GET mobile Attingere al talento europeo by Militos

GET mobile Attingere al talento europeo Ricerca e organizzazione di tirocini europei: Guida di buone prassi per le PMI

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Questo programma Ă¨ stato finanziato con il contributo della Commissione Europea. Questa pubblicazione riflette il punto di vista degli Autori, e la Commissione Europea non puĂ˛ essere ritenuta responsabile per qualsivoglia uso possa essere fatto delle informazioni qui contenute

Grafica e impaginazione: HugsmiĂ°jan, 2012 www.hugsmidjan.is

Tabella dei contenuti 1. Introduzione ...................................................................................................................................5 2. I programmi per il placement in Europa....................................................................................6 3. In che modo ospitare una tirocinante può essere utile per la tua PMI?...............................8 4. Creare un ambiente di tirocinio “female friendly”.................................................................10 5. Ospitare un tirocinio internazionale - implicazioni interculturali........................................12 6. Come scegliere la tirocinante giusta per la tua impresa ......................................................14 7. Ospitare un tirocinio internazionale – prima dell’avvio.........................................................16 8. Ospitare un tirocinio internazionale – le prime settimane...................................................19 9. Ospitare un tirocinio internazionale – assistenza e monitoraggio .....................................20 10. Ospitare un tirocinio internazionale – monitoraggio e follow up ......................................22

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Le organizzazioni partner di Get Mobile

Inova Consultancy United Kingdom

VHTO - Women in Science Holland

CLP Italy

www.inovaconsult.com

www.vhto.nl

www.clpge.it

The Directorate of Labor Iceland

Pendik KISGEM Turkey

www.vinnumalastofnun.is

www.pendikkisgem.org

Militos Emerging Technologies & Services Greece www.militos.org

Questo manuale rappresenta il primo di questi strumenti di supporto per le PMI. È una panoramica introduttiva su come ricercare e ospitare un tirocinio e può essere proficuamente utilizzata come guida pratica durante il tirocinio. Registrati sulla Get Connected Zone per incontrare aziende simili alla tua e condividere esperienze e anche per saperne di più dalla viva voce di chi ha già ospitato un tirocinio internazionale. Potrai inserire la tua proposta di tirocinio e consultare profili di candidati – un’opportunità di scoprire supporto per la tua impresa fornendo al tempo stesso un’importante esperienza di sviluppo di carriera a un giovane neolaureato.

1. Introduzione Questo manuale ti fornirà consigli utili a reperire informazioni circa le modalità per ospitare un tirocinio internazionale in azienda. Ti accompagneremo lungo tutti gli step, dalla promozione dell’opportunità di tirocinio al processo di selezione, passando per gli aspetti gestionali del tirocinio. Get Mobile coinvolge un gruppo di organizzazioni di 6 Paesi partner (Gran Bretagna, Paesi Bassi, Grecia, Italia, Islanda, Turchia) che operano per sostenere la crescita della mobilità europea delle donne laureate nei settori B&S (Business and Science, economico / scientifico / tecnologico), soprattutto disoccupate e/o sotto occupate, in funzione di una loro maggiore adesione alle opportunità di tirocinio all’estero presso le PMI.

Get Mobile mira a due pubblici bersaglio: 1. PMI (specialmente le microimprese con meno di 5 dipendenti). 2. Donne laureate in discipline economiche, scientifiche, tecnologiche.

Stiamo predisponendo tre strumenti per assistere le PMI nella ricerca di informazioni circa le opportunità di tirocinio internazionale. 1. Manuale per le PMI, Guida di buone prassi per le PMI europee – ricerca e organizzazione di

Di norma le PMI e le microimprese non valorizzano

tirocini internazionali: un manuale incentrato

il potenziale di creatività e innovazione proprio

sull’intero processo di accoglienza di un

delle laureate europee che intraprendono i tirocini

tirocinio europeo

internazionali. Lavoriamo quindi per cambiare questo stato di cose, illustrando alle PMI i vantaggi

2. Business

briefings

workshops:

sessioni

dell’ospitare questa tipologia di tirocini e assisten-

informative di taglio operativo su come ospitare

dole nella selezione e nell’accoglienza della tiroci-

tirocini europei. Le sessioni tratteranno anche

nante dall’estero..

selezione delle tirocinanti, costi connessi al tirocinio, implicazioni interculturali, supporto alla tirocinante e introduzione alla Get Connected Zone 3. Get Connected Zone: piattaforma on line dedicata all’incontro di laureate e PMI europee. Le PMI possono registrarsi per promuovere un’opportunità di tirocinio presso le laureate iscritte alla Zone.

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2. I programmi per il placement in Europa I programmi europei per la mobilità e il placement Mobilità è il termine maggiormente utilizzato dalla Commissione Europea in riferimento a coloro che si spostano all’estero, in un altro paese, per lavorare presso un’organizzazione per un periodo di tempo predefinito. Può anche prendere la forma di placement (tirocinio) e stage. La mobilità delle persone rappresenta una delle priorità dell’EU. La Commissione Europea promuove programmi di mobilità che supportano tirocini (periodi di finalità formativa trascorsi in ambienti di lavoro nei quali i tirocinanti sono attivamente coinvolti nei processi lavorativi) all’estero per un ventaglio di destinatari (ad es. studenti, laureati, futuri imprenditori). I tirocinanti possono candidarsi a specifici programmi che coprono i costi del placement all’estero in ambito europeo. I tirocini possono svolgersi in qualunque organizzazione europea con una natura giuridica. Le PMI possono anche ricevere candidature da persone che autofinanziano il proprio tirocinio al di fuori di qualsiasi programma comunitario.

Cosa implica un tirocinio di ambito europeo?

nanti necessitano di una certa dose di assistenza

In funzione del programma di finanziamento

tratta del primo contatto col mondo del lavoro.

cui accede il tirocinante, la durata del tirocinio

Per quanto riguarda le PMI questo è un aspetto

(definita prima della partenza) può variare da 1 a

prioritario in termini di tempo e personale. Questa

12 mesi, da trascorrersi presso un’organizzazione

guida mira a supportarti nel processo così da

di uno dei 27 membri dell’Unione così come di

renderlo il più semplice possibile, là dove nel lungo

Croazia, Islanda, Liechtenstein, Norvegia, Svizzera

periodo i benefici derivanti dall’ospitare un tiroci-

e Turchia.

nio prevalgono sulle risorse dedicate.

Compiti e attività del tirocinante variano in

Finanziamento

relazione al suo percorso di studi e alla sua

Per le piccole imprese (come per qualunque

esperienza, così come dai desiderata dell’organiz-

organizzazione ospitante) non sussistono costi

zazione ospitante. Tutti questi elementi defini-

obbligatori. I laureati possono candidarsi a

scono il “Training Agreement” (convenzione del

borse che coprono i costi di viaggio e soggiorno

tirocinio) tra il tirocinante e l’organizzazione,

(compresi assicurazione e visti). La retribuzione

documento utile a chiarire le aspettative di ambo

(economica o in natura) è dunque assolutamente

i soggetti prima dell’arrivo dl tirocinante. I tiroci-

discrezionale e facoltativa.

e di gestione durante il placement – per molti si

Storie di successo PMI in Regno Unito Mi chiamo Eric Wijmenga e sono il responsabile di Intercambio, agenzia educativa di Sheffield. Abbiamo ospitato il nostro primo laureato straniero nel 2011, ma cercavamo un laureato con buone competenze linguistiche per aiutarci ad elaborare richieste e documentazioni amministrative dall’estero. Principali requisiti: flessibilità e interesse per il settore così come per il ruolo , appena introdotto nella nostra organizzazione. L’esperienza si è rivelata estremamente positiva, siamo rimasti colpiti da quanto il laureato ci abbia aiutato a erogare i servizi, diventando parte attiva della nostra squadra e facendo la differenza anche nella gestione quotidiana dell’azienda. Raccomaderei questa esperienza ad altre PMI. Inoltre ho anche scoperto molto circa le mie capacità e responsabilità getsionali, in quello che a pieno titolo si è rivelato un’opportunità di di apprendimento recipropoco.

Storie di successo

Tirocinante dalla Grecia Ciao! Mi chimo Elisavet e vengo dalla Grecia. Neolaureata in attesa del mio master in Management presso la Università di Sheffield in Gran Bretagna, mi interrogavo circa il “vero” mondo del lavoro e la mia carriera. Ero infatti completamente bloccata in un circolo vizioso – dover possedere esperienza lavorativa per trovare lavoro o metterti in proprio là dove a quel puntodella tua vita non si suppone tu l’abbia sviluppata. In quel periodo ho scoperto la piattaforma onlinedel progettoUE project ‘women@business’, che offriva alle neolaureate la possibilità – attraverso i tirocini aziendali europei – di affiancare imprenditrici di successo. La candidatura mi ha fatto entrare in contatto con una PMI greca, Militos Emerging Technologies & Services (www.militos.org). Dopo l’invio del Cv, in un colloquio di selezione via Skype abbiamo esplorato insieme gli ambiti di comune interesse in funzione di una collaborazione – e sono riuscita a convincere la Responsabile del mio interesse e dlla mia motivazione al tirocinio. Per me è stata una svolta che mi permesso di imparare direttamente da veri professionisti, testando ed esplorando ruoli e acquisensendo l’anelata esperienza lavorativa. Durante il tirocinio – esperienza gratificante professionalmente ed umanamente – mi sono sentita molto apprezzata. Oggi lavoroa tempo pieno per Militos,come dicono loro sono ‘un pilastro della squadra!’ ed è tutto cominciato grazie a un tirocinio. and it all started through a placement. Fidatevi di me, questa è ispirazione pura al 100%.

L’internazionalizzazione ricopre un ruolo chiave nella nostra attività e l’opportunità di ospitare una laureata motivata ed entusiasta che ci possa supportare nell’indagare un mercato dall’interno è assolutamente interessante. PMI in Italia, ospita un tirocinio aziendale europeo

Il capitolo in breve ✓✓ Un tirocinio aziendale è un periodo a finalità formativa trascorso

✓✓ La durata varia da a 12 mesi ed è definita

in ambienti di lavoro nel quale i tirocinanti sono attivamente

prima della prtenza unitamente ai cmpitii

coinvoti nei processi lavorativi ✓✓ La Commissione Europea promuove programmi di mobilità che supportano tirocini all’estero per diversi destinatari(ad es. studenti, laureati, futuri imprenditori). ✓✓ I tirocini possono essere ospitati da qualunque organizzazione con natura giuridica (incluse le PMI) nei 27 membri dell’Unione

del tirocinante (Training Agreement) ✓✓ L’organizzazione ospitante sceglie il tirocinante in funzione delle propri esigenze ✓✓ Assistenza e gestione del tirocinante sono gli argomenti principali trattati in questa guida

così come in Croazia, Islanda, Liechtenstein, Norvegia, Svizzera e Turchia

Link per approfondimenti Informazioni utili circa le opportunità in Europa http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/ http://www.globalplacement.com/about

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3. In che modo ospitare una tirocinante può essere utile per la tua PMI? In tutto il mondo l’internazionalizzazione ha avuto un grosso impatto sulle imprese, in termini sia di fabbisogni di networking sia di conoscenze interculturali. Come prepararsi alla competizione globale? Come si può fare il marketing della propria azienda in un Paese diverso se non lo si conosce? Là dove per le piccole aziende è arduo assumere personale dedicato, ospitare un tirocinante può essere un valiso supporto a questi processi di espansione. L’impresa può non disporre di tutte le competenze necessarie, quali ad esempio i know how tecnici o queli di marketing.

Quali sono i principali benefici dell’ospitare un tirocinio? • Punti vista privilegiati e conoscenze circa culture diverse (asset imprescindibili della competizione internazionale) • Crescita di competenze della PMI e opportunità di sviluppo di progetti altrimenti non realizzabili per mancanza di tempo o capacità.

Nel dettaglio: • Uno sguardo diveso: nuove idee e punti di vista

• Prospettiva ecompetenze

interculturale: interculturali

sono

conoscenze elemento

ulteriori circa attività e processi aziendali. Uno

chiave di successo per le imprese che intendono

sguardo esterno è di grande aiuto nello scardi-

internazionalizzarsi. Accogliere chi proviene da

nare luoghi comuni e prassi ripetitive.

altri Paesi e culture è un plus per l’azienda e per il

• Nuove competenze: un contributo aggiuntivo di know how non padroneggiati in azienda, ad

suo staff, un’occasione anche di imparare parole e frasi in un’altra lingua.

es. il marketing. I tirocinanti laureati in marke-

• Netwworking: oggi il networking è cruciale

ting possono contribuire allo sviluppo delle

per le imprese ai fini di allargare il proprio

strategie aziendali, o una campagna promozio-

parco clienti e di espandere la propria attività.

nale. Lo staff delle piccole imprese spesso non

Ospitare un tirocinante può rappresentare uno

dispone di tutte le competenze necessarie per

step per costruire nuovi contatti e reti europei e

competere sui mercati globali.

per generare valore aggiunto per la tua impresa. • Competenze organizzative: ospitando una tirocinante avrai l‘opportunità di migliorare le tue competenze organizzative e gestionali – e quindi qualificare il tuo skill set. Potrai anche sperimentare nuove modalità di mentoring e coaching che saranno preziose con il tuo staff. • Risorse extra: Le tirocinante in placement

La laurea mi ha fornito un’eccellente preparazione universitaria, ma non la pratica di come lavorare in un’organizzazione internazionale. Durante il tirocinio potrò familiarizzare con la routine quotidiana dell’ufficio e sviluppare esperienza lavorativa diretta in un contesto internazionale. Tirocinante aziendale in Belgio

rappresentano anche potenziali risorse extra sui specifici progetti – c‘è sempre un progetto che aspetta di essere cantierato quando ‚è tmpo, forse la tirocinante lo può portare avanti per conto tuo?! • Nuove propsettive; accogliere una giovane studentessa di una differente cultura può significare importare in azienda idee e prospettive inedite.

Storie di successo

PMI in Italia Mi chiamo Umberto Curti e sono il co-titolare di Welcome Management, una società di consulenza italiana specializzata nel web marketing e nella formazione per i settori del turismo e dell’enogastronomia. Siamo i proprietari del brand Ligucibario® (www.ligucibario.com), uno dei più vasti e completi portali Internetdedicati al food & wine della Riviera Italiana. Abbiamo conosciuto i programmi Erasmus SMP per caso –un’intraprendnete laureata croata ha chiesto all’Università di Genova il database delle aziende che collaborano ai tirocini curricolari (partecipaimo a taliiniziative da 10 anni): si è candidata inviandoci informazioni sul programma e sulla burocrazia – sorprendentemente oduli e documenti da compilare sono davvero pochi e semplici. L’internazionalizzazione ricopre un ruolochiave nella nostra attività e l’opportunità di ospitare una laureata motivata ed entusiasta che ci possa supportare nell’indagare un mercato dall’interno è assolutamente interessante. Le abbiamo proposto un task plane fornito consigli su come prepararsi al tirocinioche inizierà in ottobre. Il talento diventa internazionale!

Durante gli studi ho vissuto in Canada per un progetto di scambio. Desidero proseguire questo percorso internazionale. Sono venuta a conoscenza delle opportunità di tirocinio europeo grazie a Get Mobile e voglio assolutamente saperne di più! Una laureata olandese interessata alle opportunità di tirocinio europeo

Link per approfondimenti Sito ufficiale di We Mean Business, campagna lanciata nel 2012 dalla

Il capitolo in breve Per le PMI ospitare un tirocinante dall’estero è una maniera eccellente per:

Commissione Europea per accrescere la

✓✓ Acquisire informazioni di prima mano circa mercati stranieri e

consapevolezza delle aziende europee

migliorare le conoscenze interculturali – i capisaldi di un’interno-

circa i benefici positivi dell’ospitare

zializzazione di successo

tirocinanti attraverso i programmi

✓✓ Scoprire idee e punti vista nuovi circa processi e attività aziendali

Erasmus o Leonardo da Vinci:

✓✓ Svilupapre i know how e le competenze aziendaliin campi

http://we-mean-business.europa.eu

startegici quali il marketing. ✓✓ Fare i primi passi per costruire nuoi contatti e reti di relazioni in Europa

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4. Creare un ambiente di tirocinio “female friendly” Cosa significa female-friendly? Un’azienda female-friendly, secondo la Commissione Pari Opportunità, è un’impresa che: • Crede nell’unicità delle competenze ed esperienze femminili come fattore chiave di successo. • Ha una strategia esplicita per aumentare la rappresentatività delle donen sul posto di lavoro. • Lavora per promuovere iniziative di supporto alle donne che lavorano per aumentare la loro autostima. • Sviluppa programmi di pari opportunità per le prioprie dipendenti donne.

Perché è importante?

Benefici dell‘approccio female-friendly

Get Mobile si sta concentrando sul far sì che sempre

Per tutte le organizzazioni, i vantaggi di diventare

più laureate in discipline sotto-rappresentate

un luogo di lavoro maggiormente female-friendly

siano incoraggiate a svolgere tirocini all’estero per

includono

aumentare le proprie prospettive di carriera. La

• Si ritiene che le donne generalmente possie-

disuguaglianza di genere è un problema comune

dano diversi valori rispetto agli uomini (Vivian

a molte donne che iniziano a lavorare. Le barriere

Giang, 2012). Grazie a livelli elevati di empatia, le

sono particolarmente significative in determi-

donne sono più propense a rilevare le esigenze

nati settori, come scienza, economia, ingegneria

degli altri dipendenti, contribuendo a creare

e tecnologia, tradizionalmente dominati dagli

un ambiente di lavoro complessivamente più

uomini. Le ricerche (World bank, 2001) mostrano che: • Le giovani donne spesso sono scoraggiate a intraprendere carriere nei settori economico scientifici rispetto ai loro colleghi maschi; • Nei

amichevole; • Inserire diversi talenti di genere nel tuo team

campi

tecnico-scientifici

donne

confrontano con isolamento, mancato accesso ai network sociali pertinenti e al mentoring, mancanza di sponsorship.

aumenta notevolmente il market reach dell’azienda. Poiché il 70% delle donne asserisce che il marketing non parla con loro, potranno fornire all’organizzazione punti di vista nuovi e creativi su come targetizzare segmenti di mercato nuovi e diversi (Women Friendly Services, 2012); • Donne e uomini hanno diverse aree di “messa a fuoco” sul lavoro, ad esempio le donne sono più concentrate sullo sviluppo di abilità lavorative a lungo termine rispetto agli uomini, che di norma si spostano su lavori meglio pagati (Hobsons, 2005). Ciò significa che le donne possono contribuire alla creazione di una strategia imprendito-

Storie di successo

riale di lungo termine per la vostra azienda.

Tirocinante in Turchia Ciao, mi chiamo Pınar, mi sono laureata in Turchia presso il City and Regional Planning Department. Durante gli studi, ho voluto specializzarmi nel campo dei GSN, così ho partecipato a un programma di internship con IAESTE. Ho avuto l’opportunità di lavorare nella Scottish Forestry Commission come assistente sviluppatore GIS per tre mesi, una meravigliosa esperienza. È stato molto importante per me lavorare con persone provenienti da diverse nazioni, e anche incontrare molte persone diverse. Questa esperienza mi ha aiutato a pianificare il mio futuro in modo molto chiaro. Dopo gli studi in ingegneria questo programma di tirocinio ha reso molto più facile trovare un lavoro. attualmente, sto lavorando come esperto GIS in una società privata – quello che volevo per la mia vita professionale.

Come migliorare la female-friendliness della tua PMI Gli ostacoli affrontati dalle donne che cercano lavoro nei settori economico, scientifico, tecnologico, spesso le scoraggiano circa il trovare occupazione in questi ambiti. Le barriere persistono anche dopo l’assunzione e durante l’attività lavorativa, spesso impedendo avanzamenti di carriera. Esistono diverse soluzioni che le aziende possono mettere in atto per reclutare e sostenere la progressione delle donne, specialmente nelle aree sotto-rappresentate:

1. Focus sul reclutamento efficace È necessario che le organizzazioni predispongano processi di reclutamento efficaci per cooptare il numero crescente di donne interessati a intraprendere una carriera negli ambiti scienza, ingegneria, economia e tecnologia. A tal fine è bene targetizzare la proposta di tirocinio e/o l’offerta di lavoro, specie se rivolte a neolaureate nelle aree sottorappresentate. Assicurati che il tuo annuncio sia female-friendly! È inoltre importante assicurarsi che il reclutamento e la selezione dei tirocinanti avvenga usando gli stessi item di pari opportunità applicati ai membri regolari del personale. Ad esempio, garantendo che il personale coinvolto nella valutazione delle domande o nei colloqui con i tirocinanti siano stati sensibilizzati o formati sulle politiche di genere. Infine, è buona prassi monitorare l’appeal dell’annuncio presso il pubblico maschile e femminile per verificarne l’attrattività presso i due target.

2. Non farle andar via!

3. Garantisci l‘uguaglianza di genere!

Incoraggiare le donne di talento nel proprio

Lo sviluppo di pari opportunità per la crescita e l’avanzamento

percorso di crescita professionale dipende

professionale delle donne agli inizi della loro carriera è un

in modo significativo dall’ambiente di lavoro.

elemento fondamentale di un ambiente di lavoro female-

L’ambiente ideale è ospitale verso le donne,

friendly.

offre supporto, ed è per questo che vanno adottate prassi informali di valutazione dei contributi al femminile, ad esempio il tutoraggio durante il tirocinio.

Ospitando tirocinanti laureate aiuta le organizzazioni sostengono positivamente le prime e fondamentali fasi della loro carriera.

Il capitolo in breve Come aumentare la female-friendliness

Benefici dell‘approccio female-friendly:

della tua azienda:

• Grazie a livelli elevati di empatia, le donne sono più propense a

• Focus sul reclutamento efficace –

rilevare le esigenze degli altri dipendenti, contribuendo a creare

assicurati che l‘annuncio di tirocinio sia female-friendly!

un ambiente di lavoro complessivamente più amichevole; • Inserire diversi talenti di genere nel tuo team aumenta notevol-

• Non farle andar via! – incoraggia donne

mente il market reach dell’azienda.

di talento a progredire professional-

• Women being more focused on developing long-term workplace

mente creando un ambiente di lavoro

skills, they can contribute to the creation of a long-term business

adatto • Garantisci l‘uguaglianza di genere e pari

strategy for your company • Dato che le donne sono più concentrate sullo sviluppo di abilità

opportunità di carriera

lavorative a lungo termine, possono contribuire alla creazione di una strategia imprenditoriale di lungo termine per la vostra azienda.

Link per approfondimenti Sito ufficiale del progetto EUROCHAMBRES Women Network project, si veda in particolare la sezione “publications” http://www.echwomennetwork.eu/Content/Default.asp Alcuni esempi degli effetti positivi della diversità: http://www.mckinsey.com/locations/paris/home/womenmatter.asp www.getmobileproject.eu

5. Ospitare un tirocinio internazionale - implicazioni interculturali

Differenze culturali, problemi e soluzioni

Cultura del Paese, cultura dell‘azienda

Circa i tirocini all’estero, molto dipende dalla

Le organizzazioni, così come i Paesi hanno la

misura in cui la tirocinante viene a contatto con

propria «cultura» – «come facciamo le cose da

l’”habitat” (stile di vita, mentalità, abitudini)

queste parti». Gli stili aziendali si basano su

del paese ospitante. Questo non riguarda solo

un insieme di regole che variano da esplicite a

questioni linguistiche – sebbene ovviamente la

tacite, inespresse. Solitamente ci vuole qualche

padronanza della lingua sia di grande aiuto. Una

tempo prima che un nuovo arrivato ‘sintonizzi’

vera e propria immersione, che implica avere il

il proprio comportamento per allinearsi con la

giusto atteggiamento e motivazione, nonché un

cultura dell’organizzazione, e questo è ancora più

adeguato set di soft skills (competenze trasver-

rilevante per le tirocinanti provenienti da un altro

sali) - comunicazione efficace, autostima adatta-

paese. Essere proattivi aiuta: le fasi di selezione

bilità. I tirocini all’estero si sono rivelati essere un

e preparazione del tirocinio sono fondamentali

modo efficace per sviluppare tali competenze,

per fornire alla tirocinante un set di informazioni

soprattutto per quanto attiene il problem-solving

preliminari circa l’organizzazione e il Paese - ad

e il self management. In questo processo – perso-

esempio brochure, siti Web, ecc., così che possa

nale ed interculturale, il ruolo delle organizzazioni

iniziare a familiarizzare con la cultura bersaglio al

ospitanti si rivela centrale. La PMI rappresenta il

più presto. Attraverso il supporto del tutor, alla

“manuale pratico” della tirocinante per interpre-

partenza del tirocinio – mentre la tirocinante inizia

tare sia il mondo del lavoro, sia l’ambiente e l’iden-

a conoscere colleghi, attività e la città nella quale

tità del paese (in prospettiva economica, sociale e

vivrà nei prossimi mesi - può iniziare il processo

culturale).

di adeguamento alla cultura dell’organizzazione

Prevedere la presenza di un tutor aziendale è essenziale per supportare il processo di ambientamento ad una nuova cultura. Il tutor ha il compito di “sostenere” la tirocinante facilitando il suo inserimento nel posto di lavoro, e anche fornendo

e del Paese ospitante. Questo processo introduttivo normalmente dovrebbe richiedere un paio di giorni e includere elementi quali procedure d’ufficio, sistemi IT, apparecchiature, sistemi di archiviazione ecc.

una serie di informazioni pratiche e consigli sulla vita quotidiana nel paese ospitante. In qualità di tutor, è essenziale essere consapevoli di come la cultura e gli usi cambiano da paese a paese. Ciò che è considerato come “la norma” nel paese ospitante potrebbe essere considerato come “strano” e difficile da comprendere altrove. Per un tutor, mantenere il giusto equilibrio tra indipendenza e supporto (evitando sempre l’approccio “genitoriale”) è di vitale importanza al fine di ridurre al minimo il potenziale di corto circuito socio-culturale per la tirocinante. La tirocinante sarà quindi in grado di trarre il meglio dell’esperienza di placement – know-how circa stili di lavoro e professionalità; approfondimenti circa una nuova cultura; capacità di gestire il cambiamento, la diversità e incertezza.

Cosa mi è piaciuto di più è il fatto che ho avuto l’opportunità di sviluppare una gamma variegata di competenze: trasversali, interculturali e tecniche – un‘iniezione di contenuti per il mio CV. Tirocinante dal Regno Unito

Storie di successo

Trainee in France My name is Francesca, I am a graduate in International Science and Diplomatic Relations. I did not know about mobility placements until a friend told me. Having almost no experience in the world of work, the prospective was appealing – improving my French and getting to know a job environment at the same time! I sent an application to the Italian Chamber of Commerce in Lyon: its role is to help Italian companies that want to do businesses abroad. The answer was positive, the grant awarded, the experience useful - I had the opportunity of following an internationalization project from the beginning to the end. What I liked the most is the fact that I had the opportunity to develop a varied range of skills: soft, cross-cultural and technical – a booster for my CV!

Il ricordo più bello della mia esperienza di mobilità è stato ottenere maggiori responsabilità del previsto in tanti contesti. Mi sono anche piaciute le esperienze non lavorative correlate, come viaggiare per il Paese e approfondire la cultura del Regno Unito. Tirocinante nel Regno Unito

Link per approfondimenti

Il capitolo in breve

Ricerche sugli stili

• Durante il placement, la tirocinante viene a contatto con l’”habitat”

di comunicazione nel mondo

del paese ospitante e con temi quali la padronanza della lingua,

http://www.globalnegotiationresources.com/

atteggiamento e motivazione, soft skills (competenze trasversali

Il portale della Direzione Generale (EC DG) Employment, Social Affairs & Inclusion http://ec.europa.eu/social/home.jsp Assistenza e consigli per I cittadini UE e I loro familiari circa viaggio, lavoro/pensione, vivere all’estero, salute e acquisti. 2 versioni(Cittadini/Aziende) http://europa.eu/youreurope/index.htm

– comunicazione, problem solving,self-management). • Le organizzazioni ospitanti raprpesentano il “manuale pratico“ della tirocinante circa mondo del lavoro e cultura del Paese. • I tutor aziendali ricoprono un ruolo chiave nell‘introdurre le tirocinanti alle abitudini e agli stili lavorativi aziendali, e nel garantire la messa a fuoco della vita quotidiana e dell‘identità del Pease. • La proattività aiuta: fornisci alla tirocinate informazioni preliminari sulla tua azienda e sul Paese, così che inizi a familiarizzare con questi temi mentre è ancora a casa.

www.getmobileproject.eu

6. Come scegliere la tirocinante giusta per la tua impresa È possibile utilizzare Get Mobile per la ricerca di candidate adatte alle tue opportunità di tirocinio. Registrati su www.getmobileproject.eu per scoprire come consultare i curricula vitae di laureate in materie economiche e scientifiche desiderose di effettuare tirocini all’estero. Per una PMI, scegliere la tirocinante ideale è fondamentale proprio come selezionare il dipendente giusto per una posizione lavorativa.

Seguire questi step ti aiuterà a cooptare la tirocinante più adatto per la tua organizzazione.

Illustra con chiarezza l’opportunità di tirocinio che proponi Se non ti chiarisci quale ruolo/compiti/attività affidare alla tirocinante durante il placement, sarà difficile attrarre il candidato più adatto in termini di competenze e interessi. Assicurati di preparare una placememt description (sulla falsariga di una job description), che delinei ruolo e attività caratterizzanti. Si può anche preparare una “descrizione della persona” che mostri alle tirocinanti quali criteri si pensa siano essenziali per il ruolo e quali auspicabili. Contestualmente, è bene coglier l’occasione per illustrare le condizioni del placement – orario, qualsivoglia forma di sostegno economico da parte dell’organizzazione ecc.

Assicurati di promuoverla nei posti giusti È essenziale essere certi che l’opportunità di tirocinio sia visibile nei “posti giusti” in tutta Europa al fine di attrarre i migliori candidati. Esistono siti dedicati per pubblicizzare gratuitamente le offerte di placement – che possono essere promosse anche su www.getmobileproject.eu. Stabilisci se sei alla ricerca di una particolare competenza, ad esempio il marketing, e quindi si potrebbero contattare le università all’estero coinvolte in programmi di mobilità che possano fungere da tramite verso studenti o laureati in queste materie. Le facoltà possono quindi inviarti CV di tirocinanti da valutare. Oppure, valuta se sei alla ricerca di una tirocinante di un determinato Paese al fine di aiutarti a espandere la tua attività in quel Paese. La ricerca per Paese può essere effettuata tramite database come Get Mobile, che consente di verificare contestualmente provenienza e Paese-destinazione desiderato dalla tirocinante. Per un elenco di siti Web atti a pubblicizzare le tue opportunità di placement, consulta la sezione link utili.

Intervista i candidati su Skype prima di prendere la decisione finale Come per qualsiasi processo di assunzione, è basilare disporre della maggior quantità possibile di informazioni circa i candidati al tirocinio prima di effettuare la scelta del soggetto più idoneo. Una volta analizzati i CV, seleziona una rosa dei soggetti più interessanti, quindi organizza colloqui con i candidati per aiutarti a prendere la decisione finale. Utilizzare Skype è il modo più efficacia di intervistare i candidati all’estero. Prepara l’elenco delle domande in anticipo prima di parlare con i candidati, in modo che sia possibile porre a ciascuno gli stessi quesiti e confrontare le risposte. Una volta intervistati i candidati, contatta al più presto quello che hai scelto. Molte tirocinanti devono effettuare un tirocinio all’interno del loro percorso di studi – un obbligo soggetto a scadenze strettissime, e quindi hanno bisogno di sapere se la loro candidatura ha o non ha avuto successo il più velocemente possibile. È buona norma dare un riscontro anche ai candidati non selezionati, affinché possano effettuare nuove candidature presso altre organizzazioni.

Storie di successo

Tirocinante dalla Germania Mi chiamo Katrin, vengo dalla Germania e sono una neo-laureata in studi europei. Sono venuta ne al Regno Unito per intraprendere un tirocinio all’estero e ho lavorato come assistente di progetto per Inova Consultancy - a Sheffield - per sei mesi. La mia decisione di venire a lavorare nel Regno Unito è stata motivata dal desiderio di aumentare la mia occupabilità dopo la laurea, vivere nuove esperienze e migliorare le mie conoscenze linguistiche. Sono stata molto felice del tirocinio presso Inova - l’azienda si concentra sul sostegno alle donne sul mercato del lavoro e alle imprenditrici, argomenti di mio interesse. Il tirocinio in Inova è stato molto utile e ho imparato come affrontare i diversi aspetti del lavoro d’ufficio, ad esempio come scrivere e-mail professionali o come rapportarmi a clienti e colleghi. Il placement ha rappresentato anche un’esperienza di vita e un’opportunità per imparare cose su di me e acquisire più fiducia in se stessa. Essendo una piccola impresa, Inova è stata in grado di offrirmi molta più responsabilità di quanto mi aspettavo, situazione che ha reso questa esperienza così utile e importante.

L’internazionalizzazione gioca un ruolo centrale nella nostra attività, e l’opportunità di ospitare una laureate motivata e piena di risorse che può agire da “insider” in un nuovo mercato è molto interessante. PMI in Italia, ospita un tirocinio internazionale

Link per approfondimenti

Il capitolo in breve

Consigli e template per la selezione degli

• Utilizza Get Mobile per cercare le tirocinanti più adatte per la tua

staff, focalizzati sui fabbisogni di supporto

opportunità di placement – registrati su www.getmobileproject.

delle PMI http://www.smetoolkit.org/smetoolkit/en/ category/937/Recruiting-Hiring Eures - homepage http://ec.europa.eu/eures/home.jsp?lang=en Get Mobile - homepage http://getmobileproject.eu

eu! • Segui questi steps per selezionare la tirocinante più adata alla tua organizzazione • IIlustra con chiarezza l’opportunità di tirocinio che proponi: prepara una Placement Description (simile a una job description) che spieghi ruolo e task previsti • Promuovi il placement nei posti giusti: la tua proposta di tirocinio deve essere vista in tutta Europa dalle migliori candidate • Intervista le candidate su Skype prima di prenndere la decisione finale: è il modo più efficace (e a buon mercato) per colloquiare ccandidati all‘estero

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7. Ospitare un tirocinio internazionale – prima dell’avvio Comunicazioni tra la PMI e la tirocinante prima dell‘arrivo

tiva sia pronta – ad esempio, scrivania, computer,

Prima dell‘avvio del placement, la comunicazione

importante per far sentire la tirocinante a casa

chiara tra la tirocinante e l’azienda è essenziale

fin dall’inizio e “entrare a regime” nel tirocinio in

per evitare successive difficoltà e incomprensioni.

tempi rapidi.

Invia quindi alla tirocinante informazioni generali circa l’azienda, la città o l‘area. Se in futuro ospiterai altre tirocinanti, potrebbe essere compito della tirocinante attuale informare la nuova tirocinante circa questi argomenti, al fine di metterla a proprio agio.

accesso Internet. Un caloroso benvenuto è molto

Informazioni pratiche Definisci quantità e tipologia delle informazioni da fornire alla tirocinante prima del suo arrivo - ad esempio, notizie pratiche su alloggio, assicurazione, servizi sociali, sanità e banche. È bene trasmettere un elenco di siti utili da “navigare”

Una volta presa la decisione di ospitare una tiroci-

prima del viaggio, così che le tirocinanti possano

nante, è molto importante preparare il personale

sentirsi più preparate e fare tutte le domande

fornendo informazioni circa il nuovo membro

necessarie prima dell’arrivo.

del team. Lo staff dovrebbe essere incoraggiato a mettere a proprio agio la tirocinante, aiutandola a inserirsi nel posto di lavoro. Una buona idea è predisporre per lei all’inizio uno speciale programma di “introduzione” (come si farebbe con qualsiasi nuovo dipendente), un tour dell’azienda per incontrare tutto il personale, non solo in sede, ma anche in altri contesti “sociali”.

Tutoring del tirocinio La prassi migliore è identificare un membro dello staff come tutor della tirocinante. Il tutor deve conoscere esperienze e competenze della tirocinante al fine di aiutarlo a inserirsi e a ottenere il massimo dall’esperienza. Il tutor può inviare un’email di rapida presentazione alla tirocinante prima del suo arrivo, così da iniziare a conoscersi.

È inoltre indispensabile prepararsi all’arrivo della tirocinante assicurandosi che la postazione lavora-

Storie di successo SME in Grecia Il mio nome è Olga, e sono il Managing Director di Militos Emerging Technologies & Services in Grecia. Militos è una qualità di rendershigh di firmthat di innovativi servizi di consulenza. Il nostro obiettivo fondamentale è che le collaborazioni che abbiamo scelto sono uniche, indipendentemente dalla loro durata e grandezza. Sosteniamo fortemente la pratica dei tirocinanti di collocamento lavoro, avere un quadro chiaro dei benefici sia per i tirocinanti e le aziende, soprattutto piccole e medie imprese. In realtà, siamo conosciuti per la nostra gente da zero di formazione! Vedi... qualifiche non sono limitate a un CV. Non è un caso che Militos ospita regolarmente i tirocinanti, che alla fine si rivelano per diventare nostri collaboratori full o da noi abbiamo garantito un collocamento per loro in un’altra società dove essi hanno avuti l’opportunità di ampliare i loro orizzonti di carriera. È la nostra filosofia nel fare business e lavorare con persone provenienti da tutta Europa, ottenendo la soddisfazione di dare consigli a loro, mentre elevando il profilo dell’azienda. Si tratta in realtà di pensare fuori della scatola, facendo il tesoro di talento e impegno al meglio della nostre aspirazioni aziendali, ovunque esso provenga. Ne vale la pena? Di sicuro“!” 16

Supporto nel creare social network

Gestire le aspettative della tirocinante

L’aspetto delle relazioni sociali è fondamen-

Parlando con PMI che hanno ospitato placement internazionali,

tale per la tirocinante, così come la prepara-

è emerso come la gestione delle aspettative sia fondamen-

zione proattiva . Al suo arrivo, è opportuno

tale per garantire un’esperienza di successo ad ambo le parti

che il tutor “presenti” anche l’area, i mezzi di

coinvolte nel processo. Le aspettative della tirocinante possono

trasporto per raggiungere il posto di lavoro,

variare notevolmente da un soggetto all’altro e possono inclu-

le opportunità di shopping, i servizi sanitari

dere: aumentare la conoscenza di culture diverse; imparare

ecc. Il tutor dovrebbe operare in ottica inter-

una nuova lingua; rafforzare il proprio network; o semplice-

culturale, segnalando alla tirocinante le

mente incrementare le proprie competenze lavorative. Al fine

particolarità della cultura del nuovo paese.

di cercare di soddisfare queste variegate aspettative, è bene

Puoi mettere la tirocinante in contatto con

richiedere ai candidati durante la fase di recruitment (prima

organizzazioni locali che gestiscono attività

dunque della selezione definitiva) su cosa sperano di ottenere

per gli studenti stranieri, ad esempio aiutan-

dall’esperienza di placement.

doli ad incontrare persone nuove.

Gestire le aspettative dell‘azienda Chiarezza circa le attività che desiderei che la tirocinante svolga durante il placement. Là dove esistono margini di flessibilità, è tuttavia consigliabile elaborare una placement description comprensiva di compiti e attività, così come è opportuno predisporre un protocollo di accordo formale, in forma scritta e controfirmato, tra la tua organizzazione e la tirocinante circa sede e orario di lavoro, codice di abbigliamento, eventuali forme di supporto economico, monitoring e comportamenti

Trovo le opportunità di mobilità un’opzione interessante per la nostra azienda. Sicuramente studieremo le possibilità, grazie a Get Mobile. PMI in Islanda, interessata alla mobilità

Link per approfondimenti

Il capitolo in breve

Il sito di questo progetto europeo (LLP)

• Pre-arrivo 1: la comunicazione chiara tra la tirocinante e l’azienda

fornisce template e check list dedicati a

è essenziale per evitare successive difficoltà e incomprensioni.

PMI e tutor aziendali.

Invia quindi alla tirocinante informazioni generali circa l’azienda,

http://www.evta.net/eumoveportal/ startpage_-3.html

la città o l‘area, informazioni pratiche e link utili. • Pre-arrivo 2: prepara lo staff e informali circa il nuovo membro del team – non dimenticare di approntare la postazione di lavoro • Selezioan e forma il Tutor aziendale • Support trainees to build a social network • Manage trainees’ and company expectations – shun improvisation!

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Un consiglio utile:

E’ bene assegnare alla tirocinante un progetto specific coerente alle sue competenze, capacità e ai suoi interessi. Ciò significa pensare alle attività e non alle pause caffè - “tasks not tea” (CIPD, 2012, p.16). E’ importante far sì che la tirocinante sia sempre operativa e coinvolta nell’attività aziendale.

8. Ospitare un tirocinio internazionale – le prime settimane Ospitare un tirocinio internazionale può rappresentare un’esperienza gratificante sia per l’organizzazione ospitante sia per la tirocinante. Ecco alcuni consigli e informazioni per aiutarti a ottenere il massimo dall’esperienza.

Presentare l‘azienda È importante che la tirocinante conosca

Questo incontro dovrebbe contemplare argomenti quali:

e “comprenda” la tua attività – obiettivi,

1. Il cosa, dove, perchè e come dell‘azienda (what, where, why

clienti e cultura del lavoro. La maggior parte

and how)

delle aziende reputa proficuo organizzare

• Società storia e situazione attuale (dalla come/quandosiete

un incontro introduttivo con la tirocinante per trattare nozioni propedeutiche circa

nati a come siete giunti a dove vi trovate oggi) • Obiettivi strategici e clienti target

ruolo e aspettative. 2. La squadra e la cultura del lavoro • Organizzazione della struttura e del team (con chi lavorerà) • Orari di lavoro e break • Ubicazione dei servizi (servizi igienici, mensa, ecc.) • Salute e sicurezza sul lavoro • Aspettative dell’azienda circa il comportamento (affronta punti come la riservatezza, la comunicazione all’interno del team, tutte le informazioni sulle procedure disciplinari…) 3. Gestione del processo di sviluppo del tirocinio Chiarire il suo ruolo (cosa farà, come si inserirà all’interno dell’organizzazione) • formazione (ha bisogno di essere formata per svolgere i compiti assegnati?) • Piano di feedback e valutazione (molte aziende preferiscono condurre un primo check dopo le prime settimane/mesi - a seconda della durata del placement - , seguito da un altro check più avanti)

Link per approfondimenti Il sito di questo progetto europeo (LLP) fornisce template e check list dedicati a PMI e tutor aziendali. http://www.evta.net/eumoveportal/ startpage_-3.html

Il capitolo in breve • Presenta l‘azienda – la tirocinante deve capire e conoscere la tua attività – obiettivi, cleinti e cultura del lavoro • Argomenti chiave: • Il “what, where, why and how” dell‘azienda • Il team e la cultura del lavoro • Gestione dello sviluppo del tirocinio • Assegna uno specifico progetto alla tirocinante – coinvolgila e tienila occupata nel lavoro e nella vita aziendale

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9. Ospitare un tirocinio internazionale – assistenza e monitoraggio Supporto in itinere Il tirocinio rappresenta una transizione tra studio e lavoro. Molto spesso, svolgere un tirocinio presso un’organizzazione rappresenta un’esperienza completamente nuova per la tirocinante, che va accettata a pieno titolo come parte della squadra, con analoghe responsabilità. Questo è un vantaggio nelle piccole imprese, dove compiti e responsabilità – vista la limitata classe dimensionale - sono spesso condivisi tra lo staff.

Tutoring del periodo di tirocinio Una volta che la tirocinante ha familiarizzato con la routine aziendale quotidiana, va posto in essere un sistema di monitoraggio per verificare risultati, progressi e possibili criticità incontrati durante il placement. Come detto la tirocinante deve essere affiancata e assistita da un tutor selezionato dall’azienda anche per fungere da punto di contatto. Si tratta di un ruolo adatto a chi in azienda desideri sviluppare le proprie capacità formative.

I tutor devono garantire alla tirocinante: • Orientamento e confronto costanti • Feedback, lode e riconoscimento (critica costruttiva se necessario) • Dialogo aperto • Supporto continuo

Networking Il networking svolge un ruolo considerevole nell’esperienza di placement. Cerca di fare in modo che la tirocinante: • sia “collegata” con tutti i membri dello staff • sia consapevole dei compiti e delle responsabilità degli altri collaboratori. • sappia a chi rivolgersi per questioni di taglio “quotidiano” o per parlare più nel dettaglio del proprio sviluppo personale e professionale.. Dal punto di vista del networking esterno, la tirocinante deve essere informata circa clienti e partner aziendali. Ciò al fine non solo di facilitare l’operatività aziendale, ma anche per aiutare la tirocinante con opportunità di potenziali contatti professionali utili per il suo futuro.

Link per approfondimenti Il sito di questo progetto europeo (LLP) fornisce template e check list dedicati a PMI e tutor aziendali http://www.evta.net/eumoveportal/ startpage_-3.html

Il capitolo in breve • Ricorda sempre che il tirocinio rappresenta una transizione tra studio e lavoro. • Un sistema di monitoraggio serve a verificare risultati, progressi e possibili criticità incontrati durante il placement • Il tutor dovrebbe assistere la tirocinante anche per ciò che riguarda il networking – sia interno (staff) sia esterno (clienti e partners) • Pianificazione preliminare e task lists sono molto utili durante le prime settimane

Un consiglio utile :

Un periodo di placement deve essere pianificato prima dell’arrivo della tirocinante. In caso contrario non ci si può garantire una partenza efficace. Per le prime settimane, è consigliabile redigere un elenco di attività, così come supportare la prioritizzazione delle attività, al fine di aiutare la tirocinante a “entrare” nella routine lavorativa quotidiana dell’azienda.

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10. Ospitare un tirocinio internazionale – monitoraggio e follow up È buona norma effettuare una sorta di ‘colloquio in uscita’ al termine del placement nell’ambito di una riunione di monitoraggio/valutazione finale con la tirocinante. Ciò fornisce alla tirocinante la possibilità di illustrarvi il suo parere sull’andamento del placement, su ciò che hanno/non hanno gradito e su come migliorare le cose in vista di futuri tirocini. Molte tirocinanti devono scrivere una relazione in funzione del programma di finanziamento del placement, documento che possono condividere con l’azienda – va tuttavia considerato che il report potrebbe essere scritto nella loro lingua madre. È anche interessante sapere cosa hanno fatto le ex tirocinanti dopo il placement. Per molte, questo potrebbe includere proseguire gli studi, entrare nel mondo del lavoro retribuito o nel volontariato, o decidere di effettuare un altro tirocinio in un altro settore. Se ti è possibile mantieniti in contatto con le ex tirocinanti, è un utile modo per dimostrare a future tirocinanti che la tua azienda è un luogo di lavoro accogliente, così come per allargare i tuoi contatti europei là dove la tirocinante progredisce nella sua carriera. Se hai un account Facebook, Twitter o Linkedin, assicurati che le tirocinanti ti seguano – anche a loro fa piacere mantenersi in contatto con le aziende che le hanno ospitate. Per le donne che lavorano nei campi sotto-rappresentati è particolarmente importante esser parte di reti in tutta Europa per far progredire la propria carriera.

Tutte queste esperienze dal vero da diversi paesi mi hanno aiutato a costruire buoni rapporti con i clienti nella mia vita lavorativa. PMI in Turchia, ha ospitato un tirocinio aziendale europeo

Link per approfondimenti

• Effettuare un ‘colloquio in uscita’ al termine del placement

fornisce template e check list dedicati a

• Mantieniti in contatto con le ex tirocinanti, è un utile modo per

PMI e tutor aziendali

dimostrare a future tirocinanti che la tua azienda è un luogo di

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lavoro accogliente, così come per allargare i tuoi contatti europei

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Il capitolo in breve

Il sito di questo progetto europeo (LLP)

là dove la tirocinante progredisce nella sua carriera.

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Questo manuale funge da guida propedeutica allâ&#x20AC;&#x2122;accoglienza di un tirocinio â&#x20AC;&#x201C; Get Mobile non si fa carico di azioni intraprese da singoli e organizzazioni in seguito alla lettura di questo manuale.

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Non si tratta di scegliere un lavoro, ma uno stile di vita. Tirocinante in Turchia