amable atención,
la
atenderemos
de
inmediato.
Cordial Saludo,
Alvaro Castilla Ramírez Consultor
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Capacidad de Administración Para administrar adecuadamente una empresa, el Gerente y/o propietario requiere al menos contar con los siguientes elementos: Procesos: • • • • •
Compras. Producción. Comercial. Estratégico. Responsabilidad Social.
Controles: • • • •
Análisis Mensual de Estados Financieros. Auditorías. Indicadores de Gestión. Revisión Planificación.
Herramientas: • • •
TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones). Sistema de Planeación. Sistema de Conocimiento.
La encuesta que fue contestada busca identificar el estado de cada uno de estos componentes al interior de la empresa. Si tiene o no tiene y como los está utilizando. Como resultado de la aplicación de esta encuesta y de la conversación sostenida con el empresario, los resultados obtenidos son los siguientes:
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CAPACIDAD DE ADMINISTRACION
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Variables Evaluadas
PROCESOS
ESTADO COMPRAS
Si Tiene
PRODUCCION
Si Tiene
COMERCIAL
Si Tiene
ESTRATEGICO
Si Tiene
SOCIAL
No Tiene
FINANCIEROS
No Tiene
0,38 38%
CONTROLES
0,25 AUDITORIAS
Si Tiene
25% INDICADORES
No Tiene
PLANIFICACIÓN
No Tiene
$ TICS 31.445.000 Disponibilidad 38% Ineficiencia Costo 62,30% 19.590.235 HERRAMIENTAS 0,45 45%
PLANEACIÓN $ 5.000.000 Disponibilidad 60% Ineficiencia Costo 40% 2.000.000
$ CONOCIMIENTO 10.000.000 Disponibilidad 38% Ineficiencia Costo 63% 6.250.000 $ $ 46.445.000 27.840.235 CAPACIDAD DE ADMINISTRACION 38% 0,38
INDICADORES En ROJO: PROCESOS Y CONTROLES. En NARANJA: HERRAMIENTAS En VERDE: NINGUNO RIESGOS ASOCIADOS A LA SITUACIÓN ENCONTRADA Email: pymes@migbs.com Movil 300 823 3581 / 316 497 5206 Web: www.migbs.com/consultoria Teléfono: 6475596 Línea 018000-11-4270 Bucaramanga Colombia
Nivel de Riesgo
Área
Riesgo
(Escala 1-3) 3 corresponde a Alto Riesgo
3
3
PROCESOS
CONTROLES
2
HERRAMIENTAS
3
CAPACIDAD DE ADMINISTRACION 38%
La empresa no tiene definido y claros los procesos básicos: Compras, Producción y Comercial. Esta situación hace que el proceso administrativo sea vulnerable y dependiente de la(s) persona(s) que tienen el manejo de la empresa. Al no estar definidos y debidamente formalizados estos procesos, se pierde tiempo, se generan ineficiencias y redundancias que son costosas para la empresa. Riesgo Alto
Los controles no pueden residir en la cabeza del gerente, estos deben ser parte de la empresa. Su revisión y discusión son necesarias y deben hacer parte de un proceso más amplio integrado con los procesos de planeación. Como individuos, no somos lo suficientemente objetivos y disciplinados para evaluarnos y controlarnos nosotros mismos. Riesgo Alto Al no existir procesos y controles debidamente formales, las herramientas no desempeñan correctamente su función y la información que generan no se utiliza para la toma de decisiones. Ante esta situación, cualquier inversión en ellas se pierde por la falta de los procesos y controles que permiten utilizar de forma adecuada y eficiente las herramientas. Esta situación genera ineficiencias en las inversiones realizadas, castigando la productividad de la empresa. Riesgo Alto.
El resultado obtenido muestra una baja capacidad de administración. Al tener una baja capacidad de administración, el proceso de toma de decisiones es muy riesgoso, ya que la operación no se está controlando. Una baja capacidad de administración puede generar problemas de productividad, haciendo que la operación destruya valor. RIESGO ALTO
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RESULTADO DE EFECTIVIDAD EN EL USO DE LAS HERRAMIENTAS
Herramientas
TIC
PLANEACION
CONOCIMIENTO
Inversión
$31.445.000
$5.000.000
$10.000.000
Efectividad
38%
60%
38%
Overhead
$19.590.235
$2.000.000
$6.250.000
Sobre costo resultado de la ineficiencia en el uso de las herramientas.
Con base en el nivel de la CAPACIDAD DE ADMINISTRACION que tiene actualmente la empresa, con problemas por la falta de procesos, procedimientos y controles, la inversión en herramientas administrativas está generando ineficiencias que a la fecha de la aplicación de este diagnóstico se valorizaron en:
Valor Total de la Ineficiencia en el uso de las herramientas.
$27.840.235
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RECOMENDACIONES CAPACIDAD DE ADMINISTRACION Las recomendaciones aquí planteadas se basan en los resultados del diagnóstico empresarial, por esta razón su alcance es limitado y su presentación busca identificar los principales puntos críticos detectados como base para poder implementar un proceso de mejoramiento que permita mejorar la CAPACIDAD DE ADMINISTRACION DE LA EMPRESA. El nivel en la capacidad de administración no es un indicativo que la empresa este bien o mal, solamente indica que existe una debilidad o fortaleza relacionada con este proceso. Tomar en cuenta: 1. Formalizar, definir e implementar procesos y procedimientos que los miembros de la empresa conozcan, comportan y cumplan. Es necesario desarrollar inicialmente los procesos básicos, Compras, Producción y Comercialización. Una vez consolidados estos, es necesario incorporar los procesos relacionados con el tema estratégico. 2. El control tiene sentido, solamente cuando se empiezan a implementar los procesos. Sin embargo, es necesario empezar a trabajar el tema del control de los estados financieros. 3. Se debe tener cuidado con las inversiones realizadas en herramientas, este proceso debe ir de la mano de los procesos y controles, de lo contrario las inversiones realizadas se pueden volver ineficientes generando sobrecostos para la empresa.
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