La Dotaci贸n de Personal Texto de Consulta
Administraci贸n Nacional y Departamental Sistema de Administraci贸n de Personal Nivel Mando Medio
Centro Nacional de Capacitaci贸n
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INDICE
La Dotación de Personal ........................................................................................................1 I. PARTE: MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVA DE LA DOTACIÓN DE PERSONAL .7 1.1. UNIDAD RECURSOS HUMANOS..................................................................................7 1.1.1. ¿Por qué es importante el recurso humano en la Administración Pública? ...............7 1.1.2. ¿Cómo se define el talento humano en el contexto de la Administración Pública? ...7 1.1.3. ¿Cómo se define la gestión del talento humano en la Administración Pública? ........7 1.1.4. ¿Cómo están orientadas las políticas de recursos humanos?....................................8 1.1.5. ¿Por qué es importante la incorporación del recurso humano a la Administración Pública? ..................................................................................................................................8 1.1.6. ¿Cuáles son los requisitos organizacionales para incorporar recursos humanos a la Administración Pública? .........................................................................................................9 1.2. UNIDAD: CONTROL INTERNO....................................................................................10 1.2.1. ¿Cómo está definido el control interno? ....................................................................10 1.2.2.¿Cuáles son los objetivos de control interno? ............................................................10 1.2.3.¿Cómo se relaciona el control interno con los objetivos institucionales? ..................11 1.2.4.¿Cómo se aplica el control interno en el sistema de administración de personal (SAP)?...................................................................................................................................11 1.2.5.¿Qué herramienta coadyuva en el control interno del SAP? .....................................11 1.3. UNIDAD: MARCO LEGAL.............................................................................................12 1.3.1. ¿Qué establece la Ley 1178 sobre el Sistema de Administración de Personal? .....12 1.3.2. ¿Cuál es la finalidad de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal? ..............................................................................................................................13 1.3.3. ¿Cuál es el objeto del Estatuto del Funcionario Público? .........................................13 1.3.4. ¿Cuál es el objeto del Reglamento de incorporación a la carrera administrativa?...13 1.3.5. ¿Cuál es la relación entre el Sistema de Administración de Personal y el Estatuto del Funcionario Público? ......................................................................................................13 1.3.6. ¿Cuál es la relación entre el Sistema de Administración de Personal (SAP), el Estatuto del Funcionario Público y el Reglamento de Incorporación a la Carrera Administrativa? .....................................................................................................................14 II. PARTE: SUBSISTEMA DE DOTACIÓN ..........................................................................14 2.1. UNIDAD: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL .....................................14 2.1.1.¿Cómo está definido el Sistema de Administración de Personal? ............................14
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2.1.2. ¿Cuáles son los componentes del Sistema de Administración de Personal (SAP)? ..............................................................................................................................................15 2.2. UNIDAD: DOTACIÓN DE PERSONAL.........................................................................15 2.2.1. ¿Cómo se define el subsistema de dotación de personal?.......................................15 2.2.2. ¿Cuáles son los procesos del Subsistema de dotación? ..........................................15 2.2.3. ¿Cómo se interrelaciona el subsistema de dotación con el sistema de Programación de Operaciones, Organización Administrativa y Presupuesto? ..........................................16 2.2.4. ¿Cómo se interrelaciona el Subsistema de dotación con los demás Subsistemas del SAP? .....................................................................................................................................17 2.3. UNIDAD: CLASIFICACIÓN DE PUESTOS ..................................................................18 2.3.1. ¿Cuál es la diferencia entre cargo y puesto? ............................................................18 2.3.2. ¿Cómo se define la clasificación de puestos?...........................................................18 2.3.3. ¿Cuáles son los objetivos? ........................................................................................18 2.3.4.. ¿Cuáles son las categorías de los puestos? ............................................................19 2.3.5. ¿Qué información considera el clasificador de puestos? ..........................................20 2.4. UNIDAD:VALORACIÓN DE PUESTOS........................................................................21 2.4.1. ¿Cómo se define la valoración de puestos?..............................................................21 2.4.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................22 2.4.3. ¿Cuáles son los métodos de valoración de puestos aplicables?..............................22 2.4.4. ¿Cómo se aplica la metodología de valoración de puestos?....................................23 2.4.5. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas del método por puntos? ............................29 2.5. UNIDAD: REMUNERACIÓN DE PUESTOS ................................................................30 2.5.1. ¿Cómo se define la remuneración? ...........................................................................30 2.5.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................30 2.5.3. ¿Qué es la escala salarial? ........................................................................................30 2.5.4. ¿Qué es la planilla presupuestaria?...........................................................................31 2.5.5. ¿Cuál es la interrelación entre clasificación, valoración y remuneración de puestos? ..............................................................................................................................................31 2.5.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? ...............................31 2.5.7. Estudio de casos- práctica .........................................................................................32 2.6. UNIDAD: CUANTIFICACION DE LA DEMANDA DE PERSONAL ..............................33 2.6.1. ¿Cómo se define la cuantificación de la demanda? ..................................................33 2.6.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................33 2.6.3. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación?........................................................33
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2.6.4. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? ...............................36 2.6.5. Estudio de casos- práctica .........................................................................................37 2.7. UNIDAD: ANÁLISIS DE LA OFERTA INTERNA DE PERSONAL ...............................37 2.7.1. ¿Cómo se define el análisis de la oferta interna de personal? .................................37 2.7.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................37 2.7.3. ¿Cuál es el instrumento básico? ................................................................................37 2.7.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación?........................................................37 2.7.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? ...............................39 2.7.6. Estudio de casos- práctica .........................................................................................40 2.8. UNIDAD: FORMULACIÓN DEL PLAN DE PERSONAL ..............................................40 2.8.1. ¿Cómo se define la formulación del plan de personal? ............................................40 2.8.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................40 2.8.3. ¿Qué aspectos considera el plan de personal? ........................................................40 2.8.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación?........................................................40 2.8.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? ...............................43 2.8.6. Estudio de casos- práctica .........................................................................................43 2.9. UNIDAD: PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL................................44 2.9.1. ¿Cómo se define la programación operativa anual individual?.................................44 2.9.2. ¿Cuál es su objetivo? .................................................................................................44 2.9.3. ¿Qué aspectos consideran las POAI´s?....................................................................44 2.9.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación?........................................................44 2.9.5. ¿Cuál es la utilidad de las POAI´s? ...........................................................................48 2.9.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? ...............................48 2.9.7. Estudio de casos- práctica .........................................................................................49 2.10. UNIDAD: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL...........................................................49 2.10.1. ¿Cómo se define el reclutamiento? .........................................................................49 2.10.2. ¿Cuáles son los principios del reclutamiento? ........................................................49 2.10.3. ¿Cuáles son las modalidades de reclutamiento? ....................................................49 2.10.5. ¿Cuál es su objetivo? ...............................................................................................51 2.10.6. ¿Cuáles son los procedimientos? ............................................................................51 2.10.7. ¿Qué información debe contener el formulario de postulación?.............................51 2.11. UNIDAD: SELECCIÓN DE PERSONAL .....................................................................52 2.11.1. ¿Cómo se define la selección? ................................................................................52
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2.11.2. ¿Cuál es su objetivo? ...............................................................................................52 2.11.3. ¿Cuáles son los principios de la selección? ............................................................52 2.11.4. ¿Cuáles son las etapas del proceso de selección? ................................................53 2.11.5. ¿Se pueden contratar empresas especializadas para efectuar procesos de reclutamiento y selección? ...................................................................................................57 2.11.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? .............................57 2.11.7.Estudio de casos- práctica ........................................................................................58 2.12. UNIDAD: INDUCCIÓN O INTEGRACIÓN ..................................................................58 2.12.1. ¿Cómo se define la inducción de personal?............................................................58 2.12.2. ¿Cuál es su objetivo? ...............................................................................................58 2.12.3. ¿Qué es el periodo de prueba? ...............................................................................59 2.12.5. ¿Cuál es la aplicabilidad del período de prueba por niveles?.................................59 2.12.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? .............................59 2.12.7. Estudio de casos- práctica .......................................................................................60 2.13. UNIDAD: EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN..........................................................60 2.13.1. ¿Cómo se define la evaluación de confirmación? ...................................................60 2.13.2. ¿Cuál es su objetivo? ...............................................................................................60 2.13.3. ¿Qué consideraciones se deben tener en la evaluación de confirmación?............61 2.13.4. ¿Qué es un interinato? .............................................................................................61 2.13.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? .............................62 2.13.6. Estudio de casos- práctica .......................................................................................62 III. PARTE : CARRERA ADMINISTRATIVA ........................................................................63 3.1. UNIDAD: ESTABLECIMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA ......................63 3.1.1. ¿Qué es la carrera administrativa? ............................................................................63 3.1.2. ¿Cuál es el objetivo de la carrera administrativa?.....................................................63 3.1.3. ¿Cuál es el alcance de la carrera administrativa?.....................................................63 3.1.4. ¿Cuáles son las excepciones del régimen de carrera administrativa? .....................63 3.1.5. ¿Cuáles son los requisitos para incorporación a la carrera? ....................................64 3.1.6. ¿Cuáles son las modalidades de incorporación a la carrera administrativa?...........64 IV. PARTE : RECURSOS.....................................................................................................65 4.1. UNIDAD: RECURSOS ADMINISTRATIVOS................................................................65 4.1.1. ¿Qué es un recurso administrativo? ..........................................................................65 4.1.2. ¿Cuáles son los medios para viabilizar un recurso administrativo? .........................65
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4.2. UNIDAD: RECURSO DE REVOCATORIA ...................................................................65 4.2.1. ¿Cuál es la procedencia del recurso de revocatoria? ...............................................65 4.2.2. ¿Cuál es el trámite del recurso de revocatoria? ........................................................65 4.2.3. ¿Cuál es el plazo de resolución? ..............................................................................66 4.2.4. ¿Cuáles son los efectos de la resolución? ................................................................67 4.3. UNIDAD: RECURSO JERÁRQUICO............................................................................67 4.3.1. ¿Cuál es la procedencia del recurso jerárquico? ......................................................67 4.3.2. ¿Cuál es el trámite del recurso jerárquico? ...............................................................67 4.3.3. ¿Cuál es el plazo de resolución? ...............................................................................67 4.3.4. ¿En qué consiste la audiencia ...................................................................................68 4.3.5. ¿Cuáles son los efectos de la resolución? ................................................................68 4.3.6. ¿Cuándo se agotará la vía administrativa? ...............................................................68 V. PARTE : RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PUBLICA .......................................69 5.1. UNIDAD: RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PÚBLICA Y DOTACIÓN DE PERSONAL ..........................................................................................................................69 5.1.1. ¿Qué es la responsabilidad por la función pública? ..................................................69 5.1.2. ¿Qué tipos de responsabilidad por la función pública existen? ................................69 5.1.3. ¿Cuál es la relación entre la responsabilidad por la función pública y dotación de personal? ..............................................................................................................................70
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LA DOTACIÓN DEL PERSONAL I. PARTE: MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVA DE LA DOTACIÓN DE PERSONAL 1.1. UNIDAD RECURSOS HUMANOS 1.1.1. ¿Por qué es importante el recurso humano en la Administración Pública? El recurso humano es importante en la Administración Pública, porque es el generador de ideas e iniciativas, que hace que funcione el aparato estatal, es quien define con precisión la visión, misión, objetivos y metas, así como políticas, planes y programas para una determinada gestión, con énfasis en las permanentes mejoras a través de la evaluación de su gestión, tomando decisiones de acuerdo al marco normativo y responsabilizándose por ellas. También se debe destacar su participación en la ejecución de políticas y programas a través de la supervisión, articulación y ejecución de procesos y procedimientos. 1.1.2. ¿Cómo se define el talento humano en el contexto de la Administración Pública? Las habilidades (competencias), destrezas y potencialidades, que distinguen al recurso humano como un ser vivo e inteligente capaz de generar y efectuar cambios, son las que se denominan “talento humano”, razón por la cual las tendencias actuales se centran en la Administración del Talento Humano. El servidor público es denominado recurso humano por ser considerado un elemento productivo en el accionar institucional, sin embargo el “capital intelectual” con el que cuenta hace que sus talentos y competencias se destaquen y se emplee la denominación de Administración del Talento Humano, sin perder de vista que la consideración de Administración del recurso humano es también aplicable al contexto institucional y posiblemente empleada con mayor frecuencia, razón por la cual se utilizará a lo largo del texto. 1.1.3. ¿Cómo se define la gestión del talento humano en la Administración Pública? La gestión del talento humano “es un área muy sensible a la mentalidad que predomina en las Organizaciones, es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de la Organización, la estructura organizacional, las características del contexto ambiental, la razón se ser de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra infinidad de variables importantes. En este contexto la gestión del talento humano define como socias de la Organización a las personas y no solamente como recursos.1” La gestión del talento humano también es aplicable en la Administración Pública porque los servidores públicos, considerados como “personas individuales, que 1
Chiavenato Idalberto, Gestión del Talento Humano Ed. Campus Ltda., Colombia 2004, pág.6
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independientemente de su jerarquía y calidad, prestan servicios en relación de dependencia a una entidad sometida al ámbito de aplicación de la Ley 2027”2, tienen talentos y habilidades y aportan con su conocimiento a la gestión pública. La habilidad del administrador público está en identificar esas potencialidades de su personal y aplicarlas para hacer una gestión más eficiente. Entre estas habilidades relacionadas a las tareas que realiza el funcionario público, se distingue la “actitud de servicio”, que determina la capacidad de servicio del funcionario público hacia el cliente interno y externo, lo que le da el denominativo de “servidor público.” Esta persona tiene el objetivo de brindar un servicio en la función pública, destacando su talento en el marco de las políticas y programas institucionales y de recursos humanos. 1.1.4. ¿Cómo están orientadas las políticas de recursos humanos? Las políticas de recursos humanos son guías para la acción, que orientan la ejecución de prácticas y procedimientos en la gestión de recursos humanos. Estas políticas dan el marco general para aplicar los sistemas de recursos humanos y su alineación con las estrategias y planes organizacionales. Entre las políticas que promueve la gestión de recursos humanos se encuentran las siguientes: • • • •
Incorporación de recursos humanos idóneos a las entidades, que desempeñen funciones de acuerdo a las expectativas institucionales. Retribución digna de los recursos humanos. Evaluación del desempeño que promueva un mejor rendimiento. Desarrollo profesional y personal a través de la capacitación continua.
La primera de estas políticas, es una guía que determina la importancia de la incorporación del recurso humano a la Administración Pública. 1.1.5. ¿Por qué es importante la incorporación del recurso humano a la Administración Pública? Es importante la incorporación del recurso humano a la Administración Pública porque a través de ella se brinda la oportunidad de ingreso a la persona que formará parte de la entidad, quien invierte la mayor parte del tiempo en aportar su trabajo, sus habilidades y destrezas en el logro de los objetivos institucionales de acuerdo a la programación operativa anual (POA) y el Plan Estratégico. De la misma forma la organización invierte tiempo, esfuerzo y recursos en el reclutamiento, selección, inducción y capacitación del nuevo servidor público.
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Estatuto del Funcionario Público, Ley No.2027, 27 de octubre 1999.
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1.1.6. ¿Cuáles son los requisitos organizacionales para incorporar recursos humanos a la Administración Pública? Se considera que las entidades públicas deben tener claramente definidos la misión, visión, políticas, objetivos, estructura organizacional, puestos y funciones, de esta manera se aplicarán con precisión los procesos de recursos humanos y la normativa que los reglamenta. Gráfico-1 Procesos de recursos humanos y normativa en la Organización ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS
MISION
*Descripción y análisis de puestos
VISION
*Reclutamiento y selección POLÍTICAS
*Orientación y motivación OBJETIVOS
*Evaluación del desempeño
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
*Remuneración
PUESTOS Y FUNCIONES
CPE
Ley 1178
*Capacitación y desarrollo EFP
NB-SAP
RCA
NCI
C. ETICA
Fuente: Elaboración propia con base en Chiavenato Idalberto Gestión del Talento Humano
En el gráfico-1 se puede observar la estructura de la organización y la interrelación que existe con los procesos de recursos humanos, en el marco de una cultura organizacional definida. El proceso de descripción y análisis de puestos responde a la estructura de puestos, funciones y perfiles de la entidad; el reclutamiento y selección cumple con esta estructura de puestos incorporando personal idóneo de acuerdo a los perfiles; la motivación logra que el personal se oriente a la misión que persigue la entidad, brindando su mayor potencial; la evaluación del desempeño se efectúa en función a cumplimiento de objetivos y resultados de cada uno de los puestos, verificando que el rendimiento sea el óptimo. La remuneración retribuye en función al aporte en el cumplimiento de los objetivos y la capacitación permite que el recurso humano adquiera conocimientos que optimicen su aporte laboral, mejoren su desempeño y logren su desarrollo en el ámbito organizacional.
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A su vez se brinda la información organizacional necesaria para que cada uno de los procesos de recursos humanos interactúe de manera coherente con la misión y visión que persigue la entidad. La base para ejecutar estos procesos en el ámbito de las entidades públicas son las normas que rigen en el sector y que se detallan a continuación: Constitución Política del Estado (CPE), Ley 1178, Estatuto del Funcionario Público (EFP), Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (NB-SAP), Reglamento de procedimiento de incorporación a la carrera administrativa (RCA), Normas Básicas de Control Interno (NBCI) y Código de Ética. 1.2. UNIDAD: CONTROL INTERNO 1.2.1. ¿Cómo está definido el control interno? “El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión, integrada a los procesos básicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos, de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la información financiera y de cumplimiento de las leyes, así como las iniciativas de la calidad establecidas”3 Asimismo se considera que el Control Interno es una herramienta útil para la gestión y su importancia está ligada a la incidencia que el mismo tiene sobre los resultados de la gestión. 1.2.2.¿Cuáles son los objetivos de control interno? Los objetivos de control interno son los siguientes:4 •
• • •
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Lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales, con eficiencia y economía, dentro de un marco de cumplimiento de las normas legales y su consistencia con objetivos, políticas y metas propuestas. Asegurar la rendición de cuentas, oportuna y transparente, por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos públicos. Proteger el patrimonio de la entidad, de irregularidades, fraudes y errores. Disponer de información útil, confiable y oportuna.
Guía para la Aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, CGR 2002. Fundamentos del Sistema de Control Gubernamental y Aspectos Conceptuales de Control Interno
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1.2.3.¿Cómo se relaciona el control interno con los objetivos institucionales? Las entidades públicas tienen objetivos que cumplir, alineados con la misión institucional, para lo cual aplican determinadas estrategias para alcanzarlos. Al respecto, de acuerdo a los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, el control interno coadyuva al logro de los objetivos institucionales, considerando la eficacia y eficiencia de las operaciones de las entidades. 1.2.4.¿Cómo se aplica el control interno en el sistema de administración de personal (SAP)? Las actividades de control se integran principalmente al: Reglamento Específico y, Manual de Puestos del Sistema de Administración de Personal (SAP). Los controles internos en todos los procesos descritos en la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal, están dados por el grado de cumplimiento o aplicación de los instrumentos que forman parte del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal (RE.SAP), Reglamento Interno de Personal (RIP) y Código de Ética. Esta es la forma más adecuada para llevar adelante el control interno previo bajo la responsabilidad de cada encargado de área y de la máxima autoridad ejecutiva. El control interno posterior efectuado por la unidad de auditoría interna, permite la verificación de la aplicación de procedimientos aprobados. Es importante destacar que el ambiente de control propicio para la aplicación del control interno debe tener como base una cultura organizacional que cohesione principios, valores y un enfoque de gestión orientado hacia la optimización de resultados, para lo cual se genera en los servidores públicos una conciencia de la importancia de los controles preventivos. Los controles deben considerar el concepto de calidad en los procedimientos inherentes a cada uno de los procesos, esto significa regirse a los procedimientos aprobados, verificando su calidad en las instancias que correspondan. 1.2.5.¿Qué herramienta coadyuva en el control interno del SAP? El análisis de los objetivos críticos de control (OCC) permite detectar riesgos que pueden afectar los objetivos de los procesos, por lo cual según la Guía de la CGR5, se han definido cinco OCC, a través de los cuales se pueden identificar los potenciales riesgos en los sistemas administrativos6 y sistemas operativos7, estos son: Autorización, Integridad, Exactitud, Oportunidad, Salvaguarda.
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Guía para la Aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental . CGR, 2002 p.99-100 6 Sistemas administrativos.-Se relacionan con cada una de las normas básicas emitidas por el órgano rector respectivo. (Guía CGR 2002) p. 99 7 Sistemas operativos.- Son propios de cada entidad y están integrados por todos los procesos que hayan sido diseñados para la prestación de servicios o la producción de bienes.(Guía CGR 2002) p. 99
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Autorización.- Los documentos ingresados a la entidad emitidos por los usuarios, proveedores u otros agentes externos, deben estar autorizados por él o los funcionarios correspondientes antes de su procesamiento respectivo. Integridad.-Todos los movimientos de bienes y todas las prestaciones y recepciones de servicios deben estar documentados. Exactitud.-La ejecución de las operaciones deben realizarse conforme al procedimiento aprobado. Oportunidad.-La ejecución de cada procedimiento debe ocupar un tiempo igual o inferior al establecido formalmente. Salvaguarda.-Los documentos recibidos y generados por la entidad deben tener medidas de seguridad adecuadas. La identificación de riesgos en los procesos de los subsistemas del SAP, permitirá efectuar mejores controles internos y definir con exactitud actividades de control en cada uno de los subsistemas y específicamente en los procesos de los subsistemas de dotación de personal. 1.3. UNIDAD: MARCO LEGAL 1.3.1. ¿Qué establece la Ley 1178 sobre el Sistema de Administración de Personal? La ley 1178 regula los sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública: Los sistemas que regula son: a) Para programar y organizar las actividades: Programación de Operaciones/ Organización Administrativa/Presupuesto. b) Para ejecutar las actividades programadas: Administración de Personal/ Administración de Bienes y Servicios /Tesorería y Crédito Público/ Contabilidad Integrada. En este marco “El Sistema de Administración de Personal (SAP), en procura de la eficiencia en la función pública, determinará los puestos de trabajo efectivamente necesarios, los requisitos y mecanismos para proveerlos, implantará regímenes de evaluación y retribución del trabajo, desarrollará las capacidades y aptitudes de los servidores y establecerá los procedimientos para el retiro de los mismos.8
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Ley 1178 20 de julio 1990, Art.9
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1.3.2. ¿Cuál es la finalidad de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal? Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (NB-SAP), son disposiciones que tienen por objeto “regular el Sistema de Administración de Personal y la Carrera Administrativa en el marco de la Constitución Política del Estado, Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales, Ley No. 2027 Estatuto del Funcionario Público y Decretos Reglamentarios correspondientes”9. 1.3.3. ¿Cuál es el objeto del Estatuto del Funcionario Público? El Estatuto del Funcionario Público se aprobó en cumplimiento del artículo 43 de la Constitución Política del Estado (CPE) que expresa lo siguiente: “Una Ley especial establecerá el Estatuto del Funcionario Público sobre la base del principio fundamental de que los funcionarios y empleados públicos son servidores exclusivos de los intereses de la colectividad y no de parcialidad o partido político alguno”10 En el marco de la Constitución Política del Estado, se crea el Estatuto del Funcionario Público con el objeto de “regular la relación del Estado con sus servidores públicos, garantizar el desarrollo de la carrera administrativa y asegurar la dignidad, transparencia, eficacia y vocación de servicio a la colectividad en el ejercicio de la función pública, así como la promoción en su eficiente desempeño y productividad”11 1.3.4. ¿Cuál es el objeto del Reglamento de incorporación a la carrera administrativa? El objeto del Reglamento de Incorporación a la carrera administrativa es “regular el proceso de incorporación de los servidores públicos a la carrera administrativa, normada en el Título III de la Ley 2027 del Estatuto del Funcionario Público, tanto de los aspirantes sujetos a Disposiciones Transitorias del artículo 70 del Estatuto, así como de aquellos sujetos a los procesos continuos de incorporación, que se lleven a cabo en cumplimiento del numeral II del artículo 36 del Decreto Supremo 25749”12. 1.3.5. ¿Cuál es la relación entre el Sistema de Administración de Personal y el Estatuto del Funcionario Público? El Estatuto del Funcionario Público establece que “la carrera administrativa se articula mediante el Sistema de Administración de Personal”13, aspecto que implica que para garantizar el desarrollo de la carrera administrativa, el instrumento operativo que viabiliza su ejecución es el Sistema de Administración de Personal, el cual está reglamentado por las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal.
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Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D.S. No.26115, Art. 1 Constitución Política del Estado, Art. 43 11 Estatuto del Funcionario Público Ley No.2027, Art. 2 12 Reglamento del Procedimiento de Incorporación a la Carrera Administrativa SSC-01/2002 28/01/02 13 Estatuto del Funcionario Público Ley No.2027, Art. 18 10
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1.3.6. ¿Cuál es la relación entre el Sistema de Administración de Personal (SAP), el Estatuto del Funcionario Público y el Reglamento de Incorporación a la Carrera Administrativa? El SAP regulado a través de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (NB-SAP) es el instrumento operativo para la aplicación de la carrera administrativa establecida en el Estatuto del Funcionario Público. Las NB-SAP definen procedimientos de incorporación del recurso humano a las entidades públicas a través de la aplicación del Subsistema de Dotación. Sin embargo al incorporar el recurso humano y haber cumplido éste el período de prueba, aún se encuentra en calidad de funcionario provisorio, el cual pasará a ser un funcionario de carrera con todos los derechos y obligaciones que implican, cuando se efectúe el trámite de incorporación a la carrera administrativa ante la Superintendencia del Servicio Civil, aplicando los procedimientos dispuestos en el Reglamento de Incorporación a la Carrera Administrativa.
Gráfico-2 Relación SAP-Estatuto del Funcionario Público Y Reglamento de Incorporación a la Carrera Administrativa
Sistema de Administración de Personal
Estatuto del Funcionario Público
CARRERA ADMINISTRATIVA Reglamento de incorporación a la carrera administrativa
Fuente: Elaboración propia con base en NB-SAP/EFP/RCA
El elemento común que relaciona el Sistema de Administración de Personal, Estatuto del Funcionario Público y Reglamento de Incorporación a la Carrera Administrativa es la Carrera Administrativa. II. PARTE: SUBSISTEMA DE DOTACIÓN 2.1. UNIDAD: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 2.1.1.¿Cómo está definido el Sistema de Administración de Personal?
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El Sistema de Administración de Personal (SAP) es el conjunto de normas, procesos y procedimientos sistemáticamente ordenados, que permiten la aplicación de las disposiciones en materia de administración pública de personal.14 2.1.2. ¿Cuáles son los componentes del Sistema de Administración de Personal (SAP)? El Sistema de Administración de Personal (SAP), se estructura con base en los siguientes Subsistemas:15 Dotación de Personal Evaluación del Desempeño Movilidad de Personal Capacitación Productiva Registro. Los subsistemas están interrelacionados, aplicándose el enfoque sistémico que nos dice que: “Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí que interactúan para lograr un objetivo”. De esta manera los subsistemas interactúan para que el SAP funcione y logre su objetivo. 2.2. UNIDAD: DOTACIÓN DE PERSONAL 2.2.1. ¿Cómo se define el subsistema de dotación de personal? El subsistema de dotación de personal según la NB-SAP es: “Un conjunto de procesos para dotar técnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas y justificadas cualitativa y cuantitativamente a partir de la Planificación de Personal, en concordancia con la Planificación Estratégica Institucional, la Programación Operativa Anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios requeridos”16 2.2.2. ¿Cuáles son los procesos del Subsistema de dotación? Los procesos del subsistema de dotación de personal son:17 Clasificación, valoración y remuneración de puestos. Cuantificación de la demanda de personal. Análisis de la oferta interna de personal. Formulación del plan de personal. Programación operativa anual individual. Reclutamiento y selección de personal. Inducción o integración. Evaluación de confirmación. 14
Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D.S. No.26115, Art. 7 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D.S. No.26115, Art. 8 16 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal, Art. 11 17 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal, Art. 12 15
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2.2.3. ¿Cómo se interrelaciona el subsistema de dotación con el sistema de Programación de Operaciones, Organización Administrativa y Presupuesto? Sistema de Programación de Operaciones.- Anualmente las entidades definen la demanda de personal (proceso del subsistema de dotación de personal), determinando los requerimientos de personal de forma cuantitativa y cualitativa en la programación operativa anual, lo cual establece la relación directa entre el Sistema de Programación de Operaciones (SPO) y el subsistema de dotación de personal. Sistema de Organización Administrativa.- El sistema de organización administrativa permite identificar unidades organizacionales de una entidad, su jerarquía y competencias, estableciendo procesos que sirven de base para la programación de puestos, contratación y asignación de funciones, de esta manera se establece el vínculo entre el Sistema de Organización Administrativa (SOA) y el Subsistema de Dotación de Personal, en el momento en que se asignan funciones y competencias a los puestos definidos en la estructura y a través del proceso de programación de operaciones anual individual (POAI). Sistema de Presupuesto.- El sistema de presupuesto prevé montos y fuentes de recursos financieros, de acuerdo a la política salarial del Estado, leyes sociales y políticas institucionales, con base en los cuales se define la remuneración del personal y la ejecución de los programas de capacitación. De esta manera el vínculo entre el sistema de presupuesto y el subsistema de dotación se establecerá cuando se defina el nivel salarial (remuneración) de cada uno de los puestos. Gráfico-3 Interrelación Subsistema de Dotación SPO-SOA-S.Presupuesto CUANTIFICACIÓN DE DEMANDA
Subsistema de Dotación de Personal
SPO
SOA PUESTOS
REMUNERACIÓN
S. Presu puesto
Fuente: Elaboración propia con base en NB-SAP
En el gráfico-3 se puede observar que la interrelación entre el subsistema de dotación y el SPO, se realiza a través de la cuantificación de la demanda de personal; entre el subsistema de dotación y el SOA a través de la estructura de puestos y entre el subsistema de dotación y Presupuestos a través de la Remuneración.
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2.2.4. ¿Cómo se interrelaciona el Subsistema de dotación con los demás Subsistemas del SAP? El subsistema de dotación se interrelaciona con los demás subsistemas del SAP de manera que la información que emite sirve de insumo para algunos y también recibe información de otros. Esta interrelación permite que los subsistemas actúen de forma coordinada, generando resultados que permitan el cumplimiento de sus objetivos. La interrelación gráfica de los subsistemas es la siguiente: Gráfico-4 Interrelación entre subsistemas del SAP Subsistema de Movilidad de Personal
Subsistema de Dotación de Personal
Subsistema de Registro
Subsistema de Capacitación
Subsistema de Evaluación del desempeño Personal
Fuente: Elaboración propia con base en NB-SAP
Subsistema de dotación de personal.- es el que incorpora el recurso humano a la entidad, generando información que debe mantenerse actualizada en el inventario de recursos humanos (IRH) del subsistema de registro. A su vez el subsistema de registro puede proporcionar información del personal al subsistema de dotación en caso de procesos de reclutamiento y selección a través de convocatorias internas. Subsistema de registro.- almacena la información emitida por el subsistema de dotación de personal y genera reportes del personal de acuerdo a requerimiento de las áreas. Subsistema de evaluación del desempeño.- recibe información del personal, que emite el subsistema de registro, específicamente datos de antigüedad en la entidad, áreas o unidades organizacionales donde desempeña funciones, el puesto y nivel asignado. El subsistema de evaluación del desempeño genera información del desempeño del personal que sirve como insumo al subsistema de registro para alimentar el IRH y al mismo tiempo al subsistema de dotación, cuando se necesita la información del desempeño del personal como factor de evaluación en procesos de reclutamiento y selección por convocatoria interna.
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Subsistema de capacitación productiva.- recibe información del subsistema de evaluación del desempeño, referente a las necesidades de capacitación de acuerdo a los resultados de la evaluación del desempeño. A su vez emite los reportes correspondientes como insumo al subsistema de movilidad funcionaria dando a conocer el nivel de capacitación especializada del servidor público en caso de promociones y al subsistema de registro para almacenar la información en el IRH. Subsistema de movilidad de personal.- recibe información del subsistema de capacitación referente a los resultados de la capacitación recibida por los funcionarios, así también recibe información del subsistema de dotación de personal para hacer efectivo el movimiento en caso de tratarse de promociones. Este subsistema a su vez genera información que debe alimentar el IRH del subsistema de registro. 2.3. UNIDAD: CLASIFICACIÓN DE PUESTOS 2.3.1. ¿Cuál es la diferencia entre cargo y puesto? Cargo.- Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades, grupo de puestos a los que corresponden los mismos deberes, destrezas, conocimientos y responsabilidades.18 Puesto.- Serie de tareas que realiza individualmente un solo trabajador.19 Es importante considerar las diferencias conceptuales entre cargo y puesto, sin embargo a efectos del presente texto, ambos términos serán utilizados indistintamente. 2.3.2. ¿Cómo se define la clasificación de puestos? La clasificación de puestos es“el ordenamiento de los puestos, considerando su jerarquía dentro de la estructura organizacional de la entidad”20. 2.3.3. ¿Cuáles son los objetivos? Los objetivos de la clasificación de puestos son los siguientes: Servir como herramienta para el saneamiento de la estructura de puestos de cada entidad, creando siempre que sea posible el menor número de niveles de puestos. Efectuar un ordenamiento de los puestos, clasificándolos en categorías con el propósito de lograr una mejor administración del clasificador de puestos de acuerdo a su jerarquía y funciones.
18
Rosello Luis,”Diccionario de Administración de Personal, Ed. Universitas de Valparaíso, Santiago Chile, 1977 Pág.30 Rosello Luis,”Diccionario de Administración de Personal, Ed. Universitas de Valparaíso, Santiago Chile, 1977 Pág.98 20 Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 13 parágrafo I 19
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2.3.4.. ¿Cuáles son las categorías de los puestos? Las categorías de los puestos de acuerdo a la NB-SAP son las siguientes: Superior.- Considera los puestos que se encuentran en la cúspide de la entidad y son los responsables de su conducción. En esta categoría se encuentran el primer y segundo nivel de puestos de la entidad, definidos como funcionarios electos y designados, señalados en el Estatuto del Funcionario Público (EFP)21. 1ER. NIVEL 2DO. NIVEL
Categoría superior
Funcionarios electos.- Son aquellas personas cuya función pública se origina en un proceso eleccionario previsto por la Constitución Política del Estado. Estos funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera Administrativa y Régimen Laboral del EFP. Funcionarios designados.- Son aquellas personas cuya función pública emerge de un nombramiento a cargo público, conforme a la Constitución Política del Estado, disposición legal o Sistema de Organización Administrativa aplicable. Estos funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera Administrativa del EFP. Ejecutivo.- Considera puestos cabeza de áreas y unidades organizacionales dependientes de puestos superiores. Esta categoría está conformada por el tercer y cuarto nivel de puestos de la entidad. En el tercer nivel se encuentran los funcionarios de libre nombramiento y el cuarto nivel corresponde al máximo nivel de carrera22.
3ER. NIVEL 4TO. NIVEL
Categoría ejecutiva
Funcionarios de libre nombramiento.- Son aquellas personas que realizan funciones administrativas de confianza y asesoramiento técnico especializado para los funcionarios electos o designados. Estos funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera Administrativa del EFP.
21 22
Estatuto del Funcionario Público, Ley No. 2027, Art. 5 Ibidem
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Operativo.- Considera los puestos que desarrollan funciones especializadas, dependiendo de los puestos superiores o ejecutivos. Está conformada desde el 5to.al 8vo. nivel de puestos de la entidad. Esta categoría comprende los puestos de carrera administrativa, tomando en cuenta los niveles de profesional, técnico administrativo, auxiliar y de servicios.
Categoría operativa 5TO. NIVEL 6TO. NIVEL 7MO NIVEL 8VO NIVEL
Funcionarios de carrera.- Son aquellas personas que forma parte de la Administración Pública, cuya incorporación y permanencia se ajusta a las disposiciones de la Carrera Administrativa que se establecen en el EFP. En cada categoría los puestos se agruparán en niveles (clases), conformados por puestos de naturaleza similar, diferenciados por el grado de complejidad de las actividades asignadas. La especificación de niveles propuestos, del 4º nivel hacia abajo es la siguiente23: 4º. Nivel 5º. Nivel 6º. Nivel 7º. Nivel 8º. Nivel
Jefe profesional técnico-administrativo auxiliar servicios
2.3.5. ¿Qué información considera el clasificador de puestos? El clasificador de puestos debe considerar la información que permita a la entidad administrarlos de acuerdo a los criterios de la norma, considerando su categoría y nivel, pudiendo considerarse también su codificación y frecuencia. CUADRO-1 CLASIFICADOR DE PUESTOS CODIGO DE CATEGORIA
CODIGO DE PUESTO
CATEGORÍA
NIVEL
FRECUENCIA
2º. Nivel
1
Superior S-1
D1
Director General
S-2 Ejecutiva
23
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 19
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20
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CODIGO DE CATEGORIA
CODIGO DE PUESTO
CENCAP
CATEGORÍA
NIVEL
FRECUENCIA
E-1
O1
Jefe de Desarrollo
4º. Nivel
1
E-2
ADM1
Jefe de Administración
4º Nivel
1
Operativa O-1
ADM2
Profesional Administrativo
5º Nivel
2
O-1
O2
Profesional de Desarrollo
5º Nivel
2
O-2
ADM3
Auxiliar de activos fijos
6º.Nivel
2
O-3
ADM4
Secretaria
7º.Nivel
3
O4
ADM5
Mensajero
8º.Nivel
2
TOTAL
14
Fuente: Elaboración propia con base a NB-SAP
El clasificador especifica el código de la categoría, el código del puesto y la frecuencia, los cuales corresponden al criterio del administrador de los puestos y son optativos. La descripción de la categoría y nivel se especifican por puesto de acuerdo a los lineamientos de la norma. 2.4. UNIDAD:VALORACIÓN DE PUESTOS 2.4.1. ¿Cómo se define la valoración de puestos? “La valoración o evaluación de puestos busca establecer el valor interno relativo de cada puesto en la Entidad, e indicar las diferencias esenciales entre los puestos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.”24 “La valoración de puestos determina el alcance, importancia y conveniencia de cada puesto de la entidad, asignándole una remuneración justa vinculada al mercado laboral nacional, a la disponibilidad de recursos y a las políticas presupuestarias del Estado”25. Por lo tanto la valoración permite apreciar las características, funciones, requisitos e importancia del puesto en la estructura de la Organización y establecer un valor monetario equitativo.
24 25
Chiavenato Idalberto, Gestión del Talento Humano Ed. Campus Ltda., Colombia 2004, pág.240 Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 13 parágrafo II
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2.4.2. ¿Cuál es su objetivo? La valoración de puestos tiene como objetivo “dar el valor correcto a cada puesto en la estructura, en relación a los demás, para la asignación de una remuneración justa y equitativa.” 2.4.3. ¿Cuáles son los métodos de valoración de puestos aplicables? El método más conocido y aplicable para efectuar una valoración de puestos es el método de evaluación por puntos. Método de evaluación por puntos.-Es una técnica analítica-numérica que permite la comparación entre puestos a través de factores de evaluación, a los que se asigna puntos, las etapas que considera este método son las siguientes:26 Gráfico-5 Etapas del método de valoración de puestos por puntos PPrroocceessoo EEnnttrraaaddaass
eE Descripción y análisis de puestos
Elección de factores de evaluación Definición de factores Gradación de factores
S Saalliid daass
Valoración de puestos
Ponderación de factores Asignación de puntos a grados de factores
Fuente: Elaboración propia con base en “Chiavenato Idalberto, Gestión del Talento Humano”
• Elaboración y/o actualización de la descripción y análisis de puestos.- Es el insumo para la valoración de puestos, la información que proporciona es la referida a requisitos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades y condiciones de trabajo que exige el puesto. • Elección de los factores de evaluación.- Los grupos de factores a su vez se desagregan en factores específicos para ser evaluados. Los factores elegidos
26
Chiavenato Idalberto, Gestión del Talento Humano Ed. Campus Ltda., Colombia 2004, pág. 246-248
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deben tener dos características: universalidad (deben estar presentes en todos los puestos) y variabilidad (presentar diversos valores en cada puesto). • Definición de los factores de evaluación.- Se efectúa la descripción de los factores de evaluación, cada uno de los cuales debe tener un significado preciso para servir como instrumento exacto de medida de los puestos. • Asignación de grados a los factores de evaluación.-Cada factor de evaluación considera los grados de variación (de cuatro a seis), que son aplicados a cada puesto en función a las exigencias de cada uno de ellos. • Ponderación de los factores de evaluación.- Ponderar significa atribuir la importancia relativa por puesto de cada uno de los factores en el proceso de evaluación. • Asignación de puntos a los grados de los factores de evaluación.- Con la ponderación de los factores de evaluación como base, se estructura la escala de puntos de cada factor. El método descrito permite establecer el valor de cada puesto en la estructura salarial de la entidad, para efectuar una asignación salarial más justa y equitativa. 2.4.4. ¿Cómo se aplica la metodología de valoración de puestos? La aplicación de la metodología de valoración de puestos, considera las etapas descritas precedentemente, las cuales serán explicadas en detalle con un ejemplo concreto. A. Elección de los factores de evaluación.Los grupos de factores de evaluación que se deben considerar en una valoración de puestos son: Requisitos intelectuales-competencias, requisitos físicos, responsabilidades y condiciones de trabajo. En cada uno de los grupos se definen los siguientes factores de evaluación, los cuales no son limitativos y podrían ampliarse o modificarse de acuerdo a las políticas de recursos humanos. CUADRO-2 ELECCIÓN DE FACTORES DE EVALUACIÓN GRUPO DE FACTORES DE EVALUACIÓN REQUISITOS INTELECTUALES-COMPETENCIAS
FACTORES DE EVALUACIÓN FORMACIÓN EXPERIENCIA COMPETENCIAS O FACTORES
REQUISITOS FÍSICOS
ESFUERZO FÍSICO
RESPONSABILIDADES
SUPERVISIÓN
CONDICIONES DE TRABAJO
AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO
CONCENTRACIÓN EQUIPO O MATERIAL RIESGOS DE ACCIDENTES
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B. Definición de los factores de evaluación.Se efectúa la descripción de los factores de evaluación, delimitándola en función al ámbito de aplicación que se les espera asignar de acuerdo a políticas de recursos humanos y disposiciones del Comité evaluador. CUADRO-3 DEFINICIÓN DE FACTORES DE EVALUACIÓN GRUPO DE FACTORES DE EVALUACIÓN
FACTORES DE EVALUACIÓN
DESCRIPCIÓN GENÉRICA
REQUISITOS INTELECTUALESCOMPETENCIAS
Formación
Descripción del grado o nivel de estudios que requiere cada puesto que posea su ocupante.
Experiencia laboral
Descripción del nivel de experiencia laboral que requiere cada puesto.
Competencias o factores
Descripción de las competencias o factores que requiere cada puesto, de acuerdo a los siguientes conceptos: Competencia.-según Spencer y Spencer27competencia es una característica subyacente en un individuo que está causalmente relacionada a un estándar de efectividad y/o a una performance superior en un trabajo o situación. Factor.-Según Chiavenato28, los factores de evaluación constituyen comportamientos y actitudes seleccionados y valorados por la Organización. Por lo tanto ambos conceptos serán considerados como sinónimos a efectos del presente documento.
REQUISITOS FÍSICOS
RESPONSABILIDADES
CONDICIONES DE TRABAJO
Esfuerzo físico
Grado de esfuerzo físico que se requiere que el ocupante del puesto posea en el desarrollo de sus tareas.
Concentración
Grado de concentración o abstracción para resolver problemas relacionados al puesto.
Supervisión
Supervisión de personal a su cargo, la responsabilidad será mayor dependiendo del número de dependientes bajo su mando.
Equipo o material
Asignación de custodia o administración de equipo o material valioso.
Ambiente físico de trabajo
Características del ambiente físico, condiciones de iluminación, ventilación entre otras.
Riesgos de accidentes
Potenciales accidentes por naturaleza del trabajo o por el ambiente físico de trabajo.
C. Asignación de grados a los factores de evaluación.27 28
Véase Alles Martha: Gestión por Competencias el Diccionario, Ed. Granica 2003, Pág. 20 Chiavenato Idalberto “Gestión del Talento Humano , Colombia 2004 Pág. 2005, Pág. 205.
La Dotación de Personal
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A cada factor se le asigna grados de evaluación de acuerdo a niveles de exigencia. En este caso solamente se tomará para ejemplificar dos factores, en una valoración real esta determinación de grados se efectuará para cada uno de los factores de evaluación.
CUADRO-4 DESCRIPCIÓN DE GRADOS Y ASIGNACIÓN DE PUNTOS POR FACTOR FACTOR: FORMACIÓN GRADO
DESCRIPCIÓN
PUNTOS
A
El puesto, requiere que el ocupante tenga estudios de nivel primario (1º básico a 6º).
15
B
El puesto requiere que el ocupante tenga estudios escolares acreditando el bachillerato.
30
C
El puesto requiere que el ocupante posea estudios académicos, acreditando el egreso.
45
D
El puesto requiere que el ocupante posea estudios académicos, acreditando la licenciatura.
60
E
El puesto requiere que el ocupante posea estudios a nivel licenciatura y postgrado, acreditado con la correspondiente certificación.
75
F
El puesto requiere que el ocupante posea estudios a nivel maestría, acreditada con la correspondiente certificación.
90
FACTOR: EXPERIENCIA LABORAL GRADO
DESCRIPCIÓN
PUNTOS
A
El puesto, requiere que el ocupante tenga experiencia laboral menor a 6 meses.
10
B
El puesto requiere que el ocupante tenga experiencia laboral de 6 meses hasta 2 años.
30
C
El puesto requiere que el ocupante tenga experiencia laboral mayor a 2 años hasta 4 años.
50
D
El puesto requiere que el ocupante tenga experiencia laboral mayor a 4 años hasta 6 años.
70
E
El puesto requiere que el ocupante posea experiencia laboral mayor a 6 años
90
D. Ponderación de los factores de evaluación.Se efectúa la asignación porcentual para ponderar cada uno de los factores de evaluación, que tendrán un peso relativo en comparación con los demás puestos, el cual debe totalizar el 100%. La Dotación de Personal
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CUADRO-5 PONDERACIÓN DE LOS FACTORES DE EVALUACIÓN POR PUESTO
FACTORES/ PUESTOS
Formación
Experiencia Laboral
%
%
Competencias o factores %
Esfuerzo físico %
Concentración
Supervisión %
Responsabilidad por Equipo o Material %
%
Director General
30
40
30
Jefe de Administración
30
30
20
Profesional de Administración
40
25
20
10
5
Auxiliar de activos fijos
10
20
20
20
5
25
Secretaria
20
25
20
10
5
10
Mensajero
10
20
15
20
5
Ambiente físico de trabajo %
Riesgos de Accidentes %
100 10
10
100 100 100 10
100 20
100
E. Asignación de puntos a los grados de los factores de evaluación.A cada uno de los grados de los factores de evaluación se le asigna un peso en puntos, de acuerdo a la descripción de grados realizada, el peso asignado se presenta de la siguiente forma: CUADRO-6 ASIGNACIÓN DE PUNTOS A LOS FACTORES DE EVALUACIÓN SEGÚN GRADOS GRUPOS DE FACTORES REQUISITOS INTELECTUALES
REQUISITOS FÍSICOS
RESPONSABILIDADES
CONDICIONES DE TRABAJO
La Dotación de Personal
TOTAL %
FACTORES DE EVALUACIÓN
A
B
C
GRADOS D
E
F
FORMACIÓN
15
30
45
60
75
90
EXPERIENCIA LABORAL
10
30
50
70
90
COMPETENCIAS
25
50
75
100
125
ESFUERZO FÍSICO
5
10
15
20
25
CONCENTRACIÓN
10
20
30
40
50
SUPERVISIÓN
15
30
45
60
75
EQUIPO O MATERIAL
5
10
15
20
25
AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO
10
15
20
25
30
RIESGOS DE ACCIDENTES
10
20
30
40
50
26
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La asignación de puntos se aplica a cada uno de los puestos en función a las exigencias o requisitos de cada uno de ellos, por ejemplo en el caso del Jefe de Administración, en formación se le asigna 75 puntos equivalente al grado E, porque es el nivel de formación que exige licenciatura y postgrado, aplicable a este puesto según el correspondiente perfil. De la misma forma a experiencia laboral se le asigna 90 puntos porque es el nivel máximo requerido para el puesto. Por último competencias, concentración y supervisión, tienen un puntaje asignado de acuerdo a las especificaciones del perfil del puesto. CUADRO-7 ASIGNACIÓN DE PUNTOS A LOS FACTORES DE EVALUACIÓN POR PUESTO FACTORES/ PUESTOS
Formación
Experiencia Laboral
Competencias o factores
Esfuerzo físico
Concentración
Supervisión
E=50
E=75
Equipo o Material
Director General
F=90
E=90
E=125
Jefe de Administración
E=75
E=90
D=100
Profesional de Administración
D=60
D=70
C=75
A=5
D=40
Auxiliar de activos fijos
C=45
C=50
B=50
C=15
C=30
E=25
Secretaria
B=30
C=50
B=50
B=10
C=30
C=15
Mensajero
B=30
A=10
A=25
E=25
B=20
Ambiente físico de trabajo
Riesgos de Accidentes
B=15 E=40
F. Puntos ponderados.- Una vez definidos grados, puntos y ponderaciones se consolida la información en una matriz y se establece la valoración total en puntos, multiplicándose la ponderación de cada factor por los puntos asignados según grados. Posteriormente a cada puesto y nivel se le asigna el valor salarial actual. El cálculo se ejemplifica de la siguiente manera: CUADRO-8 CÁLCULO DE CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS (EJEMPLO) Factores/ Puestos
Formación
Experiencia Laboral
Competencias
Concentración
Jefe de Administración
(0,3 x 75)
(0,3 x 90)
(0,2x100)
(0,1x50)
Resultado del producto
22,5
27
20
5
Supervisión (0,10x75)
Puntos ponderados
Nivel salarial actual Bs.
7,5
82
5.000
La consolidación de resultados de todos los puestos y la gráfica correspondiente se presentan a continuación. La Dotación de Personal
27
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CUADRO-9 CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS Puestos
Puntos ponderados
Nivel salarial actual Bs.
Director General
100,50
10.000
Jefe de Administración
82,00
5.000
10.000
Profesional de administración
60,75
4.000
8.000
Auxiliar de activos fijos
37,75
3.000
6.000
Secretaria
35,75
2.500
4.000
Mensajero
14,75
2.500
Relación niveles salariales-puntos obtenidos por valoración 12.000
10.000
4.500
2.500
5.000
3.000
2.500
2.000
0 14,75
35,75
37,75
60,75
Punt o s
82,00
100,50
Esta relación permite establecer la tendencia actual de la curva salarial, la cual podrá ser ajustada a alguna de las siguientes funciones de mínimos cuadrados:
Recta salarial: y=a+bx Curva salarial: y=a+bx+x2 De acuerdo al grado de correlación que presenten sus datos con el respectivo cálculo del coeficiente de correlación. Mientras el coeficiente de correlación sea más próximo a 1, el ajuste de los datos debe adoptar esta función. Ajuste a la recta salarial Para simplificar el modelo de valoración de puestos se efectuó un ajuste a la función lineal y=a+bx. El cálculo se efectuó considerando las ecuaciones normales correspondientes a la función lineal:
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28
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Eyi= na + bExi 2 Exiyi=aExi+bExi E=sumatoria
De la resolución de ecuaciones se obtuvieron a y b, el resultado fue el siguiente a=47,98 y b=80,29, reemplazándolos en y=a+bx, la función obtenida es: y=47,98+80,29x
Reemplazando las x (puntos ponderados) en la nueva función se obtienen los siguientes niveles salariales ajustados: CUADRO-10 CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS CON DATOS AJUSTADOS Puntos ponderados
Nivel salarial ajustado Bs.
Director General
100,50
8.117,13
Jefe de Administración
82,00
6.631,76
Profesional administrativo
60,75
4.925,60
Auxiliar de activos fijos
37,75
Secretaria
35,75
2.918,35
Mensajero
14,75
1.232,26
3.078,93
Relación niveles salariales ajustados -puntos obtenidos por valoración 9.000,00
Nivel salarial actual Bs.
Puestos
8.117,13
8.000,00 7.000,00
6.631,76
6.000,00 4.925,60
5.000,00 4.000,00 2.918,35
3.000,00
3.078,93
2.000,00 1.000,00
1.232,26
0,00 14,75
35,75
37,75
60,75
Puntos
82,00
100,50
2.4.5. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas del método por puntos? Algunas ventajas del método por puntos son las siguientes: • •
Es un método completo y analítico, aplicable a las entidades públicas o privadas. Es un método práctico que permite una muy buena aproximación a plantear una valoración real.
Entre las desventajas se puede mencionar la siguiente: •
La Dotación de Personal
Es un método que exige un elevado nivel de detalle.
29
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2.5. UNIDAD: REMUNERACIÓN DE PUESTOS 2.5.1. ¿Cómo se define la remuneración? “La remuneración es la retribución monetaria al trabajo efectuado por el servidor público”. La remuneración será fijada en función a la valoración del puesto. La información sobre remuneraciones utilizará como instrumentos básicos: La escala salarial y la planilla presupuestaria aprobadas por la entidad29. 2.5.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de la remuneración de puestos es retribuir de manera justa y equitativa el desempeño laboral de los funcionarios. 2.5.3. ¿Qué es la escala salarial? La escala salarial es un documento que básicamente contiene la siguiente información30 Categoría, clase, nivel salarial, descripción del cargo o puesto de trabajo, número de casos por nivel (No. de ítemes), grados de remuneración (si los hubieran), sueldo mensual, costo mensual, firma del responsable. El ejemplo se una escala salarial se presenta a continuación: CUADRO-11 ESCALA SALARIAL EJEMPLO Categoría
Clase
Nivel salarial
Denominación del cargo o puesto
No. de ítemes
Sueldo mensual Bs.
Costo mensual Bs.
Superior
Nivel 2
1
Gerente General
1
8.100
8.100
Ejecutivo
Nivel 4
2
Jefe de Administración
1
6.600
6.600
Operativo
Nivel 5
3
Profesional de Administración
2
4.900
9.800
Operativo
Nivel 6
4
Auxiliar de activos fijos
2
3.000
6.000
Operativo
Nivel 7
5
Secretaria
3
2.900
8.700
Operativo
Nivel 8
6
Mensajero
2
1.200
2.400
La descripción de cada uno de los componentes de la escala salarial, se presenta a continuación:31 Categoría.-Ordenamiento jerárquico de la estructura organizacional, conformada según lo establecido en el artículo 13º.numeral I, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal.32 29
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 13 parágrafo III
30
Resolución Ministerial N .159 del Ministerio de Hacienda 2005 Ibidem
31
o
La Dotación de Personal
30
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Clase.-Es la clasificación de puestos, según lo establecido en el artículo 12º, capítulo I, del Reglamento al Estatuto del Funcionario Público.33 Nivel salarial.-Corresponde a la clasificación y jerarquía de puestos, establecida según la valoración y responsabilidad del puesto. Denominación del cargo o puesto.-Corresponde al nombre del puesto de trabajo o de los puestos de trabajo que por su valoración se agrupan en un determinado rango y nivel salarial, mismo que debe ser ordenado por jerarquía. Número de Itemes.-Es el número de puestos de trabajo permanentes (ítemes), con los que cuenta la entidad, para cada rango y nivel salarial. Sueldo mensual-Es la remuneración básica total mensual del puesto de trabajo. Costo mensual.-Obtenido al multiplicar la frecuencia por la remuneración básica del máximo rango de cada nivel salarial Grados de remuneración.-Diversos valores de remuneración clasificados de menor a mayor, dentro de un mismo nivel salarial 34. 2.5.4. ¿Qué es la planilla presupuestaria? La planilla presupuestaria es un documento que refleja la estructura de puestos emergente del POA y describe todos los puestos de la entidad de forma correlativa (por áreas), identificando el respectivo ítem, la denominación del puesto y el nivel salarial (haber básico mensual). 2.5.5. ¿Cuál es la interrelación entre clasificación, valoración y remuneración de puestos? La clasificación de puestos ordena los puestos de acuerdo a las categorías, la valoración de puestos determina el alcance, importancia y conveniencia de cada puesto dentro de las categorías, según la evaluación de factores y la remuneración traduce este análisis en un valor monetario acorde a la escala salarial. 2.5.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Se pueden aplicar algunas herramientas que permitan ejercer un mejor control interno, en este sentido se considera el concepto “matriz: insumo-proceso-resultado”, descrita de la siguiente manera:
32
Véase punto 2.3.4. del presente texto. Véase punto 2.3.4. del presente texto. 34 Se pueden considerar diversos valores de remuneración en cada nivel salarial, sin embargo en el ejemplo no se consideró este caso, por lo cual el sueldo mensual no tiene grados de remuneración. 33
La Dotación de Personal
31
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MATRIZ -1 CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y REMUNERACIÓN DE PUESTOS PROCESO: CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y REMUNERACIÓN DE PUESTOS SUBPROCESO: CLASIFICACIÓN DE PUESTOS Insumo Puestos
Proceso Clasificación de acuerdo a categorías y niveles
Resultado Puestos clasificados
SUBPROCESO: VALORACIÓN DE PUESTOS Insumo Puestos clasificados
Proceso Valoración de puestos de acuerdo a factores
Resultado Puestos valorados
SUBPROCESO: REMUNERACIÓN Insumo Puestos valorados
Proceso Asignación salarial
Resultado Remuneración asignada
Los controles se deben efectuar en los resultados de los subprocesos, verificando su calidad, para lo cual el resultado debe reflejarse en un documento escrito. La verificación debe realizarla el inmediato superior y el desarrollo de cada subproceso en lo posible debe ser realizado por profesionales distintos de la Unidad que puedan evaluar el insumo para el nuevo proceso.
Es importante destacar la importancia de la verificación de estos resultados, considerando los objetivos críticos de control OCC, para garantizar que sean insumos adecuados en los siguientes subprocesos. 2.5.7. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-1, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”.
La Dotación de Personal
32
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CENCAP
2.6. UNIDAD: CUANTIFICACION DE LA DEMANDA DE PERSONAL 2.6.1. ¿Cómo se define la cuantificación de la demanda? La cuantificación de la demanda de personal consiste en prever y planificar en cantidad y calidad, el personal que requiere cada entidad para ser asignado a cada puesto de trabajo necesario.35 Debiendo acompañar la planificación estratégica y la planificación operativa de corto plazo (anual). 2.6.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de la demanda de personal consiste en: Determinar con precisión la cantidad y requisitos del personal que será necesario incorporar para que coadyuve en el cumplimiento de los objetivos anuales y a largo plazo de la entidad. 2.6.3. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación? La demanda de personal podrá ser determinada en dos escenarios: • •
A corto plazo .- Para la planificación operativa anual. A largo plazo.- Para la planificación estratégica.
Cuantificación de la demanda de personal a largo plazo La cuantificación de la demanda de personal a largo plazo, permite identificar las necesidades de personal para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la planificación estratégica, para el establecimiento y gestión de planes de carrera, de acuerdo a los siguientes lineamientos: 36 a) Sistema de Organización Administrativa.- Debe proveer la estructura organizativa, relativa a los procesos básicos, tecnología y características. b) Carga de trabajo.-Se efectúa el análisis y determinación de la carga de trabajo por puesto, identificando el proceso básico en la unidad organizacional más pequeña. Se identifica el área, departamento, unidad y dentro de la unidad el proceso principal, una vez identificado este proceso se efectúa el análisis de carga de trabajo para la gestión siguiente. Estableciéndose en la columna de observaciones en que cantidad se incrementarán los recursos humanos si se considera necesario
35 36
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 14 Ibidem
La Dotación de Personal
33
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CUADRO-12 ANÁLISIS DE CARGA DE TRABAJO POR PROCESO AREAS
DEPARTAMENTOS
UNIDADES
PROCESOS BÁSICOS
CARGA DE TRABAJO Gestión 2006
A1 ADMINISTRACIÓN
Recursos Materiales
Bienes y servicios
Adquisición de bienes y servicios
200 solicitudes
Gestión 2007 300 solicitudes
c/funcionario hace 100 solicitudes anuales-existen 2 funcionarios. Activos fijos
Administración de activos fijos
100
125
c/ funcionario administra 25 activos fijos – existen 4 funcionarios. Recursos Humanos
Reclutamiento y selección
Reclutamiento y selección de personal
100 procesos
OBSERVACIONES
110 procesos
Se requiere la contratación de 1 funcionario más, para la próxima gestión. Se requiere la contratación de 1 funcionario más para la próxima gestión. La carga de trabajo será mayor.
c/ funcionario hace 50 procesos – existen 2 funcionarios Evaluación del desempeño
Evaluación del desempeño
200 funcionarios
210 funcionarios
c/ funcionario hace 200 evaluaciones – existe 1 funcionario Capacitación
Capacitación del personal
200 funcionarios
210 funcionarios
c/ funcionario hace 200 evaluaciones – existe 1 funcionario TOTAL PUESTOS A SER CREADOS EN LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
La carga de trabajo será mayor. La carga de trabajo será mayor.
2 puestos, 1 para bienes y servicios y otro para activos fijos
c) Análisis de los procesos básicos.- El procedimiento de cuantificación de la demanda debe efectuar el análisis de los procesos básicos de las diferentes áreas de la entidad, que permita determinar los puestos de trabajo efectivamente requeridos. El procedimiento es el descrito en el punto precedente, identificando primero el área, departamento, unidad y en la unidad el proceso principal; de acuerdo a esta identificación se definirán el número de puestos adicionales requeridos, especificando código y denominación del puesto estructural, se especificará si el perfil se basa en el POAI o es necesaria la elaboración de un nuevo POAI, en la justificación se especifica la razón del requerimiento, que puede ser consecuencia de un incremento en la carga de trabajo.
La Dotación de Personal
34
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CUADRO-13 DETERMINACIÓN DE PROCESOS BÁSICOS AREAS
A1 ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTOS
Recursos Materiales
Recursos Humanos
UNIDADES
PROCESOS BÁSICOS
No. DE PUESTOS ADICIONALES REQUERIDOS
PERFIL (REQUERIMIENTOS)
JUSTIFICACIÓN
Bienes y servicios
Adquisición de bienes y servicios
1 ADM10 Técnico-I
De acuerdo a POAI
Incremento carga de trabajo
Activos fijos
Administración de activos fijos
1 ADM11 Técnico II
De acuerdo a POAI
Incremento carga de trabajo
Reclutamiento y selección
Reclutamiento y selección de personal
……………
……………
Evaluación del desempeño
Evaluación del desempeño
……………
……………
……………
Capacitación
Capacitación del personal
……………
……………
……………
d) Presupuesto.- Se deben considerar las restricciones presupuestarias, determinando si existe la posibilidad de crear un ítem más (programación anual). e)
Políticas.- Se deben considerar las políticas que en materia de personal se dicten, respecto a la administración del recurso humano.
f) Requerimientos del puesto.-Una vez que se definieron los puestos efectivamente necesarios y el número de personas requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, se establecen los requerimientos de calidad para cada puesto, esto significa el perfil de requisitos de formación, experiencia laboral y habilidades (competencias). g) Técnicas y acciones de gestión de personal.-Se definen las técnicas y acciones de gestión de personal que se incorporan en el plan de personal. Cuantificación de la demanda de personal a corto plazo La cuantificación de la demanda de personal en el corto plazo, permite identificar la contribución de cada puesto a los objetivos de la programación operativa anual, ligándolos al cumplimiento de los objetivos estratégicos y a la permanencia del puesto. Además permitirá revisar periódicamente la pertinencia de la cuantificación de la demanda en el largo plazo: 37 La cuantificación de la demanda a corto plazo, tomará en consideración:
37
Ibidem
La Dotación de Personal
35
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•
La programación operativa anual.- El POA, debe considerar la demanda de personal a corto plazo, tanto en cantidad como calidad, considerando los procesos básicos, el presupuesto, las políticas de personal y carga de trabajo.
•
Estructura organizacional.- Se deben tomar en cuenta las modificaciones, ajustes o cambios a la estructura organizacional que se expresan en puestos efectivamente necesarios para la gestión, los cuales tendrán que estar en estrecha relación con el POA.
La cuantificación de la demanda a corto plazo se expresa en la Programación Operativa Anual Individual (POAI). En el caso de la demanda de personal anual, se aplican las mismas etapas de análisis, considerando que el enfoque se refleje en la Programación Operativa Anual y que permita la revisión periódica de la demanda de personal a largo plazo. 2.6.4. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los procedimientos de control interno se describen a continuación en la “matriz: insumo-proceso-resultado”: MATRIZ -2 CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL PROCESO: CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL Insumo
Proceso
*Estructura organizacional
Resultado
Análisis de estructura organizacional
Estructura
organizacional
analizada *Estructura
organizacional
Análisis de procesos básicos
Procesos básicos analizados
analizada *Procesos
básicos
analizados *Procesos
Análisis
de
procesos
básicos
en
función a carga de trabajo básicos
en
Procesos
básicos
analizados
presupuesto
presupuesto
Procesos básicos (CT-P) traducidos en
Puestos de trabajo necesarios
función a carga de trabajo y
trabajo
y
Procesos básicos en función a
función
en
de
en
*Presupuesto básicos
carga
carga de trabajo
función a carga de trabajo
*Procesos
a
Procesos básicos en función a
carga
de
trabajo
y
puestos de trabajo
presupuesto *Puestos
de
trabajo
Cuantificación de puestos de trabajo
necesarios *Puestos
Puestos
de
trabajo
cuantificados de
cuantificados
trabajo
Requisitos de puestos de trabajo de
Puestos de trabajo (cantidad –
acuerdo a políticas de personal
requisitos)
*Políticas de personal
La Dotación de Personal
36
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PROCESO: CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL *Puestos
de
trabajo
(cantidad – requisitos)
Técnicas y acciones de gestión de
Plan de personal
personal
Los controles internos se dan en cada resultado, verificándose fundamentalmente su calidad, considerando los OCC (objetivos críticos de control), con el propósito de que los insumos (resultados de la etapa anterior) para la siguiente etapa presenten una garantía de calidad y se viabilice el proceso con éxito. La verificación debe efectuarla el inmediato superior. 2.6.5. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-2, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”. 2.7. UNIDAD: ANÁLISIS DE LA OFERTA INTERNA DE PERSONAL 2.7.1. ¿Cómo se define el análisis de la oferta interna de personal? El análisis de la oferta interna de personal consiste en relevar la información necesaria del personal al interior de la entidad, a objeto de determinar sus características personales, educativas, laborales (desempeño laboral) y potencialidades para desempeñar los puestos requeridos por la entidad.38 2.7.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de la oferta de personal consiste en:”Establecer la adecuación personapuesto, así como los planes de carrera individuales.” Estos elementos deben formar parte del plan de personal y la toma de decisiones sobre acciones de personal a seguirse. 2.7.3. ¿Cuál es el instrumento básico? El instrumento básico para el análisis de la oferta interna de personal es el inventario de personal cuya información deberá ser procesada en forma previa a la formulación del plan de personal y actualizado en forma periódica, de acuerdo a las necesidades de la organización. 2.7.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación? Los procedimientos de aplicación se orientan a la obtención de información del personal, a través del inventario de personal, con el propósito de que ésta sea utilizada para cubrir la demanda de personal de la entidad. 38
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 15
La Dotación de Personal
37
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CENCAP
La información que considera básicamente un inventario de personal es la siguiente: Datos personales e institucionales, grado de educación, experiencia laboral, capacitación, competencias que posee el ocupante del puesto, evaluación del desempeño y trayectorias laborales realizadas y proyectadas.
CUADRO-14 INVENTARIO DE PERSONAL
I. GRADO DE EDUCACIÓN NIVEL DE FORMACIÓN
TITULO
INSTITUCIÓN
LUGAR
AÑO
Educación escolar
Bachiller en humanidades
Colegio La Salle
La Paz Bolivia
1989
Educación superior: universitaria y/o técnico medio
Lic. Administración de Empresas
Universidad La Salle
La Paz Bolivia
1995
Educación superior: postgrado(s)/maestría/doctorado
Diplomado en Finanzas Empresariales
Universidad de Chile
Santiago Chile
1997
Maestría en Administración de Empresas
Universidad de Chile
Santiago Chile
1999
II. EXPERIENCIA LABORAL a) EXPERIENCIA LABORAL INTERNA (EN LA INSTITUCIÓN)
INSTITUCIÓN Banco de Desarrollo
AREA
PERIODO DE TRABAJO
PUESTO
Gerencia de Operaciones – Departamento de Control de InversionesUnidad Supervisión Local
FECHA DE INICIO
Profesional en Inversiones
02/2005
FECHA DE CONCLUSIÓN Actualmente desempeña funciones
FUNCIÓN MÁS IMPORTANTE Efectuar el control de las inversiones realizadas.
b) EXPERIENCIA LABORAL EXTERNA PERIODO DE TRABAJO INSTITUCIÓN Banco de Inversiones
AREA
PUESTO
Gerencia de OperacionesDepartamento de Inversiones
FECHA DE INICIO
Analista Financiero
07/1995
FECHA DE CONCLUSIÓN 01/2005
FUNCIÓN MÁS IMPORTANTE Efectuar el análisis financiero de las operaciones.
III.CAPACITACIÓN ( ULTIMOS 5 EVENTOS DE CAPACITACIÓN) PERIODO EVENTO
INSTITUCIÓN
Bolsa de Valores en Bolivia Las Finanzas en la Pequeña y Mediana Empresa
CARGA HORARIA
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
Centro de Capacitación Empresarial
08/06
08/06
30 hrs.
Centro de Formación Financiera
06/06
06/06
20 hrs.
IV. COMPETENCIAS O FACTORES (última evaluación o psicotécnico)
La Dotación de Personal
38
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COMPETENCIAS/FACTORES
CENCAP
EXCELENTE DOMINIO
BUEN DOMINIO
DOMINIO ACEPTABLE
NO TIENE DOMINIO
Planeación Organización Dirección Trabajo en equipo Colaboración Adaptabilidad Iniciativa Liderazgo Comunicación V. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (ÚLTIMAS DOS EVALUACIONES) PERIODO DE EVALUACIÓN
NOTA OBTENIDA
1er. semestre 2006
90,5
DESCRIPCIÓN* Excelente
2do. Semestre 2006
95,5
Excelente
* Descripción: Excelente, buena, suficiente, en observación VI. TRAYECTORIAS LABORALES
Definición de trayectorias laborales logradas (€) y proyectadas (P) PUESTO ACTUAL
TRAYECTORIA VERTICAL
TRAYECTORIA HORIZONTAL
TRAYECTORIA TRANSVERSAL
Profesional en Inversiones
Jefe de Inversiones
Profesional en Análisis Financiero
Jefe de Análisis de Inversiones
EFECTUADA(E) PROYECTADA (P)
2.7.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los criterios que pueden coadyuvar en efectuar un mejor control interno que optimicen los resultados, es la “matriz: insumo-proceso-resultado”, descrita de la siguiente manera: MATRIZ -3 OFERTA INTERNA DE PERSONAL PROCESO: ANÁLISIS DE LA OFERTA INTERNA DE PERSONAL Insumo
Proceso
Resultado
Información del personal
Análisis de competencias profesionales y
Inventario de
personal
(inventario)
personales
potencialmente apto
Inventario de personal
Verificación de documentación de
Inventario de
potencialmente apto
respaldo
apto
personal
El insumo de este proceso es la información o inventario de personal, la cual debe ser procesada en un formato estándar, que permita analizar fundamentalmente las competencias profesionales y personales y establecer como resultado, las características del personal potencialmente apto para ocupar puestos que serán creados o que ya existen. Los controles internos se aplican en el momento del análisis de competencias profesionales y personales y la verificación de la información con la documentación de respaldo.
La Dotación de Personal
39
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La parte operativa del proceso será efectuada por los profesionales – técnicos asignados y la verificación de la calidad del trabajo efectuado será realizada por el jefe inmediato superior, aplicando el análisis de los objetivos críticos de control (OCC), para garantizar mejores resultados. 2.7.6. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-3, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”. 2.8. UNIDAD: FORMULACIÓN DEL PLAN DE PERSONAL 2.8.1. ¿Cómo se define la formulación del plan de personal? El plan de personal expresa las posibles decisiones que en temas gestión de recursos humanos, son necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales39. El plan de personal se formula a partir de la comparación de la cuantificación de la demanda de personal en el largo plazo y el análisis de la oferta interna de personal. 2.8.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo del plan de personal es: “definir los lineamientos para establecer cursos de acción en la administración de los recursos humanos.” 2.8.3. ¿Qué aspectos considera el plan de personal? Los aspectos que considera el plan de personal son los siguientes:40 a) Previsiones sobre posibles modificaciones de la estructura organizacional y puestos de trabajo. b) Estrategias para la reasignación o adecuación de personal. c) Estrategias de implantación de la carrera administrativa y nuevas incorporaciones. d) Estrategia de capacitación institucional. 2.8.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación? Los procedimientos de aplicación se orientan a la comparación entre la demanda y oferta de personal que permite adoptar decisiones en temas relacionados a la Administración de Personal, para una determinada gestión. Los aspectos que se consideran al efectuar un plan de personal son los siguientes:
39 40
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 16 Ibidem
La Dotación de Personal
40
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A.Previsiones sobre posibles modificaciones de la estructura organizacional y puestos de trabajo. Se efectúa el análisis entre oferta y demanda, estableciéndose los requerimientos de personal, con la respectiva especificación de la gestión en la cual se harán efectivos. CUADRO-15 ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE OFERTA Y DEMANDA DE PERSONAL Area
Demanda de personal
Oferta de personal
Modificaciones Requerimiento
Modalidad
De acuerdo a Manual de Puestos
Convocatoria Externa de acuerdo a procedimientos RE-SAP
Gerencia de Administración
2 profesionales en administración (ADM2)
No existe profesionales con el perfil, excepto los ocupantes actuales
Se crearán puestos profesionales administración
Gerencia de Comunicación Institucional
No existen Requerimientos
No fue necesaria verificación
……………..
…………..
Gerencia de Operaciones
1 técnico en operaciones (O5)
Existen tres candidatos
Se creará 1 puesto de técnico en operaciones
De acuerdo a Manual de Puestos
Gerencia Desarrollo
No existen Requerimientos
No fue necesaria verificación
……………..
…………..
de
la
potenciales
la
2 de en
Perfil
Convocatoria Interna de acuerdo a procedimien-tos RE-SAP
CUADRO-16 PROGRAMACIÓN DE INCORPORACIONES Y PROMOCIONES PUESTO FUNCIONAL Y ESTRUCTURAL
Gerencia de Administración
ADM2
Profesionales en Administración
Gerencia de Operaciones
O5
CANTIDAD
MODALIDAD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
2
Convocatoria Externa
Pública
1
Convocatoria Pública Interna
CRONOGRAMA FECHA INICIO
FECHA CONCLUSION
01/07
03/07
02/07
05/07
Profesional-II Técnico en Operaciones Técnico-I
B.Estrategias para la reasignación o adecuación de personal.- Las estrategias para la reasignación o adecuación de personal, están orientadas a la movilidad de personal ya sea por rotación, transferencias u otras, de acuerdo a las necesidades institucionales y de mejora del desempeño del personal en casos particulares. La Dotación de Personal
2007
…..........
En función a la comparación entre oferta y demanda se prevén las incorporaciones de personal y /o promociones definiendo la modalidad de reclutamiento, selección y el cronograma de incorporaciones.
CÓDIGO DE PUESTO
2007
…..........
Programación de incorporaciones y promociones.-
AREA
Gestión para viabilizar el requerimiento
41
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CUADRO-17 ESTRATEGIAS PARA REASIGNACIÓN O ADECUACIÓN DE PERSONAL Area
Movilidad Rotación
Gerencia de Administración
Periodo de ejecución Transferencia
Se efectuará la rotación del profesional de activos fijos que ocupa el item 140 de la Unidad de Activos Fijos a la Únidad de Bienes y Servicios, por espacio de 3 meses con el propósito de ampliar su experiencia laboral.
Gerencia de Desarrollo
Gestión 2007
Se transfiere al profesional de programación de operaciones que ocupa el item 230 de la Unidad de Programación a la unidad de Desarrollo Organizacional
Gestión 2007
C.Estrategias de implantación de la carrera administrativa y nuevas incorporaciones.- Se plantean estrategias para la incorporación del personal a la carrera administrativa, considerando la modalidad y periodo. CUADRO-18 INCORPORACIONES PROGRAMADAS A LA CARRERA ADMINISTRATIVA Área
Incorporaciones previstas
Periodo de ejecución
Descripción Modalidad Gerencia de Administración
Se efectuará la incorporación de 5 profesionales a carrera durante el primer semestre de 2007.
Convocatoria interna
Gestión 2007
Gerencia de Operaciones
Incorporación de 7 profesionales a carrera administrativa, durante el segundo semestre 2007
Convocatoria interna
Gestión 2007
D.Estrategia de capacitación institucional. De acuerdo a la detección de necesidades, se presenta la estrategia orientada a cubrir necesidades de capacitación para optimizar el desempeño y/o proyectar al personal a posiciones de mayor responsabilidad en las entidades.
La Dotación de Personal
42
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CUADRO-19 CAPACITACIÓN PROGRAMADA Área
Capacitación prevista
Periodo de ejecución
Descripción
Justificación
Gerencia de Administración
Se requiere la capacitación de profesionales técnicos y auxiliares del área, en normatividad vigente: Ley 1178 y sus subsistemas.
Proyectarlos a postular a un puesto de jefatura
Gestión 2007
Gerencia de Operaciones
Capacitación en el área de finanzas profesionales del área
Incrementar sus competencias para mejorar el nivel de conocimiento en el área y proyectarlos a un nivel superior en la estructura jerárquica de puestos.
Gestión 2007
a
2.8.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? En la elaboración del plan de personal la aplicación de la matriz insumo-procesoresultado, que coadyuva en los procedimientos de control interno es la siguiente: MATRIZ -4 FORMULACIÓN DEL PLAN DE PERSONAL PROCESO: FORMULACIÓN DEL PLAN DE PERSONAL Insumo
Proceso
Resultado
Oferta y cuantificación de la
Análisis de la oferta de personal para
Plan
demanda de personal
cubrir la demanda (a corto y largo
(Acciones de personal)
de
personal
plazo) en función al Plan estratégico y Plan Anual
Los procedimientos de control interno se dan en el análisis comparativo entre la oferta y demanda de personal y las acciones previstas para su ejecución, en relación directa con el cumplimiento de los objetivos institucionales, descritos en el Plan estratégico y el Programa Operativo Anual. Es importante la verificación del resultado “plan de personal” según los objetivos OCC (autorización, integridad, exactitud, oportunidad y salvaguarda), el cual servirá de insumo para el siguiente proceso, por lo cual requiere que se verifique su calidad. 2.8.6. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-4, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”.
La Dotación de Personal
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2.9. UNIDAD: PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL 2.9.1. ¿Cómo se define la programación operativa anual individual? La programación operativa anual individual (POAI) establece y define los objetivos de cada puesto, sus funciones y los resultados que se esperan de su desempeño, constituyéndose en la base para la evaluación del desempeño.41 2.9.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de la programación operativa anual individual (POAI) es: servir de instrumento a la gestión de recursos humanos para estructurar la información de descripción, perfil y resultados del puesto. 2.9.3. ¿Qué aspectos consideran las POAI´s? Las POAI´S consideran los siguientes aspectos: La determinación de los objetivos de cada puesto, sus funciones y los resultados que se esperan del desempeño de acuerdo a lineamientos establecidos en el Programa de Operaciones Anual (POA). La POAI de los funcionarios de carrera una vez aprobada en la entidad deberá ser remitida a la Superintendencia del Servicio Civil para su registro, de la misma manera las modificaciones que puedan efectuarse. Las POAI´s deberán actualizarse al inicio de cada gestión, de acuerdo al Programa de Operaciones Anual (POA). El conjunto de POAI´s constituye el Manual de Puestos. 2.9.4. ¿Cuáles son los procedimientos de aplicación? Los procedimientos de aplicación para la elaboración de las POAI´s deben considerar la siguiente información: A. Identificación.- Se especifica la denominación, relaciones funcionales y lineales, categoría, ubicación del puesto en la estructura organizacional. Esta información permite identificar con precisión las características estructurales del puesto
41
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 17
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44
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CUADRO -20 PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL (POAI) IDENTIFICACIÓN AREA Dirección de Administración
DEPARTAMENTO
UNIDAD
Bienes y servicios
DENOMINACION DEL PUESTO
DENOMINACIÓN ESTRUCTURAL
Auxiliar de Bienes y Servicios
Técnico-I
CODIGO PUESTO:
No. DE ITEM
ADM12
342
DEPENDE DE
PUESTO
SUPERVISA A:
PUESTOS
CATEGORÍA
NIVEL
Operativa
6to.
Jefe de Bienes y Servicios No.
TOTAL
B. Descripción del puesto.-Se describen el objetivo o razón de ser del puesto, normas a cumplir, funciones específicas y continuas, resultados esperados expresados cualitativa y cuantitativamente. CUADRO -21 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO -POAI NATURALEZA U OBJETIVO DEL PUESTO Apoyar a la Unidad en el control operativo de los bienes y servicios de la entidad. NORMAS A CUMPLIR : Las normas que el ocupante del puesto debe conocer y aplicar Ley 1178 Subsistema de Bienes y Servicios FUNCIONES ESPECIFICAS.- Aquellas que permiten alcanzar resultados concretos 1. 2. N
Realizar el control físico de los bienes y servicios semestralmente.
FUNCIONES CONTINUAS.- Aquellas que son rutinarias 1. 2.
Efectuar el registro e inventario de bienes y servicios permanentemente.
El cumplimiento de los resultados esperados será evaluado a la conclusión de la gestión a través de la evaluación del desempeño, por lo cual es importante definirlos con precisión en esta etapa de programación.
La Dotación de Personal
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CUADRO -22 RESULTADOS RESULTADOS ESPECIFICOS.- S/70% INDICADORES
ESPECIFICACIÓN (RESULTADO)
1. Reporte de control físico semestral
PERIODO DE CUMPLIMIENTO
CUANTITATIVO
CUALITATIVO
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
PONDERACIÓN s/70%
2
Reporte
07/2007
12/2007
70%
2.
RESULTADOS CONTINUOS.- S/30% INDICADORES ESPECIFICACIÓN (RESULTADO)
CUANTITATIVO
1. Registro e inventario de bienes y servicios
PERIODO DE CUMPLIMIENTO
CUALITATIVO
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
PONDERACIÓN s/30%
Registros
01/01/07
31/12/07
30%
2.
C. Especificación.-Se describe el perfil del puesto referido a los requisitos de formación, experiencia laboral, competencias y otros requisitos que el puesto exige para el desempeño de funciones. C1. Formación y experiencia laboral.-Se describe el área y nivel de formación, así como la experiencia laboral necesaria para el desempeño de funciones en el puesto. CUADRO -23 REQUISITOS DEL PUESTO FORMACIÓN Egresado de las carreras de Administración de Empresas, Ingeniería comercial o Auditoria.
EXPERIENCIA LABORAL Experiencia laboral de 1 año en el área administrativa.
C2. Competencias.-Las competencias descritas en la POAI deben reflejar aspectos subyacentes relacionados a un estándar de efectividad que expresen el desempeño de los funcionarios en las entidades, algunas de las cuales responden a aspectos centrales y comunes entre los puestos y otras a factores aplicables específicamente a cada puesto. Las competencias transversales a todos los puestos provienen de la definición de valores institucionales que reflejan la cultura organizacional y las competencias específicas responden a las características particulares de cada puesto. El grado de dominio de estas competencias se establece en rangos y puntuaciones previamente definidos en las POAI´s y que se reflejarán de manera consistente en la
La Dotación de Personal
46
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aplicación de evaluaciones tales como la evaluación de confirmación, psicotécnicos, evaluación del desempeño entre otras. CUADRO-24 PERFIL DE COMPETENCIAS NIVELES
COMPETENCIA
EXCELENTE DOMINIO
BUEN DOMINIO
DOMINIO ACEPTABLE
NO NECESARIO
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN ADAPTABILIDAD COLABORACIÓN RESPONSABILIDAD INICIATIVA ORIENTACIÓN A RESULTADOS COMUNICACIÓN COMPROMISO RELACIONES INTERPERSONALES
C3. Conocimientos y desarrollo.-Se establece un perfil de conocimientos que debe poseer el ocupante del puesto, considerando el grado de dominio correspondiente, a su vez se espera que el ocupante adquiera o desarrolle conocimientos en ciertas áreas, para lo cual se proyectan las áreas en las cuales será capacitado. CUADRO-25 PERFIL DE CONOCIMIENTOS NIVEL DE PROFUNDIDAD TEMAS
CONOCIMIENTO
COMPRENSIÓN
APLICACIÓN
PROPUESTA
T1. Ley 1178 T2. Sistema Servicios
de
Bienes
y
Ref: T1…..Tn: Temas
La Dotación de Personal
47
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CUADRO-26 PERFIL DE DESARROLLO NIVEL DE PROFUNDIDAD TEMAS
CONOCIMIENTO
COMPRENSIÓN
APLICACIÓN
PROPUESTA
T1 T2 Tn Ref: T1…..Tn: Temas
C4. Otros requisitos.- Se especifican requisitos complementarios que el puesto requiere como ser idiomas, manejo de paquetes de computación u otros. C5. Trayectorias.- Se proyectan las trayectorias o posibilidades de movilidad funcionaria que el ocupante puede tener a lo largo de su estadía en la entidad, aunque no es un requisito es importante proyectarlas para hacer efectivos los planes de carrera. 2.9.5. ¿Cuál es la utilidad de las POAI´s? Las POAI´s son útiles porque son una herramienta que permite determinar el grado de cumplimiento de los resultados de acuerdo a lo programado, así como la comparación entre el perfil y funciones previstas para el puesto, con el perfil y desempeño de funciones del ocupante del puesto. 2.9.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los criterios que pueden coadyuvar para efectuar un mejor control interno que optimice los resultados a través de la aplicación de la “matriz: insumo-procesoresultado”, se detalla a continuación: MATRIZ -5 PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL PROCESO: PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL Insumo POA, Plan de personal.
Proceso Elaboración
de
las
POAI´s,
Resultado considerando
la
POAI´s
descripción, especificación, resultados esperados por puesto y plan de personal.
Los procedimientos de control interno se dan con la verificación de la consistencia existente entre el POA, Plan de personal y el contenido de las POAI´s. De la calidad de las POAI´s depende que el siguiente proceso Reclutamiento y Selección de Personal sea desarrollado adecuadamente, para lo cual el jefe inmediato superior del puesto o puestos operativos que realizaron el trabajo debe verificar el resultado, considerando el análisis de los OCC (objetivos críticos de control).
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2.9.7. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-5, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación. 2.10. UNIDAD: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL 2.10.1. ¿Cómo se define el reclutamiento? El reclutamiento de personal procura atraer candidatos idóneos a la Administración Pública 42. 2.10.2. ¿Cuáles son los principios del reclutamiento? Los principios en los cuales se fundamenta el reclutamiento de personal son: • Mérito • Competencia • Transparencia Garantizando la igualdad de condiciones de selección. 2.10.3. ¿Cuáles son las modalidades de reclutamiento? Las modalidades de reclutamiento de acuerdo a las NB-SAP, son las siguientes: • Invitación directa • Convocatoria Interna Externa Invitación directa.-se efectúan a personas que reúnan altos méritos profesionales y personales y que ocupan puestos ejercidos por funcionarios designados. Asimismo esta invitación puede hacerse también a funcionarios para que ocupen puestos de libre nombramiento. Convocatoria pública.- Los procesos de reclutamiento y selección de personal deberán realizarse a través de convocatoria pública interna o externa. Convocatoria pública interna.- Es aquella que se difunde en la entidad y está dirigida exclusivamente a los servidores públicos que trabajan en ella. Se difunde con fines de promoción o incorporación a la carrera administrativa. La convocatoria es publicada en un lugar visible de acceso común y si ningún postulante califica se procede a la convocatoria externa. 42
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 18, parágrafoI
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Convocatoria pública externa.- Esta convocatoria es difundida en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en medios locales de difusión a través de medios de prensa. Está abierta a la participación de postulantes interesados dentro o fuera de la Institución, que cumplan con los requisitos solicitados. 2.10.4. ¿Cuál es el contenido de las convocatorias? Las convocatorias deben considerar básicamente la siguiente información: Objetivo del puesto /Requisitos /Plazo de presentación/ Forma y lugar de recepción de postulaciones. CUADRO-27 MODELO DE CONVOCATORIA CONVOCATORIA PÚBLICA INTERNA No En el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal y Estatuto del Funcionario Público el …………………………(nombre de la entidad) invita a todos los servidores públicos de la institución, que cumplan con los requisitos, a participar en el proceso de selección para cubrir el siguiente puesto: Puesto: “Auxiliar de Bienes y Servicios” Número de vacancias: 1 (una) Dependencia: “Dirección de Administración” Objetivo del puesto: Apoyar a la Unidad en el control operativo de los bienes y servicios de la entidad. Principales funciones: 1. Realizar el control físico de los bienes y servicios semestralmente. 2. Efectuar el registro e inventario de bienes y servicios permanentemente. Sede de trabajo: La Paz Requisitos mínimos de postulación: • Formación: Egresado de las carreras de Administración de Empresas, Ingeniería comercial o Auditoria. • Experiencia laboral: Experiencia laboral de 1 año en el área administrativa. • Otros requisitos Conocimiento intermedio de Word y Excel Las competencias que el puesto exige son: Organización, adaptabilidad, colaboración, responsabilidad, iniciativa y buenas relaciones personales. Lugar y forma de presentación: Los interesados deberán llenar el "Formulario de Postulación" disponible en planta baja (recepción) y remitirlo en sobre cerrado, adjuntando documentación de respaldo (fotocopias simples) y carta de postulación, especificando la referencia, a la Unidad de Recursos Humanos a través de la oficina de correspondencia hasta el día………….hrs………
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2.10.5. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo es atraer recursos humanos idóneos para que puedan participar del proceso de selección. 2.10.6. ¿Cuáles son los procedimientos? •
La cobertura de un puesto se efectuará en atención a las demandas de personal establecidas en el POA. Se debe verificar la disponibilidad del ítem. El proceso de reclutamiento y selección se hace efectivo para cubrir una posición, en un plazo máximo de 30 días calendario de declarado un puesto vacante. Se debe prever la elaboración y/o actualización de las POAI´s que consideran, la descripción, el perfil (requisitos para ocupar el puesto), y los resultados previstos que debería cumplir el ocupante. Se debe evaluar la convocatoria considerando la información del POAI.
• • • •
2.10.7. ¿Qué información debe contener el formulario de postulación? El formulario de postulación debe contener básicamente información referente a datos del postulante datos de postulación, formación, experiencia laboral, capacitación y referencias personales, como se ilustra a continuación. CUADRO-28 FORMULARIO DE POSTULACIÓN I. DATOS PERSONALES Proporcione la información solicitada APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
Sanchez
Perez
NOMBRE(S) Juan
FECHA DE NACIMIENTO
LUGAR
NACIONALIDAD
3 de abril de 1968
Santa Cruz-Bolivia
Boliviana
ESTADO CIVIL
C.I.
CASILLA POSTAL
Casado
2226778
7890
DOMICILIO
TELÉFONO DOMICILIO
CELULAR
c. Grigotá No. 20
3-567890
…………
CORREO ELECTRÓNICO
FAX
TELÉFONO REFERENCIA
………..
…………..
3-206789
II. DATOS DE POSTULACIÓN DENOMINACIÓN DEL PUESTO:
REFERENCIA:
Profesional de Bienes y Servicios
CE-20/2006
III. FORMACIÓN Describa en orden decreciente (desde el más actual al más antiguo ) todos los niveles de formación (maestría y/o doctorado, postgrado (240 hrs. o más), universitario, técnico medio, escolar)que alcanzó, especificando el título obtenido, la institución que lo extendió y el año de conclusión de estudios.
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TITULO
INSTITUCIÓN
Licenciado en Administración de Empresas
AÑO
Universidad Gabriel René Moreno
1993
IV. EXPERIENCIA LABORAL Describa en orden decreciente (desde el más actual al más antiguo) todos los puestos ocupados, especificando el nombre de la institución donde trabajó, el área, la denominación del puesto ocupado y el periodo de trabajo.
INSTITUCIÓN Banco Santander
ÁREA
PERIODO DE TRABAJO
PUESTO
Administración y Finanzas
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
08/93
A la fecha
Profesional de Administración
TOTAL AÑOS DE SERVICIO HASTA LA FECHA
13 años y 4 meses
V. CURSOS Describa en orden decreciente (desde el más actual al más antiguo) los cursos relacionados a su postulación, especificando la información solicitada.
EVENTO Procedimientos de Bienes y Servicios
PERIODO
INSTITUCIÓN
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
CARGA HORARIA
01/06
02/06
120 hrs.
Centro Financiero de Capacitación
VI. REFERENCIAS LABORALES Mencione referencias laborales de los últimos tres trabajos, en los cuales desempeñó funciones, preferentemente los datos de sus jefes inmediatos superiores. PERIODO DE TRABAJO INSTITUCIÓN
NOMBRE
RELACIÓN LABORAL
TELÉFONOS
FECHA DE INICIO
FECHA DE CONCLUSIÓN
2.11. UNIDAD: SELECCIÓN DE PERSONAL 2.11.1. ¿Cómo se define la selección? La selección de personal es el proceso a través del cual se busca proveer a la entidad del potencial humano que mejor responda a las exigencias de los puestos de acuerdo a cada Programación Operativa Anual Individual.43 2.11.2. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo es proveer a la entidad del recurso humano que mejor se adecúe a las exigencias de los puestos de acuerdo a las POAI. 2.11.3. ¿Cuáles son los principios de la selección? Los principios del proceso de selección son: 43
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 18, parágrafo II
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• • •
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Capacidad Idoneidad, Aptitud.
2.11.4. ¿Cuáles son las etapas del proceso de selección? Las etapas del proceso de selección son:44 • • • • • •
Conformación del Comité de Selección Evaluación Informe de Resultados Elección Nombramiento Posesión
A. Comité de selección.- Para el desarrollo de un proceso de selección, las entidades deberán conformar el Comité de Selección de la siguiente manera: • • •
Un representante de la unidad encargada de administración de personal. Un representante de la unidad solicitante. Un representante de la máxima autoridad ejecutiva.
El Comité en forma previa a la Convocatoria, deberá definir las técnicas a utilizar, los factores a considerarse, los puntajes mínimos a ser alcanzados en cada fase del proceso. Estos deberán ser de conocimiento público y estar señalados en el Reglamento Específico de la entidad. CUADRO-29 MODELO ACTA DE DETERMINACIÓN DE FACTORES En fecha …………………….el Comité de Selección del proceso de reclutamiento y selección “………………………..”, convocatoria pública (interna/externa)No……., se reunió para determinar los factores y el sistema de calificación del proceso de selección. Cada una de las etapas de selección es excluyente, esto significa que solamente podrán pasar a la evaluación técnica aquellos postulantes que aprueben la evaluación curricular, si aprueban la evaluación técnica pasarán a la evaluación psicotécnica y por último si aprueba(n) la(s) pruebas psicotécnica(s) accederán a la última fase que es la entrevista. Evaluación curricular Esta etapa no tiene ponderación y se definirá la habilitación del postulante por la presentación de todos los requisitos solicitados como indispensables. Formación académica Licenciatura en ………….….……………………………………………………….
Indispensable
Complementario
Indispensable
Complementario
Indispensable
Complementario
Experiencia laboral Experiencia de…..años desempeñando funciones relacionadas al área ……………………………………………………………………… Otros requisitos Idiomas …………………………………………………………… Manejo de paquetes de computación………………………….. Cursos……………………………………………………………... Otros………………………………………………………………..
44
ibidem
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Evaluación técnica, psicotécnica y entrevista Las pruebas técnicas y psicotécnicas se realizarán de forma escrita, siendo cada una excluyente para la siguiente etapa. Evaluación técnica (puntaje mínimo de aprobación x ptos/y)
Ponderación %
Evaluación de conocimientos de los siguientes temas T1……………………………………………………………………………………………............................................................................................ T2……………………………………………………………………………………………............................................................................................ Tn……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Evaluación psicotécnica (puntaje mínimo de aprobación xptos./y)
% % % Ponderación %
Evaluación de competencias requeridas para el puesto (ver POAI)
%
Entrevista (puntaje mínimo de aprobación….xptos./y)
Ponderación %
Evaluación de aplicación de conocimientos, competencias y adaptabilidad al puesto. Total
100%
B. Evaluación.- En el proceso de selección se aplicarán las siguientes etapas de evaluación: • Evaluación curricular.- Es la revisión del currículum vitae, con el propósito de verificar si los postulantes cumplen con los requisitos exigidos en la convocatoria. En esta etapa solamente se verifica si el postulante acredita los requisitos solicitados. CUADRO-30 MODELO EVALUACIÓN CURRICULAR Otros Requisitos No.
Nombre
1
Mar’ia Perez
Formación académica
Experiencia Laboral
Idiomas
Manejo de paquetes de computación
Cursos
Otros
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
C
NC
Observaciones
Cumple con el perfil
Referencia.C:Cumple NC: No cumple
•
Evaluación de capacidad técnica.- Es la verificación de los conocimientos técnicos y habilidades respecto de los requisitos que exige el puesto. Normalmente estas pruebas son escritas.
Evaluación de cualidades personales.- Es la evaluación de • habilidades o competencias que exige el puesto que posea el postulante. Normalmente esta evaluación es realizada a través de pruebas psicotécnicas y entrevistas. Pruebas psicotécnicas.-Las pruebas psicotécnicas son variadas y evalúan aspectos tales como capacidad intelectual, personalidad y competencias o habilidades. Lo que se evalúa es el ajuste al perfil del puesto. En el cuadro-31, se puede observar un ejemplo de algunas competencias, sus ponderaciones y el resultado obtenido por el postulante.
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Cuadro-31 Modelo Ponderación Evaluación Psicotécnica Rangos de evaluación
Capacidad de Organización
Responsabilidad
Liderazgo
Negociación
PI-80% / RO-80%
RO-80%
PI-80%/ RO-80%
91-100% 81-90%
PI-90%
71-80% 61-70%
RO-70%
51-60%
PI-60%
41-50% 21-40% 0-20% PI: Perfil ideal RO: Resultado obtenido
El perfil de este puesto requiere que el ocupante posea los siguientes puntajes: Capacidad de organización 90%, responsabilidad 80%, liderazgo 60% y negociación 80%. En el ejemplo el postulante obtiene 70% en capacidad de organización, 80% en responsabilidad, 80% en liderazgo y 80% en negociación. Puntajes aceptables dado que ninguno está por debajo del área límite < 51%. Entrevista.- La entrevista se efectúa con el propósito de identificar la aplicabilidad de sus competencias al entorno laboral, analizando el manejo de conocimientos técnicos, habilidades y capacidad de adaptación y reacción en situaciones similares a las reales o situaciones extremas de conflicto. Las variables que se pueden considerar en una entrevista son las siguientes: • • • • •
Aspectos académicos y laborales.- Descripción resumida y secuencial de estudios y experiencia académica, destacando logros y fracasos. Reconocimiento de aspectos positivos y negativos.- Identificación de fortalezas y debilidades en el entorno laboral y personal. Adaptación al entorno organizacional.-Estilos de ambientes de trabajo donde se desempeña mejor. Adaptación a relaciones de supervisión.-Estilo de liderazgo que le gustaría ejercer o bajo el cual le agradaría trabajar. Situaciones hipotéticas de conflicto.- Resolución de stuaciones conflictivas que se presenten en el entorno laboral.
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Cada una de estas etapas tendrá carácter público y el resultado final debe consolidarse en un cuadro final. CUADRO-32 CUADRO DE CALIFICACIÓN FINAL Y LISTA DE FINALISTAS No.
Postulantes
1
María Perez
2
P2
3
P3
6
P6
Evaluación curricular Habilitado
Evaluación técnica s/60.ptos.
Evaluación psicotécnica s/30 ptos.
Entrevista
Puntaje total
s/10.ptos.
s/100 ptos.
55
25
8
88
C. Informe de resultados .- Los resultados del proceso de selección se presentarán en un informe escrito que elaborará el Comité de Selección a la autoridad facultada de la entidad. El informe debe contener la siguiente información: • • • • •
Número y lista total de postulantes. Técnicas de evaluación y modalidad de calificación. Nombres y calificaciones obtenidas por todos los postulantes. Lista de los candidatos elegibles en orden decreciente de calificación. Conclusiones y recomendaciones.
El informe de resultados deberá estar disponible en la entidad para todos los que hubiesen postulado a una convocatoria, como garantía de transparencia del proceso y antes que la elección se realice, a efecto de ejercicio del recurso de revocatoria señalado en el DS. 26319 del 15/09/01. D. Elección.- La autoridad facultada de la entidad tendrá a su cargo la elección del candidato que ocupará el puesto, basada en el informe de resultados, pudiendo elegir entre los candidatos que mayor puntaje hayan obtenido y cumplan con los requisitos del puesto, de acuerdo al Reglamento Específico. E. Nombramiento.- Establecerá oficialmente la relación de trabajo entre la entidad y la persona que ingresa o con el servidor público que fue promovido. Si es que existen recursos de revocatoria pendientes, una vez resueltos se procederá al nombramiento correspondiente. El nombramiento será efectuado a través de disposición expresa, emitida por autoridad competente. El nombramiento especificará el ítem que corresponde al puesto vacante, no pudiendo ser utilizado para un puesto diferente. El nuevo servidor público, antes de su nombramiento deberá presentar los documentos que la entidad requiera para acreditar su situación personal y profesional. La Dotación de Personal
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F. Posesión.- El nombramiento de personal surtirá efecto desde el momento de su posesión por autoridad competente. Su retribución se computará a partir de la fecha que asume funciones. 2.11.5. ¿Se pueden contratar empresas especializadas para efectuar procesos de reclutamiento y selección? Las entidades públicas pueden contratar empresas especializadas para que efectúen procesos de reclutamiento y selección, las mismas deberán estar autorizadas por la Superintendencia del Servicio Civil. Asimismo la máxima autoridad ejecutiva, nominará a tres personas que conformarán el Comité de Selección, que actuará como contraparte avalando el proceso. Dos de las tres personas deben ser funcionarios de carrera. 2.11.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los criterios que pueden coadyuvar para efectuar un mejor control interno en el proceso de reclutamiento y selección se expresan en la matriz: “insumo-procesoresultado”, de acuerdo al siguiente detalle: MATRIZ -6 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PROCESO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Insumo
Proceso
Resultado
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL POAI, Item
Elaboración de Convocatoria
Convocatoria
Convocatoria
Difusión de convocatoria
Recepción de curriculums
SELECCIÓN DE PERSONAL Recepción de curriculums
Análisis curricular
Postulantes preseleccionados etapa curricular
Postulantes
Evaluación técnica
Postulantes
preseleccionados etapa
preseleccionados etapa
curricular
técnica
Postulantes
Evaluación de cualidades personales
Postulantes
preseleccionados etapa
preseleccionados etapa de
técnica
cualidades personales
Información resultados de
Elaboración de Informe
Informe de resultados
evaluación
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En la matriz insumo-proceso-resultado, los procedimientos de control interno se dan a la conclusión de cada etapa del proceso de reclutamiento y selección, verificando que las postulaciones respondan a los parámetros definidos antes del inicio. Cada resultado, es a su vez un insumo para la siguiente etapa, lo que significa que de la calidad de cada resultado depende el insumo de la siguiente etapa. Se sugiere que el jefe inmediato superior o supervisor efectúe la verificación de cada una de las etapas de acuerdo a los objetivos críticos de control (OCC). 2.11.7.Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-6, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. –Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”. 2.12. UNIDAD: INDUCCIÓN O INTEGRACIÓN 2.12.1. ¿Cómo se define la inducción de personal? El proceso de inducción o integración “es el conjunto de acciones que realiza el jefe inmediato superior para hacer conocer formalmente, en un corto período, al servidor público recién posesionado o que cambia de puesto (promoción): la misión, visión, objetivos, políticas, normas, reglamentos, planes, programas y actividades de la entidad y de la unidad a la que se incorpora, así como su correspondiente POAI”45. Así también el proceso de inducción debe crear compromiso del servidor público con la entidad permitiendo que se sienta parte importante y que pueda trabajar con mucho empeño en el cumplimiento de los objetivos, los internalice y logre resultados, sintiéndose motivado por los logros alcanzados. El proceso de inducción puede realizarse a través de capacitación individual o de forma masiva a través de talleres de inducción, de cualquier manera se debe lograr el objetivo de orientación y adaptación física y psicológica del individuo. El proceso deberá desarrollarse inmediatamente después de efectuada la posesión del servidor público. 2.12.2. ¿Cuál es su objetivo? Los objetivos del proceso de inducción son:46 Reducir el tiempo y la tensión que surgen como consecuencia de la nueva condición laboral. Propiciar una adaptación beneficiosa para el servidor público y la entidad. 45 46
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 19. Ibidem
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2.12.3. ¿Qué es el periodo de prueba? El periodo de prueba es un periodo de adaptación del servidor público al nuevo puesto, recibiendo la correspondiente inducción y siendo evaluado en este proceso por su inmediato superior. 2.12.4. ¿Cuánto dura el periodo de prueba? El periodo de prueba dura tres meses, a la conclusión del cuál se efectúa la correspondiente evaluación de confirmación. 2.12.5. ¿Cuál es la aplicabilidad del período de prueba por niveles? El período de prueba que debe cumplir el funcionario recién posesionado, considera el siguiente detalle:47 CUADRO-33 APLICACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA POR CATEGORÍAS Y NIVELES CATEGORÍA Superior Ejecutivo Operativos
NIVEL
PERÍODO DE PRUEBA
1º
No tiene
2º
No tiene
3º
No tiene
4º Jefe
De 3 meses
5º Profesional
De 3 meses
6º Técnico administrativo
De 3 meses
7º Auxiliar
De 3 meses
8º Servicios
De 3 meses
Los puestos del 1º a 3º nivel no se encuentran comprendidos en la carrera administrativa, por lo tanto no consideran el periodo de prueba, los restantes a partir del 4º nivel hasta el 8º, son puestos que están comprendidos en la carrera administrativa. 2.12.6. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los criterios que pueden coadyuvar para efectuar un mejor control interno en el proceso de inducción o integración se expresan en la matriz: “insumo-procesoresultado”, la cual se describe a continuación:
47
Ibidem
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MATRIZ -7 INDUCCIÓN O INTEGRACIÓN PROCESO: INDUCCIÓN O INTEGRACIÓN Insumo Nómina
de
Proceso nuevos
ocupantes de los puestos
Resultado
Aplicación de proceso de inducción
Personal
individualmente o a través de talleres.
prueba.
en
periodo
de
Normativa, Reglamentación Específica.
Los procedimientos de control interno se dan al inicio del proceso de inducción o integración, considerando que la información que sirve como insumo sea la correcta y que coadyuve a la evaluación en el período de prueba. El resultado a su vez será insumo para el siguiente proceso del subsistema de dotación. Se sugiere la verificación de los resultados por el supervisor o jefe inmediato de acuerdo a los objetivos críticos de control (OCC). 2.12.7. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-7, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”. 2.13. UNIDAD: EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN 2.13.1. ¿Cómo se define la evaluación de confirmación? Es un proceso a través del cual los servidores públicos recién incorporados a la entidad y los promovidos, se sujetarán a una evaluación de confirmación en el puesto y se realizará una vez que se haya agotado el periodo probatorio48. La evaluación estará a cargo del jefe inmediato superior. 2.13.2. ¿Cuál es su objetivo? Los objetivos de la evaluación de confirmación son: •
48
Determinar la continuidad del servidor público recién incorporado a la entidad.
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 20.
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•
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Determinar la continuidad del servidor público recién promovido a un puesto de carrera administrativa.
2.13.3. ¿Qué consideraciones se deben tener en la evaluación de confirmación? El servidor público podrá ejercer su derecho a interponer el recurso de revocatoria al resultado de la evaluación de confirmación de acuerdo a normatividad vigente. En el RE-SAP, se deberá definir metodología, procedimientos para efectuar la evaluación de confirmación, se presenta a continuación el modelo de un formato aplicable a este proceso.
CUADRO-34 MODELO DE EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN (DIRECTIVOS – MANDOS MEDIOS) AREA:
DEPARTAMENTO:
UNIDAD:
NOMBRE DEL EVALUADOR:
PUESTO:
NOMBRE DEL EVALUADO: FECHA DE INGRESO:
PUESTO: FECHA DE EVALUACION:
INSTRUCCION: Marque con una “x”, en el nivel de calificación que considere más apropiado, trate de evaluar con la mayor objetividad posible, no perdiendo de vista que este es un periodo de inducción y por lo tanto de adecuación al puesto. VARIABLES
Excelente
Bueno
Suficiente
Insuficiente
Planificación Organización Dirección Control Liderazgo Respuesta laboral Toma de decisiones Orientación a Resultados Responsabilidad Grado de Compromiso Dirección de equipos Iniciativa Relaciones Interpersonales
El resultado de la evaluación de confirmación de los funcionarios de carrera se registrará en la Superintendencia del Servicio Civil. 2.13.4. ¿Qué es un interinato? El interinato se da cuando un servidor público ejerce un puesto con carácter temporal, por haberse producido una vacante en caso de renuncia, retiro, jubilación u otras causas establecidas en la norma vigente. El periodo de interinato no podrá ser superior a 90 días, que se estima dura el proceso de reclutamiento y selección.
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Los interinatos también se realizan de forma temporal, cuando el titular del puesto se ausente por vacaciones, comisiones o licencias. La remuneración del servidor público que cubra un puesto de mayor jerarquía en ausencia del titular, se calcula sobre la base del sueldo de éste, si las funciones son cumplidas por un período mayor a 15 días hábiles continuos49 2.13.5. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno aplicables? Los criterios que pueden coadyuvar para efectuar un mejor control interno en el proceso de evaluación de confirmación se expresan en la matriz: “insumo-procesoresultado”, la cual se describe a continuación:
MATRIZ -8 EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN PROCESO: EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN Insumo
Proceso
Nómina de personal período
Aplicación
de prueba y reportes
confirmación
de
la
evaluación
Resultado de
Nómina
de
personal
confirmado o desvinculado.
parciales de evaluación
Los procedimientos de control interno se dan al inicio del proceso de evaluación de confirmación, considerando que la información que sirve como insumo sea la correcta y coadyuve a la evaluación de confirmación. El resultado de este proceso es definitivo para aceptar la continuidad del servidor público o desvincularlo de la entidad por desempeño no satisfactorio en esta etapa. Se sugiere la verificación del resultado por el supervisor o jefe inmediato, considerando los objetivos críticos de control (OCC). 2.13.6. Estudio de casos- práctica Resuelva el caso C-8, asignado a esta Unidad, efectuando el análisis correspondiente y aplicando los elementos técnicos aprendidos. Utilice las herramientas que se encuentran en la sección “material de ejercitación”.
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Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 20.
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III. PARTE : CARRERA ADMINISTRATIVA 3.1. UNIDAD: ESTABLECIMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA 3.1.1. ¿Qué es la carrera administrativa? La carrera administrativa es: “el sistema que posibilita y promueve la creación de una nueva cultura de servicio público, mediante programas de administración de personal, orientados a la selección, inducción, capacitación, evaluación, desarrollo, promoción, permanencia productiva y retiro digno de los servidores de carrera.”50 3.1.2. ¿Cuál es el objetivo de la carrera administrativa? Según la Ley 2027, el objetivo de la carrera administrativa es: “Promover la eficiencia de la función pública en servicio de la colectividad, el desarrollo laboral de sus funcionarios de carrera y la permanencia de éstos condicionada a su desempeño”.51 Los objetivos del régimen de carrera que están en directa concordancia con la Ley 2027, según la NB-SAP, son:52 • • • • • • •
Fortalecer los valores éticos. Seleccionar rigurosamente al personal con base en requerimientos institucionales, mérito, capacidad y probidad. Otorgar incentivos que estimulen la productividad, desempeño, permanencia productiva y estabilidad laboral. Fortalecer la profesionalización. Establecer opciones para el desarrollo de una carrera en el servicio público. Mejorar la calidad en el ambiente de trabajo. Prever el retiro digno
Uno de los objetivos del régimen de carrera hace referencia al proceso de selección, el cual forma parte del subsistema de dotación y es el que prácticamente inicia el régimen de carrera. 3.1.3. ¿Cuál es el alcance de la carrera administrativa? La carrera administrativa de acuerdo al EFP y las NB-SAP se aplica a todos los servidores públicos, cuyos puestos estén comprendidos en línea descendente desde el 4º nivel jerárquico. 3.1.4. ¿Cuáles son las excepciones del régimen de carrera administrativa? Las excepciones al régimen de carrera administrativa son:
50
Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 49. Estatuto del Funcionario Público Ley 2027 Art. 18. 52 Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 51. 51
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Los servidores públicos de carreras administrativas de entidades autónomas, autárquicas y descentralizadas, que se encuentren sujetos a una carrera administrativa propia, regulada por legislación especial.53 3.1.5. ¿Cuáles son los requisitos para incorporación a la carrera? Los requisitos para incorporación a la carrera administrativa son:54 • • • • •
Estar en pleno goce de derechos civiles y políticos. Poseer capacidad para el buen desempeño del puesto. No haber sido condenado a pena corporal. Ser nombrado por autoridad competente. Cumplir con el periodo de prueba establecido.
3.1.6. ¿Cuáles son las modalidades de incorporación a la carrera administrativa? Los servidores públicos, sujetos a la competencia de incorporación de la Superintendencia del Servicio Civil son aquellos que se encuentran en alguna de las siguientes categorías: •
Modalidad transitoria de incorporación
•
•
Modalidad continua de incorporación
53 54 55 56
•
Incorporación automática55 Funcionarios con antigüedad suficiente para ingresar a carrera administrativa de manera automática, debido a una permanencia contínua en la Institución durante 5 o 7 años (5 años para puestos profesionales-técnicos y 7 para jefaturas) y que ocupe un puesto sujeto a carrera administrativa. Funcionarios incorporados por procesos de búsqueda llevados a cabo por el Programa del Servicio Civil. Convalidación previa evaluación56 La Superintendencia del Servicio Civil, convalidará los procesos de selección efectuados antes del 19 de junio de 2001, previa verificación de requisitos. Funcionarios seleccionados a partir del 19 de junio de 2001 fecha en la que entró en vigencia el Estatuto del Funcionario Público, para puestos sujetos a carrera administrativa, quienes necesariamente deben haber sido incorporados a través de un proceso competitivo de convocatoria pública.
Reglamento al Estatuto del Funcionario Público DS 25749 Art 3. Norma Básica Sistema de Administración de Personal D.S. 26115 Art. 56. Reglamento de procedimiento de incorporación a la carrera administrativa- Superintendencia del Servicio Civil. Art. 25-28 Ibidem.
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La modalidad transitoria de incorporación, concluirá cuando los servidores públicos comprendidos en estas categorías, se conviertan en funcionarios de carrera, siempre y cuando reúnan los requisitos administrativos, institucionales e individuales señalados en el Reglamento de procedimiento de incorporación a la carrera administrativa. IV. PARTE : RECURSOS 4.1. UNIDAD: RECURSOS ADMINISTRATIVOS 4.1.1. ¿Qué es un recurso administrativo? Un recurso administrativo es la posibilidad de impugnar las resoluciones o actos administrativos definitivos, relativos a decisiones referidas al ingreso, promoción y retiro de la carrera administrativa y aquellos derivados de procesos internos. 4.1.2. ¿Cuáles son los medios para viabilizar un recurso administrativo? Un recurso administrativo se viabiliza mediante la interposición de los recursos de revocatoria y jerárquico. 4.2. UNIDAD: RECURSO DE REVOCATORIA 4.2.1. ¿Cuál es la procedencia del recurso de revocatoria? El recurso de revocatoria procede contra las resoluciones o actos administrativos definitivos, referentes al ingreso, promoción o retiro de los funcionarios de carrera, siempre que las resoluciones o actos, a juicio de los interesados:57 • •
Afecten, lesionen o puedan causar perjuicio a sus legítimos intereses. Violen o infrinjan principios, normas, procedimientos establecidos en la Ley 2027 y sus reglamentos, las NB-SAP, reglamentos otras disposiciones.
Los recursos de revocatoria se aplicarán también cuando se emita resolución administrativa en caso de procesos internos que se sigan a funcionarios de carrera. 4.2.2. ¿Cuál es el trámite del recurso de revocatoria? El recurso de revocatoria será interpuesto por el interesado afectado ante la autoridad administrativa que dictó la resolución o acto impugnado, conteniendo la siguiente información:
57
Reglamento de Recursos de Revocatoria y Jerárquicos para la Carrera Administrativa D.S. 26319 de 15/09/01, Art.29-32
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• • •
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Presentación por escrito del recurso, mencionando la autoridad administrativa a la que se dirige, así como el nombre y domicilio del recurrente. Se describirán los actos, hechos y fundamentos de derecho en los cuales se basa el recurso. El lugar, fecha y firma del recurrente.
Se presentará el recurso dentro del plazo de cuatro días siguientes a la fecha de la comunicación de la resolución o acto motivo de la impugnación, de acuerdo al siguiente detalle:58 CUADRO-35 FECHAS A PARTIR DE LAS CUALES SE PUEDE IMPUGNAR Casos de impugnación
Fecha a partir de la cual se puede interponer el recurso de revocatoria
Retiro
A partir de la fecha de comunicación escrita al funcionario de carrera.
Ingreso a carrera administrativa y promoción de funcionarios de carrera
A partir de la fecha presentación de resultados, se podrá interponer el recurso de revocatoria, en caso de que no se presenten los resultados en la fecha prevista, de cualquier manera ésta se oficializa para la presentación del recurso.
Evaluación de confirmación en caso de procesos de ingreso y promoción
El plazo para la interposición del recurso de revocatoria, corre a partir de la fecha de comunicación escrita.
Una vez interpuesto el recurso de revocatoria, la autoridad administrativa en forma inmediata deberá hacer conocer a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad el recurso planteado, para que ésta tome conocimiento, e instruya el tratamiento y resolución del recurso de revocatoria planteado. (avocarse). En ningún caso se suspenderán los plazos establecidos para la resolución del recurso de revocatoria, a efecto de cumplir con el procedimiento establecido. 4.2.3. ¿Cuál es el plazo de resolución? La autoridad administrativa tendrá un plazo de ocho días computables a partir de la interposición del recurso para sustanciar y resolver el recurso de revocatoria. La autoridad administrativa dispondrá de un plazo máximo de un día de haber sido interpuesto el recurso de revocatoria, para la apertura del período de prueba correspondiente. Si vencido el plazo no se emite resolución, está se considerará denegada, pudiendo el interesado interponer el correspondiente recurso jerárquico.
58
Reglamento de Recursos de Revocatoria y Jerárquicos para la Carrera Administrativa D.S. 26319 de 15/09/01, Art.9 parágrafo III, IV, V y VI, Art. 11, parágrafo III.
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4.2.4. ¿Cuáles son los efectos de la resolución? La autoridad administrativa podrá de oficio o a solicitud del interesado, suspender la ejecución del acto, si es que su ejecución puede ocasionar grave perjuicio económico o material al interés público. La decisión de jerárquico.
suspensión permanecerá vigente hasta que se dicte el recurso
4.3. UNIDAD: RECURSO JERÁRQUICO 4.3.1. ¿Cuál es la procedencia del recurso jerárquico? Si es que el recurso de revocatoria fuera denegado, el interesado puede interponer el recurso jerárquico. Se entenderá que el recurso de revocatoria fue denegado si es que no se dicta resolución vencido el plazo.59 4.3.2. ¿Cuál es el trámite del recurso jerárquico? El recurso jerárquico será interpuesto por el interesado afectado, ante la misma autoridad administrativa que dictó el recurso de revocatoria, conteniendo la siguiente información: • • •
Presentación por escrito del recurso, mencionando la autoridad administrativa a la que se dirige, así como el nombre y domicilio del recurrente. Se describirán los actos, hechos y fundamentos de derecho en los cuales se basa el recurso. El lugar, fecha y firma del recurrente.
El recurso jerárquico debe ser elevado en el plazo de dos días, luego de haber sido interpuesto ante el Superintendente para su admisión conocimiento y resolución. 4.3.3. ¿Cuál es el plazo de resolución? El Superintendente tiene un plazo de treinta días computables a partir de su admisión, para sustanciar y resolver el recurso jerárquico. Contra la resolución administrativa definitiva que expresa o resuelve el recurso jerárquico, el interesado solamente podrá acudir a la vía contencioso-administrativa. El Superintendente puede por una sola vez ampliar el plazo para resolver un determinado recurso, cinco días adicionales, debiendo ser notificada esta determinación a las Partes Intervinientes.
59
Reglamento de Recursos de Revocatoria y Jerárquicos para la Carrera Administrativa D.S. 26319 de 15/09/01, Art.33-37
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4.3.4. ¿En qué consiste la audiencia La audiencia es un trámite que permite a las partes intervinientes alegar justificaciones que estimen pertinentes. La autoridad que convoque a la audiencia será el Superintendente o autoridad expresamente delegada para el efecto. 4.3.5. ¿Cuáles son los efectos de la resolución? Las Resoluciones Administrativas definitivas dictadas por el Superintendente, serán de ejecución inmediata y de cumplimiento obligatorio para las partes intervinientes. El incumplimiento de las resoluciones administrativas definitivas dictadas por el Superintendente implicará infracción de las normas, principios y procedimientos relativos a la Carrera Administrativa establecida por la Ley 2027 y aplicada a través del SAP. Los infractores, serán los servidores públicos, sujetos al régimen de responsabilidad por la función pública, establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos. 4.3.6. ¿Cuándo se agotará la vía administrativa? La vía administrativa se agotará en los siguientes casos: • • • •
Cuando no se hubieran presentado los recursos administrativos previstos. Cuando no se interpuso el recurso de revocatoria en el plazo establecido. Cuando el recurso de revocatoria se resuelva expresamente o este se mantenga por no haberse establecido recurso jerárquico en el plazo determinado. Cuando se resuelva el recurso jerárquico o hubiese transcurrido el plazo sin que se resuelva el recurso jerárquico.
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V. PARTE : RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PUBLICA 5.1. UNIDAD: RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PÚBLICA Y DOTACIÓN DE PERSONAL 5.1.1. ¿Qué es la responsabilidad por la función pública? Se define responsabilidad por la función pública como el desempeño de las funciones del servidor público con eficacia, economía, eficiencia, transparencia y licitud. Su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas. 5.1.2. ¿Qué tipos de responsabilidad por la función pública existen? Existen cuatro tipos de responsabilidad por la función pública: • • • •
Responsabilidad Administrativa Responsabilidad Ejecutiva Responsabilidad Civil Responsabilidad Penal
Responsabilidad Administrativa.La responsabilidad administrativa emerge de la contravención del ordenamiento jurídico administrativo y de las normas que regulan la conducta del servidor público. Responsabilidad Ejecutiva.La responsabilidad ejecutiva emerge de una gestión deficiente o negligente así como del incumplimiento de los mandatos expresamente señalados en la Ley. Responsabilidad Civil.La responsabilidad civil emerge del daño al Estado valuable en dinero. Será determinada por juez competente. Responsabilidad Penal.La responsabilidad es penal cuando la acción u omisión del servidor público o de los particulares se encuentra tipificada como delito en el Código Penal.
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5.1.3. ¿Cuál es la relación entre la responsabilidad por la función pública y dotación de personal? El incumplimiento a los procesos y procedimientos establecidos en el Subsistema de Dotación de Personal da lugar a que se incumplan las responsabilidades asignadas en la función pública, de acuerdo a las siguientes categorías: Responsabilidad Administrativa, Civil, Ejecutiva o Penal. La Responsabilidad Administrativa podría surgir por incumplimiento a los procesos y procedimientos de dotación de personal y de los demás subsistemas del Sistema de Administración de Personal (SAP), ya aprobados por la entidad. La Responsabilidad Administrativa afecta a los servidores públicos que contravienen la normativa general y específica en la ejecución de los procesos y procedimientos del subsistema de dotación de personal. La Responsabilidad Civil afecta a los servidores públicos que por algún descuido efectuaron un daño económico en el manejo físico de los sistemas de recursos humanos o que incumplieron con los procesos y procedimientos, ocasionando que el Estado pierda dinero. La Responsabilidad Ejecutiva afecta a la MAE de la entidad en caso de que hubiera existido negligencia en su gestión, por incumplimiento en la aplicación de procesos y procedimientos del Sistema de Administración de Personal y/o sus subsistemas. La Responsabilidad Penal, puede ser aplicada en caso de falsificación de documentación en los procesos de dotación en perjuicio o beneficio de intereses particulares. VI. CONCLUSIONES.A lo largo del texto se observó que el subsistema de dotación tiene relación con el Sistema de Programación de Operaciones, Sistema de Organización Administrativa y Presupuesto. A nivel interno este subsistema está interrelacionado con los otros subsistemas del Sistema de Administración de Personal (SAP), como ser evaluación del desempeño, registro, capacitación y movilidad funcionaria, interactuando con ellos para cumplir con el objetivo de “Mejorar la gestión de personal en las entidades públicas.” Para lo cual cada uno de los procesos del Subsistema de Dotación de Personal fue analizado desde la perspectiva de su aplicabilidad, instrumentos y previsiones para su óptima ejecución, lo cual permitió puntualizar la incorporación a carrera administrativa como el fin último en el subsistema de dotación y detectar algunas responsabilidades en caso de incumplimiento de procedimientos, así como la aplicación de los recursos de revocatoria como alternativa de reclamo en alguna de las instancias. La esencia de este subsistema y su importancia destacando el talento humano en las entidades es el rol articulador entre las cualidades del personal (competencias) y funciones, responsabilidades y/o resultados de cada puesto, generando una armonía organizacional entre funcionario y entidad, permitiendo la optimización de resultados.
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