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FICHA TÉCNICA CONTABILIDAD

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MODULO: CONTABILIDAD GENERAL • Objetivos: 1.

Contabilidad General de GBS es la base del Sistema de Información de la empresa, consolidando los datos originados en los diferentes módulos complementarios, y es el generador de la información que satisface los requerimientos de índole legal, fiscal y de análisis de la situación económica y financiera. Contabilidad General de GBS provee la información confiable y oportuna para la toma de decisiones gerenciales, gracias a la integración con Microsoft Excel que provee en un ambiente gráfico y visual, el mejor entorno para hacer análisis del tipo “que pasaría sí…” o análisis horizontales y verticales. Contabilidad General de GBS facilita la revisión de la información contable por parte de la Gerencia, Contadores y Auxiliares Contables, permitiendo fácilmente ver los resultados del negocio, mediante la exportación de los principales informes a hojas dinámicas de Excel. Contabilidad General de GBS provee herramientas de análisis gerencial, así como la opción de integrarse con el Módulo de Medios Magnéticos DIAN, según normatividad vigente.

• Alcances Generales: Contabilidad General de GBS cumple con los siguientes alcances generales: 1. Facilita el proceso contable desde el registro y monitoreo de los comprobantes contables hasta la generación de las consultas (informes) y reportes de la información financiera y fiscal requerida por los diferentes niveles de la organización. 2. Garantiza la confiabilidad, seguridad y exactitud de los datos y resultados del proceso contable, mediante Asistentes Contables e Informes de Auditoria Contable. 3. Se integra totalmente con los módulos de Presupuesto, Tesorería, Compras, Inventarios, Activos fijos, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Nómina y Medios Magnéticos DIAN. 4. Permite interfaces con aplicaciones complementarias: Importar/Exportar datos. 5. Multiperiódico: permite la apertura simultánea de ilimitados periodos contables y años fiscales. 6. Multiempresa: Permite manejar múltiples empresas o compañías. 7. Facilita la exportación de los principales informes (balance de comprobación) a Office, produciendo documentos de Word, Excel, PDF, HTML que pueden ser modificados y guardados, enviados por E mail, o impresos en un fax remoto. 8. Facilita la impresión de lo los Libros Oficiales e Informes obligatorios según Normatividad DIAN y Cámaras de Comercio.

• Alcances en Configuración: Contabilidad General de GBS permite los siguientes alcances en configuración: 1. Cumple con las normas vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades (privadas o estatales). 2. Manejo flexible del Plan Único de Cuentas (PUC) para empresas de todos los sectores económicos, públicas o privadas. 3. Definición del tamaño del código contable hasta 23 dígitos y 10 niveles de clasificación 4. Permite que cada cuenta del PUC asocie información con uno o múltiples centros de costo y NITS. 5. Registro de terceros relacionados con las operaciones de la empresa. La información que se registra cumple con los requerimientos de la DIAN para la presentación de medios magnéticos. 6. Manejo de centros de costo. 7. Configuración de diferentes tipos de comprobantes (ingresos, egresos, notas contable, etc.) 8. Configuración y Asistente para la realización automática de Ajustes Integrales por Inflación. 9. Configuración de informes flexible que permite personalizar su contenido detallado. Los informes tienen un estándar en su presentación, y permiten seleccionar rangos de fechas , códigos, terceros, tipos de documentos, rangos de comprobantes, etc. 10. Configuración del estado de resultados (estado de ganancias y pérdidas) 11. Definición de los tipos de IVA generado y descontable con sus respectivos porcentajes 12. Definición de las cuentas de RETENCION en la Fuente e IVA y cálculo automático de bases y retenciones para la generación de Informes y Certificados de Retención. 13. Preconfiguración de Comprobantes repetitivos, registrados sin digitación, aumentando la productividad del digitador.

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Alcances en Transacciones:

FICHA TÉCNICA CONTABILIDAD

_____________________________________________________________________________________________ Contabilidad General de GBS facilita la realización de las siguientes transacciones: 1. Registro y validación interactiva de comprobantes: • Registro de nuevos comprobantes con validación interactiva de consecutivos, tipos de comprobantes, fechas, cuentas, NITS, documentos soporte, bases de retenciones e IVA. • Anulación de comprobantes. Modificación y eliminación de ítems en comprobantes. • Impresión de documentos fuente en Formatos Predeterminados o definidos por el usuario • Exportación de comprobantes en formato predefinido a Excel, Word o archivos PDFs, HTML, BMP. • Control de validación a las fechas de transacciones. (ej. no permite Feb. 31) 2. Integración de comprobantes contables generados por otros módulos, permitiendo visualizar, validar su consistencia, imprimir y modificar si poseen errores; según niveles de autorización. 3. Reversión de comprobantes. (deshace el proceso de actualización de saldos). 4. Autorización para el procesamiento de comprobantes. La actualización de saldos se realiza mediante el Proceso de Contabilización, validando la consistencia de la información digitada por los usuarios, o proveniente de otras aplicaciones. 5. Cálculo automático de los ajustes por inflación y generación de su respectivo comprobante contable. 6. Cálculo y generación automática de comprobantes de cierre de periodo contable y año fiscal. 7. Registro de movimientos contables sin haber cerrado el periodo anterior. 8. Informes de auditoria contable y validación de cuadres contables por: cuenta, comprobante, fecha. 9. Realización y control de los cierres contables a que haya lugar, hasta 12 periodos contables para cada año fiscal, para ilimitados años fiscales totalmente integrados en la misma base de datos, posibilitando obtener información entre múltiples meses y años, sin restricción. 10. Actualización de meses anteriores; según clave del usuario-

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Alcances en Informes y Consultas: Control de Consecutivos de Documentos Pendientes y Contabilizados Directorio de Terceros o Catálogo de NITS Comprobantes Contables Pendientes (Resumido o Detallado) Comprobantes Contables Contabilizados: Resumido por Comprobante de Diario, Detallado por Comprobante de Diario, Resumido por Documento Fuente, Detallado por Documento Fuente. Informes de Tablas del Sistema: Ciudades, Estados, Departamentos, Países Manual de Cuentas Libro Diario (Por cuenta contable y por fecha) Libro Auxiliar por centro de costo (Resumido/Detallado), por cuenta (Resumido/ Detallado), Caja Diario Balance de Comprobación: Saldos en una columna, Saldos en dos columnas, Saldos por Nit Balance General por centros de costos, por cuenta contable, Comparativo, Costos de Producción Estado de Pérdidas o Ganancias: Acumulado, Acumulado y Comparativo Mayor y Balances: Saldos en una columna, Saldos en dos columnas Mayor Analítico Informe Multiperiódico Control de Consecutivos Cambios en el Patrimonio Inconsistencias en el Cambio de Naturaleza de la cuenta Retenciones en la Fuente e IVA: Detallado por NIT, agrupado por código contable; Resumido por NIT, agrupado por código contable; Certificado de Rete IVA; Certificado de Rete RENTA

• Alcances en Controles y Seguridad: Contabilidad General de GBS garantiza un manejo seguro y confiable de la información, mediante: 1. Prevención del retiro de cuentas o terceros con saldos diferentes a cero. 2. Prevención de la eliminación o modificación de cuentas o terceros comprometidos en comprobantes. 3. No permite registrar comprobantes descuadrados o con inconsistencias de soporte en NIT, fechas, bases de retención o IVA. 4. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información. 5. La disponibilidad de Informes de Auditoria que permiten identificar y corregir fácilmente los posibles descuadres contables: Control de Consecutivos, Totales Débito y Crédito por Documento, Auditoria Integral del periodo Contable.

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_____________________________________________________________________________________________ 6. Usuarios que Actualizan Información. Contabilidad (otros usuarios, según Reglas del Negocio) 7. Usuarios que Consultan el Módulo. Contabilidad (otros usuarios, según Reglas del Negocio) 8. Interacción con Otros Sistemas. Recibe registros de los demás módulos complementarios del Sistema Integrado de Información de la empresa.