GBS_04_INVENTARIOS by GBS, La Casa Colombiana de Software

FICHA TÉCNICA INVENTARIOS

MODULO DE INVENTARIOS Objetivos: 1.

2. 3.

Inventarios de GBS, facilita la administración de los inventarios de artículos, productos, bienes y/o servicios que la empresa comercializa o produce, mediante el almacenamiento y generación de la información necesaria para optimizar la gestión de abastecimiento (entradas), la comercialización (ventas) y los ajustes directos al inventario (ajustes al costo, a la existencia, transferencias entre bodegas), para mantener los niveles ideales de inventario en la empresa que le permitan ahorrar costos por inventario no productivo, pero aprovechando todas las oportunidades de negocios, sin perder ninguna por la falta de existencias disponibles para la venta. Inventarios de GBS administra la información de existencias, costos y precios para los artículos de inventario en una o múltiples bodegas o en forma consolidada. Inventarios de GBS, facilita los procesos previos a las compras (entrada a inventarios), así como los posteriores a la venta (salida de inventarios), mediante múltiples informes para la planificación de compras, el manejo inteligente de inventarios, rotación de inventarios y estadísticos por múltiples variables. Inventarios de GBS es totalmente integrado con Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz Contable, todas las operaciones de entradas, salidas, transferencias, ajustes directos al costo o a la existencia, se reflejan automáticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa. Inventarios de GBS facilita la implementación inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten importar desde Excel, la base de datos de productos y servicios, y lo más importante: el Inventario inicial para empezar el proceso de ventas en el menor tiempo posible. Inventarios de GBS facilita el proceso de Inventario Físico mediante un Asistente que permiten “exportar a Excel” una planilla electrónica para el conteo físico que luego se “importa desde Excel” al sistema, gracias a lo cual, el ajuste se realiza en forma automática.

Alcances generales: Inventarios de GBS ofrece los siguientes alcances generales: 1. Mantiene una base de datos de los productos y/o servicios, incluyendo la hoja de vida con su fotografía digital, de manera que al facturar se pueden visualizar las imágenes del cliente y los productos facturados. 2. El proceso de ajustes directos al inventario es fácil, mediante Asistentes que garantizan la calidad de la información y se consideran las validaciones pertinentes para los productos a ajustar: existencias, prevención de inventarios negativos, control de precios, costos promedios y demás. 3. Provee un sistema de manejo de precios muy flexible con la disponibilidad de cinco listas de precios por ítem, los cuales pueden ser recalculados mediante el Asistente para Repreciaciones. Así mismo, se provee un Sistema de Cotizaciones a Clientes en el cual es posible establecer para cada producto, por cada cliente, un precio especial. 4. Facilita los procesos al permitir la utilización de Códigos de Barras para identificar los productos y servicios, búsqueda de productos por fotografía, nombre, código o línea. 5. Totalmente integrado con los módulos de: Contabilidad, Compras y Ventas. 6. Brinda información sobre la mercancía existente en las diferentes bodegas, de tal manera que se pueda asistir la administración del inventario buscando optimizar la gestión de compras de la empresa.

Alcances en configuración: Inventarios de GBS permite los siguientes alcances en configuraciones: 1. Clasificación y codificación de los ítems totalmente flexible, configurable por el usuario.

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2. Diferenciación de los ítems (producto o servicio), para facilitar el Control de Existencias solamente a productos, los cuales no pueden tener inventarios negativos, mediante reglas del negocio 3. Manejo de varias bodegas y/o almacenes, proveyendo informes por bodegas o consolidado, así como una interfaz contable por bodega o globalizada, definida por el usuario. 4. Manejo de características especiales de cada ítem, una hoja de vida completamente parametrizable. 5. Manejo de existencias y costos simultáneamente: costos promedios y último costo de compra. 6. Manejo de políticas de abastecimiento (control de existencias mínimas y máximas, rotaciones) 7. Valorización de los inventarios por costo promedio, inventario permanente o periódico, definido por el usuario. 8. Manejo de la información de las entidades y/o personas que suministran y/o reciben ítems 9. Definición de bodegas y/o almacenes. 10. Definición de tipo de transacciones.(entradas, salidas, traslados, ajustes) 11. Configuración de unidades de medida, con informe de rotación de inventarios por unidad y empaque 12. Configuración de múltiples listas de precios por cada artículo y sistema de cotizaciones.

Alcances en transacciones: Inventarios de GBS contempla: 1. Manejo de entradas por diferentes conceptos: compras, devolución de productos, traslados entre bodegas, ajuste de inventario físico. 2. Manejo de las salidas por diferentes conceptos: consumo, traslado a bodega, devolución a proveedor, venta, ajuste inventario físico, baja, préstamo. 3. Asistencia a la labor de conteo y ajuste de existencias a los saldos reales a través del manejo de inventarios físicos (registro de conteos) mediante Asistentes en Excel que simplifican la tarea, realizando los conteos en Excel y ajustando automáticamente. 4. Manejo de los ajustes por inflación por producto. 5. Generación automática de solicitudes de reposición, mediante pronósticos de abastecimiento y consumo según los niveles de inventario y las estadísticas de rotación.

Alcances en informes y consultas Inventarios de GBS facilita la generación de los siguientes informes: 1. 2. 3. 4.

12. 13.

Impresión de comprobante contable de todo tipo de transacción (entrada, salida, ajuste, transferencia) Informes de Inventarios contabilizados y pendientes de contabilizar Informes de Listas de Precios: selección de uno o múltiples precios y opción de incluir los costos. Manejo del kárdex, de unidades, precios y documentos de soporte: • Kárdex de Mercancías por orden alfabético de nombres de productos o por referencia • Kárdex de Productos para el consumo Manejo de estadísticas de consumos. Generación de informes por periodos y/o a fechas especificas de los saldos de almacén y totales de entradas y salidas. Informe histórico de existencias por líneas. Informe de costos de artículos: promedio y último costo Valorización del inventario por bodega y por líneas Cartilla estructurada de ítems y códigos. Rotación de productos por bodega, consolidado, con estimado de tiempo para agotar el inventario actual y conversión de unidades/empaques Informe de Plantilla para el conteo físico: exportable a Excel para automatización del proceso de Ajuste de Inventarios Informes Históricos Cruzado de Compras por Bodega, Línea, Tercero, Documentos Tipos de documento, Producto.

Alcances en controles y seguridad :

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Inventarios de GBS, contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la información: 1. Prevención de modificación/eliminación de productos con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de entradas, salidas o ajustes.

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2. No permite salidas superiores a saldos (existencias negativas) 3. Control automático de Consecutivos de documentos de entradas, salidas o ajustes. 4. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información, o en la Integración mediante la Interfaz Contable. 5. La disponibilidad de Informes de Auditoría para el Control de Consecutivos. 6. Al módulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información mediante claves y autorizaciones.