GBS2010-TOURGESTIONCOMERCIAL by GBS, La Casa Colombiana de Software

Gesti贸n Comercial

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TOUR DE GESTION COMERCIAL GBS 2010 ¡Bienvenido! Para empezar a trabajar en el modulo de Gestión Comercial primero se deben parametrizar los datos principales como son el Inventario Inicial, Clientes, Proveedores y Plan de Cuentas, para lo cual GBS entregara unas hojas de Excel modelos con un ejemplo pequeño para que cada usuario pueda realizar el ejercicio. 1. IMPORTAR CLIENTES Y PROVEEDORES Para importar la hoja de vida de Clientes y Proveedores se verifica que la hoja de Cálculo de Excel contenga los siguientes campos: CODIGO CONTABLE DEL PUC PARA IDENTIFICAR LA DEUDA DEL CLIENTE O DEL PROVEEDOR: 1305.05 (Clientes), 2205.05 (Proveedores) CODIGO DEL TERCERO: 00001, 00002 en consecutivo o, MA005 utilizando las letras iniciales del tercero + un número consecutivo TIPO DE IDENTIFICACION: (13) para las personas que tienen cedula o (31) para las empresas que tienen NIT entre otras. Nº DE IDENTIFICACION: Numero del NIT o de la CEDULA correspondiente al cliente o proveedor. EJ. 890658365-1 NOMBRE COMERCIAL: Nombre de la empresa o de la persona que será cliente o proveedor, EJ. Calzado Amatista o Claudia Sarita Rincón PRIMER NOMBRE: En caso de Empresa no se digita, en caso de persona Natural se digita el Primer Nombre EJ: Claudia SEGUNDO NOMBRE: En caso de Empresa no se digita, en caso de persona Natural se digita el Segundo Nombre EJ: Sarita PRIMER APELLIDO Y SEGUNDO APELLIDO (PARA MEDIOS MAGNETICOS): En caso de Empresa no se digita, en caso de persona Natural se digita el Primer y Segundo Apellido EJ: Rincón DIRECCION Y TELEFONO: Datos opcionales pero de importancia para medios magnéticos. LISTA DE PRECIOS: Precio preferente que se le asigna al cliente para el momento de la venta, este precio se genera a los productos que se van a vender, EJ PUB: Precio Publico (Articulo1:50000), MAY: Precio al por Mayor (Articulo1:40000) la lista 2 tiene 10000 de diferencia y todos los productos que se vendan a esa persona irán con el precio que contenga la lista de precios MAY. CIUDAD DEL CLIENTE: Código según la DIAN que corresponde a la ciudad de residencia del cliente. DEPARTAMENTO: Código según la DIAN que corresponde al Departamento de residencia del cliente.

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CORREO ELECTRONICO. STATUS (ESTADO DEL CLIENTE): Estado en el que se encuentra actualmente el cliente o proveedor con la empresa La hoja de Excel para el proveedor es la misma que la del cliente, las siguientes graficas son un ejemplo de cómo se deben llenar: Este es un ejemplo de cómo se deben llenar los datos. Código PUC 1305.05 1305.05 2205.05 2205.05

Código Tercero C0001 C0002 P0003 P0004

Tipo Nº ID. ID. 13 13586952 31 840956325-1 31 900258963-2 31 841236578-7

Nombre 1 Nombre 2 Nombre 1 Apellido Comercial Alejandra Guerrero Alejandra Guerrero Comestibles la 51 José Manuel Urbina Pasabocas Real El principe

2 Apellido

Dirección

Teléfono

Cll 2 28 -07

6452536 6523145 6354896 6941253

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2. Para importar el Inventario Inicial se verifica que la hoja de Cálculo de Excel contenga los siguientes campos: CODIGO O REFERENCIA: Código numérico o alfanumérico con el que se va a identificar el Artículo. CANTIDAD: Existencia actual de cada Artículo. PRECIO COSTO: Precio de Compra del Articulo antes de IVA. NOMBRE ARTÍCULO: Nombre como se identifica el articulo. BODEGA: Código de tres caracteres con el que se identifica la Bodega en la que se almacenarán los Artículos. CODIGO DE PROVEEDOR DE LOS ARTICULOS: Código de la persona que me provee el producto, este debe ser de 5 caracteres LINEA: Código de tres caracteres que identifican el grupo al que pertenece el articulo. PRECIO DE VENTA: Valor de venta del Articulo antes de IVA. %DE IVA: Porcentaje de IVA que tiene el producto ej. 16 o 0. CODIGO IVA: Código de tres caracteres creado para el porcentaje del IVA ej. GRA o EXC. CUENTA CONTABLE DE INVENTARIOS: Cuenta del PUC asignada al Articulo Ej 1435.05 UNIDAD: Código de tres caracteres de la unidad de medida mínima del Articulo, ej. UND, MTR, GRS, KGR, CMR. www.migbs.com

Código

CTD

Bodega

Proveedor

Línea

Vl.Venta

% IVA

Cod IVA

Cuenta

Unidad

10400

37.586 Empaque cafetero No. 10

PRI

00006

EMP

15000

EXC

1435.05

EMP

70250

10.649

Tela papera de 1 metro

PRI

00006

TEL

75000

GRA

1435.05

TEL

280030

1.473

Tela artesanal

PRI

00006

TEL

300000

GRA

1435.05

TEL

400700

1.135

Soga de fique de ½”

PRI

00006

SOG

430000

GRA

1435.05

SOG

400900

758

Soga de fique de 5/8”

PRI

00006

SOG

430000

GRA

1435.05

SOG

1,27

Soga de fique de 1 1/4”.

PRI

00006

SOG

432000

GRA

1435.05

SOG

401400 10,000

Vl. UNI.

Nombre

3. Y por ultimo para subir el PUC se verifica que la hoja de Cálculo de Excel contenga los siguientes campos: CODIGO CONTABLE DEL PUC NOMBRE DE LA CUENTA NATURALEZA DE LA CUENTA (DEBITO (D) O CREDITO (C)) TIPO DE CUENTA (SI ES UNA CUENTA DE RETENCION LLEVA R SINO T) PORCENTAJE A APLICAR (EJ. 2365.40 % = 3,5) SALDO INICIAL DE CONTABILIDAD

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Una vez terminadas las hojas de Excel se procede a agregar o modificar los Tipos de Documentos Fuentes (CE, CI, FE, FC), Los TIPOS DE IVA (EXC, GRA), las Líneas de Artículos, Bodegas del sistema, las cuales se pueden alimentar por el Menú Tablas del Módulo de Gestión Comercial: Ver Manual Gestión Comercial (desde la pág.11). Una vez hecho esto se procede a importar cada una de las hojas de Excel, empezando por el plan de cuentas, seguidos por los clientes y proveedores y por último el inventario. ¿Cómo?, para ver el procedimiento de Importar el PUC abrir el Manual de Contabilidad General (Pág.25), el procedimiento de Importar los Clientes y Proveedores Ver Manual Gestión Comercial (pág.15 y pág.19) y por último para Importar el Inventario Inicial Ver Manual Gestión Comercial (pág.30) Luego de importar el Inventario Inicial se debe archivar para que el programa obtenga las existencias definitivas. (Ver pág. 43 En el Módulo de Gestión Comercial) Ahora iniciamos con los ejercicios de Facturación: 1. Grabar Ventas.

Ir en el Menú Principal a la Opción Mis Documentos Grabar/Actualizar, seleccionar la Opción 1. Facturar Ventas. Se incluirá un nuevo encabezado y Transacción con los datos siguiente: TIPO: FC NUMERO: FC000001 EMISION: 01/11/2008 VENCE: 01/12/2008 CLIENTE: CAT01 VENDEDOR: CPP01 PRECIO: PMA CODIGO 10400

NOMBRE Empaque cafetero No. 10

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CANTIDAD

PR UNIT.

PR. *CANT

VR IVA

TOTAL

40,800

81.600

13.056

94.656

400700

Soga de fique de ½”

2,000

6.000

400900

Soga de fique de 5/8”

920

FLETE TOTAL

960

6.960

1.840

294

2.134

8.000

1.280

9.280

89.440

15.590

113,030

¿Cómo? Ir al manual del Modulo de Gestión Comercial en la Página 23 2. Imprimir la factura existente dando clic en el botón pre imprimir... 3. Comprobar que los valores en la factura Impresa son Iguales a los datos de la tabla. CODIGO

NOMBRE

CTD

UNITARIO

COSTO

PR. *CANT

VR IVA

TOTAL

10400

Empaque cafetero No. 10

40,800

75.172

81.600

13.056

94.656

400700

Soga de fique de ½”

2,000

3.405

6.000

960

6.960

400900

Soga de fique de 5/8”

920

1.516

1.840

294

2.134

8.000

1.280

9.280

89.440

15.590

113,030

FLETE TOTAL

43,720

97440

4. Contabilizar el Documento que contiene la Factura de Venta, ¿Cómo? ir al Menú Mis Documentos, La opción 2. Asistente para Contabilizar y seguir dando clic en la Opción Ventas. Seguir los pasos del asistente y dar clic en el Botón de Contabilizar. Escoger desde que documento se va a contabilizar Ej. FC000001 hasta que documento Final Ej. FC000001 FECHA DE DESPACHO 01/11/2008, CODIGO DE ASIENTO FV000001 DE FECHA DE ASIENTO: 01/11/2008. (Ver en Modulo de Gestión Comercial en la Pág. 41) TIPO FC

NUMERO FC0001

EMISIÓN

DETALLE

MONTO

01/11/2008 CONTABIL. FAC FC FC00001

SALDO ACTUAL A 01/11/2008

113.030

SALDO 113.030

113.030

5. Imprimir el Informe de Ventas Contabilizadas (MOVIMIENTOS DEFINITIVOS), y verificar que corresponda a los valores esperados digitados en las facturas de venta. (Ver en el Manual del Modulo de Gestión Comercial la pág. 46).

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6. Imprimir el Informe de Cuentas por Cobrar (ESTADO DE CUENTAS), y verificar que corresponda a los valores esperados digitados en las facturas de venta. (Ver en el Manual del Modulo de Gesti贸n Comercial la p谩g. 46).

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7. Hacer una Devolución a Una Factura. Para hacer una devolución el proceso se simplifica porque se hace de la misma forma que una Factura de Venta pero escogiendo un Tipo de Documento diferente (DE o DC) ir al Menú Mis Documentos, La opción Grabar Actualizar y seguir dando clic en la Opción Ventas. Se incluirá un Nuevo encabezado con los datos Siguientes: TIPO: DC NUMERO: DC000001 DE: 05/11/2008 CLIENTE: CAT01 VENDEDOR: CPP01 PRECIO: PMA DEVOL A FC: FC000001 CODIGO

NOMBRE

CTD

UNITARIO

PR. *CANT

VR IVA

TOTAL

10400

Empaque cafetero No. 10

48.000

7.680

55.680

400700

Soga de fique de ½”

2.000

320

2.320

50.000

8.000

TOTAL

58.000

8. Imprimir la devolución con el modelo de impresión existente (Botón Pre imprimir)... 9. Comprobar que los Valores presentes en la devolución Impresa son Iguales a los Datos de la tabla Anterior. 10. Se Contabilizará el Documento que contiene la Devolución de Venta, ¿Cómo? Ir al Menú mis Documentos, la opción Asistente para Contabilizar, Ventas. Procesar la Devolución Siguiendo los pasos del Asistente y luego clic en el botón contabilizar. Desde el Documento Inicial: DC000001 Hasta el Final: DC000001 Fecha de Despacho: 01/11/2008 Código de Asiento: DC000001 de Fecha de Asiento: 01/11/2008 11. Imprimir el Informe de Ventas Contabilizadas (MOVIMIENTOS DEFINITIVOS), y verificar que corresponda a los valores esperados digitados en la Devolución de facturas de venta. (Ver en el Manual del Modulo de Gestión Comercial la pág. 42) CODIGO

NOMBRE

CTD

UNITARIO

COSTO

PR. *CANT

VR IVA

TOTAL

10400

Empaque cafetero No. 10

48.000

37.586

48.000

7.680

400700

Soga de fique de ½”

2.000

1.135

2.000

320

2.320

50.000

38.721

50.0000

8000

58.000

TOTAL

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55.680

12. Imprimir el Informe de Cuentas por Cobrar (ESTADO DE CUENTAS), y verificar que corresponda a los valores esperados digitados en la Devolución de facturas de venta. EL VALOR DE DEUDORES ES DE $113.030-58.000 (FACTURA-DEVOLUCION) = $55.030 13. Hacer Recaudo de la Empresa (Pago de mi Cliente a una deuda pendiente) En el Menú Mis Documentos, la Opción Grabar/Actualizar, Cartera por Cobrar. Incluir un abono del Cliente por medio de un Recibo de Caja (Ver en el Modulo de Gestión Comercial en la Pág. 26) con un Encabezado y Transacción con los Siguientes Datos: TIPO: RC NUMERO: CONTRAPARTIDA: CAJA. TIPO RC

NUMERO 000001

RC000001

EMISIÓN 01/11/2008

DE:

01/11/2008

CLIENTE:

CAT01,

MONTO DETALLE 30.000 RC 000001 ABONO FC 00001

14. Se Contabilizará el Documento que contiene el Recibo de Caja, ¿Cómo? Ir al Menú mis Documentos, la opción Asistente para Contabilizar, Cuentas por Cobrar. Procesar la Devolución Siguiendo los pasos del Asistente y luego clic en el botón contabilizar. DESDE LA FECHA 01/11/2008 HASTA 01/11/2008 CODIGO DE ASIENTO RC000001 DE FECHA DE ASIENTO: 01/11/2008 15. Imprimir el Informe de Cuentas por Cobrar (ESTADO DE CUENTAS), y verificar que el recaudo aparezca en el Informe:

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TIPO

NUMERO

EMISIÓN

DETALLE

MONTO

SALDO

FC0001

01/11/2008 CONTABIL. FAC FC FC00001

103.750

113.030,00

FC0001

01/11/2008 CONTABIL. FAC DV DV00001

-58.000

55.030,00

FC0001

01/11/2008 RC 00001 ABONO A FC 0001

-30.000

25.030,00

SALDO ACTUAL A 01/11/2008

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25.030.00