Ensayo de Sistemas de Información Gerencial

1 1

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN U N I V E R S I D A D

Maestría de Administración de Recursos Humanos

ENSAYO

ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA E-GRUPOSER, S. A.

M A R I A N O G A L V E Z

Por Meydin Llomara García Estrada Carne: 1528-03-12509 Guatemala, 05 de mayo de 2,012

2

Resumen Los Sistemas de Información gerencial son una herramienta básica para todo tipo de organizaciones, estos sistemas utilizan equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de base de datos los cuales son necesarios para un buen desempeño organizacional. Los sistemas de información gerencial son una necesidad el día de hoy, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción.

Palabras Clave: Sistemas, Software, hardware, bases de datos, organización, planificación, toma de decisiones, control.

Abstract The management information systems are a basic tool for organizations of all types, these systems use computer equipment and specialized software, procedures, manuals, models for the analysis, planning, control and decision-making, in addition to database which are necessary for good organizational performance. The management information systems are a necessity today, because the companies handle large amounts of data which must be analyzed in such a way that you can find relevant information to take different courses of action.

Keymords: Systems, Software, hardware, database, organization, planning, decision-making, control.

3

Introducción Los sistemas de información son un conjunto de componentes interrelacionados que recopilan y distribuyen información para el soporte de toma de decisiones por parte de los gerentes y por ende son un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que dan a la organización una ventaja estratégica en el mercado. Un sistema de información comprende diversos elementos como equipo computacional, recurso humano, datos, programación y telecomunicaciones cabe mencionar que todas las organizaciones necesitan información en la actualidad, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de esta.

Un Sistema de Información Gerencial (SIG) es una tecnología sumamente novedosa, cuyo manejo implica manejar implementar, analizar, extraer, sintetizar, resumir, reclasificar, combinar diferentes cantidades de datos, lo que pone en manos del usuario un potencial que supera ampliamente los recursos habituales utilizados en la gestión de cualquier actividad.

Lo que se considera más relevante es la interrelación entre los sistemas, que asumen distintos roles y actúan en diferentes campos, pero se configuran para efectuar sobre objetivos amplios. Los objetivos principales de los sistemas son la automatización de procesos, proporcionar información y lo más resaltante es el logro de ventajas competitivas. Se consideran que los sistemas afectan directamente la forma en que los ejecutivos decidan y la forma en que los directivos planifican, lo más importante de los sistemas es que respaldan las operaciones empresariales la toma de decisiones y la ventaja competitiva estratégica.

4

Información Actual del Sistema de Informática de la empresa E-gruposer, S.A. Un Sistema de información gerencial reúne datos sobre la variedad de funciones de la organización, 1E-gruposer Sociedad Anónima es una entidad comercial formada en el año dos mil seis, con la cantidad de dos accionistas, con domicilio permanente en el municipio de Guatemala departamento de Guatemala, el objeto por el cual fue formada es la promoción, el desarrollo, la administración, auditoria, distribución, intervención e intermediación directa e indirecta, en actividades y operaciones lucrativas de tipo comercial, agropecuaria, minera de transporte industriales, tanto dentro de la República de Guatemala como fuera de ella; entre otros.

“Los tipos de recursos de información de una compañía consiste en: hardware, software, especialistas en información, usuarios, instalaciones, la base de datos e información. Si los gerentes de una organización deciden utilizar la información para lograr una ventaja competitiva, deben reconocer cada uno de estos elementos como recursos de información. Los Sistemas de Información le permiten a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral, de hecho un sistema de información no necesita ser complejo debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones”. 2 I.

Análisis del Software

De forma general se puede decir que el sistema de información es un conjunto de dispositivos creados con el fin de cubrir una necesidad, a través de la administración de datos e informaciones de una manera organizada para su uso, se puede mencionar que los elementos mas importantes del sistema de información son las personas, los datos, las actividades o técnicas de trabajo y los recursos materiales en general, todos estos elementos interactúan entre sí para 1

E-gruposer, s.a. es una entidad formada para prestar servicios de administración, auditorias, distribución e intermediación de actividades lucrativas de tipo comercial.

2 MeCleod Jr. R. Sistemas de Información gerencial (7ma. Edición) Pearson Prentice Hall

5

procesar los datos, incluyendo procesos manuales y automáticos dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible dentro de la organización en función de sus objetivos.

Hoy en día la incorporación de las tecnologías y los sistemas de información a las organizaciones administrativas debe realizarse tanto en el aspecto organizativo interno como en el externo, y debe implicar un cambio de postura y de actitud en las organizaciones y del enfoque y misión de la misma, mejorando aspectos de vital importancia como: Ofrecer servicios actualizados por medio de las tecnologías y los sistemas de información.

Mejorar la comunicación administrativa entre otros.

“La planificación estratégica de recursos de información y los planes de la empresa se deben desarrollar de manera concurrente, ya que los planes de la empresa refleja el apoyo que servicios de información puede proporcionar, y el plan de servicios de información refleja las demandas futuras de apoyo de sistemas”.3 Los sistemas de información gerencial en la empresa E-gruposer están conformado por cuatro equipos de computo los cuales están en red para trabajar todas las contabilidades y asesorías que se realizan, las características de los equipos son los siguientes: La memoria es de 2.62 GHz, 1.99 GB de RAM, extensión de dirección física, el software del quipo es Microsoft Windows XP, versión 2007, profesional, contaXP .

3

MeCleod Jr. R. Sistemas de Información gerencial (7ma. Edición) Pearson Prentice Hall

6

II Análisis del Hardware El Hardware del equipo de computo esta conformado por: Pentium (R) Dual-Core CPU, E5300 @ 2.60GHz y las marcas de los equipos de computo son CyerTech.

III Usuarios finales del Equipo En la empresa E-gruposer s.a. La tecnología vino hacer una herramienta que permite ser competitivos en el entorno ayudando a la organización a identificar problemas, encontrar soluciones y optimizar el factor tiempo, al inicio de operaciones los servicios de contabilidad se elaboraban de manera manual pero con el transcurso del tiempo se analizó la necesidad de implementar un programa que permitiera optimizar recursos y tiempo y se tomo la decisión de elaborar un programa de contabilidad que permitiera alimentar información de las empresas, los usuarios de este programa están integrados por cuatro personas quienes son los operadores de este sistema y quienes tienen la responsabilidad de operar los periodos contables entre otros, este programa permite realizar lo siguiente: Definir el código que se le asigna a cada empresa, este puede ser correlativo de uno hasta el número de la empresa que deseamos trabajar, nos permite definirle el nombre a la empresa, asimismo nos permite trabajar varios periodos contables y de esa manera poder saber a ciencia cierta las cuentas contables en cuanto a compras, ventas y resultados.

Además nos permite realizar actualización de saldos de una empresa, trasladar movimientos de una cuenta a otra, liberar bloqueos de usuarios en los módulos, saber sus estados de resultados tanto de pérdidas o ganancias, y reportes financieros actualizados en el momento requerido.

7

Sin embargo el trabajar con un sistema de información debe hacerse de forma correcta, con la información adecuada porque de lo contrario no tendrá ninguna utilidad, solo presentara perdida para la empresa, la información debe ser transmitida bajo ciertas características básicas dentro de los cuales se pueden mencionar las siguientes: debe ser accesible, comprensible, precisa, no tener errores, debe ser apropiada e indicarnos siempre lo que se quiere saber y debe ser verificable no puede existir variabilidad en los resultados, todos deben llegar a la misma conclusión.

Se puede definir al sistema de información gerencial como un conjunto de procedimientos que no hace otra cosa que dar soporte a la toma de decisiones. El desarrollo adecuado que se le dan a estos sistemas son los que dan las pautas para la planeación y la administración de la información dentro de la organización, lo que ayuda enormemente a lograr que todos los subsistemas dentro de la empresa se integren, sean reales colaboradores del proceso administrativo y sobre todo a la toma de decisiones que un momento dado ayudan a la empresa a emprender nuevos procesos. En busca del éxito todos los gerentes son especialmente consientes de la influencia del entorno de la empresa. La empresa esta conectada a los elementos de su entorno mediante flujos de recursos tanto físicos como conceptuales, estas tratan de tener un ventaja competitiva controlando los flujos de recursos, incluidos los de la información”. 4 Se puede decir entonces que la información de una empresa tiene un significado de oportunidad y propósitos, por lo que es de gran importancia que se tenga el conocimiento para transformar los datos en información. Se requiere para que la información sea realmente oportunidad, que los directivos de la organización puedan luego de implementar el sistema de

4

MeCleod Jr. R. Sistemas de Información gerencial (7ma. Edición) Pearson Prentice Hall

8

información gerencial obtener datos reales en el momento de producirlos, estos sistemas ayudan en la toma de decisiones en la medida de que la organización este clara en el alcance que les aportaría un 5SIG, ya que la información transforma la decisión y una decisión se antepone a una estrategia de negocios.

Además de que todo gerente básicamente toma sus decisiones tomando en cuenta los valores agregados, usando la tecnología y teniendo una buena comunicación dentro de la empresa. Los soportes informáticos no solo deben almacenar o tener una buena infraestructura, ni solo generar datos, ellos deben generar información no solo datos, ya que es con la información que los gerentes van a trabajar, para que los datos se transformen en información se requiere hacer un diseño a nivel de indicadores, los que a través de la estadística evalúan el comportamiento siempre dependiendo de las pautas que se definan.6 Aumentando su capacidad de respuesta a las necesidades de sus clientes e invirtiendo en nuevos tipos de activos cruciales para la flexibilidad y la competitividad a largo plazo.

Probablemente el cambio más importante en la estrategia de una empresa sea la necesidad de un mayor énfasis en la inversión en activos como tecnología, entrenamiento para emplazarse en un SIG, desarrollo de mercados y software.

Pero si bien estos activos, proveen a las empresas la capacidad y flexibilidad necesarias para sobrevivir y crecer en un entorno incierto, el desarrollo de estas inversiones debe ser complementado por la expansión de las actividades de servicio al cliente y por un extensivo

5

SIG: es el acrónico de Sistemas de Información Gerencial que se caracteriza por utilizar datos.

6

www.navactiva.comm/es/descargas/pdf/atic/sig1.pgf

9

cambio organizacional. Este cambio en el ámbito de la empresa, es parte de un movimiento mayor hacia una economía basada en la utilización de los Sistemas de Información Gerencial Propuestas para mejorar el proceso de información.

Se considera hacer énfasis en darle un nombre más relevante al programa y no identificarlo como programa de contabilidad solamente.

Elaborar cambios en cuanto al envió de la información a otros formatos, ya que actualmente solo pueden ser enviadas a Excel y PDF. Agregar un formato en el cual se puedan ingresar las cuentas que se usaran cuando se ingresen los reportes de compras y ventas, así como que al realizar un cambio de empresa no se tenga que estar fuera de todos lo módulos del sistema.

Es interesante resaltar que la temática de la incorporación de los Sistemas de Información Gerencial (SIG), surge como una opción a ser considerada y aplicada por la empresa para mejorar su desempeño.

10

Conclusión Los sistemas de información son las herramientas que ayudan a procesar los diferentes tipos de formación existentes dentro de una organización, que en una sociedad cada vez mas tecnológica es esencial, donde no solo dependemos de las capacidades humanas sino de las facilidades que nos ofrece la automatización de los procesos.

Los SIG ayudan y facilitan a la organización (los directivos y empleados) con problemas estructurales que ocurren en los distintos niveles y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, así como un entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a un paquete de problemas. Ayudan a pronosticar tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar e identificar problemas en la ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de dirección para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra en los niveles operativos más bajos de la institución.

También es importante mencionar que solo se es productivo si se hacen las cosas correctamente, cada día debemos mejorar y adaptar las herramientas a las necesidades demandantes, todo sistema debe trabajar en función de resultados de una forma coordinada.

11

Anexos del programa de contabilidad

Control de Usuarios

12

Bibliografía Jr. Mcleod R. (2000) Sistemas de información gerencial, séptima edición editorial Prentice Hispanoamericana, S.A. México. www.navactiva.comm/es/descargas/pdf/atic/sig1.pgf