GET mobile Mannskiptaverkefni 铆 Evr贸pu - Handb贸k fyrir fyrirt忙ki -
www.getmobileproject.eu
Þetta verkefni er stutt af Evrópusambandinu. Þessi útgáfa endurspeglar einungis viðhorf höfundanna og er innihaldið ekki á ábyrgð Evrópusambandins.
Hönnun og umbrot Hugsmiðjan, 2012 www.hugsmidjan.is
Efnisyfirlit
1. Inngangur........................................................................................................................................5 2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu.....................................................................................................6 3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki?..................................................8 4. Kvenvænt umhverfi.....................................................................................................................10 5. Menning.........................................................................................................................................12 6. Hvernig á að velja starfsnema? .................................................................................................14 7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst..........................................................................16 8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar.......................................................................................19 9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni .....................................................................21 10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni ................................................................................22
www.getmobileproject.eu
3
Þáttakendur í Get Mobile
Inova Consultancy Bretland
VHTO - Konur í vísindum Holland
CLP Ítalía
www.inovaconsult.com
www.vhto.nl
www.clpge.it
Vinnumálastofnun Ísland
Pendik KISGEM Tyrkland
www.vinnumalastofnun.is
www.pendikkisgem.org
Militos Emerging Technologies & Services Grikkland www.militos.org
Í handbók þessari má finna gagnlegar upplýsingar um það sem felst í því að finna og taka að sér starfsnema. Í gagnagrunni verkefnisins, GET Connected Zone, er hægt að skrá fyrirtæki og leita að samstarfsaðila í öðru landi. Þar geta fyrirtæki einnig deilt reynslu sinni og komist í kynni við önnur fyrirtæki. Hægt er að skrá niður upplýsingar um laus störf og leita að hentugum umsækjendum sem passa við þarfir þíns fyrirtækis.
4
1. Inngangur
Í þessari handbók má finna hagnýtar upplýsingar um hvernig á að bera sig að varðandi að taka starfsnema/lærling í fyrirtækið og þau skref sem þarf að taka. Farið er í gegnum þau skref sem þarf að taka í ferlinu. GET Mobile er stutt af Evrópusambandinu og er samstarfsverkefni nokkurra stofnana í Bretlandi, Hollandi, Grikklandi, Ítalíu, Íslandi og Tyrklandi. Markmiðið er að hvetja til aukins hreyfanleika (mobility) kvenna úr viðskipta og tæknigeiranum og lítilla fyrirtækja. Sérstakur markhópur eru þær konur sem eru atvinnulausar eða ekki í störfum við hæfi þeirrar menntunar.
Um tvo markhópa er að ræða: 1. Lítil og meðalstór fyrirtæki. 2. Konur sem útskrifaðar eru úr viðskipta, tækni og vísindagreinum.
Þrjár aðferðir/tæki hafa verið þróuð til að styðja fyrirtækin í þessu ferli; 1. Handbók fyrir fyrirtæki um mannaskiptaverkefni. Hagnýtar upplýsingar um það að hýsa starfsnema erlendis frá.
Rannsóknir sýna að smærri fyrirtæki eru ólíklegri til
2. Kynningarfundir
fyrir
fyrirtæki;
Þar
fá
að nýta sér mannaskiptaverkefni og er markmiðið
fyrirtækin hagnýtar upplýsingar um hvernig
að breyta þessu og að sýna fyrirtækjum fram á
er best að velja starfsnema. Á kynningar-
þann ávinning sem hlýst af því að taka nema í
fundunum verða möguleikar Leonardo manna-
starfsþjálfun og styðja þau í val og ráðningarferlinu.
skiptaverkefna kynntir auk þess sem þar eru upplýsingar um valferlið, kostnaðinn sem fylgir, menningarlega þætti, stuðning við starfsnema og kynning á heimasíðu verkefnisins. 3. Get Connected Zone heimasíðan: er vettvangur sem færir saman konur og fyrirtæki í Evrópu en þar geta fyrirtæki skráð upplýsingar um sig og auglýst eftir samstarfsaðilum.
www.getmobileproject.eu
5
2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu
Mannaskipti (mobility) er hugtak sem notað er um fólk sem fer frá einu landi til annars til starfa í ákveðinn tíma en hreyfanleiki vinnuafls er eitt af forgangsmálum hjá Evrópusambandinu. Stundum eru hugtökin starfsnám eða starfsþjálfun notuð í þessu sambandi. Hægt er að sækja um styrk vegna ferða og uppihalds en viðkomandi þarf að hafa fyrirtæki eða stofnun á bakvið sig, einstaklingar geta því ekki sótt um.
Hvað felst í mannaskiptaverkefnum?
Fjármagn
Mannaskiptaverkefni geta falið í sér dvöl í öðru landi
Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum felur ekki
innan Evrópusambandsins (auk Króatíu, Íslands,
í sér beinan kostnað fyrir fyrirtæki eða stofnun
Liechtenstein, Noregs, Sviss og Tyrklands) og getur
því starfsnemar geta sótt um styrki til að standa
dvölin numið frá einum mánuði upp í tólf í stofnun/
straum af ferðakostnaði og uppihaldi. Ef fyrirtæki
fyrirtæki
vilja styðja við viðkomandi með einhverjum hætti er það ekki bannað, en það er valkvætt.
Þau verkefni sem viðkomandi starfsmaður sinnir eru mismunandi og fara eftir menntun og reynslu viðkomandi og kröfum fyrirtækisins. Gerður er þjálfunarsamningur milli aðila þar sem verkefnin eru útlistuð en mikilvægt er einnig að huga að stuðningi á meðan á dvöl stendur þar sem oft er um nýliða á vinnumarkaði að ræða. Þetta getur verið tímafrekt og skiptir því máli fyrir fyrirtækin að skipuleggja verkefnin vel.
Reynslusaga
Fyrirtæki í Bretlandi Ég heiti Eric Wijmenga og er stjórnandi Intergambio, sem er símenntunarmiðstöð í Sheffield. Nýlega réðum við okkar fyrsta starfsnema en við þurftum einhvern með góða tungumálahæfileika til að hjálpa okkur við að vinna úr umsóknum erlendis frá. Aðalkröfurnar voru sveigjanleiki og áhugi á viðskiptalífinu. Reynslan var mjög jákvæð og vorum við mjög hrifin af því hvernig viðkomandi sinnti sínu starfi og þróaðist í mjög hæfan og fjölhæfan starfsmann í teymi okkar. Að hýsa starfsnema skipti miklu máli fyrir okkar viðskipti og ég myndi hiklaust mæla með þessari reynslu við önnur fyrirtæki. Ég lærði einnig mikið um sjálfan mig í leiðinni og minn stjórnunarstíl og ábyrgð sem gerði reynsluna að gagnkvæmu lærdómsferli fyrir báða aðila. 6
Reynslusaga
Starfsnemi í Grikklandi „Halló! Ég heiti Elisavet og er frá Grikklandi. Eftir að ég lauk námi í stjórnun var ég á milli tveggja elda, og hafði ekki starfsreynslu til að fara í þau störf sem mig langaði til. Þá kom ég auga á verkefni sem gerðu konum kleift að taka þátt í mannaskiptaverkefnum í Evrópu þar sem bauðst að vinna við hlið kvenna frumkvöðla. Ég kýldi á þetta, sótti um og fékk pláss hjá grísku fyrirtæki Militos Emerging Technologies & Services (www.militos.org). Eftir að hafa sent þeim starfsferilskrá mína og farið í Skype viðtal við stjórnandann, við fundum sameiginlega áhugamál og fundum leið til að starfa saman. Ég gat fullvissað hana um minn áhuga og ég fékk tækifæri til að læra beint frá frumkvoðli og fékk mjög verðmæta reynslu. Reynslan var mjög verðmæt, ég naut hennar bæði í starfi en ekki síður persónulega. Mér fannst ég vera metin að verðleikum. Núna, er ég í fullu starfi hjá Militos, og er ein af lykilstarfsmönnum fyrirtækisins og það hófst allt með þátttöku í mannaskiptaverkefni.“
Alþjóðavæðingin er aðalatriðið í okkar fyrirtæki, og möguleikinn á því að hýsa starfsnema hjálpaði okkur mikið til að skoða nýja markaði. Fyrirtæki á Ítalíu sem hýsti starfsnema.
Gagnlegir tenglar
Kaflinn í hnotskurn
Gagnlegar upplýsingar um tækifæri til
✓✓ Mannaskiptaverkefni eru verkefni þar sem viðkomandi þátt-
mannaskipta í Evrópu
takendur fá að taka virkan þátt í starfsemi fyrirtækis/stofnunar.
http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/
✓✓ Mannaskiptaverkefnin eru fyrir nokkra hópa, stúdenta, útskrif-
http://www.globalplacement.com/about
Heimasíða Leonardo á Íslandi www.leonardo.is
aða og tilvonandi frumkvöðla. ✓✓ Lögaðilar í 27 löndum Evrópu auk Króatíu, Íslands, Liechtenstein, Noregs, Sviss og Tyrklands geta sótt um mannaskiptaverkefni. ✓✓ Verkefni geta varað frá einum upp í tólf mánuði.
Eures – Evrópsk vinnumiðlun www.eures.is
www.getmobileproject.eu
7
3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki?
Alþjóðavæðingin hefur haft mikil áhrif á fyrirtæki í heiminum og þörfin fyrir tengslanet og þekkingu um aðra menningu eykst með aukinni alþjóðavæðingu. Hvernig er hægt að bregðast við aukinni samkeppni á alþjóðamarkaði? Hvernig mun þér takast að markaðssetja vörur í öðru landi án þess að vita eitthvað um menningu þess? Smærri fyrirtæki hafa oft ekki burði til að ráða fólk til að sjá um svo sérhæfð verkefni, og getur starfsnemi verið hluti af lausninni. Þannig gæti starfsneminn komið með sérhæfða þekkingu inn í fyrirtækið.
Ávinningurinn með þátttöku í mannaskiptaverkefnum er;
Lítum nánar á ávinningana: • Ný hugsun og sýn: Starfsneminn getur komið
• Ný þekking og innsýn í aðra menningarheima sem
með nýjar hugmyndir inn í fyrirtæki, nýja sýn og
er nauðsynlegt til að ná árangri á alþjóðavísu.
leiðir til lausnar vandmála og verkefna. Oft erum
• Þróun færni og þekkingar í fyrirtækinu og tæki-
við föst í gömlum vana og leiðum til að leysa
færi til að vinna að verkefnum sem að öllu jöfnu væri ekki tími til að vinna.
verkefnin og sjáum ekki út fyrir kassann. • Ný hæfni: Smærri fyrirtæki hafa ekki alltaf sérfræðinga á öllum sviðum. Með ráðningu sérhæfðs starfsnema er möguleiki á því að fá þessa þekkingu inn í fyrirtækið. Viðkomandi getur sinnt verkefnum sem ekki hefur verið tími til að sinna í fyrirtækinu og þannig létt álagi á stjórnendur. • Alþjóðlegt sjónarhorn: Fyrirtækið hefur tækifæri
Námið veitti mér frábæra fræðilega færni en ekki reynslu í atvinnulífinu. Á meðan á mannaskiptaverkefninu stendur mun ég fá verðmæta reynslu í því að vinna í alþjóðlegu umhverfi.
til að byggja upp alþjóðlega þekkingu og hæfni í fyrirtækinu. Að hafa starfsmann frá öðru landi og menningu kemur ekki bara fyrirtækinu til góða heldur einnig starfsfólkinu sem kynnist annari menningu og hugsun. Tengslanet er einnig mjög mikilvægt, að byggja upp tengsl við viðskiptavini og útvíkka starfsemina skiptir máli.
Starfsnemi í Belgíu
Með þátttöku í mannaskiptaverkefnum gæti fyrirtækið tekið fyrstu skrefin til að byggja upp tengslanet í Evrópu.
8
Reynslusaga
Fyrirtæki á Ítalíu Ég heiti Umberto Curti og er meðeigandi fyrirtækisins Welcome Management, sem er ráðgjafafyrirtæki á Ítalíu. Við sérhæfum okkur í markaðssetningu á netinu og þjálfun fyrir ferðaþjónustu. Við höldum úti heimasíðunni Ligucibario® (www.ligucibario.com), sem er ein af stærstu síðum heims um matarmenningu Ítalíu. Við komum auga á tækifæri innan Erasmus áætlunarinnar fyrir tilviljun, en starfsnemi frá Króatíu óskaði eftir samstarfi við okkur. Hún sendi okkur umsókn sína með ýmsum upplýsingum og til að gera langa sögu stutta þá kom hún til okkar sem starfsnemi. Alþjóðavæðingin skiptir miklu máli í okkar starfsemi og möguleikinn á því að ráða til starfa einhver sem getur skoðað markaðinn er mjög áhugavert. Við gerðum þjálfunarskipulag og undirbjuggum hennar veru hjá fyrirtækinu sem hófst í október.
Á námsárunum var ég skiptinemi í Kanada. Mér finnst mjög spennandi að halda áfram á þessari alþjóðlegu braut og hef einmitt heyrt að í gegnum Get mobile séu margir möguleikar í boði sem mig langar svo sannarlega að vita meira um. Hollenskur nemi, áhugasamur um mannaskiptaverkefni.
Gagnlegir tenglar
Kaflinn í hnotskurn
Vefsíða verkefnisins We Mean Business
Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum er frábær leið til þess að;
sem ætlað er til vitundarvakningar um
✓✓ Fá upplýsingar frá fyrstu hendi um erlenda markaði og að bæta
mannaskiptaverkefni í Evrópu
við þekkingu um menningarlega margbreytni sem er lykillinn að
http://we-mean-business.europa.eu
árangursríkri alþjóðavæðingu. ✓✓ Fá nýjar hugmyndir og sjónarhorn á starfsemi og ferla fyrirtækis. ✓✓ Þróa sérhæfða þekkingu og hæfni í fyrirtækinu. ✓✓ Taka fyrstu skrefin í að byggja upp tengslanet og sambönd í Evrópu
www.getmobileproject.eu
9
4. Kvenvænt umhverfi Hvað þýðir hugtakið kvenvænt? Samkvæmt Jafnréttisnefnd Evrópusambandsins, þá er kvenvænt fyrirtæki sem; • Hefur trú á að einstök hæfni og reynsla kvenna séu lykillinn að árangri fyrirtækja. • Hefur skýra stefnu um að auka hlut kvenna á vinnustaðnum. • Vinnur stefnumiðað að því að styðja við konur á vinnustaðnum og auka sjálfstraust þeirra. • Hefur virka jafnréttisstefnu.
Hvers vegna er þetta mikilvægt?
Kostir kvenvæns vinnustaðar
Hluti af verkefninu GET Mobile snýst um hvetja
• 70% kvenna telja að markaðssetning vöru og
konur frá ákveðnum greinum til að taka þátt í
þjónustu nái ekki eyrum þeirra. Konur geta því
mannaskiptaverkefnum í því skyni að auka við
haft aðra og öðruvísi sýn á markaðssetningu
möguleika
fyrirtækisins, hvernig á að nálgast nýja markaði
þeirra
á
vinnumarkaði.
Hindranir
kvenna á vinnumarkaði eru sérstaklega áberandi í
og á hvaða hátt.
ákveðnum greinum svo sem í vísindum, viðskiptum,
• Konur og menn hafa mismunandi sýn til vinnunar,
verkfræði og ýmsum tæknigreinum sem hingað til
konur leggja áherslu á að þróa langtíma hæfni
hafa verið hefðbundin karlagreinar. Rannsóknir frá
sína en karlar eru hreyfanlegri, og leggja áherslu
Alþjóðabankanum (2001) sýna að;
á störf sem er betur launuð (Hobsons, 2005). Þetta þýðir að konur geta lagt sitt af mörkum til
• Oft vantar hvatningu til ungra kvenna til að
langtíma stefnumótunar í fyrirtækinu.
starfa í viðskipta- og vísindagreinum. • Konur í tækni- og vísindagreinum upplifa oft einangrun á vinnustað, þær skortir aðgengi að tengslanetum, handleiðslu og þær fá ekki stuðning við hæfi.
Reynslusaga
Starfsnemi í Tyrklandi Halló, ég heiti Pinar og ég útskrifaðist með gráðu í skipulagsfræðum í Tyrklandi. Á meðan á námi mínu stóð, vildi ég þróa kunnáttu mína í landræðilegum kerfum svo ég tók þátt í mannaskiptaverkefni í gegnum IAESTE. Ég hafði tækifæri til að vinna með skoskri nefnd um skógrækt sem aðstoðarmaður í þrjá mánuði. Það var frábær reynsla fyrir mig. Það var mér mjög mikilvægt að vinna í alþjóðlegu umhverfi og að hitta allskonar fólk. Þessi reynsla hjálpaði mér að skipuleggja framtíðin á skýran hátt. Þessi reynsla gerði mér auðveldrara fyrir að finna störf. Núna starfa ég sem GIS sérfræðingur í einkafyrirtæki og er í draumastarfinu!
10
Leiðir til úrbóta
Hindranir þær sem blasa við konum í viðskiptum, tækni og vísindum, verða oft til þess að þær hætta að leita að tækifærum í þessum greinum. Hér er bent á nokkrar lausnir sem geta nýst fyrirtækjum í þessum efnum.
1. Áhersla á árangursríkar ráðningar
Fyrirtæki verða að tryggja árangursríkar ráðningar til að ná til þeirra kvenna sem hafa áhuga á því að hasla sér völl í þessum greinum. Þetta er hægt að gera með því að miða auglýsingu fyrirtækis fyrir þennan hóp þannig að hún höfði til kvenna. Tryggja þarf að starfsfólk sem fer yfir umsóknir og metur þær, hafi fengið þjálfun til þess með tilliti til jafnréttis. Huga þarf að því að auglýsingin höfði jafnt til kvenna sem karla.
2. Stuðningur og hvatning
Ef konur fá stuðning og hvatningu í starfi mun það hafa áhrif á framgang þeirra í starfi, þetta þarf ávalt að hafa í huga.
3. Tryggið jafnrétti!
Þegar horft er til kvenvænlegs vinnuumhverfis er það grundvallaratriði að skapa jöfn tækifæri fyrir konur á vinnustað. Fyrirtækið þitt getur stuðlað að jákvæðum fyrstu skrefum á vinnumarkaði með því að taka á móti konum sem starfsnemum.
Gagnlegir tenglar Vefsíða verkefnisins EUROCHAMBRES
Kaflinn í hnotskurn Hvers vegna kvenvænn vinnustaður?
Women Network project
• Konur eru líklegri til að koma auga á þarfir annara starfsmanna og
http://www.echwomennetwork.eu/
geta þannig lagt sitt fram til að skapa vinsamlegra vinnuumhverfi.
Content/Default.asp
• Mismunandi hæfni í starfsmannahópi er mikilvæg, konur koma með öðruvísi sýn á hvernig nálgast á nýja markaði og markhópa;
Hér má finna dæmi um jákvæð áhrif fjölbreytni á vinnustað
• Konur leggja áherslu á langtíma hæfni á vinnustað og geta lagt sitt af mörkum langtímastefnumótunar fyrirtæks.
http://www.mckinsey.com/locations/paris/ home/womenmatter.asp
Hvernig á að auka kvenvænleika fyrirtækisins • Leggja áherslu á árangursríkan ráðningarferil og vertu viss um að auglýsingin þín sé kvenvænleg og nái til markhópsins. • Hvetja konur áfram í starfi með því að þróa gott vinnuumhverfi og stuðning á vinnustað. • Tryggja jafnrétti og jöfn tækifæri á vinnustað.
www.getmobileproject.eu
11
5. Menning
Menningarlegur mismunur, vandamál og lausnir.
Menning fyrirtækis
Miklu skiptir hvernig lærlingurinn kemst í snert-
við hlutina hér. Hún lýsir sér í sýnilegum en ekki síður
ingu við lífsstíl og venjur hins nýja lands. Þetta
ósýnilegum siðum og venjum. Er nýr starfsmaður
snýst ekki aðeins um tungumálið, þó að þekking
kemur til starfa, tekur það hann nokkurn tíma að
á tungumáli viðkomandi lands geti skipt miklu
aðlagast þessari menningu og enn lengri tíma ef
máli. Aðlögun þýðir að hafa rétta viðhorfið og
hann kemur erlendis frá.
Fyrirtæki hafa sína eigin menningu, svona gerum
hvatninguna, sem og rétta hæfni (soft skills) svo sem samskipti, sjálfstæð vinnubrögð, sjálfstraust
Mikilvægt er að veita lærlingnum viðeigandi
og aðlögunarhæfni. Alþjóðleg reynsla, svo sem
upplýsingar um fyrirtækið eins fljótt og auðið er svo
mannaskiptaverkefni, eru góð leið til að þróa
undirbúningur hans geti hafist. Sá sem handleiðir
þesskonar hæfni. Í þessu ferli, sem er bæði
fær það verkefni að kynna starfsnemann fyrir
persónulegt og alþjóðlegt fyrir starfsnemann, þá
vinnufélögum og nærumhverfinu á viðkomandi
er hlutverk fyrirtækisins afar mikilvægt.
stað.
Handleiðsla í aðlögunarferlinu (mentoring) er lykilatriði til að styðja starfsnemann til að aðlagast nýrri menningu. Hlutverk hans er að styðja við aðlögun starfsnemans að vinnustaðnum sem og að veita honum hagnýt ráð um landið, siði og venjur. Hafa þarf í huga að menning og venjur eru mismunandi eftir löndum, sinn er siður i landi hverju.
Það sem mér fannst mest um vert var að hafa tækifæri til að þróa almenna hæfni mína, svo sem fjölmenningarog þekkingu, tækniþekkingu. Frábært að geta sett þetta á starfsferilskrána. Starfsnemi frá Bretlandi
12
Reynslusaga
Starfsnemi í Frakklandi Ég heiti Francesca, og ég með gráðu í Alþjóðlegum vísindum og diplomatic tengslum. Ég frétti um mannaskiptaverkefni í gegnum vin minn. Þar sem ég hafði litla sem enga starfsreynslu, var þetta áhugaverður kostur fyrir mig – að bæta frönskukunnáttu og að fá starfsreynslu, þetta hljómaði mjög vel. Ég sendi umsókn til Viðskiptaráðsins í Lyon, en hlutverk þess er að aðstoða fyrirtæki við að finna viðskipti erlendis. Ég fékk jákvætt svar, fékk styrk og ég fékk verðmæta reynslu í að fylgja eftir alþjóðlemum verkefnum frá byrjun til enda. Það sem mér fannst mest um vert var að geta þróað mína persónulegu hæfni, menningarlæsi og tækniþekkingu. Ég mæli með þessari reynslu!
Besta minning mín úr mannaskiptaverkefninu var að fá meiri ábyrgð en ætlast var til. Ég naut einnig félagslegra tengsla utan vinnunnar, sem er mjög mikilvægt. Ég var svo heppin að hafa tækifæri til að ferðast um læra meira um menningu landsins. Starfsnemi í Bretlandi
Gagnlegir tenglar
Kaflinn í hnotskurn
Ganglegar rannsóknir um fyrirtæki
✓✓ Með dvöl erlendis kemst lærlingurinn í snertingu við siði og
http://www.globalnegotiationresources.com/
venjur landsins og þarf að takast á við ýmsa hluti svo sem tungumálakunnáttu, vinna sjálfstætt, samskipti og lausn
Vefgátt Evrópusambandsins vegna atvinnu,
vandamála.
félagsmála og aðlögunar
✓✓ Fyrirtækin eru í lykilhlutverki hvað varðar reynslu starfsnemans
http://ec.europa.eu/social/home.jsp
og því skiptir miklu máli að undirbúningurinn sé í samræmi við
Hjálp og aðstoð vegna ýmissa þátta sem snúa að því að vinna og búa erlendis http://europa.eu/youreurope/index.htm
það. ✓✓ Handleiðsla er lykillinn en í gegnum hana mun starfsneminn fá mikilvægar upplýsingar og ráðgjöf við að aðlagast nýjum siðum í nýju landi. ✓✓ Gott er að senda væntanlegum starfsnema upplýsingar um fyrirtækið og landið áður en viðkomandi kemur.
www.getmobileproject.eu
13
6. Hvernig á að velja starfsnema?
Hægt er að nota heimasíðu Get Mobile til að leita að heppilegum starfsnema fyrir fyrirtækið. Skráðu þig á www.getmobileproject.eu en þar er hægt að skoða upplýsingar um konur sem hafa lokið námi í viðskiptum og vísindum og eru að leita að samstarfsaðilum.
Gott er að fylgja þessum þremur skrefum í valferlinu;
1 Lýsing á verkefni og hæfnikröfur Ef þú ert ekki viss um hvaða verkefni þú vilt láta starfsnemann vinna þá verður erfitt að laða að þá manneskju sem rétt er í starfið, og hefur þá hæfni til að bera sem þú þarft á að halda. Gerðu lýsingu
2
á verkefninu (svipað og starfslýsingu) sem lýsir væntanlegu hlutverki og verkefnum. Gott er að útbúa
Auglýsing Mikilvægt er að auglýsingin sjáist þar sem mestar líkur eru á að finna rétta manneskju. Hægt er að auglýsa á heimasíðum víða í Evrópu
lýsingu á þeirri hæfni sem þú telur nauðsynlegt að viðkomandi hafi til að bera. Hér má einnig gera grein fyrir skilyrðum þeim sem fylgja starfinu, vinnutími, fjárhagslegur stuðningur, o.fl.
en einnig á www.getmobileproject.eu. Íhugaðu hvort þú er að leita að ákveðinni kunnáttu, svo sem markaðsmálum og þá getur þú haft samband við háskóla sem útskrifa nemendur í þessum greinum. Ef þú ert að leita eftir starfsnema frá ákveðnu landi, þá getur þú leitað eftir landi inn á heimasíðu Get mobile
Viðtal Eins og í hefðbundnu ráðningarferli þá er nauðsynlegt að hafa eins miklar upplýsingar og mögulegt er áður en valið fer fram. Þegar þú hefur skoðað starfsferilskrána þá er gott ráð að skipuleggja viðtal með þeim sem þú hefur mestan áhuga á. Að nota Skype eða sambærilega tækni er afar ódýr leið til þess. Tryggðu að þú hafir spurningar á takteinum áður en viðtalið fer fram svo þú getir borið saman svörin eftir á. Mikilvægt er að svara áhugasömum eins fljótt og auðið er.
3
14
Reynslusaga
Starfsnemi í Tyrklandi Ég heiti Katrín og er útskrifuð úr Evrópslum fræðum í Þýskalandi. Ég kom til Bretlands til að sinna verkefni fyrir Inova ráðgjafarfyrirtækið í sex mánuði. Ég hafði áhuga á því að auka tækifæri mín á vinnumarkaði en einnig að upplífa nýja reynslu og læra tungumálið. Ég var mjög ánægð með að fá pláss hjá Inova þar sem fyrirtækið aðstoðar frumvöðlakonur á vinnumarkaði með ýmsum hætti, sem mér fannst spennandi. Verkefnið var mjög gagnlegt og lærði ég að takast á við margskonar skrifstofustörf. Einnig var þetta góð almenn reynsla, og lærði ég einnig mikið um sjálfa mig og fékk aukið sjálfstraust. Þar sem Inova er lítið fyrirtæki fékk ég að takast á við meiri ábyrgð en ég bjóst við, sem gerði reynsluna mjög árangursríka fyrir mig.
Alþjóðavæðingin er mjög stór þáttur í okkar fyrirtæki og möguleikinn á því að hýsa hæfileikaríkan starfsnema er mjög áhugaverður kostur. Fyrirtæki á Ítalíu
Gagnlegir hlekkir Gagnlegar upplýsingar varðandi ráðningu starfsmanna http://www.smetoolkit.org/smetoolkit/en/ category/937/Recruiting-Hiring
Kaflinn í hnotskurn • Notaðu Get Mobile til að leita að hentugum starfsnemum fyrir verkefnið þitt, skráning er á www.getmobileproject.eu • Fylgdu þessum skrefum til að hjálpa þér að ráða þann sem er hæfastur fyrir þitt fyrirtæki. • Útbúðu skýra verkefna lýsingu,(svipað og starfslýsingu) sem
Heimasíða Eures http://ec.europa.eu/eures/home.jsp?lang=en Heimasíða Get mobile
útlistar hlutverk og verkefnin sem viðkomandi á að sinna. • Auglýstu á réttum stöðum til að laða að besta starfsnemann. • Taktu viðtal við þá sem koma til greina áður en ákvörðun er tekin.
http://getmobileproject.eu
www.getmobileproject.eu
15
7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst
Samskipti milli fyrirtækis og starfsnema áður en verkefni hefst
Hagnýtar upplýsingar fyrir starfsnemann áður en verkefni hefst.
Skýr boðskipti milli starfsnema og fyrirtækis eru
Það er undir fyrirtækinu komið hve miklar
nauðsynleg til að koma í veg fyrir misskilning seinna
upplýsingar á að senda starfsnemanum áður en
meir. Mikilvægt er að senda til hennar almennar
hún kemur. Hægt er að senda henni hagnýtar
upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið eða
upplýsingar um húsnæði, tryggingar, félagslega
landssvæðið áður en verkefnið hefst.
aðstoð, heilsugæslu og svo framvegis. Góð hugmynd er að senda lista með hagnýtum
Þegar þú hefur tekið ákvörðun um að hýsa
heimasíðum sem viðkomandi getur kynnt sér
starfsnema, þá er mjög mikilvægt að undirbúa
áður en lagt er í hann. Á þessu stigi geta vaknað
starfsfólk fyrir komu hennar og veita þeim
ýmsar spurningar hjá henni sem hægt er að svara
upplýsingar um nýja starfsmanninn. Hvetja ætti
fyrirfram.
starfsfólk til að bjóða hana velkomna og hjálpa henni að aðlagast vinnuumhverfinu. Góð hugmynd er að hafa sérstakt innleiðingar prógramm fyrir
Handleiðsla (mentoring) á meðan á verkefni stendur
hana í byrjun sem og fyrir aðra nýliða, ásamt
Best er að tilnefna ákveðinn starfsmann sem sér
skoðunarferð um fyrirtækið og funda með
um handleiðslu viðkomandi. Hann/hún þarf að
starfsfólkinu.
þekkja til viðkomandi, bakgrunn, hæfni og reynslu til að geta aðstoðað við aðlögun og að tryggja að
Einnig þarf að undirbúa komu viðkomandi með því
hún fái sem mest út úr dvölinni. Gott er að tilnefna
að ganga úr skugga um að vinnustöð viðkomandi
þennan starfsmann fljótlega til að þau geti kynnst
sé til reiðu, tölva og Netsamband.
og verið í sambandi áður en dvölin hefst.
Reynslusaga
Fyrirtæki í Grikklandi Ég heiti Olga og er framkvæmdastjóri Militos Emerging Technologies & Services í Grikklandi. Militos er frumkvöðlafyrirtæki sem býður upp á ýmiskonar ráðgjöf. Markmið okkar er að þeir sem við kjósum að vinna með eru einstakir. Við erum mjög meðmælt því að taka starfsnema þar sem ávinningurinn er bæði fyrir fyrirtækin og viðkomandi einstakling. Við erum einmitt þekkt fyrir að þjálfa okkar starfsfólk frá grunni, hæfnin einskorðast ekki við það sem stendur í ferilskránni. Það er því ekki tilviljun að við tökum við starfsnemum, sem verða oftar en ekki starfsmenn hjá okkur. Við kjósum þessa leið því við trúum því að það borgi sig fyrir fyrirtækið og mun að lokum auka veg og virðingu þess. Er það þess virði? - Ekki spurning!
16
Stuðningur við starfsnemann til að byggja upp tengslanet.
Að stýra væntingum
Félagslegt tengslanet er mjög mikilvægt
að hafa upplýsingar um hvaða væntingar hún hefur um
fyrir
viðkomandi
mannaskiptaverkefni sitt. Hún gæti haft væntingar um að auka
kemur er mikilvægt að sá sem sér um
þekkingu á viðkomandi menningu, að læra nýtt tungumál, að
handleiðsluna kynni henni svæðið, hvernig
styrkja tengslanetið eða að auka almenna hæfni á vinnumarkaði.
á að komast til vinnu, hvar á að versla,
Gott er að hafa þetta huga í ráðningarferlinu og ræða í viðtalinu.
starfsnemann.
Þegar
hvar heilsugæslan er o.s.frv. Sá sem handleiðir þarf ávallt að vera meðvitaður
Til að mæta væntingum starfsnemans, þarf fyrirtækið
Að stýra væntingum fyrirtækis
um mismunandi menningarlegan bakgrunn
Mikilvægt er að það sé skýrt hvaða verkefni viðkomandi á að
og upplýsa og fræða um menningu hins nýja
sinna. Eins og áður segir, er gott að útbúa verkefnalýsingu og
lands. Hægt er að koma viðkomandi í kynni
lista upp þau verkefni sem viðkomandi þarf að sinna. Auðvitað
við stofnanir eða félög á alþjóðlegum grunni
þarf einnig að hafa einhvern sveigjanleika í þessari verklýsingu
þar sem viðkomandi getur kynnst fólki.
þar sem óvænt verkefni geta komið upp.
Mér finnst mannaskiptaverkefni spennandi kostur fyrir okkar fyrirtæki. Við munum svo sannarlega skoða þennan möguleika nánar með aðstoð GET mobile. Íslenskt fyrirtæki, áhugasamt um mannaskiptaverkefni
Gagnlegir tenglar
Kaflinn í hnotskurn
Heimasíða þar sem hægt er að finna
Áður en verkefni hefst: Skýr samskipti milli starfsnema og fyrirtækis
ýmsar upplýsingar um handleiðslu
koma í veg fyrir erfiðleika og misskilning seinna meir. Sendu
http://www.evta.net/eumoveportal/
starfsnemanum almennar upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið,
startpage_-3.html
svæðið, um siði og venjur menningarinnar en einnig hagnýtar upplýsingar og gagnlega tengla. • Undirbúðu starfsfólk og veittu því nauðsynlegar upplýsingar um starfsnemann. • Finndu starfsmann til að handleiða viðkomandi. • Styddu starfsnemann í því að byggja upp tengslanet. • Stýrðu væntingum starfsnemans og fyrirtækisins
www.getmobileproject.eu
17
Gagnlegt ráð:
Gott er að fela starfsnema ákveðið verkefni sem hæfir hans áhugasviði og hæfileikum. Það er mikilvægt að hann fái nóg að gera, þannig að hann fái mikilvæga starfsreynslu og nýti verkefnið til fulls.
18
8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar
Að hýsa nema getur verið auðgandi reynsla fyrir báða aðila. Við höfum sett hér saman upplýsingar sem koma að notum við að gera sem mest og best úr þessari reynslu.
Að kynna fyrirtækið
Þessi fundur ætti að innihalda efni eins og:
Mikilvægt er að starfsneminn skilji starfsemi
1. Fyrirtækið
fyrirtækisins, markmið, viðskiptavini, og
• Saga fyrirtækisins og núverandi staða þess.
menningu þess. Flestum fyrirtækjum finnst
• Markmið fyrirtækis, kjarnastarfsemi og viðskiptavinir.
best að hafa kynningarfund með nemanum til að fara yfir grundvallaratriði, hlutverk og
2. Starfsmenn og vinnumenning
væningar.
• Skipurit, með hverjum vinnur viðkomandi • Vinnutími, matar- og kaffitímar. • Staðsetning – að rata um fyrirtækið • Vinnuvernd Health and safety at work • Væntingar viðkomandi fyrirtækis hvað varðar hegðun (trúnaður, samskipti)
3. Starfsþróun starfsnemans • Að skýra út hlutverk viðkomandi, hvað á hann að gera og hvar. • Þjálfun, er einhver sérstök þjálfun nauðsynleg? • Endurgjöf, mörg fyrirtæki hafa viðtöl við starfsnema eftir fyrstu vikurnar eða mánuðinn, fer eftir lengd dvalar.
Gagnlegir tenglar Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar upplýsingar um handleiðslu http://www.evta.net/eumoveportal/ startpage_-3.html
Kaflinn í hnotskurn • Starfsneminn þarf að skilja hvað fyrirtækið gerir, markmið, viðskiptavini og menningu þess. • Mikilvægt: • Fyrirtækið og viðskiptavinir • Teymið og vinnumenningin • Að stýra starfsþróun viðkomandi starfsnema • Skilgreinið verkefni starfsnemans og gætið að því að hún sé virk.
www.getmobileproject.eu
19
9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni Stuðningur Mannaskiptaverkefni eru oft millibil milli náms og vinnu og því er þessi reynsla oft ný fyrir starfsnemann. Mikilvægt er að tekið sé á móti henni sem jafningja annara starfsmanna með sviptaða ábyrgð. Þetta er fremur auðvelt í litlum fyrirtækjum þar sem verkefni og ábyrgð deilast á fáa starfsmenn.
Eftirlit á meðan á verkefni stendur.
Þegar starfsneminn er farinn að þekkja daglega starfsemi fyrirtækis, fer af stað eftirlitskerfi til að skoða hvað hefur áunnist, framgangur í starfi og mögulegar áskoranir. Hér er stuðningur þess sem handleiðir mikilvægur.
Mentorar eiga að: • Veita handleiðslu. • Veita endurgjöf og hrós. • Tryggja opin samskipti • Veita stuðning
Tengslanet Tengslanet skipta miklu máli í mannaskiptareynslunni. Reyndu að sjá til þess að starfsneminn: • Hafi tengsl við aðra starfsmenn • Sé meðvitaður um hlutverk og ábyrgð annara starfsmanna. • Viti hvern á að hafa samband við ef spurningar vakna. Hvetja ætti til myndunar tengslanets starfsnemans sem gæti nýst honum í öðrum störfum og starfsferlinum almennt.
Gagnlegir tenglar Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar
Kaflinn í hnotskurn • Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu.
upplýsingar um handleiðslu
• Eftirlit er gagnlegt til að skoða árangur, framgang og hugsanlegar
http://www.evta.net/eumoveportal/
• Sá sem handleiðir ætti einnig að stuðla að tengslamyndun
áskoranir. startpage_-3.html
20
viðkomandi, bæði innan fyrirtækis og utan þess.
Gagnlegt ráð:
Mannaskiptaverkefni þarf að skipuleggja áður en viðkomandi kemur til starfa. Mælt er með því að verkefnalisti liggi fyrir og stuðningur til að viðkomandi komist í rútínu í fyrirtækinu.
www.getmobileproject.eu
21
10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni
Er verkefni lýkur er gott að skipuleggja viðtal við starfsnemann sem hluti af matsfundi. Þetta gefur henni tækifæri til að koma á framfæri sínu áliti á því hvernig reynslan var, hvað var gott og hvað ekki, og getur einnig komið fyrirtæki að notum ef aðrir starfsnemar koma til fyrirtækis seinna meir. Oft þarf starfsneminn að skrifa skýrslu og skila í heimalandi sínu sem fyrirtækið gæti einnig nýtt. Hafa ber í huga að skýrslan er væntanlega á móðurmáli viðkomandi nema. Það getur verið áhugavert að fylgjast með því hvar nemarnir fara til vinnu eftir mannaskiptaverkefni. Margir halda áfram námi, fara í starf við sitt fag eða fara algjörlega aðra leið í ferli sínum. Áframhaldandi samband við nemann gæti verið forvitnilegt og gagnlegt og sýnir að á þínum vinnustað skiptir fólk máli. Samfélagsmiðlar eins og Facebook, Twitter eða LinkedIn, geta verið tækifæri til að vera í áframhaldandi sambandi og einnig getur fyrirtækið boðið honum að vera áskrifandi að fréttabréfi fyrirtækisins.
Reynslan af því að hafa nema frá mismunandi löndum hjálpaði mér að byggja upp gott samband við viðskiptavini mína. Fyrirtæki í Tyrklandi, sem hýsti starfsnema.
Gagnlegir tenglar Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar upplýsingar um handleiðslu
Kaflinn í hnotskurn • Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu. • Skipulegðu viðtal þegar verkefni lýkur • Vertu í sambandi við nemann þinn, það sýnir að fyrirtækið þitt er
22
http://www.evta.net/eumoveportal/
áhugasamt um fólk og er vingjarnlegur vinnustaður. Það gefur
startpage_-3.html
fyrirtækinu einnig tækifæri til að byggja upp tengslanet erlendis.
Hefur þú áhuga á því að vita meira?
Get connected
www.getmobileproject.eu
23
Þetta snýst ekki um að velja starf heldur lífsmáta. Starfsnemi frá Tyrklandi
www.getmobileproject.eu