GBS_12_PEDIDOS_ Y_COTIZACIONES by GBS, La Casa Colombiana de Software

PEDIDOS Y COTIZACIONES: EL PASO A PASO…

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SISTEMA DE COTIZACIONES Y PEDIDOS INTEGRADO CON EL MODULO DE FACTURACION DE VENTAS DE GBS El presente documento tiene como propósito responder a la pregunta:

¿Cómo puedo yo COTIZAR A MIS CLIENTES, O RECIBIR PEDIDOS DE VENTAS que se Integren Totalmente con Facturación? Es decir, 1. ¿Cómo puedo yo Digitar un Pedido de Ventas, o una Cotización? 2. ¿Cómo puedo yo Imprimir mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ? 3. ¿Cómo puedo yo Enviar por Email mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ? NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS COMO CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO 4. ¿Cómo puedo yo Exportar a Excel, Word, PDF, HTML, BMP mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ? 5. ¿Cómo puedo yo CONVERTIR EN FACTURA mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ?

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1. DIGITANDO Mis Pedidos En Gestión Comercial, vamos a crear un Tipo de Documento Fuente, para llevar el Consecutivo de Mis Pedidos de Ventas Menú Tablas Opción E. Tabla de Tipos

Creamos un Tipo “PDC”, con Prefijo “PDC”, Nombre “Pedidos a Crédito”, Consecutivo “PDC00000” y habilitamos la casilla “PEDIDOS de Ventas”.

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En Gestión Comercial, vamos a Digitar Nuestro Primer Pedido de Ventas Menú Mis Documentos Opción 1. Grabar Actualizar… Subopción 8. Mis Pedidos de Ventas…

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_________________________________________________________________________ El Formulario para Digitar Pedidos de Ventas, es exactamente igual al de Facturación de Ventas. En la siguiente gráfica, se muestra el Formulario de Pedidos de Ventas, SIN PEDIDOS.

En la siguiente gráfica, se muestra el Formulario de Pedidos de Ventas CON EL PRIMER PEDIDO DIGITADO.

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2. IMPRIMIENDO Mis Pedidos Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede imprimirse en Formato de Cotización, o en Formato de Pedido de Ventas, para que lo Acepte y Firme el Cliente. En la parte inferior del formulario aparece la casilla: ¿ Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION) Si usted chequea positivamente esta casilla, se imprime en formato de Pedido. Para imprimir en formato de Cotización: 1. Pulse el botón Modificar del formulario 2. Chequee negativamente la casilla

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_________________________________________________________________________ ¿ Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION) 3. Pulse el botón Guardar del formulario

Una vez usted decida en qué formato Imprimir, Pulse el botón Imprimir del formulario ¡Y LISTO!. La siguiente gráfica muestra la pantalla después de Pulsar el botón Imprimir del formulario: NOTA: Se obtiene un formato de COTIZACION, por que esa es la opción de Impresión que se seleccionó en la gráfica anterior.

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3. ENVIANDO Por E-mail Mis Pedidos Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede ser enviado por Email a mi Cliente, para que él lo acepte y lo devuelva firmado, previo a la facturación y el despacho. El Pedido se envía como un archivo adjunto en formato de Word, Excel, PDF, HTML al correo electrónico de mi Cliente. NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS COMO CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO.

Primero, Pulse el botón Imprimir.

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_________________________________________________________________________ Para enviar el Pedido Email como adjunto, en formato EXCEL, para que se pueda revisar por parte de Mi Cliente, pulse clic en el botón “X”, de la barra de Herramientas. NOTA: El botón “X” está en la barra de Herramientas, junto al logotipo de Internet Explorer: “e”

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_________________________________________________________________________ Veremos la siguiente Pantalla, para exportar a EXCEL:

Pulse clic en “E-Mail” y diligencie así: Send To: (Escriba el email de su cliente) Subject: (Escriba el “asunto” para el email a enviar) Pulse clic en “OK” El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato EXCEL. Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje “100% Converted”….

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Luego, aparece el Outlook Express, listo para enviar el mensaje, dirigido a su cliente, con el Pedido grapado o adjunto, en un archivo de Excel con el nombre “GBSExpressMiPedido.XLS”

Usted puede completar el email y enviarlo desde su Software de Correo Electrónico, normalmente como envía sus correos.

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4. EXPORTANDO a Excel, Word, PDF, HTML, BMP mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones Mi Primer Pedido, el número PDE00001, puede ser exportado a diferentes formatos y aplicaciones. Por ejemplo: lo puedo exportar a Word, cambiar las fuentes, agregar un logotipo e imprimir o mandarlo por FAX a Mi Cliente, directamente desde Word. ¡Esta es la mejor forma de Personalizar Mis Pedidos o Cotizaciones!. Veamos: Primero, Pulse el botón Imprimir.

pulse clic en el botón “W”, de la barra de Herramientas. NOTA:

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_________________________________________________________________________ El botón “W” está en la barra de Herramientas, junto al botón Impresora El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato WORD…

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_________________________________________________________________________ Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje “100% Converted”….

¡LISTO! Así luce Mi Primer Pedido en Word:

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Cambiemos la fuente y enviemos por fax a Mi Cliente desde Word. NOTA: Usted puede conservar sus Pedidos en formato de Word o PDF en una carpeta en Mis Documentos, como una imagen digital de todos los documentos de la empresa. Esto es parte de los Sistemas de GestiĂłn de la Calidad: Mantener los Soportes de todas las operaciones del negocio. Ahora, Enviemos por fax a Mi Cliente:

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5. CONVIRTIENDO EN FACTURA mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ¡Excelente! Todo lo que hemos podido hacer desde DIGITAR, IMPRIMIR, ENVIAR POR EMAIL, EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES, ENVIAR POR FAX y demás, son poderosas herramientas que aumentan la productividad del equipo de ventas de mi empresa. Pero realmente, lo más importante es CERRAR LA VENTA, es decir, que Mis Pedidos y Cotizaciones sean aceptadas por Mis Clientes y por lo tanto, CONVERTIRLOS EN FACTURA DE VENTAS. El proceso de CONVERTIR EN FACTURAS MIS PEDIDOS, se hace desde el Formulario de Ventas: En Gestión Comercial, vamos a CONVERTIR Nuestro Primer Pedido en FACTURA de Ventas Menú Mis Documentos Opción 1. Grabar Actualizar… Subopción 1. Facturar Ventas…

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Y aparece el Formulario de Ventas…

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NOTESE: En la parte Inferior derecha del formulario, aparece el botón “Nueva FC de Pedido” Pulse clic en el botón “Nueva FC de Pedido”. En la Ventana “Agregar…”, escoja el tipo de factura y pulse el botón Agregar (de la misma manera que usted agrega una nueva factura de venta)

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