Priručnik o Sudjelovanju građana by Mirna Karzen

PRIRUČNIK ZA SUDJELOVANJE GRAĐANA U JEDINICAMA LOKALNE (REGIONALNE) SAMOUPRAVE

Priručnik za sudjelovanje građana u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave drugo izdanje

Priredili: Krzysztof Chmura, Mirna Karzen, Momo Kuzmanović Pridonijeli: Maris Mikelsons i Lori Bishop Nakladnici: The Urban Institute Zagreb, Savez Udruge gradova i Udruge općina Republike Hrvatske Za nakladnike: Maris Mikelsons i Irena Bakal Prijevod s engleskog: Samir Memić, Igor Miškulin, Natalija Šimunović Lektura: Irena Drpić Graﬁčko oblikovanje: Bambi bold, Zagreb Tisak: Denona d.o.o Zagreb Naklada: 600 primjeraka

CIP - Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveučilišna knjižnica - Zagreb UDK 352/353(035) PRIRUČNIK za sudjelovanje građana u jedinicama lokalne (regionalne) samouprave / pripremili Krzysztof Chmura, Mirna Karzen, Momo Kuzmanović ; <prijevod s engleskog Samir Memić, Igor Miškulin, Natalija Šimunović>. - 2. izd. - Zagreb : The Urban Institute, 2005. Prijevod djela: Citizen participation manual. ISBN 953-99520-5-0 I. Lokalna samouprava 441221084

PRIRUČNIK ZA

SUDJELOVANJE GRAĐANA U JEDINICAMA LOKALNE I PODRUČNE (REGIONALNE) SAMOUPRAVE

Pripremili: Krzysztof Chmura Mirna Karzen Momo Kuzmanović Pridonijeli: Lori Bishop Maris Mikelsons

Pripremljeno za:

Projekt reforme lokalne samouprave Američka agencija za međunarodni razvoj

Zagreb, 2005.

ZAHVALE Ovaj je priručnik zasnovan na iskustvima iz implementacije aktivnosti na sudjelovanju građana u lokalnim samoupravama u Hrvatskoj tijekom trajanja Projekta reforme lokalne samouprave. PRLS posebno zahvaljuje osoblju i gradonačelnicima Grada Rijeke, Grada Crikvenice i Grada Varaždina te drugim lokalnim samoupravama u Hrvatskoj za njihovu suradnju i za primjere slučajeva koji su uvršteni u ovaj priručnik. U priručniku se koriste neki elementi alata za sudjelovanje građana, opisanih u javno dostupnim priručnicima koji se koriste u zemljama centralne i istočne Europe i drugim tranzicijskim zemljama.

PREDGOVOR Projekt reforme lokalne samouprave (PRLS) jest projekt tehničke pomoći s dva cilja: izgrađivanje upravljačke sposobnosti lokalnih samouprava i pružanje savjeta Vladi Republike Hrvatske u politici reforme lokalne samouprave. Projekt provodi The Urban Institute, neprofitna istraživačka i savjetodavna organizacija iz Washingtona, a financira ga Američka organizacija za međunarodni razvoj (USAID). Direktor je PRLS-a Maris Mikelsons, a zamjenik direktora Krzysztof Chmura. U posljednjih nekoliko godina projekt je razvio pet modela upravljanja u skladu s potrebama lokalnih samouprava za boljim upravljanjem njihovim resursima. Svaki od pet modela implementiran je u različitim mjestima u zemlji i svaka je od implementacija rađena u bliskoj suradnji s partnerima u lokalnim samoupravama, s prioritetnim naglaskom na institucionalizaciji modela. Ovaj je priručnik izrađen da bi pomogao korisniku u boljem razumijevanju Modela sudjelovanja građana i služi kao osnova za djelotvornu i učinkovitu primjenu novih tehnika upravljanja koje je izradio PRLS u suradnji s lokalnim samoupravama u Hrvatskoj. PRLS će nastaviti usavršavati i ažurirati model upravljanja podacima dobivenim iz novih “naučenih lekcija” te kroz potpuniju primjenu metodologija upravljanja. Ukratko ćemo opisati svaki od pet modela upravljanja. Upravljanje imovinom. Ovaj model uvodi novi sustavni pristup povećanju učinkovite uporabe imovine koja je u vlasništvu ili na raspolaganju lokalnih samouprava. Prvi je korak izrada sveobuhvatne inventure svih jedinica imovine, čemu slijedi ocjena svake jedinice imovine radi utvrđivanja namjene najbolje za lokalnu samoupravu. Nakon završetka tih koraka, model razmatra druga pitanja u upravljanju imovinom uvođenjem metodologija vezanih za procjenu imovine, analizu direktnih i indirektnih subvencija, uvođenje operativnih izvješća za svaku jedinicu imovine itd. Upotrebom multidisciplinarnog pristupa upravljanju imovinom model rezultira poboljšanjima u lokalnim financijama i pružanju usluga te omogućuje lokalni gospodarski razvoj. Sudjelovanje građana. Ovaj model poboljšava sudjelovanje građana u procesu donošenja odluka lokalne samouprave kao sredstvo za bolje korištenje resursa. Model lokalnim samoupravama predstavlja sustavni pristup učinkovitoj komunikaciji s građanima te promociji civilnih inicijativa. Model predlaže dva načina implementacije – integralni pristup i pristup brzih rezultata. Predloženi alati, među ostalima, uključuju izdavanje biltena u lokalnoj zajednici, savjetodavna tijela građana, javni informativni centar, izradu proračuna u malom te provođenje ankete o zadovoljstvu građana lokalnom samoupravom . Za svaki od alata naveden je primjer, među kojima su mnogi nastali u sklopu već provednih inicijativa u Hrvatskoj. Gospodarski razvoj. Ovaj model razmatra lokalni gospodarski razvoj iz perspektive zajednice – zajedničkim osmišljavanjem i vođenjem za zajedničkom vizijom gospodarskih potencijala zajednice – i kako da ga lokalna samouprava, vodeći poslovni ljudi i vodeći ljudi civilne zajednice postignu. Model također razmatra mobilizaciju javnih i privatnih resursa za pružanje potpore toj viziji te promišlja kako stvoriti povoljnu poslovnu klimu koja potiče lokalne poduzetnike na otvaranje novih poduzeća i proširenje postojećih i koja je privlačna vanjskim investitorima. Kroz ovaj proces izrađen je strateški plan gospodarskog razvoja. Na kraju, model predlaže osnivanje lokalnog tijela koje bi bilo odgovorno za nadgledanje implementacije plana i koje će razmatrati pitanja sposobnosti vezanih uz regulativno okruženje za postizanje ciljeva plana. Ovaj je model važan alat za poboljšanje sposobnosti lokalne samouprave u upravljanju lokalnim gospodarskim razvojem. Upravljanje financijama. Ovaj model daje prikaz sustava upravljanja financijama koji povećava transparentnost i odgovornost ukupnog upravljanja financijama, od donošenja odluke do procjene izdataka. Model uvodi četiri moderne upravljačke prakse: 1. izrada transparentnog proračuna,

2. analiza kreditne sposobnosti radi boljeg pristupa kreditu, 3. sustavni pristup planiranju kapitalnih projekata kroz višegodišnje razdoblje i 4. proračun organiziran oko programskih ciljeva te povezan s pokazateljima rezultata (programski proračun). Ovim četirima praksama potporu pruža primjena sveobuhvatnoga softverskog programa, tj. model ﬁnancijske analize koji je osmišljen posebno za uporabu lokalnih samouprava u Hrvatskoj te u skladu s postojećim pravnim okvirom. Informacijski menadžment. Ovaj model uvodi novi pristup upravljanju informacijama i komunikaciji unutar lokalne samouprave te između građana i lokalne samouprave. Pristup se oslanja na sustavno ocjenjivanje potreba za informacijama lokalne samouprave, čemu slijedi primjena modernih alata za komunikaciju i razmjenu informacija kao što su LAN (lokalna računalna mreža), elektronička pošta i održavanje virtualnih konferencija. Najvažnije od svega, model povezuje građane s lokalnom samoupravom elektroničkim putem radi omogućivanja pristupa informacijama o funkcijama (postupcima) lokalne samouprave te radi komunikacije s dužnosnicima lokalne samouprave, štedeći vrijeme i povećavajući sudjelovanje građana u lokalnoj upravi.

Sadržaj

Zahvale.................................................................................................................................................4 Predgovor .............................................................................................................................................5 Čitateljima.............................................................................................................................................9 Prvi dio: SUDJELOVANJE GRAĐANA ........................................................................................... 13 A. Značenje sudjelovanja građana ..................................................................................................... 13 B. (Ponovno) pokretanje sudjelovanja građana u lokalnim zajednicama ........................................... 17 Drugi dio: MODEL SUDJELOVANJA GRAĐANA...........................................................................21 A. Opis................................................................................................................................................21 B. Primjena .........................................................................................................................................23 Predlošci.............................................................................................................................................29 Predložak br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja građana .....................................................................30 Predložak br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje građana.................................................... 31 Predložak br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju građana .....................................................33 Predložak br. 4: Sažetak mišljenja sudionika seminara o sudjelovanju građana................................35 Predložak br. 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana ....................37 Predložak br. 6: Shema SWOT analize ..............................................................................................38 Predložak br. 7: Sažetak SWOT analize o sudjelovanju građana.......................................................39 Predložak br. 8: Izvještaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje građana........................... 41 Predložak br. 9: Program rada treće radionice radne grupe za sudjelovanje građana ......................43 Predložak br. 10: Metoda brainstorminga...........................................................................................44 Predložak br. 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju građana ..........................................................45 Predložak br. 12: Ocjena intervencija ................................................................................................. 47 Predložak br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju “Tiskanje brošure” .......................................49 Predložak br. 14: Sadržaj integralnog plana sudjelovanja građana....................................................50 Treći dio: KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAĐANA .........................................................53 Alati informiranja.................................................................................................................................55 Otvorena sjednica Vijeća...............................................................................................................56 Informativni centar .........................................................................................................................58 Informativna brošura......................................................................................................................61 Oglasna ploča................................................................................................................................63 Često postavljana pitanja...............................................................................................................64 Automatske telefonske informacije ................................................................................................65 Bilten..............................................................................................................................................66 Prospekt ........................................................................................................................................70 Gradonačelnikova proračunska poruka .........................................................................................72 Proračun u malom .........................................................................................................................75 Izvješće za novinare ......................................................................................................................78 Dnevni red sastanka ......................................................................................................................80 Tiskani zapisnik .............................................................................................................................81

Komunikacijski alati ............................................................................................................................85 Anketiranje građana.......................................................................................................................86 Anketiranje putem intervjua ...........................................................................................................89 Ispitivanje mišljenja o određenoj usluzi..........................................................................................91 Sredstva povratnih informacija ......................................................................................................93 Dopisnica s odgovorima građana ..................................................................................................95 Fokusna grupa...............................................................................................................................98 Javna tribina ................................................................................................................................100 Sastanci u naselju........................................................................................................................104 Uspješan sastanak ......................................................................................................................105 Radio i TV program ..................................................................................................................... 107 Natječaj za mlade ........................................................................................................................ 110 Prezentacijski portal na internetu ................................................................................................ 113 Intranet-internet sustav ................................................................................................................ 116 Alati partnerstva ............................................................................................................................... 119 Program lokalnog partnerstva ..................................................................................................... 120 Planiranje javnih prostora ............................................................................................................ 124 Gradski festivali ........................................................................................................................... 126 Savjetnička grupa građana .......................................................................................................... 128 Radna skupina.............................................................................................................................130 Upravni alati...................................................................................................................................... 133 Strategija sudjelovanja građana ..................................................................................................134 Povelja nevladinih organizacija....................................................................................................136 Postupak za ﬁ nanciranje građanskih inicijativa ..........................................................................138 Proces pripreme transparentnog proračuna................................................................................ 140 Postupci pružanja usluga u upravi............................................................................................... 142 Sve na jednom mjestu .................................................................................................................144 Vijeće mladih ............................................................................................................................... 148 Radno mjesto stručnjaka za sudjelovanje građana .....................................................................150 DODATAK: Studija slučaja ..................................................................................................................................153 Pojmovnik .........................................................................................................................................156

Dragi čitatelji,

Pred vama je Priručnik o sudjelovanju građana za jedinice lokalne samouprave. Namijenjen je dužnosnicima i službenicima lokalne ili regionalne samouprave, kao i stručnjacima za sudjelovanje građana te osobama koje zanimaju pitanja vezana za lokalnu samoupravu, pogotovo za pitanja sudjelovanja građana. Također, može biti zanimljiv osobama aktivnim u nevladinom sektoru ili općenito zainteresiranima za pitanja civilnogdruštva.. Namjera Priručnika je pružiti smjernice za bolje upravljanje lokalnom zajednicom. To se čini jednostavnim, Međutim, korištenje sudjelovanja građana za poboljšanje razumijevanja I upravljanja koji doprinose opipljivim rezultatima, nije česta. Prema tradicionalnom shvaćanju sudjelovanje građana je apstraktno pitanje te da ono samo unapređuje demokraciju, ali ne donosi stvarne rezultate. Ovaj Priručnik ima ambiciju izmijeniti takav stav. Glavne “poruke” Priručnika su: 1. da je sudjelovanje građana alat upravljanja i pridonosi većoj učinkovitosti upravljanja, 2. smisleno je ono sudjelovanje kod kojeg postoje mehanizmi partnerstva između lokalne samouprave i skupina građana 3. postoje različiti alati sudjelovanja građana, koji se mogu koristiti u ostvarivanju različitih ciljevia u sudjelovanju građana koje deﬁnira određena jedinica lokalne samouprave. Ako ste gradonačelnik ili načelnik općine, dužnosnik ili službenik u jedinici lokalne samoprave, vjerojatno se često susrećete s problemima učinkovite komunikacije i sadržajne suradnje s građanima. Vjerojatno se često pitate kako promovirati razvitak svoje zajednice i kako pronaći sredstva za te aktivnosti . Priručnik vam pruža odgovore i smjernice u rješavanjutih važnih dilema. Priručnik će vam pomoći da se tim pitanjima bavite razumijevajući sudjelovanje građana i stječući sposobnosti primjene različitih iskustava u sudjelovanju građana. Ipak, što je još važnije, priručnik će vam pomoći u pokretanju dodatnih, često neočekivanih, resursa za promicanje razvitka svoje zajednice. Konzultantima ili osobama zainteresiranima za pitanja lokalne samouprave, ili pak onima koji djeluju u nevladinom sektoru, ovaj će priručnik pomoći u razumijevanju načina na koji bi lokalna samouprava trebala djelovati u području sudjelovanja građana. Također možete pronaći primjere koji vas mogu potaknuti na unapređivanje života u vašoj zajednici. Oni mogu pomoći u vašim osobnim dilemama, npr. kako poboljšati kvalitetu vlastitoga života u vašoj zajednici. Nadamo se da će vam priručnik pomoći da pronađete način na koji ćete započeti s poboljšanjima. Kako koristiti priručnik u rješavnju navedenih pitanja? U prvom poglavlju ćete pronaći objašnjenja o tome što je sudjelovanje građana, posebno što je karakteristično za pristup i koncept PRLS/UI. Čitajući drugo poglavlje, naučit ćete što je Model sudjelovanja građana PRLS-a i kako ga primijeniti. Potom ćete u trećem poglavlju pronaći ono što smatramo srži Priručnika – Kutiju s alatima za sudjelovanje građana. U njoj se nalazi niz alata za sudjelovanje građana, svrstanih u različite kategorije, od alata informiranja, preko komunikacijskih i alata partnerstva, do upravnih alata. Na kraju priručnika ćete pronaći priču o ospješnom primjeru – primjeni različitih intervencija sudjelovanja građana u Rijeci kao i rječnik važnijih termina korištenih u priručniku. U ovo drugo izdanje unesene su manje korekturske ispravke te novi tekst Povelje o suradnji Grada Rijeke i nevladinog neproﬁtnog sektora usvojene koncem 2004. godine.

Prvi dio

SUDJELOVANJE GRAĐANA

Značenje sudjelovanja građana

Prvi dio

SUDJELOVANJE GRAĐANA Sudjelovanje građana ključno je za razvoj i jačanje demokracije na svim razinama uprave, ali povećano sudjelovanje građana u procesu odlučivanja ne bi trebalo biti cilj lokalne samouprave samo zbog toga razloga niti samo zato što je u modi. Sudjelovanje građana ima mnogo šire značenje koje stvara još uvjerljivije razloge da ono postane prioritet lokalne samouprave. Sudjelovanje građana vrlo je važan alat za povećnu učinkovitost upravljanja u lokalnoj samoupravi i, ako ga se dovoljno široko shvati, može dovesti do stvarnog i trajnog partnerstva između “sektora” u zajednici (javni, privatni i sektor civilnog društva). Ovo partnerstvo može proizvesti mnoge, možda neočekivane koristi za sve strane, uključujući otkrivanje novih izvora za ﬁnanciranje javnih projekata te poboljšanja opće sposobnosti za rješavanje problema u lokalnim zajednicama.

Deﬁnicija sudjelovanja građana

A. ZNAČENJE SUDJELOVANJA GRAĐANA U ovom će se priručniku izraz “sudjelovanje građana” rabiti u četiri različita značenja: a) Opće značenje pojma odnosi se na aktivnu ulogu pojedinaca u svim područjima života zajednice, od pitanja na makrorazini, kao što su izrada proračuna i obrazovanje, do mjesnih odbora i individualnih inicijativa. b) Kao konstitutivni element vrijednosti, institucija i praksi civilnog društva. c) Kao konstitutivni element učinkovite uprave, s naglaskom na lokalnim samoupravama. d) Kao naziv Modela upravljanja u lokalnim samoupravama koji je izrađen u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave za potrebe lokalnih samouprava u Hrvatskoj. a) Značenje pojma U modernom su društvu interakcije sve složenije i raznovrsnije zbog čega pojedinci danas imaju više različitih društvenih uloga. Tijekom svojih života, oni “igraju ulogu” djeteta, prijatelja, učenika, zaposlenika ili poslodavca, glasača, poslovnog čovjeka, vojnika, gradonačelnika, svećenika itd. Neke su uloge dodijeljene pri rođenju. Već pri prvom udahu pojedinci pasivno “pristaju” igrati ulogu nečijeg djeteta. Neke se uloge izvode kao rezultat vlastitog izbora pojedinca. Neke su im uloge nametnute protiv njihove volje. Mogli bismo razlikovati društva prema mogućnostima koje pružaju pojedincima da izvode svoje uloge aktivno, prema njihovim sklonostima i potrebama.

Što sudjelovanje građana znači konceptualno te koje značenje ima za pojedince?

Kada raspravljamo o sudjelovanju građana, govorimo o pojedincu u posebnoj društvenoj ulozi: ulozi koju ona ili on ima u lokalnoj, regionalnoj, državnoj ili globalnoj zajednici. Kada govorimo o sudjelovanju građana,

Prvi dio: Sudjelovanje građana

uglavnom nas zanima aktivna uloga pojedinaca kao pripadnika zajednIce. Pretpostavlja se da bi u modernim slobodnim društvima pojedinci trebali biti u mogućnosti sudjelovati u svim aspektima života zajednice - da utječu na cjelokupne rezultate organizacija, institucija, udruga i aktivnosti u poslovanju, upravi, sportu, humanitarnom radu itd. Međutim, pretpostavka se uvijek izjalovi kada pojedinci prihvate “ulogu” koju je za njih “odabrao” netko drugi (roditelji, ulična banda, uprava). Ona se izjalovi čak u slučaju kada pojedinac uživa u nedostatku odgovornosti koji je povezan s činjenicom da su ulogu “odabrali” drugi. Na primjer, uloga “nečijeg djeteta”. Biti nečije dijete, ne mojom vlastitom odlukom nego odlukom mojih roditelja, omogućava mi da očekujem kako će moji roditelji biti odgovorni za pribavljanje hrane i igračaka i za moje ponašanje u dječjem vrtiću. I tako ću imati pravo uživati u nedostatku odgovornosti sve dok mi roditelji dopuštaju igrati ulogu “nečijeg djeteta”. Prvi put kad dijete pokaže odgovorno ponašanje ili rezultate učinjem, važan je korak u njegovu osobnom sazrijevanju; ono prestaje biti “nečije dijete” te poduzima važan korak prema deﬁniranju vlastitog identiteta i društvene uloge. Slično tomu, prvi put kad netko pokrene aktivnost za rješavanje problema zajednice - to je važna prekretnica u razvoju građana kao aktivnog sudionika u razvoju zajednice. b) Konstitutivni element civilnog društva Koje je značenje sudjelovanja građanina u različitim područjima društva?

U uobičajeno prihvaćenoj metaforičkoj slici modernog društva, cijeli je društveni prostor podijeljen na glavna područja (ili sektore), prema pretežitoj vrsti aktivnosti, institucija i vrijednosti u svakoj od njih: na tržišno gospodarstvo, javni sektor i na civilno društvo. Sudjelovanje građana odnosi se na širok raspon ideja, inicijativa i aktivnosti kojima je cilj povećanje uloge građana u svim područjima života zajednice, osobito (ali ne isključivo) u društvenom prostoru smještenom između tržišta i države, koji se obično naziva treći sektor. Privatno vlasništvo, aktivnosti i institucije usmjerene na ostvarenje profita čine sektor tržišnoga gospodarstva. Javni sektor sastoji se od javnog vlasništva, s organizacijama i institucijama koje osiguravaju pravni okvir, socijalnu skrb i druge usluge u javnom interesu. Neprofitne organizacije, nevladine organizacije, institucije i aktivnosti zasnovane na građanskim inicijativama čine treći sektor. Civilno društvo opisuje se kao skup institucija “izvan uprave - uključujući građanske udruge, neprofitne organizacije, crkve i mjesne klubove - koji pridonose javnom dobru” 1 (Kingley i Gibson, 1999.) Institucije civilnog društva i različiti oblici sudjelovanja građana u njima pomažu razvoj važnih društvenih mreža s potencijalno snažnim utjecajem na interakciju između javnog sektora, biznisa i pojedinaca. Važnost sudjelovanja građana za moderne demokracije naširoko je prepoznata u posljednja dva desetljeća. Dinamičan razvoj “sektora” civilnog društva, s institucionalnom raznovrsnosti i raznolikosti eksperimentalnih i 1 Kingsley, Thomas, G., and Gibson, O. 1999, Civil Society, the Public Sector, and Poor Communities, Washington D.C.: The Urban Institute. The Future of the Public Sector Occasional Paper No.12

Značenje sudjelovanja građana

inovativnih praksi, stvorio je novo zanimanje javnosti za važnost aktivnosti usmjerenih na sudjelovanje te za one zasnovane na zajednici. Također je promijenio razumijevanje sudjelovanja građana u akademskim krugovima i javnosti: ● sposobnost građana da se organiziraju “oko zajedničkih interesa i potreba izvan tržišta i bez naloga države da se to učini” 2 (Helmut K. Anheier, 2002.) ● sposobnost sudjelovanja u odgovornosti za aktivnosti socijalnog osiguranja, kulturnih aktivnosti, programa za zaštitu okoliša ● sposobnost stvaranja novih oblika građansko-javnog partnerstva ● sposobnost rješavanja problema. Ponovno je otkriveno da poboljšano sudjelovanje građana i rast sektora civilnog društva nužno ne znači da građani imaju manje povjerenja u državu nego prije, već “da imaju više povjerenja u sebe i društvo u kojem žive”. c) Konstitutivni element učinkovite uprave, s naglaskom na lokalne samouprave. Postoje brojne empirijske i teorijske potvrde koje dokazuju da je smanjenje uključenosti građana uvijek popraćeno neučinkovitim rezultatima društvenih institucija, erozijom kvalitete javnog života (vidjeti Kingsley i Gibson) te nedostatkom uzajamnog povjerenja između uprave i građana.

Što sudjelovanje građana znači za učinkovito upravljanje u lokalnoj zajednici?

Organizirana zajednica mora se baviti pitanjima koja pojedinac ne može riješiti sam ili s problemima koje mogu učinkovitije riješiti grupa pripadnika zajednice, organizacija ili institucija nego što bi to mogao pojedinac. Moderna zajednica ne bi trebala biti organizirana kao izolirana struktura nametnuta pojedincima. Ona bi trebala biti mehanizam jednostavan za uporabu, prilagođen individualnim očekivanjima i dostignućima pripadnika zajednice, obitelji, naselja i udruga. Za to su potrebni zajednički napori kako stanovnika tako i institucija u toj zajednici. Jedan je od glavnih ciljeva učinkovite uprave javno-građansko partnerstvo u razvoju zajednice. To može biti ostvareno kada je sudjelovanje građana u različitim područjima života zajednice ostvareno kroz učinkovitu suradnju između sva “tri sektora” društva (civilno društvo, privatni i javni sektor). Lokalna bi samouprava trebala razumjeti kako je njezina uloga poduzimanje aktivnosti koje stvaraju povoljno okruženje da bi stanovnici bili aktivni na različite načine. Osnovno pravilo ponašanja lokalne samouprave, u svim njezinim funkcijama, trebalo bi biti načelo supsidijarnosti. To znači da lokalna samouprava mora poticati niže razine uprave ili organizacije zajednice (one koje su najbliže ljudima) da preuzme onoliko zaduženje koliko god je to djelotvorno i učinkovito. Stanovnici jedne ulice, primjerice, mogu zajednički poduzeti neku aktivnost u suradnji s lokalnom samoupravom. Za uspješno pružanje javnih usluga nije uvijek potrebna formalna organizacija. Uostalom, često neformalno udruživanje pojedinaca na rješavanju lokalnog problema postaje nakon 2

London School of Economics, The Centre for Civil Society, 2002. Anheier, Helmut, K., The third sector in Europe: Five thesis. Civil Society Working Paper 12. London,

Prvi dio: Sudjelovanje građana

nekog vremena formalno. Građanska inicijativa također može doći od neformalnih grupa građana, često usredotočenih na određeni problem ili pitanja (primjerice, neformalna organizacija u naselju). d) Model upravljanja za lokalne samouprave Koje je značenje sudjelovanja građana u implementaciji Projekta reforme lokalne samouprave?

Projekt reforme lokalne samouprave (PRLS) i jedinice lokalne samouprave u Hrvatskoj osmislili su Model sudjelovanja građana kao jedan od pet modela upravljanja. Taj model pruža detaljan sustavni pristup poboljšanju komunikacije lokalnih samouprava s građanima i razradi novih praktičnih rješenja za javno-građansko partnerstvo. Koncept modela temelji se na nedavnim dostignućima menadžmenta poslovnog i javnog sektora te na primjerima učinkovite implementacije različitih građanskih inicijativa u SAD-u, EU i tranzicijskim zemljama. Metodologije zasnovane na zajednici važni su elementi PRLS-ovih modela u različitim područjima lokalne uprave: upravljanje imovinom, sudjelovanje građana, gospodarski razvoj, upravljanje ﬁnancijama i informacijski menadžment. Svi su oni oblikovani za učinkovitu i djelotvornu implementaciju novih upravljačkih tehnika unutar pravnog okvira u Hrvatskoj, svi su sa značajnim naglaskom na aktivnoj suradnji lokalne samouprave s poslovnim ljudima, nevladinim organizacijama, te drugim formalnim i neformalnim institucijama u svim mjestima primjene PRLS-a. Javne uprave nikad nemaju dovoljno resursa za ispunjenje očekivanja građana. Vodstvo lokalne samouprave trebalo bi stvoriti suradničko okruženje za izražavanje potreba i na kraju razmotriti te potrebe. U partnerstvu između građana i lokalne samouprave, zajednica može mobilizirati dodatne resurse za svoj vlastiti razvoj i stvoriti jača opravdanja za donošenje odluka. Takav pristup mijenja način na koji lokalna samouprava vodi poslove. Javno-građansko partnerstvo u poboljšanju različitih područja života zajednice nije niti prevladavajući model u upravi zajednice niti utopijski koncept. Primjeri uspješne implementacije partnerstva u zajednici povećali su se i brojkama i raznovrsnošću u SAD-u, EU i tranzicijskim zemljama. Cijeli skup primjera slijedi nakon rasprave o modelu sudjelovanja građana (vidi treće poglavlje, Alati za sudjelovanje građana).

Ponovno pokretanje sudjelovanja građana u lokalnim zajednicama

B. (PONOVNO) POKRETANJE SUDJELOVANJA GRAĐANA U LOKALNIM ZAJEDNICAMA Dvojbe Mnoge su lokalne samouprave kolebljive ili se boje poticati sudjelovanje građana, jer smatraju da će ono dodatno opteretiti njihove već ionako oskudne resurse, osobito proračun. Ovo je čest slučaj u tranzicijskim zemljama, gdje je u većoj mjeri prisutan problem oskudnih resursa. Lokalne su samouprave u strahu da će građani, ako ih se pita za mišljenje, odmah tražiti više usluga i više drugih rezultata od lokalne samouprave. Neki će reći kako bi sudjelovanje građana u situaciji pri kojoj su resursi oskudni trebalo biti ograničeno da se ne bi nehotice otvorila vrata dodatnim zahtjevima. Na osnovi te pretpostavke, misle da je sudjelovanje građana cilj ponajprije za lokalne samouprave sa stabilnijom ﬁnancijskom osnovicom. Međutim, ta je predodžba u potpunosti kriva. Pravi smisao sudjelovanja građana ne sastoji se samo u tome da se od građana traže njihovi odgovori o tome što žele da bude učinjeno ili koje usluge trebaju.

Zašto poticati sudjelovanje građana? Radi poticanja povećane potražnje prema ionako već oskudnim resursima?

Demokratsko sudjelovanje građana stvara osnovu za dijalog u kojem vlasti mogu pružati informacije i tražiti povratne informacije od građana kako bi se donijele dobre odluke za uporabu oskudnih resursa. Ono također uključuje građane u proces donošenja odluke pri čemu oni također posvećuju svoj vlastiti doprinos pa će tako opravdati i podržati odluke donesene u suradnji s lokalnom samoupravom. Ciljevi Brojni su ciljevi sudjelovanja građana. Neki od najvažnijih jesu: ● Biti bolje obaviješten o očekivanjima građana, što zauzvrat omogućuje lokalnoj samoupravi da bolje ispuni ta očekivanja. Oni koji pružaju usluge zajednici i upravljaju infrastrukturom u ime građana pojedinaca, moraju odrediti način na koji će biti obaviješteni o potrebama građana, ili stvoriti okruženje koje omogućuje ispunjenje tih potreba. Razvoj sudjelovanja građana u lokalnoj upravi bitan je za lokalne vlasti ako žele obaviti svoj osnovni zadatak - ispuniti očekivanja birača. Treba naglasiti da lokalne samouprave ne bi to trebale shvatiti kao slušanje što građani imaju reći, nego kao mogućnost dijaloga o određivanju prioriteta pri uporabi oskudnih javnih resursa. Naravno, ne mogu uvijek sve potrebe (ili želje) biti ispunjene i katkad je potrebno donijeti teške odluke. Ali, uz povećano sudjelovanje građana, lokalne samouprave mogu donijeti te odluke na otvoren i transparentan način, što je već samo po sebi poboljšanje funkcioniranja lokalnih samouprava. ● Osigurati utjecaj građana na budućnost zajednice. Osim dnevnih odgovornosti u upravljanju, lokalne vlasti moraju posvetiti vrijeme planiranju budućih aktivnosti. Moraju imati viziju zajednice u budućnosti te strategiju kako ostvariti tu viziju. Planiranje budućnosti zajednice treba se provoditi u aktivnoj suradnji. Iako bi izabrani vođe za-

Prvi dio: Sudjelovanje građana

jednice trebali prednjačiti, pripadnici bi zajednice trebali imati priliku, te biti poticani da aktivno sudjeluju u oblikovanju te vizije. Ako te mogućnosti nema, zajednica neće osjećati tu viziju kao vlastitu. Pojedinci vjerojatno neće sebe vidjeti kao značajne pripadnike zajednice, te će stoga vjerojatno manje pridonositi (idejama ili financijski) razvoju vizije zajednice. ● Razviti uzajamno povjerenje između građana i lokalne samouprave. Lokalnim je samoupravama teško ispuniti njihove odgovornosti i upravljati oskudnim resursima bez povjerenja građana. Sudjelovanje građana, kao koncept, uključuje traženje prijedloga te stvaranje i korištenje prilika da se objasni kontekst i okvir koji prethode odlukama što ih treba donijeti, te za poticanje smislenog dijaloga o budućnosti zajednice. Povjerenje se inicira transparentnim pružanjem informacija uz mogućnost rasprave o tim informacijama, o čemu se onda obavijeste vlasti. Ali, najbolji je način izgradnje povjerenja organizacija zajedničkih aktivnosti - stvarnog angažmana građana na pitanjima lokalne samouprave. ● Privući potporu za aktivnosti i ulaganja provedbom zajedničkih projekata. Teško je, i na neki način neprikladno, implementirati različite projekte ili aktivnosti bez potpore javnosti. Uzajamno povjerenje između lokalne samouprave i građana može biti narušeno ako aktivnost ili ulaganje ne uspije prema očekivanjima. S druge strane, resursi su uvijek oskudni, te je teško ispuniti sva očekivanja. Moguće je definirati različite razine potpore. Najjednostavnija je razina kad građani jednostavno kažu da su aktivnost ili ulaganje korisni, možda u jednostavnoj anketi ili ispitivanju javnog mnijenja (ili ako je aktivnost i ulaganje odgovor na njihov prethodno izražen zahtjev). Međutim, jednostavno je reći da je nešto korisno ili neophodno kad to ne zahtijeva nikakvu žrtvu. Viša razina potpore, koja ima znatno veću vrijednost, postoji onda kada su građani izravno uključeni u realizaciju aktivnosti ili ulaganja, kada dolazi do suradnje između javnog sektora i privatnika. Ako građani posvete svoju energiju i resurse (financijski ili dobrovoljnim radom) za određenu aktivnost, tada je jasno da će tu aktivnost zajednica, ili barem uključeni građani, smatrati korisnom. Koristi Razvijanje većeg sudjelovanja građana osnova je za poboljšanje: ● Procesa donošenja odluke, uključujući više ljudi i više stajališta; osigurava provjeru snage lokalnih samouprava da donose odluke. ● Učinkovitosti lokalne samouprave, ako su odluke donesene racionalnije ili uz provjeru u okviru izravne uključenosti građana, ukupna učinkovitost rezultata lokalne samouprave može se povećati. ● Partnerstva sa zajednicom, s obzirom na to da ono jača uključivanje građana u aktivnosti lokalne samouprave. ● Demokracije, s obzirom na to da sudjelovanje građana omogućava primjenu sadržajnije demokracije, tako da lokalna uprava postaje više od zastupničkog sustava zasnovanog na inputu svake četiri godine. Ono omogućuje demokraciju “odozdo” (grassroot democracy) na lokalnoj razini, u kojoj ljudi vide vlastiti utjecaj na odlučivanje.

Drugi dio

MODEL SUDJELOVANJA GRAĐANA

Opis

Drugi dio

MODEL SUDJELOVANJA GRAĐANA

A. OPIS Osnovne informacije PRLS-ov model sudjelovanja građana oblikovan je kako bi pomogao lokalnim samoupravama u korištenju moderne metodologije i alata za poboljšanje njihove upravljačke učinkovitosti na osnovi povećanog sudjelovanja građana u javnoj upravi. Razvijen je i modiﬁciran u bliskoj suradnji PRLS-ova programa i nekoliko lokalnih samouprava u Hrvatskoj.

Kako je izrađen model sudjelovanja građana?

Cilj je modela pružiti smjernice za povećano sudjelovanje građana u procesu donošenja odluka u lokalnoj samoupravi i tako pospješiti razvoj civilnog društva. Drugi dio predstavlja Model sudjelovanja građana, obrazlaže metodologiju i pojedinosti procesa primjene sudjelovanja građana u Rijeci, Crikvenici, Varaždinu i drugim hrvatskim gradovima i općinama. Deﬁnicija Model sudjelovanja građana je proces planiranja i primjene kojemu je za cilj povećati sudjelovanje građana u procesu donošenja odluke u lokalnoj samoupravi, te osigurati okruženje za stvaranje civilnog društva. Takvo će sudjelovanje pridonijeti jačanju demokracije i poboljšanjima u pružanju javnih usluga.

Što je Model sudjelovanja građana?

Potencijalne dobiti Uspješna implementacija modela sudjelovanja građana ne može biti ostvarena bez dodatnih napora dužnosnika lokalne samouprave, ponekad i uz dodatne troškove. Međutim, oni mogu očekivati i nekoliko korisnih rezultata:

Zašto bi lokalne samouprave trebale koristiti model sudjelovanja građana?

1. Praktična rješenja za povećanu uključenost građana u proces donošenja odluka na lokalnoj razini potvrdit će istinski legitimitet izabranih dužnosnika. “Izravno sudjelovanje građana u donošenju odluka” jedan je od zahtjeva hrvatskog “Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi”. Model sudjelovanja građana promovira metodologije i alate oblikovane za pomoć lokalnom vodstvu da ispuni te zahtjeve vidljivim rezultatima. 2. Građani uključeni u proces donošenja odluke spremniji su podržati programe lokalne samouprave. 3. Sudjelovanje građana pruža izvor informacija, znanje i iskustvo što pridonosi temeljitosti rješenja za zajednicu i dostupnosti resursa. To će potaknuti lokalne poslovne ljude da dodatno investiraju u svoju zajednicu i privući privatna ulaganja iz drugih regija. 4. Učinkoviti menadžment u upravljanju zajednicom, temeljite procedu-

Drugi dio: Model sudjelovanja građana

re provedbe projekata lokalnog razvoja i transparentna ocjena izdataka za javne investicije povećat će šanse za dodatnu ﬁnancijsku potporu budućim projektima. 5. Gradovi i općine koji razvijaju razne zajedničke aktivnosti koje se provode kroz javno-građansko partnerstvo u kulturi, poslovanju, obrazovanju, turizmu i sportu (festivali, sajmovi, turniri) imaju veću sposobnost uspostave partnerskih odnosa s drugim gradovima i općinama na regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini. 6. Povećano sudjelovanje građana oslobodit će kreativni potencijal članova zajednice. Oni će biti spremniji dobrovoljno dati svoje vrijeme i resurse za aktivnosti u zajednici. To će također smanjiti troškove za osoblje potrebno na dužnostima vezanim uz aktivnost zajednice. 7. Dužnosnici lokalne samouprave s dokazanim upravljačkim vještinama i vidljivim rezultatima u razvoju sudjelovanja građana imaju veću mogućnost biti ponovno izabrani.

Primjena

B. PRIMJENA Uvod Nove upravljačke metode u Modelu, te različiti alati za primjenu u lokalnoj upravi osmišljeni su s pozornošću na sposobnost prilagodbe u zajednicama različitih veličina i razina iskustva u sudjelovanju građana. Nije osmišljen kao model u kojem “jedna veličina odgovara svima”, nego kao dinamičan okvir koji može biti prilagođen različitim okolnostima.

Kako lokalne samouprave mogu pristupiti Modelu?

Model sudjelovanja građana može se primjenjivati koristeći dva različita pristupa: “Pristup brzih rezultata” i “Integralni pristup”. Svaka lokalna samouprava može odlučiti koji je pristup najprikladniji za njihove okolnosti. Manje jedinice mogu, primjerice, odlučiti implementirati samo neke alate za koje smatraju da se mogu najlakše primijeniti u njihovoj situaciji (brzi rezultati). Drugi je razlog za odabir između raznih pristupa složenosti, jer bi, primjerice, u maloj lokalnoj samoupravi moglo biti teško organizirati složen ili sofisticiran proces. Također je katkad učinkovitije uspješno završiti jednostavne aktivnosti, povećati razumijevanje kao rezultat tih uspjeha, te onda primijeniti sofisticiranije alate. Lokalne samouprave koje već imaju neka iskustva u promoviranju sudjelovanja građana te koje imaju odgovarajuće sposobnosti mogu se odlučiti za sofisticiraniji pristup od samog početka.

“ Pristup brzih rezultata” naspram “Integralnog pristupa” Jednostavniji je pristup “brzih rezultata”. U ovom pristupu lokalna samouprava, na osnovi svoje vlastite ocjene razine sudjelovanja građana, izabire i primjenjuje pojedinačne alate za koje smatra da se mogu najbolje primijeniti za sudjelovanje građana.

Što znači “Pristup brzih rezultata”?

Primjeri alata uključuju: bilten grada, ako građani nisu dovoljno informirani; natječaj između grupa građana, ako je to potrebno za motivaciju građana ili opće javne ankete, ako je potrebno saznati stavove građana o aktivnostima/uslugama lokalne samouprave. Dugotročniji je pristup izrada Integralnog plana sudjelovanja građana, u kojem je odabir alata za primjenu zasnovan na temeljitijoj analizi. Primjena “Pristupa brzih rezultata” sastoji se od tri koraka:

Što znači “Integralni pristup”? Kako primijeniti “Pristup brzih rezultata”?

1. korak: započeti dijalog o pitanjima sudjelovanja građana u zajednici na osnovi jednostavnije analize (snimanje stanja sudjelovanja građana); 2. korak: odrediti najbolje intervencije (alati za sudjelovanje građana) i pripremiti smjernice za primjenu akcijskih planova; 3. korak: primjena alata. Da bi se odabrale najbolje intervencije, lokalna bi samouprava trebala provesti “snimanje” sudjelovanja građana. To može biti u jednostavnoj formi kao što je sastanak voditelja odjela lokalne samouprave ili sastanak vijeća. Sudionici bi trebali raspraviti trenutni status inicijativa za

1. korak Započeti dijalog snimanje stanja glede sudjelovanja građana

Drugi dio: Model sudjelovanja građana

sudjelovanje građana, uključujući razmjenu informacija i komunikaciju, javno-građansko partnerstvo, ulogu građana u procesu izrade proračuna, te administrativne procedure lokalne samouprave za povećanje sudjelovanja građana. Rezultat takve rasprave mogao bi biti zaključak da građani primaju informacije o aktivnostima lokalne samouprave samo od regionalnih medija (novine i radio), te da je ograničen utjecaj na sadržaj, tj. da novinari sami biraju teme te da su stoga pokrivene samo glavne ili skandalozne teme. Ili, oni koji pridonose snimanju stanja mogu smatrati da održavanje sastanaka s građanima donosi mnogo kritike i zahtjeva, ali vrlo malo konstruktivnih zaključaka. To može dovesti do smanjene nazočnosti na tim sastancima. Nakon utvrđivanja glavnih područja u kojima nedostaje sudjelovanje građana, lokalna samouprava može odabrati one alate kojima će djelovati na tim posebnim područjima. Drugi je pristup početi od raspoloživih alata i analizirati ih svakog pojedinačno. Važno je procijeniti potencijalni uspjeh svakog alata, uz postojeću situaciju u lokalnoj samoupravi i potrebe (kao što je navedeno u opisu drugog koraka). Ako lokalna samouprava želi prikupiti više objektivnih informacija i stavova, mogu se održati sastanci tematskih grupa koji će pomoći u snimanju stanja sudjelovanja građana. Tematsku grupu mogu formirati članovi zajednice; cilj bi bio raspraviti pitanja sudjelovanja građana. Rezultat sastanaka tematske grupe služi kako važna osnova za odabir i primjenu alata. Vidi predloške: ● Predložak broj 1: Snimanje stanja sudjelovanja građana. 2. korak Odabir prikladnih alata

Lokalne samouprave koje odaberu pristup “brzih rezultata” primjenjuju alate izravno iz kutije alata za sudjelovanje građana. Osmišljen za postizanje kratkoročnih rezultata, ovaj je pristup popraćen određenim rizicima, posebno time što su oni koji donose odluke u iskušenju da previde važna pitanja kojima se treba baviti. Taj je pristup primjenjiv najviše u manjim lokalnim samoupravama ili kao početna točka (početni korak) za razvoj sudjelovanja građana u lokalnoj samoupravi. Odabir alata trebao bi biti zasnovan na rezultatu prvog koraka (snimanje stanja sudjelovanja građana). Odabir bi se trebao zasnivati na trima čimbenicima. Prvi je razina ona do koje se pojedini alat bavi kritičnim pitanjima i potrebama lokalne samouprave, što je utvrđeno snimanjem stanja.Prema prethodnom primjeru, izradom i distribucijom biltena moglo bi se riješiti pitanje pristupa informacijama. Drugi je čimbenik subjektivni osjećaj primjenjivosti u lokalnoj situaciji, do koje mjere može promijeniti trenutnu situaciju, te kolika je spremnost za promjenu u tom trenutku. Treći je čimbenik izvedivost primjene alata. Kako s obzirom na složenost tako i na dostupnost resursa.

Primjena

Nakon odabira prikladnih alata, treba pripremiti plan aktivnosti. To može biti vrlo jednostavan popis koraka u primjeni, odgovornih osoba, rokova i

3. korak Primjena alata

resursa. Nakon toga potrebno je pratiti primjenu i prema potrebi je modiﬁcirati. Važno je pratiti ne samo primjenu alata, već i njihovu učinkovitost u poboljšanju praksi sudjelovanja građana. Uzmemo li prethodno spomenuti primjer biltena, moramo se zapitati ne samo je li bilten izrađen, već također je li se povećao broj dobro informiranih građana ili broj odnosno udio građana na koje je utjecao bilten. Ukoliko učinak nije onakav kakav se želio, utoliko će alat možda trebati modiﬁcirati ili odabrati drugi alat. Vidi predloške: ● Predložak broj 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju “Tiskanje biltena”. Integralni je pristup dugoročna sustavna aktivnost usmjerena na povećano sudjelovanje građana u zajednici. Lokalnim se samoupravama savjetuje da slijede šest praktičnih koraka za uspješnu implementaciju:

Kako primijeniti “Integralni pristup”?

1. korak: Organizirati i provesti “orijentacijski seminar” o sudjelovanju građana. 2. korak: Organizirati radnu grupu za sudjelovanje građana; imenovati osobe iz lokalne samouprave koje će biti članovi radne grupe. 3. korak: Provesti niz radionica radne skupine te sažeti rezultate za Integralni plan sudjelovanja građana. 4. korak: Izraditi plan i prezentirati ga poglavarstvu i vijeću na usvajanje. 5. korak: Provesti Integralni plan sudjelovanja građana. 6. korak: Pratiti i ocjenjivati provedbu; ažurirati plan. Facilitacija Među sudionicima seminara trebali bi biti ključno osoblje lokalne samouprave, članovi mjesnih odbora i lokalne nevladine udruge. Tijekom seminara, sudionicima će biti predstavljene koristi od povećanog sudjelovanja građana, ﬁlozofska važnost i zakonske pretpostavke za sudjelovanje građana. Također će im biti predstavljena kutija s alatima za sudjelovanje građana i načini primjene alata. Seminar mogu održati stručnjaci za sudjelovanje građana izvan zajednice (ovo se preporuča, ako je moguće). Također ga može održati netko iz zajednice, primjerice zaposlenik lokalne samouprave odgovoran za odnose s javnošću ili predstavnik nevladine udruge.

1. korak Organizirati i voditi “orijentacijski seminar” o sudjelovanju građana

U osnovi, sadržaj seminara trebao bi se izvesti iz sadržaja ovog priručnika. Vidi predloške: ● Predložak broj 2: Kratki pregled seminara o sudjelovanju građana ● Predložak broj 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju građana.

Drugi dio: Model sudjelovanja građana

2. korak Organizirati radnu grupu za sudjelovanje građana i imenovati članove

● Predložak broj 4: Sažetak mišljenja sudionika seminara o sudjelovanju građana. Članovi radne grupe trebali bi biti odabrani iz redova lokalnih samouprava (izabrani dužnosnici i zaposlenici), nevladinih udruga i mjesnih odbora. Trebali bi biti spremni i sposobni posvetiti svoje vrijeme i znanje radnoj grupi. Najbolji je način zamoliti sudionike na orijentacijskom seminaru da se obvežu na rad u radnoj grupi. To se može učiniti na vrlo jednostavan način dijeljenjem popisa za upis u radnu grupu na kraju seminara. 1. radionica

3. korak Provesti niz radionica radne skupine

Radna grupa započinje svoj rad analiziranjem svih aspekata sudjelovanja građana u lokalnoj samoupravi. Radna se grupa može koristiti određenim kriterijima za ocjenjivanje trenutnih praksi razmjene informacija, uključujući kredibilitet lokalne samouprave, opću razinu povjerenja u lokalnu samoupravu, percepciju otvorenosti ili učinkovitosti lokalne samouprave, komunikacije, pristupa javnosti, spremnosti na podjelu odgovornosti, i poštovanje prema građanima. To bismo zatim mogli sažeti u tablici ili dokumentu koji pruža uvid u snage, slabosti, mogućnosti i prijetnji značajne za sudjelovanje građana u lokalnom procesu donošenja odluka (što se katkad naziva SWOT analizom). Vidi predloške: ● Predložak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana. ● Predložak broj 7: Sažetak SWOT analize sudjelovanja građana. 2. radionica Svrha je druge radionice definirati ciljeve sudjelovanja građana. Dobar je pristup najprije definirati kritična područja (npr. komunikacija između građana i vlasti), te nakon toga definirati ciljeve koji mogu biti ostvareni i izmjereni. Vid predloške: ● Predložak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana (modificirati). ● Predložak broj 8: Izvještaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje građana. 3. radionica Sljedeći je zadatak utvrditi intervencije u skladu s ciljevima sudjelovanja građana definiranim na drugoj radionici. Metoda brainstorminga najbolji je način generiranja za stvaranje ideja za intervencije. Tijekom brainstorminga, alati iz Kutije alata mogu biti navedeni, ali je također važno ići dalje od opisa koji se tamo nalaze kako bi se stvorili inovativni prijedlozi koji se odnose na specifičnu situaciju u zajednici. Vidi predloške: ● Predložak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana (modificirati). ● Predložak broj 9: Program rada treće radionice radne grupe za sudjelovanje građana.

Primjena

● Predložak broj 10: Metoda brainstorminga. ● Predložak broj 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju građana. 4. radionica Svrha je četvrte radionice vrednovati ideje generirane na trećoj radionici prema dobro deﬁniranim kriterijima, te odabrati najbolje. Sljedeći je zadatak pripremiti nacrt planova aktivnosti za odabrane intervencije. Svi će planovi biti uključeni u Integralni plan sudjelovanja građana. Vidi predloške: ● Predložak broj 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana (modiﬁcirati). ● Predložak broj 12: Ocjena intervencija. Konačni je rezultat niza radionica radne grupe Integralni plan sudjelovanja građana, dokument koji se nakon toga prezentira poglavarstvu i vijeću na usvajanje. Važno je pripremiti sveobuhvatnu prezentaciju zbog toga što neće svi članovi poglavarstva i vijeća sudjelovati izravno u izradi plana. Međutim, kako je vrijeme trajanja sastanka obično ograničeno, prezentacija bi trebala biti koncizna i dobro osmišljena, a vrijeme za prezentaciju skraćeno.

4. korak Izraditi Integralni plan sudjelovanja građana i prezentirati ga poglavarstvu i vijeću na usvajanje

Plan je politički dokument. Usvajanje Integralnog plana sudjelovanja građana daje zeleno svjetlo daljnjem razvoju pojedinih intervencija i planova aktivnosti. Također je važno napomenuti da bi se plan trebao smatrati radnim dokumentom koji je stalno podložan izmjenama, te koji treba redovito pratiti i ažurirati. Vidi predloške: ● Predložak broj 14: Sadržaj Integralnog plana sudjelovanja građana. Nakon što je usvojen Integralni plan sudjelovanja građana, mogu se izraditi detaljni planovi aktivnosti. Oni trebaju sadržavati više detalja nego nacrti planova aktivnosti koji su uključeni u Integralni plan sudjelovanja građana, koji sadrži samo one detalje neophodne za donošenje političkih odluka. Trebalo bi napomenuti da detaljniji planovi aktivnosti povećavaju vjerojatnost uspješne primjene različitih alata.

5. korak Provesti Integralni plan sudjelovanja građana

Vidi predloške: ● Predložak broj 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju “Tiskanje brošure”. Tijekom provedbene faze, važno je pratiti rezultate, vrednovati, i ako je potrebno, revidirati plan zbog promijenjenih okolnosti/okruženja u lokalnoj zajednici.

6. korak Praćenje implementacije, ocjena i ažuriranje plana

Promjene potrebne za uspješnu provedbu Uspješna provedba ovisi o nekoliko osnovnih elemenata u upravljanju lokalnom zajednicom: ● Vodstvo za promjenu

Drugi dio: Model sudjelovanja građana

Tko će voditi promjenu?

● Razumijevanje problema ● Promjene u administrativnoj strukturi (odgovornost) ● Resursi za provedbu Kada raspravljamo o vodstvu, moramo biti svjesni da se promjene ne događaju bez onoga tko ih vodi. Taj voditelj mora razumjeti potrebu za promjenom, imati viziju kako će izgledati organizacija i zajednica nakon promjene, te biti uvjeren u koristi koje će promjene donijeti. Voditelj mora imati dostatan autoritet da preuzme inicijativu, te bi ga trebao podržavati predani tim partnera i/ili kolega

Je li nam promjena uopće potrebna?

Važno je također razumijevanje potrebe za promjenom i smisla promjene, ne samo unutar tima koji vodi promjenu nego i u ostatku lokalne samouprave. Ako cijela organizacija ne razumije predložene promjene (novu inicijativu), to može biti značajnom preprekom koja bi mogla omesti ili zaustaviti napredak u radu tima. Kako bi se omogućilo razumijevanje u cijeloj organizaciji, proces bi trebao biti transparentan, te bi trebalo organizirati dovoljan broj seminara i treninga kako bi se ostali u organizaciji informirali o ciljevima i očekivanim koristima od predloženih promjena.

Kako poboljšanja u sudjelovanju građana mogu postati održiva?

Ako želimo da promjena bude održiva ili institucionalizirana, ona mora uklopiti lokalne podzakonske akte. To bi moglo uključivati promjenu u administrativnoj strukturi, primjerice ako odredimo poziciju za upravljanje određenim pitanjem, npr. stručnjak za sudjelovanje građana. Ili bi se moglo odražavati u opisu posla, kad su određeni zadaci dodijeljeni odgovornostima određene pozicije.

Koji su resursi potrebni za promjenu?

Konačno, ako želimo da dođe do promjena, moramo odrediti resurse. To mogu biti ljudski resursi, kao što je korištenje vremena za sudjelovanje u radu radne skupine, ili ﬁnancijski resursi za kupovinu dobara potrebnih za primjenu pojedinih alata. Praćenje i ocjenjivanje

Kako možemo mjeriti promjenu u sudjelovanju građana?

Kada pratimo primjenu, važno je obratiti pozornost ne samo na primjenu pojedinih alata (jesmo li ili nismo započeli s izdavanjem biltena), nego također pratiti stvaran utjecaj alata na sudjelovanje građana (je li veći broj građana bio prisutan na manifestacijama koje su bile objavljene u biltenu? Žali li se manji broj građana na odluke lokalne samouprave?). Ovo je izravno povezano s prethodno deﬁniranim ciljevima sudjelovanja građana. Svaki bi cilj trebao imati dobro deﬁnirane metode mjerenja, kao i način za prikupljanje informacija. Katkad je teško neposredno mjeriti stupanj do kojeg je određeni cilj ostvaren. Na primjer, cilj povećanja pristupa informacijama veoma je teško izmjeriti. Iako je moguće provesti istraživanja, ona su skupa jer zahtijevaju dobro osposobljene voditelje istraživanja, anketare i analitičare. Druge metode mjerenja koje su manje skupe često su manje pouzdane, na primjer prebrojavanje broja dostupnih informacijskih kanala uz broj ljudi koji se koriste tim kanalima.

PREDLOŠCI Predložak br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja građana

Predložak br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje građana

Predložak br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju građana

Predložak br. 4: Sažetak mišljenja sudionika seminara o sudjelovanju građana

Predložak br. 5: Nacrt poziva na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana

Predložak br. 6: Shema SWOT analize

Predložak br. 7: Sažetak SWOT analize o sudjelovanju građana

Predložak br. 8: Izvještaji s druge radionice radne grupe za sudjelovanje građana

Predložak br. 9: Program rada treće radionice radne grupe za sudjelovanje građana

Predložak br. 10: Metoda brainstorminga

Predložak br. 11: Ideje za intervencije u sudjelovanju građana

Predložak br. 12: Ocjena intervencija

Predložak br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju “Tiskanje brošure”

Predložak br. 14: Sadržaj integralnog plana sudjelovanja građana

PREDLOŽAK br. 1: Snimanje stanja sudjelovanja građana ● Jesu li dužnosnici lokalne samouprave svijesni potrebe za sudjelovanjem građana? ● Kako građani dobivaju informacije o aktivnostima lokalne samouprave? ● Jesu li informacije cjelovite i točne? ● Vjeruju li građani informacijama koje objavljuje lokalna samouprava? ● Postoje li kanali pomoću kojih se primaju mišljenja građana o aktivnostima? ● Jesu li komunikacijski kanali učinkoviti? ● Imaju li građani priliku utjecati na odluke lokalne samouprave? ● Jesu li građani ikada utjecali na odluku lokalne samouprave? ● Osnivaju li se radne grupe ako su potrebne važne analize, savjetovanja i donošenje odluka? ● Poštuje li se mišljenje ključnih članova zajednice kada se donose važne odluke? ● Kako su građani uključeni u lokalne aktivnosti? ● Jesu li sastanci s građanima učinkoviti i završavaju li s konstruktivnim zaključcima? ● Vodi li itko unutar uprave brigu o odnosima s građanima? ● Postoje li jasne smjernice u vezi s NVO-om i građanskim inicijativama? ● Koriste li se mjesni odbori za promoviranje aktivnosti građana?

PREDLOŽAK br. 2: Kratki pregled seminara za sudjelovanje građana Ciljevi ● prezentirati različite alate za sudjelovanje građana ● započeti s pripremom plana sudjelovanja građana Očekivani rezultati ● sudionici stječu znanje o različitim alatima ● osnivanje radne grupe (unutar Grada) ● početak rasprave o planu sudjelovanja građana ● naznaka sljedećih koraka. Opravdanje aktivnosti Grad je naglasio da želi poboljšati izravnu komunikaciju s građanima i mjesnim odborima te između članova vijeća i građana. Složili su se oko toga da se aktivnosti sudjelovanja građana provode na dva načina: ● pilot implementacija nekoliko alata za sudjelovanje građana (metodologija sastanaka mjesnih odbora, natječaj “Moja vizija” i opća anketa) ● priprema integralnog plana sudjelovanja građana. Sudjelovanje građana nije zacrtano kao zasebna aktivnost, kao što su to odnosi s javnošću, već je to niz kontinuiranih radnji na kojima bi trebala raditi cijela lokalna samouprava. Građanima bi trebala biti dostupna bilo koja tema koja se tiče odluka važnih za njih. Sudjelovanje građana odnosi se na ﬁnancije, proračun, razinu usluga i na mnoga druga pitanja. Sudionici

Seminaru bi trebali prisustvovati svi koji se izravno bave pitanjima o kojima će se raspraviti: ključni gradski dužnosnici, članovi mjesnih odbora i predstavnici lokalnih nevladinih organizacija (NVOa). Program rada Tijekom seminara prezentirat će se općenita pitanja vezana uz uz sudjelovanje građana. Također, prezentirat će se alati i tehnike za sudjelovanje građana, kao što su: ● javne ankete ● prikupljanje stavova o određenim uslugama ● intervjui (fokusne grupe) ● javni sastanci i tribine ● radne grupe građana ● otvorene sjednice vijeća ● otvoren proces pripreme proračuna ● programi lokalnog partnerstva

● otvorene rasprave na televiziji (npr. gradonačelnik odgovara na pitanja) ● informativni centri ● izvješće za novinare ● odgovori na najčešća pitanja (npr. brošura) ● informacije o konkretnim uslugama ● katalog o gradskim uslugama ● gradski bilten

● suradnja s poslovnim sektorom (npr. poslovni forum) ● javne ankete ● prikupljanje stavova o određenim uslugama ● intervjui (fokusne grupe) ● javni sastanci i tribine ● radne grupe građana ● otvorene sjednice vijeća ● otvoren proces pripreme proračuna ● programi lokalnog partnerstva ● suradnja s poslovnim sektorom (npr. poslovni forum) ● javne ankete

● pravila suradnje s NVO-ima (povelja o NVO-ima) ● infopunkt (sve na jednom mjestu) – najtraženije upravne usluge u jednoj zgradi ● postupci upravnih usluga ● informativne ploče ● gradski telefonski imenik – najvažniji brojevi ● automatske telefonske informacije (ili besplatni telefon) ● gradska web-stranica ● brošura s izvještajem o implementaciji proračuna

Na kraju seminara sudionike će se zamoliti da popune jednostavnu anketu o njihovim stavovima o tre nutnom stanju nekih oblika sudjelovanja građana u njihovu gradu te njihovim komentarima i mišljenjima o područjima koja treba poboljšati. To će predstavljati početni materijal za analizu stanja sudjelovanja građana. Na kraju seminara treba zamoliti sudionike da se uključe u radnu grupu za sudjelovanje građana.

PREDLOŽAK br. 3: Prezentacija za seminar o sudjelovanju građana 1. slajd ŠTO JE SUDJELOVANJE GRAĐANA? Sudjelovanje javnosti (građana) je bilo koji proces putem kojeg građani utječu na javne odluke koje se tiču njihova života i života drugih građana. Aktivno: interakcija s izbaranim dužnosnicima ili osobljem Pasivno: odlazak na javne sastanke radi dobivanja informacija

3. slajd

2. slajd EVOLUCIJA SUDJELOVANJA GRAĐANA ● Informacija (jednosmjerno) ● Komunikacija (dvosmjerno) ● Partnerstvo (zajedničke aktivnosti)

4. slajd

MODERNE IDEJE 21. STOLJEĆA

ZAŠTO CIVILNO DRUŠTVO?

● Devalvacija tradicionalne demokracije ● Uloga demokracije na lokalnoj razini ● Community development Corporations (CDC) iskustva iz SAD-a ● Civilno/informatičko društvo ● Pad u društvenom statusu ● Princip supsidijarnosti

● Ni središnja vlast ni lokalna samouprava ne mogu ispuniti sva očekivanja građgrađana ● Bez komunikacije-neučinkovita rješenja ● 3 stupa modernog društva: -tržišno gospodarstvo -demokratske institucije -NVO

5. slajd

6. slajd

ŠTO JE GRAĐANSKA AKTIVNOST?

ZAŠTO SUDJELOVANJE GRAĐANA?

● Pisanje pisama, dopisa, upita? ● Dolaženje na sastanke? ● Aktivno sudjelovanje na sastancima: postavljanje pitanja, sudjelovanje u raspravi? ● Rješavanje lokalnih problema (uključivanje grupa građana) korištenjem vlastitih resursa? ● Rješavanje lokalnih problema u partnerstvu s gradom?

● Moderno društvo/demokracija (moda?) ● Zato što je potpisan memorandum? ● Zato što gradonačelnik ili tajnik tako misle? Ili mi osjećamo: ● da se gradom ne može upravljati bez uključenosti građana ● da možemo bolje ispunjavati zadatke

7. slajd

8. slajd

KOJI SU MOGUĆI CILJEVI SUDJELOVANJA GRAĐANA (1)

KOJI SU MOGUĆI CILJEVI SUDJELOVANJA GRAĐANA (2)

● Bolje informacije o očekivanjima građana ● Osiguravanje utjecaja građana na odluke ● Izgradnja međusobnog povjerenja između vlasti lokalne samouprave i građana ● Sigurnost da će se proračunski rashodi učinkovito utošiti

● Podrška aktivnostima i ulaganjima ● Veća uključenost građana u zajedničke aktivnosti ● Postizanje shvaćanja gradskih zaposlenika da je njihova uloga pružanje javnih usluga ● Što još? (Svatko može dodati nešto)

9. slajd

10. slajd AKO NE VJERUJETE

Mjerljivi i drugi dokazi: ● Dodatni resursi za bolje usluge i razvoj ● Jeftiniji kapital za razvoj ● Veća vjerojatnost ponovne pobjede na izborima

NOVI PRISTUP PODRAZUMIJEVA PROMJENE ● Promjene podrazumijevaju vodstvo i odgovornost ● Promjene zahtjevaju razumijevanje ● Promjene zahtjevaju administrativnu strukturu ● Promjene zahtjevaju ﬁnanciranje

PREDLOŽAK br. 4: Sažetak mišljenja sudionika seminara o sudjelovanju građana (Anketa provedena tijekom seminara u Rijeci, u lipnju 2001.) 1. Uvod – važne činjenice u vezi sa sudjelovanjem građana ● Grad Rijeka smatra se jednim od najnaprednijih gradova u Hrvatskoj u provedbi sudjelovanja građana i osobito podrške NVO-ima. ● Prve aktivnosti sudjelovanja građana u Rijeci počele su prije tri godine, anketom koju je pripremio AED kroz program podrške NVO-ima, a pokrenute su donacijama grada, županije i poslovnih subjekata. ● Nedavno je osnovan centar za podršku NVO-ima “RI-CENTAR” (inkubator za NVO-e). On pruža podršku novoosnovanim NVO-ima ustupanjem poslovnih prostora, treningom i stručnim savjetima. ● Grad ﬁnancira različite aktivnosi NVO-a na osnovi natječaja, ali se uvjeti i pravila razlikuju između različitih gradskih odjela; ne postoji opća odredba na razini gradskog vijeća, kao što je Povelja o NVO-ima. ● Građani su svjesni svojih prava i mijenjaju stav o aktivnostima u vlastitoj zajednici. ● (…) 2. Izvori informacija ● ● ● ● ● ● ●

Web-stranica s informacijama sa sjednica gradskog vijeća Mediji (među najbitnijima su Novi list, Radio Rijeka, Ri kanal, HTV) Najčešće iz lokalnih medija (novine, radio) Obavijesti na oglasnim pločama u mjesnim odborima Usmena komunikacija Kontakti s članovima vijeća (…) 3. Kako komuniciraju građani, mjesni odbori i gradske vlasti

Građani – mjesni odbori ● Građani komuniciraju s gradskim institucijama uglavnom izravnim telefonskim pozivima članovimamjesnih odbora, obično nazivajući ih na privatne telefonske brojeve i prezentirajući svoje probleme o određenim pitanjima. ● Usmeno – telefonski, na sastancima (po grupama ili za cijeli mjesni odbor ili područje; pismeno ● (…) Mjesni odbori – Grad ● Te zahtjeve prenosimo tajniku mjesnog odbora, a zatim ih se u pismenom obliku šalje gradskim odjelima. Građani i organizacje - Grad ● Usmeno (izravan telefonski razgovor); pismeno (dopisi), u nekim slučajevima indirektno putem medija (novine ili radio), na stranicama ključnih osoba. ● Kao predstavnik Ureda grada, u čestom sam kontaktu s raznim udrugama na njihov zahtjev, najčešće rješavajući pitanja o provedbi njihovih programa. Ja pružam informacije, tražim rješenja i konačno rješavam zahtjeve udruga, ovisno o odlukama izvršnog tijela ili Ureda grada ● (...)

4. Predloženi mehanizmi za informacije i komunikaciju. ● Putem elektronskih i tiskanih medija ili umrežavanjem, takozvani “otvoreni telefon”. ● Tematske panel diskusije, radionice, okrugli stolovi s drugim institucijama i NVO-ima i tražeći izravno sudjelovanje građana. ● Sustavno obrazovanje djece i mladeži o mogućnostima izravnog sudjelovanja u procesu donošenja odluka (škola, mediji, internet). ● Jednom na tjedan članovi trebaju odgovarati na pitanja građana. ● Organizirati emisije na televiziji u koje se jednom tjedno pozivaju predstavnici gradskih vlasti, a građani mogu postavljati pitanja koja ih zanimaju. ● Omogućiti sudjelovanje građana u bilo kojem gradskom projektu koji smatraju zanimljivim: kultura, sport... ● Gradski vijećnici trebali bi posjećivati sastanke građana. ● Mjesni odbori trebali bi primati kompletne materijale sa sjednica gradskog vijeća, kao i zapisnike sa sjednica. ● Povratne informacije – pismeno, osobno, telefonski, o rješavanju problema. ● Kroz tematske panel diskusije u vezi s određenim područjem (npr. komunalni problemi i slično). ● Gradski vijećnici trebaju izravno komunicirati s građanima u mjesnom odboru. ● (…) 5. Različiti stavovi o informacijama i komunikaciji. ● Lokalne vlasti nedovoljno komuniciraju s građanima i stoga propuštaju priliku da se nadograđuju na ideje i volju građana. Izvještaji sa sjednica gradskog vijeća objavljuju se na pola stranice u lokalnim novinama, a izvještaji o sjednicama izvršnog tijela samo u nekoliko rečenica. ● Ja sudjelujem i dobivam informacije o radu lokalne samouprave preko medija i u kontaktu s gradskim vijećnicima. Mislim da bismo trebali imati užu neposrednu suradnju na lokalnoj razini, osobito s članovima mjesnih odbora. ● U svrhu poboljšanja komunikacije važno je razmotriti zahtjeve građana i dati im povratnu informaciju. ● Trebali bismo poboljšati ovo područje jer bi građani trebali shvatiti da je njihovo uključenje neophodno; građani ne bi smjeli očekivati da će mjesni odbori od samo 5 članova riješiti sva pitanja. ● Potrebni su bolja izrada i provedba programa i bolji protok informacija i ideja. ● (…)

PREDLOŽAK br. 5: Nacrt poziva za prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana Gosp., Gđo. ... Pozivamo Vas na prvu radionicu radne grupe za sudjelovanje građana koja će se održati u petak, 12. listopada 2001. Seminar će se održati u gradskoj vijećnici, u sobi br. ... Planiramo početi s radom u 10.00 h i završiti u 14.00. Općenito je cilj radne grupe pripremiti integralni plan sudjelovanja građana koji će obuhvaćati alate za sudjelovanje građana odabrane iz izbora alata prezentiranih na seminaru u lipnju. Tijekom prve radionice planiramo analizirati stanje sudjelovanja građana, početi s određivanjem ciljeva koje Grad želi postići poticanjem sudjelovanja građana i način na koji se ti ciljevi mogu postići. Tijekom sljedećih radionica nastavit ćemo s odabiranjem alata, a na kraju ćemo izraditi plan aktivnosti za njihovu primjenu. Nadamo se da ćete moći odvojiti vrijeme za ovaj važan događaj. Radionicu će facilitirati predstavnik ... , koji nam pomaže u promociji sudjelovanja građana u našem gradu. Srdačan pozdrav, Gradonačelnik...

PREDLOŽAK br. 6: Shema SWOT analize

UNUTRAŠNJE

VANJSKO

Mogućnosti

Snage POZITIVNO NEGATIVNO

Slabosti

Prijetnje

Ovaj dijagram ilustrira format strateškog planiranja za analizu čimbenika koji utječu na sposobnost grada da ostvari svoju viziju gospodarske budućnosti. Da biste je koristili: ● Identiﬁcirajte snage i uvjete koji će pomoći u ostvarenju vizije, pozitivne čimbenike. ● Identiﬁcirajte snage i uvjete koji će otežati ostvarenje vizije, negativne čimbenike ● Razdijelite svaku grupu na unutrašnje i vanjske snage i uvjete postavljanjem pitanja: Opisuje li ovaj čimbenik lokalno stanje i trendove, lokalne aktivnosti i smjernice koje možemo kontrolirati ili na koje barem možemo utjecati ili je to vanjska realnost koju ne možemo kontrolirati?

PREDLOŽAK br. 7: Sažetak SWOT analize o sudjelovanju građana Koje su karakteristike građanina Rijeke? ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Timski radnik Kozmopolit Okrenut sebi Spreman na suradnju Nesklon inicijativi – pasivan Voli se natjecati Nedovoljno informiran Želi sudjelovati Tolerantan Voli živjeti u Rijeci koja je otvoren multikulturalan grad i obrazovno središte

Snage ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Građani spremni na suradnju Kozmopolitski građani Najnapredniji grad u sudjelovanju građana GUP (urbanistički plan) je uključivao građane Inkubator za NVO-e Postojanje vijeća mjesnih odbora Tradicija vijeća mjesnih odbora 2.5% sredstava iz proračuna za aktivnosti NVO-a Projekt zdravoga grada Javni natječaji za dodjelu sredstava Vijeća mjesnih odbora imaju informacije o sredstvima koja su im na raspolaganju 10% komunalne naknade na raspolaganju je vijećima mjesnih odbora Javna solidarnost Tolerantni građani Ljudi vole živjeti u Rijeci Otvoreni multikulturalni grad

Slabosti ● Pasivni građani, nedostatak inicijative ● Slabe aktivnosti vijeća mjesnih odbora ● Nedostatak informacija o aktivnostima vijeća mjesnih odbora (i drugih razina lokalne samouprave) ● Nedovoljna javna motivacija ● Većina sredstava (namijenjenih NVO-ima) odvaja se za sportske aktivnosti ● Proračunski proces – građani nisu informirani o načinu pripreme proračuna ● Različite procedure u odjelima (dodjeljivanje sredstava) ● Nejasna potreba o partnerskom odnosu između građana i Grada ● Građani ne znaju gdje mogu pronaći informacije ● Nema sustavnog upravljanja informacijama ● Nema tradicije u organiziranju okruglih stolova i javnih tribina

Prilike ● ● ● ● ● ● ● ●

Novi zakon o lokalnoj samoupravi Novi zakon o NVO-ima Zakon o informiranju Program Urban Instituta Projekt “Rijeka – zdravi grad” Projekt “Grad po mjeri djece” Mediteranski grad / grad povezan s ekologijom Partnerstvo kao smjernica za EU

Prijetnje ● ● ● ●

Socijalni problemi u Hrvatskoj Slabo gospodarstvo Zabrinutost zbog nesigurnosti u svijetu Birokracija

PREDLOŽAK br. 8.: Izvještaj s druge radionice radne grupe za sudjelovanje građana Područja sudjelovanja građana ● Komunikacija (uključujući protok i pristup informacijama, komunikaciju između vijećnika i građana, komunikaciju na razini usluga koje zahtijevaju građani. ● Proces pripreme proračuna – isključeno iz komunikacije zbog osobite prirode (uključujući alate koji dopuštaju utjecaj građana na pripremu proračuna). ● Mjesni odbor (uključujući ulogu mjesnog odbora u procesu donošenja odluka, bolji protok informacija). ● Civilne inicijative (uključujući inicijative neformalnih grupa građana i formalno registriranih NVOa). Strateški ciljevi sudjelovanja građana 1. GRAĐANI SU BOLJE INFORMIRANI I ČEŠĆE KOMUNICIRAJU S GRADOM Kao rezultat: a) Postojanja jasnih informacijskih kanala b) Uspostave kanala za povratne informacije c) Stvaranje povjerenja u informacije koje se pružaju d) Poboljšana interna komunikacija Mjerenje: Što znači “bolje informiran”? Npr. 5 – 10 % građana tvrdi da su bolje informirani – može se mjeriti anketom i usporediti s rezultatima prijašnjih anketa. Budući da je prilično složeno i skupo mjeriti na taj način, u međuvremenu možemo pretpostaviti da ćemo postići cilj ako se ispune uvjeti za postizanje željenog stanja (“bolja informiranost i...”). Cilj je postignut kada: ● postoje barem 2-4 jasna informacijska kanala ● postoje barem 3 kanala za povratne informacije ● postoji povjerenje u informacije, a mjeri se primjerice mišljenjima prikupljenim kroz tematske grupe ● poboljšana interna komunikacija – mjereno mišljenjima prikupljenim na sastancima osoblja ili anketiranjem gradskih zaposlenika.

2. VIŠA RAZINA SUDJELOVANJA GRAĐANA U PROCESU PRIPREME PRORAČUNA Mjerenje: Polazna je osnova nakon rasprave ta da trenutno građani gotovo uopće ne sudjeluju osobno ili izravno u procesu pripreme proračuna. Cilj je postići izravno uključenje od 5%, brojeći ljude koji će sudjelovati u primjeni različitih alata izravno tijekom procesa pripreme, npr. javna tribina, pozivi tijekom rasprave o proračunu na televiziji itd.

3. POBOLJŠANA ULOGA I AKTIVNOST MJESNIH ODBORA Mjerenje: Više će ljudi biti upoznato s aktivnostima mjesnih odbora - osnovicu daje anketa koja je provedena prije oko dvije godine, tako da ju možemo povećati za 10% i mjeriti tijekom sljedećeg provođenja ankete. ● Više je ljudi informirano i više ih sudjeluje u aktivnostima mjesnih odbora (uključujući provedbu različitih inicijativa). ● Programi i odluke mjesnih odbora razmatraju se u odjelima, na poglavarstvu i na vijeću. ● Razina povjerenja u ulogu mjesnih odbora porasla je među građanima (mjereno povećanim uključivanjem i potporom građana). ● Dodjeljuje se više sredstava zbog rezultata koje postižu mjesni odbori u poboljšanju stanja u zajednici.

4. POVEĆAN BROJ CIVILNIH INICIJATIVA KOJE RJEŠAVAJU PROBLEME I POTREBE ZAJEDNICE Mjerenje: Više inicijativa primijećeno na razini mjesnih odbora ili cijelog Grada - mjeri se prikupljanjem podataka iz mjesnih odbora i odjela (u usporedbi s osnovnim podacima iz prethodnih godina). ● Više registriranih NVO-a. ● Više inicijativa koje se ﬁnanciraju iz proračuna i drugih izvora.

PREDLOŽAK br. 9: Program rada treće radionice radne grupe za sudjelovanje građana Treća radionica za sudjelovanje građana Uvod: ● Sažetak prethodne radionice ● Program rada i ciljevi za danas Završavanje brainstorminga: ● ● ● ●

Dodatne ideje Strukturiranje ideja Procjena njihove učinkovitosti u postizanju ciljeva Odabir intervencija koje će se provoditi

Priprema pojedinačnih planova aktivnosti: ● Prezentacija tablice s planovima aktivnosti ● Priprema jednog plana aktivnosti ● Podjela u podgrupe i priprema ostalih planova Zaključci

PREDLOŽAK br. 10: Metoda brainstorminga Prvi dio ● Razmislite o nekoliko pristupa ili strategija kojima se možemo koristiti u rješavanju ovog pitanja. ● Razmišljajte brzo i iznesite svoje ideje ne vodeći računa o tome jesu li realistične. Napravite stanku

Drugi dio ● Grupirajte slične ideje. ● Razmotrite vjerojatnu cijenu i moguće koristi koje daje svaka ideja i eliminirajte one koje se ne čine korisnima. ● Ocijenite vjerojatnost uspješne realizacije svake ideje i eliminirajte one koje vjerojatno neće biti uspješne. ● Ideje koje imaju najbolju perspektivu razradite u detaljne prijedloge. Brainstorming se koristi u ranoj fazi procesa planiranja za prikupljanje ideja i poticanja kreativnosti. To je proces u dvije faze koji prvo prikuplja ideje, a zatim ih ocjenjuje. Odvajanje je tih dviju faza ključno za uspjeh brainstorminga. Proces brainstorminga najučinkovitiji je za rad u grupi. Velike se grupe mogu podijeliti u manje koje u tom slučaju podnose izvještaje o provedenom brainstormingu. Aktivnost brainstorminga vodi moderator koji deﬁnira pitanje o kojem će razgovarati i zatim bilježi ono o čemu se razgovara ili zamoli člana grupe da zapisuje. Moderator ohrabruje sve prisutne da sudjeluju u otvorenoj atmosferi bez presuđivanja. Osoba koja zapisuje treba ﬂipchart ili ploču na kojoj će zapisivati. Svatko u grupi treba vidjeti ono što zapisničar bilježi. Nakon popunjavanja, papir se postavlja na zid. Važno je zapisivati sve prijedloge BEZ obaziranja na kontradikcije, preklapanja ili presuđivanja o idejama. Ponekad nasumične ideje vode do dobre strategije.

PREDLOŽAK br. 11: Ideje za intervenciju u sudjelovanju građana PRORAČUN 1. Deﬁniranje procedure (otvoren proces pripreme proračuna) – rezolucija usvojena od strane gradskog vijeća 2. Materijali (posteri, članci u lokalnim novinama) s osnovnim informacijama o budućem proračunu (za raspravu): a) transparentni kriteriji prema proračunskim prijedlozima; b) transparentni kriteriji za korištenje proračuna; c) adresa za primanje pritužbi na proračun 3. Javna rasprava o pripremi proračuna 4. Emisija uživo između pročelnika odjela i građana, pojašnjavanje građanima 5. Brošura (članci u lokalnim novinama) o tekućem proračunu: a) jednostavni primjeri zasnovani na npr. trošenju iznosa od 100 kn (ako je proračun 100 kuna); b) posljedice za Grad bez proračuna/ bez poreza koje plaćaju građani MJESNI ODBORI 1. Leci i brošure o aktivnostima mjesnih odbora – distribucija putem škola (djece), dnevnih novina, pošte, ovlaštenog osoblja 2. Dan mjesnog odbora 3. Okrugli stolovi o konkretnim pitanjima, sastanci s građanima s preciznim dnevnim redom 4. Konferencija za novinare o aktivnostima mjesnih odbora 5. Javni pozivi građanima da podnose svoje prijedloge o programima koji se tiču zajednice CIVILNE INICIJATIVE 1. Odluka Grada o suradnji s NVO-ima (povelja o NVO-ima – pravila za suradnju s NVO-ima) + mjesni odbori (sa svojim programima) 2. Različiti natječaji i inicijative (lokalno partnerstvo; motiviranje volontera – knjige, diplome, ulaznice za kazalište itd.) 3. Neformalni sastanci s različitim organizacijama (npr. kava s gradonačelnikom) 4. Radne grupe građana, okrugli stolovi, intervjui (ciljne skupine) 5. Emisije uživo o civilnom društvu na radiju i televiziji 6. Druženje s građanima 7. Otvorene telefonske linije 8. Pisani prijedlozi 9. Objavljivanje i distribucija letaka o civilnom društvu KOMUNIKACIJA 1. Gradski bilten 2. Brošura s informacijama o tome gdje građani mogu doći sa svojim problemima, s informacijama o projektima koji se izvode u gradu (katalog gradskih usluga s procedurama) 3. Knjiga ili kutija za pritužbe, ideje i pohvale 4. Ankete građana 5. Otvoreni telefon

6. Izravni prijenos sastanaka gradskog vijeća na televiziji (otvoreni sastanci vijeća) 7. Prezentacija aktivnosti lokalne samouprave 8. Sastanci s gradonačelnikom (poziv građanima na kavu) 9. Osobni kontakti s građanima 10. E-mail adrese na gradskoj web-stranici Drugi alati i tehnike za poboljšanje sudjelovanja građana ● Posebne funkcije unutar lokalne samouprave odgovorne za kontakte s javnošću ● Edukacija gradskih dužnosnika i osoblja

Predložak br. 12: Ocjena intervencija OCJENA INTERVENCIJA Kriteriji za ocjenjivanje: I. Vodstvo Predstavlja volju i podršku u primjeni određenog alata, osobito sa stajališta Grada; može postojati i vodstvo delegirano iz drugog tijela. (1-5) slaba volja; 5- jaka volja II. Učinkovitost Pokazuje do koje mjere određeni alat vodi do postizanja cilja. (1-5) 1-niska učinkovitost; 5-visoka učinkovitost III. Složenost (Jednostavnost) Predstavlja poteškoće (komplikacije) u primjeni i potrebu za pripremanjem. ¸ (1-3) 1-jako složeno; 3-nije složeno (jako jednostavno) IV. Potrebni resursi Prikazuje koji su resursi potrebni za primjenu. (1-5) 1-velika potreba za resursima; 5-mala potreba za resursima CIVILNE INICIJATIVE KRITERIJI INTERVENCIJE / ALATI

KOMENTARI I

III

UKUPNO

10. Odluka Grada o suradnji s NVOima (povelja za NVO – pravila suradnje s NVO-ima) + mjesni odbori (i njihovi programi)

Dobra i potrebna podloga za uspješnu suradnju između Grada i grupa građana; stvara dobru atmosferu za suradnju

11. Razni natječaji i natječaji za inicijative (lokalno partnerstvo; motiviranje volontera – knjige, diplome, ulaznice za kazalište itd.)

Izvrstan alat za uvođenje inicijativa, izaziva ljubomoru zaposlenika (u pozitivnom smislu) i natjecanje, što su odlični poticaji; s druge strane ocijenjeno je kao prilično komplicirano i skupo

12. Neformalni sastanci s različitim organizacijama (npr. kava s gradonačelnikom)

Dobar alat, uvelike ovisi o dostupnosti gradonačelnika Prvi put može biti organizirano kao dio Foruma za NVO u Rijeci

13. Radne grupe građana, okrugli stolovi, intervjui (tematske grupe)

Ovaj je zahtjev više proceduralan nego što je to zasebna intervencija; treba postati običaj pozivati različite građane da se pridruže radnoj grupi (kao u modelu Gospodarskog razvitka i Sudjelovanju građana)

14. Emisije uživo o civilnom društvu na radiju i televiziji

Ocjenjuje se jako kvalitetnim, premda to nije alat za izravno uvođenje civilnih inicijativa; zbog dobre prezentacije može se stvoriti dobra atmosfera za takve inicijative

15. Druženje s građanima

To je više ideja nego konkretan alat; pitanje je kako to treba provesti

16. Otvorene telefonske linije – pismene ponude

Niska ocjena stoga što nema izravan utjecaj; to je više komunikacijski alat

17. Tiskanje i distribucija letaka o civilnom društvu

Vjerojatno je precijenjeno u smislu učinkovitosti; problem je kako će ljudi razumjeti što je civilno društvo čitajući; brošura mora biti napisana jasno i razumlji

KOMUNIKACIJA KRITERIJI KOMENTARI

III

TOTAL

11. Gradski bilten

Vrlo dobar alat, no unatoč ocjeni, prilično je skup

12. Brošura s informacijama o tome gdje građani mogu doći sa svojim problemima, informacije o projektima koji se implementiraju u Grad (katalog usluga Grada s procedurama)

To može biti jednostavna brošura ili nekoliko letaka koji pokazuju kojim se pitanjima bavi Grad i koja je procedura za rješavanje određenih pitanja

13. Knjiga ili kutija za pritužbe, ideje i pohvale

Veoma jednostavno za postavljanje, nije uvijek lako provesti (odgovaranje na pitanja)

14. Anketa građana

Vrlo dobro, ali prilično skupo

15. Otvoreni telefon

Vrlo dobar komunikacijski alat, ali građani se moraju priviknuti

16. Direktan prijenos sjednica gradskog vijeća na televiziji

Jako dobar komunikacijski alat

17. Prezentacija samouprave

lokalne

Veoma slično alatu opisanom pod br. 2

18. Sastanci s gradonačelnikom (poziv građanima na kavu)

Teško je ocijeniti što će se dogoditi nakon poziva, u gradu veličine Rijeke potrebno je pažljivo isplanirati

19. Decentralizacija unutar ureda lokalne samouprave

20. Osobni kontakti s građanima

Iako je to dobra ideja, nema konkretnih uputa kako je provesti

21. E-mail adrese na web-stranici grada

Veoma jednostavno, iako je broj ljudi s priključkom na internet ograničen, to je alat budućnosti

22. Dostupni vijećnici

Čini se jednostavnim, međutim teško je provesti, u potpunosti ovisi o tome koliko će vremena vijećnici posvetiti za sastanke s građanima

aktivnosti

Grad Rijeka Jednako kao gore

Broj otisnutih brošura

Prvi nacrt teksta

Prikupljeni komentari

Konačna verzija teksta

Lektorirani tekst

Letak graﬁčki dizajniran

1000 letaka

Distribucija

Odrediti broj primjeraka

Napisati tekst

Predstaviti tekst letka za komentare

Konačna verzija teksta

Lektoriranje

Graﬁčki dizajn

Tisak

Distribucija

Jednako kao gore

Smart

Jednako kao gore

20.-22. tjedan

22.-30. tjedan

Mjesni odbori, organizacije, institucije Grada

16.-20. tjedan

14.-16. tjedan

Tiskara

Dizajner

Lektor

12.-14. tjedan

8.-12. tjedan

Grad, radna grupa, stručnjaci Grad

3.-8. tjedan

RI Center

Drugi tjedan

Stručnjaci za pitanja civilnog društva

Jednako kao gore

Deﬁnirati smjernice za letke

Odrediti sadržaje letaka

Prvi tjedan

Predstavnici organizacija iz područja razvoja civilnog društva

Radna je grupa odgovorna za pripremu brošure, predstavnici Grada

Ciljna publika deﬁnirana

Deﬁnirati ciljnu publiku

VRIJEME KADA?

PARTNERI S KIME?

ODGOVORAN TKO?

REZULTATI ZAŠTO?

AKTIVNOST (ZADATAK) ŠTO?

Jednako kao gore

Novac

Novac ili osoba zaposlena u Gradu

Kompjuter, autor

E-mail

Kompjuter, autor teksta

Jednako kao gore

Radna grupa, prostorije, vrijeme

RESURSI

PREDLOŽAK br. 13: Nacrt plana aktivnosti za intervenciju “Tiskanje brošure”

Prikupljeni komentari

Raspoloživost autora i literature

Radna se grupa dogovara o sadržaju teksta

Radna se grupa treba složiti o ciljnoj publici

UVJETI

Predložak br. 14: Integralni plan sudjelovanja građana Sadržaj 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Značenje sudjelovanja građana Sažetak analize Ciljevi sudjelovanja građana Intervencije za postizanje ciljeva Planovi za provedbu intervencija Provedba i praćenje Dodatak

● Rezultat brainstorminga – popis ideja ● Kriteriji za ocjenjivanje

Treći dio

KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAĐANA

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

KUTIJA ALATA ZA SUDJELOVANJE GRAĐANA

Mnogi su dužnosnici lokalnih samouprava u Hrvatskoj i drugim demokratskim zemljama širom svijeta prepoznali koncept sudjelovanja građana kao važan element sveukupnog razvoja zajednice. Međutim, postoje značajne razlike u stvarnoj razini uključenosti građana u proces donošenja odluka, kao i u gospodarske, kulturne i druge aktivnosti u zajednici. Te razlike mogu biti zamjetne i među zajednicama koje su vrlo slične, koje imaju isti pravni i institucionalni okvir i slične prirodne, ﬁnancijske i ljudske resurse. Nadalje, nije dovoljno da lokalna samouprava samo razumije da je sudjelovanje građana bitno i da ima samo dobre namjere za provedbu politike i procedura za jačanje sudjelovanja građana na lokalnoj razini. Razumijevanje i namjera trebaju biti praćeni speciﬁčnim znanjem, vještinama i alatima koji će olakšati uspjeh u provedbi bilo koje konkretne intervencije.

Zašto trebamo alate za sudjelovanje građana?

Iznenađujuće je da je taj idući korak, koji namjeru i razumijevanje pretvara u praksu, u modernim javnim poslovima često zanemaren. Često se “konceptualno” razumijevanje pitanja i teoretsko opredjeljenje za provedbu smatra dovoljnim da se inicijativa proglasi uspješnom. Zanemarivanje važnosti procedure i alata koji se koriste u fazi provedbe bilo koje javne inicijatiive uvijek će postići jednake rezultate kao i svaki drugi pothvat izveden bez vještina i alata: rezultat će biti nekoristan ili nepoželjan. Često kada govorimo o sudjelovanju građana i o njegovu značenju, ono se čini naizgled apstraktnim, a koristi koje donosi čine se nemjerljivima. Kutija alata upućuje na njegovu stvarnu i konkretnu dimenziju. Neki su vrlo jednostavni, a neki su softiciraniji. Oni se u različitoj mjeri bave različitim problemima. Neki pokrivaju jednostavne aktivnosti, ali ih sagledavaju u novom svjetlu i donose korisne prijedloge.

Kako su prezentirani alati u ovom priručniku?

Cilj nam je prikazati kako pojedinačne alate tako i sveobuhvatniji pristup koji kombinira uporabu nekoliko alata. Ovaj će pristup biti osobito koristan za manje lokalne samouprave koje mogu odabrati alate koji su najprikladniji za njihovo mjesto. On će im također pomoći u primjeni odabranih alata. Premda se neki alati čine prilično sličnima, oni su deﬁnirani kao zasebni alati kako bi se jasnije istaknule snage i slabosti svakoga pojedinog alata. Alati koji su prezentirani u tablicama daju strukturirane informacije o svakom pojedinom alatu. Posljednji red donosi informaciju o primjeru primjene svakog alata. Ne postoji uvijek primjer primjene u Hrvatskoj, ali se nadamo da će izdavanje ovog priručnika potaknuti nastanak dodatnih primjera koji će biti ugrađeni u buduća izdanja priručnika. U nastavku teksta nalazi se izbor potencijalnih alata (intervencija) koji se mogu koristiti u svrhu poboljšanja sudjelovanja građana. Prema funkcijama grupirani su u četiri različite kategorije:

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

Alati informiranja

• Otvorena sjednica Vijeća • Informativni centar • Informativna brošura • Oglasna ploča • Često postavljana pitanja • Automatske telefonske informacije • Bilten • Prospekt • Gradonačelnikova proračunska poruka • Proračun u malom • Izvješće za novinare • Dnevni red sastanka • Tiskani zapisnik

Komunikacijski alati

• • • • • • • • • • • • •

Anketiranje građana Anketiranje putem intervjua Ispitivanje mišljenja o određenoj usluzi Fokusna grupa Sredstva povratnih informacija Dopisnica s odgovorima građana Radio/TV program Javna tribina Sastanci u naselju Uspješan sastanak Natječaj za mlade Intranet-internet sustav Prezentacijski portal na internetu

Alati partnerstva

• • • • • •

Program lokalnog partnerstva Planiranje javnih prostora Gradski festivali Poslovni forum Savjetnička grupa građana Radna skupina

Upravni alati

• • • • • • • •

Strategija sudjelovanja građana Povelja nevladinih organizacija Postupak za ﬁnanciranje građanskih inicijativa Proces pripreme transparentnog proračuna Sve na jednom mjestu Postupci pružanja usluga u upravi Vijeće mladih Radno mjesto stručnjaka za sudjelovanje građana

Alati informiranja

ALATI INFORMIRANJA Ovaj skup alati informiranja napravljen je u svrhu poboljšanja dostupnosti informacija o pružanju usluga, procesa donošenja odluka, odgovornosti i sveukupnog djelovanja izabranih dužnosnika i zaposlenika lokalne samouprave. Pristup točnim i pouzdanim informacijama jedan je od glavnih preduvjeta za transparentni proces donošenja odluka u demokratskom društvu. Jedino informirani građani mogu aktivno sudjelovati u aktivnostima lokalne samouprave i biti značajni članovi modernoga civilnog društva.

Koja je namjena alata informiranja?

Pristup je informacijama osnovno ljudsko pravo koje lokalna samouprava treba štititi i olakšati na svim razinama, a osobito na lokalnoj. Ako građani imaju točne informacije o tome koliko troši lokalna samouprava, na što troši i zašto nema dovoljno sredstava za sve projekte, oni će biti spremniji odvojiti vlastite resurse za rješavanje različitih problema i potreba. Samo one lokalne samouprave koje su sposobne pružiti dostatne informacije građanima bit će u mogućnosti pridobiti povjerenje jedinice u kojoj su izabrani. Protok je informacija također prvi korak prema uspostavi aktivne uloge građana u životu zajednice: komunikacija s lokalnom samoupravom, utjecaj građana na proces donošenja odluka, sudjelovanje u planiranju i provedbi projekata zasnovanih na zajednici i uspostava partnerstva s lokalnom samoupravom i poslovnom zajednicom. Uspješna primjena ovih alata pokazat će i spremnost i sposobnost lokalne samouprave za primjenu novih metoda i vještina upravljanja koje su razvijene u suvremenim demokracijama. Nakon što se lokalna samouprava “pobrine” za pružanje informacija, može se prijeći na soﬁsticiraniju kategoriju komunikacijskih alata. Izbor alata informiranja uključuje sljedeće alate: • otvorenu sjednicu vijeća • informativni centar • informativnu brošuru • oglasnu ploču • često postavljana pitanja • automatske telefonske informacije • bilten • prospekt • gradonačelnikovu proračunsku poruku • proračun u malom • izvješće za novinare • dnevni red sastanka • tiskani zapisnik

Koje smo alate informiranja izabrali?

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

OTVORENA SJEDNICA VIJEĆA

● Povećati transparentnost odlučivanja ● Poboljšati kontakte i komunikaciju između građana i izabranih predstavnika ● Educirati građane o pitanjima vezanim za lokalnu samoupravu Tijekom razdoblja između izbora, odluke i aktivnosti Gradskog vijeća (uključujući redovne sjednice) najvažniji su elementi suvremenog demokratskog političkog sustava. Javnost često jednostavno ne razumije složenost odluka koje Vijeće donosi, kao ni okolnosti, ograničenja i prepreke s kojima se ono suočava donoseći odluke koje oblikuju lokalnu politiku. Premda ne postoji pravna obveza održavanja otvorenih sjednica vijeća, pozivanje javnosti da ih prati uživo uklanja važnu zapreku između građana i lokalne javne uprave. Ako je uobičajeno mjesto održavanja sjednica premalo da bi ugostilo sve promatrače, sjednica može biti proglašena “javnom”, ali s mjestima samo za one koji prvi dođu. Uz to se može osigurati dodatno praćenje putem lokalnih TV ili radiopostaja. Otvorene sjednice Vijeća dobra su prigoda građanima da vide kako funkcionira lokalna vlast i dobiju informacije o aktivnostima koje ona poduzima te kako ih namjerava provesti. Nisu zamišljene kao mehanizam prikupljanja mišljenja građana niti kao forum za razgovor između građana i lokalne vlasti. U načelu, građani takvim sjednicama prisustvuju (ili ih prate putem medija) kao promatrači, a ne kao sudionici.

Koraci

1. Pripremite odluku o održavanju otvorene sjednice i uputite ju Vijeću na usvajanje. 2. Najavite održavanje otvorene sjednice u lokalnim medijima (tisak, radio, TV, ako je dostupna). Razmislite o posebnom pozivu školama, kako bi se potaknuli nastavnici da iskoriste otvorene sjednice kao element obrazovanja o demokraciji. 3. Priredite prostor tako da može ugostiti publiku. Treba posvetiti pozornost tomu da se posjetitelji osjećaju dobrodošlo i ugodno. 4. Na početku sjednice izravno pozdravite posjetitelje. 5. Jasno postavite osnovna pravila koja vrijede za građane koji promatraju sastanak. Pravila trebaju onemogućiti ometanje sjednice. Premda se radi više o metodi informiranja nego o raspravi, razmotrite mogućnost ostavljanja vremena na kraju sastanka za pitanja i odgovore.

Mogući troškovi

● troškovi oglašavanja ● kupovina dodatnih stolica za dvoranu Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje će pripremati otvorenu sjednicu

Primjer

Odluka Gradskog vijeća Rijeke o emitiranju sjednica Vijeća na lokalnoj TV

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

INFORMATIVNI CENTAR

● Za distribuciju informacija o lokalnim uslugama i djelatnostima ● Za primanje, zabilježavanje i odgovaranje na pritužbe građana ● Kao pomoć građanima u rješavanju problema vezanih za pružanje lokalnih usluga ● Kao uštedu vremena drugog osoblja i njihov učinkovitiji rad Informativni centar pruža informacije građanima i pomaže im u snalaženju u sustavu i postupcima lokalne samouprave. Hoćete li odabrati zasebni ured, ili stol u predvorju sjedišta lokalne smouprave, ovisi o uslugama koje nudite, dostupnom osoblju i sredstvima. U idealnim uvjetima bi informativni centar trebao biti smješten u Gradskoj vijećnici ili drugoj javnoj uredskoj zgradi koju većina građana češće posjećuje. Prvenstveni je cilj informativnog centra učiniti svaki dolazak u lokalnu samoupravu što učinkovitijim. On također može pružiti osnovne obavijesti o upravnoj strukturi jedinice lokalne samouprave i raspodjeli odgovornosti i može biti sjajno mjesto za dijeljenje biltena, letaka i drugih obavijesti [vidi alate Bilten i Prospekt]. Informativni centar prije svega može pružati obavijesti građanima. Također može izdavati i primati zahtjeve za dozvole i prihvaćati pritužbe građana. Može biti i posrednik između građana i pojedinih ureda, prenoseći pritužbe, zahtjeve, nove postupke i općenite obavijesti. Ukratko, može služiti za niz različitih funkcija i može se lako prilagoditi promjenjivim potrebama i resursima. Javni se informativni centar može usredotočiti na određenu ciljnu skupinu. Na primjer, može poduzetnicima pružati informacije potrebne za pokretanja i vođenje poslova.

Koraci

1. Odlučite koje će obavijesti biti dostupne u informativnom centru; taj se popis može nadopunjavati kako se javljaju različite potrebe. Odluka o listi informacija koje treba redovito davati građanima temelji se na ispitivanju njihovih želja i potreba, ili na savjetovanju s čelnicima odjela. 2. Odlučite gdje postaviti stol ili ured informativnog centra. To bi trebalo biti dobro vidljivo mjesto na kojem se uz ulazna vrata ili na okolnim zidovima mogu istaknuti plakati ili obavijesti. Na ulazu u zgradu treba biti znak koji pokazuje gdje se nalazi informativni centar. 3. Odredite osobu koja će biti na čelu informativnog centra. Ona treba biti upućena, snalažljiva, strpljiva i uljudna (ključne su komunikacijske vještine). 4. Za svaku vrstu informacija (npr. usluge) kreirajte komunikacijske veze između osobe zaposlene u informacijskom centru i drugog osoblja i upravnih odjela jedinice lokalne samouprave. 5. Smislite metodu bilježenja svih pitanja i pritužbi i pripremajte redovite izvještaje gradonačelniku, čelnicima nadležnim za pojedine usluge ili Vijeću. 6. Pripremite obavijesti o uslugama koje pruža jedinica lokalne samouprave, ako one već nisu pripremljene u druge svrhe. To može biti u obliku općenitog prospekta (knjižice) o svim uslugama, ili za svaku od usluga može postojati posebni prospekt. Ti leci moraju biti dostupni u informativnom centru i u uredima sektora čije su usluge zastupljene u informativnom centru [vidi alat Postupci pružanja usluga u upravi].

Alati informiranja

7. Pripremite za distribuciju i druge materijale kao što su kopije bilježaka tijela jedinice lokalne samouprave, doneseni zakoni, bilteni, dopisnice za odgovore građana, rezultati anketa, prijavni formulari, plakati koji najavljuju događaje i obavijesti o javnim tribinama. Ukratko, sve o čemu želite obavijestiti sugrađane treba biti dostupno u informativnom centru. S vremenom će to postati mjesto kamo se odlazi po informacije. 8. Izvjesite radno vrijeme na ulaz u zgradu sjedišta jedinice lokalne samouprave, na sam informativni centar i objavite ga u biltenu – informativni centar treba imati redovno radno vrijeme kako bi građani znali da će tamo netko uvijek biti. 9. Organizirajte svečano otvaranja. Pozovite građane da posjete informativni centar. Zamolite medije da dođu i promoviraju usluge koje ćete pružati. Možete zamoliti učenike da izrade znakove za informativni centar kako bi njegovo otvorenje bilo svečanije. Učinite sve što privlači pozornost na usluge. Mogući troškovi

● adaptacija prostora; tisak brošure, leci ● prihodi dodatnog osoblja (ako je potrebno) ● cijena računala i internetske veze (ako već ne postoji) Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za pripremu informativnog centra i materijala za njega

Primjer

Prospekt poduzetničkog informativnog centra u Rijeci

Alati informiranja

ALAT Kada koristiti

Opis

INFORMATIVNA BROŠURA ● Ako nema dovoljno izvora informacija o glavnim imenima, telefonskim brojevima, adresama elektronske pošte i uredskim adresama osoblja zaposlenog u lokalnoj samoupravi i posebnim uslužnim djelatnostima ● Ako postupak pristupa pojedinim uslugama nije jasan Informativna je brošura publikacija koja pruža informacije o najvažnijim pitanjima i dužnostima u jedinici lokalne samouprave u obliku baze podataka o osoblju i pojedinim uslugama (npr. u nju možete uključiti popis s odgovorima na pitanja “što učiniti” vezanim za najpopularnije, nove ili najčešće korištene usluge). Može to biti prilično sažeta publikacija, kao što je “Grad ukratko” koji sadrži samo imena i kontaktne informacije. Može to biti i opširnija brošura s osnovnim podacima o lokalnoj samoupravi, telefonskim brojevima, radnom vremenu, organizacijskoj strukturi, poglavarstvu, vijeću, odborima, savjetničkim skupinama i slično. Brošura se građanima može dijeliti zajedno s biltenom, ili može biti stavljena u javnim zgradama. Prikupljeni materijal može, biti objavljen i na web-stranici:

Koraci

1. Analizirajte potrebu za informacijama i odlučite što želite uključiti u publikaciju 2. Razmotrite suradnju s lokalnim organizacijama u objavi gradske informativne brošure, jer one često imaju različito, ali iznimno važno mišljenje o tome koji su podaci važni, a imaju i pristup različitim korisnim izvorima informacija. 3. Razmotrite ograničenja u vezi s autorskim pravima na sadržaje koje je već objavila telekomunikacijska tvrtka. Razmislite koliko osobnih podataka o pojedinim dužnosnicima treba objaviti (npr. kućne adrese osoblja jedinice lokalne samouprave ne bi trebalo objaviti, ali službene bi). 4. Provjerite dostupnost dodatnih informacija koje bi mogle biti uključene, kao što su radno vrijeme agencija i lokalnih organizacija, njihov djelokrug rada i sl. 5. Kreirajte izgled i format; budite sažeti i odaberite jasan format koji obavijesti pruža na jednostavan i pristupačan način. Koliko je to moguće, format bi (tipom slova, bojama, logotipima i slično) trebao odgovarati biltenu, prospektima, brošurama, zaglavlju memoranduma jedinice lokalne samouprave i sl. [vidi alate Bilten, Prospekt i Izvješće za novinare]. 6. Odaberite metodu tiska ili izdavanja obavijesti. To je često moguće u uredu jedinice lokalne samouprave bez velikog troška, kreiranjem jednostavnog dokumenta i njegovim fotokopiranjem. 7. Podijelite primjerke inormativnom centru i pobrinite se da budu dostupni i putem ureda jedinice lokalne samouprave. Dodatna je mogućnost i dostavljanje po kućama, bilo osobno, bilo poštom. Donesite odluku tko će biti dužan brinuti za to da u javnim prostorima uvijek bude primjeraka brošure te tko će koordinirati tiskanje dodatnih primjeraka, bude li to potrebno. 8. Usuglasite rokove i osobe nadležne za ažuriranje podataka (npr. nakon svakih lokalnih izbora). Pobrinite se da u proračunu budu predviđena sredstva za svaku moguću dopunu podataka.

Mogući troškovi

● tisak/kopiranje i dostava ● profesionalno dizajniranje, ako je potrebno ● radno vrijeme osoblja za prikupljanje i obradu podataka

Primjer

Glina: Stranica Vodiča kroz gradsku upravu

Alati informiranja

ALAT

OGLASNA PLOČA

Kada koristiti

Za obavještavanje građana o aktivnostima jedinice lokalne samouprave, odlukama vijeća, proširenju usluga, inicijativama itd.

Opis

Oglasna ploča jedan je od najjednostavnijih načina objave informacija. Može sadržavati obavijesti o različitim događajima, ali treba voditi brigu da ploča bude uredna, a obavijesti aktualne. Konkretne obavijesti koje valja istaknuti jesu primjerice nove odluke vijeća (barem njihov naslov i gdje ih se može naći), naglasci novih inicijativa i aktivnosti lokalne samouprave (pogotovo kapitalna ulaganja). Ako prostor to dopušta, oglasna ploča može uključivati i obavijesti pojedinih organizacija, npr. udruga građana ili mjesnih odbora.

Koraci

1. Odlučite koje će obavijesti biti objavljene, tko će ih ažurirati, te koliko često. 2. Odaberite lokaciju za oglasnu ploču. Ona bi trebala biti na javnom mjestu gdje se ljudi okupljaju, kao što su autobusne ili željezničke stanice, trgovine, trgovački centri, tržnice i sl. 3. Za oglasnu ploču odaberite vizualno atraktivan dizajn. Kako su na istom javnom mjestu često postavljene razne oglasne ploče, pobrinite se za to da vaša bude logotipom, oblikom ili bojama lako prepoznatljiva kao ploča jedinice lokalne samouprave. Također je važno odabrati jasan i istaknut naslov, primjerice “Gradske novosti”. Odaberite način izrade koji će umanjiti štetu na ploči i istaknutim obavijestima. 4. Izradite i postavite oglasnu ploču. Ovisno o situaciji, možda je najbolje za to sklopiti ugovor s nekim obrtnikom. Važno je da ploča bude kvalitetna, kako bi mogla služiti više godina bez obzira na vremenske uvjete. 5. Provjeravajte informacije istaknute na ploči i ažurirajte ih, zamijenite oštećene obavijesti i brinite o stanju ploče. Ovisno o lokaciji oglasne ploče (i trošku), poželjno je plastiﬁcirati sve obavijesti koje se stavljaju na nju.

Mogući troškovi

● materijal za izradu oglasne ploče ● osoba koja će izraditi nacrte i postaviti ploču Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje će ažurirati obavijesti i nadgledati oglasnu ploču

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

ČESTO POSTAVLJANA PITANJA

● Za brzo i lako pružanje uobičajenih odgovora široj javnosti na niz pitanja ● Za distribuciju temeljnih informacija o lokalnim vlastima ili drugim aktivnostima i funkcijama široj javnosti ● Za učinkovitiju upotrebu vremena osoblja jedinica lokalne samouprave Često postavljana pitanja jesu alat koji mnoge organizacije odabiru za pružanje seta standardiziranih odgovora. To su najčešća pitanja koja građani postavljaju kada nazivaju ili posjećuju urede jedinice lokalne samouprave. To također mogu biti “važnija pitanja” koja lokalna vlast priprema kako bi građanima pružila informacije koje osoblje jedinice lokalne samouprave smatra važnima, ali ih građani ne traže često. Odgovori na često postavljana pitanja mogu se objaviti u novinama, na internetu ili u posebno pripremljenoj publikaciji [vidi alat Prospekt]. Objava odgovora građanima pruža potpunije informacije i skraćuje komunikaciju, što osoblju jedinice lokalne samouprave omogućava učinkovitiju upotrebu vremena.

Koraci

1. Iz različitih oblika komunikacije, uključujući telefonske razgovore, pisma, elektronsku poštu i osobne posjete uredima, prikupite teme i/ili popis pitanja postavljanih na javnim tribinama. 2. Grupirajte pitanja prema područjima, vrstama usluga i odgovorite na njih. To će građanima pomoći u pronalaženju odgovora na konkretna pitanja. 3. Objavite popis pitanja (i odgovora) u lokalnim novinama i drugim medijima, u posebnom biltenu ili brošuri, na web-stranici ili na drugi način komuniciranja s javnošću koji u konkretnom slučaju može biti prikladan. 4. Nadzirite upotrebu publikacije i ažurirajte popis pitanja dodajući nova ili, ako je to potrebno, dopunjujući nepotpune ili nejasne odgovore.

Mogući troškovi

● tisak (ako se izdaje brošura) Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za prikupljanje pitanja i izradu odgovora

Alati informiranja

ALAT

Kada koristiti

Opis

AUTOMATSKE TELEFONSKE INFORMACIJE

● Za pružanje često traženih obavijesti kad god su potrebne ● Kao izvor izravnih informacija, dostupnih 24 sata na dan ● Za lokalne samouprave koje imaju mnogo telefonskih upita ili ograničeni broj telefonskih linija Automatske su telefonske informacije učinkovit način pružanja obavijesti o aktivnostima jedinica lokalne samouprave. Premda ima mnogo informacija koje treba pružiti široj javnosti, sve ne može biti pokriveno jednim komunikacijskim medijem. Linija automatskih telefonskih informacija pruža obavijesti relevantne za većinu građana, uključujući datume i vrijeme javnih sastanaka, obavijesti o porezima, datume nadolazećih izbora i sažete obavijesti o tekućim događajima (npr. što je u izgradnji, aktualnosti). Tim se informacijama može jednostavno pristupiti tonskim biranjem. Uz automatizirane obavijesti (kojima se pristupa putem izbornika), mora postojati mogućnost izravnog razgovora s operaterom, kako bi se dobilo dodatne obavijesti. Prednost je ovog sustava ta što su obavijesti dostupne u svako vrijeme (osim dodatnih, koje daje operater). Usto, jedinice lokalne samouprave koje su voljne u to uložiti potrebna sredstva, mogu pokrenuti besplatni telefonski broj. Automatski telefonski sustavi pogodni su za veće jedinice lokalne samouprave koje imaju više materijalnih sredstava, ali i manje jedinice lokalne samouprave ograničenih kadrovskih kapaciteta za odgovaranje na telefonske pozive mogu također razmotriti uvođenje ovog alata. Ako je za neku jedinicu lokalne samouprave automatizirano pružanje obavijesti previše složeno, trebala bi razmotriti obično odgovaranje na telefonske upite (na poseban telefonski broj).

Koraci

1. Prikupite najčešće upite iz svih odjela i analizirajte ih. 2. Pripremite odgovore koji trebaju biti jednostavni i izravni. Zapamtite da je ovaj sustav namijenjen svim slojevima stanovništva, pa tako i onima koji se nisu naviknuli koristiti suvremenom tehnologijom. Također, s obzirom na to da provesti dugo vrijeme na telefonu može biti frustrirajuće, odgovori ne bi smjeli trajati duže od minute (uz razgovjetan i polagan govor). 3. O postavljanju sustava savjetujte se s telekomunikacijskom tvrtkom. 4. Pripremite letak ili brošuru s uputama za upotrebu (uključujući izbornik i upute kako doprijeti do traženih informacija). Podijelite ih uredima jedinice lokalne samouprave npr. informativnom centru [vidi alat Informativni centar]. 5. Kada je sustav već uveden, u lokalnim medijima objavite novi telefonski broj. Početak rada može se obilježiti zabavom ili tiskovnom konferencijom; tom se prigodom može i pokazati kako sustav radi te dati primjer dostupnih informacija.

Mogući troškovi

● cijena kreiranja i postavljanja sustava ● postavljanje i održavanje linije s besplatnim telefonskim brojem Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje priprema odgovore na često postavljana pitanja ● radno vrijeme osobe koja obavlja operaterski posao ili odgovara na pitanja za koja odgovori nisu dani na automatu

Primjer

Besplatni telefon grada Rovinja - 0800 200 034

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

BILTEN

● Ako građani nisu dovoljno informirani o pitanjima važnim za lokalnu samoupravu (npr. ciljevi zajednice, pristojbe i njihovo ubiranje, novi zakoni ili propisi, promjene i unapređivanje usluga) ● Radi pružanja informacija, uz poticanje povratnih informacija i dijaloga između građana i lokalne vlasti Bilten je publikacija jedinice lokalne samouprave napravljena kako bi, informirajući građane o gradskim ili općinskim funkcijama i djelatnostima, povećala transparentnost. Bilten izlazi redovito: tjedno, dvotjedno ili mjesečno. Sadrži kratke članke o gradskim funkcijama i djelatnostima. Također može sadržavati nove zakone i njihova objašnjenja, odluke i najave Vijeća, te obavijesti o javnim tribinama i drugim gradskim aktivnostima. Informacije o proračunu mogu biti objavljene uz objašnjenje u obliku manjega graﬁkona ili tabele. Bilten jedinice lokalne samouprave obično se dijeli besplatno. To je informativni proizvod kojim se gradi vjerodostojnost i povećava razumijevanje aktivnosti lokalne samouprave u svijesti vaših građana

Koraci

1. Imenujte urednika koji će biti odgovoran za bilten. Urednik mora imati dobar smisao za pisanje i međuljudske odnose, pogotovo zbog vjerodostojnosti koju treba imati kod ostalog osoblja lokalne samouprave, što će olakšati njihovu suradnju i razmjenu informacija u izradi biltena. Urednik također treba biti upoznat s lokalnim prilikama i javnošću. 2. Potaknite urednika da skuplja primjerke drugih biltena. Prema njima urednik može predložiti format publikacije. Utvrdite koje su se tehnike u drugim sredinama pokazale najuspješnijima i za svoj bilten usvojite te metode. 3. Kreirajte bilten. Osoblje jedinice lokalne samouprave trebalo bi surađivati s urednikom pri deﬁniranju sadržaja. ● Utvrdite što treba uvrstiti u bilten; također utvrdite što ne treba uvrstiti. ● Odlučite tko će odobriti sadržaj. Obično je to netko od viših dužnosnika;to može biti i gradonačelnik ili dogradonačelnik. Bez obzira na to o kome se radi, ta osoba treba razumjeti svrhu izdavanja biltena. ● Odaberite standardni dizajn koji će se koristiti za svako izdanje biltena. Tako ćete kod kasnijih izdanja moći svu pozornost posvetiti sadržaju, bez gubitka vremena na format ili dizajn. ● Sastavite popis suradnika koji bi mogli pisati članke za bilten. Potencijalni su izvori informacija čelnici odjela, gradski vijećnici, čelnici kulturnih institucija ili bilo tko drugi tko ima informacije gradskim aktivnostima. Gradonačelnik može napisati posebno pismo. ● Prije nego započnete pripremati prvo izdanje, odredite rokove. Odredite datum do kojeg bilten treba biti tiskan. Postavite rokove za svaku od faza procesa koji vodi do konačnog rezultata. Također postavite rokove za predaju članaka, dovršavanje sadržaja, tisak biltena, izradu troškovnika i distribuciju. ● Odlučite u kojoj će nakladi i kojom učestalošću bilten izlaziti. 4. Pobrinite se da sredstva za izdavanje biltena budu uključena u godišnji proračun jedinice lokalne samouprave. 5. Budite svjesni da sve vijesti nisu dobre vijesti. Katkad ćete građanima trebati reći stvari koje ne žele čuti, kao što je povećanje poreza ili povećanje vodne

Alati informiranja

naknade. Također je važno ne preskakati neuspješne inicijative lokalne samouprave. Bilten (a samim tim i lokalna samouprava) iznošenjem potpune istine povećava svoju vjerodostojnost. 5. Uključite grafičke priloge kao što su slike, grafikoni i karte, koji povećavaju zanimanje građana za publikaciju. Slika vrijedi tisuću riječi. Slike i grafikoni pomažu u lakšem i bržem razumijevanju problema. 6. Izražavajte se kratkim rečenicama, kratkim odlomcima, uvučenim odlomcima i podnaslovima, radi onih koji će bilten samo “preletjeti”. 7. Iskoristite bilten za distribuciju dopisnica za odgovore građana ili pisane ankete. U sljedećem izdanju objavite rezultate ankete. 8. Razmislite o različitim načinima distribucije biltena: kroz škole, uz isplate mirovina ili socijalne pomoći te u informativnom centru [vidi alat Informativni centar]. Zamolite trgovine s novinama da ga dijele besplatno. Primjerci mogu biti stavljeni i u knjižnice, kafiće ili druga mjesta koja posjećuje veći broj ljudi. Mogući troškovi

● honorar urednika ● cijena kopiranja ili tiska Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja potrebno za prikupljanje i pripremu podataka za bilten

Primjer

Viškovo: Glasnik općine; Medulin; Glasnik općine

Viškovo: Glasnik općine

Medulin; Glasnik općine

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

PROSPEKT

● Za objašnjavanje speciﬁčnih tema (kao što su usluge, zakoni i propisi) širokoj i raznolikoj publici ● Ako drugi načini objašnjavanja nisu učinkoviti ili zataje Prospekti (zajedno s brošurama) mogu poslužiti za prenošenje informacija o nizu tema. Često se koriste za opisivanje promjena u uslugama, zakonima i propisima u odnosu na one koje lokalna samouprava trenutno pruža. Također mogu služiti na kratkoročnoj osnovi, za poticanje građana na pitanjima kao što su upis u popis birača ili upute za lokalne izbore. Svaki bi se prospekt trebao usredotočiti na samo jednu uslugu ili pitanje; leci se stoga često izdaju u setovima kako bi se istovremeno pokrilo više pitanja. Primjerice, prospekti o zbrinjavanju otpada, vodoopskrbi i grijanju mogu biti izdani istodobno, ali svaku od navedenih tema treba obraditi na zasebnom letku. To je zato što sve informacije na prospektu trebaju biti relevantne za osobe koje će ga čitati. Trebaju sadržavati informacije o tome kako doći do usluga i podatke o sektoru koji pruža usluge ili je odgovoran za primjenu zakona ili drugih propisa. Prospekt je uvijek napisan jednostavnim jezikom, bez puno stručne terminolgije. Razlog je tomu potreba da se informacije što više približe širokom krugu osoba, koje većinom nisu tehnički stručnjaci za konkretno područje i kojima je zanimljivije na koji način to pitanje utječe na njih, nego tehnologija ili detalji vezani za spomenuto pitanje. Također se često koriste grafovi, slike ili dijagrami, ponovno kako bi se publikacije korisnicima učinile privlačnijima.

Koraci

Prospekt ne treba biti vrlo soﬁsticiran (i samim tim skup). Može se raditi o jednostavnoj fotokopiranoj stranici presavinutoj na tri dijela. 1. Identiﬁcirajte usluge koje pruža lokalna samouprava i zakone i propise koji najviše utječu na živote građana (ili koji zbog složenosti najviše trebaju pojašnjenja). Možete za odabiranje tih pitanja za pomoć zamoliti čelnike upravnih odjela. 2. U relevantnim sektorima imenujte osobu koja će sastaviti kratko objašnjenje usluga i propisa koje treba pojasniti. Prospekt treba biti jednostavan, lako razumljiv i ograničen na jednu ili dvije stranice. Svi stručni termini trebaju biti objašnjeni. 3. Imenujte osobu koja će u svojstvu urednika nadzirati izradu prospekta. Ta osoba treba kreirati format koji se može rabiti za sve prospekte i redigirati nacrte koji pristignu iz različitih odjela, kako bi jezik bio ujednačen i lako razumljiv. 4. Tiskajte dovoljno prospekata kako biste omogućili njihovu distribuciju putem informativnog centra i drugih javnih mjesta [vidi alat Informativni centar]. 5. Povremeno pregledajte prospekte kako biste utvrdili treba li kojega ažurirati ili tiskati neki novi.

Mogući troškovi

● tisak ● moguće: naknada uredniku Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje odabire teme i priprema materijale

Primjer

Grad Rijeka: Prospekt o mjesnim odborima

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

GRADOLNAČELNIKOVA PRORAČUNSKA ODLUKA

● Za razmjenu informacija o predviđenom idućem proračunu između vijećnika, članova gradske uprave, korisnika proračuna i građana ● Za jasno objašnjavanje ciljeva i ograničenja proračuna za predstojeću godinu i za prikazivanje usporedbi s prethodnim godinama ● Za povećanje transparentnosti u postupku pripreme proračuna Gradonačelnikova je proračunska poruka dokument ili niz dokumenata koji sadrže informacije kojima se objašnjava nacrt proračuna koji su izradili gradski službenici lokalne samouprave i Poglavarstvo. Poruka može sadržavati i nacrt proračuna, jer je on sam za sebe, bez dodatnog objašnjenja, građanima teško razumljiv. Proračunska poruka sadrži informacije koje običnim građanima pomažu u razumijevanju sastavnih dijelova proračuna i odluka na kojima se temelji raspored sredstava pojedinim odjelima ili djelatnostima. Važni elementi uključuju objašnjenje proračunskih ciljeva, ograničenja, usporedbe s prethodnim proračunima i isticanje trendova u nekom razdoblju. Navedeni materijali trebaju biti izrađeni tako da olakšaju i potaknu raspravu o nacrtu proračuna prije nego ga Vijeće formalno usvoji. Proračunska poruka treba biti napisana jednostavnim jezikom, kako bi je mogao razumjeti prosječni građanin. Teme trebaju biti iznesene što jasnije i jednostavnije, s dovoljno detalja da budu objašnjena važna pitanja, ali bez udaljavanja od teme ili iznošenja previše podataka koji mogu zbuniti građane ili im onemogućiti da uoče bitni smisao poruke. Gradonačelnikova je proračunska poruka važan element procesa pripreme transparentnog proračuna [vidi alat Proces pripreme transparentnog proračuna], jer potičući sadržajnu raspravu (na primjer tijekom javne tribine) pruža jasno objašnjenje proračuna.

Koraci

Odredite glavne odluke i strategiju uključene u proračun 1. Ovaj korak uključuje aktivnosti pregleda i analize postojeće strategije, usvojene gradonačelnikove smjernice i deﬁniranje prioriteta koji su pogodni za proračunsku poruku. Ona također uključuje pregled zahtjeva za sredstvima koje su uputili proračunski i izvanproračunski korisnici. 2. Pregledajte i analizirajte prethodne proračune (npr. unatrag tri godine) i razmotrite dugoročne planove i njihove veze s tekućim proračunom. Ovaj korak uključuje reviziju i analizu projekata i aktivnosti koji su u tekuću (planiranu) godinu preneseni iz prethodnog razdoblja (a sve u skladu s postojećim planom kapitalnih ulaganja). 3. Sažmite najvažnija pitanja, proračunske korake i područja. Naglasite tri ili četiri najvažnije proračunske aktivnosti koje će biti uključene u planirani proračun, kao osnovu za predstavljanje i promociju proračuna. Na primjer: povećana produktivnost, privatizacija pružanja usluga, neuvođenje novih pristojba, poboljšavanje usluga u dotad zakinutim područjima. Koristite se jednostavnim riječima kako biste objasnili razloge za promjene u proračunskim odnosima, iznosima ili trendovima, ili za uvođenje projekata i programskih inicijativa. 4. Pripremite dokument proračunske poruke. Ovaj konačni korak treba sadržavati dosad pripremljene materijale, njihovo uključivanje u konačni dokument, prilaganje potrebnih sažetaka s ﬁnancijskim i ekonomskim podacima, kao i

Informacijski alati

podataka o programima koji su u proračunu. Prilažu se i graﬁkoni i tablice, a završnom se rečenicom građanima najavljuju budući koraci lokalne samouprave u provedbi orijentacije prema transparentnosti. 5. Odredite način objave dokumenta – na primjer, dokument (ili njegov dio) može biti objavljen u lokalnim novinama ili na web-stranici lokalne samouprave (kako bi se potaknula rasprava o proračunu prije nego Vijeće počne raspravljati o njemu). Mogući troškovi

● cijena fotokopiranja i tiska Administrativni troškovi: ● radno vrijeme zaposlenih u odjelu za ﬁnancije

Primjer

Grad Crikvenica: Gradonačelnikova proračunska poruka za 2002. godinu, prva stranica

Informacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

PRORAČUN U MALOM

● Za iznošenje i objašnjavanje odluka o proračunskim prioritetima ● Za iznošenje i objašnjvanje uloge proračuna, ograničenja povezanih s njegovom izradom i sastavnih dijelova samog proračuna Proračun u malom skraćena je verzija službenoga lokalnog proračuna (koji je usvojilo Vijeće), napisana jasnim i jednostavnim jezikom koji je razumljiv običnim građanima. Obično se proračun u malom sastoji od gradonačelnikova uvoda kojim se objašnjavaju prioriteti grada i najvažnije stavke proračuna. Nakon toga se objašnjavaju izvori prihoda i rashodi, na primjer prema programima ili odjelima. U proračunu u malom posebna se pozornost daje kapitalnim ulaganjima [vidi alat Proces pripreme transparentnog proračuna]. Pripremu proračuna u malom podržava računalni program Model ﬁnancijske analize (Financial Analysis Model - FAM), koji je podijeljen svim lokalnim samoupravama u Hrvatskoj. On korisniku omogućava strukturiranje izdataka po programima, što olakšava isticanje ciljeva i prioriteta proračuna. Također lokalnoj samoupravi omogućava izradu različitih vrsta dijagrama kojima se mogu potkrijepiti brojke iznesene u proračunu. Proračun u malom najčešće se objavljuje kao kratak prospekt jednostavan za čitanje. Osim u tiskanom obliku, može biti objavljen i na web-stranici lokalne samouprave. Kako se često radi o prvom kontaktu koji će građani imati s proračunom, važno je deﬁnirati ključne termine, kao što je sama riječ “proračun”, kao i temeljne zadaće lokalne samouprave. Kako bi se izradio vizualno privlačan i informativan dokument, idealno je da u izradu budu uključeni stručnjaci (npr. novinari u lokalnim glasilima). Dokument proračuna u malom može također sadržavati opće podatke o lokalnoj samoupravi, o članovima poglavarstva i vijeća, upravnoj strukturi, ili druge informacije u vezi sa službenim proračunom.

Koraci

1. Definirajte ciljeve dokumenta. Zapamtite da je proračun u malom napravljen kako bi ispunio nekoliko ciljeva koji su međusobno povezani i djeluju kao cjelina (transparentnost, povjerenje i viši stupanj razumijevanja zadataka koje izvršava lokalna samouprava, edukacija građana o proračunskim pitanjima, njihovo uključivanje u proces donošenja odluka, mogućnost kontrole od strane građana). 2. Definirajte pristup prezentaciji proračuna u malom. Pristup se odnosi na skupinu kojoj će proračun u malom biti predstavljen. Kako je namjera informirati najširu javnost, pristup se usmjerava na edukaciju i pripremu građana za bolje razumijevanje budućeg dokumenta. 3. Definirajte sadržaj i strukturu. Sadržaj proračuna u malom trebao bi biti kratak, napisan na razumljiv način i jednostavan za čitanje. Broj stranica proračuna u malom može varirati od otprilike 4 do 16 stranica. Grafovi, strukturni stupci i drugi grafički elementi koji olakšavaju razumijevanje trebaju neposredno slijediti tekst. Proračun u malom treba biti logično strukturiran, prema sastavnim dijelovima proračuna, ali bi se terminologija trebala uskladiti s načinom na koji se građani u svakodnevnom govoru izražavaju o prihodima, rashodima i projektima; nije nužno koristiti zakonsku terminologiju koja se upotrebljava u službenom proračunu. Također je moguće iskoristiti priliku i prostor u dokumentu kako bi se građani upoznali s osnovnim podacima o proračunskim

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

korisnicima. 4. Odredite kako će proračun u malom biti distribuiran građanima. Oblik distribucije najčešće se deﬁnira s obzirom na broj stanovnika lokalne samouprave. Za jedinice lokalne samouprave koje imaju do 50,000 stanovnika, što predstavlja oko 15,000 kućanstava, najčešće se odabire pisani oblik (knjižica formata A5) koju se distribuira na dva načina: (1) isporukom u poštanske sandučiće svakog kućanstva, ili (2) umetanjem proračuna u malom kao dodatka glavnim i najtiražnijim lokalnim novinama. Za jedinice lokalne samouprave s većim brojem stanovnika najbolja je solucija proračun u malom distribuirati u obliku dodatka lokalnim novinama. Usto, elektronički oblik proračuna u malom može biti stavljen na web-stranicu jedinice lokalne samouprave Mogući troškovi

● tisak (troškovi će se razlikovati ovisno o izgledu, količini uključenih informacija te crno-bijelom ili tisku u boji) Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje će pripremati informacije

Primjer

Općina Omišalj: Stranica Proračuna u malom

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT Kada koristiti

Opis

IZVJEŠĆE ZA NOVINARE ● Radi iznošenja preiodičkih podataka o pružanju usluga ● Radi pružanja ažuriranih podataka o ﬁnancijskom stanju grada javnosti ● U bilo koje drugo vrijeme kad je putem medija potrebno prenijeti kakvu važnu informaciju Izvješće za novinare je kratki (1-2 stranice) dokument koji sadrži speciﬁčne informacije o temi koju lokalna samouprava želi različitim načinima prenijeti široj javnosti. Ono je važno sredstvo kojim se nastoji osigurati da svi mediji dobiju pristup istoj informaciji i da su sve informacije koje mediji prenesu vjerodostojne. Izvješće za novinare može biti temelj novinskog članka ili televizijskog priloga, ili može biti objavljeno u medijima bez ikakvih izmjena. Izvješće za novinare trebalo bi se odnositi na samo jedno pitanje; ako istodobno treba obraditi više tema, treba izdati i više priopćenja. Svako izvješće treba sadržavati iste osnovne informacije: tko, što, kada, gdje i zašto – a katkad i kako. Tih pet elemenata treba biti obrađeno u u prvom odlomku, kako bi novinar ili urednik (i naposljetku publika) mogli odmah shvatiti o čemu se u izvješću radi. Drugi bi odlomak trebao sadržavati najvažnije informacije o temi, koje mogu biti potrebne kako bi se novinara i urednika uvjerilo da je sadržaj zanimljiv njihovoj publici. Izvješće za novinare sadrži činjenice. Ako sadrži mišljenja, ona trebaju uvijek biti u navodnim znakovima i treba biti navedeno od koga citat potječe.

Koraci

Izdavanje izvješća za novinare: 1. Treba imenovati osobu odgovornu za izvješće za novinare. To osigurava da novinari uvijek znaju komu se mogu obratiti radi informacija i da se za isto pitanje ne izdaje nekoliko izvješća. 2. Pripremite popis svih medija kojima treba slati izvješća. Taj bi popis trebao uključivati: ● imena osoba u svakom pojedinom mediju koje su odgovorne za primanje izvješća za novinare ● adresu, brojeve telefona i telefaksa svakog pojedinog medija ● rok objavljivanja ● kopiju formulara kojeg pojedini medij zahtijeva ili preferira za izvješća. 3. Na vrhu upišite ime i adresu svoje jedinice lokalne samouprave ili izvješće otisnite na memorandumu lokalne samouprave. Uključite ime, adresu i broj telefona osobe koju treba kontaktirati u slučaju potrebe za dodatnim informacijama. To bi trebala biti osoba koja je odgovorna za izdavanje izvješća. 4. U gornjem desnom uglu prve stranice izvješća navedite datum kada se ono može koristiti. Na primjer, može se dogoditi da medijima izvješće želite poslati unaprijed, ali želite da bude objavljeno tek na dan događaja o kojem govori. Ako ga se pak može odmah koristiti, naznačite to sa “ZA UPOTREBU ODMAH”. To znači da se urednik može odmah služiti informacijama iz priopćenja. 5. Izvješće napišite tako da ne bude zbunjujuće ili neprecizno ako mu kraj bude uklonjen. Novine će najčešće priču skratiti upravo uklanjanjem posljednjeg odlomka, pa pretposljednjeg itd, ako je ona preduga s obzirom na raspoloživi prostor. 6. Kada šaljete dodatne informacije ili složena izvješća, uvijek im na početku

Informacijski alati

priložite kratko izvješće. Ono bi trebalo sadržavati sažetak materijala kojim se mediji mogu koristiti, kako bi im bilo objašnjeno o čemu se u izvještaju ili drugom materijalu radi. 7. Ako je to moguće, nastojte dodatno osposobiti osobu zaduženu za pisanje izvješća za novinare, kako bi razumjela probleme i mogućnosti koji proizlaze iz kontaktiranja s novinarima. Distribuiranje izvješća za novinare: 1. Odlučite kako ćete distribuirati izvješća. Metode su između ostalog: ● elektronska pošta (ako je dostupna i ako je to izvedivo) ● telefax ● dostava – posebno za hitna izvješća ili ako komunikacijska infrastruktura ne dopušta pravodobnu isporuku telefaksa ili elektronske pošte ● pošta, ako imate dovoljno vremena između izdavanja izvješća i dana kada ono treba biti objavljeno u medijima. 2. Učinite izvješća dostupnima u informativnim centrima [vidi alat Informativni centar]. 3. Dostavite kopiju izvješća osoblju u svojoj lokalnoj samoupravi koje je nadležno za konkretno pitanje. 4. Objavite izvješće na oglasnim pločama i na druge načine objavljivanja informacije. Mogući troškovi

● troškovi kopiranja Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osobe zadužene za izvješća za novinare

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

DNEVNI RED SASTANKA

● Za sve sastanke u lokalnoj samoupravi, kako interne, tako i one s građanima Pisani dnevni red sastanka omogućava sudionicima sastanka i drugima koje sastanak može zanimati da precizno saznaju o čemu će se raspravljati i koje se odluke mogu očekivati. Dnevni red određuje razlog sastanka i pomaže zadržavanju rasprave na temi [vidi alat Uspješni sastanak]. Pisani dnevni red pruža informacije o temama o kojima će se raspravljati, danu i vremenu održavanja sastanka. Trebao bi sadržavati vrijeme predviđeno za svaku točku dnevnog reda i imena osoba odgovornih za održavanje sastanka. Upotreba dnevnog reda uvjerljiv je pokazatelj volje uprave da posluje i donosi odluke na transparentan način

Koraci

1. Pripremite dnevni red u jednostavnom i lako razumljivom obliku (obično ograničenom na jednu stranicu). Dodatne informacije o temama koje će biti iznesene ili raspravljene trebale bi se nalaziti u posebnom dokumentu (nije uvijek nužno unaprijed pružiti dodatne informacije). 2. Za većinu sastanaka dnevni red tiskajte i distribuirajte barem tri dana unaprijed. Za neke sastanke to treba učiniti i dva tjedna prije. 3. Prije sastanka dnevni red pošaljite gradskim dužnosnicima, medijima, nevladinim organizacijama, interesnim grupama i svima drugima koje mogu zanimati tema, odnosno teme sastanka. Dnevni red pošaljite i školama i drugim javnim ustanovama u različitim područjima grada. Istaknite ga na oglasnoj ploči i drugim mjestima u gradskoj vijećnici. 4. Ako se sastanak najavljuje oglasom, priložite mu dnevni red. 5. Za sastanak priredite dodatne primjerke dnevnog reda. 6. Osigurajte da dodatne informacije o pojedinim točkama dnevnog reda budu dostupne medijima i javnosti.

Mogući troškovi

● fotokopiranje materijala Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja potrebno za izradu i distribuciju materijala

Primjer

Gospodarsko vijeće Grada Varaždina: Zapisnik i dnevni red sjednice održane 5. lipnja 2002. godine.

Informacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

Koraci

TISKANI ZAPISNIK

● Radi zabilježavanja sadržaja bilo kojeg sastanka koji je održalo tijelo lokalne samouprave, a posebice javnih sastanaka Tiskani je zapisnik alat koji omogućava službeni zapis o iznesenim stavovima i odlukama nekog sastanka. On sažima vođenu raspravu. Pruža uvid u informacije o tome tko je bio prisutan na sastanku, temi rasprave, odlukama i načinu na koji su donesene. Ako se glasovalo, rezultat se također unosi u zapisnik [vidi alat Uspješni sastanak]. 1. Odredite osobu koja će voditi zapisnik. Ako su sastanci ustaljeni, dobro je da zapisnik uvijek vodi ista osoba. Ako se pak radi o sastanku koji je povremena aktivnost, osoba koja predsjeda odlučit će tko treba voditi zapisnik. 2. Savjetujte zapisničaru da bilješke vodi tijekom sastanka, uključujući točno unošenje dnevnog reda, odluka i dnevnog reda za sljedeći sastanak. Zapisnik mora pokazivati koji su članovi Vijeća bili prisutni, odnosno tko od osoblja, kao i o kojim se temama raspravljalo. Zapisnik može ukratko naznačiti smisao sastanka, navođenjem prisutnih, okvirnog sadržaja rasprave i donesenih odluka. S druge strane, detaljnije bilješke mogu pružiti cjelovit izvještaj o sudionicima, pojedinostima svih izlaganja i donesenim odlukama. 3. Nakon sastanka pobrinite se za to da zapisničar prije sljedećeg sastanka zapisnik dostavi gradskim dužnosnicima, medijima i javnosti. 4. Na sljedećem sastanku grupe potaknite njezine članove da ovjere zapisnik. Ako je to nužno, na inicijativu nekoga od prisutnih na pretodnom sastanku mogu se unijeti manje izmjene. Ipak, važno je reći da te izmjene mogu biti unesene samo radi pojašnjavanja onoga što je rečeno na prethodnom sastanku, a nikako radi izmjene činjenica. 5. Nakon što je zapisnik pročitan i usvojen, odnosno nakon što su unesene eventualne izmjene, primjerak veriﬁciranoga zapisnika treba biti pohranjen u uredu tijela koje ga je donijelo. Takav ovjereni zapisnik dio je službene povijesti djelovanja organizacije

Mogući troškovi

Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja koje vodi zapisnik tijekom sastanka

Primjer

Gospodarsko vijeće Grada Varaždina: Zapisnik i dnevni red sjednice održane 5. lipnja 2002. godine.

Gospodarsko vijeće Grada Varaždina: Dnevni red i zapisnik sjednice održane 5. lipnja 2002. godine.

Komunikacijski alati

KOMUNIKACIJSKI ALATI Komunikacijski alati omogućavaju kako pružanje informacija građanima tako i mogućnost da građani izraze svoje stavove i komentare.

Koja je namjena komunikacijskih alata?

Komunikacija u ovom priručniku i modelu objašnjava se kao dvosmjerni proces “kojim se razmjenjuju informacije među pojedincima korištenjem zajedničkoga sustava simbola, znakova ili ponašanja” 1. Sudjelovanje građana u lokalnoj samoupravi moguće je samo kada je protok informacija dvosmjeran: kretanje informacija prema gore (od građana prema lokalnoj samoupravi) i kretanje informacija prema dolje (od lokalne samouprave prema građanima). Jasno je da će proces razmjene informacija biti učinkovit samo onda kada obje strane prihvate “zajednički sustav simbola, znakova i ponašanja”. Tada preostaje pitanje: kako stvoriti sustav koji će poboljšati komunikaciju između građana i lokalne samouprave? Kako sustav može biti primjenjiv u modernim lokalnim zajednicama? Alati predstavljeni u ovom poglavlju imaju za cilj stvoriti temelje takva sustava, ali oni nikako nisu jedini alati koji mogu biti uporabljeni za poboljšanje protoka informacija prema gore ili prema dolje. Kada lokalna samouprava informira građane o planovima i odlukama važnim za razvoj zajednice, učinjen je početni korak prema komunikaciji. Kada građani odgovaraju na informacije koje su primili, daju svoje komentare u vezi s informacijama (planovima ili odlukama), kada predlažu rješenja za poboljšanje planiranja ili donošenja odluka, uspostavljena je puna komunikacija. Komunikacijski je proces zaokružen onda kada odgovori građana utječu na pozitivne promjene i učinkovitiju provedbu lokalnih projekata i aktivnosti. Uspješna primjena ovih alata pokazat će sposobnost lokalne samouprave da učini i sljedeći korak – razvije različite aktivnosti temeljene na javno-građanskom partnerstvu (vidi Alate partnerstva), koje ne karakterizira samo uspješna komunikacija, već i uspješna izvedba zajedničkih projekata. Izbor komunikacijskih alata uključuje sljedeće alate: ● anketiranje građana ● intervjue s građanima ● ispitivanje mišljenja o određenoj usluzi ● fokusnu grupu ● sredstva povratnih informacija ● dopisnicu za odgovore građana ● radio/TV program ● javnu tribinu ● sastanke u naselju ● uspješan sastanak ● natječaj za mlade ● prezentacijski portal na internetu ● intranet-internet sistem 1

Koje smo komunikacijske alate izabrali?

Merriam, Webster’s Dictionary

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

ANKETIRANJE GRAĐANA

● Kada lokalna samouprava nema uvid u mišljenja građana o različitim aktivnostima lokalne samouprave ● Kada su mišljenja s kojima je lokalna samouprava upoznata fragmentarna, te kad ne potječu iz nasumičnog ili reprezentativnog uzorka Anketiranje građana jedan je od najučinkovitijih (s jedne strane) i najsofisticiranijih (s druge strane) alata kojima se lokalna samouprava služi kako bi ispitala stavove javnosti. U mnogim razvijenim demokracijama to je standardan način na koji se kreatori politike informiraju o stavovima javnosti. Budući da je riječ o ispitivanju javnog mnijenja, ono se obično sastoji od više općenitih pitanja poput, primjerice, problema građana, vizije razvoja, općih ocjena pružanja usluga. Takva vrsta ispitivanja omogućuje vlastima da se usredotoče na probleme koje njihovi birači smatraju najznačajnijima. Anketa obično ne otkriva konkretne razloge slabe ocjene i koje aspekte valja poboljšati. Da bi se saznale te informacije, potrebna je dodatna detaljna anketa, ili druga vrsta analize. Neophodno je provesti sofisticiranu analizu o odnosima između odgovora na različita pitanja. To je najbolji način da anketa pruži uistinu sadržajne informacije o stavovima javnosti, stoga bi analizu trebao provesti stručnjak s iskustvom. Iako to može biti skupo, postoje načini da se smanji cijena. Jedna je od mogućnosti da osoblje lokalne samouprave izradi anketu na osnovi prijašnjih primjera, nakon toga se angažira stručnjak kako bi revidirao ono što su oni izradili. U manjim lokalnim samouprava ili kad su resursi ograničeni, može se provesti znatno jednostavnija anketa s jednostavnim pitanjima i manje sofisticiranom analizom (imajući na umu da rezultati analize neće biti potpuni).

Koraci

1. Odlučite koji pristup anketiranju želite (soﬁsticirani ili pojednostavnjeni). 2. U slučaju soﬁsticiranog pristupa, razmislite o angažiranju iskusnog stručnjak 3. Izradite anketni obrazac - anketa bi trebala biti relativno kratka, a pitanja jasna i jednostavna. 4. Osigurajte da uistinu bude slučajni uzorak - za provođenje ovakve vrste ankete profesionalci obično intervjuiraju reprezentativni uzorak zajednice. 5. Provedite pilot anketiranje radi provjere jesu li pitanja jasna (revidirajte ih ako je potrebno). 6. Provedite anketu - to se može učiniti i uz pomoć studenata, što bi možda moglo biti uključeno u dio njihova nastavnog plana. 7. Provedite analizu rezultata, što ne bi trebala biti jednostavna uknjižba odgovora, već je potrebno analizirati odnose između različitih vrsta odgovora. 8. Pripremite izvješće o rezultatima i prezentirajte ga poglavarstvu i vijeću. Objavite rezultate u lokalnim i drugim medijima

Mogući troškovi

● ● ● ●

Primjer

cijena angažiranja stručnjaka za pomoć u procesu cijena tiskanja upitnika cijena anketa (ako ih je potrebno platiti). vrijeme potrebno osoblju da upravlja procesom

Grad Rijeka: Upitnik za građane, 2002.

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

INTERVJU S GRAĐANIMA

● Ako lokalna samouprava želi detaljnija mišljenja građana o uslugama ● Ako su problemi previše složeni da bi ih se obuhvatilo anketom u pisanom obliku Intervjuiranje je istraživačka metoda kojom se prikupljaju određeniji stavovi neke ciljne skupine. Može uslijediti nakon ankete u pisanom obliku radi prikupljanja dodatnih informacija o speciﬁčnim aspektima usluge. Što su složenije informacije koje želite, primjerice ispitivanje stavova o novom urbanističkom planu, to je veća vjerojatnost da je intervju otvorenog tipa u obliku pitanja i odgovora najbolji pristup prikupljanju informacija koje su vam potrebne. Ovakva su istraživanja putem intervjua skupa jer zahtijevaju znatan utrošak vremena za putovanja i za samo intervjuiranje. Budući da je to skup istraživački alat, rabi se samo kada su vam potrebne dodatne informacije nakon što je provedena anketa u pisanom obliku. Moguće uštede vremena mogu se ostvariti intervjuiranjem telefonom, ali se tu odsutnost osobnog kontakta javlja kao nedostatak.

Koraci

1. Odlučite što trebate saznati. Istraživanja putem intervjua mogu sadržavati pitanja otvorenog tipa koja traže usmeno izjašnjavanje građana. Tako se može dobiti više informacija i ideja nego u anketi u pisanom obliku koja nudi više odgovora na pitanje. Pitanje otvorenog tipa daje priliku građanima da objasne svoje odgovore. Osoba koja vodi intervjue može postaviti konkretno pitanje o uslugama opskrbe vodom, kao što je: “Što mislite o kvaliteti vaše vode? Ako građanin odgovori kako smatra da je voda “prljava”, voditelj intervjua može postaviti detaljnije pitanje kao što je: “Objasnite primjerom što znači ‘prljava voda’?”. 2. Odredite od koga želite prikupiti ove informacije. Obično ćete intervjuirati manje osoba nego što to možete anketom u pisanom obliku. Stoga morate pažljivo odabrati vašu ciljnu skupinu. Ako vaša anketa u pisanom obliku pokaže kako umirovljenici smatraju da kvaliteta vode nije dobra, ali su roditelji školske djece zadovoljni, možete intervjuirati umirovljenike da prikupite više informacija o tome zašto smatraju da je voda prljava. 3. Angažirajte iskusnog savjetnika da vam pomogne u osmišljavanju pitanja, educirajte osobe koje će voditi intervjue i tumačite rezultate. Ove složene ankete moraju biti pažljivo osmišljene kako bi se dobili valjani rezultati. 4. Odlučite želite li koristiti pitanja otvorenog tipa. Imajte na umu da pitanja otvorenog tipa mogu prikupiti više osobnih mišljenja te vam dati više informacija, ali su teža za tumačenje. 5. Odlučite želite li intervju voditi u domu građana ili želite da građanin dođe na središnju lokaciju kao što je knjižnica, škola ili gradska vijećnica gdje će se održati svi intervjui. 6. Razmotrite moguće korištenje lokalnog osoblja, volontera ili drugih građana. Među volonterima i građanima koji vode intervjue mogu biti i studenti, umirovljenici i drugi zainteresirani građani. Osobe koje vode intervjue moraju za to biti educirane. To je posao za vašeg savjetnika. 7. Prikupite rezultate i analizirajte podatke. Prebrojiti odgovore u anketi koja sadrži više odgovora jest lako. Za tumačenje i razumijevanje rezultata inter-

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

vjua potrebni su praksa i iskustvo. Pri tumačenju rezultata može vam pomoći savjetnik. Na koji god način pripremite rezultate, osigurajte da su lako čitljivi i razumljivi. 8. Rezultate pokažite vašem osoblju, gradonačelniku, poglavarstvu i vijeću. 9. Podatke upotrijebite za usmjeravanje odluka, planiranje i poboljšanje usluga. 10.Objavite rezultate tako da građani mogu vidjeti da ste zasnovali svoje odluke na njihovu doprinosu. To pomaže vašoj vjerodostojnosti te gradi potporu odlukama lokalne samouprave. Možete održati tiskovnu konferenciju za objavu ovih rezultata Mogući troškovi

● cijena angažiranja savjetnika ● vrijeme osoblja utrošeno na pripremu pitanja, provođenje ankete i analizu rezultata

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

UPITNIK O KVALITETI USLUGA

● Za prikupljanje povratnih informacija od građana o rezultatima određene usluge ● Za prikupljanje ideja kako poboljšati određenu uslugu Važno je da lokalna samouprava ili neposredni davatelj usluga redovito prati javnu percepciju kvalitete usluga. Lokalna samouprava ili osoblje lokalnoga komunalnog poduzeća mogu osmisliti relativno jednostavan upitnik radi bolje procjene javne percepcije njihova rada. Postoje različiti načini na koje mogu biti poslani upitnici. Jednostavan i cijenom prihvatljiv način je isporučiti kratak upitnik s računima. Također tehničari mogu isporučiti upitnike pri pružanju usluge. Najvažnije je da lokalna samouprava utvrdi jasne smjernice za prikupljanje stavova javnosti te da započne dijalog o raznim javnim pitanjima (ne samo o pružanju usluga, iako je to često puta lak način za početak).

Koraci

1. Jasno deﬁnirati svrhu upitnika: koje informacije pokušavate prikupiti? 2. Ako je upitnik u pisanom obliku, odaberite od 4 do 6 jednostavnih pitanja. Ukoliko je u usmenom obliku, osigurajte da osoba ili osobe koje provode anketu imaju standardizirani izvornik prema kojem se radi, upotrebom jednostavnog jezika i samo 4-6 pitanja. 3. Odaberite metodu isporuke (poštom, putem tehničara, drugo). 4. U ovisnosti od metode isporuke, odaberite metodu prikupljanja. Opcije su da se dostavi i frankirana omotnica ili da se u javnu ustanovu postavi kutija u koju bi građani mogli ubaciti upitnike. 5. Nakon što su prikupljeni upitnici, analizirajte rezultate i napravite izvješće. 6. Prezentirajte izvješće s rezultatima poglavarstvu i javnosti. Uključite informacije o tome na koji se način planirate baviti problemima koji su utvrđeni u upitnicima.

Mogući troškovi

● cijena tiskanja (fotokopiranja) ● poštarina za isporuku i povrat upitnika Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi, provede ispitivanje i analizira rezultate

Primjer

Rocky Hill, Connecticut, SAD: Upitnik o procesu razvoja

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

SREDSTVA POVRATNIH INFORMACIJA

● Kada je razina sudjelovanja građana ili komentara aktivnosti lokane samouprave niska ● Kada građani ne reagiraju dovoljno koristeći postojeća sredstva povratnim informacijama ● Ako je sadržaj komentara građana neadekvatan ili neupotrebljiv Sredstva povratnih informacija jesu skup različitih jednostavnih alata za dvosmjernu komunikaciju građana i za lokalne samouprave. Kako bi se osmislila dobra komunikacija između građana i lokalne samouprave, moguće je i potrebno koristiti različita sredstva: ● pisma ● telefonske pozive građana (npr. putem besplatne telefonske linije) ● kutije za komentare postavljene na javnim mjestima ● adrese elektroničke pošte za komentare građana, itd. Najvažnije je pitanje ispravna uporaba komentarima primljenim od građana. Trebalo bi uvijek osigurati neku vrstu naznake primitka povratnih informacija od građana, kao što je povratna poruka ili tiskanica o primitku komentara. Lokalna bi samouprava trebala javno izvijestiti putem medija ili na drugi način o vrsti primljenih komentara i aktivnostima poduzetim na osnovi tih komentara.

Koraci

1. Odaberite najprikladnija sredstva povratnih informacija koja će biti korištena u vašoj zajednici (možda na osnovi analize poželjnih načina komunikacije). 2. Pripremite primjenu odabranih sredstava (alata) povratnih informacija osmišljavanjem izgleda, provedbenog plana aktivnosti, itd. 3. Primijenite sredstva povratnih informacija: npr. uspostavite besplatnu telefonsku vezu, postavite kutiju za komentare na ulaz u prostorije lokalne samouprave. (Ako odaberete upotrebu kutije za komentare, ona bi trebala biti dovoljno velika i smještena na vidljivom mjestu, popraćena natpisom s informacijom o svrsi kutije za komentare). 4. Objavite početak korištenja sredstava povratnih informacija u lokalnim medijima ili letcima. 5. Nakon primitka komentara, potvrdite primitak te nastojte upotrijebiti komentare u procesu donošenja odluke. Najbolji se marketing ostvaruje kada anketirani znaju da se njihovi komentari cijene - to čini sredstva povratnih informacija sadržajnima i učinkovitima.

Mogući troškovi

● priprema kutije za komentare (vrlo malo resursa) ● najam besplatne telefonske veze (osim ako je lokalni pružatelj telekomunikacijska usluga može sponzorirati) ● uspostava neophodne infrastrukture za povratne informacije, potvrda primitka i analiza. Administrativni troškovi: ● Vrijeme potrebno zaposleniku lokalne samouprave da obradi komentare

Primjer

Grad Augusta (SAD): Pismo potvrde primitka prigovora i pismo podnositelju pritužbe o daljnjem tijeku postupka

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

DOPISNICA ZA ODGOVORE GRAĐANA

● Za prikupljanje podataka ili konkretnih informacija o problemu u zajednici, poboljšanju javnih usluga, gradskom proračunu itd. ● Ako su informacije potrebne za donošenje važne odluke Dopisnice za odgovore građana metoda je prikupljanja i evidentiranja komentara građana o uslugama i drugim pitanjima. Važno je imati na umu da će vam, biti potreban sustav evidencije i odgovora na prikupljene komentare. Dopisnice za odgovore građana obično su male dopisnice, a dostupne su u uredima odjela, centrima za informiranje građana, uredu gradonačelnika ili drugim javnim mjestima kao što su knjižnice, tržnice ili škole. Na dopisnici se može postaviti konkretno pitanje: “Biste li bili zainteresirani za recikliranje otpada, ako se cijena odvoza smeća poveća?” Ili se može jednostavno tražiti od građana da općenito komentiraju kvalitetu usluge.

Koraci

1. Odlučite što želite znati. Želite li pitati konkretno pitanje o konkretnoj usluzi? Možda ćete poželjeti imati odvojene dopisnice za svaku osnovnu uslugu lokalne samouprave. Ili ćete možda poželjeti imati opću dopisnicu na kojoj građani mogu dati svoje prigovore i pozitivne komentare. 2. Ako odlučite postaviti pitanja, osigurajte da se na dopisnici ne nalazi više od jednog ili dva. Možete postaviti jedno pitanje jedan mjesec, te drugo pitanje sljedeći mjesec. 3. Odlučite komu želite uputiti pitanje. Ukoliko postavljate pitanje o školstvu, hoćete li pitanje postaviti nastavnicima? Roditeljima? Učenicima? Pitanje možete postaviti svima njima, ali vjerojatno nije potrebno postaviti pitanje cijeloj populaciji. Skupina na koju se usredotočujete vaša je ciljna skupina. 4. Odlučite gdje ćete postaviti dopisnice. To bi trebalo biti mjesto na koje vaša ciljna skupina često dolazi. Ako postavljate pitanje o socijalnoj pomoći, postavite dopisnice u ured za socijalnu pomoć. 5. Postavite kutiju za prikupljanje na istim mjestima na kojima ste smjestili dopisnice. Važno je da su dopisnice na lak način dostupne korisnicima vaše usluge te da su na isti lak način vraćene vama. 6. Osigurajte da sve dopisnice idu konkretnoj osobi odgovornoj za distribuciju dopisnica onima koji mogu na najbolji način reagirati na pitanje ili dostaviti komentare na dopisnici. Ta osoba mora zadržati kopiju dopisnice tako da može održati daljnji kontakt s osobom koja daje odgovor ili komentare. 7. Odlučite kako će lokalna samouprava reagirati na prigovore, pitanja i komentare, te tko će reagirati. Ako građani iskoriste ove dopisnice za dostavu prigovora a vi ne reagirate, riskirate gubitak njihova povjerenja u vašu sposobnost i spremnost da postupite prema informacijama građana za razmatranje njihovih problema. Možete odgovoriti izravno pojedincu koji komentira ili dostavlja prigovor (na dopisnici bi trebao biti upit na koji se način može kontaktirati pojedinca) ili možete primjerice uključiti informacije o prigovorima i odgovore na njih u biltenu [vidi alat Bilten].

8. Vodite evidenciju prigovora i komentara. To može pomoći lokalnoj samoupravi da vidi koji se problemi ponavljaju, te može biti osnova za prijedloge

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

prioriteta pri donošenju odluke. 9. Odredite konkretnu osobu za primitak izvješća i odgovora građana. Raspravite o izvješćima s osobljem te o načinima za poboljšanje usluga na osnovi primjedbi građana. Mogući troškovi

● tiskanje dopisnica Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi, prikupi i pregleda dopisnice

Primjer

Grad Cupertin, SAD: Dopisnica sa plaćenom poštarinom, Kupon s popustom na gradske usluge kao nagrade za sudjelovanje u gradskoj anketi, grad Westminster, Colorado, SAD.

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

FOKUSNA GRUPA

● Za reviziju važnih usluga, smjernica, naknada itd. lokalne samouprave ● Za prikupljanje mišljenja o uslugama lokalne samouprave, promjenama ili poboljšanjima usluga ● Ako želite dopuniti rezultate svoje ankete ili ako nemate dovoljno vremena ili resursa za provođenje uobičajene ankete Fokusna je grupa način prikupljanja informacija i traženja mišljenja i prijedloga od građana o speciﬁčnoj temi. Budući da je građanima omogućeno vrijeme da rasprave i objasne svoja mišljenja i prijedloge, ove su informacije izrazito korisne za kreatore politike lokalne samouprave. Najbolje fokusne grupe izabrane su iz grupa građana iz svih dijelova zajednice. Lokalna samouprava traži od male skupine običnih građana da se sastane s grupom konzultanata osposobljenom za diskusiju u fokusnoj grupi, koji predstavljaju niz pitanja grupi. Grupa raspravlja o pitanjima te daje svoja mišljenja i prijedloge o određenoj temi. Sve odgovore grupa zapisuju voditelji rasprave radi uključivanja u izvješće za vodeće ljude lokalne samouprave. Izvješće će sadržavati ideje i prijedloge grupe, ali neće navoditi imena ili upućivati na to tko su bili sudionici. To je neformalan, jeftin i relativno učinkovit način provođenja istraživanja stavova potrošača i stavova građana. Cilj je fokusne grupe samo prikupljanje stavova. To je različito od radne skupine koja je organizirana radi doprinosa rješavanju problema ili izradi plana.

Koraci

1. Odlučite što želite znati. Fokusne bi se grupe trebale baviti samo jednom ili dvjema povezanim temama. Na primjer: koliko bi građani bili voljni platiti više za vodnu naknadu te koju razinu usluga očekuju da će pružiti lokalna samouprava? Što građani misle o urbanističkim planovima razvoja za naselje i na koji su način spremni pridonijeti njihovu uspjehu? 2. Razmislite o održavanju niza fokusnih grupa kako biste bili sigurni da su informacije koje primate iz rasprave na pravom tragu. Općenito je preporučljivo da najmanje tri grupe pokrivaju istu temu. 3. Osigurajte da sudionici budu odabrani nasumice ili od strane izbornog tijela kao što su naselje ili primatelji usluga. Trebalo bi uključiti mlade, umirovljenike, nastavnike, radnike, majke i očeve, svakog tko je zainteresiran za temu. Bolje je ne uključivati izabrane dužnosnike ili zaposlenike lokalne uprave jer je ovo prilika da građani kažu svoje mišljenje lokalnoj samoupravi. Neki bi potencijalni sudionici mogli biti uplašeni onim što oni smatraju da je temom za koju smatraju da zahtijeva specijaliziranu tehničku stručnost, te će im biti potrebno dodatno pojasniti sadržaj i njihovu ulogu u procesu. Odaberite više sudionika nego što će vam biti potrebno. Idealna se grupa sastoji od 10-15 osoba, ali možete očekivati da se neki od pozvanih neće odazvati. 4. Pripremite vodič za diskusiju radi pokrivanja tema koje želite istražiti. Budite sigurni da razmatra pitanja koja vi smatrate važnim. Pitanja bi trebala biti otvorenog tipa, tj. ona koja zahtijevaju objašnjenje a ne samo odgovore “da ili ne” ili “dobro ili loše”, te postavljena tako da ne sugeriraju “pravi” odgovor. 5. Grupe neka budu u ugodnom okruženju. Koristite stol oko kojeg će svi sjediti. Osigurajte olovku i papir te osvježavajuća pića. Sastanak fokusne grupe može biti održan u prostoriji za sastanke lokalne samouprave ili u zgradi koja je udaljena od ureda lokalne samouprave.

Komunikacijski alati

6. Osmislite način vođenja evidencije rasprave putem snimanja na audio ili videovrpcu ili zapisivanjem na ﬂip chart papir. Ako se odlučite na zapisivanje, rabite najmanje dvije osobe za evidentiranje sadržaja. Prije snimanja na audio ili videovrpcu uvijek zatražite dopuštenje svakog od članova grupe. 7. Osigurajte konačno sažeto izvješće o diskusiji grupa: teme o kojima se govorilo, područja slaganja te područja u kojima izražavaju različita stajališta. Povjerljivost rasprave mogao bi biti problem za neke od sudionika, te bi stoga konačno izvješće trebalo biti napisano bez spominjanja pojedinaca. 8. Upoznajte s rezultatima svoje osoblje i vijeće lokalne samouprave, te koristite podatke za usmjeravanje odluka, planiranja i poboljšanja usluga. 9. Objavite rezultate tako da građani mogu vidjeti da ste zasnovali svoje odluke na njihovu doprinosu. To pomaže vašoj vjerodostojnosti te stvara potporu odlukama lokalne samouprave. Možete održati tiskovnu konferenciju radi objavljivanja tih rezultata i planova zasnovanih na doprinosu građana 10.Pošaljite pismo sudionicima grupe u kojem im se zahvaljujete za njihov doprinos i suradnju. Sudionici grupa također će cijeniti ako im pošaljete primjerak izvješća zajedno s pismom zahvale Mogući troškovi

● materijal (papir za ﬂip chart, bilježnice, olovke) ● osvježavajuća pića ● cijena angažiranja konzultanta Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi sastanak

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

JAVNA TRIBINA

● ● ● ●

Prije prihvaćanja novog zakona ili proračuna Tijekom pregleda plana (npr. strateškog plana gospodarskog razvoja) Prije implementacije novih ili povećanih naknada U bilo koje vrijeme kad je pitanje jasno deﬁnirano, a aktivnost neizbježna

Javna tribina obično je službeni sastanak lokalne samouprave. Može postojati na lokalnoj razini (usvojenim procesom pripreme proračuna) za održavanje službene javne tribine, ili može biti održana na dobrovoljnoj osnovi od strane vijeća radi prezentiranja problema i prikupljanja mišljenja [vidi alat Transparentni proces pripreme proračuna]. Ovaj alat može biti korišten za prezentaciju predloženih planova lokalne samouprave. Službene javne tribine također pružaju priliku da se zaprime komentari od osoba ili grupa na koje ta odluka može utjecati. Službena javna tribina obično se održava kad je pitanje jasno deﬁnirano, te aktivnost neizbježna.

Koraci

100

1. Postaviti javnu obavijest, uključujući informacije o datumu, vremenu, lokaciji, temi sastanka, te kratak opis svrhe. Konkretno navedite tko je pozvan, tko će voditi sastanak i tko će saslušati mišljenja građana. Javne obavijesti postavite na javna mjesta (urede, tržnice, ugostiteljske objekte i škole). Konkretnim pojedincima mogu biti poslane dodatne pozivnice. 2. Pripremite izvješće za novinare u lokalnim medijima u kojem ćete navesti svrhu sastanka te, ako je moguće, što lokalna samouprava planira učiniti s tim informacijama [vidi alat Izvješće za novinare]. 3. Pripremite i podijelite materijale prije i tijekom sastanka. Izradite popis s podacima vezanim za temu tribine. Budite kratki, jasni, jednostavni. Koristite se tablicama i graﬁkonima za složene ﬁnancijske informacije. Uključite moguće primjerke plana ili drugih dokumenata. Dodajte priloge u kojima se može pronaći više informacija, kao što je primjerak nacrta proračuna ili karta. 4. Pripremite kratak opis procedura i pravila sastanka, uključite pravila o govoru ili druga osnovna pravila sastanka [vidi alat Uspješan sastanak]. 5. Odredite osobu koja će voditi bilješke radi evidencije sastanka, osobito povratnih informacija i komentara građana. Te su bilješke neophodne radi kasnije uporabe prijedloga. 6. Prostoriju pripremite prije sastanka: ● Postavite potpisnu listu na stol pokraj ulaza s natpisom “Upišite se ovdje”. ● Postavite materijale za distribuciju na drugi stol također blizu vrata. Označite natpisom “Informacije: poslužite se”. ● Postavite stolice (i stolove, ako je potrebno) za govornike, osoblje lokalne sauprave itd. zajedno gdje ih svi mogu vidjeti. ● Postavite stolice za publiku što je bliže moguće dužnosnicima. Imajte dodatni broj stolica na lako dostupnom mjestu ako gužva bude veća od očekivane. ● Ako rabite audio/videoopremu, tablice ili natpise, prethodno ih testirajte kako biste bili sigurni da se vide iz publike. ● Postavite stalke za planove lokacija ili druge materijale većeg formata (ako je potrebno). ● Odredite prostor za predstavnike medija sa stolovima i stolicama. Na taj stol postavite izvješće za novinare i druge materijale za distribuciju.

Komunikacijski alati

7. Imajte na raspolaganju osoblje koje će poželjeti dobrodošlicu građanima, te ih uputiti na materijale i prema prostoru za sjedenje. Neka se ljudi osjećaju ugodno. 8. Odnosi s novinarima: odredite nekoga tko će pomoći novinarima u obavljanju posla. 9. Podijelite dnevni red svim sudionicima [vidi alat Dnevni red sastanka]. Poželite dobrodošlicu publici te napravite kratak uvod (koji su ciljevi, očekivanja i procedure). 10. Predstavite izabrane dužnosnike, stručno osoblje i posebne goste. 11. Izložite osnovna pravila sastanka, uključujući vremenski limit svakoga tko se javi za riječ; uobičajen je limit od jedne do pet minuta. Predložite da se svakom omogući govoriti jedanput prije nego se nekomu omogući da po drugi put govori. Zamolite sudionike da ne govore dok to netko drugi radi. Uvjerite ih da će svatko imati priliku govoriti na sastanku. 12. Održite kratku, jasnu prezentaciju teme. Prezentator može biti pročelnik odjela za ﬁnancije u slučaju tribine o proračunu, ili gradonačelnik. Tu prezentaciju ograničite na 5 do 10 minuta. 13. Na kraju javne tribine, zahvalite ljudima za njihov dolazak i komentare. Recite im kako ćete koristiti njihov doprinos. Informirajte ih o mogućim daljnjim kontaktima Potencijalni troškovi

Troškovi: ● fotokopiranje materijala za distribuciju ● mogući trošak angažiranja vanjskog facilitatora Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju za pripremu materijala i sudjelovanje u manifestaciji

Primjer

Hum na Sutli: Obavijest o javnoj tribini o proračunu; Naslovna stranica prijedloga proračuna za 2004. godinu.

101

Hum na Sutli: Obavijest o javnoj tribini o proračunu

Naslovna stranica prijedloga proračuna za 2004. godinu.

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

SASTANCI U NASELJU

● Kada dođe do speciﬁčnog pitanja koje je možda sporno, novo, složeno ili vrijedno da se objavi zbog drugih razloga, koje zahtijeva osobni dijalog između izabranih dužnosnika i drugih birača. ● Ukoliko je povjerenje u odluke vijeća na niskoj točci ili se građani žale na nedostatak transparentnosti pri donošenju odluke. ● Kada lokalnoj samoupravi pristupi skupina građana zbog problema u njihovu naselju

Opis

Sastanci u naselju su poluslužbena ili neformalna okupljanja radi rasprave o problemima, pitanjima ili o projektima speciﬁčnima za naselje. Održavanje sastanka negdje u tom naselju pokazuje da su vođe zajednice spremni susresti se s građanima i razgovarati o njihovim speciﬁčnim interesima. Važno je dobro organizirati sastanak koristeći metodologiju, osiguravajući učinkovitost sastanka u prihvaćanju doprinosa građana i konkretnih rezultata.

Koraci

Vrlo su često teme razmatrane na takvim sastancima teške i/ili kontroverzne (npr. objasniti ustupke koje moraju napraviti izabrani dužnosnici, osobito u korištenju oskudnih resursa kada je potražnja prema tim resursima velika). Stoga su dobra organizacija i facilitacija još važnije kako bi sastanak bio uspješan. 1. Pažljivo deﬁnirajte pitanja ili projekte o kojima će se raspravljati. Teme bi trebalo ograničiti na one koje se neposredno tiču stanovnika naselja. 2. Odredite osobu ili osobe iz lokalne samouprave koje će biti odgovorne za organizaciju sastanka. 3. Pripremite dnevni red sastanka, uključujući izradu popisa tema za prezentaciju i diskusiju. Dnevni bi red trebao naznačiti točno vrijeme predviđeno za svaku temu, te biti distribuiran unaprijed. 4. Ako su stanovnici naselja inicirali sastanak, rezervirajte vrijeme na početku za prezentaciju njihovih problema, pitanja i predloženih rješenja. 5. Odlučite tko će u ime lokalne samouprave održati prezentacije o temi. To mogu biti stručna osoba iz lokalne samouprave ili savjetnici koji rade na projektu i javni dužnosnici. 6. Pripremite informacije o pozadini pitanja za sudionike sastanka. To bi trebalo uključivati kratku povijest projekta, graﬁke ili karte kad je prikladno, kao i troškove i druge informacije koje će biti potrebne građanima radi boljeg razumijevanja pitanja i predloženih rješenja. 7. Unaprijed pripremite prostor za održavanje sastanka [vidi alat Javna tribina]. 8. Započnite sastanak na vrijeme i uvjerite sudionike da će svi dobiti priliku govoriti. Izložite osnovna pravila sastanka. 9. Odredite osobu koja će voditi zapisnik sastanka, uključujući sve komentare građana. 10.Na kraju sastanka zahvalite ljudima za njihovo sudjelovanje i komentare. Recite im kako ćete rabiti njihov input. Informirajte ih o mogućim daljnjim kontaktima, kao što su sljedeći sastanak, datum donošenja odluke, informativni materijali ili koga zvati za izvješća o statusu.

Potencijalni troškovi

104

● ● ● ●

naknada za najam mjesta održavanja sastanka (ukoliko nije besplatno) trošak tiskanja letaka za oglašavanje sastanka osvježavajuća pića (ukoliko je moguće) vrijeme potrebno osoblju da pripremi materijale za sastanak

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

Koraci

USPJEŠAN SASTANAK

● Kada lokalna samouprava odluči povećati učinkovitost na svim sastancima, uključujući interne sastanke lokalne samouprave i sastanke s građanima. ● Kad lokalna samouprava želi smanjiti gubljenje vremena i frustracije povezane s loše pripremljenim i neorganiziranim sastancima Sastanci su vrlo važni za izgradnju odnosa i ostvarenje zadataka, ali mogu također biti veliko gubljenje vremena i vrlo frustrirajući ako nisu pripremljeni i dobro vođeni. Vođenje uspješnog sastanka zahtijeva nekoliko osnovnih koraka i vještina od osobe koja je za to odgovorna. Nekoliko tehnika organizacije sastanka s građanima uspješno je usvojeno, ali još uvijek mnogo toga ovisi o sposobnosti postupanja s ljudima osobe koja vodi sastanak. Uporaba alata Uspješan sastanak trebala bi sastanke učiniti boljim i učinkovitijim. 1. Pripremite dnevni red koji nije preambiciozan. Važno je da bude moguće provesti dnevni red rada unutar vremena predviđenog za sastanak. Utrošite vrijeme neophodno za postavljanje jasnih ciljeva sastanka [vidi alat Dnevni red]. 2. Osigurajte da osoba koja će voditi sastanak ima određene vještine. Ta osoba upravlja diskusijom, osigurava da se sudionici drže dnevnog reda te da sudionici sastanka razumiju osnovna pravila sastanka. Često je bolje da osoba koja održava sastanak nije glavni govornik, tako da se može usredotočiti na upravljanje diskusijom na produktivan način, a ne na sudjelovanje u sastanku. Ovo je osobito važno za velike javne sastanke. 3. Odredite osobu koja će voditi zapisnik sastanka, te ga poslije podijeliti grupi. 4. Pošaljite obavijesti o održavanju sastanka svim sudionicima dovoljno rano, te ih informirajte o ciljevima sastanka i dnevnom redu. Odredite datum sastanka dovoljno rano kako bi se svi mogli pripremiti za sastanak. 5. Pripremite prostoriju u kojoj će biti održan sastanak i sve neophodne materijale. Mali sastanci s manje od 15 sudionika mogu biti održani u sobi za sastanke pri čemu sudionici sjede oko velikog stola. Veći sastanci zahtijevaju službeniji aranžman [vidi alat Javna tribina]. Vođenje sastanka: 6. Osigurajte da sastanak počne u predviđeno vrijeme. Sastanci koji kasne s početkom ili završavaju kasnije nego što je predviđeno obeshrabrujući su i često neproduktivni. 7. Predstavite sebe (kao organizatora sastanka) i goste sudionika. Također zamolite sudionike da se predstave. 8. Počnite sastanak s izjavom o kojoj će se temi diskutirati. Omogućite svim sudionicima da prezentiraju svoje činjenice i informacije. Raspravite o različitim činjenicama i vrijednostima. Održavajte raspravu relevantnom dajući do znanja sudionicima kada je rasprava skrenula s teme. Ako time ne uspijete vratiti raspravu na temu, na pristojan je ali čvrst način usmjerite prema temi. Prekinite raspravu kad se počne ponavljati pregledom općenitih pitanja i stavova. 9. Osigurajte da predsjedavajući sastanka bude poticajan i sluša koje su točke slaganja. Ako se čini da dolazi do konsenzusa glede aktivnosti, pokušajte grupi ponoviti ono što vi mislite da čujete od njih. Ako postoji dovoljno slaga-

105

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

nja, donesite odluku ili odlučite o aktivnosti glasovanjem ili izjavom o konsenzusu, te prijeđite na sljedeću točku dnevnog reda. Ako rasprava prijeđe na napade na činjenice ili pojedince, zatražite donošenje odluke ili zahtijevajte odgodu do konkretnog datuma kada mogu biti prezentirane dodatne činjenice. Ne dopustite da se sastanak udalji od pozitivne rasprave o određenom pitanju. 10. Kad sastanak završi, osigurajte da svi saznaju koje su daljnje zadatke pristali ispuniti 11. Zahvalite sudionicima za njihovo vrijeme i doprinos. 12. Osoba zadužena za zapisnik neka ga pripremi i pravodobno podijeli sudionicima [vidi alat Tiskani zapisnici]. Potencijalni troškovi

● osvježavajuća pića (ako dođe do odluke da budu poslužena) Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi i održi sastanak

106

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

RADIO I TV PROGRAM

● Za izravno prenošenje poruka lokalne samouprave javnosti ● Za prikupljanje stavova građana te poticanje povratnih informacija ● Za razvijanje osjećaja povezanosti između građana i osoblja lokalne samouprave Radio ili TV program osmišljeni su radi razmatranja speciﬁčnih tema. Radio i TV učinkoviti su načini komuniciranja s građanima o poslovima lokalne samouprave. Vrlo su korisni za prenošenje konkretnih poruka kao i za uspostavu javnoga dijaloga. Ti programi mogu omogućiti gradonačelniku ili drugom osoblju lokalne samouprave da izravno komuniciraju s javnošću govorima, intervjuima ili emisijama u koje se uključuju građani putem telefona. Interakcija s javnošću na televiziji ili radiju može biti osobito učinkovita budući da slušatelji izravno čuju dužnosnike kako odgovaraju građanima te se tako osjećaju uključenima. Programi mogu biti održavani jednokratno, svaki tjedan, svaki drugi tjedan ili jedanput na mjesec. Svaki se program treba fokusirati na konkretno pitanje koje će biti raspravljeno. Na primjer, ovaj se tjedan može raspravljati o odvozu smeća, a sljedeći tjedan osoblje lokalne samouprave može raspravljati o proračunu. Govornici bi se trebali što bolje pripremiti. Moguće vrste programa: ● Dužnosnici lokalne samouprave prenose pripremljenu poruku ili govor ● Dužnosnike lokalne samouprave intervjuira novinar ● Dužnosnici lokalne samouprave raspravljaju o temi s grupom iz zajednice, koju čine predstavnici različitih ciljnih skupina (publike na koju se odnosi pitanje o kojem se raspravlja) - Varijacija: emisija u kojoj građani mogu nazvati telefonom i postaviti pitanja - Varijacija: u grupu u studiju uvršteni su i predstavnici političke opozicije

Koraci

1. Odlučite o temi/temama koje će biti razmatrane. 2. Raspravite o najučinkovitijem obliku programa. Hoće li to biti jednokratni program, ili redovni program jednom tjedno, svaka dva tjedna ili jedanput mjesečno? 3. Razgovarajte s lokalnim medijima, oglasite raspored programa. Osigurajte primjerak materijala kojim ćete se koristiti tijekom programa (skriptu, kopiju govora, itd.). 4. Dogovorite se o plaćanju ako je potrebno. Plaćanja možda neće biti ako, primjerice, novinar intervjuira dužnosnika lokalne samouprave u redovnom programu vijesti. 5. Objavite nekoliko dana unaprijed tko je govornik, koja je tema te koje je vrijeme emitiranja na televiziji/radiju. Ovisno o obliku programa, možete javno pozvati ljude da sudjeluju. Ako to bude niz emisija, uključite u vaš bilten informacije o rasporedu programa [vidi alat Bilten]. 6. Ako je moguće, ukrasite studio plakatima koji promoviraju lokalnu samoupravu ili koji pružaju informacije o lokalnoj samoupravi. Ako u programu budu prezentirani statistički ili drugi podaci, prezentirajte ih putem jednostavnih

107

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

tablica ili graﬁkona. Osigurajte da televizija ili radiopostaja unaprijed saznaju da ćete na ovaj način prezentirati informacije. 7. Ako imate publiku u studiju, imajte formular za upisivanje radi registracije sudionika. 8. Na kraju svakog programa ocijenite prezentaciju te izvijestite osobe koje su bile uključene u rad o mogućim poboljšanjima. Potencijalni troškovi

● naknada za emitiranje (ako je primjenjivo) Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi program

Primjer

108

Grad Rijeka: Raspored kontakt emisija

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

NATJEČAJ ZA MLADE

● Za poticanje mladih da postanu uključeniji u svojoj lokalnoj zajednici ● Za objavljivanje novih inicijativa, kroz sudjelovanje roditelja u projektima njihove djece ● Za omogućavanje doprinosa mladih procesima planiranja Natječaj za mlade najčešće se koristi za pružanje potpore procesu strateškog planiranja zasnovanom na zajednici. Strateški planovi ocrtavaju izgled budućih uloga i aktivnosti lokalne samouprave, što će biti važno sadašnjem naraštaju mladih. Zbog toga bi oni trebali imati mogućnost utjecaja na te planove. Mladi, također, imaju važnu sposobnost mišljenja izvan okvira, te stoga mogu predložiti kreativna i inovativna rješenja problema koje profesionalno osoblje lokalne samouprave tek treba riješiti. Natječaj također služi da uvjeri mlade u to kako su oni važan dio lokalne zajednice i da se njihovo mišljenje uvažava.

Koraci

1. Izradite pravila i rokove za natječaj te ih objavite u lokalnim medijima. 2. Razmotrite slanje paketa informacija o natječaju izravno školama uz moguće daljnje telefonske pozive radi poticanja sudjelovanja na natječaju. 3. Odredite odbor za ocjenjivanje, pri čemu vodite računa o zastupljenosti različitih područja (npr. članovi radne skupine, dužnosnici lokalne samouprave, nevladine organizacije koje okupljaju mlade, mediji). 4. Odredite mjesto gdje će biti izloženi svi radovi (ne samo pobjednički). 5. Ocijenite radove te dodijelite nagrade za različite kategorije. 6. Izložite radove i organizirajte svečanost dodjele nagrada, te pritom osigurajte nazočnost medija

Mogući troškovi

● cijena nagrada (nagrade također mogu donirati lokalne tvrtke ili privatne osobe) ● cijena oglašavanja Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da pripremi i provede natječaj

Primjer

110

Grad Rijeka: “Moja vizija Rijeke 2010. godine.” Smjernice za natječaj i nagrađeni radovi Općina Hum na Sutli: “Moja općina”. Dječiji crtež s natječaja

Grad Rijeka: “Moja vizija Rijeke 2010. godine.” Smjernice za natječaj i nagrađeni radovi

Općina Hum na Sutli: “Moja općina”. Dječiji crtež s natječaja

Komunikacijski alati

ALAT

Kada koristiti

Opis

PREZENTACIJSKI PORTAL NA INTERNETU

● Kad male lokalne samouprave s ograničenim ljudskim i financijskim resursima žele koristiti informatičku tehnologiju u razvoju sudjelovanja građana. ● Kad lokalna samouprava nema kapacitet za instalaciju i održavanje sofisticiranijeg sistema uprave e-government [vidi alat Intranet-internet sustav]. Prezentacijski portal na internetu alat je za male lokalne samouprave koje traže relativno jednostavno rješenje za prilagođavanje svojih aktivnosti informatičkoj tehnologiji. Prezentacijski portal na internetu prezentira informacije o lokalnoj zajednici široj publici. Također omogućava jednostavne interaktivne funkcije za online komunikaciju između lokalne samouprave, građana, privatnog sektora i osoba zainteresiranih za poslovne mogućnosti i mogućnosti življenja u lokalnoj zajednici. Prezentacijski portal na internetu čine tri osnovna dijela: 1. Osobna iskaznica lokalne samouprave s osnovnim informacijama o zemljopisnom položaju, povijesti, turizmu (mogućnosti posjeta i smještaj, mogućnosti ulaganja); o sportu i kulturi (baština i tekući događaji); obrazovanju (škole); socijalnoj i zdravstvenoj skrbi; medijima, te galerija sa slikama. 2. Gospodarski profil lokalne samouprave: cilj je ovoga dijela privući ulaganja i informirati sve ključne poslovne ljude o mogućnostima u lokalnoj zajednici. Dodatni je važan cilj izraziti spremnost za uspostavu oblika javno-privatnog partnerstva na lokalnoj razini. 3. Kanal za interakciju s građanima/posjetiteljima. Interaktivni kanal podržava konferencije i komunikaciju građana i osoblja i dužnosnika lokalne samouprave. Procesom upravlja lokalna samouprava te rješava uobičajen nedostatak kontakta između birača i izabranih građana. Uobičajeno je da su prezentacijske portale ažurirali i prilagodili stručnjaci za webdesign.

Koraci

1. Organizirajte radnu skupinu za prikupljanje podataka iz pojedinih područja lokalne samouprave. 2. Izradite plan sadržaja prema strukturi prezentacijskog portala na internetu (vidi točke opisa 1 do 3). 3. Izradite plan interaktivnih funkcija na stranicama (forumi, ankete, konferencije, pitanja i odgovori). 4. Odredite osobe iz lokalne samouprave i radne skupine koje će biti odgovorne za izradu svakog od dijelova prezentacijskog portala na internetu. Deﬁnirajte krajnje rokove za svaki pojedini dio. 5. Organizirajte javno predstavljanje prezentacijskog portala na internetu te objasnite koji su glavni ciljevi, funkcionalnosti i koristi. Taj događaj objavite u lokalnim medijima. 6. Odredite osobu odgovornu za održavanje te redoviti unos novih informacija dnevno ili tjedno. 7. Pobrinite se da sva pitanja vezana za usluge lokalne samouprave, politiku te ukupne uvjete života dobiju odgovor od dužnosnika ili stručnjaka lokalne samouprave.

113

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

Potencijalni troškovi

● pristup internetu ● graﬁčki dizajn ili redizajn portala u skladu s konkretnim informacijama ● izrada sadržaja ako se naruči od stručnjaka Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da prikupi informacije i pripremi materijale Bilješka: lokalne samouprave mogu besplatno dobiti osnovni softver i dizajn potreban za instalaciju prezentacijskog portala na internetu. To je dio Modela informacijskog menadžmenta koji ﬁnancira USAID u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave koji provodi Urban Institute.

Primjer

114

Zagrebačka županija: Prezentacijski portal http://www.zagrebačka-županija.hr

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

INTRANET - INTERNET SUSTAV

● Kada veća lokalna samouprava želi koristiti informatičku tehnologiju koja podržava cjelokupni radni proces. ● Kada lokalna samouprava odluči dostići više standarde u komunikaciji svih odjela što rezultira visokom kvalitetom i preciznošću u pružanju usluga i transparentnosti uprave. ● Kada lokalna samouprava odluči smanjiti administrativne troškove povezane s tradicionalnom uporabom “papirnatim uredom”. Intranet – internet sustav je sustav elektroničke uprave (e-government) koji obuhvaća unutarnju i vanjsku komunikaciju. Sustav se oslanja na sustavno ocjenjivanje potreba za informacijama lokalne samouprave, nakon toga slijedi aplikacija modernih alata za komunikaciju i razmjenu informacija kao što su lokalna računalna mreža (LAN mreža), elektronička pošta i elektroničke konferencije. Ono što je najvažnije je da model povezuje građane s lokalnom samoupravom elektroničkim putem, radi lakšega pristupa informacijama o funkcijama (procesima) lokalne samouprave, te radi komunikacije s dužnosnicima uprave, štedeći vrijeme i povećavajući sudjelovanje građana u lokalnoj upravi. Intranet – internet sustav omogućava učinkovito upravljanje različitim dnevnim zadacima lokalnih samouprava: ● Integracija radnog sustava i optimizacija organizacije rada. Uključivanje svih podsistema omogućuje optimalnu uporabu i raspodjelu svih radnih resursa radi povećanja učinkovitosti rada. ● Elektroničko pružanje usluga i poslovanja s građanima na daljinu. Moguće je da svi administrativni odjeli komuniciraju s korisnicima direktno ili indirektno, te da obavljaju svoje zadatke, razmjenjuju dokumente, aplikacije itd. ● Obavljanje redovnih zadataka i mogućnost komunikacije na daljinu za članove vijeća i administraciju (pristup bazama podataka, direktna i indirektna komunikacija). Korisnici koji su dislocirani ili koji su zaokupljeni svojim zadacima mogu sudjelovati na sastancima ili izvršavati svoje zadatke na daljinu. ● Pojednostavnjenje i ubrzanje cjelokupne interne komunikacije, sastanci na daljinu i razmjena dokumenata. ● Sudjelovanje građana kroz online konferencije, ankete, itd. Lokalna samouprava može koristiti ovo sredstvo za konstantno praćenje potreba, ideja i projekata koji su predložili građani ili su deﬁnirani u online anketama i na interaktivnim stranicama. ● Trenutačna transparentnost: svi važni rezultati mogu odmah biti objavljeni - proračuni, projekti, odluke itd.

Koraci

116

1. Pripremite poglavarstvu prijedlog projekta za usvajanje. Jasno deﬁnirajte ciljeve i koristi od implementacije sistema za cjelokupna poboljšanja u učinkovitosti lokalne samouprave za razvoj sudjelovanja građana. 2. Odredite radnu skupinu odgovornu za implementaciju. 3. Analizirajte postojeću organizacijsku i komunikacijsku mrežu lokalne samouprave. 4. Analizirajte resurse potrebne za instalaciju sustava: osnovna oprema informatičke tehnologije, softver (intranet – internet sistemski softver i priručnik za instalaciju), te upravljačke vještine zaposlenika kao i status lokalne mreže i kapacitet sustava.

Komunikacijski alati

5. Izradite plan dodatne edukacije svih zaposlenika i volontera u lokalnoj zajednici (npr. mjesni odbor) koji će obavljati svoje dužnosti i komunicirati s građanima putem sustava. 6. Odredite stručnjake za praćenje i nadzor procesa instalacije. 7. Instalirajte intranet – internet sustav na server. 8. Pripremite rezoluciju za vijeće s jasno deﬁniranom odlukom da se sustav upotrebljava u cjelokupnom djelokrugu rada lokalne samouprave. 9. Organizirajte pokrivenost medijima i javnu prezentaciju sustava. 10. Izradite plan dnevnog praćenja i nadzora učinkovite uporabe sustava. Mogući troškovi

● adaptacija sustava informatičke tehnologije ● server i pristup internetu ● savjetnik za pripremu i implementaciju projekta Administrativni troškovi: ● vrijeme potrebno osoblju da prikupi sve informacije i pripremi materijale. Bilješka: lokalne samouprave mogu besplatno dobiti osnovni softver i dizajn potreban za instalaciju prezentacijskog portala putem interneta. To je dio Modela informacijskog menadžmenta koji ﬁnancira USAID u sklopu Projekta reforme lokalne samouprave koji provodi Urban Institute.

Primjer

Grad Osijek: Intranet – internet sistem www.osijek.hr; Grad Crikvenica: www.crikvenica.hr

117

Grad Crikvenica: www.crikvenica.hr

Grad Osijek: Intranet – internet sistem www.osijek.h

Alati partnerstva

ALATI PARTNERSTVA Alati partnerstva namijenjeni su javno-građanskom partnerstvu, što je jedan od najzahtjevnijih ciljeva sudjelovanja građana. Može se reći da je javno-građansko partnerstvo postignuto onda kada građani i lokalna samouprava mogu raditi kao partneri na različitim projektima u zajednici i kada su te zajedničke aktivnosti praćene mjerljivim rezultatima.

Koja je namjena alata partnerstva?

Alati partnerstva promoviraju djelotvorno sudjelovanje građana u aktivnostima lokalne samouprave. Najvažnije su aktivnosti one u kojima građani vlastitim resursima pomažu u provedbi projekta u suradnji ili partnerskom odnosu s lokalnom samoupravom. Zapravo bi bilo ispravno reći da u ovom slučaju lokalna samouprava pomaže građanima u provedbi rješenja osiguravajući im odgovarajuće resurse, a ne da se građani prilagođavaju aktivnostima i resursima lokalne samouprave. Tako građani uistinu “uzimaju stvari u svoje ruke”. Ova skupina također sadrži različite alate kojima se građani uključuju u proces donošenja odluka i koriste svoje vrijeme, iskustvo i znanje. Iako to nije uvijek u neposrednoj izvedbi projekata, ovo je dobar primjer konkretne suradnje s građanima i doprinosa građana vlastitim resursima. Izbor alata za partnerstvo uključuje sljedeće alate: ● ● ● ● ● ●

Koje smo alate partnerstva izabrali?

program lokalnog partnerstva planiranje javnih prostora lokalni festivali poslovni forum savjetnička grupa građana radna skupina

119

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

PROGRAM LOKALNOG PARTNERSTVA

● Ako su građani informirani i obavještavaju lokalnu samoupravu o svojim stavovima, ali su pasivni kada treba “preuzeti stvari u svoje ruke”. ● Ako građani često potražuju usluge ili rješavanje pitanja, ne dajući prijedloge, rješenja ili vlastite resurse. ● Kada ne postoje odgovarajući resursi (ﬁnancijski ili ljudski) za rješavanje svih problema koji su u nadležnosti lokalne samouprave. Program lokalnog partnerstva promovira najznačajnije vrste partnerstva građana, kao i demokraciju na lokalnoj razini. Programi partnerstva važan su način za proširivanje sudjelovanja građana u svakoj zajednici. Uspješno sudjelovanje građana zahtijeva više od samog pružanja informacija od lokalne samouprave javnosti i prikupljanja povratnih informacija. Nadalje, postoji praktičan razlog zbog kojeg bi lokalna samouprava trebala započeti programe partnerstva: lokalna samouprava neprestano radi s ograničenim sredstvima i ne može ispuniti očekivanja svih grupa i pojedinaca, a programi lokalnog partnerstva potiču pojedince i grupe da zajedno rade na rješavanju vlastitih problema. Kroz programe partnerstva lokalna samouprava može poduprijeti lokalne inicijative koje su pokrenule neformalne grupe građana ili nevladine organizacije (NVO-i). [Pogledati alat Procedure za ﬁnanciranje civilnih inicijativa] Programi partnerstva mogu biti dobar način za provedbu različitih programa lokalne samouprave. Programi partnerstva uče građane da preuzmu odgovornost za lokalna pitanja i budu aktivni u pronalaženju rješenja; ova je otvorenost i kreativnost važna vještina koja se može prenijeti na način na koji pojedinci rješavaju probleme u vlastitom životu, kao što je otvorenost za bavljenje novim zanimanjem ili pokušaj pokretanja vlastitog biznisa. Programi partnerstva mogu biti oblikovani prema smjernicama koje lokalna samouprava provodi. Naprimjer, ako je potrebno poboljšati izgled glavne ulice i poslovne četvrti, program partnerstva može preuzeti odgovornost za male parkove i druge elemente koji utječu na izgled toga dijela grada. Programi partnerstva često se pojavljuju u obliku natječaja (važan je natjecateljski duh) za inicijative/projekte koje kreiraju mjesni odbori fokusirajući se na načine rješavanja određenih problema. Ovo zahtijeva jasan opis pravila, uključujući kriterije natječaja i procjenu dostavljenih ponuda. To je jako dobar način izravnog uključivanja građana u rješavanje lokalnih problema ulaganjem vlastitih resursa. Lokalna samouprava tada spaja vlastite resurse s resursima građana [pogledati alat Planiranje javnih prostora].

Koraci

120

1. Odaberite probleme koje želite rješavati Programom partnerstva. Ovo bar na početku treba podrazumijevati malen rizik i opće korisne projekte kao što su igrališta, javni prostori za mlade, mali parkovi itd. 2. Izradite jasne odredbe i procedure koje definiraju tko je pogodan, kako se treba prijaviti, koji su ciljevi koje treba dosegnuti i kriteriji za procjenu projekata, kao i tko će i kada ocjenjivati ponude. Središnji je kriterij korištenje privatnih resursa, uključujući nematerijalne i materijalne doprinose. Isto tako treba definirati koliko financijskih resursa lokalna samouprava namjerava odvojiti za projekte utvrđene u programima partnerstva. 3. Pokrenite program koristeći različita sredstva za promociju kao što su mediji,

Alati partnerstva

direktni pozivi potencijalnim sudionicima (grupe građana), itd. 4. Organizirajte postupak ocjenjivanja (osnivanje odbora za ocjenjivanje) i ocijenite projekt rabeći unaprijed deﬁnirane kriterije. 5. Organizirajte proslavu za pobjednike natječaja. To stvara pozitivni natjecateljski duh među drugim skupinama građana. To će, također, potaknuti veći broj prijava za buduće programe. Mogući troškovi

● ﬁnanciranje prihvaćenih projekata partnerstva (ako je riječ o jednostavnom problemu, troškovi ne moraju biti veliki) Administrativni troškovi: ● vrijeme zaposlenika za pripremu materijala i vođenje programa

Primjer

Grad Rijeka: Nacrt elemenata programa partnerstva – opis odredbi za Program lokalnog partnerstva “MU:V”.

121

Grad Rijeka: Nacrt elemenata programa partnerstva – opis odredbi za Program lokalnog partnerstva “MU:V”.

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

PLANIRANJE JAVNIH PROSTORA

● Kada se određeni javni prostor namjerava (ponovno) izgraditi. ● Kada treba udovoljiti pravnim zahtjevima za javnu tribinu o gradskim razvojnim planovima. ● Da bi se stvorilo partnerstvo između građana, stručnjaka, lokalne samouprave i poduzetnika u kreativnom korištenju javnih prostora. ● Da bi se izbjegao otpor građana koji je često povezan s netransparentnim procesom u planiranju i razvoju projekata koji utječu na korištenje javnih prostora. Planiranje javnih prostora je proces koji utječe na izgled parkova, tržnica, igrališta i drugih prostora. Tipični pristup (ponovnom) razvoju javnih prostora u Hrvatskoj projektno je usmjeren, ide “od vrha prema dolje” i općenito je temeljen na zastarjelim i neprilagodljivim urbanističkim i prostornim planovima. Iako postoje pravne obaveze da se građani uključe u projekt i izradu plana, obično to ne ide dalje od početne faze planiranja [pogledati alat Sastanci u naselju]. Često je posljedica toga projekt koji uzrokuje prometne probleme, zagađenje, nedostatak zelenih površina, zapuštena i nesigurna igrališta, nedostatak šetališta uz obalu i rekreacijskih objekata, prostora kreiranih za mlade ili prostora koje mladi kreiraju sami. Alternativni se pristup fokusira na započinjanje dijaloga s građanima u ranim fazama planiranja i na nastavak tog dijaloga tijekom izvedbe projekta. Dakle, građani će biti informirani o planu i u plan će biti ugrađene potrebe građana, njihove vizije i ideje, a proces planiranja stvorit će partnerstvo između građana, stručnjaka, lokalne samouprave i poduzetnika. Rezultat je kreativnog korištenja javnih prostora jednostavnije i bolje održavanje. To je također važno u jačanju zajednice, poticanju zdravog urbanog načina života i nalaženju dodatnih izvora ﬁnanciranja. Može igrati i važnu ulogu u lokalnom gospodarskom razvoju, promoviranjem prostora pogodnim za turiste i mala poduzeća.

Koraci

1. Organizirati aktivnosti (seminare, prezentacije) koje će razviti svijest o novom pristupu planiranju kod različitih skupina (ljudi koji se bave prostornim planiranjem, arhitekti, prometni inženjeri, kao i grupe građana i NVO-i). 2. Ako se izrazi zanimanje za proces, organizirajte trening na kojem bi se predstavili koraci novog pristupa i prikazala njegova provedba na razini lokalne samouprave. 3. Pokrenite mali pilot projekt, gdje će mješovita grupa predstavnika ocijeniti jedan javni prostor; pronaći kratkoročna i dugoročna rješenja (uključite rezultate u generalni urbanistički plan). 4. Provedite kratku anketu u javnosti o određenom prostoru i ugradite rezultate u plan u ranoj fazi planiranja, ne čekajući da planovi budu usvojeni. Ključno je izgraditi svijest o projektu i pružiti mogućnost građanima da daju svoj doprinos što je prije moguće. To će potaknuti zajednicu da uspostavi vlasnički odnos prema projektu čime se stvara važna motivacija za sudjelovanje. Što je veća uključenost zajednice, veća je vjerojatnost da će krajnji rezultat biti koristan za zajednicu i da će se ona o njemu brinuti.

Mogući troškovi

● ﬁnanciranje preliminarne ankete/istraživanja ● vrijeme zaposlenika za organiziranje i provođenje procesa

Primjer

124

Alat za ocjenjivanje javnih prostora koji je izradio Project for Public Spaces www.pps.org

Alat za ocjenjivanje javnih prostora koji je izradio Project for Public Space www.pps.org

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

LOKALNI FESTIVALI

● Za bolju informiranost i entuzijazam za aktivnosti u zajednici, osobito aktivnosti i usluge koje pružaju lokalni NVO-i. ● Za promoviranje povezanosti zajednice i veću identiﬁkaciju sa zajednicom i unutar zajednice Lokalni je festival odličan način poboljšanja informiranosti o različitim skupinama i njihovim trenutnim inicijativama u bilo kojem području. Sam proces organiziranja ove vrste događaja, osobito ako su uključeni građani i različite grupe, važan je prvi korak u izgradnji osjećaja jedinstva i zajednice zato što već od početka organizacije događaja postoji organizacijski odbor u kojem su zastupljeni i zaposlenici lokalne samouprave i građani. Događaji su također dobra prilika za predstavljanje aktivnosti različitih grupa građana, kao što su lokalni NVO-i ili neki mjesni odbori i ulice. Lokalni su festivali i izvrsna prilika gdje se građani mogu sastati i međusobno komunicirati sa zaposlenicima lokalne samouprave i izabranim dužnosnicima u neslužbenom okruženju. Izgradnja ovih osobnih odnosa neće biti samo nagrada za pojedince, već će navesti građane da dožive lokalnu samoupravu kao nešto više od birokratske prepreke za obavljanje poslova. Nadalje, to je idealna prilika za poduzimanje konkretnih koraka u izgradnji službenog javno-privatnog partnerstva [vidi alat Program lokalnog partnerstva].

Koraci

1. Formirajte radnu skupinu koja treba uključiti lokalne organizacije i druge vodeće ljude zajednice [pogledati alat Radna grupa]. Radna grupa treba pripremiti detaljan plan aktivnosti. Organizacija i izvedba događaja treba uključivati što veći broj partnera. 2. Koristite iskustva tradicionalnih lokalnih događaja kao oslonac u pripremi festivala. Ako ne postoji odgovarajuća lokalna tradicija, ovo može biti događaj koji bi mogao prerasti u tradiciju. 3. Analizirajte i organizirajte resurse potrebne za organizaciju festivala. Veličina i opseg događaja ovise o raspoloživosti ljudskih i ﬁnancijskih resursa. Cijena je rada obično vrlo niska jer će većina ljudi koji rade na organiziranju događaja rado volontirati. Međutim, potrebno je pokriti cijenu opreme. Iako u tome postoje razlike, lokalni festivali obično imaju relativno velika sredstva. 4. Organizirajte marketinške aktivnosti i publicitet. U svrhu privlačenja javnosti, treba organizirati nešto speciﬁčno što će privući zanimanje ljudi. To može biti nastup poznatog pjevača, predstava ili tombola na kojoj će se dijeliti nagrade donatora. 5. Razmislite o korištenju lokalnog festivala za najave aktivnosti koje će utjecati na veći dio zajednice. Na primjer, ovo je pogodno vrijeme za najavu distribucije dokumenta proračuna u malom.

Mogući troškovi

● tisak promotivnih materijala ● priprema ukrasa ● gosti festivala Administrativni troškovi: ● vrijeme zaposlenika koji će pripremiti i voditi festival

Primjer

Grad Varaždin: Fotograﬁje sa “Špancir Festa”, rujan 2002.

126

Grad Varaždin: Fotograﬁje sa “Špancir Festa”, rujan 2002.

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

SAVJETNIČKA GRUPA GRAĐANA

● Kada lokalna samouprava traži savjet o pitanjima za koja mogu koristiti iskustva i mišljenja građana, koja direktno utječu na život građana i tiču se njihovih svakodnevnih potreba. ● Ako lokalna samouprava želi koristiti stručnost i iskustvo svojih građana u rješavanju konkretnog problema. Savjetničke grupe sastavljene od građana osnivaju se da bi djelovale u duljem vremenskom razdoblju. (To je glavna razlika savjetodavnih grupa sastavljenih od građana i radne skupine koja se formira zbog postizanja speciﬁčnog i konačnog cilja.) Članovi su volonteri koji su zainteresirani za dobrobit zajednice. Svaka savjetnička grupa ima određenu funkciju i daje preporuke o toj funkciji (grado)načelniku ili vijeću. One nemaju neovisno ovlaštenje za donošenje odluka. Savjetničke grupe građana imaju rotirajuće članstvo, a imenuje ga gradonačelnik i/ili vijeće. Ove grupe mogu pomoći gradonačelniku i vijeću u rutinskim zadacima koji zahtijevaju mnogo vremena i istraživanja kako bi se donijele ispravne odluke. Savjetodavna grupa razmatra pitanje, pojašnjava njegovu pozadinu i daje preporuke gradonačelniku i vijeću. Ona pomaže građanima da razumiju, daju svoj doprinos i općenito se slože s odlukama donesenim od strane dužnosnika lokalne samouprave. Funkcije savjetničke grupe građana mogu obuhvaćati pregledavanje urbanističkih planova, godišnje kulturne aktivnosti i planiranje, planiranje kapitalnih ulaganja - bilo što što zathijeva redovito ažuriranje, pregledavanje ili odlučivanje [pogledati alat Uspješan sastanak].

Koraci

128

1. Pregledajte i napravite popis problema o kojima vijeće redovito raspravlja i koja zahtijevaju više istraživanja i rasprava. Analizirajte hoće li dobivene informacije o pozadini tog problema pomoći vijeću u bržem donošenju odluke. 2. Odlučite što želite da savjetnička grupa učini i što ne želite da učini. Svaka grupa mora biti upoznata sa svrhom svog posla i svojim odgovornostima. Odredite uloge i pravila za savjetničku grupu. To članovima grupe pojašnjava svrhu i funkciju kao i razumijevanje onoga što se od njih očekuje. Ova pravila moraju biti objavljena u pismenom obliku i mora ih odobriti vijeće. 3. Odaberite članove. Članstvo je obično ograničeno na stanovnike zajednice. Katkad savjetničke grupe za članove imaju i osobe neke određene struke. Premda stručnjaci mogu i trebaju biti članovi grupa, važno je za članove grupe odabrati stanovnike koji imaju širok spektar znanja i iskustva i koji će osigurati raznolike nove ideje i rješenja. Uključite što više interesnih skupina tako da stanovnici zajednice osjete da se njihovo mišljenje čulo i da je ono važno. Članovi grupe mogu biti odabrani i imenovani na razne načine. Volonteri mogu biti odabrani iz zajednice, ali treba biti jasno da se ne mogu uključiti svi zainteresirani. Članove mogu preporučiti vijeće ili zaposlenici lokalne samouprave. 4. Nakon preporučivanja članova, treba odlučiti tko će imenovati članove. Obično gradonačelnik odnosno načelnik vrši imenovanja, a vijeće ih odobrava. Time se osigurava sudjelovanje i gradonačelnika i načelnika i vijeća u procesu. Svakog člana grupe treba pismeno obavijestiti o datumu i vremenu održavanja prvog sastanka. 5. Odrediti trajanje mandata za svako zaduženje. Ta se razdoblja mogu prekla-

Alati partnerstva

pati, tako da će odbor uvijek imati članove s iskustvom. Na primjer, ako su članovi imenovani za trogodišnje razdoblje, jednu trećinu članova treba zamijeniti svake godine. Ponovna imenovanja mogu biti dopuštena, ali mnoge lokalne samouprave ograničavaju vrijeme trajanja članstva. 6. Planirajte proces. Vijeće treba napraviti nacrt svojih očekivanja od procesa. Jasno odredite gdje i koliko često će se grupa sastajati. Grupa može odlučiti da će se sastajati češće kako bi obavila svoj posao, ali potrebno je odrediti program sastanaka prije njihova održavanja. 7. Odaberite ili imenujte nekoga tko će predsjedavati grupom. Ako je vijeće upoznato sa sposobnostima i stručnošću svih članova grupe, ono može odabrati osobu koju smatra najboljom za facilitiranje procesa i postizanje zadatka. Sama grupa može izabrati predsjednika među svojim članovima. 8. Odredite rokove za izvještavanje o odlukama i preporukama. To treba biti određeno na početku kada se donose pravila rada za savjetodavnu grupu od strane vijeća. Navedite koliko se često očekuje da grupa izvještava o svojim rezultatima i preporukama. 9. Podnesite pismeno sve preporuke gradonačelniku/načelniku i/ili vijeću. Preporuke treba podržavati barem većina članova grupe. Često se prilažu razlozi i objašnjenja preporuka. 10. Objavite program rada, čuvajte zapisnike sa sastanaka, a preporuke neka budu javne. Razmislite o tome da sastanci budu otvoreni za javnost i osigurajte vrijeme za doprinos drugih građana. Time dobivate čak i veću zastupljenost stavova i doprinosa. Mogući troškovi

● sokovi za članove savjetničke grupe građana Administrativni troškovi: ● vrijeme osoblja za pripremu sastanka

129

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

RADNA GRUPA

● U radu na novim inicijativama ili važnim problemima ● Kako bi se donijeli strateški ili drugi planovi ● Kao forum istaknutih ljudi u zajednici, izabranih dužnosnika i poslovne zajednice radi pronalaska rješenja za zajednički problem Alat radna grupa može se koristiti za rad na različitim aktivnostima lokalne samouprave, od konkretnog pitanja (kao što je izrada integriranog plana sudjelovanja građana), do obrađivanja različitih područja projekata (kao što je razvojni plan koji uključuje nacrt, odredbe, zahtjeve za ﬁnanciranje i plan prikupljanja ﬁnancijskih sredstava za novi sportski kompleks). Radne grupe pomažu u prikupljanju mišljenja i stvaraju forum za ugradnju stručnog znanja u nacrt i provedbu različitih planova, čime donositeljima odluka omogućuju donošenje učinkovitijih odluka. Važno je osigurati da osobe koje donose strateške odluke, uzmu u obzir ideje i analize radne grupe prilikom izrade proračuna i prioriteta u programima. Obično je rezultat rada radne grupe konkretan proizvod kao što je strateški plan ili plan aktivnosti.

Koraci

1. Jasno deﬁnirajte ciljeve i odgovornost prije osnivanja radne grupe. Treba uspostaviti razumna očekivanja o tome što radna grupa može i treba postići u određenom vremenskom razdoblju. 2. Okupite članove radne grupe iz organizacija koje su ključne za problem o kojem se raspravlja. Potrebno je na sudjelovanje potaknuti pojedince sa stručnim znanjem relevantnim za pojedinu temu. Također treba uključiti i istaknute ljude lokalne zajednice. 3. Dobro organizirajte sastanke radne grupe i ostvarite napredak prema krajnjem cilju na svakom sastanku; treba postojati mjerljiv rezultat ili produkt koji se stvara na kraju svakog sastanka radne grupe. Članovi radne grupe obično su zaposleni negdje drugdje i volontiraju kako bi sudjelovali na sastancima. Da bi nastavili sa svojim radom, oni moraju osjećati da su sastanci produktivni i da se postižu rezultati koji nešto mijenjaju. Zbog toga je bitno da se rezultati rada uključe u javno donošenje odluka. 4. Vodite svaki sastanak prema prethodno utvrđenom dnevnom redu koji je dostavljen svima unaprijed [pogledati alat Dnevni red]. Idealno bi bilo kada bi profesionalni facilitator vodio sastanak. Kako bi se potaknulo sudjelovanje svih prisutnih, soba za sastanke treba biti namještena stolicama i stolovima u krug ili u obliku slova “U”. Koristite ﬂipchart ili druge alate za facilitiranje za skupljanje i bilježenje ideja. 5. Podijelite rezultate sa svojim osobljem i vijećem, koristite se podacima za provođenje odluka, za planiranje i poboljšanje usluga. 6. Objavite rezultate tako da građani mogu vidjeti da ste svoje odluke temeljili na rezultatima radne grupe.

Mogući troškovi

● sokovi za članove radne grupe Administrativni troškovi: ● vrijeme osoblja za pripremu i vođenje sastanaka

Primjeri

130

Nacrt poziva članovima radne grupe za izradu Strateškog plana gospodarskog razvitka.

132

Upravni alati

UPRAVNI ALATI Poglavlje upravnih alata izdvaja skupinu speciﬁčnih intervencija koje stvaraju okvir za primjenu različitih alata za sudjelovanje građana. Ova kategorija alata sugerira sustavne promjene u načinu na koji lokalna samouprava provodi svakodnevne aktivnosti i stoga može voditi do održivijih promjena nego bilo koja skupina alata iz “kutije alata”.

Koja je namjena upravnih alata?

Neki od ovih alata daju doprinos u zakonodavnom području, često omogućujući neku transparentnu proceduru (na primjer za proces transparentnog proračuna koji zahtijeva primjenu alata za pripremu proračuna). Druge se intervencije više fokusiraju na definiranje specifičnih smjernica, poput opće politike sudjelovanja građana u civilnim inicijativama. Druga skupina alata podrobno opisuje procedure za financiranje inicijativa ili obavljanje upravnih usluga. Jedan je od najsveobuhvatnijih alat Sve na jednom mjestu (One Stop Shop) koji s jedne strane omogućuje otvoren i lak pristup informacijama o uslugama lokalne samouprave (većinom informacije o administrativnim uslugama), a s druge strane (što je važnije) stvara atmosferu otvorenosti i povjerenja između građana i lokalne samouprave. Primjena ovog alata u potpunosti mijenja organizacijsku strukturu lokalne samouprave i koncept pružanja usluga. On ima značajan pozitivan utjecaj na volju građana za suradnjom s dužnosnicima i zaposlenicima lokalne samouprave. Bez obzira na alat koji se primjenjuje, uvijek je važno odnositi se prema građanima profesionalno i s iskrenim poštovanjem; to stvara čvrste temelje za svaku potencijalnu inicijativu u sudjelovanju građana. Izbor upravnih alata uključuje: ● strategiju sudjelovanja građana ● povelju o nevladinim udrugama ● postupak financiranja građanskih inicijativa ● proces pripreme transparentnog proračuna ● sve na jednom mjestu ● postupke pružanja usluga u upravi ● vijeće mladih ● radno mjesto stručnjaka za sudjelovanje građana

Koje smo upravne alate izabrali?

133

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

STRATEGIJA SUDJELOVANJA GRAĐANA

● Kako biste pokazali predanost lokalne samouprave podupiranju sudjelovanja građana i odredili načine na koje se građani potiču na sudjelovanje u upravljanju. ● Kako biste odredili korake u postupcima donošenja odluka u kojima se očekuje sudjelovanje građana. Strategija sudjelovanja građana je alat koji postavlja temelje za primjenu svih drugih alata, stvarajući okruženje i smjernice za sudjelovanje građana. Dobar je način za to izrada općenite izjave o strategiji sudjelovanja građana, koja upućuje na otvorenost, transparentnost, partnerstvo itd. Strategija može biti posebni akt Vijeća ili dio statuta jedinice lokalne samouprave. Nedostatak jasne strategije o sudjelovanju građana može zbuniti građane i udruge, koji često ne mogu procijeniti do koje mjere lokalna samouprava podržava i dopušta njihovo uključivanje u lokalne aktivnosti. Stvaranje će strategije umanjiti spomenuti problem i osnažiti suradnički odnos između lokalne samouprave i građana. Osim toga, strategija će pridonijeti uštedi vremena (a samim tim i novca) lokalne samouprave, jer više neće biti potrebno raspravljati o načinu i opsegu sudjelovanja građana za svaki projekt.

Koraci

1. Formirajte radnu skupinu koja će razmotriti ovo pitanje (uzimajući u obzir brojne primjere iz Hrvatske ili inozemstva) i pripremiti skup temeljnih načela i općih smjernica koji će utjecati na formalnu strategiju. Radna bi skupina trebala biti sastavljena od članova osoblja jedinice lokalne samouprave i građana, a gdje je to moguće i od predstavnika nevladinih organizacija [vidi alat Radna skupina]. 2. Moderirajte raspravu Poglavarstva, a zatim i Vijeća o načelima i smjernicama. Kada rasprava dođe na razinu Vijeća, treba razmotriti održavanje otvorene sjednice kako bi se dobila mišljenja građana [vidi alat Otvorena sjednica Vijeća]. 3. Prema usvojenim načelima i smjernicama pripremite formalni dokument (odluku) koji će postati obvezujući akt o strategiji. 4. Moderirajte provedbu strategije i osigurajte da aktivnosti lokalne samouprave, proces donošenja odluka i postupanje budu u skladu sa Strategijom sudjelovanja građana.

Mogući troškovi

Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja potrebno za izradu materijala

Primjeri

Grada Rijeka: Statut grada, dio o sudjelovanju građana.

134

Grada Rijeka: Statut grada, dio o sudjelovanju građana.

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

POVELJA O NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

● Radi određivanja strategije jedinice lokalne samouprave prema građanskim inicijativama, uključujući udruge i ostale nevladine organizacije (NVO). ● Kako bi se pojasnila pravila koja definiraju korištenje proračunskih sredstava jedinica lokalne samouprave za financiranje NVO-a. ● Za naglašavanje važnosti suradnje s NVO-ima i sinergije koja tako može nastati Povelja o NVO-ima je dokument koji određuje lokalnu strategiju prema građanskim inicijativama i koji je obično usvojen u obliku odluke vijeća. Povelja se u različitim sredinama može neznatno razlikovati. Povelja o NVO-ima trebala bi biti usmjerena na cjelovitu strategiju jedinice lokalne samouprave prema građanskim inicijativama (što je najbolji pristup uzme li se u obzir da je Vijeće odgovorno samo za određivanje, ali ne i za primjenu strategije). Ona postavlja temelje preciznijih akata, uključujući operativne postupke i kriterije za odabir projekata (građanskih inicijativa). Takve detaljne dokumente treba usvojiti Poglavarstvo, koje je odgovorno za primjenu strategije koju donese Vijeće [vidi alat Postupak za financiranje građanskih inicijativa]. Katkad se lokalne samouprave odlučuju za izradu detaljnije povelje o NVO-ima, koja sadrži oba elementa: strategiju i detalje primjene. Premda neki vijećnici mogu akt o općoj strategiji smatrati suviše apstraktnim, lišenim konkretnih pravila, postupaka i kriterija za odabir, nastojte dokument zadržati što jednostavnijim i fokusiranijim. Povelja o NVO-ima iznimno je važan akt strategije, jer predstavlja važan zalog potpore građanskim inicijativama i pruža pristup izgradnji i jačanju civilnog društva. Jedna je od važnih uloga Povelje ta što unapređuje transparentnost financiranja građanskih inicijativa.

Koraci

1. Odlučite koliko strategiju želite učiniti detaljnom: detaljniju strategiju koja uključuje operativna pitanja, ili općeniti strateški akt koji donosi Vijeće, koji zatim mogu slijediti propisi koji sadrže dodatne pojedinosti. 2. Osnujte radnu skupinu koja će proučavati tu temu i predložiti nacrt strategije [vidi alat Radna skupina]. Radnu bi skupinu trebali činiti službenici jedinice lokalne samouprave kao i predstavnici lokalnih NVO-a. 3. Kroz seriju radionica kreirajte nacrt dokumenta Povelje o NVO-ima. Nastojte rabiti jasan i lako razumljiv jezik. Kada izrađujete strategijski dokument, nastojte prikazati “širu sliku” - da će strategiju slijediti podrobni propisi koje će razraditi Poglavarstvo. 5. Provedite anketu (prije svega tražeći mišljenje svih NVO-a i grupa građana) prije nego vijeće usvoji strategiju. 6. Predstavite Povelju NVO Poglavarstvu i Vijeću kako bi ju usvojili. Prezentacija treba biti jasna i pokazati širu sliku. 7. Nakon usvajanja povelje NVO-a, organizirajte daljnji postupak i izradu detaljnih propisa [vidi alat Postupak u ﬁnanciranju građanskih inicijativa].

Mogući troškovi

Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za sudjelovanje u radionicama radne skupine pri izradi Povelje NVO-a

Primjeri

Grad Rijeka: Povelja o nevladinim organizacijama (nacrt)

136

Grad Rijeka: Povelja o nevladinim organizacijama usvojena 25. studeneoga 2004. godine

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

Koraci

POSTUPAK ZA FINANCIRANJE GRAĐANSKIH INICIJATIVA

● Radi definiranja propisa jedinice lokalne samouprave za implementaciju strategije za građanske inicijative i inicijative NVO-a. ● Radi pružanja jasnih kriterija i pravila postupanja za uključivanje nevladina sektora (ili skupina građana) u provedbu različitih projekata. ● Za povećanu konzistentnost u odlukama o financiranju i proračunu i radi izbjegavanja kritika zbog nekonzistentnosti i favoriziranja. Nakon što jedinica lokalne samouprave definira svoju strategiju prema građanskim inicijativama i inicijativama NVO-a, potrebno je definirati važne detalje o tome kako će ta strategija biti primijenjena. Postupak za financiranje građanskih inicijativa određuje način na koji NVO i druge skupine predlažu projekte za financiranje sredstvima lokalne samouprave. Postupak je pogotovo značajan ako je Povelja NVO-a samo akt općenite strategije. Iako je najbolje najprije donijeti Povelju NVO-a, [vidi alat Povelja o NVO-ima], postupak može biti primijenjen kao zaseban alat. Postupak pruža detaljna pravila i kriterije za ocjenu kriterija za sufinanciranje građanskih (NVO) inicijativa sredstvima jedinice lokalne samouprave, koje potencijalni korisnici moraju slijediti kako bi se mogli prijaviti za financiranje. 1. Prema strategiji određenoj u Povelji NVO, pripremite vrste procedura, u suradnji s odjelima jedinice lokalne samouprave i nevladinim sektorom. Uzmite u obzir elemente kao što su kriteriji, postupak prijave, postupak ocjene, uvjeti za računovodstvene i izvještajne postupke itd. 2. Dozvolite svakom odjelu da pripremi prijedlog vlastitih propisa o financiranju građanskih inicijativa u svom djelokrugu, ali pazite da njihovi dokumenti budu sličnog oblika (ponudite format). 3. Uputite postupak na usvajanje Poglavarstvu. S obzirom da bi trebao biti utemeljen na Povelji NVO, koju je Vijeće usvojilo, postupak nije nužno dati na usvajanje Vijeću. U nekim će jedinicama lokalne samouprave, međutim, ipak biti potrebno konzultirati i Vijeće. 4. Formirajte tijelo (nadzorni odbor) kojem će biti povjeren nadzor provedbe postupka i predlaganje promjena.

Mogući troškovi

Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za pripremu postupka

Primjeri

Grad Rijeka: Pravila o izboru i utvrđivanju programa javnih potreba u kulturi

140

Grad Rijeka: Pravila o izboru i utvrđivanju programa javnih potreba u kulturi

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

TRANSPARENTNI POSTUPAK PRIPREME PRORAČUNA

● Kada jedinice lokalne samouprave žele institucionalizirati transparentnost u postupku pripreme godišnjeg proračuna Postupak pripreme proračuna je strategija koju određuje svaka jedinica lokalne samouprave pa, prema tome, treba biti usvojena odlukom Vijeća. Obično postojeći postupak pripreme proračuna ne zahtijeva značajnije uključivanje građana, što dovodi do situacije u kojoj građani gube zanimanje za aktivnosti lokalne samouprave i često prema njoj postaju zahtjevnijii i kritičniji te iskazuju znatno manje razumijevanja za izazove i ograničenja s kojima se lokalna samouprava susreće. Važno je spomenuti da u zakonu postoje smjernice o proračunskom postupku, što ne znači da ih jedinice lokalne samouprave ne mogu dopuniti vlastitim dodatnim odredbama. Na primjer, uz zakonski propisane elemente, strategija pripreme lokalnog proračuna može deﬁnirati posebne dodatne elemente proračunskog postupka, kao što su Gradonačelnikova proračunska poruka, Javna tribina o proračunu ili Proračun u malom. Strategija također reba deﬁnirati vremenske okvire postupka [vidi alate Gradonačelnikova proračunska poruka i Proračun u malom]. Premda će pojedini službenici lokalne samouprave prosvjedovati da im to stvara dodatne poslove, transparentni postupak pripreme poračuna ima vrijednu svrhu i brojne prednosti i vrijedan je dodatnog ulaganja vremena. Službenike treba educirati i uvjeriti ih u njegovu vrijednost.

Koraci

1. Izradite nacrt transparentnog postupka pripreme proračuna. 2. Pripremite prezentaciju za poglavarstvo i naglasite koristi od uvođenja novog postupka. 3. Neka poglavarstvo raspravi nacrt postupka, a onda ga da vijeću na usvajanje. 4. Primijenite novu strategiju, potičući primjenu elemenata koje nalaže nova strategija.

Mogući troškovi

Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za izradu nove strategije

Primjeri

Grad Crikvenica: Odluka kojom se usvaja novi postupak pripreme proračuna

142

Grad Crikvenica: Odluka kojom se usvaja novi postupak pripreme proračuna

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

POSTUPCI PRUŽANJA UPRAVNIH USLUGA

Kada koristiti

●Ako postupci za pristup različitim upravnim uslugama nisu jasno deﬁnirani

Opis

Uspostava jasnog postupka važan je korak prema unapređivanju organizacije cjelokupne lokalne samouprave. Postupak treba uključivati upute po koracima koje građanima trebaju pomoći u rješavanju pitanja pristupa uslugama, uključujući kamo ići, koliko svaki od koraka treba trajati, (ako postoji razdoblje čekanja), te raspored plaćanja. Također trebaju biti dostupni podaci o načinima nadzora statusa rješavanja zahtjeva, ako ih se ne može riješiti na licu mjesta, i o načinu bilježenja komentara i pritužbi. Postupci trebaju biti deﬁnirani za različite upravne usluge, počevši od onih koje su najčešće tražene. Važno ih je utvrditi i objaviti jer se postupak može percipirati kao neodređeno obećanje lokalne samouprave. Ako korisnik usluge podastre potrebne dokumente i plati propisane pristojbe, lokalna je samouprava dužna u predviđenom roku pružiti uslugu ili riješiti njegov predmet [vidi alat Sve na jednom mjestu].

Koraci

1. Odaberite skup usluga za koje će biti izrađen postupak. Vjerojatno lokalna samouprava već zna koje se usluge najčešće koriste. Ako to nije tako, o tome se savjetujte s čelnicima odjela ili eventualno provedite anketu među službenicima. 2. Pažljivo deﬁnirajte svaki korak postupka. Uključite odgovore na pitanja kamo ići, komu se obratiti, radno vrijeme, pristojbe, potrebne dokumente (ako postoje), rokove, i bilo koje druge obavijesti koje se odnose na tu uslugu. Uz to, navedite web-stranicu ili broj telefona za dodatne obavijesti. Priprema postupka zahtijeva koordinirani timski rad. Svaki odjel, pa čak i svaki službenik, treba biti uključen u pripremu. Važno je, kad god je to moguće, pojednostaviti postupak. 3. Kad su postupci gotovi, provjerite ih na određenom uzorku. Nemojte postupak primjenjivati prije nego ga provjerite. Unesite potrebne promjene prije nego postupak postane dio službenog djelovanja. 4. Tiskajte prospekt ili letak za svaki od postupaka za pružanje usluga. Postupci također mogu biti objavljeni na web-stranici jedinice lokalne samouprave, oglasnoj ploči, ili istaknuti u biltenu [vidi alat Prospekt]. 5. Nadgledajte primjenu postupaka. Zapamtite da, premda i lokalna samouprava i građani trebaju poštovati propisane postupke, oni nisu nepromjenjivi. Zato, umjesto da izbjegavate postupak koji se ispostavio neučinkovitim, skupim ili suviše složenim, promijenite postupak kako bi bio prihvatljiv svima kojih se tiče. Ako svi koji pružaju i koriste usluge postupak doživljavaju vrijednim, tada će ga se svi pridržavati, a njegov će smisao biti ostvaren.

Mogući troškovi

● tisak prospekta/letka (neobvezno) Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja potrebno za izradu postupaka

Primjeri

144

Grad Szczecin, Poljska: Letak o postupku pružanja javnih usluga

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

SVE NA JEDNOM MJESTU

● Kako bi se skratilo vrijeme potrebno za dobivanje upravnih usluga, kako korisnicima, tako i službenicima. ● Za povećavanje transparentnosti i jasnoće postupaka u pružanju upravnih usluga. ● Kako bi se izbjegla zakašnjenja u pružanju upravnih usluga. Sve na jednom mjestu je centar za pružanje usluga koji u jednoj prostoriji ili dijelu zgrade sjedišta jedinice lokalne samouprave omogućava pružanje najčešće traženih upravnih usluga. U idealnim uvjetima radilo bi se o šalteru postavljenom u velikoj prostoriji kakve se koriste u bankama. To je vrlo dobar način za podizanje razine učinkovitosti i kvalitete upravnih usluga jer omogućava rješavanje više pitanja dolaskom na samo jedno mjesto. Važno je rješavati pitanja i donositi odluke u javnosti, umjesto iza zatvorenih vrata ili u zasebnim uredima. Osim toga, to na službenike djeluje kao poticaj za marljiv rad i izbjegavanje gubitka vremena i energije, jer rad u javnosti povećava njihovu (individualnu) odgovornost. Kao rezultat, trebala bi porasti ukupna odgovornost, a time i produktivnost. Druga je prednost ovog sustava ta što povećava transparentnost i ruši prepreke između građana/korisnika usluga i službenika jedinica lokalne samouprave, što stvara bolje uvjete za sudjelovanje građana. Važno je spomenuti da je broj upravnih usluga koje propisuju hrvatski zakoni (zbog malih ovlasti), u usporedbi s onima u mnogim drugim državama relativno malen. Zato ima i manje usluga koje se mogu pružati putem modela Sve na jednom mjestu. Zbog toga je važno detaljno analizirati što je najučinkovitije za vašu jedinicu lokalne samouprave, i u skladu s tim usvojiti ovaj alat. Ako zaključite kako ne bi bilo ni vremenski ni ﬁnancijski učinkovito prirediti cjeloviti sklop Sve na jednom mjestu, ipak može biti korisno razmotriti načela na kojima ovaj alat počiva kako bi se postupci poredali prirodnim tokom ili izradili letci kakvi se koriste u sklopu Sve na jednom mjestu. Ti postupci mogu biti istaknuti na webstranici jedinice lokalne samouprave, na ulazu u gradsku vijećnicu ili na letcima u Informativnom centru [vidi alate Postupci pružanja upravnih usluga i Informativni centar].

Koraci

146

1. Analizirajte ostvarivost otvaranja sklopa Sve na jednom mjestu, procijenite koje bi se usluge u njemu mogle pružati, ocijenite sposobnost službenika te moguće dostupne prostorije. 2. Kako se radi o prilično složenom alatu koji zahtijeva dobro “upravljanje promjenama”, pripremite strategiju kojom ćete sve lokalne dužnosnike i službenike uvjeriti da će ovo, dugoročno gledano, biti korisna promjena i da će, kako građanima, tako i službenicima lokalne samouprave, uštedjeti vrijeme i novac. S obzirom na to da su zaposlenici u jedinicama lokalne samouprave često navikli na ustaljene radne navike i djelovanje, mogli bi se ozbiljno suprotstaviti primjeni novog načina rada. Zato je važno detaljno navesti prednosti novog pristupa i moguće koristi za lakši i brži rad službenika. Najčešće je za osnivanje sklopa Sve na jednom mjestu potrebna odluka Vijeća ili Poglavarstva.

Upravni alati

3. Okupite tim koji će izraditi konačni nacrt sklopa Sve na jednom mjestu (uključujući mjesto, vrste usluga koje će biti pružane itd.) i s njim povezanih postupaka rada. Taj će tim također biti odgovoran za oblikovanje i izradu letaka, prospekata i drugih obavijesti koje će biti distribuirane unutar sklopa Sve na jednom mjestu. 4. Pripremite prostor, postavite šaltere koji će pružati različite usluge, mjesta na kojima će biti postavljeni tiskani materijali, itd. Privedite kraju sastavljanje, dizajniranje i tisak svih materijala, standardizirajući ih. 5. Osposobite službenike za rad u sklopu Sve na jednom mjestu, naglašavajući razumijevanje postupka u pružanju pojedinih usluga i komunikacijske sposobnosti. 6. Organizirajte svečanost otvaranja. Pozovite građane i medije da posjete sklop Sve na jednom mjestu. Zamolite medije da objave obavijest o sklopu Sve na jednom mjestu i uslugama koje pruža. Iskoristite sve što privlači pozornost na usluge. 7. Pratite rad sklopa Sve na jednom mjestu kako biste mogli unijeti potrebne izmjene. Kad sklop Sve na jednom mjestu proradi, vidjet ćete kako je lako početnom popisu usluga koje pruža dodati nove. Mogući troškovi

● priprema infrastrukture dvorane ili prostorije u kojoj će se pružati usluge (linije za telefon i elektronsku poštu, računalni serveri, stolovi i šalteri koji prije nisu korišteni i sl.) ● kopiranje/tisak letaka o postupcima ● tisak promidžbenih materijala koji objašnjavaju novi sustav. Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja za planiranje i organizacija sklopa Sve na jednom mjestu - kako prostornog izgleda, tako i zaduženja službenika (ovo je veliki zadatak i zahtijeva mnogo radnih sati).

Primjer

Grad Szczecin (Poljska): Prijevod opisa alata Sve na jednom mjestu (www.szczecin.pl)

147

Grad Szczecin (Poljska): Prijevod opisa alata Sve na jednom mjestu (www.szczecin.pl)

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

VIJEĆE MLADIH

● Radi povećanja uključenosti mladih u aktivnosti jedinice lokalne samouprave. ● Radi pomoći lokalnoj samoupravi u prepoznavanju i rješavanju pitanja važnih za mlade. ● Radi stvaranja institucionalnog okvira u kojem mladi mogu iz prve ruke naučiti o prirodi rada za opće dobro i o demokratskoj proceduri u lokalnoj zajednici. ● Kao platformu za međusobnu suradnju mladih. ● Radi zaustavljanja odljeva mladog stanovništva. Vijeće mladih dobar je način za uključivanje mladih u aktivnosti lokalne samouprave i poučavanje demokraciji i njezinim vrijednostima. Još više, to je način na koji lokalna samouprava može doprijeti do dijela stanovništva kojeg se rijetko konzultira o njegovim potrebama i stavovima o važnim pitanjima. Mladi su često puni ideja i mogu ponuditi inovativna rješenja za lokalne i druge probleme koji čak ne moraju biti u izravnoj vezi s njihovim problemima. Savjetujući se s mladima o njihovim potrebama i idejama o lokalnim potrebama i uslugama, lokalna samouprava iskazuje važnu predanost budućnosti svoje zajednice. Dijeleći odgovornost za izradu i primjenu, aktivnosti će također pomoći izgradnji osjećaja pripadnosti lokalnoj zajednici, što dugoročno može spriječiti iseljavanje motiviranih i talentiranih mladih ljudi iz sredine.

Koraci

1. Osnujte radnu skupinu za osnivanje Vijeća mladih. Članovi radne skupine trebali bi biti predstavnici Vijeća, gradonačelnik i osoba ili osobe odgovorne Vijeću za rad Vijeća mladih. 2. Kroz rad radne skupine raspravite i jasno deﬁnirajte sljedeća pitanja: - realnost stvaranja Vijeća mladih - glavna pitanja kojima će se Vijeće baviti - opseg djelovanja Vijeća mladih - skupine mladih koje će biti u članstvu (dob, škole, NVO-i, te drugi oblici okupljanja mladih) - izborni postupak i trajanja mandata - učestalost sastanaka. 3. Razmotrite dodjelu ﬁnancijskih sredstava Vijeću mladih za provođenje inicijativa koje budu pokrenute. 4. Odaberite mentora koji će Vijeću mladih pomagati u svakodnevnim djelatnostima (bilo bi najbolje da to bude vijećnik ili službenik lokalne samouprave). 5. Pobrinite se da članstvo u Vijeću bude demokratski uređeno. To se može osigurati izborima u školama (ili drugim javnim izborima) ili možda putem pomoći nastavnika i NVO-a koji se bave pitanjima vezanim za mlade. Važno je da postupak izbora bude otvoren i transparentan, kako bi se izbjegle moguće optužbe za favoriziranje ili nepotizam. 6. Nemojte zaboraviti da odnos snaga u Vijeću mladih ne treba odražavati omjer političkih snaga u zajednici. Važno je da u njemu budu jednako zastupljeni svi dijelovi zajednice.

Mogući troškovi

● tisak promidžbenih materijala ● radno vrijeme osoblja za pomoć u radu Vijeća mladih

Primjer

150

Grad Hrvatska Kostajnica: Odluka o osnivanju mladih, veljača 2002. godine

Treći dio: Kutija alata za sudjelovanje građana

ALAT

Kada koristiti

Opis

RADNO MJESTO STRUČNJAKA ZA SUDJELOVANJE GRAĐANA

● Za konsolidaciju i koordinaciju aktivnosti sudjelovanja građana, što osigurava veću usuglašenost inicijativa poduzetih u različitim odjelima. ● Za demonstraciju opredjeljenosti za sudjelovanje građana. Utvrđivanje radnog mjesta sa zaduženjima vezanim za pitanje sudjelovanja građana važan je korak u iskazivanju predanosti lokalne samouprave podupiranju sudjelovanja građana. Osoba će na tom radnom mjestu biti važan oslonac i koordinator aktivnosti sudjelovanja građana. Ona će također biti odgovorna za održavanja istog standarda sudjelovanja građana u svim upravnim odjelima. Ovisno o lokalnim potrebama, takav stručnjak za sudjelovanje građana može biti veza s lokalnim NVO-ima i/ili može biti zadužen za odnose s javnošću [vidi alat Izvješće za novinare]. Ako radno mjesto slično opisanom već postoji u jedinici lokalne samouprave, obveza usklađivanja sudjelovanja građana može se dodati tom već postojećem radnom mjestu. Alternativa je da, umjesto jedne osobe nadležne za sudjelovanje građana u cjelokupnom sustavu upravnih odjela, bude oformljen tim osoba iz različitih odjela koji bi se bavio sudjelovanjem građana u cijeloj lokalnoj samoupravi.

Koraci

1. Deﬁnirajte opseg poslova za radno mjesto stručnjaka za sudjelovanje građana. 2. Analizirajte organizacijsku strukturu i opseg poslova službenika jedinice lokalne samouprave. 3. Ako već postoji osoba zadužena za odnose s javnošću, razmotrite proširenje njezinih ovlasti i na sudjelovanje građana. Posao stručnjaka za odnose s javnošću je komunicirati s javnošću u ime lokalne samouprave, što se često odvija kroz suradnju s medijima. Oni su već odgovorni za suradnju sa zajednicom i vjerojatno su svjesni mnogih dodatnih načina na koje bi mogli ohrabriti sudjelovanje građana. 4. Ako još ne postoji osoba zadužena za odnose s javnošću, razmotrite stvaranja novoga radnog mjesta, bilo samo za sudjelovanja građana, bilo i za sudjelovanje građana i za odnose s javnošću. Premda su odnosi s javnošću najlogičniji izbor za kombiniranje sa sudjelovanjem građana, to nije jedina mogućnost. Ocijenite odgovornosti zaposlenih u lokalnoj samoupravi i zaključite bi li odgovornost za sudjelovanje građana (i s njom povezani poslovi) mogla biti povezana s nekim drugim skupom zadataka. 5. Razmotrite mogućnost formiranja međuodjelnog odbora koji će brinuti o aktivnostima sudjelovanja građana i njihovim inicijativama. Neovisno o tome koju metodu odaberete, veoma je važno da osoba ili osobe koje rade na tim poslovima doista razumiju značaj sudjelovanja građana, i da su mu posvećene.

Mogući troškovi

Troškovi: ● dodatna sredstva za radno mjesto (ako ga je potrebno ustanoviti) Administrativni troškovi: ● radno vrijeme osoblja radi povećanog opsega poslova

Primjer

Grad Dukla, Poljska: Opis poslova stručnjaka za sudjelovanje građana

152

Grad Dukla, Poljska: Opis poslova stručnjaka za sudjelovanje građana

154

Studija slučaja

STUDIJA SLUČAJA

Primjena Modela sudjelovanja građana u Rijeci

Osnovne informacije Grad Rijeka je lučki grad s 175.000 stanovnika. U Hrvatskoj i svijetu, Rijeka je poznata kao progresivan i inovativan grad, koji poduzima mnoge inicijative za poboljšanje životnih uvjeta svojih građana kroz promoviranje gospodarskog razvoja i civilnog društva. U 2001. godini, Rijeka je započela blisku suradnju s USAID-om (Američkom agencijom za međunarodni razvoj) te se uključila u rad PRLS-a (Projekt reforme lokalne samouprave) radi poboljšanja upravljanja u lokalnoj samoupravi na različite načine. Pri odabiru modela upravljanja iz portfelja PRLS-a, grad se odlučio usredotočiti na upravljanje ﬁnancijama, gospodarski razvoj i sudjelovanje građana. Odabir sudjelovanja građana bio je prilično jedinstven u hrvatskom kontekstu, što naznačava progresivno razumijevanje važnosti uključivanja građana u poslove Grada. Odabir pravog pristupa Primjena tehnika/aktivnosti sudjelovanja građana, kao dijela Modela sudjelovanja građana započela je početnom ocjenom stanja sudjelovanja građana i raspravom o mogućim načinima primjene PRLS-ova Modela sudjelovanja građana. Nakon konzultacija sa stručnim osobljem PRLS-a, Grad je odlučio primijeniti i “Pristup brzih rezultata” i “Integralni pristup”. Razlog započinjanja “Pristupom brzih rezultata” bila je potreba da se postignu rezultati što je prije moguće, dijelom zato da se veći broj ljudi uvjeri u potrebu poboljšanja sudjelovanja građana, a dijelom zbog potpore drugim modelima upravljanja koji su se primjenjivali u gradu. Provedba Pristupa brzih rezultata U sklopu “Pristupa brzih rezultata”, Grad Rijeka primijenio je sljedeće alate: ● Proces strateškog planiranja zasnovanog na zajednici - proces dovršen pripremom strateškog plana gospodarskog razvoja grada Rijeke (kojim je upravljao PRLS-ov tim za gospodarski razvoj - vidi Priručnik za gospodarski razvoj). ● Natječaj za mlade “Moja vizija Rijeke” radi njihova uključivanja u gradske aktivnosti i pružanja potpore procesu razvoja lokalnoga strateškog plana gospodarskog razvoja. Rezultat su natječaja brojni radovi: crteži, slike, priče, itd. o budućnosti Rijeke (vidi Kutiju alata za sudjelovanje građana). Svečanost dodjele nagrada izazvala je pozornost medija, te je bila široko promovirana. Članovi radne skupine za gospodarski razvoj mogu, pri planiranju vizije Rijeke, uzeti u razmatranje ideje i mišljenja mladih naraštaja. Mladi su uvjereni da je njihovo mišljenje o budućnosti važno onima koji donose odluke. ● Model metodologije sastanka s građanima primijenjen je i izveden tijekom sastanka s mjesnim odborom u području u kojem se nalazi tvornica papira u stečaju. Sastanak je priređen radi prikupljanja mišljenja građana o mogućoj budućoj uporabi objekata u stečaju nakon čega bi se utjecalo na odluke stečajnog upravitelja i suda. ● Anketiranje građana, koje je pružilo korisne informacije o prioritetima građana, njihovu znanju o aktivnostima Grada, te izvorima informacija na koje se oslanjaju. Izvješće o rezultatima ankete dostavljeno je medijima da objave rezultate. Rezultati ankete također su pridonijeli procesu strateškog planiranja gospodarskog razvoja.

155

Dodatak

Provedba Integralnog pristupa U sklopu Integralnog pristupa, Grad Rijeka je, nakon orijentacijskog sastanka o pitanjima sudjelovanja građana, organizirao radnu skupinu za sudjelovanje građana koju je činilo oko 15 sudionika. Oni su sudjelovali na četiri radionice za razvoj integriranog plana sudjelovanja građana. Kao rezultat njihova rada, izrađen je plan koji uključuje sljedeće elemente: ● Sažetak analiza stanja sudjelovanja građana u Gradu (u obliku SWOT tablice). ● Definiranje ciljeva: - Građani su bolje informirani, te češće daju povratne informacije Gradu (“komunikacija”). - Veća razina sudjelovanja građana u procesu pripreme proračuna (“transparentni proces pripreme proračuna”). - Povećana uloga i aktivnost mjesnih odbora (“mjesni odbori”). - Povećan broj građanskih inicijativa koje rješavaju probleme i potrebe zajednice (“građanske inicIjative”). ● Intervencije i njihovi ciljevi: Komunikacija: - bilten grada - brošura o aktivnostima grada - talk-show na lokalnoj televiziji - kanali povratnih informacija. Proces pripreme proračuna: - procedure koje definiraju otvoreni proces pripreme proračuna - gradonačelnikova proračunska poruka - javna tribina o nacrtu proračuna - talk-show o proračunu na Kanalu RI - proračun u malom. Mjesni odbor: - letci o aktivnostima mjesnih odbora - natječaji za Dan mjesnog odbora - natječaj za programe mjesnih odbora. Građanske inicijative: - gradska povelja o NVO - transparentna pravila za natječaje - letci o građanskim inicijativama. Plan je prezentiran poglavarstvu i vijeću, te je usvojen kao strategijski dokument. Nakon usvajanja, Grad Rijeka je započeo primjenjivati alate za sudjelovanje građana (nakon konačne ocjene izvedivosti i odluke o najvišim prioritetima). Rezultati primjene Radi postizanja provedbe “komunikacijskog” cilja, grad je izdao bilten koji je distribuiran građanima, sudjelovao u nekoliko emisija na televiziji o različitim važnim temama te je poboljšao kanale za komunikaciju, na primjer implementacijom projekta “e-munis”, što je osiguralo sofisticiranu internet-platformu za komunikaciju s građanima i mjesnim odborima. Grad je također odlučio prenositi dio sjednica vijeća na lokalnoj televiziji. Nakon primjene ovih alata, građani su Rijeke bolje informirani te, zbog poboljšanih kanala povratnih informacija, češće komuniciraju s gradom. “Proračunski” cilj realiziran je izdavanjem “proračuna u malom” s elementima gradonačelnikove proračunske poruke koja je distribuirana građanima. To je građanima omogućilo bolje razumijevanje lokalnog

156

Studija slučaja

proračuna, posebice prihoda i izdataka. Na osnovi tih spoznaja, građani mogu bolje komunicirati s gradom o proračunskim temama. “Mjesni odbor” je cilj koji je realiziran u talk-showu na tu temu, te također kroz program partnerstva radi uključivanja grupa mladih i mjesnih odbora u razvoj javnih prostora za mlade. Radi poboljšanja građanskih inicijativa, rad se usredotočio na izradu povelje o nevladinim organizacijama (u suradnji s lokalnim nevladinim organizacijama) radi omogućavanja bolje suradnje između nevladinih organizacija i grada. Važan doprinos tom cilju ostvaren je kroz program partnerstva u rješavanju problema javnih prostora za mlade. Program nazvan MU:V (“Mali uče velike”) izazvao je veliko zanimanje u mladih. Gotovo 80 predstavnika mladih sudjelovalo je na informativnom seminaru, nakon čega su oni koji su bili neposredno zainteresirani sudjelovali u nizu radionica. Predano je šest dovršenih projekata (u listopadu 2003.) koji će biti komisijski ocijenjeni. Planira se da će grad suﬁnancirati one najbolje. Zahvaljujući primjeni različitih alata za sudjelovanje građana, situacija se u Rijeci poboljšala. Budući da se promjene ne mogu dogoditi preko noći, grad nastavlja s analizom stanja i poduzimanjem drugih prikladnih aktivnosti. Općenito gledano, intervencije su stvorile bolju atmosferu u gradu te su započele dugotrajni proces jačanja povjerenja i osjećaja partnerstva u gradu. Zahvaljujući tim naporima, u Gradu Rijeci povećana je svijest o potrebama građana, te je osim planiranih intervencija Grad proveo druge aktivnosti koje pružaju potporu sudjelovanju građana (npr. vijeće mladih). Plan gospodarskog razvoja, polazeći od planiranja zasnovanog na zajednici, stvorio je kritičnu masu za razmatranje mnogih važnih pitanja, kao što su objekti tvornica u stečaju (Torpedo) ili prijevoz. U Hrvatskoj i svijetu, Rijeka je prepoznata kao grad-lider u uvođenju modernih metoda menadžmenta u lokalnoj samoupravi koje promoviraju javno-građanska partnerstva u različitim područjima života zajednice. To su važni preduvjeti za održiv rast popraćen poboljšanjima cjelokupne kvalitete života za sve građane Rijeke. Na činjenicu da je Rijeka dobila kredit Svjetske banke za restrukturiranje luke, na primjer, zasigurno su utjecali ovi vidljivi rezultati u reformi lokalne uprave.

157

POJMOVNIK Alat – instrument za provođenje materijalnih promjena na drugim predmetima i bićima (nadzor i upravljanje njihovim fizičkim okruženjem). Također: sredstva i metode za provođenje promjena na virtualnim objektima (karakteristike računalnog softvera), te u ponašanju (metodologija za održavanje uspješnog sastanka, itd.). Također: instrument za provođenje promjena u društvenom okruženju: ponašanje, komunikacija, procedure (vidi alate za sudjelovanje građana). Alati za sudjelovanje građana – instrumenti, metode ili sredstva za provedbu aktivne uloge građana u javnim poslovima u zajednici. Civilne inicijative – aktivnosti građana, planovi ili javno izražene ideje koje pokreću promjene u zajednici: poboljšanja u upravi, u pružanju usluga i cjelokupnoj kvaliteti života. Civilno društvo – izraz koji se ponekad koristi kao sinonim za građansko društvo ali sa širim značenjem, koje uključuje ne samo interese i prava pojedinca, već i interese i prava grupe građana, te sve interese i aktivnosti koji nisu primarno odredili ili regulirali država ili poslovni sektor (treći sektor). Građansko društvo – društvo percipirano ili organizirano na način u kojem postoji značajna briga o individualnim pravima građana i njegovim/njezinim mogućnostima da sudjeluje u javnim poslovima. Katkad se koristi kao sinonim za civilno društvo. Grassroots organizacija (organizacija “odozdo”) – najniža organizacijska razina u zajednici lokalne samouprave, uglavnom na razini naselja i manjih grupa građana. Javno-građansko partnerstvo – zajedničke aktivnosti/ugovorne veze svih triju sektora u zajednici (javni sektor, sektor civilnog društva i poslovni sektor). Instrument suradnje između lokalne samouprave, građana i privatnih poduzeća. Metoda brainstorminga – grupna tehnika za rješavanje problema, stvaranje ideja, poticanje, kreativno razmišljanje u neograničenom spontanom sudjelovanju u raspravi. Neformalna grupa – grupa građana koja nije organizirana i registrirana u bilo kojem raspoloživom institucionalnom obliku kao što su nevladine organizacije, državne institucije, klubovi, vjerske udruge. Činjenica da takva grupa nije institucionalizirana ne znači da aktivnosti i inicijative takve grupe nisu legitimne ili legalne. Neformalne inicijative – inicijative koje dolaze od neformalnih grupa građana. Nevladina organizacija – nevladine organizacije građana koje imaju pravo baviti se pružanjem usluga, poslovnim, kulturnim i drugim aktivnostima na profesionalnoj ili dobrovoljnoj osnovi, ali koje nemaju pravo stvaranja dobiti ili prodaje imovine. Proces zasnovan na zajednici – proces koji uključuje cijelu zajednicu: predstavnike javnog i privatnog sektora te građanske organizacije. Proračun – plan financijskih aktivnosti za određeno vremensko razdoblje (fiskalnu godinu) koji iskazuje sve planirane prihode i izdatke za to razdoblje.

158

159

ISBN 953-99520-5-0

160