Automatización de la Fuerza de Ventas by Mind de Colombia

Automatización de la Fuerza de Ventas 5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA Si uno de sus objetivos de negocio principales es incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL, entonces usted debe evaluar en detalle la implementación de una estrategia de Automatización de la Fuerza de Ventas (SFA) al interior de su organización. Este documento le puede brindar las bases para entender cómo hacerlo. Mind de Colombia - Copyright © 2010. Todos los Derechos Reservados www.culturacliente.com - www.crmagil.com

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatización de la Fuerza de Ventas) Documento de Trabajo desarrollado por Mind de Colombia

SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización Introducción

¿Qué es SFA?

Sigla que corresponde a Automatización de la Fuerza de Ventas. Práctica utilizada para mejorar la planeación, control y seguimiento a las actividades de un grupo comercial

Viene de la sigla en inglés “Sales Force Automation” - SFA

La palabra Automatización no es la más indicada. Realmente lo que se busca es incrementar la Productividad del grupo de asesores comerciales a través de procesos y tecnologías que les permita hacer mejor su trabajo

El término de Automatizar puede sonar muy “Robotizado” y lo que no se desea es que los vendedores actúen como Robots

Consiste en una estrategia que a través de procesos de negocio bien elaborados y uso de tecnología informática y comunicaciones, se incrementa la Productividad Comercial y se profesionaliza la labor de visita comercial directa. Implica planeación, ejecución, control y seguimiento.

Todo lo contrario, el vendedor del siglo XXI debe ser un profesional altamente capaz, flexible y adaptable a las condiciones de cada una de las oportunidades de negocio Profesionalización de los Consultores Empresariales Movilidad = Estar más cerca al cliente, más tiempo en contacto con clientes potenciales y actuales

Lo que se debe cumplir hoy en día es con:

Información = Elementos que le permitan al Consultor Comercial presentar propuestas de negocio más orientadas a las necesidades del cliente y sus objetivos de negocio Optimizar los flujos de información y el Proceso de Gestión Comercial

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatización de la Fuerza de Ventas) Primer Elemento: 5 señales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas" 1. El rol del vendedor o asesor comercial está evolucionando de un simple "Toma Pedidos" a un funcionario que debe brindar mayor valor agregado a la relación con el cliente

5 señales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

1. Es un imperativo incrementar la productividad comercial de su equipo de ventas

2. Los clientes empresariales mantendrán mejores relaciones comerciales con personas que les brinden apoyo al logro de sus objetivos de negocio, a que les vaya bien a sus empresas

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatización de la Fuerza de Ventas) Documento de Trabajo desarrollado por Mind de Colombia

SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización 3. Esto hace que sea necesario optimizar al máximo el uso de los recursos con apoyo de procesos bien diseñados y uso de la tecnología de información y comunicaciones (TIC's)

1. Es un imperativo incrementar la productividad comercial de su equipo de ventas

4. El recurso humano es una de los factores productivos más costosos hoy en día. Cada vez las empresas asignan objetivos más retadores en crecimiento en ventas y cubrimiento del mercado, al tiempo que los recursos disponibles cada vez son más ajustados, es decir el reto es hacer más con menos 5. Incrementar la productividad comercial quiere decir lograr el cumplimiento o exceder las metas comerciales con los recursos asignados, al tiempo que se mantiene un alto nivel de satisfacción del cliente y de lealtad a la empresa

5 señales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

6. Desarrollar una adecuada planeación de la gestión comercial, comunicarla a las fuerza comercial y ponerla en marcha es parta crucial de la ventaja competitiva que debe lograr un grupo comercial altamente productivo

2. La fuerza de ventas gasta una importante cantidad de tiempo en labores administrativas y reuniones internas

1. El principal objetivo del Consultor Comercial es cumplir o exceder las metas comerciales. Aquel consultor que este más cercano a sus clientes con contactos personalizados (cara a cara) tendrá mayores probabilidades de alcanzar sus objetivos 2. Si el consultor comercial debe gastar una parte importante de su tiempo desarrollando labores administrativas, llenando informes, escalando solicitudes, etc., menor tiempo estará de cara al cliente

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SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización 3. Hoy en día una fuerza comercial que gaste más de un 10% de su tiempo en actividades administrativas internas no es productiva y sus probabilidades de lograr los resultados bajan considerablemente

3. Obtener información oportuna y veraz sobre la gestión comercial es dispendioso y demorado

1. La retroalimentación de la ejecución del plan de gestión comercial es fundamental para poder tomar las medidas correctivas del caso 2. El grupo comercial no puede "Navegar sin instrumentos". Para esto es necesario contar con indicadores fundamentales que permitan revisar permanentemente el comportamiento de todo el grupo y el cumplimiento de los planes y estrategias definidas 3. Si para usted es complicado tener lecturas periódicas de esos indicadores, si estas no son veraces, si necesita recurrir a otras áreas para obtener la información, es un claro indicador de que usted tiene problemas en sus sistema de información de gestión comercial

5 señales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

1. Existencia de compromisos pactados por el asesor comercial que no pueden ser cumplidos por la empresa

4. Los clientes manifiestan inconformidad en la forma como la empresa atiende y cumple con los compromisos pactados

2. Problemas en la comunicación entre el asesor comercial y las áreas de apoyo de la empresa que generan fallas en el cumplimiento de los compromisos con el cliente 3. Fallas en el flujo oportuno de la información que generan problemas en la coordinación de las actividades para cumplir con los compromisos pactados con los clientes 4. Fallas en las entregas de producto o prestación del servicio debido a problemas en la información fuente generada por el asesor comercial

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SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización 1. El asesor comercial se siente el "dueño" del cliente y reúsa entregar la información detallada de el cliente a alguien más dentro de la empresa

5 señales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

5. El conocimiento de los clientes lo tiene el asesor comercial y esta información no está un ninguna base de datos de la empresa

2. No existen los mecanismos para que la información completa de la relación con el cliente sea registrada en los sistemas de información de la empresa 3. Cuando hay rotación del personal de ventas, la información que se tiene del cliente desaparece con el vendedor 4. No existe un proceso claro para administrar la información de "Conocimiento del Cliente" y está se encuentra en poder de los asesores comerciales

Segundo Elemento: 3 Componentes Básicos para definir su iniciativa de Automatización de la Fuerza de Ventas 1. Establecer como debe ser el flujo de información entre el área comercial y las demás áreas de la empresa

3 Componentes Básicos para definir su iniciativa de Automatización de la Fuerza de Ventas

1. Especificación clara sobre el proceso comercial y su relación con otros procesos de la organización

2. Definición clara de quienes intervienen en los procesos comerciales, tiempos especificados de ejecución de actividades y manejo de la información que se debe tener en cada proceso 3. Identificación clara de las actividades relacionadas con procesos de Back Office y Front Office: Back Office: Actividades de apoyo a la gestión comercial, especialmente relacionadas con presupuestos de ventas, planes de incentivos, herramientas de apoyo a la gestión comercial, metas y objetivos, indicadores, etc.

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatización de la Fuerza de Ventas) Documento de Trabajo desarrollado por Mind de Colombia

SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización 1. Especificación clara sobre el proceso comercial y su relación con otros procesos de la organización

4. Identificación clara de las actividades relacionadas con procesos de Back Office y Front Office: Front Office: Actividades realizadas por la fuerza comercial de cara al cliente. Interacciones directas con el cliente 1. Definición de un método de ventas que sea utilizado por la fuerza comercial y que agregue valor a la relación con el cliente

2. Claridad sobre un Método de Ventas claro y efectivo que aplique la Fuerza de Ventas

3 Componentes Básicos para definir su

2. Identificación clara de los indicadores de gestión que permitan medir el cumplimiento del método de ventas 3. Definición de mecanismos de planeación y control de la aplicación de la metodología de ventas que garantice su cumplimiento en bien de la relación con el cliente y del cumplimiento de los objetivos comerciales

iniciativa de Automatización de la Fuerza de Ventas

3. Fuerte compromiso de la alta dirección y de la principal cabeza del área comercial en la implantación de una estrategia de SFA

1. Convencimiento total por parte de la dirección de ventas en la importancia y utilidad de una estrategia de SFA para el logro de sus objetivos y la mejora de la productividad comercial 2. Compromiso de la dirección de ventas y de la dirección de la compañía en la asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo la exitosa implementación de la estrategia de SFA (recursos humanos, financieros y logísticos) 3. Participación activa de la dirección de ventas en el desarrollo del proyecto de implementación de la estrategia de SFA. Las guías y directrices establecidas por la dirección de ventas es fundamental

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatización de la Fuerza de Ventas) Documento de Trabajo desarrollado por Mind de Colombia

SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organización

3 Componentes Básicos para definir su iniciativa de Automatización de la Fuerza de Ventas

3. Fuerte compromiso de la alta dirección y de la principal cabeza del área comercial en la implantación de una estrategia de SFA

4. Total compromiso en el uso de los procesos y herramientas implementadas como parte de la estrategia de SFA y la exigencia a su equipo de trabajo del cumplimiento de cada uno de los procesos y del registro de la información a través de los mecanismos establecidos para este fin

Tercer Elemento: 4 fases para la evaluación y adquisición de una solución de SFA 1. Determinar en qué acciones específicas de la labor comercial es necesario el uso de una herramienta informática y cuáles son las reglas de negocio que la herramienta debe soportar

1. Definición detallada de la funcionalidad requerida y la tecnología en una herramienta de SFA

4 fases para la evaluación y adquisición de una solución de SFA

2. Definir cuáles son las características funcionales y ergonómicas que la herramienta debe tener para apoyar de manera efectiva cada una de las actividades identificadas en el paso anterior 3. Definición del tipo de tecnología más adecuado para cada uno de los usuarios que ejecutan las actividades comerciales, ya sean estas de apoyo (Back Office) o de contacto directo con el cliente o potencial cliente (Front Office) 4. Definición de condiciones de Adaptabilidad, Integración y Escalabilidad que debe reunir la herramienta para apoyar el futuro desarrollo del negocio

2. Selección de alternativas de solución

1. Establecer los criterios para elaborar una "Lista Corta" de alternativas de solución. Estos deben incluir: funcionalidad, experiencia, costos de inversión, viabilidad a largo plazo, conocimiento en las áreas de aplicación 2. Identificación en el mercado de alternativas. Uso de diferentes fuentes de información (Web, Catálogos de Soluciones, Referencias de otras empresas, etc.) para identificar los proveedores de este tipo de soluciones

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