GBS_03_ FACTURACION_DE_VENTAS by GBS, La Casa Colombiana de Software

FICHA TÉCNICA FACTURACION DE VENTAS

MODULO: FACTURACION DE VENTAS Objetivos: 1.

Facturación de Ventas de GBS facilita los procesos de venta de bienes y servicios de la empresa, mediante herramientas que automatizan e integran las tareas del proceso de venta, satisfaciendo tanto las necesidades internas (de la empresa), como externas (de clientes) en el menor tiempo y las mejores condiciones posibles, incluyendo la facturación de la venta, impresión de los documentos fuentes (factura, remisión, devolución), la generación de registros para cuentas por cobrar, inventarios, asientos contables automáticos, estadísticas de ventas y liquidación de comisiones a vendedores. Facturación de Ventas de GBS facilita los procesos posteriores a la venta como la liquidación de comisiones de venta, la liquidación y el pago de Impuestos, la devolución de mercancías de clientes, análisis de la información mediante informes estadísticos y cruzados por múltiples variables, obtenibles en un periodo ilimitado de fechas, clientes, productos, líneas, para la toma de decisiones en el Área de Ventas y Mercadeo de la Empresa. Facturación de Ventas de GBS es totalmente integrado con Cartera, Inventarios y Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz Contable, las ventas, devoluciones, descuentos, anulaciones, se reflejan automáticamente como Notas Contables, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa. Facturación de Ventas de GBS permite automatizar todo el ciclo de facturación y recaudo de la empresa al incluir un Asistente que liquida automáticamente las facturas mediante parámetros definidos por el usuario. Cada factura impresa puede llevar un código de barras que se utiliza como “código electrónico para el recaudo”, gracias al cual, en el momento de realizar el recibo de caja en el módulo de Cuentas Por Cobrar, el sistema realiza el recibo de caja sin intervención del usuario, totalmente automático. Facturación de Ventas de GBS facilita la implementación inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten importar desde Excel, la base de datos de clientes, la base de datos productos y servicios, y lo más importante: el Inventario inicial para empezar el proceso de ventas en el menor tiempo posible. Facturación de Ventas de GBS es ideal para puntos de venta porque permite de manera fácil, rápida, segura e integrada, realizar las operaciones de ventas a clientes presentes en el punto de venta, con la posibilidad de imprimir en facturas tipo “POS”, tirillas de pago o formatos de factura definibles por el usuario, a la vez que permite controlar el cajón monedero, el display, todo basado en códigos de barras. Facturación de Ventas de GBS imprime la factura en cualquier moneda al cambio actual y la puede enviar al instante al E mail o al fax del cliente con un solo clic. Adicionalmente, el sistema permite enviar a Excel, Word, PDF, HTML, las facturas o devoluciones en un formato preimpreso del sistema.

Alcances generales: Facturación de Ventas de GBS incluye los siguientes alcances generales: 1. Mantiene una base de datos de los productos y/o servicios y de los clientes de la empresa, incluyendo la hoja de vida con su fotografía digital, de manera que al facturar se pueden visualizar las imágenes del cliente y los productos facturados. 2. El proceso de venta es totalmente automático, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales preestablecidas con los clientes: precios, descuentos, plazos acordados. Así mismo, se consideran las validaciones pertinentes para los productos a vender: existencias, prevención de inventarios negativos, control de precios de venta y demás. 3. Provee un sistema de cotizaciones a clientes, así como la disponibilidad de cinco listas de precios por ítem, los cuales pueden ser recalculados mediante el Asistente para Repreciaciones.

FICHA TÉCNICA FACTURACION DE VENTAS

4. Facilita el proceso de ventas al permitir la utilización de Códigos de Barras para identificar los productos y servicios, búsqueda de clientes por nombre, NIT, código, fotografía, o creación de clientes en línea al facturar, así como la posibilidad de buscar productos por fotografía, nombre, código o línea. 5. Facilita el proceso de devoluciones o anulaciones en ventas, controlando que la devolución incluya solamente los productos realmente facturados al cliente, con las condiciones comerciales originales de la venta. 6. Totalmente integrado con los módulos de: Contabilidad, Inventarios, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos y Tesorería.

Alcances en configuración: Facturación de Ventas de GBS permite la configuración de las siguientes tablas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Zonificación (Países y ciudades) de los clientes y proveedores Bodegas de ventas Categorías para la clasificación de ítems: líneas, grupos, secciones Unidades de medida de los ítems y tipos de empaque Clases de Ítems. (productos, servicios) Hoja de vida con fotografías digitales. Clientes: NIT, condiciones comerciales, nombre del representante legal, nombre del contacto comercial, vendedor asignado, lista de precios acordada, condiciones especiales al facturar. 8. Tipos de documentos y consecutivos (Facturas de venta de crédito, Contado, Devoluciones, Anulaciones) 9. Distribución contable por clasificación de ítem. El Sistema permite configurar una Interfaz Contable por cada tipo de documento fuente, por cada categoría de IVA, para cada tipo de producto/servicio y para una o múltiples bodegas.

Alcances en transacciones: Facturación de Ventas de GBS permite las siguientes transacciones: 1. Elaboración de facturas de ventas, devoluciones y anulaciones de bienes o servicios mediante Documentos Fuentes cuya plantilla de impresión es configurable por el usuario. El proceso de facturación incluye la opción de aplicar descuentos por renglón de factura o global o cargar o descontar cualquier cargo, incluyendo retenciones en la Fuente. 2. Elaboración automática y manual de las facturas de venta de acuerdo con Remesas de mercancía, con la opción de enviar los documentos a Excel, Word, PDF, HTML y al E mail del cliente, o imprimirlos en un fax remoto. 3. Procesamiento de las facturas a clientes, según condiciones comerciales acordadas, listas de precios, niveles de descuentos, formas de pago, permitiendo al usuario modificar precios según reglas del negocio. (Si el usuario está autorizado). El sistema almacena y muestra al facturar, las imágenes digitales de clientes y de artículos de inventarios, mejorando el servicio al cliente en el punto de venta. 4. Registro de devoluciones/anulaciones de facturas de venta. 5. Validación de la entrega de bienes o servicios vendidos, mediante Informe para la entrega de mercancía. 6. Descargue automático de los inventarios, al Contabilizar los documentos de ventas. 7. Liquidación automática de retenciones en la fuente. 8. Generación automática de Notas Contables, al Contabilizar los documentos de ventas. 9. Cargue automático de las cuentas por Cobrar con sus fechas de vencimiento, al Contabilizar los documentos de ventas.

Alcances en informes y consultas: Facturación de Ventas de GBS permite tanto la visualización como la impresión de los siguientes reportes: 1. Impresión de comprobante contable de todo tipo de transacción (factura de venta, devolución) 2. Informe de los mejores clientes 3. Informes de ventas contabilizados y pendientes de contabilizar 4. Control de Consecutivos de ventas 5. Informe de facturación automática generadas por el sistema mediante el Asistente para Facturación Automática. 6. Informes de Listas de Precios 7. Informe de Ventas por: • Línea y promedio de ventas (facturas pendientes y contabilizadas)

FICHA TÉCNICA FACTURACION DE VENTAS

• Sección globalizado (facturas pendientes y contabilizadas) • Artículos por secciones o puntos de venta (facturas pendientes y contabilizadas) • Clientes por secciones o puntos de venta (facturas pendientes y contabilizadas) 8. Informes de cotizaciones (Por clientes, Por productos) 9. Estadísticas e históricos de ventas (Vendedor, Zona, Producto, Cliente) 10. Informe de Descuentos otorgados en ventas 11. Comisiones a vendedores (por ventas y/o por recaudos) 12. Informe de Impuestos en Ventas (IVA, RETENCION), totalmente exportable a Excel, Word o PDF 13. Informes Históricos Cruzado de Venta (Vendedor, Cliente, Zona, Status del clientes, Documentos y tipos de documento, Listas de precios, Producto)

Alcances en controles y seguridad: Facturación de Ventas de GBS contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la información: 1. 2. 3. 4.

Prevención del retiro de productos o clientes con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de ventas. Control automático de Consecutivos de documentos de ventas/devoluciones. El monto de los ventas se valida, si excede el cupo otorgado al cliente. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información, o en la Integración mediante la Interfaz Contable. 5. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos. 6. Al módulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información mediante claves y autorizaciones.