PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ PRIVIND ACTIVITATEA BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
1
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 1. RESPONSABILITATEA: Lista persoanelor responsabile cu eleborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, cu revizuirea în cadrul ediției (ediția nr. 1, revizia - ), a procedurii:
NR. CRT . 1.
ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILITATEA/OPERAȚIUNEA ELABORAT
2. 3.
VERIFICAT APROBAT
NUME/PRENUME PETRIȘOR MINODORA CREȚU LILIANA SANDU MIHAI
FUNCȚIA BIBLIOTECAR RESP. CEAC DIRECTOR
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
2
DATA
SEMNĂTURA
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
Cod: P.O. ______
din
Statut: aplicare
1 2. DIFUZAREA EDIȚIEI: NR. CRT . 1. 2. 3.
NUME/PRENUME PETRIȘOR MINODORA ILIE ADELA CREȚU LILIANA
FUNCȚIA
COMPARTIMENT
SCOPUL DIFUZĂRII
BIBLIOTECAR
BIBLIOTECA
APLICARE
CONTABIL
FINANCIAR
RESP. CEAC
ADMINISTRATIV
INFORMARE/APLICAR E EVIDENȚĂ
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ : Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
3
DATĂ DIFUZĂRII 15.09.201 6 15.09.201 6 15.09.201 6
SEMNĂTUR Ă
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 LEGEA BIBLIOTECILOR (cu modificările și completările ulterioare) LEGE Nr. 334 din 31 mai 2002 , publicată în: Monitorul Oficial Nr. 422 din 18 iunie 2002. LEGEA CULTURII SCRISE LEGE Nr. 186 din 9 mai 2003, privind promovarea culturii scrise, publicată în: Monitorul Oficial Nr. 339 din 19 mai 2003. LEGEA PRIVIND LIBERUL ACCES LA INFORMAȚIILE DE INTERES PUBLIC LEGE Nr. 544 din 12 OCTOMBRIE 2001, privind liberul acces la informaţiile de interes public, publicată în: Monitorul Oficial Nr. 663 din 23 octombrie 2001. LEGE Nr. 54 din 8 iulie 1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969, privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor organizaţiilor socialiste.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
4
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 HG nr. 9/2009 - Ordinul Preşedintelui INS nr. 690/2006. Normele metodologice de aplicare a Legii Nr. 544/2001. Hotărâre Nr. 123 din 7 februarie 2002, pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001, privind liberul acces la informaţiile de interes public, publicată în: Monitorul Oficial Nr. 167 din 8 martie 2002. Legea contabilității - Legea nr. 82/1991 republicată şi modificată. Metodologia de aplicare a normelor ISBD(M). Metodologia de aplicare a normelor ISBD(S), ediţia a II-a. Ordinul Ministrului Culturii Nr. 2062 / 9.06.2000, privind Normele metodologice privind evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice, publicat în: Monitorul Oficial Nr. 387 /18 august 2000. Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
5
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Ordin nr.2062/ 9 iunie 2000, publicat în: Monitorul Oficial Nr.387/18.08.2000. OMEdC Nr.5286/12.12.2006, privind aprobarea Regulamentului pentru împrumutul interbibliotecar. Ordinul 4626/21.07.2005, privind Metodologiei de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate si de taxare a serviciilor si a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor imprumutate din bibliotecile cuprinse in reţeaua invăţământului, precum si a Precizărilor privind calculul valoric al acestor documente. OM Nr. 5561/2011, pentru aprobarea Metodologiei privind formarea continuă a personalului din învăţământul preuniversitar. Ordinul nr. 5554/2011 din 07/10/2011 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Casei Corpului Didactic , publicat în: Monitorul Oficial Nr. 735 din 19 octombrie 2011. Procedură privind organizare și desfășurarea activităților metodice, științifice și culturale de la Casa Corpului Didactic Prahova – PO-10. Regulamentul din 07.10.2011, de organizare și funcționare a bibliotecilor școlare și a centrelor de documentare și informare, publicat în: Monitorul Oficial, Partea I nr. 757 din 27.10.2011. Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
6
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 SR 13420:2000, Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală universală. Indici de bază. SR ISO 11620:2009, CT 229: Informare şi documentare. Indicatori de performanţă pentru biblioteci. Înlocuieşte SR ISO 11620:2000 STAS 12598-87, Informare şi documentare. Metode de analiză a documentelor, de determinare a conţinutului lor şi de selectare a termenilor de indexare. STAS 12629/1-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Schema generală. STAS 12629/2-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii monografice curente. STAS 12629/3-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii seriale. STAS 12629/7-89, Descrierea bibliografică a documentelor. Materiale audiovizuale. STAS 12855-90, Descrierea titlurilor de colecţii.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
7
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
1
4. ABREVIERI: RMF – Registrul de mişcare a fondurilor; RI – Registrul inventar; ISBN – International Standard Book Number; ISSN - International Standard Serials Number; Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
8
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 ISBD(M) - International Standard Bibliographic Description for Monographs; ISBD(S) - International Standard Bibliographic Description for Serials. 5. SCOPUL PROCEDURII: Scopul procedurii este de a stabili condițiile generale și modul de desfășurare a activității, în cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești
6. DOMENIUL DE APLICARE : Procedura se aplică în cadrul Colegiului Spiru Haret Ploiești, și descrie modul de derulare a operațiunilor specifice activității de bibliotecă. 7. DESCRIEREA PROCEDURII : 7.1. Generalități : Prezenta procedură, descrie etapele de organizare și desfășurare a operațiunilor și tehnicilor specifice muncii de bibliotecă, și constând în : Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
9
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Prospectarea pieței editoriale, achiziția și dezvoltarea fondului documentar ; Recepția publicațiilor intrate în fondul documentar al bibliotecii ; Prelucrarea biblioteconomică a documentelor nou intrare în colecțiile bibliotecii (înregistrarea / inventarierea, catalogarea, descrierea bibliografică și cotarea
7.2.
publicațiilor, CZU); Evidența și organizarea colecțiilor; Condiții de acces la colecțiile bibliotecii; Comunicarea documentelor și relațiile cu publicul cititor; Verificarea fondului documentar; Deselecția și eliminarea publicațiilor. DEZVOLTAREA FONDULUI DOCUMENTAR se realizează prin achiziție/ cumpărare, abonament, schimb și transfer interbibliotecar, donație. Achiziția publicațiilor: Achiziția publicațiilor destinate să intre în fondul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, se face potrivit legislației în vigoare, în urma prospectării pieței editoriale și ținându-se cont, în special, de următoarele criterii:
Profilul și specificul publicului țintă (personal încadrat în sistemul de învățământ); Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
10
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Nevoile de informare și documentare ale utilizatorilor; Continuitatea colecțiilor de bibliotecă și fondul documentar deja existent; Programele de susținere a gradelor didactice și de ocupare a locurilor vacante din sistemul de învățământ preuniversitar / bibliografiile de specialitate; Buget. Mijloace și surse de achiziție prin cumpărare: Achiziția se realizează pentru cărți și publicații seriale, prin cumpărare de la furnizor (librării, depozite de cărți, edituri, site-uri specifice), abonament. Lista de comenzi în vederea achiziției (prin cumpărare sau abonament), este întocmită de bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești, conform criteriilor legale menționate mai sus și aprobată de directorul instituției. Cumpărarea documentelor face în urma referatelor de achiziție/necesitate în care se precizează: autorul, titlul, editura, anul de apariție, numărul de exemplare solicitate și prețul estimativ al acestora. Achiziția se face din bugetul instituției sau din alte fonduri financiare, conform legislației în vigoare.
Cumpărarea documentelor electronice:
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
11
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Modalitățile de cumpărare a acestor documente de bibliotecă sunt aceleași ca și pentru cărțile, respectiv, periodicele românești sau străine. Schimbul interbibliotecar: În cadrul relaţiilor de schimb interbibliotecar se trimit şi se primesc publicaţii disponibile din colecţiile proprii. Schimbul se desfăşoară în câteva etape: constituirea fondului de schimb, corespondenţa de schimb şi transmiterea listelor de dublete, pregătirea coletelor pentru schimb şi expedierea publicaţiilor, primirea documentelor de bibliotecă de la partenerul de schimb şi, în final, expedierea (prin e-mail, fax sau poştă) confirmării de primire a publicaţiilor partenerului de schimb. Donațiile: Biblioteca își rezervă dreptul de a selecta dintre publicațiile donate pe cele de care are nevoie ținându-se cont de importanța informației conținute, nevoile de documentare și lectură ale utilizatorilor, actualitatea științifică a documentelor, unicitate, starea fizică a documentelor donate, calitatea grafică, prestigiul editurii, autografe etc.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
12
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Donatorul completează o scrisoare de donație (Anexa nr. 1), în care specifică: proveniența/donatorul, titlul și autorul publicațiilor, anul și editura apariției, numărul de volume și valoarea totală. Bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești va întocmi procesul-verbal care consemnează primirea donației, însoțit de borderoul cu următoarele rubrici: autorul, titlul, anul, locul de apariție, numărul de exemplare, prețul unitar și valoarea totală a fiecărui titlu (Anexa nr. 2). În cazul în care titlurile din donații nu au precizat prețul, comisia de evaluare va stabili valoarea fiecare volum de bibliotecă în parte, potrivit Ordinului nr. 2062/ 9 iunie 2000. Elementele care se au in vedere la stabilirea prețului, sunt : � tipul documentului; � descrierea bibliografică (autor, prefatator, autografe, dedicații, ilustrator, ilustrații, nr. pagini, etc.); � valoare bibliofilă; � existentul în colecțiile bibliotecii; � interesul pentru domeniul sau domeniile acoperite; � datele editoriale (editura, an, număr de exemplare editate și ediții); Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
13
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
Cod: P.O. ______
Statut: aplicare
1 � valoarea informației; � noutatea informației și a tipului de suport material pe care sunt editate; � gradul estimat de circulație a publicației.
Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5.
6. 7.
8.
TIP DOCUMENT
PUBLICAȚII Val.lei/pag
ROMÂNEȘTI
PUBLICAȚII
Leu greu
A. PUBLICATII NEPERIODICE
STRĂINE Val.lei/pag Leu greu
Dictionare bilingve
500 - 1500
0,05-0,15
1500 - 2000
0.15-0.20
Dictionare explicative, poliglote si de spec. Enciclopedii, alte lucrari de referinta Albume de arta, volume cu caracter festiv, omagial, imprimate in conditii deosebite Lucrari cu caracter stiintific in domenii de specialitate; monografii, s.a Cursuri universitare locale, indrumare teze de doctorat, rapoarte de cercetare, studii monografice Teze de doctorat
1000 - 2000
0.10-0.20
2000 - 3000
0.20-0.30
1000 – 3000
0.10-0.30
2000 - 4000
0.20-0.40
2000 – 3000
0.20-0.30
3000 - 4000
0.30-0.40
1000 – 4000
0.10-0.40
2000 - 5000
0.20-0.50
500 –1000
0.05-0.10
200000
20
2000 – 6000
0.20-0.60
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
14
din
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
Cod: P.O. ______
din
Statut: aplicare
1 9.
Rapoarte de cercetare
10.
Publicatii de interes restrans si de perioada de valabilitate limitata, acte normative, lucrari legislative Documente si documentatie tehnica Materiale de grup (congrese, conferinte, simpozioane)
11. 12.
pret fix/buc. 100000 pret fix/buc. 500 - 1000
10 0.05-0.10
1000 -2000
0.10-0.20
3000 - 6000
0.30-0.60
1000 - 2000
0.10-0.20
1000 - 4000
0.10-0.40
Cotidiane
180 - 250
0.02-0.03
Saptamanale
200 - 5000
0.02-0.50
400 – 6000
0.04-0.60
Bilunare (24 aparitii pe an)
450 -1200
0.05-0.12
500 - 1500
0.05-0.15
Lunare
750 - 6800
0.08-0.68
4000 - 140000
0.40-14
Trimestriale, semestriale
1400 - 6000
0.14-0.60
7000 - 30000
0.7-30
Anuare
500 - 1500
0.05-0.15
1500 - 4000
0.15-0.4
B. PUBLICATII PERIODICE
1. 2. 3. 4. 5. 6.
De comun acord, membrii stabilesc prețul final al publicațiilor, pe baza criteriilor de evaluare menţionate anterior şi a tabelului de evaluare.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
15
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Se intocmește procesul-verbal în care se menționează publicațiile evaluate și valoarea individuală a acestora. Procesul-verbal se întocmeşte în două exemplare (un exemplar rămâne la Bibliotecă şi un exemplar la Contabilitate), este semnat de intreaga comisie și se constiuie ca anexă a actului insoțitor. Transferul se realizează pe baza următoarelor documente: - cererea de transfer semnată de conducătorul instituţiei solicitante; - borderoul publicaţiilor ce vor fi transferate, în care se vor preciza principalele elemente bibliografice, numărul de exemplare şi preţul; - referatul bibliotecii de la care se efectuează transferul, aprobat de conducere. 7.3
Responsabilități :
Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești;
Serviciul contabilitate
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
16
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 7.4
RECEPȚIA PUBLICAȚIILOR: Aceasta reprezintă prima etapă de prelucrare a publicațiilor. Provenite din diverse surse de
achiziție documentele vor fi supuse mai întâi, recepției. Astfel, la primirea publicațiilor în bibliotecă, Comisia de recepție verifică scripticul cu fapticul, pe baza actelor însoțitoare, a următoarelor elemente: Titlul documentelor; Autorul documentelor; Valoarea documentelor; Numărul de exemplare; Starea materială a documentelor. Primele patru elemente trebuie să coincidă cu datele specificate pe factură. La final, se încheie un proces-verbal de recepție, în 2 exemplare. În cazul unor nereguli, acestea se consemnează în procesulverbal care se va încheia în 3 exemplare, iar un exemplar se va trimite instituiției de la care s-a achiziționat. Recepția publicațiilor provenite din schimb interbibliotecar, se face în baza unui proces-verbal, precum și a borderoului conținând publicațiile (cu aceleași rubrici ca și tabelul întocmit în cazul Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
17
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 donațiilor), în două exemplare, și se verifică dacă publicațiile corespund ca număr, autor, titlu și valoare, cu datele din documentele însoțitoare. În cazul schimbului interbibliotecar, orice inadvertență constatată, se semnalează bibliotecii în cauză, spre rezolvare 7.5
Responsabilități :
Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești; Comisia de recepție; Serviciul contabilitate . 7.6
ÎNREGISTRAREA PUBLICAȚIILOR: Documentele nou intrate în fondul documenta al bibliotecii, se înregistrează pe baza unui act de intrare (factură, chitanță, bon fiscal, proces-verbal); Pentru documentele fără act însoțitor, se întocmește un proces-verbal de primire și un borderou con, iar în funcție de sursa intrării, întreaga documentația specifică, potrivit mențiunilor de la capitolul Recepția documentelor; Un exemplar al actului de intrare (factură, chitanță, bon fiscal), rămâne la bibliotecă, iar altul este predat serviciului contabilitate;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
18
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Se înregistrează publicațiile nou achiziționate în RMF, în partea întâi, Intrări, în ordinea intrării lor în colecțiile bibliotecii. Toate publicațiile intrate în bibliotecă pe baza aceluiași act însoțitor vor fi înregistrate la o singură poziție și vor primi un singur număr de ordine. Numerotarea intrărilor în RMF, se face anual, începând cu numărul 1. Se înregistrează / inventariază publicațiile nou achiziționate în RI, realizându-se astfel, evidența individuală a fiecărui volum de bibliotecă, consemnându-se: numărul de inventar (care este unic și irepetabil); titlul; autorul; locul, editura; anul apariției; valoare publicației; cota publicației; eventualele observații; Numărul de inventar se consemnează lizibil, cu cerneală/ pastă albastră sau neagră; Numărul de inventar se trece pe publicații, pe pagina de titlu, pe pagina de control (din 100 în 100) și la sfârșitul textului propriu-zis al lucrării;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
19
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Acordarea numărului de inventar și ștampilarea documentului, marchează intrarea acestuia în fondul de gestiune al bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești; Ştampila se aplică obligatoriu pe pagina de titlu, în mijlocul spaţiului alb dintre titlu şi datele de apariţie (sau pe verso, acolo unde foaia de titlu nu permite ştampilarea), pe ultima pagină imprimată, imediat după text şi pe pagina de control (la fiecare 100 de pagini). Dacă este cazul, ştampila se va aplica şi pe materialele însoţitoare ale publicaţiei (ilustraţii, hărţi, scheme etc.); Publicațiile seriale/periodice primite la bibliotecă, pe măsura editării,
sunt
evidențiate în Fișa de evidență preliminară, iar în momentul constituirii în volume de bibliotecă, se înregistrează în RI pentru publicații periodice; Unitatea de evidenţă a serialelor, se constituie în funcţie de numărul de pagini conţinute și de periodicitatea apariției. Serialele cu număr mare de pagini, alcătuiesc singure, un volum de bibliotecă; Se realizează ca următoare etapă, descrierea bibliografică și cotarea publicațiilor nou intrate în bibliotecă. Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
20
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1
7.7
Responsabilități :
Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești;
Serviciul contabilitate .
7.8
Cotarea și organizarea publicațiilor: Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești folosește pentru organizarea colecțiilor, sistemul de cotare topografică, datorită fondului documentar mare, cu scopul realizării economiei de spațiu și pentru a asigura regăsirea rapidă a documentului căutat; Cota topografică a publicației, indică poziția la raft a documetului, ajutând astfel, la regăsirea rapidă și eficientă a acestuia; Cota topografică este formată dintr-o cifră romană ( care indică formatul documentului), urmată de cifră / cifre arabe, care indică numărul în cadrul formatului;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
21
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Cota se notează pe pagina de titlu, sus; În timp ce numărul de inventar este unic, cota poate fi reutilizată în momentul eliberării ei, și se poate acorda unui alt document. 7.9 7.10
Responsabilități : Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești. Catalogarea publicațiilor : Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești dispune de trei tipuri de cataloage: Catalogul alfabetic (după numele autorului / titlul documentului / cuvânt cheie); Catalogul sistematic, pe domenii ( în funcție de clasele CZU) ; Catalogul topografic. În realizarea catalogării, se vor avea în vedere, următoarele elemente: - descrierea bibliografică a documentului după reguli şi norme prestabilite; - stabilirea elementelor specifice, care dau intrarea în catalog (elementul vedetă);
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
22
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Conţinutul descrierii bibliografice, după normele ISBD: titlul, informaţii despre titlu, menţiuni de responsabilitate, ediţia, datele editoriale, colaţiunea, colecţia, note, ISBN). 7.11
Responsabilități : Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești.
7.12.
Clasificare și indexare : Clasificarea se va realiza cu ajutorul tabelelor Clasificării Zecimale Universale (CZU). Astfel, clasificarea documentelor se va face în funcţie de subiectele pe care le tratează, CZU fiind o schemă care împarte cunoştinţele umane în zece clase mari, care, la rândul lor, se subîmpart în alte zece subdiviziuni, ș.a.m.d. Indexarea se va realiza prin stabilirea termenilor de indexare a documentului şi ataşarea acestora la înregistrare. TermeniI de indexare vor constitui puncte de acces la înregistrarea respectivă.
7.13
Responsabilități : Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
23
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
7.14
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Relațiile cu utilizatorii și circuitul documentelor: a) Înscrierea și evidența cititorilor : Accesul la Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești, este gratuit ; Colecţiile bibliotecii pot fi consultate prin serviciul de împrumut, sau în regim de sală de lectură, documentele necesare pentru accesul la Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești, fiind : Pentru consultarea fondului documentar în cadrul sălii de lectură, pe baza buletinului / cărţii de identitate ; Pentru consultarea materialelor în regim de împrumut, utilizatorul va trebui să prezinte: - buletin / carte de identitate ;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
24
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 - adeverință eliberată de o unitate școlară, din care să reiasă calitatea de angajat în cadrul sistemului de învățământ preuniversitar județean ; Fiecărui cititor i se deschide o fișă de împrumut (contract de împrumut), în care bibliotecarul va opera fiecare operațiune de împrumut sau restituire ; Fiecare utilizator, în momentul înscrierii, va fi înregistrat în Registrul de evidență al cititorilor, acordându-se un număr fișei - contract de împrumut ; b) Circuitul documentelor prin împrumut : Utilizatorii bibliotecii pot împrumuta un număr de maxim 3 cărți, pe o perioadă de 15 zile, putând beneficia (în funcție de nivelul solicitării documentelor împrumutate de către alți utilizatori), de o perioada de prelungire de pâna la încă 15 zile; Nu se împrumută categoriile de materiale specificate de legislația în vigoare : Cărți în unic exemplar ; Cărți vechi și rare ; Documente primare (dicționare, atlase, albume etc), manuale școlare ;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
25
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Cititorii au obligația de a păstra în stare buna materialele împrumutate, și de a le recondiționa, dacă este cazul ; Nerestituirea la termen a documentelor de bibliotecă împrumutate de către utilizatori, se sancționează conform legislației în vigoare (conform OMEC nr. 4626 / 21.07.2005, privind Metodologia recuperării documentelor pierdute sau deteriorate) ;
Deteriorarea, distrugerea sau pierderea documentelor de bibliotecă de către utilizatori, se sancționează prin recuperarea fizică a unor documente identice sau a unei ediții similare a acelorași documente, sau prin achitarea valorii de inventar a documentelor, actualizată cu aplicarea coeficientului de inflație la zi, la care, se adaugă o sumă echivalentă cu de 3 ori prețul astfel calculat ;
În cazul pierderii documentelor bibliotecii, se completează de asemenea, o declarație de pierdere a publicației / publicațiilor 7.15
Responsabilități :
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
26
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
Statut: aplicare
1 Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești
Cititorii - respectă procedura privind termenii și condițiile de împrumut și restituire ;
Serviciul contabilitate.
7.15
din
Deselecția și casarea documentelor :
Pentru menținerea fiabilității informaționale, dar și din considerente materiale (spațiu de depozitare insuficient, uzura fizică a cărților sau periodicelor), se impune necesitatea realizării deselecției fondului documentar, cu scopul efectuării casării. Acestor aspecte, li se adaugă necesitatea casării documentelor împrumutate la domiciliu şi nerestituite. Deselecţia este operaţia ce constă în eliminarea de pe rafturi a documentelor care nu mai pot fi utilizate, fie din cauza uzurii fizice, fie din cauza faptului că informaţia este depăşită ştiinţific. În cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, casarea documentelor se efectuează în conformitate cu legislaţia în vigoare şi în urma unui atent proces de deselecţie.
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
27
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Nicio publicaţie nu poate fi casată înainte de trecerea perioadei de 6 luni, din momentul intrării documentului în gestiunea Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești.
Criterii de casare : 1 - publicaţii cu deteriorări fizice ireversibile – lipsa unor părţi din lucrare, pagini distruse etc.; 2 - publicaţii cu grad de actualitate al informaţiei cultural-ştiinţifice al conţinutului, perimat 3 - publicaţii cu deteriorări chimice şi biochimice ireversibile, netratabile; 4 - publicaţii împrumutate la domiciliu şi nerestituite; 5 - publicații distruse în urma unor calamităţi naturale sau situaţii critice – cutremure, incendii, inundaţii. 1 Criterii secundare de care se ţine cont în deselecţia documentelor şi propunerea lor de casare, în cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești: 2 a) numărul de exemplare ; Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
28
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 3 - număr de exemplare nejustificat de mare în raport cu gradul de solicitare sau documentul nu are o circulaţie mare şi nu face obiectul solicitărilor utilizatorilor) ; 4 - număr de exemplare insuficient documentul este foarte solicitat şi chiar dacă prezintă uzură fizică, nu se casează ; 5 b) valoarea informaţională sau ştiinţifică foarte scăzută a publicaţiilor respective ; c) prestigiul autorului sau a altor contributori științifici (prefațator, traducător etc); d) valoarea culturală recunoscută în timp; e) actualitatea subiectului; f) gradul de interes în actualitate şi cel previzional; g) conţinutul lucrării şi relevanţa pentru instituţia în care funcționează Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești. Excepţii de la casare :
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
29
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 În cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, sunt exceptate de la casare, potrivit normelor în vigoare (vezi cap. 3 -Documente de referință): a) publicaţiile care au mai puţin de 6 luni de la data intrării în evidenţele bibliotecii; b) cartea veche şi bibliofilă, documente de patrimoniu; c) manuscrise, fotografii, documente istorice, lucrări de artă, cartografie veche; d) cartea publicată înainte de 1955 pe teritoriul României (se va putea casa în mod excepţional doar dacă starea de conservare nu mai permite recuperarea sau dacă există un număr mai mare de 10 exemplare). Prin restructurarea fondului de documente în urma deselecției și casării documentelor, în cadrul bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, se urmărește: a) menţinerea fondului activ de carte; b) rezolvarea parţială a problemei spaţiului de depozitare; c) aerisirea cataloagele de serviciu şi pentru public; Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
30
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 d) facilitatrea acţiunilor de verificare periodic. Destinația documentelor casate în cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești Prahova : a) pot fi donate / transferate altor biblioteci, fiind un mijloc de îmbogăţire a colecţiilor celor din urmă; b) documentele casate pot fi vândute la centrele de reciclare a hârtiei, valorificând ecologic maculatura sau achiziționând alte documente cu banii obținuți. În cadrul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, eliminarea publicaţiilor din colecţii se derulează după legislaţia actuală: Propunerile de casare se fac de către bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești; Se întocmesc de către bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești, borderouri cu propunerile de scoatere din evidenţă a publicaţiilor ce urmează a fi casate; Borderourile se întocmesc în două exemplare, unul pentru bibliotecă și alt exemplar pentru serviciul contabilitate;
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
31
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 Se întocmesc borderouri separate pe fiecare categorie de publicaţii (carte, publicaţii seriale, manuale școlare etc.); Fiecare borderou trebuie să conţină următoarele rubrici obligatorii: număr curent, inventar, cotă, autor, titlu, loc de editare, an de apariţie, preţ de inventar, menţiuni; Borderourile se numerotează, bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești se semnează pe fiecare filă şi se ștampileză cu ștampila Colegiului Spiru Haret Ploiești; Se întocmeşte un referat de către bibliotecarul Colegiului Spiru Haret Ploiești se atașează acestuia, propunerile de casare și se înaintează Comisiei de casare; Comisia de Casare ia la cunoştinţă şi verifică borderourile pentru a vedea dacă au fost respectate criteriile şi normele de selecţie; După verificarea propunerilor de casare, comisia dă aviz pozitiv sau respinge propunerile de casare a documentelor bibliotecii; În vederea obţinerii avizelor de scoatere din evidenţe, se întocmeşte un dosar de casare care trebuie să cuprindă: borderourile vizate de comisie, procesul verbal de casare semnat de membrii comisiei şi avizat de directorul unității. Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
32
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 7.16
RESPONSABILITĂȚI :
Bibliotecarul - aplică procedura, la nivelul Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești;
Serviciul contabilitate ;
Comisia de casare.
Anexa nr. 1 SCRISOARE DE DONAŢIE Subsemnatul (-a) …........................................................................................, având funcția de …....................., în cadrul…........................................................................................, domiciliat în Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
33
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1 …...................................................................................., doresc să donez Bibliotecii Colegiului Spiru Haret Ploiești, lucrările menționate în tabelul de mai jos. Nr.
Autor
Titlu
Localitate/Editură
An apariție
Preț unitar
Crt.
Valoare totală
Semnătură donator, ........................................
Anexa nr. 2 COLEGIUL SPIRU HARET PLOIEȘTI
ACT DE DONAŢIE NR. _____ /_______
Se confirmă primirea în Biblioteca Colegiului Spiru Haret Ploiești, în urma donației d-nului / d-nei, cu domiciliul în …........................................................................................a următoarelor lucrări menționate în tabelul de mai jos. Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
34
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ FUNCȚIONAREA ȘI ACTIVITATEA GETIONARĂ A BIBLIOTECII COLEGIULUI SPIRU HARET PLOIEȘTI Cod: P.O. ______
Ediţia Nr.: 1 Nr.de exemplare: 3 Revizia Nr.: 1 Pagina
din
Statut: aplicare
1
Nr.
Autor
Titlu
Localitate/Editură
An apariție
Preț unitar
Crt.
Valoare totală
Predat,
Primit,
Semnătură donator ............
Semnătură bibliotecar CSH Ploiești............
Str. Constructorilor, nr.8, Ploiești, Prahova cdi_sh.ploiesti@yahoo.com, cdi-shp.com
35