Guia obertura nous agrupaments online by Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

OBERTURA DE NOUS AGRUPAMENTS

Guia pràctica

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Text Disseny Suport tècnic Edita

Amb el suport de:

Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions Mar Serra (Servei de Disseny i Comunicació) Pol Ruiz (Servei de Projectes) Minyons Escoltes Guies Sant Jordi de Catalunya Valldoreix (Barcelona) 2014

OBERTURA DE NOUS AGRUPAMENTS

Guia pràctica

Índex

1. INTRODUCCIÓ

2. ORIGEN DE LA DEMANDA

3. PROTOCOL D’ATESA

3.1. Primera presa de contacte

3.2. Full de ruta/seguiment

11.

4. PROTOCOL TÈCNIC D’OBERTURA 4.1. Alta al Cens de la Direcció General de Joventut

14. 16.

5. COMUNICACIÓ I DIFUSIÓ

17.

6. PUBLICACIONS DE SUPORT

18.

INTRODUCCIÓ

Aquest document pretén ser una guia pràctica per tots els agents de Minyons Escoltes i Guies de Catalunya (MEG) implicats davant la demanda d’obertura d’un nou agrupament escolta i guia (AEiG). Cal tenir en compte la situació concreta de cada procés d’obertura i adaptar aquest full de ruta a les seves necessitats. Els agents implicats en el procés seran:

Servei de Projectes de l’OSG (tècnic d’agrupaments)

Secretaria tècnica de la demarcació

Equip de demarcació i/o sector de referència del nou agrupament

Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions

Equips Demarcació

Equips Generals

Nou AEiG Grup impulsor

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Origen de la demanda

La demanda d’obertura d’un nou agrupament a MEG pot venir de diversos col·lectius:

Grup de mares i pares

Grup de joves

Administració Pública

Demarcació/ Sector

AEiG que havia format part de MEG anteriorment

Ex-caps o ex-infants d’altres AEiG 7

AEiG o entitat que vol canviar d’associació

Escola

Altres

Una vegada es rep una petició d’obertura d’un nou agrupament de qualsevol d’aquests col·lectius, cal engegar un procés de primera presa de contacte, que s’hauria d’iniciar en un màxim d’una setmana.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Protocol d’atesa

Qualsevol demanda d’obertura, encara que arribi directament a la demarcació/ sector, ha de seguir els següents passos:

Demanda d’obertura

»» Població »» Quin col·lectiu vol crear l’agrupament »» Persona de contacte »» Telèfon de contacte »» Correu electrònic de contacte

Facilitar al tècnic d’agrupaments de l’OSG (agrupaments@escoltesiguies.cat) les dades del nou AEiG Avisar a

Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions 8

Penjar la informació al document compartit amb el Servei de Projectes

Informa a

Demarcació/Sector què pertany la població del possible nou agrupament

Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions

Valoren la proposta, en fan el seguiment, etc. (veure punts 3.1 i 3.2)

PROCÉS D’ALTA D’UN NOU AGRUPAMENT A MEG (veure punt 4)

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

3. 1 Primera presa de contacte QUI LA FA? En els casos en els quals la demanda prové de persones externes o no coneixedores del Moviment, serà l’Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions qui farà la primera presa de contacte, informant-ne la demarcació/sector, que pot considerar l’opció d’assistir a la primera trobada. Aquesta primera presa de contacte la farà l’Àmbit per tal de donar una visió unitària i àmplia de tota l’associació. En aquesta primera trobada s’explicarà la ideologia, el funcionament i el mètode de MEG. S’acompanyarà d’una carpeta institucional. En cas que la demanda provingui de persones que ja coneixen MEG, es valorarà l’opció que sigui el mateix equip de demarcació o sector qui ja faci la presa de contacte directament, però informant-ne l’Àmbit en tot moment.

Què hem de donar? En aquesta primera trobada, cal donar al grup impulsor del nou agrupament una carpeta institucional de MEG, que ha de contenir: »» Tríptic desplegable (MEG) »» Dossier institucional (MEG) »» Fulletó de Campaments i més »» Fulletó de Brownsea »» Últim número de la revista El Correu »» Memòria del curs anterior »» Full de contactes (àmbit i demarcació/sector)

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Temes a tractar a la primera trobada Aquesta trobada s’estructurarà en 2 blocs: Anàlisi del possible agrupament »» Qui fa la demanda? Idea inicial del col·lectiu que vol obrir l’agrupament. D’on sorgeix la idea i què pretenen. »» Recursos: disponibilitat de caps, disponibilitat de nens/es, locals, finançament, relacions amb AMPAs, ajuntaments, entitats de l’entorn... »» Anàlisi de l’entorn (tipus de població, oferta social/cultural...). »» Coneixement que tenen del Moviment i de MEG. Com ens presentem (qui som i què fem?) Per fer aquesta presentació podem utilitzar aquest documents:

»»  Web de MEG (especialment els apartats “Qui som” i “Escoltisme i guiatge”) www.escoltesiguies.cat »»  Web “Vine al cau” www.vinealcau.cat »»  Vídeo “Què és MEG?” (disponible al canal de Youtube de MEG i al web) »»  Altres vídeos de projectes motivadors (exemples: Desmarca’t, Escoltisme per l’Empordà, etc.) »» Presentació de diapositives de MEG (disponible a l’Espai del cap>Documents > Comunicació >Donar-nos a conèixer) »»  Explicar l’Espai del cap (tots els recursos que oferim) »»  Web de Campaments i Més i Brownsea »» També podem utilitzar els materials editats que conté la carpeta institucional Si després d’aquesta primera presa de contacte es veu factible iniciar un treball per a la possible obertura, passarem al següent pas, que serà elaborar el full de ruta dirigit per l’Equip de demarcació/sector amb el seguiment de l’Àmbit.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

3. 2 Full de ruta i seguiment Les reunions que es facin entre l’equip de demarcació/sector i l’equip impulsor haurien de quedar recollides en actes per poder fer un bon seguiment del procés. Aquestes actes és recomanable que es comparteixin amb tots els agents implicats. Aspectes que cal tenir en compte per fer el full de ruta:

QUÈ S’HA DE FER

QUI HO FA

QUAN

Fer un anàlisi de l’entorn (escoles, instituts, entitats, locals, associació de veïns...) i plasmar-ho en un mapa. Constituir un equip de treball que coordini el projecte (és important definir una persona concreta de seguiment per part de l’Equip de demarcació/sector, amb qui l’equip impulsor pugui contactar per qualsevol cosa, ja que encara no saben a qui s’han de dirigir). Contactar amb les AMPA per tal de presentar-nos i aconseguir nens/es (recordeu que podeu utilitzar els diferents materials de difusió de MEG) »»Donar a conèixer el projecte a diferents entitats juvenils del barri (a través del Punt d’Informació Juvenil, taules de joves, centres cívics...). »»Contactar amb els centres educatius de batxillerat i cicles formatius per tal de presentar-nos i aconseguir joves i caps (recordeu que podeu utilitzar els diferents materials de difusió de MEG). Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

QUÈ S’HA DE FER

QUI HO FA

Fer el seguiment dels possibles joves interessats en formar part de l’equip de caps. Plantejar la possibilitat de buscar agrupaments padrins perquè els futurs caps puguin conèixer el funcionament de l’entitat (en aquest cas, cal establir una persona de seguiment per part de l’agrupament acollidor que faci el retorn de tot plegat a l’Equip de demarcació/sector i que estigui una mica pendent d’ells). Reunió amb l’ajuntament, en què hi assisteixi l’equip coordinador i algun 12

representant de l’equip de demarcació/ sector i/o àmbit. En aquesta reunió ens presentarem, demanarem ajuda per fer difusió, per trobar locals, finançament... En el cas d’aconseguir una cessió de local, l’equip de demarcació/sector vetllarà per la signatura correcta del conveni. En cas de: »»Necessitat de nens i nenes: consultar la Guia de prevenció i actuació. »»Necessitat de caps: consultar la Guia de prevenció i actuació. »»Necessitat de local: consultar La Clau. Guia per anar a la recerca d’un local. Tots aquests documents es poden consultar a l’apartat de “Publicacions > Guies i documents”

del web de MEG Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

QUAN

QUÈ S’HA DE FER

QUI HO FA

QUAN

Explicar el projecte als espais de la demarcació/sector i als espais generals. (TACA/CG) Fer campanya de col·laboració a les activitats dels dissabtes o als campaments oberts d’altres agrupaments “padrins” per tal d’engrescar als futurs caps. Fer una formació per a caps nous prèvia a la FOCA. Decidir el nom de l’agrupament i els colors del fulard (tenir en compte que els fulards i camises es poden comprar a Brownsea). Definir l’organització interna de l’agrupament i assignar els diferents càrrecs que formaran el consell. Sol·licitar al Servei de Disseny i Comunicació (comunicacio@escoltesiguies.cat)

la placa

amb el nom de l’agrupament per a penjar a la façana.

NOTA: L’obertura d’un nou agrupament comportarà un seguiment especial per part de la demarcació/sector durant un temps prudencial de dos anys per tal de consolidar-lo. En tot aquest procés l’Àmbit farà un seguiment a l’Equip de demarcació/sector per donar suport i resoldre els dubtes que puguin sorgir.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Protocol tècnic d’obertura

Qualsevol demanda d’obertura, encara que arribi directament a la demarcació/ sector, ha de seguir els següents passos: Demarcació /Sector

Informar al tècnic d’agrupaments de l’OSG (agrupaments@escoltesiguies.cat) .

»» »» »» »»

Nom de l’agrupament Adreça de l’agrupament Colors del fulard Dades del compte bancari (si ja el tenen obert) »» Web (si en tenen) »» Perfils o pàgines a les xarxes socials (Twitter, Facebook, Youtube...)

Automàticament el ComptaCau crea l’AEiG perquè un cop hi tinguin accés, els reconegui com a grup

»» Dades de les persones de contacte (indicar com a mínim una persona responsable que s’afiliarà com a cap d’agrupament). • Nom i cognoms, DNI, data de naixement, telèfon, domicili, correu electrònic, rol dins l’agrupament i data d’alta al programa d’afiliacions En 24 hores com a màxim

Alta com a AEiG al programa d’afiliacions

Donar claus d’accés a Demarcació/Sector de les afiliacions de l’AEiG per afiliar els primers Caps En uns 7 dies aprox.

La Demarcació/Sector entra al ComptaCau i dóna d’alta a la persona afiliada com a tresorer/a de l’agrupament per poder començar a utilitzar el programa* *

Un cop afiliat el tresorer/a de l’AEiG

Caps i Demarcació/Sector afilien els nens/es (la Demarcació/Sector aprofita per ensenyar com funcionen les afiliacions)

El tresorer/a de l’agrupament no tindrà rol de “tresorer/a avançat/ada” dins del ComptaCau fins que aquesta persona hagi signat el contracte de confidencialitat que certifica que és qui s’encarrega dels comptes de l’agrupament dins del programa.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Des del primer moment l’agrupament haurà d’utilitzar el Programa d’afiliacions i el ComptaCau. També cal tenir en compte que, si l’agrupament ha d’obrir un compte bancari, ho ha de fer seguint el “Procediment per l’obertura i canvis de comptes corrents” , que hi ha a l’Espai del Cap del web de MEG, a l’apartat de “Documents > Gestió administrativa >Per treballar la comptabilitat a l’agrupament. S’haurà de crear l’adreça de correu electrònic de l’agrupament escolta i guia , que es redireccionarà a les adreces de correu que el nou agrupament consideri necessàries. El primer any de funcionament l’agrupament no pagarà les quotes d’afiliació a l’associació però si les quotes d’assegurança. Des de MEG rebran una ajuda econòmica per facilitar l’inici de les activitats de l’agrupament (és imprescindible tenir un compte bancari obert). És recomanable que els i les caps del nou agrupament es formin a l’Escola de Formació de MEG. Mentre no sigui possible, l’Equip de demarcació/sector hauria de garantir una formació inicial a través de petites càpsules adaptades a les seves necessitats perquè els i les caps puguin desenvolupar correctament la seva tasca. En cas de formar-se a l’Escola de Formació de MEG, és important que la persona de seguiment de l’Equip de demarcació/sector es posi en contacte amb l’Equip de FOCA per tal d’explicar-li la situació del cas (i així poder adaptar treballs, vocabulari, etc. i establir també un seguiment clar de l’equip de formadors per resoldre dubtes).

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

4. 1 Alta al Cens de la Direcció General de Joventut Un cop passat el primer curs de l’agrupament a MEG, caldrà tramitar l’alta al Cens de la Direcció General de Joventut (DGJ) de la Generalitat de Catalunya. Fer aquest tràmit suposa molta burocràcia i, sobretot, requereix que l’agrupament redacti un bon projecte amb els seus objectius com a entitat. Per aquest motiu, es considera que és millor esperar un curs i tramitar l’alta al cens de la DGJ el segon curs d’existència, ja que l’experiència adquirida ajudarà l’agrupament a redactar un millor projecte i a tenir més clars els seus objectius, alhora que els donarà el temps suficient per dedicar els esforços que facin falta a engegar en un primer any que sempre serveix per situar-se i tot ve de nou.

El procediment 16

Per tramitar l’alta al cens de la DGJ cal reunir el següents documents: »» adreça postal i electrònica de l’agrupament. »» nom i cognoms del/la cap d’agrupament. »» DNI escanejat del/la cap d’agrupament. »» documentació de presentació i activitats de l’entitat (de l’agrupament). A continuació trobareu un guió orientatiu per elaborar una presentació i descripció de l’entitat.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

1. Presentació de l’agrupament. 1.1. Dades bàsiques: nom, adreça, telèfon, correu electrònic... 1.2. Dades referents als membres i beneficiaris: »» Nombre de membres del cau (nens/es), indicant edats. »» Nombre de beneficiaris (encara que no siguin socis), indicant edats. »» En cas de no tenir estatuts propis (i, per tant, no tenir òrgan de govern definit) explicar breument el sistema de gestió i govern així com la relació i coordinació amb l’entitat que delega la personalitat jurídica. 1.3. Dades històriques: data i motiu de creació de l’agrupament. 1.4. Dades descriptives: »» Ritme de funcionament. »» Tipus i règim de tinença del local (llogat, cedit, propietat). 2. Descripció de l’agrupament. 2.1. Objectius de l’agrupament: »» Generals. »» Específics. 2.2. Àmbits d’actuació de l’agrupament. 2.3. Principals activitats que es realitzen. 2.4. Relació amb altres entitats. Després de reunir aquests documents, enviar-ho per correu electrònic a csecretaria@escoltesiguies.cat Des del Servei de Secretaria faran els tràmits per censar l’agrupament, i la Direcció General de Joventut farà arribar els documents del cens finalitzat a l’adreça postal que hagi donat l’agrupament amb les seves dades.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Comunicació i difusió

Es considera que es pot fer pública la difusió d’un nou agrupament en el moment que aquest està donat d’alta al programa d’afiliacions de MEG. És molt recomanable fer un acte de presentació del nou agrupament per donar visibilitat al projecte. Convidats estratègics: agrupaments de la demarcació/sector, Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions, Taula Executiva, autoritats locals i representats de les entitats de l’entorn (especialment les de lleure i juvenils), escoles i centres educatius. Es recomana, a més a més, fer difusió de l’acte a nivell general i que tothom del barri i/o poble hi pugui participar.

Enviar la informació/convocatòria de l’acte a: »»  Secretaria tècnica (correu electrònic de demarcació) »»  Tècnic d’agrupaments de la OSG (agrupaments@escoltesiguies.cat) Aquesta informació es penjarà a través de la web i/o xarxes socials tant de la demarcació com de generals. Es recomana fer difusió també en mitjans de comunicació locals i/o comarcals.

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

Publicacions de suport

Documents d’interes de l’Espai del Cap del web de MEG. La Clau. Guia per anar a la recerca d’un local

Davant d’una crisi per problemes de locals consulteu la guia La clau. Guia per a la recerca d’un local o poseu-vos en contacte amb l’equip de demarcació/sector i l’Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions. ON PUC TROBAR LA GUIA LA CLAU?

»» Al vostre agrupament / A la demarcació / A l’Oficina de Serveis Generals (OSG) »» Versió digital: La clau. guia per anar a la recerca d’un local Guia de prevenció i actuació

Eina per treballar amb els agrupaments per tal d’evitar possibles problemes o perquè quan ja els tenim puguem trobar la millor solució. Ofereix un ventall obert d’estratègies per saber què cal fer. ON PUC TROBAR LA GUIA DE PREVENCIÓ I ACTUACIÓ?

»» Al vostre agrupament / A la demarcació / A l’Oficina de Serveis Generals (OSG) »» Versió digital: Guia de prevenció i actuació CODI OBERT. PROGRAMARI LLIURE PER A CAPS

Aquest llibre, escrit per Miquel Àngel Essomba i Gelabert i editat l’any 2008, està dirigit als caps, joves que prenen la responsabilitat d’educar nois i noies a través de l’escoltisme i el guiatge. Recull la proposta ideològica i educativa de la nostra associació, adaptada per a cada grup d’edat (branques) i l’emmarca en el si dels agrupaments. ON PUC TROBAR EL CODI OBERT?

»» Al vostre agrupament / A la demarcació / A l’Oficina de Serveis Generals (OSG) »» Versió digital: Codi obert. Programari lliure per a caps Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

MÈTODE TRUC. PROPOSTA PEDAGÒGICA PER A JOVES ESCOLTES I GUIES

Jordi Feu i Gelis escriu aquest llibre, editat l’any 2012, com a proposta de full de ruta perquè els i les joves animadors/es de la branca de Truc puguin fer una feina òptima i rellevant, plena de sentit i reeixida. En aquest mètode la branca de Truc es defineix com el punt culminant del procés educatiu a l’escoltisme i el guiatge. ON PUC TROBAR EL MÈTODE TRUC?

»» Al vostre agrupament / A la demarcació / A l’Oficina serveis generals (OSG) »» Versió digital: Mètode truc. proposta pedagògica per a joves escoltes i guies

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya

OBERTURA DE NOUS AGRUPAMENTS Guia pràctica

MINYONS ESCOLTES GUIES DE CATALUNYA Rbla. Mn Jacint Verdaguer 10 08197 Valldoreix Tel. 935 902 700 Fax. 935 900 492 info@escoltesiguies.cat www.escoltesiguies.cat

Minyons Escoltes i Guies de Catalunya @EscoltesiGuies

Guia d’obertura de nous agrupaments · Minyons Escoltes i Guies de Catalunya