GBS_06_FACTURACION_DE_COMPRAS by GBS, La Casa Colombiana de Software

FICHA TÉCNICA FACTURACION DE COMPRAS

MÓDULO: FACTURACIÓN DE COMPRAS Objetivos: 1.

Facturación de Compras de GBS ofrece a los procesos de adquisición de productos, bienes y servicios de la empresa, una herramienta que asiste la gestión de los proveedores, ítems y precios de tal manera que se puedan satisfacer tanto las necesidades internas, como externas en el menor tiempo y las mejores condiciones posibles. Facturación de Compras de GBS facilita los procesos de planificación de compras, las compras mismas y las devoluciones en compras, mediante herramientas que automatizan e integran las tareas del proceso, incluyendo la facturación de la compra, impresión de los documentos fuentes asociados (factura, remisión), la generación de registros para cuentas por pagar, inventarios, asientos contables automáticos y estadísticas de compras por todas las variables involucradas. Facturación de Compras de GBS, facilita los procesos posteriores a la compra como la liquidación y el pago de Impuestos, la devolución de mercancías a proveedores, análisis de la información mediante informes estadísticos y cruzados por múltiples variables, obtenibles en un periodo ilimitado de fechas, proveedores, productos, líneas, para la toma de decisiones en el Área de Compras. Facturación de Compras de GBS es totalmente integrado con Cartera, Inventarios y Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz Contable, todas las operaciones de compras, devoluciones, descuentos, anulaciones, se reflejan automáticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa. Facturación de Compras de GBS facilita la implementación inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten importar desde Excel, la base de datos de proveedores, la base de datos productos y servicios, y lo más importante: el Inventario inicial para empezar el proceso en el menor tiempo posible.

Alcances generales: Facturación de Compras de GBS incluye los siguientes alcances generales: 1. Mantiene una base de datos de los productos y/o servicios y de los proveedores de la empresa, incluyendo condiciones comerciales preestablecidas y la hoja de vida con su fotografía digital 2. El proceso de Compra es totalmente automático, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales preestablecidas con los proveedores: precios, descuentos, plazos acordados. 3. El proceso de Compra se puede hacer 100% en Excel, de manera que por ejemplo, si el departamento de Compras funciona en otra ciudad o país, o si se trata de un Ejecutivo de Compras que hace las negociaciones fuera de la oficina de la empresa, en el sitio del proveedor, entonces, en un formato de Excel, las negociaciones de compras son enviadas por email al módulo

Facturación de Compras de GBS el cual se encarga de hacer la importación al Sistema, sin digitación. 4. Facilita el proceso de compras al permitir la utilización de Códigos de Barras para identificar los productos y servicios, búsqueda de proveedores por nombre, NIT, código, fotografía, o creación de proveedores en línea al facturar, así como la posibilidad de buscar productos por fotografía, nombre, código o línea. 5. Facilita el proceso de devoluciones o anulaciones en compras, controlando que la devolución incluya solamente los productos realmente facturados del proveedor, con las condiciones comerciales originales de la compra. 6. Totalmente integrado con los módulos de: Contabilidad, Inventarios, Cuentas por Pagar, Activos Fijos , Tesorería

FICHA TÉCNICA FACTURACION DE COMPRAS

Alcances en configuración: Facturación de Compras de GBS permite la configuración de las siguientes tablas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Zonificación (Países y ciudades) de los proveedores y sus sucursales Bodegas para recepción de ítems Categorías para la clasificación de ítems: líneas, grupos, secciones Unidades de medida de los ítems y tipos de empaque Clases de Ítems. Hoja de vida de artículos de inventarios, materiales, herramientas, bienes y servicios con fotografía por ítem Proveedores: NIT, condiciones comerciales, retenciones por compras, ítems suministrados por proveedor, nombre del representante legal, nombre del contacto comercial. Tipos de documentos y consecutivos (órdenes de compra y servicio, solicitudes, entradas de almacén) Distribución contable por clasificación de ítem. El Sistema permite configurar una Interfaz Contable por cada tipo de documento fuente. Interfaz contable por bodega y tipo de ítem.

Alcances en transacciones: Facturación de Compras de GBS permite las siguientes transacciones: 1.

Elaboración automática y manual de las facturas de compra.

2. 3. 4. 5.

Registro de las anulaciones de las facturas de compra con el motivo de la misma. Validación y registro de la recepción de bienes o servicios comprados. Cargue automático de los inventarios o activos fijos. Registro y validación de la recepción de facturas relacionadas con compras, tanto del periodo en curso como de periodos anteriores ya aprovisionados. Liquidación automática de retenciones en la fuente. Contabilización automática de las facturas recibidas, integrando con Cuentas por Pagar, Inventario y Contabilidad. Registro de devoluciones en compras con cargo a órdenes de compra, validando el nivel de autorización.

6. 7. 8.

Alcances en informes y consultas: Facturación de Compras de GBS para la administración de las compras permite tanto la visualización como la impresión de los siguientes reportes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Impresión de comprobante contable de todo tipo de transacción (factura de compra, devolución), en formatos definidos por el usuario. Informes de compras contabilizadas y pendientes de contabilizar Informe para la Planificación de las compras con base en la rotación de inventarios, incluyendo el tiempo estimado para agotar el inventario. Informes de Listas de Precios y costos, último costo de compra por producto y proveedor. Informe de Compras por: Sección globalizado (facturas pendientes y contabilizadas) Estadísticas e históricos de Compras por: Vendedor, Zona, Producto, Cliente Informe de Impuestos en Compras: IVA, RETENCION Informes Históricos Cruzado de Compras por: Proveedor, Zona, Status de proveedores, Documentos y tipos de documento, Listas de precios, Producto

Alcances en controles y seguridad: Facturación de Compras de GBS contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la información: 1. Prevención del retiro de productos o proveedores con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de compras.

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2. Control automático de Consecutivos de documentos de compras/devoluciones. 3. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información, o en la Integración mediante la Interfaz Contable. 4. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos. 5. Al módulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información mediante claves y autorizaciones.